fi A B IT
EBSBIPUUtr DAI? SARA1I-SARA5
kbsm v t j u s t
1* Akibat perkembangan dalam dunla Ekonoml Perusahaan yang matin meluas maka terasa eangat dibutuhkan sua tu sietira dan prosedur yang effektif dan effisien yaitu bukan hanya oerupakan alat pencatat darlpada ke jadlan-kejadian dl mooa larapau untuk kepentlngan pertanggung jawaban tetapl juga merupakan suatu alat y»hg dlpakal untuk mengorganleir atau raenyusun* «e- ngumpulkan dan mengikhtlsarkan keterangan-kete rangan yang menyangkut seluruh tranoaksl-tranoaks 1 perusaha- an* dl mana para pegawai * keglatan-keglatan9 bahan- bahan dan mealn-^nesin dapat dlsatu padukan aedemlkl- an rupa, oehlngga pengawasan dapat dljalankan eebaik baiknya•
Jadl dalam sistira dan prosedur terdapat pula fungal informasl dan kofttrole yang akan merabantu berhaeil- nya pelakaanaan tugae dan tanggung jawab darl manage* ment dalam perusahaan yang ingin berkembang dewasa
ini. *
pencatatan dan fangel pengawasan haruo dilakeanakan eecara terpieah {tidak berada dalam catu tangan)* Pada P#fl • Sanubari yang bereifat sehagal F;*T* Ke - luarga/Ferttitup dan dengan struktur organises! yang sedexhana, dl m a m kesederhanaan Ini dldaearkan atao 2 (dua) pertirabangan ialah « pertirabangan bia- ya dan pertimbangan keamanan hart a railik perusahaan Dengan daoar pertimbangan ini, makaeemua fungsi-fung- si yang penting dipegang oleh para anggota keluarga, dan lebih jauh lag! aklbatnya adalah terjadinya te- nyak perangkapan fungal*
Vfioalnyai Kasir oelain bertugao menerioa/inengeluar- kan/raenyimpan uang juga mengerjakan buku Kac dan mem buat faktujvfaktur penjualan bilamana perlu; Petugas penagih dalam kota selain melakukan penagihan juga mengerjakan kartu-kartu piutang yang bertmbungan de ngan penagihan teraebut*
Mtinjau d ari segi kontrole intern, perangkapan fungsi Bedemiklan tldak diperkenankan karena sang&t membahayakan kepentlngan perusahaan •
3* Belura ada job dleorlptlon sehingga iudah terjadi »a- llng melemparkan tanggung jawab*
Sesuai dengan Bifat kedua care penjualan tereebut di raana perusahsan/para penjual berhadapan langsung dengan para langganan/pembeli* maka hal ini raenga- kibatkan diperlukatmya suatu eietira dan prosedur yang kbusus yang menyimpang darl sistim dan prosedur penjualan/penyelesalan peoanan yang normal seperti yang telah diuralkan dalam bab Ii di atas*
Oleh karena itu dalam prosedur penjualan yang dite- rapkan oleh P.'S * Sanubari dl raana tidak dlpergunakan register order, hal Ini dapat diteriraa. Stetapi oeba- liknya, aebagian darlpada penjualan adalah penjualan kontan yang menyangkut maoalah uang aehingga raener— lufcan ponyelesaian yang hati-fcati dan kontrole ycng intensif.
