BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Pembelian dan Alat Tulis Kantor 2.1.1 Pengertian Pembelian
Pembelian sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Riyanto, Bambang (Dasar-dasar Pembelian : 1995) pembelian merupakan system aplikasi siklus pengeluaran yang umum. System aplikasi pembelian mencakup prosedur-prosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan, dan pembayaran kepada pemasok. Model system aplikasi pembelian mencakup pemisahan fungsi-fungsi berikut ini: permintaan, pembelian, penerimaan, gudang, hutang dagang, dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang memadai nerupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh system aplikasi pembelian.
2.1.2 Pengertian Alat Tulis Kantor
Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern : 1988) penggambaran tentang alat tulis kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha. Yang tergolong office supplier (bekal tatausaha) ini misalnya pulpen, pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko pemulir, karbon, berkas, jepitan kertas. Diantara macam-macam perlengkapan tatausaha yang terpakai habis dalam penggunaannya dikantor itu, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis-menulis seperti kertas, pensil, tinta, dan lain-lain sebagai keseluruhan disebut keperluan tulis-menulis.
2.2 Pengertian Sistem dan Informasi 2.2.1 Pengertian Sistem
Menurut Raymond, McLeod Jr, (Sistem Informasi Manajemen : 2001) sistem adalah totalitas himpunan bagian-bagian atau subsystem –subsistem yang satu dengan yang lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu di dalam suatu lingkungan.
2.2.2 Pengertian Informasi
Menurut H.M. Yogianto (Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur : 1989) informasi merupakan data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata serta terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan yang akan datang
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Raymond, McLeod Jr, (Sistem Informasi Manajemen : 2001) system informasi merupakan suatu system dalam suatu organisasi yang mempertemukan pengelohan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menejerial dan kegiatan stategi dari suatu organisasi serta menyediakan informasi kepada pihak luar dan loporan-laporan yang diperlukan
2.3 Analisa dan Perancangan Sistem 2.3.1 Analisa Sistem
Definisi analisa system menurut Jogiyanto H.M (Analisis dan Desain :1999) adalah penguraian suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian, komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengepaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhab yang iharapkan sihingga dapat diusulkan perbaikkan-perbaikan.
2.3.2 Perancangan Sistem
Setelah mendapat gambaran yang jelas apa yang dilakukan pada tahap analisa system, tahap berikutnya adalah perancangan system. Menurut Mahyuzir D. (Perancangan Sistem Pengolahan Data : 1989) perancangan system adalah proses menentukan bagaimana suatu system akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari system sehingga setelah instalasi akan benar-benar memuaskan user.
2.4 Alat Bantu Perancangan Sistem
Untuk menggambarkan system yang dianalisa, penulis menggunakan, alat Bantu perancangan system yang baku, berupa Data Flow Diagram (DFD) atau bisa disebut juga Diagram Aliran Data (DAD), system Flowchart, Entity Relationship Diagram (ERD), kamus data, spesifikasi proses, dan bagan terstruktur serta format rancangan input/output. Adapun pengertian dari komponen-komponen tersebut adalah:
2.4.1 Diagram Aliran Data
Menurut ( Jogiyanto H.M. Diagram Aliran Data (DAD) : 1998 ) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data system. Symbol-simbol dari DAD adalah sebagai berikut :
No Simbol Nama Keterangan
1.
Aliran Data (Data Flow)
Aliran Data ini mengalir diantara proses, data store dan dan entitas eksternal. Data Flow ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk system atau hasil dari proses system.
2.
Proses (Process)
Proses menggambarkan suatu kegiatan yang menginformasikan input menjadi output.
3.
Penyimpanan Data (Data Store)
Data Store merupakan tempat penyimpanan data yang akan diproses.
4.
