Nama : Jefrei labudo Nim : 14121012
Prodi : Sistem informasi Tugas : Administrasi bisnis
(SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (SPI))
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Sistem Pengendalian Internal yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.
Sistem Pengendalian Internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas Cost-Benefit.
Hartanto memberikan penjelasan tentang Pengendalian Intern dengan membedakan kedalam arti yang sempit dan dalam arti luas secara lengkap disebutkan : Dalam arti sempit : Pengendalian Intern disamakan dengan “Internal Check” yang merupakan prosedur-prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi, seperti mencocokkan penjumlahan Horizontal dengan penjumlahan Vertikal. Dalam arti luas: Pengendalian Intern dapat disamakan dengan “Manajemen Control”, yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi/mengendalikan perusahaan. Dalam pengertian Pengendalian Intern meliputi : Struktur Organisasi, formulir-formulir dan prosedur pembukuan dan laporan (Administrasi), budget dan standart pemeriksaan intern dan sebagainya. (Hartanto, 1997 : 51).
Sedangkan Zaki Baridwan juga dapat mengartikan Pengendalian Intern sebagai berikut : Pengendalian Intern meliputi rencana organisasi dan metode serta kebijaksanaan yang terkoordinir dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketepatan dan sampai berapa jauh data akuntansi dapat dipercayai, menggalakkan efisiensi usaha dan dapat mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digaris bawahi. (Zaki, 1998: 97)
Dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) Pengendalian Intern di definisikan sebagai berikut:
“Sistem Pengendalian Intern meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong di taatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.”
Pengendalian Intern sebagai Manajemen Control (Arti Luas). Selanjutnya apabila unsur-unsur yang terdapat pada Sistem Pengendalian Intern yang telah sesuai dengan definisi di kelompokkan dua sub sistem, maka kedua sub sistem tersebut terdiri dari sub sistem “Pengendalian Administrasi (Administrative Control) dan “Pengendalian Akuntansi” (Accounting Control). Pembagian dalam sub sistem ini secara langsung dan lengkap dalam buku Norma Pemeriksaan Akuntansi, jadi dalam arti yang luas, Sistem Pengendalian Intern mencakup pengendalian yang dibedakan atas pengendalian Intern yang bersifat accounting dan administrasi. (Ikatan Akuntansi Indonesia, 1998 : 23).
Dari keempat definisi yang diungkapkan di atas tersebut, dapat disimpulkan bahwa, Sistem Pengendalian Intern merupakan suatu “Sistem” yang terdiri dari berbagai macam unsur dengan tujuan untuk melindungi harta benda, meneliti ketetapan dan seberapa jauh dapat dipercayai data akuntansi, mendorong efisien operasi dan menunjang dipatuhinya kebijaksanaan Pimpinan.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern : 1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.
Secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Internal meliputi :
· Chief Executive Officer (CEO) · Chief Financial Officer (CFO)
· Controller / Director Of Accounting & Financial · Internal Audit Comitee
Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal
a. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk
melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap Aktiva, Utang, pendapatan dan biaya
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah
Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur sistem pengndalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
1. Menjaga kekayaaan dan catatan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi dengan menggunakan sumber daya dan sarana. Secara berdaya guna dan berhasil guna.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian internal vs pengendalian manajemen: 1. Pengendalian internal
a pengendalian manajemen terdiri dari pengendalian intern dan ekstern
b. lebih menekankan pd tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendallian manajemen
untuk mencapai tujuan
c. meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan. 2. Pengendalian manajemen
a. mengendalikan terdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi
b. menekankan pada pengendalian terhadap mengamankan aktiva perusahaan dengan
melakukan pecatatan akuntansi memadai
c. meliputi akuntansi meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan taat pd hukum yang berlaku. COSO memperkenalkan lima komponen pengendalian intern sebagai pembaharuan dari
pengendalian manajemen, pengendalian manajemen lebih menekankan terhadap prosedur, sementara pengendalian intern lebih menekankan peran manusia/pelaku dibandingkan serangkaian prosedur.
Manfaat pengendalian interen adalah :
Beberapa manfaat atau fungsi pengendalian interen antara lain adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan aksesibilitas pekerjaan yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para kariawan
2. Menjamin tersedianya kualitas yang baik dalam perusahan 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 5. Menetapkan investasi yang melalui pengendalian tersebut
.6. Memperbaiki produktivitas dalam pekerjaan
7. Organisasi menggunakan pengendalian agar dapat tertata baik sesuai prosedur yang ditetapkan
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
1. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan). Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
2. Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan (desentralisasi maupun sentralisasi).
3. Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
4. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
5. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
6. Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
7. Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.
Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi
Tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian intern akuntansi yang baik dalam perusahaan adalah terletak ditangan manajemen puncak, karena dipundak merekalah tanggungjawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan terletak.
Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak adalah
a. sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur keuangan saja b. adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat menggantikan
kekurang-ahliannya dalam mengelola perusahaan
c. sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg disebut dgn satuan pengawas intern dalam perusahaan
d. adanya pendapat bahwa perancangan dan penerapan sistem pengendalian intern merupakan tanggung jawab satuan pengawas intern
Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi adalah bertitik tolak dari 2 tujuan sistem, yaitu
1. Menjaga kekayaan perusahaan
a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui sistem otorisasi yg telah ditetapkan
pembatasan akses langsung terhadap kekayaan
pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada
pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yg sesungguhnya ada
Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan
pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang
pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg diberikan oleh pejabat yg berwenang
b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi
pencatatan semua transaksi yg terjadi
transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi
transaksi dicatat dalam jumlah yg benar
transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya
transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya
transaksi dicatat & diringkas dgn teliti
Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingungan Pengolahan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented). Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented). Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Perbedaan karakteristik Sistem Manual dengan Sistem Komputer Pengendalian Intern Akuntansi dalam
Sistem Manual
Pengendalian Intern Akuntansi dalam Sistem Komputer
Pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjaan klerikal
Karena ketelitian & kecepatan pengolahan data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yg menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi
Dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting & dokumen yg diproses melalui sistem
Komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual
Manual system menitikberatkan pengendalian di tangan manusia, yg dicapai dgn pembagian tanggung jawab
Sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab
pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian
fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data
1. Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi. Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program. b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan. Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer. c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi : a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru
b. Prosedur pengujian program. c. Prosedur pengubahan program. d. Dokumentasi.
3. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama : a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer. c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing. Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
a. Akses ruangan komputer yang terbatas
b. pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form
c. password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer
d. Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam penyimpanan
e. penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer f. prosedur pembuatan backup
g. pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem pengendalian intern komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda karateristik dan kebutuhan pengendaliannya). Misalnya komputerisasi kepegawaian tentu berbeda resiko dan kebutuhan pengendaliannya dengan sistem komputerisasi penjualan, apalagi bila sistem penjualan tersebut didesain web-based atau E-Commerce.
Tujuan pengendalian aplikasi
1. menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap
2. menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
3. menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn keadaan
4. menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yg telah ditetapkan 5. menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi. 2. Pembagian tugas.
3. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. 4. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5. Pengecekan independen terhadap kinerja. Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain. Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan. Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Pengendalian rnal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).
Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.
Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program. b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program.
d. Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama : a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer.
c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer.
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.
Keterbatasan Sistem Pengendalian Internal 1. Kesalahan dalam pertimbangan.
2. Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi.
Istilah-istilah penting Sistem Pengendalian Internal a. Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition) b. Kelemahan Material (Material Weakness)
c. Kompensasi Pengendalian (Compensating Control) Jenis-jenis Sistem Pengendalian Internal
1. Pengendalian Akuntansi Pengertian
Pengendalian akuntansi (accounting control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam unsur pengendalian internal poin 1 dan 2 yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan untuk mencegah terjadinya inefisiensi. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai dengan Standar Akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian akuntansi mencakup semua aspek dari transaksi-transaksi keuangan seperti misalnya pembayaran kas, penerimaan kas, arus dana, investasi yang bijaksana dan pengamanan dana dari penggunaan yang tidak syah.
v Tujuan
Tujuan utama dari pengendalian akuntansi adalah: a. Menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan. b. Memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi.
Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan jaminan yang cukup beralasan atau meyakinkan terhadap:
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik yang sifatnya umum maupun yang sifatnya khusus
b. Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk : ü Penyusunan laporan keuangan
ü Menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan
ü Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada wewenang dari manajemen c. Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya dengan kekayaan riil
v Bentuk-bentuk Pengendalian Akuntansi a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum adalah suatu pengendalian terhadap semua aktivitas pemrosesan data dengan komputer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan data. Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi: Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.
Yang termasuk dalam pengendalian umum diantranya : § Pengendalian organisasi dan operasi
§ Pengendalian dalam pengembangan sistem § Pengendalian atas Dokumentasi
§ Pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak sistem lainnya
§ Pengendalian penggunaan komputer, fasilitas dan datanya
b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi adalah suatu pengendalian yang mencakup semua, pengawasan transaksi dan penggunaan program- program aplikasi dikomputer. Untuk menjaga agar setiap transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diproses, dan dilaporkan dengan benar.
Tujuan dari pengendalian aplikasi adalah untuk mencegah atau mendeteksi adanya penyelewengan akan aplikasi program yang diterapkan pada sistem perusahaan.
2. Pengendalian Administrasi Ø Pengertian
Pengendalian administrasi (administrative control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam unsur pengendalian internal pada poin 3 dan 4 yang meliputi rencana, prosedur
dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang ditetapkan.
Pengendalian administrasi dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi). Pengendalian administratif mendukung pengendalian akuntansi yang berorientasi pada manajemen.
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.
Yang termasuk dalam pengendalian administratif, yaitu:
a. Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan induk (master plan), perennaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow forecast) dan pengendalian perediaan (inventory control)
b. Pengendalian personil, yang terdiri dari recruitment, pelatihan, evaluasi pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan transfer
c. Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan system untuk melaporkan penyimpangan Tujuan
Pengendalian administratif memiliki tujuan utama: 1) Meningkatkan efisiensi operasi kegiatan
2) Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan
Ø Bentuk-bentuk Pengendalian Administrasi a. Pengendalian umpan balik
Pengendalian umpan balik adalah suatu proses mengukur keluaran (output) dari sistem yang membandingkan dengan suatu terstandar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan maka akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan (input) sistem selanjutnya. Pada sistem ini keluaran (output) tidak ikut andil dalam aksi pengendalian. Di sini kinerja kontroler tidak bisa dipengaruhi oleh input atau masukan referensi.
Pengendalian umpan maju atau disebut juga dengan istilah umpan balik positif adalah mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem umpan balik. Supaya suatu keluaran (output) dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Dan selama proses terjadi didalam sistem maka selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan, sebelum terlanjur fatal pada keluarannya. Pengendalian jenis ini adalah suatu sistem pengaturan dimana sistem keluaran pengendalian ikut andil dalam aksi kendali.
Referensi :
- See more at: http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html#sthash.dXWtNUhA.dpuf
