KOMUNIKASI DAN KERJASAMA DI TEMPAT KERJA

(1)

KOMUNIKASI DAN

(2)

/

• _1991-1995_:_{Konsultan Teknik}_Proyek

Perencanaan dan Pengawasan Jalan dan Jembatan di Provinsi Riau

• _{1995 s.d saat ini}_:_{Dosen Jurusan Teknik Sipil} – Universitas Riau Pekanbaru, Staf Teknik Lab.

Mekanika Tanah dan Instruktur Pelatihan Tenaga Ahli bidang Jalan dan Jembatan, LPJK Prov. Riau

Profil

Agus Ika Putra,

ST, Dipl.Eng, M.Phil

(3)

Jenis Komunikasi

Jenis Komunikasi yang dimaksud adalah:

1.Komunikasi verbal (secara lisan)

Komunikasi secara lisan adalah komunikasi yang bersifat langsung, yaitu dalam bentuk pembicaraan. Komunikasi dalam bentuk pembicaraan

memerlukan komunikator sebagai pembicara yang baik.

2) Komunikasi non-verbal

a. Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis adalah penyampaian informasi dengan tujuan tertentu dengan cara ditulis, baik ditujukan kepada seseorang maupun kepada

kelompok orang. Komunikasi tertulis biasanya berupa surat, surat perintah, kartu, tulisan dinding / poster dan sebagainya. Komunikasi tertulis

memerlukan komunikator sebagai penyusun narasi /redaksi yang baik,

sehingga pesan tertulis mudah dipahami dan tidak menyebabkan multi tafsir.

(4)

Jenis Komunikasi

Jenis Komunikasi yang dimaksud adalah:

b. Komunikasi dengan gambar

Komunikasi atau informasi kadang-kadang lebih tepat dengan menggunakan gambar. Misalnya tanda-tanda penyimpanan bahan berbahaya, larangan atau perintah terkait dengan keselamatan dan kesehatan kerja (K3), gambar teknik dan sebagainya.

c. Komunikasi dengan isyarat

(5)

Menginterpretasikan Informasi dan Instruksi Kerja yang Diterima Terkait dengan Pelaksanaan Pekerjaan

Menginterpretasikan informasi artinya

informasi diartikan secara jelas oleh si

penerima informasi sehingga maksud

dari sipengirim informasi sama dengan maksud si penerima informasi.

Instruksi kerja diartikan maksudnya agar apa yang diinstruksikan pengirim sama

(6)

Tujuan mengidentifikasi informasi dan instruksi kerja.

• _{Seorang Teknisi Laboratorium Aspal Beton}

dalam menerima informasi, hendaknya

segera mengidentifikasi untuk mengetahui: • _{siapa pengirim informasi,}

• _{perihal apa informasi dikirim,}

• _{bagaimana tentang tindak lanjutnya,} • _{apakah bersifat informasi biasa,}

(7)

Pemberi informasi harus diketahui dengan jelas

• _{Mengetahui siapa pemberi informasi}_sifatnya

wajib, artinya seorang Teknisi Laboratorium Beton Aspal harus mengetahui secara jelas orang

yang memberi informasi, apalagi kalau informasi tersebut sifatnya harus segera ditindak lanjuti, misalnya dari atasan langsung.

• _{Pengiriman informasi menggunakan telepon} genggam (SMS) memiliki kejelasan siapa

pengirimnya.

(8)

Menentukan jalur komunikasi:

1. Komunikasi Internal

a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas.

b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer, sesama Teknisi dll

c. Komunikasi Formal, yaitu komunikasi yang berlangsung dalam jalur lini formal menurut struktur komando dalam organisasi. Materi yang dikomunikasikan menyangkut hal-hal tugas yang berkaitan dengan :

a. Persiapan pengujian;

b. Pelaksanaan pengujian material aspal, agregat kasar, agregat halus, filler, dan rancangan campuran beton dll.

