BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Perkembangan dan kemajuan Universitas Bina Nusantara (UBiNus) saat kini telah dapat dilihat bersama hasilnya telah menjadi salah satu perguruan tinggi yang besar, terkemuka dan berada pada posisi yang cukup disegani baik oleh pelaku di dalam lingkungan pendidikan nasional, kebanyakan masyarakat, para orang tua maupun profesional atau pelaku bisnis secara umum. Hal ini salah satunya dikarenakan telah dirasakannya manfaat secara langsung ataupun tidak langsung dari para alumni atau lulusan yang telah beredar dan terserap di berbagai bidang di berbagai kota dan negara. Dalam pembicaraan Perguruan Tinggi secara nasional terutama dalam bidang teknologi informasi, nama UBiNus telah benar-benar berkibar dan mendapatkan tempat yang tertinggi.
Hasil yang telah dicapai tersebut di atas merupakan hasil karya dari suatu perjalanan panjang yang pada awalnya yaitu pada tanggal 21 Oktober 1974 hanyalah berangkat dari sebuah tempat kursus komputer. Perjalanan panjang tersebut tentunya juga hampir selalu disertai tantangan dan hambatan bagi pendiri dan pengelola. Nama Bina Nusantara sendiri mengandung makna dari para pendirinya yang berkeinginan turut serta membangun masa depan bangsa, masyarakat di seluruh Indonesia, melalui ilmu pengetahuan dan teknologi (Katalog 2001 – 2002).
Besarnya kapasitas UBiNus saat ini dapat dilihat secara langsung antara lain dari jumlah mahasiswa ‘on campuss’ yang diterima setiap tahunnya hampir selalu berkisar sejumlah angka 6.000 mahasiswa baru dengan jumlah keseluruhan mahasiswa (jenjang Strata 1 dan Diploma 3) pada tahun ajaran 2001 – 2002 ini adalah sekitar 23.500 mahasiswa.
Tabel di bawah ini akan memberikan gambaran atas keterangan mahasiswa yang intake pada UBiNus selama 3 tahun terakhir.
Tabel 1.1. Jumlah Penerimaan Mahasiswa Baru UBiNus S1 dan D3 TAHUN PENERIMAAN JUMLAH MAHASISWA BARU 1999 – 2000 6000 ** 2000 – 2001 6282 * 2001 – 2002 5092 *
(* diambil dari data Admisi; ** dari B. Kemahasiswaan)
Suatu jumlah yang tidaklah dapat dikatakan sedikit. Salah satu contoh ukuran keberhasilan dari yang tercermin dari angka-angka tersebut, cukup menarik banyak pihak perguruan tinggi baik dari swasta ataupun negeri lainnya sehingga merekapun kemudian melakukan studi banding di UBiNus.
Tim perumus UBiNus melihat tantangan ke depan dan kemudian telah menetapkan Sasaran UBiNus pada tahun 2005 selain Misi dan Visi yang telah dimiliki sebelumnya. Sasaran tersebut diturunkan menjadi 4 (empat) rencana pengembangan, terdiri dari: rencana pengembangan sumber daya manusia, rencana pemasaran, rencana pengembangan akademik serta rencana operasi dan administrasi.
Seiring dengan perkembangan yang terjadi di Universitas Bina Nusantara dan juga diikuti semakin bertambahnya fasilitas untuk mendukung kegiatan operasional dan akademik terutama setelah berdirinya Kampus Anggrek, dibentuklah mulai saat itu (sekitar tahun 1997) satu bagian khusus yang seperti pada umumnya pengelolaan gedung lainnya disebut Building Management. Bagian yang baru dibentuk setingkat dengan biro ini pada dasarnya merupakan perubahan dan sekaligus juga suatu peningkatan, mengingat sebelumnya masih berada pada tingkat sub-biro yang berada di bawah Biro Personalia dan Sarana Umum.
Building Management atau sering disingkat hanya menjadi BM berawal dari pemikiran untuk lebih mengarah pada tuntutan pengelolaan gedung yang lebih profesional. Building Management dilihat dari struktur organisasi di UBiNus berada di bawah Finance Directorate dimana direktorat ini mempunyai nama lengkap sebelum mengalami perubahan seperti sekarang ini adalah sebagai Direktorat Keuangan dan Sarana Umum.
Di dalam rencana strategis ke depan, peranan Building Management turut mendukung terealisasinya tujuan di dalam Rencana Pengembangan Sumber Daya sebagaimana disinggung di atas yang kemudian dapat dilihat lebih jauh mempunyai peran dalam realisasi Sasaran Pengembangan Sumber Daya Fisik yang terkait.