Kesatuan Luar (External Entity)
Yaitu entitas dilingkungan luar system dapat berupa orang, organisasi, atau system lainnya yang akan memberikan input atau menerima input dari system Gambar 2.1 : Diagram Aliran Data
2.4.1.1. Tingkatan DAD :
1. Diagram Konteks (Context Diagram)
Merupakan diagram level tertinggi yang menggambarkan ruang lingkup system. Diagram ini hanya memiliki satu proses dan tidak ada data store.
2. Diagram Nol (Zero Diagram)
Menggambarkan proses utama yang terdapat dalam system 3. Diagram Rinci
Diagram rinci merupakan diagram paling bawah, yang tidak dapat dibagi lagi atau memiliki masukkan tunggal dan keluaran tunggal.
2.4.2 Flow Chart
Simbol-simbol yang digunakan dalam bagian Alir Sistem adalah sebagai berikut :
No Simbol Nama Keterangan
1. Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau computer.
2.
Kerja manual Menunjukkan pekerjaan manual
3. Proses
Menunjukkan kegiatan proses operasi program computer
4. Offline Storage
File non computer yang diartikan urut tunggal
5. Discette Storage
Input atau output yang menggunakan disket
Gambar 2.2 : Flowchart
2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram atau ER-D adalah suatu model jaringan yang menggambarkan layout (susunan) penyimpanan data dari sebuah sistem ER-Diagram yang menggambarkan data-data dalam keadaan diam (data yang disimpan). Komponen - komponen ERD :
- Entity adalah segala sesuatu yang dapat dijelaskan dengan data kelompok benda atau obyek diberi nama dengan kata benda.
- Relationship merupaka suatu assosiasi antar satu atau beberapa entity, diberi nama dengan kata benda.
6. Hard Disk
Menunjukkan input atau output menggunakan harddisk
7. Display
Mununjukkan output yang ditampilkan di monitor
8. Keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan online keyboard
9. Garis Alir
Menunjukkan arus dari proses
10. Connector
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain
- Atribute merupakan property atau karekteristik suatu entity relationship. Simbol-simbol dalam Entity Relationship adalah sebagai berikut :
No Simbol Nama Keterangan
1. Entity
Obyek yang exist dan dapat dibedakan dari obyek lainnya atau suatu kegiatan dengan organisasi
2. Relasi
Hubungan yang terjadi antara dua entity atau lebih yang dianggap penting serta harus memelihara dan menyajikan informasi
3. Atribut
Karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship
4. Link
(penghubung)
Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya
(H.M Jogiyanto. 2001)
Jenis-jenis relationship dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya : 1. One to one (satu ke satu)
One to one adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key suatu entitas hanya memiliki satu atribut yang berhungan dengan satu atribut yang lain pada entity tersebut
Contoh: 1 1
Gambar 2.4 : Cardinality One to One
2. One to Many (satu ke banyak)
One to Many adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key suatu entitas memiliki banyak kegiatan entitas lain
Contoh : 1 M
Gambar 2.5 : Cardinality One to Many
3. Many to Many (banyak ke banyak)
Many to Many adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key suatu entitas memiliki banyak kegiatan entitas lain.
Contoh : M M
Gambar 2.6 : Cardinality Many to Many
(Husni Iskandar Porlan dan Kusnanriyanto,1997)
Direktur
Utama Bawahi
General Manager
General
Manager Punya Manager
2.4.4 Kamus Data / Data Dictionary
Menurut Tami D. mahyuzir (analisa dan perancangan system pengolahan data : 1989) kamus data merupakan data mengenai data-data. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi mengenai definisi struktur, pemakai dari masing-masing elemen adalah unit data yang terkecil.
Notasi-notasi pada kamus data :
Tabel 2.1 Data Dictionary
No Notasi Keterangan
1 = Terdiri dari
2 + dan
3 […..] Pilih salah satu
4 {….} Perulangan
5 *…..* Komentar
6 Alias Nama Lain
7 @ Penunjuk Key Field
8 (….) Pilihan / boleh ada boleh tidak
2.4.5 Spesifikasi Proses
Untuk mendeskripsikan proses yang terjadi pada level yang paling dasar dalam diagram arus data, spesifikasi proses mendeskripsikan secara jelas apa yang dilakukan ketika masukan ditransformasikan menjadi keluaran.