(9)

Menentukan jalur komunikasi:

1. Komunikasi eksternal

• _{Komunikasi eksternal organisasi adalah} komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi.

• _{Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih} banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. • _{Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan}

(10)

(11)

Penjabaran Informasi dan Instruksi Kerja dalam Bentuk Daftar Simak.

Tujuan membuat daftar simak

• _Sumber_{informasi insruksi kerja adalah}

Direktur Teknik sedangkan uraian instruksi kerja dibagikan kepada bawahannya meliputi

Pelaksana Bagian Teknik dan akhirnya

sampai kepada Teknisi Laboratorium.

• _{Tujuan daftar simak adalah}_{merekam hasil}

instruksi pekerjaan pada setiap langkahnya apakah sudah sesuai dengan prosedur, standar, dan acuan-acuan lain yang berlaku

(12)

Dapat mengidentifikasi cara penerimaan dan penyampaian informasi.

1) Mengidentifikasi cara penerimaan informasi • _{Informasi datang dalam bentuk}

bermacam-macan.

• _{Apapun yang diterima yang menyangkut} tugas, hanya diperhatikan jika informasi itu datangnya dari orang yang memiliki hubungan tugas.

• _{Informasi mengait kepada tugas terjadi} karena adanya komunikasi internal.

Informasi di luar sebab komunikasi internal tidak akan menyangkut tugas.

(13)

2) Identifikasi cara penyampaian

informasi.

• _{Penyampaian informasi oleh Teknisi}

Laboratorium wujudnya adalah laporan kegiatan uji Lab.

• _{Laporan ini disampaikan oleh Teknisi}

Laboratorium Beton Aspal kepada atasan langsungnya, yaitu Manajer Teknik.

• _{Pembuatan laporan kegiatan pelaksanaan} tugas instruksi kerja. Laporan Teknisi

Laboratorium Beton Aspal kepada Manajer Teknik berupa : Hasil Uji Laboratorium

(14)

Penggunaan media yang tepat

Dalam kegiatan proyek sehari-hari digunakan 4 media komunikasi

1. Komunikasi primer secara verbal digunakan pada pemberian tugas dengan media bahasa yang dituangkan dalam tulisan,

yaitu surat perintah kerja, gambar kerja, daftar simak pemeriksaan visual komponen, daftar simak potensi pencemaran lingkungan, dan sebagainya.

2. Komunikasi sekunder dengan alat (handy talkie) dilakukan oleh petugas lapangan misalnya di kuari, mengambil sampel beton aspal di jarak yang cukup jauh pada suatu ruas jalan.

3. Komunikasi secara linear dalam bentuk tatap muka paling sering digunakan, antara lain pada rapat koordinasi, diskusi, negosiasi, instruksi lisan, laporan lisan dan sebagainya.

4. Komunikasi secara sirkuler digunakan terutama untuk evaluasi apakah yang disampaikan oleh komunikator dapat

(15)

Penerimaan Informasi

Informasi yang telah diterima melalui cara dan media yang tepat, meskipun telah diyakini akan kebenarannya, sebaiknya

dilakukan penelitian lagi, terutama mengenai tujuan

informasi tersebut sehingga dapat dibedakan antara informasi yang ditujukan untuk dirinya sendiri

dan informasi yang harus

disampaikan lagi kepada anggota kelompok lainnya.

Penyampaian Informasi

Informasi yang telah

diseleksi tujuannya dan kebenaran isinya,

disampaikan melalui

1. media yang tepat 2. cara yang benar

(16)

Pembuatan uraian Informasi dan instruksi kerja dalam bentuk daftar simak (check list).

• _{Uraian informasi dibuat pada daftar Instruksi} Kerja.

• _{Uraian informasi ini memuat penjelasan tentang} isi dari perintah kerja yang harus diketahui

misalnya meliputi : 1. Ruang lingkup; 2. Acuan;

(17)

Contoh Instruksi Kerja

1. Ruang Lingkup : Instruksi Kerja ini berlaku untuk pekerjaan pengujian agregat kasar

2. Acuan : Standar Dokumen Lelang, Kementerian PU Ditjen Bina Marga, Pengadaan Jasa Pemborongan Pelelangan Nasional, Kontrak Harga Satuan Bab. VII Spesifikasi Umum.

