Aplikasi Web 1.0.: E-mail – Surat Elektronik
1 “Membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail”Arif Surachman2 Pendahuluan
Sejak berabad lalu, manusia sudah mengenal bagaimana berkomunikasi dengan
manusia lainnya di belahan bumi yang lain. Mereka menggunakan surat sebagai alat
untuk berkomunikasi satu dengan lainnya. Bahkan untuk mengirimkannya pun sudah
banyak cara yang digunakan, seperti menggunakan media binatang seperti merpati pos
atau elang untuk ‘mengantar surat’, kemudian juga menggunakan orang yang dikirim
baik menggunakan hewan seperti kuda, hingga menggunakan perahu dan pesawat.
Sampai saat inipun masih banyak orang yang berkirim surat menggunakan jasa pos
(melalui manusia), dan tentunya dikelola dengan lebih baik.
Namun dalam beberapa dasawarsa ini, seiring dengan perkembangan teknologi
komunikasi dan informasi jarak jauh, muncullah apa yang dinamakan dengan elektronik
mail atau e-mail. Saat ini orang sudah sangat terbiasa berbicara dan menggunakan e-mail,
bahkan mungkin e-mail sudah merupakan bagian dari hidupnya. Untuk itu tidaklah
berlebihan apabila para pustakawan orang yang bekerja sebagai agen perubahan dan agen
informasi harus menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya dan bagian dari
ketrampilan yang harus dimiliki dalam mendukung kinerjanya.
Sebelum menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya, tentunya pustakawan
dituntut untuk memahami apa dan bagaimana sebenarnya e-mail atau surat elektronik itu.
Berikut ini adalah beberapa pemahaman atau definisi e-mail yang diambilkan dari
berbagai sumber.
Definisi E-mail adalah:
memang syarat untuk dapat membaca e-mail, maka penerima harus login dulu ke dalam
sebuah server e-mail.
Definisi lain yang lebih singkat dari Wikipedia mengatakan bahwa:
“Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan
Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet” (Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik)
Atau dalam kamus istilah internet menyebutkan:
“E-mail atau electronic mail atau surat menyurat elektronik adalah sistem korespondensi secara elektronis antara satu komputer dengan komputer lain dengan memanfaatkan sistem jaringan komputer.”
Jadi secara sederhana surat elektronik merupakan pengganti surat biasa, hanya
prasarana pengirimannya secara elektronik melalui internet.
Apabila dibicarakan dalam konteks web atau world wide web (www), e-mail merupakan bagian dari teknologi aplikasi berbasis web 1.0. Nah, pertanyaan selanjutnya adalah apa
sih web 1.0. itu. Dalam berbagai literature, web 1.0 adalah merupakan teknologi web
yang pertama kali digunakan dalam aplikasi world wide web, atau ada yang menyebut
web 1.0. sebagai www itu sendiri yang banyak digunakan dalam situs web yang bersifat
personal. Beberapa ciri atau karakteristik web 1.0. adalah:
1. Merupakan halaman web yang statis atau hanya berfungsi untuk menampilkan
2. Halaman masih didesain sebagai html murni, yang ‘hanya’ memungkinkan orang
3. Biasanya hanya menyediakan semacam buku tamu online tapi tidak ada interaksi
yang intens
4. Masih menggunakan form-form yang dikirim melalui e-mail, sehingga komunikasi
biasanya baru satu arah.
Untuk saat ini perkembangan web yang banyak digunakan adalah teknologi aplikasi web
2.0. yang memungkinkan interaksi sosial dan pertukaran data. Seperti Youtube, Flickr,
Situs-situs jejaring sosial (facebook, friendster) dan web-blog adalah beberapa contoh
implementasi web 2.0 yang saat ini dapat ditemui.
E-mail sendiri dianggap sebagai bagian dari web 1.0 dikarenakan konsep
aplikasinya yang masih satu arah, walopun saat ini banyak webmail yang sudah
memanfaatkan teknologi web 2.0. sebagai bagian dari sistem layanannya, yakni dengan
memberikan berbagai fasilitas yang memungkinkan menulis e-mail layaknya chating atau
ngobrol.