2.4.6 Format Rancangan Input/Output 2.4.6.1 Rancangan Masukan (Input)
Tujuan daripada rancangan masukan adalah :
1. Untuk mengefektifkan biaya pemasukan kata 2. Untuk mencapai keakuratan yang tinggi
3. Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai
Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai. Tipe input adalah sebagai berikut :
1. External yaitu pada tipe ini pemasukkan data berasal dari luar Organisasi
2. Internal yaitu pemasukkan data hasil komunikasi pemakai dengan system
3. Operasional yaitu pemasukkan data hasil komunikasi computer dengan system
2.4.6.2 Rancangan Keluaran (Output)
Rancangan keluaran merupakan hasil yang tidak bisa diabaikan karena laporan atas keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsure manusia yang memerlukan.
Tipe output dapat dibedakan sebagai berikut :
1. External yaitu tujuan outputnya untuk informasi diluar organisasi Pemakai.
2. Internal yaitu tujuan outputnya untuk dilingkungan organisasi pemakai
3. Operasional yaitu tujuan outputnya hanya untuk bagi computer saja.
2.5 Konsep Visual Basic (VB)
Visual Basic (VB) pada dasar nya adalah sebuah bahasa pemrograman computer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi-instruksi yang dimengerti oleh computer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. VB kini seakan-akan menjadi kiblat bagi para software developer, dan menjadi salah satu bahasa yang wajib dipelajari berbagai kalangan.
VB selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi system berbasiskan windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari VB antara lain :
a. untuk membuat program aplikasi system berbasis windows.
b. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya control aktif X, file help, aplikasi Internet, dan sebagainya.
c. Menguji program (debug) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.
VB merupakan salah satu perangkat lunak pendukung pemrograman Visual. Pemrograman Visual merupakan pemrograman yang akhir-akhir ini sangat populer. Dengan mengunakan VB maka aplikasi yang berbasis Windows dengan tampilan yang sangat menarik dapat dibuat dengan sangat mudah.
Perintah-perintah dasar yang digunakan oleh VB menyerupai perintah bahasa-bahasa Xbase lainnya. Dengan demikian anda yang sudah terbiasa dengan bahasa-bahasa pemrograman seperti DBASE III PLUS akan dapat pindah ke VB dengan mudah. Hal-hal lain yang spesifik dapat pemrograman Visual pun sangat mudah dipahami dan dipelajari sehingga dalam waktu singkat anda akan dapat merasakan manfaat lain dikemas dalam sejumlah tampilan. Hal ini berguna pada form yang melibatkan
sejumlah halaman. Dengan masing-masing halaman pemrograman visual, terutama dalam meningkatkna produktivitas kerja anda sebagai pemrogram.
Sebuah aplikasi widows pada umumnya paling tidak menggunakan sebuah form. Form tak lain adalah sebagai bagian yang melandasi tampilan program. Pada form inilah berbagai objek diletakkan. Di dalam lingkungan windows berbagai control disediakan sebagai komponen antar muka kepada pemakai.
2.6 JENDELA KERJA VISUAL BASIC
MENU BAR
Gambar 2.8 : Menu Bar
Menu bar berisi menu dasar Visual Basic (VB). Menu Help terkadang belum sempurna benar
TOOLBAR
Gambar 2.9 : Toolbar
Toolbar, berisi ikon-ikon yang berfungsi mempersingkat perintah pada menu bar. Fungsi-fungsi ikon-ikon tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 2.2 : Toolbar 1. Add Project 2. Add Form 3. Menu Editor 4. Open File 5. Save 6. Cut 7. Copy
8. Paste 9. Find 10. Undo 11. Redo 12. Run Project 13. Break 14. End 15. Project Explorer 16. Properties 17. Form Layout 18. Object Browser 19. Toolbox
20. Data View Windows
21. Visual Component Manager
22. Posisi Awal Object (X,Y)
TOOLBOX
Gambar 2.10 : Toolbox Standar
Toolbox merupakan kumpulan control yang banyak digunakan dalam pemrograman Visual Basic (VB). Secara deafault toolbox berisi satu tab (General) yang terdiri atas 21 control.