Building Management juga mempunyai peran yang dapat dilihat sebagai unit fasilitator dan sekaligus unit pendukung dimana kemudian menjadi salah bagian yang tidak dapat dipisahkan di dalam sistem organisasi Bina Nusantara secara keseluruhan. Sebagai unit fasilitator memberikan arah makna bahwa hampir setiap acara yang diselenggarakan oleh setiap bagian dari universitas, selalu memerlukan bantuan dalam
penggunaan segala fasilitas kampus yang ditangani oleh Building Management. Oleh karena itulah, bersamaan dengan peran fasilitator tersebut, terkait pula fungsi atau peran yang memberi dukungan kepada unit dan bagian lainnya.
Area fisik yang tercakup di dalam lingkup kerja Building Management secara keseluruhan dapat dilihat dari fasilitas yang ditangani sebagaimana dapat dilihat melalui tabel di bawah ini:
Tabel 1.2. Data (parsial) Cakupan Building Management Universitas Bina Nusantara
Objek Kampus Anggrek Kampus Syahdan SMU ‘Binus
High’ Ruang Kuliah 60 57 18 Ruang Laboratorium 11 21 5 Luas Bangunan (m2) 26.108 15.442 4.785 Jumlah karyawan Building Management 82 105 (termasuk area Binus Center) 22
Struktur Organisasi Building Management mempunyai 5 (lima) section di bawah Building Manager yang terdiri dari: Housekeeping, Landscaping, Maintenance Engineering, Security, Civil and General Work serta Parking, dimana masing-masing section tersebut di bawah kepemimpinan seorang Section Head.
Dalam aktivitas keseharian, area-area Building Management tersebut selalu berada di antara segala kegiatan operasional – akademik, dimulai dari saat seseorang mahasiswa, karyawan atau tamu lainnnya yang akan masuk ke dalam kampus hingga saat seseorang meninggalkan kampus kembali. Selama mereka semua masih
melakukan aktivitas di dalam kampus maka bagi Building Management semuanya adalah pelanggan yang pada posisinya sepatutnya diberikan layanan yang terbaik.
Peran multidimensional yang perlu terus dijalankan serta keharusan untuk mengikuti perkembangan fasilitas dan sarana Bina Nusantara yang terus bertambah seiring dengan jumlah mahasiswa yang juga akan terus meningkat, membuat Building Management harus dapat menjaga ataupun meningkatkan performanya untuk dapat mengikuti perubahan-perubahan di sekitarnya. Area di bawah Building Management bagaimanapun akan terus disorot oleh setiap orang sesuai dengan peran tanggung jawabnya di dalam berhadapan langsung dengan setiap pelanggan.
1.2. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Building Management sebagai salah satu organisasi di UBiNus yang mempunyai cakupan cukup luas baik dilihat dari fasilitas atau sumber daya fisik dan sumber daya manusia yang harus dijalankan melalui tanggung jawabnya dalam fungsi pelayanan dan dukungan yang optimal merupakan faktor-faktor yang cukup strategis dalam kelancaran kegiatan operasional dan akademik. Dengan cukup besarnya
organisasi Building Management (mempunyai jumlah staf sejumlah 209
karyawan/wati atau kurang lebih 20% dari jumlah tenaga staf dan dosen UBiNus keseluruhan) sekaligus juga akan dapat berpotensial menjadi masalah di masa mendatang bila tidak mempunyai arahan ke depan semenjak awal terutama bila melihat faktor cepatnya perubahan yang selalu terjadi di sekeliling UBiNus yang dikarenakan selalu timbulnya keinginan untuk memenuhi tuntutan yang semakin luas dan beragam.
Cepatnya perubahan tersebut termasuk pertumbuhan jumlah mahasiswa diikuti karyawan maupun dosen, harus dibarengi dengan cepatnya hubungan antara sumber daya manusia, manajer gedung sebagai perwakilan pelaksana di bawahnya sehingga tujuan utama untuk memberikan pelayanan terbaik tetap dapat dicapai.
Perubahan-perubahan yang cepat terjadi telah menimbulkan permasalahan secara tidak langsung pada segi keamanan dan ketertiban baik keamanan mahasiswa, staf maupun fasilitas dan sarana, termasuk milik Yayasan yang semakin sulit untuk dipantau secara menyeluruh, satu per satu. Terjadi beberapa kehilangan, kerusakan yang merupakan cerminan karakteristik mahasiswa sebagai anak muda. Dari segi kebersihan dan keindahan juga timbul beberapa permasalahan yang memerlukan perhatian lebih ekstra. Kenyamanan yang menjadi kebutuhan bersama seringkali juga menjadi hal yang selalu menjadi kendala dikarenakan misal dalam situasi pelayanan perparkiran, situasi pada sarana umum (misal elevator, escalator, food court, toilet dsb.) hingga situasi pengajaran di dalam kelas yang tidak nyaman karena berbagai sebab, unit pendinginnya menjadi bermasalah sehingga temperatur ruangan berubah menjadi kurang dingin.
