BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat, dan dokumen-dokumen. Inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Menurut kamus Administrasi perkantoran (Wursanto,1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
- Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
- Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
- Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila ditemukan kembali
Dengan sendirinya, warkat yang tidak memenuhi syarat-syarat seperti tersebut di atas, tidak dapat dikatakan arsip.
Pengertian arsip juga di atur dalam undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada bab 1 pasal 1 yaitu : “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam dan pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
2.1.1. Fungsi Arsip
Berdasarkan fungsinya arsip di bedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip stastis (Bharthos,2009:4) :
1.Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara lansung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :
a. Arsip Aktif
Adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
b. Arsip Inaktif
Adalah arsip yang tidak secara lansung dan tidak terus menerus dipergunakan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
2.Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di arsip Nasional Republik Indonesia atau di arsip Nasional Daerah.
2.1.2. Peranan Arsip
Barthos (2007:2 ) mengemukakan bahwa arsip mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Sedarmayanti, 2003:19) adalah :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Barometer kegiatan suatu organisasi
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2.1.3. Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan menurut (Widjaja 1986:102-103) adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
a. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan. b. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan
c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu
masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Menurut UU No.43 tahun 2009, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
Negara, pemerintah daerah lembaga pedidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelenggaraan kearsipan nasioanal
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengolahan arsip yang andal dan pemanfaatan arsipnya sesuai dengan ketentuan peraturan Undang-undang
d. Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengolahan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang konprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
2.2. Pengolahan Arsip
2.2.1. Tahap Penciptaan Arsip
Tahap penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi keragaman data dan informasi ini tergantung dari keragaman tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi akan semakin beragam data dan informasi ini tergantung dari keragaman tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Semakin beragam atau kompleks tindakan yang dilakukan oleh suatu organisai akan semakin beragam pula data informasinya akan mencerminkan tindakan tersebut. Ini menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang telah dilakukan organisai.
Penjelasan T.R.Schellenberg yang dikutip Martono (1990:16) yang menyatakan bahwa :
“….. one of the essential characteristics of archives that must have been produced or accumulated in the direct connection with the functional activities of some government agency or other organization ; and much or their significance depends on their organic relation to the agency and
each other.”2)
(…salah satu karakteristik arsip yang sangat penting bahwa arsip harus sudah dihasilkan atau terkumpul dalam kaitannya secara langsung dan aktivitas-aktivitas fungsional organisasi pemerintah atau organisasi lainnya; dan kebanyakan arti penting tergantung pada hubungan organik terhadap organisai satu sama lainnya).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa salah satu ciri utama arsip jika bahan telah dihasilkan atau dihimpun dalam kaitannya dengan kegiatan fungsional organisasi. Adapun arti pentingnya arsip tergantung dari hubungan organik dengan organisasi yang bersangkutan.
2.2.2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian Surat
Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan-kegiatan mencatat surat masuk atau surat keluar dalam kartu kendali rangkap tiga. Kalau kegiatan
tersebut hanya surat masuk atau keluar penting saja, sedangkan surat-surat biasa atau rutin dicatat dalam lembar pengantar surat biasa. Dalam hal ini surat rahasia pun dicatat pula tersendiri dalam lembar pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh petugas kantor.
Menurut Abubakar (1996:33 ) pada dasarnya sistem kartu kendali ini untuk melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau keluar terbagi 5 kegiatan yaitu:
1. Penerimaan surat masuk atau keluar 2. Mencatat surat masuk atau keluar 3. Mengarahkan atau mengendalikan 4. Penyampaian ke unit pengolah 5. Penyimpanan atau penataan arsip.
2.2.3. Tahap Referensi
Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut di klasifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan
tunjuk silang), selesai digunakan difiling (penataan berkas) dan kalau diperlukan dicari kembali atau ditemukan kembali (Abubakar,1996:20).
