BAGIAN LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BEKASI
2017
2
Outline
1. Latar Belakang & Tujuan
2. Visi Misi BLPBJ
3. Dasar Hukum Pembentukan BLPBJ
4. Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa (BLPBJ)
5. Ruang Lingkup & Tugas BLPBJ
6. Progres Tahun 2017
7. Permasalahan
8. Tindak Lanjut dan Harapan
9. Penutup
LATAR BELAKANG
Pengadaan barang jasa Pemerintah merupakan satu rangkaian penting dalam
mewujdkan cita-cita kesejahteraan masyarakat Kabupaten Bekasi. Proses pengadaan
barang dan jasa yang efektif dan efisien diselenggarakan dengan menjunjung nilai
persaingan dan berada dalam kerangka akuntabilitas pelaksanaan.
4
Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa Organisasi Pemerintah
Kabupaten Bekasi yang berfungsi melaksanakan Pengadaan
Barang/Jasa dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bekasi,
secara teknis fungsional dan adminstrasi berada dibawah
6
Agar proses pengadaan barang jasa di
lingkungan pemerintah Kabupaten Bekasi
berjalan efektif dan efisien
Mendapatkan penyedia barang /jasa yang
mampu menyediakan barang./jasa dengan
tertib, sesuai dengan peraturan Pengadaan
barang/jasa yang berlaku
8
MENYELENGGARAKAN KEGIATAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH YANG KREDIBEL, AKUNTABEL, TRANSPARAN, KOMPETITIF, ADIL, TIDAK DISKRIMINATIF DAN BERINTEGRASI TINGGI MEWUJUDKAN PENGELOLAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH YANG EFISIEN DAN EFEKTIF
MENINGKATKAN SDM YANG PROFESIONAL
DI BIDANG PENGADAAN BARANG /JASA PEMERINTAH MENINGKATKAN PELAYANAN DAN PEMAHAMAN
TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH KEPADA SELURUH STOKE HOLDER DAN MASYARAKAT
PERATURAN BUPATI BEKASI NOMOR 14 TAHUN 2017
TENTANG
PERUBAHAN ATAS PERATURAN BUPATI BEKASI NOMOR 52 TAHUN 2016 TENTANG KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI SERTA TATA KERJA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BEKASI
PERATURAN PRESIDEN NOMOR 54 TAHUN 2010
SEBAGAIMANA PERUBAHAN TERAKHIR PERATURAN PRESIDEN
NOMOR 70 TAHUN 2012
1. Pasal 14 ayat 1 :
K/L/D/I diwajibkan mempunyai ULP yang dapat memberikan pelayanan/pembinaan di bidang Pengadaan Barang/Jasa
2. Pasal 14 ayat 2 :
ULP pada K/L/D/I dibentuk oleh Menteri/Pimpinan embaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi
3. Pasal 130 ayat 1 :
ULP wajib dibentuk paling lambat Tahun 2014
KEPUTUSAN BUPATI BEKASI
Nomor : 027/KEP.408-LPBJ/2017 TENTANG
Perubahan atas Keputusan Bupati Bekasi Nomor : 027/Kep.225.A-LPBJ/2017
Tentang Pengelola Kegiatan dan Pembentukan Kelompok Kerja (POKJA) Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Bekasi
Ruang Lingkup & Tugas
Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa
Kabupaten Bekasi
1. mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan bersama PPK; 2. menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
3. mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
4. menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi;
5. melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang masuk 6. menjawab sanggahan (bila ada);
7. Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan kepada PPK 8. menyimpan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang asli;
9. mengusulkan (bila perlu) perubahan HPS, spesifikasi teknis pekerjaan, dan rancangan kontrak
kepada PPK
10. membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang/Jasa kepada Bupati
11. Memberikan pertanggungjawaban mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang /Jasa kepada PA/KPA 12. menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa BLPBJ;
13. melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dengan memanfaatkan teknologi informasi melalui LPSE
(e-procuremen);
14. melaksanakan evaluasi terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa yang telah dilaksanakan; dan
15.Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam penyedia.