JENDELA PROJECT EXPLORER
Jendela project explorer menunjukkan project aktif dan file-file penyusun project tersebut.
JENDELA PROPERTIES
Gambar 2.12 : Jendela Properties
Jendela properties digunakan untuk mengubah property suatu objek.
JENDELA FORM LAYOUT
Jendela form layout digunakan untuk menentukan posisi suatu form yang akan diaktifkan saat program dijalankan. Untuk mengubah posisi pengaktifan tersebut drag gambar form kea rah posisi yang diinginkan.
2.7 Pencabangan Proses Pada Visual Basic
Statement pencabangan dalam sebuah pemrograman akan diperlukan bila menemui kondisi tertentu dan harus menentukan pilihan pengerjaan dalam program. Ada beberapa pencabangan dalam Visual Basic, diantaranya yaitu:
1. Statemen IF - THEN
2. Statemen IF – THEN – END IF
3. Statemen IF – THEN – ELSE – END IF
4. Statemen IF – THEN – ELSEIF – ELSE – END IF 5. Steteme SELECT CASE
6. Statement GOTO
2.7.1Statemen If – Then
Pencabangan ini adalah pencabangan yang paling sederhana, karena hanya satu kondisi yang akan diperiksa dan satu perintah yang akan dijalankan.
Sintaksis:
If kondisi Then [statemen] 2.7.2 Statemen If – Then – End If
Pencabangan ini dibandingkan dengan pencabangan yang sebelumnya mempunyai perbedaan pada perintah atau statement yang akan dikerjakan. Pada pencabangan sebelumnya, perintah atau statemen yang dikerjakan hanya satu sedangkan pada pencabangan ini, perintah atau statemen yang dikerjakan dapat ditulis lebih dari satu baris karena memang disediakan untuk mengerjakan satu blok perintah di antara keyword If dan keyword End If.
Sintaksis:
If kondisi Then
[statemen] ….
End If
2.7.3 Statemen If – Then – Else – End If
Pencabangan berikut mempunyai dua blok statemen yang akan dikerjakan bila salah satu kondisi terpenuhi. Jika kondisi yang diperiksa bernilai benar, maka blok statemen yang akan dikerjakan adalah blok yang terletak di antara keyword If dan keyword Else. Sedangkan jika kondisi yang diperiksa menghasilkan nilai salah, maka yang akan dikerjakan adalah blok statemen yang terletak di antara keyword Else dan
End If. Sintaksis: If kondisi Then [statemen1] …. Else [statemen2] …. End If
2.7.4 Statemen If – Then – Else If – Else – End If
Pencabangan berikut mempunyai lebih dari dua blok statemen yang akan dikerjakan karena kondisi yang akan diperiksapun lebih dari dua kondisi yang harus dipenuhi. Kondisi pertama akan diperiksa setelah keyword If, bila kondisi ini benar maka program akan mengerjakan statemen yang berada diantara keyword If dan
Elseif. Kemudian jika kondisi pertama salah maka akan menghasilkan nilai yang
benar, maka program akan mengerjakan statemen yang berada pada blok di antara keyword Elseif dan Else. Dan jika kondisi kedua ini menghasilkan nilai salah, maka
program akan mengerjakan stetemen yang berada pada blok di antara keyword Else dan End If.
Sintaksis:
If kondisi1 Then
[statemen1] ….
Elseif kondisi2 Then
[statemen2] ….
Else
[statemen3]
End If 2.7.5 Statemen Select Case
Bila kondisi yang akan diperiksa lebih dari satu kondisi, selain dapat menggunakan statemen If Then/Elseif Then/Else/End If, anda dapat menggunakan statemen Select Case yang memungkinkan pemeriksaan kondisi yang lebih banyak.