Perubahan-perubahan tersebut tentunya dapat mempunyai implikasi sangat luas, diantaranya bahwa semua karyawan dari tingkatan paling tinggi hingga paling bawah perlu untuk mempunyai kesamaan pandangan dan kesamaan langkah. Arti sebaliknya - sebagai sebuah perimbangan persepsi - bahwa karyawan yang berada di tingkat bawahpun harus dapat mengerti bahkan harus dapat mengikuti apa yang dimaksudkan oleh atasannya. Dengan demikian berarti semua bagian sistem di dalam organisasi harus dapat belajar, dapat menangkap makna dari segala sesuatu yang
terjadi dan ‘disampaikan’ sekeliling sekitar kita. Informasi menjadi kemutlakan yang dibutuhkan setiap karyawan karena setiap orang harus dan ingin belajar, untuk memperoleh informasi. Hal ini dapat dikatakan secara keseluruhan bahwa organisasi sedang dalam belajar meski dalam penelaahan selanjutnya masih dapat saja menyiratkan cukup banyak pertanyaan seperti misalnya bagaimana dapat mengatakan bahwa sebuah organisasi dapat dikatakan telah mencapai tahap learning organization; bagaimana perubahan ‘behavior’ baik dari sisi ‘personnel’ , sisi ‘organizational’ ataupun sisi ‘customer’ yang secara konkret dibutuhkan; ‘policies’ dan program apakah yang harus dijalankan; bagaimana kita menentukan saatnya untuk berangkat belajar dari suatu titik (saat ini) menuju ke masa depan.
Perlunya peran serta setiap karyawan untuk memberikan arahan bahwa dengan segala perbedaan atau beragamnya latar belakang setiap personil bukanlah dipandang sebagai suatu problema sampai didapat kesamaan tujuan bersama. Adanya kesamaan berarti telah diperolehnya standar kualitas yang dapat diterima bersama-sama. Kualitas yang tidak memenuhi persyaratan maka akan berpotensi untuk mengaburkan kebersamaan sehingga akan menjauhkan pada pemenuhan kepuasan seperti yang diharapkan oleh seluruh bagian.
1.3. PEMBATASAN
PERMASALAHAN
Adapun pembatasan-pembatasan yang penulis lakukan dalam penelitian ini dan menarik kesimpulan dari analisis permasalahan adalah dalam hal-hal sebagai berikut:
a. Organisasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah organisasi Building Management sedangkan yang menjadi objek penelitian adalah sebatas area Kampus Anggrek dan Kampus Syahdan.
b. Pemahaman makna efektifitas tidak dilakukan melalui pengukuran kualitatif melainkan melalui pengumpulan data kuantitatif dengan penyebaran kuesioner kepada setiap aspek yang terkait dengan dukungan yang diberikan oleh area Building Management.
c. Pelanggan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah pelanggan eksternal Building Management yang didukung proses internal atau section di bawah BM, yaitu: para staf operasional/Biro/UPT dan staf akademis. Area tersebut dilihat lebih menonjol interaksinya terhadap aktivitas Building Management. d. Penggunaan kata ‘dukungan’ di dalam pembahasan penelitian ini akan lebih
sering digunakan untuk mengganti kata ‘layanan’ agar dapat lebih menunjukkan fungsi kesetaraan dalam suatu fungsi organisasi yang terintegrasi dan adanya saling keterkaitan.
1.4. PERUMUSAN PERMASALAHAN
Dari semua gambaran kondisi aktual organisasi Building Management yang telah dijelaskan dan juga gambaran terhadap segala implikasi yang mewakili deskripsi situasi ideal berdasar sasaran organisasi UBiNus secara lebih luas serta semua pertanyaan-pertanyaan awal pada identifikasi permasalahan di atas maka diperoleh
problem statement atau permasalahan pokok dari penelitian yang penulis lakukan dalam penyusunan tesis ini.
Permasalahan pokok yang mendasari penelitian ini adalah:
1.
Apakah ada pengaruh antara kualitas sumber daya manusia, efektivitas dan pembelajaran terhadap peningkatan kepuasan karyawan di Building Management Universitas Bina Nusantara.2.
Apakah ada hubungan antara kualitas sumber daya manusia, efektivitas dan pembelajaran dengan peningkatan kepuasan karyawan pada organisasi Building Management di Universitas Bina Nusantara.1.5.
