LAPORAN AKSI PERUBAHAN
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI DIGITAL
OLEH:
A. VALENTINO SIAGA, SH, MH NIP. 19760122 201001 1 004
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH
PROVINSI SULAWESI UTARA
2021
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADSMINISTRATOR PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI UTARA BEKERJASAMA DENGAN BADAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA TAHUN 2021
Nama : A. VALENTINO SINAGA, SH, MH NIP : 19760122 201001 1 004
Jabatan : KEPALA BIDANG TRANTIBUMAS
Unit Kerja : SATPOL PP DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
Judul Laporan Aksi Perubahan :
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI DIGITAL
Telah disetujui untuk diseminarkan pada evaluasi Laporan Aksi Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan I
Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara Tanggal …. Bertempat di BPSDM Provinsi Sulawesi Utara
MENTOR, COACH,
FARLY R. KOTAMBUNAN SHINTA PAPIA, ST., MSi PEMBINA UTAMA MADYA PEMBINA UTAMA MUDA NIP.19660831 198508 1 001 NIP.19780218 200803 2 0001
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADSMINISTRATOR PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI UTARA BEKERJASAMA DENGAN BADAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA TAHUN 2021
Nama : A. VALENTINO SINAGA, SH, MH NIP : 19760122 201001 1 004
Pangkat/Gol.Ruang : PEMBINA / IV.a
Jabatan : KEPALA BIDANG TRANTIBUMAS
Unit Kerja : SATPOL PP DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
Judul Laporan Aksi Perubahan :
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI DIGITAL Manado, September 2021
KATA PENGANTAR
MENTOR, COACH, PENGUJI
FARLY R. KOTAMBUNAN, SE SHINTA PAPIA, ST., MSi JOACHIM ELIAS, S.Pd, MAP PEMBINA UTAMA MADYA PEMBINA UTAMA MUDA PEMBINA TINGKAT I
NIP.19660831 198508 1 001 NIP.19780218 200803 2 0001 NIP. 19710613 200012 1 001
Mengetahui, KEPALA BADAN
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH
PROVINSI SULAWESI UTARA
Drs. MARHAEN R. TUMIWA, M.Pd Pembina Utama Madya NIP. 19650509 198602 1 004
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat penyertaan dan tuntunan-Nya sehingga penyusunan Laporan Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Organisasi dengan judul “Satuan Polisi Pamong Praja di Era Transformasi Digital” dapat diselesaikan.
Adapun Laporan Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini dibuat sebagai salah satu syarat untuk penyelesaian Pelatihan Kepemimpinan Administrator yang didalamnya tentang Implementasi Kepemimpinan Kinerja.
Keberhasilan penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan, dan motivasi dari berbagai pihak. Maka dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Marhaen R. Tumiwa, M.Pd selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Utara,
2. Ibu Shinta Papia, ST., M.Si selaku coach yang telah memberikan bimbingan, saran, masukan, motivasi selama Proyek Rencana Aksi Perubahan,
3. Bapak Farly R. Kotambunan, SE selaku mentor atas bimbingan, arahan, saran, kritikan dan motivasi dalam pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan,
4. Bapak Joachim Elias, S.Pd, MAP selaku penguji pada seminar Rancangan Laporan Aksi Perubahan dan selaku penguji pada seminar Laporan Aksi Perubahan,
5. Istri, anak-anak dan keluarga atas doa dan dukungan yang diberikan,
6. Instruktur dan widyaiswara Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Utara atas bimbingan dan ilmu yang telah dibagikan.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam laporan aksi perubahan ini. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk kesempurnaan laporan ini dan hasil yang lebih baik.