16 PAKET
Selesai 3
56 PAKET
Selesai 8
21 PAKET
Selesai 17
195
PAKET
Selesai 150
KONSULTNSI
J. LAINNYA
KONSTRUKSI
BARANG
14
LELANG SELESAI
178 Paket
2 kali Lelang ulang dan
dikembalikan ke Perangkat
Daerah
Lelang Semester I TA.
2017
KEGIATAN
Regulasi ketentuan pengadaan barang/jasa pemerintah
masih sering Menimbulkan multitafsir dan tidak sesuai
dengan semangat reformasi
Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat
memulai proses pelelangan karena hambatan dalam Proses
penyajian persyaratan pelelangan seperti persyaratan teknis
HPS, dan rancangan kontrak oleh PPK
Perangkat Daerah terlambat menyampaian bahan/berkas
pelelangan
II. KHUSUS
Menu pembuktian kualifikasi dalam
PBJ konstruksi dan barang
Menu tahapan negosiasi dalam sistem PBJ konstruksi dan barang tidak ada ketika dalam proses lelang ulang yang memasukan penawaran hanya satu penyedia
Menu/cara mengundang penyedia jasa
konsultan yang lulus prakualifikasi dalam
hal
penyedia
yang
memasukan
penawaran kurang dari 3 penyedia
sebagaimana Lampiran Perpres 54 tahun
2010 tentang Seleksi Gagal dan
Tindaklanjut seleksi gagal
A. Sistem/Aplikasi SPSE
1. Perlu penambahan/penyesuaian menu dalam aplikasi SPSE dengan
pasal-pasal dalam Perpres maupun Perka LKPP seperti :
Keabsahan
persyaratan, baik
perijinan, pajak-pajak
dan persyaratan
lainnya yang
terintegrasi dengan
lembaga terkait
Keabsahan
Personil/tenaga ahli,
tenaga pendukung baik
konsultan maupun
konstruksi yang
terintegrasi dengan
lembaga terkait
Menu persyaratan
lainnya dalam
kualifikasi aplikasi
SPSE yang kadang
menimbulkan
multitafsir, contoh SBU
2. Penambahan menu dalam aplikasi SPSE terkait proses evaluasi
penyedia jasa
B. Pengelolaan Administrasi
18
1. Perlu pemahaman lebih dalam terkait organisasi PBJ terutama PPK
dalam hal tufoksi dan kewenangannya baik secara administrasi
maupun sistem.
Perencanaan dan Persiapan PBJ
Penyelesaian administrasi pasca lelang (kontrak)
2. SOP BLPBJ yang belum sepenuhnya dijalankan terkait point 1 di atas
DPA/RUP/Pemaketan
Penyusunan HPS, KAK, Spek Teknis yang tidak maksimal
menjadikan PBJ tidak tertib administrasi
3. Persamaan persepsi antar pokja terkait :
Aturan/persyaratan yang multitafsir
Format-format PBJ
Laporan/alur administrasi BLPBJ
Dan lain-lain
C. Sarana Prasarana
Perlengkapan kerja yang belum memadai
Perangkat komputer
Peralatan kerja/ alat
survey,dll
Ruang kerja yang belum memadai
Ruang Kerja,
Ruang Rapat,
Ruang
Konsultasi,dll
Fasilitas Penunjang Lainnya
Kendaraan
Operasional
20
Kondisi Sekarang
(Pelaksana oleh Pejabat Fungsional)
Kondisi yang Diharapkan
1. Pelaksana ditunjuk secara
adhoc,bisa berganti setiap tahun;
2. Rawan pengaruh kepentingan dan
intervensi;
3. Kemampuan dan kompetensi
pelaksana pengadaan sangat
beragam;
4. Profesionalitas tidak terjamin dan
tidak terukur;
5. Akumulasi keahlian, pengalaman,
dan keterampilan pelaksana tidak
efektif;
6. Tidak ada jaminan peningkatan karier
di bidang Pengelola PBJ.