5. Bada penjualan eecara canroas dloamplng prosedur penjualan, maka terdapat Juga beberapa prosedur lain nya yaitu t
- prosedur pengaiifbilan barang-barang•
- Prosedur pertanggung Jawaban penjualan dan hasil penagihan*
Prosedur pertanggung Jawaban slsa parang*
6* Salesmen, bertugas sebagal penjual dan cekall gus merangkap sebagal penagih* Oleh karena itu diperlu- kan pula suatu kontrole yang intensif. Untuk inia
Penggtmaan ka rtu -ka rtu sale s in i a e la ln daripada 11* nla tum ya yang kurang te pat* maka juga b e ra rtl me- nanbah pe kerjaan/ keslbukan para salesmen sehingga
dapat mensbawa pengaruh le M h jauh ya itu peraboroaan waktu, tenaga dan b iaya •
7* Wengingat perkembangan daripada peruoahaan aaka p e r- lu la h dlte rapkan suatu s ls tlm dan pro se dur yang e f - fe k tlf dan e ffle ie n eehingga dapat d itlngka tka n in fo rm a s i, ko ntro le in te rn dan pengurangan b ia ya -b ls ya a d o in ie tra s i* ' ,
SABAg * S t
Oleh karena itu aaran-e aran karai adalah a
1 . Sebaiknya peruoahaan cudah harus raulai raemiklrkan kearah ko ntlnulta e dan perkembangan perusahaan de ngan berusaha aedemiklan rupa untuk mengadakan p e a l- sahan funge i yang te gas dan nenetapkan wewenang dan tanggung Jawab maslng-nasing* ya itu *
a* Pekerjaan-rpekerjaan yang berhubungan dengan pen jua la n barang-barang (a d m ln io tra tif Ic o m e re ill) adalah tugas d a rl bagian penjualan*
Untuk jnsmudahkan pertanggung jawsbannya, taaka Kaoir hendaknya aembuat eatatan-catatan kronolo- gia dGripada nutaci^fautaoi Xas dalam bentuk "buku kasir* (klad-kacir). Baku kaoir ini tidak aeaptt- nyai artl koratabei n e m sekail* jadl hanya taeru- pakan alat pcmbantu untak kontrole antara saldo Has yang sebenarnya dan ealdo raenumt perkiraan buku beaar "Kas" yang ada dibagian edrainiotraoi/ penbukuan.
Pada eetiap penerimaan uang* kaair harm; membuat tanda terina rangfcap 3 (tiga) t
r Untuk yang beroangfcutan*
r Ke bagian admini&traei/buku Kao.
*■ Kraip kasir dan tinggal melekat pada bukunya* ' c* Pekerjaan-pekerjaan admin*stratit finanBiil yang
timbal-dari penjualan .barang-b&rang adalah tugaa bagian adainistrasi/pembukuan. Dalam hal ini ber- hubungan dentin penger;Jaan :
- Buku Kao
-? Buku Penjualan - iartu-kartu Blaya - Eartu-kartu Piutang
■* Kartu-kartu Pereediaan (K.V*A,)
. tereebut .•
Selanjutnya untuk menlngkatkan informasi dan kon trole intern maka sebaiknya t
- Baku Kas dibuat tabe laris sehingga dapat oe- nunjukan dengan cepat Jenla-jenis penerlmaan dan pengeluaran.
- Dalan buku penjualan yang dalam hal ini telah dibuat dalam kartu-kartu per jenis barang* oe lain dicatat penjualan^penjualan kredit juga perlu dicatat penjualan-penjualan kontan* yang masing-raasing dicatat dalam kolom-kolon
ter-*
sendiri.
• Dipakai register order terutama untuk penjual- an langDung dari peruaahaan karena sering pa rs pembeli dari luar kota/pulau aemeean dengan 3alan menitlpkan peoanannya/euratnya kepada 6rang lain yang kebetulan datang keperusahaan. SeMngga untuk menjamin keamanannya perlu di buat regieter order.
2* Deri arus dokumen penjualan secara caffiraca yang da pat dilihat dari bagan no* 3* ©ebagai ©aran kami adalah j
a. SuraWalan digantl dengan forotdlr "Pengambllan dan Pengeobalian Barang” (gambar. no. 9)*
- tint ok salesmen* - Untuk gudang.
- Untuk K.V.A.
