K
OMUNIKASI
MELALUI
LAPORAN
Oleh:
P
ENGERTIAN LAPORAN BISNIS
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrant dalam bukunya “Effective Business Communications”
mendefinisikan laporan bisnis (business report)
sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis)
K
ARAKTERISTIK LAPORAN BISNIS
Bersifat netral
Tidak memihak
Objektif
T
UJUAN PENULISAN LAPORAN BISNIS
BAGI PERUSAHAAN
Memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan
Membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan
Memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan
Mendokumentasikan prestasi kerja untuk keperluan internal maupun eksternal
Menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas isu-isu tertentu
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut fungsinya:
Informational report
menyajikan fakta-fakta
dan
rangkuman
tanpa
melakukan
analisis,
kesimpulan atau rekomendasi (misalnya: laporan
perkembangan, laporan sementara, dan laporan
triwulan)
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut subjeknya:
Dibedakan
berdasarkan
departemen
mana suatu laporan itu diperoleh
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut formalitasnya:
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut formalitasnya:
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut keasliannya:
Laporan otoritas (authotized reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite
Laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri
Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut frekuensinya:
Laporan berkala
(periodic reports)
dapat
dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan,
semesteran atau tahunan (misalnya: laporan
bursa saham setiap jam, laporan penjualan
harian,
laporan
produksi
bulanan,
laporan
anggaran tahunan, dll)
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut jenis atau penampilannya:
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut kegiatan proyek:
Laporan pendahuluan
(preliminary reports)
mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan,
hasil
yang
diharapkan
dan
bagaimana
melakukan pelatihan pegawai
Laporan perkembangan
(progress reports)
disusun setelah proyek berlangsung dan dibuat
secara berkala
P
ENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut pelaksanaan pertemuan:
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan
Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan
Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung
P
ERSIAPAN SEBELUM MENULIS
LAPORAN BISNIS
Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup
Pertimbangkan
siapa
yang
akan
menerima
laporan
Menentukan ide atau gagasan
Mengumpulkan bahan yang diperlukan
Menganalisa dan menafsirkan data
B
AGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
B
AGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
1.
Pendahuluan
Untuk laporan singkat, beberapa unsur dapat
digabungkan menjadi satu/dua paragraf dengan
ataupun tanpa judul “pendahuluan”
Dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat
B
AGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
2.
Teks atau isi laporan
Bagian ini membahas dan mengembangkan hal-hal
penting secara rinci
Mencakup temuan fakta yang penting dan relevan
dengan maksud penulisan laporan bisnis
3.
Penutup
Bagian ini berfungsi untuk merangkum laporan
secara menyeluruh, serta mengambil kesimpulan
dan memberikan rekomendasi (untuk laporan
analitis)
Bagian ini disebut juga rangkuman (laporan
B
AGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
3.
Penutup
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
Cara
deduktif
(langsung)
dengan
meng-gambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan
ide
pokok
atau
rekomendasi
terlebih dahulu sebelum hal-hal yang rinci
dijelaskan
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
Cara deduktif (langsung)
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
Cara induktif (tak langsung)
menjelaskan
fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok,
kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
Cara induktif (tak langsung)
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Metode
Outline
:
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Metode
Outline
:
b. Format outline
Untuk outline singkat atau pendek hanya
tiga/empat judul dan subjudul serta
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Paralelisme dalam judul:
Artinya semua judul mempunyai tingkatan yang
sama
dalam
setiap
outline
dengan
bentuk
gramatikal yang sama
Contohnya:
3
HAL YANG HARUS ADA DALAM
LAPORAN BISNIS
Akurat
(mengatakan suatu kebenaran)
Keputusan yang baik
(tetap menjaga
etika bisnis)
K
ARAKTERISTIK LAPORAN SINGKAT
Dapat berbentuk memo atau surat yang terdiri dari
satu atau dua halaman
Dalam dunia bisnis, jarang dilengkapi dengan
preliminary parts, seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak
Lebih menekankan pada tubuh laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan dan bagian penutup
Dapat mencakup beberapa elemen penting dalam
P
ERENCANAAN LAPORAN SINGKAT
Beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu audiens, tujuan dan subjek laporan
P
ERENCANAAN LAPORAN SINGKAT
Penentuan struktur dasar:
Informasi dan data apa yang dimasukkan
Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan
audiens tertentu (
direct order
atau
indirect
order
)
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT
P
ENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT
K
OMPONEN LAPORAN FORMAL
Bagian pembukaan
Sampul (diberi label dengan judul laporan, nama penulis, dan tanggal penyerahan)
Halaman judul, mencakup informasi tentang judul
halaman; nama, jabatan dan alamat yang
mengotorisasi laporan; nama, jabatan dan alamat yang menyiapkan laporan; tanggal penyampaian laporan
Surat otorisasi adalah dokumen yang kita terima, yang meminta atau yang mengarahkan kita untuk menyiapkan laporan
Surat penerimaan dibuat sebagai respon terhadap
penyampaian, penerimaan penugasan dan
K
OMPONEN LAPORAN FORMAL
Bagian pembukaan
Surat pengiriman menyatakan apa yang ingin
disampaikan jika kita menyerahkan laporan langsung kepada yang mengotorisasikannya
Daftar isi menunjukkan bentuk garis besar liputan, urutan dan kepentingan relatif akan informasi dalam laporan
Daftar ilustrasi (misalnya tabel dan gambar yang dinomori secara terpisah)
Sinopsis atau abstrak merupakan gambaran ikhtisar (satu halaman kurang) dari poin penting dalam laporan untuk memberikan para pembaca tinjauan awal yang cepat
K
OMPONEN LAPORAN FORMAL
Teks laporan
Pendahuluan yang baik mengarahkan pembaca
untuk mengikuti dan memahami informasi
selanjutnya, gunakan variasi kata untuk
meminimalkan kesan pengulangan
Isi berupa informasi yang mendukung kesimpulan
dan rekomendasi, serta analisis, logika dan
interpretasi terhadap informasi
Penutup laporan harus meringkas gagasan utama,
kesimpulan atau rekomendasi (jika ada), dan
K
OMPONEN LAPORAN FORMAL
Bagian pelengkap
Lampiran berisi materi yang berhubungan dengan laporan teapi tidak tercakup dalam teks karena terlalu panjang, memakan tempat atau tidak terlalu relevan
Daftar pustaka atau bibliography adalah daftar sumber sekunder yang dipelajari saat menyiapkan laporan
M
ENYELESAIKAN LAPORAN
Merevisi laporan
Lakukan evaluasi dalam hal pengorganisasian,
gaya dan nada tulisan
Memproduksi laporan
M
ENYELESAIKAN LAPORAN
Mengoreksi (
proofread
) laporan
Proofread
merupakan proses pengkajian ulang
dokumen
hasil
produksi
secara
menyeluruh
untuk
terakhir
kalinya
dengan
melihat
konsistensi,
kesalahan
dan
komponen
yang
hilang
Mendistribusikan laporan
Distribusi fisik (kurir atau jasa pengiriman paket)
Distribusi elektronik (format word/PDF, sistem