3. Definisi : Agregat atau batu, atau granular material adalah material berbutir yang keras dan kompak. Pada campuran beraspal, agregat memberikan kontribusi sampai 90-95% terhadap berat campuran, sehingga sifat-sifat agregat merupakan salah satu faktor penentu dari kinerja campuran tersebut.

4. Tata Cara : 1. Kontraktor harus mengajukan kepada Direksi Pekerjaan dua contoh batu yang akan di uji dengan cara mengambil di quarry

2. Setelah mendapatkan persetujuan batu dibawa kelaboratorium untuk diuji 3. Prosedur pengujian mengikuti spesifikasi

4. Keselamatan dan Kesehatan Kerja : Pastikan bahwa selama pelaksanan pekerjaan persyaratan Keselamatan dan Kesehatan kerja (K3)dipenuhi. 5. Bukti Kerja : Daftar simak pengujian agregat

(18)

Contoh Daftar Simak

Keterangan :

ya : jika dilakukan dengan benar

(19)

Mengkomunikasikan Instruksi Kerja kepada Bawahan

• _{Komunikasi kepada bawahan disebut sebagai} Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang

berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.

• _{Seorang Teknisi Laboratorium secara struktural} sebenarnya tidak memiliki bawahan, tetapi

mereka dibantu oleh para pekerja yang sepenuhnya membantu para Teknisi Lab. Mereka bisa dari pekerja yang dikontrak ataupun pekerja harian.

(20)

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job reationnale)

c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

e. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan. Informasi mengenai hasil kerja

karyawan sangat penting dalam mempertahankan operasional perusahaan. Karyawan sering mengeluh, seperti mereka tidak tahu bagaimana supervisor

(21)

Tatacara berkomunikasi dari setiap unsur personil yang terkait didalam tugas menggunakan buku pedoman yang sama yaitu Buku Pedoman Komunikasi atau Prosedur Operasional Sistem (POS)

Prosedur Operasional Sistem (POS) komunikasi kerja pada pekerjaan laboratorium beton aspal meliputi :

• POS Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3-L);

• _{POS Persiapan Pengujian Beton Aspal;} • POS Pengujian Material Aspal;

• _{POS Pengujian Material Agregat Kasar;} • POS Pengujian Material Agregat Halus;

• _{POS Pengujian Material Filler;}

• POS Rancangan Campuran Kerja Beton Aspal;

• _{POS Pengujian Contoh Beton Aspal Hasil Penghamparan dan}

Pemadatan di Lapangan;

(22)

Tugas bawahan dalam menindaklanjuti POS yang diterima dari atasan

Jika dalam suatu kegiatan sudah dibuat POS (Procedur Operation

Sistem) secara resmi, maka POS harus disosialisasikan kepada seluruh petugas yang menangani pekerjaan terkait.

Tugas penting bagi bawahan adalah :

• _Melaksanakan_{tugas sesuai dengan POS;}

• Mengsosialisasikan kepada seluruh teman di jajarannya untuk melaksanakan tugas sesuai POS; Hal ini sangat penting terutama dalam tugas yang dilakukan secara tim. Jika tidak dilandari

menggunakan acuan POS dapat mengakibatkan perbedaan dalam pelaksanaan prosedur.

• Mengevaluasi; apakah dengan POS tersebut, penyelesaian

(23)

Mengevaluasi dan Mengidentifikasi Instruksi Kerja

• _{Evaluasi masukan tentang pelaksanaan kerja bertujuan untuk} mendapatkan informasi apakah pelaksanaan informasi tersebut dilaksanakan secara konsisten sesuai instruksi.

