PPT UEU DKV Event Pertemuan 7

(1)

DKV EVENTS PERTEMUAN 7

(2)

(3)

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

(4)

Inventarisasi masalah sponsor

Sulit meyakinkan pihak sponsor

Waktu penyelenggaraan terlalu singkat Budget sponsor sudah teralokasi

(5)

Syarat untuk menembus sponsor

1. Segmen (kesamaan antara audiens dengan target konsumen)

2. Volume atau ukuran besarnya event.

3. Tema yang menarik (apakah baru atau konsep yang baru)

(6)

Sikap atau ciri-ciri sponsor

yang kemungkinan berhasil

1. Antusias

2. Menanyakan lebih detail. 3. Sikap yang welcome.

4. Mendeskripsikan (dengan membuat

(7)

Sikap sponsor yang Kemungkinan

menolak

• _{Proposalnya dikirim atau ditinggal nanti saya}

pelajari proposalnya dulu.

• _{Nanti saya kabari lebih lanjut.}

• _{Nanti saya sampaikan ke manajemen, nanti}

telpon kembali.

• _{Saya belum sempat baca. Judul proposal}

eventnya apa. Saya belum lihat proposalnya secara detail.

• _{Maaf untuk saat ini anggaran sudah habis coba di}

(8)

Tips dan trick dalam lobi dan negosiasi

dengan sponsor

• _{Timing (sebaiknya dihindari pembicaraan pada}

hari senin dan jam makan siang atau mendekati jam pulang)

• _{Dianjurkan telpon pada saat jam tidak sibuk}

seperti jam 10 – 11 pagi hari atau jam 14 – 15.30 WIB.

• _{Sikap dalam berbicara}

• _{Menggunakan bahasa tubuh, Gesture bila}

(9)

Sumber sponsorship

• Organisasi

• _{Asosiasi Profesi}

• _{Media massa}

• _{Kelompok tertentu (Hobi, agama, pecinta seni}

dan sebagainya)

• Lembaga dan instansi Pemerintahan

• Lembaga dan instansi swasta

• _{Perusahaan Swasta}

• _{Perkumpulan , misalnya perkumpulan alumni}

(10)

Mengidentifikasikan

calon sponsor potensial

• _{Sponsor potensial adalah mereka yang dalam}

tahap berpromosi.

• _{Cara mengidentifkasinya adalah mengamati}

promosi mereka di berbagai media.

• _{Bisa pula ditanyakan langsung, apakah mereka}

(11)

Berbagai bentuk sponsorship

• _{Barter, misalnya tempat}

• _{Membiayai keseluruhan dari pelaksanaan event}

sebagai sponsor tunggal

• _{Membiayai sebagian besar dari pelaksanaan}

event sebagai sponsor utama.

• _{Berpartisipasi sebagian dari pelaksanaan event}

(12)

Sistem pembayaran dari sponsor

tunggal

1. Pembayaran 100 % ditanggung sponsor

berdasarkan anggaran yang disetujui pihak EO dan sponsor. EO mendapatkan kompensasi

berupa Fee dengan besaran 10-20 % dari total anggaran (Gross)

2. Pembayaran penyelenggaraan event sepenuhnya ditanggung sponsor dari anggaran yang disetujui dan sponsor tidak perlu terlibat masalah teknis keuangan. EO mendapat keuntungan dari selisih diskon pembiayaan (diskon corporate) seperti biaya hotel, catering, dll.

3. EO mendapat keuntungan dari hasil

(13)

Sistem pembayaran lainnya

• _{Event organizer mendapat bayaran dalam jumlah}

tertentu yang disepakati sebagai penghargaan atau jasa yang diberikan. Biasanya untuk

(14)

Melakukan kontak dengan

calon sponsorship

• _{Carilah contact person orang yang menangani}

hubungan dengan promosi atau lebih khusus tentang event-event.

• _{Lakukan pendekatan awal mengenai}

kemungkinan mereka untuk berpartisipasi sebagai sponsor untuk event kita

(Animonya/responnya)

(15)

Lakukan lobi dan negosiasi awal

• _{Untuk mendapatkan sponsor terutama sponsor}

tunggal dan utama perlu melakukan lobi dan negosiasi awal sebelum proposal dibuat.