Berbeda dengan penulisan sebuah alamat situs web, alamat sebuah e-mail biasanya
ditulis dalam susunan sebagai berikut:
Nama_account@namadomain.kategori_domain sebagai contoh elnadaboy@yahoo.com atau arifs@ugm.ac.id atau arif@gadjahmada.edu yang dapat
dijabarkan sebagai berikut:
• elnadaboy, arifs, arif: nama account email atau nama pengguna e-mail
• @ : simbol [at] dalam e-mail
• Yahoo, ugm, gadjahmada: domain name
• .com, .ac, .edu: level domain yang menunjukkan kategori domain (com untuk commercial, ac untuk academic, dan edu untuk education)
• .id: menunjukkan top level domain yang menunjukkan bahwa id
merupakan domain name yang berada di Indonesia.
aplikasi yang banyak digunakan oleh pengguna dalam mendapatkan pesan e-mailnya,
yakni:
1. E-mail Client
E-mail client merupakan satu metode penggunaan e-mail dengan menggunakan
sebuah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk mendownload dan mengirim
pesan e-mail. PEsan dikirimkan dan diterima melalui sebuah software yang
memungkinkan terhubung ke dalam satu buah server, sehingga computer kita akan
berfungsi sebagai sebuah client dari server e-mail tersebut. Pada metode ini maka kita
akan memerlukan sebuah software dan juga settingan POP/IMAP dan SMTP Server.
Beberapa software yang digunakan untuk akses ini diantaranya adalah Outlook
Express, MS Outlook, Eudora dan Thunderbird. Berikut adalah salah satu contoh
gambaran penggunaan e-mail client. Biasanya pengguna e-mail client ini adalah para
pengguna yang menggunakan jasa layanan e-mail berlangganan (melalui ISP) dan
2. Webmail
Webmail berasal dari kata Web dan E-mail. Artinya adalah E-mail yang berbasiskan
Web. Teknologi World Wide Web (Web) telah memungkinkan kita semua
menggunakan web sebagai alat untuk melakukan komunikasi dengan e-mail. Jadi
disini nanti, kita akan membuka e-mail melalui sebuah alamat web melalui sebuah
browser (internet explorer atau firefox). Artinya kita tidak memerlukan sebuah
program khusus untuk mendownload sebuah e-mail. Saat ini kecenderungan pemakai
e-mail lebih banyak yang menggunakan aplikasi webmail ini. Alasannya disamping
kemudahan biasanya adalah karena gratisnya. Namun demikian ada sisi
kelemahannya yakni status e-mail ada di server sehingga untuk dapat membacanya
kita harus selalu online. Berbeda dengan e-mail client yang memungkinkan kita
membaca dan menuliskan e-mail pada saat kita offline atau belum terhubung ke
internet (server e-mail), karena posisi pesan e-mail kita ada pada komputer kita bukan
3. Push Mail
Push Mail adalah merupakan teknologi ‘terbaru’ dari teknologi e-mail seiring dengan
perkembangan mobile technology saat ini. Sudah tidak asing lagi bahwa saat ini banyak
pengguna yang sudah menggunakan perangkat gadget atau mobile seperti handphone
atau PDA untuk mengakses internet, termasuk didalamnya e-mail. Push Mail
memungkinkan pengguna menerima e-mail secara realtime atau terus menerus melalui
Handphone atau PDA. Jadi setiap server e-mail menerima sebuah pesan e-mail, server
tersebut akan langsung meneruskan (mem-push) pesan tersebut ke perangkat mobile kita,
sehingga pengguna tidak akan pernah ketinggalan informasi baru yang berasal dari
e-mail.
Penyedia Layanan E-mail Gratisan
Saat ini untuk mendapatkan layanan e-mail baik yang berbasis Webmail maupun
Client E-mail dan tentunya gratis sangat lah mudah. Ada banyak sekali penyedia layanan
e-mail gratis yang dapat dimanfaatkan bagi kita yang membutuhkan e-mail untuk
berkomunikasi. Berikut ini beberapa situs web yang merupakan penyedia layanan e-mail
gratis yang berbasis web (webmail) dan juga mungkin menawarkan akses melalui client
1. Gmail – www.gmail.com
2. Yahoo – mail.yahoo.com
3. GMX – www.gmx.com
5. Hotmail – www.hotmail.com
6. Mail – www.mail.com
Membuat Account E-mail
Proses pembuatan account e-mail sebenarnya sangatlah mudah, kita tinggal
mengakses situs penyedia layanan dan melakukan pendaftaran dengan mengikuti
langkah-langkah pendaftaran yang tersedia. Pada kesempatan kali ini, kita akan mencoba
melakukan pendaftaran atau pembuatan account e-mail melalui Gmail.com dan e-mail
1. Membuat Account E-mail di Gmail.com
Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan e-mail di Gmail.com:
1. Buka Browser kita (Internet Explorer atau Firefox), ketik http://www.gmail.com
2. Selanjutnya akan tampil halaman web Gmail.com seperti tampak pada gambar.
4. Isikan Nama Depan, Nama Belakang, Account untuk login, dan kata sandi
(password), Pilih Pertanyaan untuk pengingat kata sandi, isi jawaban, isi e-mail
sekunder (apabila tidak ada kosongkan saja), lokasi pilih Indonesia, Verifikasi
5. Klik tunjukkan akun saya atau show my account untuk memasuki akun yang
sudah dibuat. Akan tampil halaman sebagai berikut:
6. Proses pendaftaran selasai, anda siap menggunakan e-mail anda dan anda telah
memiliki account e-mail sekarang. Perhatikan bahwa nama e-mail anda adalah
nama_account_anda@gmail.com (misal: elnadaboy@gmail.com)
2. Melakukan Pendaftaran E-mail UGM
Saat ini Universitas Gadjah Mada melalui Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (PPTIK) juga menyediakan e-mail untuk para sivitas akademika UGM
(Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa). Untuk melakukan pendaftaran account UGM,
lakukan langkah-langkah berikut ini:
1. Buka alamat situs pendaftaran http://mail.ugm.ac.id/wmail/ sehingga akan tampil
2. Klik pada menu sebelah kiri E-mail – Formulir sehingga akan tampil halaman
sebagai berikut, selanjutnya isikan sesuai data yang anda inginkan.
3. Apabila sudah selesai, klik daftar untuk mengajukan pendaftaran. Selanjutnya
nama anda akan masuk ke dalam daftar antrian.
4. Untuk mendapatkan e-mail dan menggunakannya, setelah melakukan pendaftaran
kita harus melakukan verifikasi dengan dating ke kantor PPTIK UGM dan
Pegawai, Kartu Mahasiswa, dan bukti lain yang mendukung) dan menunjukkan
aslinya.
Gb. Tampilan Daftar Antrian
Menulis E-mail
Setelah memiliki account e-mail, tentunya kita ingin memulai melakukan
komunikasi atau surat menyurat dengan kawan lain yang memiliki e-mail. Berikut
langkah-langkah dalam memulai menulis e-mail (menggunakan gmail.com)
3. Untuk membaca e-mail yang masuk klik pada judul atau nama pengirim e-mail dalam
daftar kotak masuk (inbox), contoh klik Memulai dengan Gmail, selanjutnya akan
4. Untuk menulis e-mail, klik pada bagian sebelah kiri atas membuat pesan (compose
mail), sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:
5. Isikan e-mail tujuan pada bagian kepada (to), isikan judul atau subyek dari e-mail
kita, dan tulisan pesan e-mail pada bagian yang tersedia. (lihat contoh).
7. Apabila pesan di atas terlihat maka bisa dipastikan bahwa e-mail anda telah terkirim.
Selamat anda sudah dapat melakukan pengiriman pesan menggunakan e-mail.
Mengenal Fungsi dan Istilah dalam E-mail
Berbagai macam istilah biasanya digunakan dalam proses operasional e-mail.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan istilah dalam e-mail yang dapat anda pelajari
sekaligus anda gunakan untuk melakukan komunikasi menggunakan e-mail.
Perintah/Istilah Fungsi/Kegunaan Istilah lainnya
Inbox Sebagai tempat dimana setiap e-mail atau pesan yang masuk atau ditujukan ke account kita. Berisi daftar pesan/e-mail masuk.
Kotak Masuk, Incoming Mail
Outbox Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang akan dikirimkan
Kotak Keluar, Outgoing Mail
Sent Items Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang sudah terkirim (pernah kita kirimkan)
Trash Sebagai tempat menampung e-mail yang sudah kita hapus sebelum benar-benar terhapus. Kita masih dapat mengembalikan e-mail dalam folder ini ke folder inbox apabila diperlukan.
Sampah, Deleted
Drafts Sebagai tempat menampung e-mail yang belum terkirim dan masih dalam tahap konsep atau draft sebelum dikirimkan. Masih akan dilakukan pengeditan
Konsep
Spam Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang tidak berguna dan hasil dari iklan-iklan yang tidak kita harapkan.
Junks Mail
CC (Carbon
Copy)
Merupakan fasilitas yang memungkinkan kita mengirimkan duplikat pesan ke orang lain selain ke penerima utama. Bisa digunakan sebagai tembusan. Penerima utama akan mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga dikirimkan ke orang lain.