• _{Tetapi tidak semua masukan dianggap benar dan digunakan} dalam rangka pelaksanaan uji di laboratorium, oleh karena itu masukan perlu diidentifikasi untuk menentukan apakah

masukan tersebut baik dan layak dan dapat digunakan. • _{Untuk mengidentifikasi masukan maka :}

• _{untuk sementara seluruh masukan ditampung dalam daftar} masukan, tanpa kecuali baik yang detil maupun kurang detil. • _{lakukan verifikasi sehingga jumlah masukan semakin kecil}

(menurun);

(24)

Nilai kebenaran masukan terhadap pelaksanaan instruksi kerja

Kebenaran suatu masukan dinilai melalui pembandingan. Sebagai tolok ukur dari pada masukan yang benar adalah membandingkan dengan standar yang ditentukan berkaitan dengan :

• _{proses atau} • _produk.

melalui proses dapat dicontohan sebagai pembandingnya adalah ISO atau Spesifikasi jika yang dinilai adalah produk, dapat dibandingkan dengan Spesifikasi atau standar

(25)

Pembuatan uraian

evaluasi pelaksanaan

dan instruksi kerja untuk mendapatkan

pemecahan.

• _{Pelaksanaan dan instruksi}

kerja yang tidak sesuai

dengan standar produk adalah suatu bukti

terjadinya bahwa telah

terjadi kesalahan.

• _{Permasalahannya adalah}

dimana terjadinya

kesalahan, apakah pada

instruksinya, apakah pada pelaksanaannya

atau apakah pada

kegiatan yang lain.

• _{Untuk selanjutnya}_{dibuat tabel}_{dalam rangka}

memudahkan identifikasi.

• _{Koreksi atas kesalahan mengacu kepada}

(26)

Pelaksanaan instruksi kerja dikendalikan

Pelaksanaan instruksi kerja dikendalikan dengan tujuan sebagai berikut :

• _{Untuk mengetahui apakah sesuatu kegiatan berjalan}

sesuai dengan rencana yang digariskan.

• _{Untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan} dengan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan. • _{Untuk mengetahui}_{kesulitan-kesulitan,}

kelemahan-kelemahan dalam bekerja.

• _{Untuk mengetahui apakah kegiatan berjalan}_efisien_. • _{Untuk mencari}_{jalan keluar}_{, bila ternyata dijumpai}

(27)

Memastikan instruksi diterima oleh bawahan yang semestinya.

• _{Seorang Teknisi Laboratorium Aspal Beton}

wajib memeriksa instruksi yang telah disampaikan kepada bawahan.

• _{Memeriksa instruksi apakah}_{sudah diterima}

atau belum oleh bawahan dilakukan setelah beberapa saat (tergantung keadaan) dengan cara menanyakan kembali instruksi yang

diberikan kepada bawahan melalui beberapa cara yakni :

 _{Langsung kepada bawahan (staf}

engineering) terdekat melalui pemanggilan sekaligus sebagai kontrol tugas

 _{Mengambil sample bawahan dengan}

(28)

Memastikan kebenaran informasi yang diberikan kepada bawahan.

Untuk mendapatkan kepastian tentang

informasi yang diberikan kepada bawahan dapat menggunakan Teknik Pencarian dan Verifikasi informasi.

Teknik pencarian informasi dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1. Dengan menggunakan data yang terdapat di file terkait misalnya surat perintah/instruksi atau daftar simak instruksi beserta uraian tugasnya, dihubungkan dengan informasi hasil awal.

2. Dengan menanyakan langsung ke

perorangan yang terkait baik itu melalui

(29)

Melakukan pembimbingan terhadap tugas bawahan yang 8 hal berikut yang dapat dijadikan

1. Jadilah Pendengar yang Baik

2. Kenali Pekerjaan yang Dilakukan

3. Kenali Bawahan Anda

4. Kenali Perlombaan yang Ingin Anda Lakukan

5. Gunakan Peristiwa-Peristiwa Khusus

6. Berikan Kesempatan 7. Delegasikan Tanggung

jawab

(30)