TUJUAN PENELITIAN
Penelitian yang penulis lakukan dalam rangka penyusunan tesis ini mempunyai tujuan sebagai berikut:
a. untuk memperoleh deskripsi performansi sumber daya manusia di bawah organisasi Building Management
b. untuk mengetahui efektifitas dukungan yang dapat dilihat melalui unjuk motivasi pada sisi sumber daya manusia untuk belajar atau berubah
c. untuk melihat keterkaitan antara efektivitas dengan tingkat kepuasan yang diperoleh pada sisi pelanggan atau karyawan
d. untuk mengetahui seberapa jauh kualitas sumber daya manusia Building Management dapat memuaskan kebutuhan karyawannya.
1.6. MANFAAT PENELITIAN
Dari hasil akhir penelitian ini yaitu diketahuinya hubungan antara kepuasan karyawan dengan kinerja serta kualitas sumber daya manusia Building Management sehingga kemudian manfaat yang diharapkan dapat diperoleh adalah:
1. Bagi pelanggan internal pada Building Management yaitu bagi karyawan/wati Building Management akan diperoleh umpan balik dari segala upaya yang telah dilakukan oleh para staf Building Management selama ini. Masukan-masukan yang diterima diharapkan dapat semakin mengenali kelemahan, kekurangan di dalam pengelolaan seluruh bagian untuk selanjutnya dapat diperbaiki, dibenahi atau juga dilakukan perubahan pola pikir yang melandasi segala aktivitas yang diketahui ternyata tidak sesuai dengan harapan karyawan. Sebagai masukan yang positif maka hal itu juga sangat bermanfaat agar dapat tetap terus mempertahankan kinerjanya. Masukan positif juga dapat dibuat sebagai suatu standar atau tolak ukur untuk terus melakukan perbaikan berkesinambungan sesuai salah satu budaya mutu Universitas Bina Nusantara.
2. Bagi pelanggan eksternal (di dalam UBiNus) yaitu bagi mahasiswa, dosen, staf dan manajemen: pelayanan atau dukungan Building Management yang diterima diharapkan mengalami perubahan dari yang kurang dan tidak baik akan menjadi semakin baik sehingga semua karyawan menjadi semakin puas dan merasa nyaman dalam beraktivitas di dalam kampus. Pada akhirnya semua akan merasa senang saat berada di kampus dan merasa aman, tenang untuk bekerja atau belajar, kuliah dan kemudian dapat berimplikasi pada meningkatnya produktivitas segenap aspek civitas
academica sehingga misi, visi maupun strategi Universitas Bina Nusantara dapat tercapai.
Organisasi yang dapat belajar memberi makna bahwa setiap karyawan adalah sebagai pekerja ilmu dan di dalam suatu organisasi yang memiliki pekerja-pekerja ilmu akan mempunyai kelembamam/’inertia’ untuk mengikuti apapun perubahan. Hal tersebut dikarenakan karyawan pada organisasi Building Management khususnya akan semakin mengerti tugas tanggungjawab di dalam fungsinya sebagai salah satu unit layanan atau pendukung dalam operasional – akademik universitas dan juga pada posisi di tengah kondisi semakin bertambah luasnya properti yang dikelola Universitas Bina Nusantara.
3. Manfaat bagi masyarakat secara luas: apabila komponen-komponen dalam sebuah organisasi mengalami keterlambatan untuk mengikuti perubahan atau bahkan mempunyai resistansi terhadap perubahan maka organisasi akan mengalami stagnasi dan akan sangat mungkin terjadi suatu kondisi yang menjadikan organisasi semakin lama semakin sulit mengikutinya sehingga akan semakin banyak terbebani hambatan untuk maju dan berkembang. Sasaran dan rencana pengembangan serta mungkin visi dan misi UBiNus yang menjadi tujuan bersama terutama dalam jangka waktu hingga 2005 juga menjadi cukup sulit untuk dicapai. Pada fungsi pendidikan untuk mencerdaskan bangsa, bila tujuan tidak tercapai maka fungsi dan peran sumbangsih kepada masyarakat juga tidak akan mengenai sasaran.
Kekurangan dalam hubungan atau interaksi antara komponen sistem yang dapat diketahui melalui penelitian ini akan dapat segera dilakukan langkah antisipasi untuk perbaikan sesuai dengan prioritas yang dapat disusun. Keterbukaan dalam
bersikap dan kedewasaan dalam berorganisasi terutama saat menyikapi kekurangan yang ada, akan dapat lebih ditingkatkan bila semua lebih saling memahami peran dan fungsi tanggung jawab masing-masing. Dengan adanya keterbukaan diharapkan suatu perubahan ke arah yang lebih baik dapat terlaksana. Perubahan yang terjadi adalah kunci dari berjalannya fungsi pembelajaran. Apabila kita tidak mempunyai komitmen untuk selalu belajar, untuk menuju perubahan yang positif maka salah satu budaya mutu di Bina Nusantara untuk melakukan perbaikan berkesinambungan juga tidak akan terwujud. Konsep dari belajar juga berarti sebagai suatu proses berkelanjutan.