1. Pelaksana ditunjuk untuk jangka
waktu tertentu atau permanen;
2. Mandiri/independen dari pengaruh
kepentingan dan intervensi;
3. Kemampuan dan kompetensi
pelaksana berjenjang sesuai
kualifikasi;
4. Profesionalitas lebih terjamin dan
terukur;
5. Akumulasi keahlian, pengalaman, dan
keterampilan pelaksana lebih efektif;
6. Ada jaminan peningkatan karier di
bidang Pengelola PBJ.
KONDISI SDM PENGELOLA PBJ SAAT INI DAN YANG DIHARAPKAN
21
SDM Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa pada Pemerintah
Kabupaten Bekasi bersifat fungsional, dimana keberadaannya melekat
pada Sekretariat Daerah Kabupaten Bekasi.
Status para personil Kelompok Kerja (POKJA) dan Staf Pendukung
merupakan
pelaksana
fungsional
Bagian
Layanan
Pengadaan
Barang/Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Bekasi.
Sebanyak 25 (dua puluh lima) personil POKJA terhitung mulai tanggal
24 Maret 2017 telah diangkat dalam jabatan fungsional melalui Keputusan
Bupati Bekasi Nomor : 027/KEP.408-LPBJ/2017 perubahan atas
Keputusan Bupati Bekasi Nomor : 027/Kep.225.A-LPBJ/2017 tentang
Pengelola Kegiatan dan Pembentukan Kelompok Kerja (POKJA) Bagian
Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Bekasi.
22
Jabatan Fungsional Pengelola PBJ
Membina tenaga pengelola pengadaan
barang/jasa pemerintah agar menjadi tenaga
profesional sehingga pelaksanaan pengadaan
dapat berjalan sesuai dengan prinsip pengadaan
(efektif, efisien, terbuka, bersaing, transparan,
tidak diskriminatif, dan akuntabel )
Pelaksanaan
Penyesuaian
(Inpassing) JF
Pengelola
Pengadaan
Barang/Jasa
(Perka LKPP
No.15 Tahun
2013)
D. PROGRAM PENGELOLAAN/PENATAAN DOKUMEN PBJ
Pengelolaan dokumen merupakan kegiatan pengarsipan surat yang bertujuan
untuk mengetahui lalu lintas surat dan memudahkan dalam pencarian surat
yang sewaktu-waktu diperlukan kembali. Pada saat ini dokumen belum
dikelola dan ditata dengan baik
1. Mengumpulkan Data
2. Menyiapkan dokumen
3. Menyimpan dokumen
4. Memperbaharui Data
5. Memanggil/ mencari data
6. Menyajikan data
7. Mencetak dokumen
8. Men-scan dokumen
9. Membuat salinan dokumen
10. Membuat dokumentasi tertulis
11. Membuat dokumentasi rekaman audio
12. Membuat dokumentasi foto/gambar
13. Membuat dokumentasi video
14. Menyiapkan perangkat penyimpanan dokumen
15. Menyiapakn lokasi penyimpanan dokumen (di kantor)
16. Membuat Kodifikasi dokumen
1. Standarisasi harga untuk barang/jasa yang tertuang dalam HPS
2. Standarisasi dokumen pengadaan/lelang
3. Efisiensi dan efektifitas dengan terintegrasinya proses pengadaan
barang/jasa.
4. Meminimalisir terjadinya penyakit pengadaan barang/jasa
5. Berkurangnya jumlah proyek fisik yang tidak terealisir di akhir tahun
anggaran, akibat terlambatnya Perangkat Daerah dalam mengajukan
proses lelang ke BLPBJ
6. Contolling pengadaan barang/jasa tersentralisasi
7. Transparansi proses pengadaan barang/jasa
8. Meningkatnya pelayanan publik, khususnya masyarakat yang terlibat
dalam pengadaan barang/jasa
9. Terpusatnya Informasi tentang pengadaan barang/jasa
10. Peningkatan SDM BLPBJ melalui Jabatan Fungsional
11. Terlaksananya Program pengelolaan Dokumen Pengadaan
Barang/Jasa
25