• _{Tetapkan terlebih dulu 3 calon dan lakukan}

pendekatan dan jangan tergesa-gesa untuk

menentukan mereka menjadi sponsor tunggal.

(16)

Waktu yang tepat mengajukan

proposal sponsorship

• _{Untuk event besar, diajukan saat mereka}

menyusun anggaran tahunan di akhir tahun.

• _{Untuk event kecil hingga sedang. Bisa}

mengajukan kapan saja bila mereka mempunyai anggaran untuk berpartisipasi pada event-event.

• _{Waktu yang tepat bila event tersebut juga sedang}

(17)

Menetapkan harga sponsorship

• _{Harga sponsor harus rasional.}

• _{Disesuaikan dengan besar kecilnya event.}

• _{Harga untuk sponsor tidak baku, feksibel. EO}

(18)

Event exhibition dan event non

Exhibition

• _{Exhibition : Sponsor utama cukup 50 % karena}

ada penjualan stand pameran.

• _{Sedangkan non exhibition: Sponsor utama: 85 %.} • _{Prinsipnya: sponsor utama dapat menutupi biaya}

(19)

Bentuk lain dari sponsor

• _{Ada sponsor yang kita perlukan hanyalah sekedar}

nama dan sponsor ini tidak mengeluarkan dana.

• _{Sponsor semacam ini kadang kita perlukan}

(20)

Peranan Sponsor

1. Untuk menaikkan image dari event itu sendiri. 2. Untuk membantu biaya operasional dari

penyelenggaraan event

(21)

Pembahasan mengenai item sponsor

• EO memberikan point-point yang bisa melibatkan sponsor seperti merchandising, pemuatan logo, penyebutan slogan, pemutaran spot dan jinggle serta bentuk-bentuk promosi lainnya.

• _{Sponsor berhak memberikan masukan dan hal ini}

perlu didiskusikan dan dituntaskan melalui kesepatan MOU termasuk pengaturan

(22)

Kebutuhan Sponsor

• _{Kompensasi yang mengarah pada beneft dari}

perusahaan, organisasi atau lembaga yang memberikan sponsor.

• _{Menciptakan image yang positip bagi pemberi}

sponsor.

• _{Menunjukkan keberadaan (Eksistensi) dari}

(23)

Langkah-langkah dalam

mendapatkan sponsor

1. Inventarisasi semua sponsor

2. Buat daftar dan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial

3. Buat proposal sesuai calon sponsor

4. Kirim dan telpon untuk memastikan proposal diterima dan mintalah waktu khusus untuk membahas proposal tersebut.

(24)

Tips

Berkerjasama dengan sponsor

• _{Menguntungkan keduabelah pihak artinya bagi}

pihak menyelenggara sukses dengan eventnya dan sponsor mendapatkan image dan namanya makin dikenal di kalangan masyarakat.

• _{Terjalin kerjasama yang baik, artinya komunikasi}

(25)

Tips

Berkerjasama dengan sponsor

• _{Evaluasi. Buatlah selalu evaluasi dari setiap}

event. Perbaiki dan carilah solusi terbaik untuk event berikutnya.

• _{Ucapan terima kasih. Sampaikan dalam bentuk}

(26)

Tips

Berkerjasama dengan sponsor

• _{Berkomunikasi secara berkala. Tetap menjalin}

hubungan meskipun belum ada event yang

pas/cocok untuk disponsori. Kadang-kadang ide bisa saja datang dari pihak sponsor untuk

dibuatkan event.

• _{Berikan perhatian pada sponsor, misalnya ucapan}

selamat atas prestasi yang diraihnya. Bahkan kita menyampaikan rasa gembira dengan

(27)

Tips

Berkerjasama dengan sponsor

• _{Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan}

keleluasaan bagi sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan.

• _{Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan}

(28)

Trick

Berkerjasama dengan sponsor

• _{Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan}

keleluasaan bagi sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan.

• _{Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan}

(29)

Trick

Berkerjasama dengan sponsor

• _{Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event}

dan jasa Anda mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang mereka kenal.

• _{Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi}

(30)

Melanggengkan atau menutup

hubungan

dengan sponsor

• _{Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event}

dan jasa Anda mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang mereka kenal.

• _{Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi}

(31)