Manado, September 2021 Penulis
A. Valentino Sinaga, SH, MH
ii DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR TABEL ... iii
DAFTAR GAMBAR ... iv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Analisa Masalah ... 2
C. Tujuan ... 6
D. Manfaat ... 6
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 7
A. Profil Organisasi ... 7
B. Program, Kegiatan dan Capaian Kinerja ... 10
Bab III RENCANA AKSI PERUBAHAN ... 12
A. Terobosan/Inovasi ... 12
B. Milestone dan Tahapan Kegiatan ... 12
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan) ... 14
D. Manajemen Resiko ... 19
BAB IV DESKRIPSI PROSES DAN HASIL IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN ... 21
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 21
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 30
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 33
BAB V PENUTUP ... 35
A. Kesimpulan ... 35
B. Saran ... 35 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
iii
DAFTAR TABEL
TABEL 1.1 ANALISIS ISU BERDASARKAN APL ... 4
TABEL 1.2 PENETAPAN ISU / PERMASALAHAN PRIORITAS ... 5
TABEL 2.1 PROGRAM KEGIATAN ... 10
TABEL 3.1 MILESTONE RAP ... 12
TABEL 3.2 TUGAS TIM KERJA ... 15
TABEL 3.3 PENILAIAN STAKEHOLDER ... 16
TABEL 3.4 MOBILISASI STAKEHOLDER ... 18
TABEL 4.1 CAPAIAN HASIL AKSI PERUBAHAN ... 29
iv
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1 : PETA STAKEHOLDER ... 14
GAMBAR 2 : KUADRAN ANALISIS STAKEHOLDER ... 17
GAMBAR 3 : KONSULTASI DAN KOORDINASI ... 22
GAMBAR 4 : RAPAT PEMBENTUKAN TIM KERJA INTERNAL ... 23
GAMBAR 5 : MAKSUD DAN TUJUAN PEMBUATAN APLIKASI ... 24
GAMBAR 6 : MEMBANGUN APLIKASI SIAGA TRANTIB ... 25
GAMBAR 7 : SOSIALISASI INTERNAL DAN EKSTERNAL TENTANG APLIKASI SIAGA TRANTIB ... 26
GAMBAR 8 : PETA JEJARING KERJA ... 30
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Upaya penyelenggaraan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat yang dilakukan Satuan Polisi Pamong Praja merupakan amanat dari UU NO 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah bahwa Ketentraman Ketertiban Umum dan Perlindungan Masyarakat merupakan salah satu Urusan Pemerintahan Wajib berkaitan dengan Pelayanan Dasar. Satuan Polisi Pamong Praja sebagaimana diamanatkan pasal 255 ayat (1) UU No 23 Tahun 2014 tersebut, dibentuk untuk menegakkan peraturan daerah dan peraturan kepala daerah, menyelenggarakan ketertiban umum dan ketentraman serta menyelengarakan Linmas. Penyelenggaraan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat adalah upaya yang diselenggarakan Satpol PP yang memungkinkan Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah dan masyarakat dapat melakukan kegiatannya dalam situasi dan kondisi yang tentram, tertib dan teratur sesuai dengan kewenangannya untuk penegakan peraturan daerah dan peraturan kepala daerah. Penyelenggaraan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat meliputi kegiatan: deteksi dan cegah dini, pembinaan dan penyuluhan, patroli, pengamanan, pengawalan, penertiban, dan penanganan unjuk rasa dan kerusuhan massa.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sulawesi Utara Nomor 57 Tahun 2016, Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara dalam melaksanakan tugas memelihara dan menyelenggarakan ketentraman dan ketertiban umum, menegakkan peraturan daerah dan Keputusan Kepala Daerah Provinsi Sulawesi Utara, menyelenggarakan fungsi:
a. penyusunan program dan pelaksanaan ketentraman dan ketertiban umum, penegakkan peraturan daerah dan Keputusan Kepala Daerah
b. pelaksanaan kebijakan pemeliharaan dan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum di daerah
c. pelaksanaan koordinasi pemeliharaan dan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum serta penegakkan peraturan daerah, keputusan kepala daerah dengan aparat kepolisian negara, penyidik pegawai negeri sipil dan atau aparatur lainnya.
d. pengawasan terhadap masyarakat agar mematuhi dan mentaati peraturan daerah dan keputusan kepala daerah, dan
2
e. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan.
Sebagai salah satu bagian dari pelaksanaan tugas Satpol PP Daerah Provinsi Sulawesi Utara, Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat dalam menjalankan fungsinya ada beberapa permasalahan yang ditemui. Permasalahan yang berhasil diidentifikasi saat ini yaitu: belum efektifnya koordinasi dalam pelaksanaan kebijakan pemeliharaan dan penyelenggaraan ketertiban umum, belum optimalnya proses penyusunan dan pengolahan data dan laporan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat, masih kurangnya SDM Aparatur yang berkompeten dalam penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat, belum adanya mekanisme yang jelas tentang pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat, belum maksimalnya sinergitas dengan kabupaten/kota dalam pemeliharaan dan penyelenggaraan ketertiban umum. Apalagi dimasa pandemi saat ini, masyarakat masih sulit menyampaikan laporan atau pengaduan dan laporan/pengaudan tersebut tidak bisa direspon dengan cepat karena prosesnya masih manual. Laporan atau pengaduan tersebut juga tidak terdokumentasikan dengan baik sehingga menyulitkan untuk proses pengelolaan dan pertanggungjawaban. Permasalahan-permasalahan tersebut menyebabkan penyelenggaran program dan kegiatan tidak berjalan efektif sehingga capaian kinerja organisasi tidak maksimal. Untuk menjawab pemasalahan-permasalahan tersebut maka perlu di lakukan terobosan atau inovasi melalui Aksi Perubahan untuk mewujudkan kondisi yang ideal dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi. Aksi perubahan yang akan dilakukan berbasis teknologi digital sehingga diharapkan dapat meminimalisir permasalahan yang ada dan dapat membangun sinergitas dengan semua stakeholder yang ada sehingga bisa menjamin ketertiban umum dan ketentraman masyarakat.