BCC (Blind
Carbon Copy)
Mempunyai fungsi sama dengan CC yakni sebagai tembusan, hanya si penerima utama tidak mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga dikirimkan ke orang lain.
Attachments Fungsi yang digunakan untuk menyertakan sebuah file dalam pengiriman e-mail atau pesan kita, bisa berekstensi PDF, DOC, XLS, JPG, dll
Attach File, Lampirkan File
Reply Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis balasan e-mail ke pengirim e-mail saja
Balas
Reply All Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis balasan e-mail baik ke pengirim maupun alamat yang diberi tembusan (dalam CC dan BCC)
Balas Semua
Forward Fungsi yang dapat digunakan apabila kita ingin meneruskan pesan kepada orang lain atau account e-mail lainnya
Teruskan
Label Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda label pada e-mail atau pesan yang kita terima. Ini digunakan dalam rangka manajemen e-mail atau pengelompokkan e-mail/pesan.
Starred Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda bahwa e-mail atau pesan tersebut penting dan sewaktu-waktu kita dapat menemukan dengan cepat
Flag, Bersinar Bintangnya
Signature Fungsi ini digunakan apabila anda ingin menampilkan secara otomatis keterangan identitas anda pada setiap pesan yang dikirimkan melalui
lainnya. Misal smtp.gmail.com
Compose Sebuah fungsi untuk memulai menulis sebuah pesan e-mail
Write, Tulis
Check E-mail Sebuah proses atau perintah pengecekan e-mail atau untuk melihat apakah ada pesan e-mail baru atau tidak
Beberapa pertimbangan memilih account E-mail Gratisan
Setiap kita ingin membuat sebuah account e-mail melalui penyedia layanan e-mail
gratisan, paling tidak ada beberapa pertimbangan yang perlu kita lakukan, yakni:
1. Besarnya kapasitas Inbox yang disediakan.
Saat ini para penyedia sudah banyak yang berlomba untuk memberikan kapasitas
penyimpanan inbox kita hingga lebih dari 1 GB. Semakin besar kapasitas yang
disediakan akan semakin banyak daya tampung e-mail atau pesan yang dapat kita
simpan
2. Kemudahan untuk diingat
Kemudahan untuk mengingat nama domain yang disediakan akan mempermudah kita
dalam berkomunikasi. Paling tidak orang akan dengan cepat dapat memperkirakan
domain yang dipakai apabila kita melakukan kesalahan pengetikan dalam media cetak
seperti kartu nama. Gmail.com, yahoo.com dan lycos.com adalah nama-nama yang
mudah diingat.
3. Keberlanjutan atau kesinambungan layanan
Tak jarang kita menemukan layanan e-mail gratis yang pada awalnya memberikan
tersebut penyedia akan mengenakan charge atau biaya pembayaran untuk
melanjutkan pemakaian. Ini dulu banyak terjadi. Sehingga factor kesinambungan ini
hendaknya juga dipertimbangkan, agar ke depan kita tidak menyesal.
4. Keamanan data
Sesungguhnya ketika kita mendaftar dan membuat e-mail dalam sebuah penyedia
layanan, kita telah ‘sepakat’ untuk menyerahkan data kita dan segala kerahasiaannya
kepada penyedia. Jadi pastikan bahwa kita menggunakan penyedia yang sudah
banyak dikenal dan mempunyai pemakai cukup banyak semacam yahoo.com,
gmail.com sehingga keamanan data kita lebih terjamin.
5. Kemudahan dalam menggunakan
Faktor lain yang cukup penting adalah kemudahan dalam penggunaan. Usahakan kita
menggunakan penyedia layanan yang menyediakan fitur-fitur atau perintah yang
mudah dipahami. Sehingga kita akan dengan cepat memaksimalkan pemakaian e-mail
kita tanpa ada kendala dalam masalah pemahaman fitur. Yahoo.com dan Gmail salah
satu penyedia yang menawarkan pemakaian cukup mudah, apalagi dengan tawaran
pilihan bahasa yang akan lebih memudahkan kita.
6. Kelengkapan Fitur
Kelengkapan fitur seperti ada tidaknya kemungkinan menggunakan software e-mail
client, fasilitas POP dan SMTP Server, fasilitas pengaturan folder, fasilitas label,
fasilitas manajemen data, dan fitur2 lain yang akan menambah fungsi dan kemudahan
penggunaan e-mail.