Sintaksis:
Select Case terekspresi
[Case ekspresi-n [statemen-n]]… [Case Else
[elsestatemen]]
2.7.6 Statemen Go To
Statemen pencabangan yang lain yang mungkin sangat tidak disukai dalam pemrograman adalah statemen GoTo. Bagaimanapun juga, kita tetap masih membutuhkannya untuk membuat perangkap kesalahan program pada saat dijalankan.
Sintaksis:
GoTo Label
2.8 Pengulangan Proses Dalam Visual Basic
Statemen pengulangan di dalam pemrograman sangat diperlukan untuk mengulang perintah yang sama beberapa kali dalam satu program. Pengulangan proses pada pemrograman Visual Basic disediakan dalam lima stetemen yaitu:
1. DO WHILE / LOOP 2. DO UNTIL / LOOP 3. DO LOOP / WHILE 4. DO LOOP / UNTIL 5. FOR / NEXT
Jika terjadi kesalahan pada waktu memberikan eksperesi kondisi dan proses pengulangan tidak selesai, program dapat dihentikan dengan menekan tombol Ctrl +
Break. Jika penggunaan tombol ini tidak bisa, maka dengan terpaksa komputer harus
di-reboot.
2.8.1 Statemen Do While / Loop
Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok selama kondisi yang diberikan terpenuhi atau bernilai benar. Dengan kata lain kondisi pertama yang ditemui harus bernilai benar atau True agar proses pengulangan dikerjakan.
Sintaksis:
Do While [kondisi]
[Exit Do] [statemen]
Loop
2.8.2 Statemen Do Until / Loop
Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok sampai kondisi yang diberikan terpenuhi atau bernilai benar. Dengan kata lain kondisi pertama yang ditemui harus bernilai salah atau False agar proses pengulangan dikerjakan.
Sintaksis: Do Until [kondisi] [statemen] [Exit Do] [statemen] Loop
2.8.3 Statemen Do / Loop While
Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok selama kondisi yang diberikan terpenuhi atau bernilai benar. Namun bila kondisi pertama yang ditemui bernilai salah (False) atau bernilai benar (True), proses di dalam blok akan tetap dikerjakan minimal satu kali.
Sintaksis:
Do
[statemen] [Exit Do] [statemen]
2.8.4 Statemen Do Loop / Until
Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok sampai kondisi yang diberikan terpenuhi atau bernilai benar. Namun bila kondisi pertama yang ditemui bernilai salah (False) atau bernilai benar (True), proses di dalam blok akan tetap dikerjakan minimal satu kali.
Sintaksis:
Do
[statemen] [Exit Do] [statemen]
Loop Until [kondisi]
2.8.5 Statemen For – Next
Statemen ini digunakan untuk mengulang satu atau beberapa statemen berulang kali sejumlah yang ditentukan.
Sintaksis:
For hitung = mulai To akhir [Step step]
[statemen] [Exit For] [statemen]
Next [hitung]
2.9 Konsep Microsoft Access
Microsoft Access pada dasarnya adalah sebuah program bawaan dari Microsoft Office. Microsoft Access mumpunyai banyak kegunaan salah satunya adalah sebagai tempat penyimpanan data (Data Store). Selain itu Microsoft Access juga dapat di koneksikan dengan program lainnya, salah satunya adalah Microsoft Visual Basic.
Jendela Kerja Microsoft Access
Gambar 2.14 : Jendela Kerja Microsoft Access
Langkah - langkah dalam membuat database Access dari Visual Basic : 1. Klik Add-Ins pada menu bar, lalu klik Visual Data Manager.
2. Kemudian klik File, New, Microsoft Access, Version 7.0 MDB. 3. Kemudian tentukan di mana akan di simpan database tersebut. 4. Kemudian klik Save, lalu pada properties klik kanan, New Table. 5. Lalu tentukan nama tabel, nama field, type dan sizenya.