B. Analisa Masalah
1. Uraian Tugas Fungsi Jabatan
Bidang ketertiban umum dan ketentraman masyarakat Satpol PP Daerah Provinsi Sulawesi Utara, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok satuan polisi pamong praja di bidang operasi, pengendalian dan kerjasama serta tugas lain diberikan oleh pimpinan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, bidang ketertiban umum dan ketentraman masyarakat mempunyai fungsi:
a) penyusunan perencanaan program dan kegiatan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
3
b) pengoordinasian penyelenggaraan kegiatan bidang ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
c) penyelenggaraan urusan operasi dan pengendalian d) penyelenggaraan urusan kerjasama
e) penyusunan dan pengolahan data bidang ketertiban umum dan ketentraman masyarakat; dan
f) pelakasanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan 2. Area Fungsi Bermasalah
Area organisasi yang bermasalah adalah pada fungsi penyusunan dan pengolahan data bidang ketertiban umum dan ketentraman masyarakat,
3. Area Perubahan
Fokus area perubahan adalah pada proses penyusunan dan pengolahan data bidang ketertiban umum dan ketentraman masyarakat yang berbasis IT.
4. Analisis Masalah
a. Identifikasi Isu/Masalah
Sebagaimana yang telah diuraikan pada latar belakang, ada beberapa isu/permasalahan yang berhasil didentifikasi dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi di bidang ketertiban umum dan ketentraman masyarakat. Adapun isu-isu tersebut adalah:
1. belum efektifnya koordinasi dalam pelaksanaan kebijakan pemeliharaan dan penyelenggaraan ketertiban umum
2. belum optimalnya proses penyusunan dan pengolahan data dan laporan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
3. masih kurangnya SDM Aparatur yang berkompeten dalam penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
4. belum adanya mekanisme yang jelas tentang pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
5. belum maksimalnya sinergitas dengan kabupaten/kota dalam pemeliharaan dan penyelenggaraan ketertiban umum
Setelah diidentifikasi isu/permasalahan yang ada, selanjutnya di analisis menggunakan teknik APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakn, Layak) untuk menentukan kriteria dan kualitas isu melalui tabel berikut:
4
Tabel. 1.1 Analisis Isu berdasarkan APKL
No Isu Kriteria Total Ranking
A P K L 1 belum efektifnya koordinasi dalam
pelaksanaan kebijakan pemeliharaan dan penyelenggaraan ketertiban umum
2 3 1 2 7 IV
2 belum optimalnya proses penyusunan dan pengolahan data dan laporan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
5 4 4 5 18 I
3 masih kurangnya SDM Aparatur yang berkompeten dalam penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
4 5 3 3 15 II
4 belum adanya mekanisme yang jelas tentang pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
3 2 5 4 14 III
5 belum maksimalnya sinergitas dengan kabupaten/kota dalam pemeliharaan dan penyelenggaraan ketertiban umum
1 1 2 1 5 V
Berdasarkan analisis kriteria dan kualitas isu APKL terpilih 3 (tiga) isu yaitu:
1. belum optimalnya proses penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
2. masih kurangnya SDM Aparatur yang berkompeten dalam penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
3. belum adanya mekanisme yang jelas tentang pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
b. Penetapan Isu/Masalah
Untuk menetapkan masalah prioritas dari 3 (tiga) isu terpilih diatas maka perlu mengAnalisa dengan USG (Urgency, Seriousness, Growth). USG adalah salah satu alat untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan.
Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala nilai 1 – 5. Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring. Proses untuk
5
metode USG dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi, serta kemungkinan bekembangnya masalah tersebut semakin besar. Hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Urgency atau urgensi, yaitu dilihat dari tersedianya waktu, mendesak atau tidak masalah tersebut diselesaikan.
2. Seriousness atau tingkat keseriusan dari masalah, yakni dengan melihat dampak masalah tersebut terhadap produktifitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan, membahayakan system atau tidak.
3. Growth atau tingkat perkembangan masalah yakni apakah masalah tersebut berkembang sedemikian rupa sehingga sulit untuk dicegah.