Salesmen beraaraa-eama soplr raengembil barangnya
dl gudang*
/
c* tfldak prlu dlbuat *Da£tar Muat*
d* X&por&n sales harlartf eebailcnya dlbuat dalam for- mullr khueus yang telab dlsedlakan, untuk nemper- taudah/nempereepat pekerjaan para salesmen*
3* Penjualan kontan t oleh salesmen dlbuat faktur rang- kap 3 (tlga) t
- Asll/putih t tint uk iangganan •
- Tembusan pertama/faerah untuk per tanggung jawaban salesmen dan selanjutnya lieerahkan kekantor*
- Tembusan keduaAlruf tinggal melekat pada bukunya Belaln dlbuat faktur juga dlbuat tanda terlma rang- kap 3 (tlga) *
- Untuk Iangganan
- Untuk pertanggung jawaban salesmen yang eelanjut- nya bersama-eama fakturnya dicerahkan kekantor* - Tinggal melekat pada bukunya.
4* penjualan Kredlt t dlbuat faktur rangfcap 3 (tlga) * - Aeli/putlh, dltahan salesmen untuk pertanggung
- tfeobusan pertama/foerah, dlserahkcm pads langgan- an.
- Tembuaan k e d uaA ln i i t i n g g al o elekat pada
buku-nya.
5* Soplr/perabantunya raengacbil/aenurtmkan barang d arl
taobil dengan diawaei salesmen#
6. Tldak: perlu dibuat kartu-kartu sales*
?* Penaglhan t
•t
a* Mmlnistrasi piutang, eehari eebeluamya audah ha rus qembuat daftar^-daftar piutang yang akan dlta- gih oleh ptfra salesmen besok harinya• Jadi bdrda- rsarkan faktur-faktur ( s o i l ) yang dl file per dae- rah penjualan» dicatat &lam "Daftar Tagitmn/inka- 00**
Untuk memudahkan pekerjaan maka sebaiknya daftar ini dibuat forraulir khuoue dengan liniatur seba- gal berf.kut (gambar 10) «
Daftar Tagihan/Daftar Inkaso ini dibuat rangkap
3 (tiga), kemodlan bersaroa-sama dengan faktur-
faktumya dlaerahkan pada yang beiwewenang untuk nengeceknya, diparaf dan selanjutnyst 1 (sata) lem*
bar tejfibusan ditahan sedangkan 2 (dua) lenbar
0
' lainnya dikenbalikan ke administraal piutang.
G
A
M
B
A
R
1
eebagal tanda teriaa faktur-faktur yang akan d l t a
gih eerfca 1 (eetu) lembar daftar tagihan t e r a e b u t .
Mia langganan merabayar, faktumya dioerahkan, dan oleh salesmen dibuat tanda terima rangkap 3 (tigs) i
- Dlscrabkan kelangganan
- Untuk pe rtanggung Jawaban salesmen - Tlnggal melekat pada bukunya.
Sekembali dl kantor, uangnya disctor kekaeir ber- oana-sama uang haell penjualan tunal, kaslr tneta- buat tanda terltna dan raemaraf Daftar-Tagihan* Selanjutnja Daftar Taglhan, Iftporan Sales Harlan, cerfca dokumen-dokumen lairmya diserahkan kebagian penjualan untuk dl cek dan akhimya diserahkan ke bagian pembukuan*
Faktur-faktur yang tldak tertagih, dlfcsaballkan keadmlnistraQl piutang setelab dl cek, di file kemball*
b* Dengan demlklan plutang-piutang yang terjadl ka- rena penjualan kredit dalan kota tldak perlu di- buatkan kartu-tertu piutang tersendlridtai tldak
perlu adanya petugae pemglh yang khusus untuk itu*
9. Oleh karena banyaknya 3uralah barang yang ada di gu- dang kecll (dalam perusahaan)* natea diperlukan pula euatu pengawasan yang teliti a taenya* oehingga untufc itu perlu dlbuat fcartu-kartu persed la an khueus untuk Gudang-JCeeil teraebut yang dikerjakan berdasarkan bon-bon pengaabllan dan faktur-faktur penjualan* 10# Setiap kartu hendaknya diberi wlabeln mioalnya i