2.3. Sistem Penataan Arsip
Sistem penataan arsip atau Archief System (Bahasa Belanda), atau biasa juga disebut dengan filling system (Bahasa Inggris) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Menurut sedarmayanti (2003:70) ada 5 (lima) macam sistem penataan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Persiapan penataan arsip berdasarkan Abjad a. Faham peraturan pengindeks
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu c. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 1: Sistem Abjad/Alphabetical Filling System Sumber : (Sedarmayanti, 2003:71)
2. Sistem Masalah (Subject Filing System)
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah :
a. Menyusun daftar indeks b. Menyiapkan kartu indeks c. Menyiapkan peralatan arsip
3. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor:
a. Menyusun pola klasifikasi arsip b. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 3 :Sistem Nomor (Numerical Filing Sistem) Sumber : (Sedarmayanti, 2003:74)
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Cronological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal
Gambar 4 : Sistem Tanggal/Urutan Waktu Sumber : (Sedarmayanti,2003:75)
5. Sistem wilayah/Daerah/Regional (Geographical filing system)
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Persiapan penataan berdasarkan wilayah :
a. Menentukan pengelompokan daerah/wilayah b. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 5 : Sistem Wilayah/Daerah Sumber : (Sedarmayanti, 2003:74)
2.4. Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kearsipan Modren : sistem kartu kendali menyatakan bahwa “ Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali akan sulit menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, harus dilakukan penelitian, apakah penyebab dari kegagalan tersebut (Abubakar : 1996 : 74 ).
Agar sistem penemuan kembali arsip mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan yaitu :
1. Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata, instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem temu kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat 4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap yang
sesuai dengan penataan berkas
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.5. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dalam dilakukan dengan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110 ) :
1. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus :
a. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60o-75oF, dengan kelembaban antara 50-60%).
b. Terang (terkena sinar matahari tak langsung). c. Mempunyai ventilasi yang merata
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan, tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain :
a. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan
api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. 5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atas pengolahan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
2.6. Pencegahan Kerusakan Arsip
Bermacam macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara :
1. Penggunaan Air Condotioner
2. Fumigasi
Yaitu penyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu :
a. Fumigasi untuk seluruh gudang
b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip d. Fumigasi rutin
3. Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
a. Tradisional Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
b. Laminasi Yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara dua lembar plastik
4. Microfilm
Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Keuntungan penggunaan mikro film:
a. Menghemat ruangan (microfilm dapat memperkecil arsip sampai ±2 % dari ukuran orisinilnya).
b. Melindungi arsip dari kerusakan ( lebih tahan lama) c. Memudahkan penggunaan ( karena bentuknya kecil). d. Tampak lebih rapi
Kerugian penggunaan microfilm: a. Biaya tinggi
b. Untuk membuat microfilm, diperlukan keahlian khusus
c. Kesukaran dalam memperbaharui/merubah isi microfilm yang sudah tersusun
d. Untuk membaca microfilm diperlukan microreader (alat pembaca microfilm)
2.7. Tahap Penyusutan
Sesuai dengan peraturan Pemerintah Nomor: 43 Tahun 1979 yang dikutip (Abubakar, 1996:21) penyusutan arsip berarti :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Menurut Martono (1994:39) secara keseluruhan tujuan panyusutan arsip adalah :
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan inaktif )
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Program penyusutan arsip dilandaskan pada suatu pemikiran bahwa
sebagian besar arsip yang tercipta tidak perlu disimpan jika ditinjau dari kegunaannya, arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe, arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaannya bagi manajemen telah selesai, jangka waktu penyimpanannya (retensi) dapat hanya beberapa hari, beberapa bulan hingga jangka waktu jauh lebih lama, misalnya 10 tahun, 20 tahun bahkan lebih. Adapun arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen sudah selesai.
2.8.Tahap Pemusnahan
yang telah ditentukan supaya lebih objektif dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan, serta berita acara pemusnahan arsip.
Pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolah/satuan kerja meliputi arsip-arsip yang tidak penting dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan sebagai berikut :
a. pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
b. pemusnahan arsip-arsip harus diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwewenang
c. pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan arsip.
Menurut Wursanto (1991:220) pemusnahan arsip yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip masing-masing.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga Negara/Badan pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan dari panitia penilai arsip serta badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau badan admnistrasi kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian, dan arsip nasional.
c. Pemusnahan arsip kepegawaian dari badan pemerintah yang berbentuk badan usaha Negara atau Badan-badan Usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan Peraturan Perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepala Badan Administrasi Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsip Nasional.
d. Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.