Manfaat E-mail bagi Pekerjaan Pustakawan
Secara umum e-mail mempunyai manfaat sebagai alat komunikasi yang efektif, cepat dan
jangkauannya luas. Namun secara khusus, berdasarkan pengalaman ada beberapa
manfaat e-mail bagi pekerjaan pustakawan, yakni:
1. Media komunikasi dan koordinasi pekerjaan dalam lingkungan perpustakaan, baik
gambar, audio, video dan bentuk lainnya.
6. Media untuk berdiskusi ataupun berlanggaran sebuah informasi digital atau online
7. Sebagai bagian dari identitas pribadi di lnternet.
Namun demikian, kebermanfaatan e-mail sangatlah tergantung dari individu
masing-masing. Pustakawan harus dapat menyiasati bagaimana agar e-mail secara efektif
membantu pekerjaannya dan tugasnya sebagai agen informasi dan agen perubahan.
Netiket menggunakan E-mail
Seperti halnya dalam kehidupan nyata, dalam berinternet dan menggunakan
e-mailpun kita mempunya etika atau sopan santun yang perlu diperhatikan. Berikut
beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika kita berkomunikasi menggunakan e-mail:
1. Hindari penggunaan huruf KAPITAL dalam menulis kalimat dalam pesan e-mail.
Huruf KAPITAL merupakan ekspresi dari ‘kesombongan’, ‘kemarahan’ dan
‘kekurang ramahan’ si pengirim pesan kepada penerima pesan. Atau anda terkesan
berteriak-teriak.
2. Selalu isi Subjek agar penerima tahu apa yang hendak disampaikan oleh pengirim
pesan. Hal ini juga untuk menghindari e-mail yang dianggap spam atau junk mail.
3. Selalu gunakan alamat reply yang benar, dan apabila perlu gunakan nama lengkap
(asli) anda untuk menyakinkan penerima bahwa e-mail tersebut memang berasal dari
anda
4. Gunakan Signature untuk memberikan informasi identitas pengirim
5. Pastikan apabila mengirim file attachment atau lampiran file tidak terlalu besar, dan
yang kita kirim akan menghalangi akses penerima karena terlalu berat. Usahakan agar
besar file tidak lebih dari 1 MB. Atau konfirmasikan dulu ke penerima, tentang
besarnya file yang akan dilampirkan.
6. Biasakan mengedit pesan-pesan yang tidak perlu apabila anda membalas e-mail. Hal
ini untuk memudahkan penerima dalam memahami pesan anda.
7. Jangan sembarangan memforward atau meneruskan e-mail yang belum tentu orang
lain ‘senang’ dengan e-mail yang anda forwardkan. Bisa-bisa anda dianggap
melakukan spam dan e-mail anda terkena blokir.
8. Hati-hatilah dalam mengirimkan dan menerima e-mail, karena bisa jadi anda dapat
mengalami kerugian. Misal jangan mengirimkan data e-mail anda pada pesan-pesan
yang tidak jelas, karena bisa jadi itu tipuan yang akan mengambil alih account e-mail
anda. Jangan sembarang membuka pesan e-mail yang menawarkan sesuatu yang
terlalu menggiurkan, apalagi disertai attachment yang tidak jelas. Bisa jadi itu adalah
virus atau worm.
9. Pilihlah kata-kata yang santun, walaupun mungkin isi e-mail anda adalah sebuah
kritikan. Hindari kata-kata yang provokatif dan mengandung SARA.
10.Bijaksanalah menggunakan account e-mail anda, karena bisa jadi e-mail anda dapat
menjerumuskan anda ke dalam penjara (dalam UU-ITE e-mail bisa menjadi barang
bukti kejahatan).
Penutup
Secara prinsip sebenarnya fasilitas dan cara penggunaan e-mail atau surat elektronik
dari satu penyedia layanan dan penyedia layanan lainnya sama. Misalkan anatara
Gmail.com dan Yahoo.com. Hanya kadang ada perbedaan-perbedaan pada istilah yang
secara substansial sebenarnya mempunyai maksud yang sama. Sehingga ketika kita
‘menguasai’ satu teknik dalam penggunaan e-mail dari satu layanan, mestinya dapat pula
diterapkan apabila kita menggunakan layanan yang lain.
Email: Wordnetweb, Princeton. http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=e-mail diakses tanggal 1 Mei 2009
Jasmadi. 2004. Panduan Praktis Menggunakan fasilitas Internet. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Surat Elektronik: Wikipedia. http://id.wikipedia.org/wiki/surat_elektronik/ diakses tanggal 1 Mei 2009.
Tim Penelitian dan Pengembangan Wahana Komputer. 1997. Kamus Istilah Internet. Yogyakarta: Penerbit Andi.