Dengan menggunakan USG ( Urgency Seriousness Growth ) untuk menentukan isu/masalah prioritas kinerja pelayanan yang paling dominan untuk perbaikan, yaitu:
Tabel. 1.2. Penetapan isu/masalahan dengan Teknik USG
NO Isu Pemasalahan U S G Total
SKOR
Ranking
1 belum optimalnya proses penyusunan dan pengolahan data dan laporan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
5 5 5 15 I
2 masih kurangnya SDM Aparatur yang berkompeten dalam penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
3 4 3 10 III
3 belum adanya mekanisme yang jelas tentang pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat
4 3 4 11 II
Berdasarkan hasil Analisis diatas maka yang menjadi area organisasi yang bermasalah dan menjadi prioritas untuk dilakukan perubahan adalah “belum optimalnya proses penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat”. Berkaitan dengan hal tersebut, maka Rencana Aksi Perubahan menitikberatkan pada “Optimalisasi proses penyusunan dan pengolahan data dan laporan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat”.
6 C. Tujuan
Tujuan Aksi Perubahan meliputi:
Tujuan Jangka Pendek:
a. Tersedianya Aplikasi Siaga Trantib b. Sosialisasi Aplikasi Siaga Trantib Tujuan Jangka Menengah:
a. Pengembangan Aplikasi Siaga Trantib
b. Uji coba Aplikasi Siaga Trantib di beberapa kab/kota Tujuan Jangka Panjang:
a. Tersusunnya SOP Penggunaan Aplikasi Siaga Trantib b. Running Aplikasi Siaga Trantib di 15 kab/kota
D. Manfaat
Manfaat Aksi Perubahan bagi Organisasi, dalam hal ini Satpol PP Daerah Provinsi Sulawesi Utara yaitu:
a. meningkatkan pelaksanaan koordinasi pemeliharaan dan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum
b. mendapatkan data dan laporan yang akurat
c. fungsi pengawasan terhadap masyarakat berjalan lebih efektif d. meningkatkan kinerja organisasi
Manfaat bagi Peserta PKA:
a. meningkatkan kemampuan manajerial dalam bidang pelayanan publik
b. sebagai wadah dalam meningkatkan kemampuan koordinasi dengan semua pihak
Manfaat bagi Eksternal:
a. Meningkatkan kepuasaan masyarakat/stakeholder terkait terhadap pelayanan b. Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap instansi pemerintah
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
7 BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Profil Organisasi
Satuan Polisi Pamong Praja adalah unsur Staf Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara yang dipimpin oleh Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara terdiri dari :
1. Kepala Satuan Polisi Pamong Praja 2. Sekretaris Satuan Polisi Pamong Praja 3. Bidang terdiri dari :
a. Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat b. Bidang Penegakan Peraturan Perundang-undangan Daerah c. Bidang Kebakaran
d. Bidang Perlindungan Masyarakat
Kondisi umum Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara adalah sebagai berikut :
1. Sekretariat
Salah satu kunci keberhasilan Satuan Polisi Pamong Praja dalam melaksanakan tugasnya berada pada tatanan aspek administrasi Pemerintah Daerah untuk menunjang administrasi pelayanan aparat secara tidak langsung terhadap masyarakat.
Dalam rangka optimalisasi kekuatan dan peluang pengembangan administrasi Satuan Polisi Pamong Praja yang mampu menjadi prasyarat keberhasilan Pemerintah Daerah, perlu adanya suatu pembangunan dan pengembangan administrasi Pemerintah Daerah.
Sekretariat mempunyai tugas penyelenggaraan pelayanan administrasi, hukum, kepegawaian, perencanaan, keuangan dan umum serta tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan.
Sekretariat mempunyai fungsi :
a) Pengkoordinasian, sinkronisasi dan integrasi pelayanan administrasi;
b) Penyusunan perencanaan operasional dan pelaporan kegiatan;
c) Penyelenggaraan urusan hukum dan kepegawaian;
d) Penyelenggaraan urusan perencanaan dan keuangan;
e) Penyelenggaraan urusan umum;
f) Pelaporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Satuan.
8
2. Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat
Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Satuan Polisi Pamong Praja dibidang Operasi, Pengendalian dan Kerjasama serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan.
Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat mempunyai fungsi :
a) Penyusunan rencana program kegiatan Satpol PP ;
b) Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat;
c) Penyelenggaraan urusan operasi dan pengendalian;
d) Penyelenggaraan urusan kerjasama;
e) Penyusunan dan pengolahan data Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat;
f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan.
3. Bidang Penegakan Peraturan Perundang-undangan Daerah
Bidang Penegakan Peraturan Perundang-undangan Daerah mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Satuan Polisi Pamong Praja dibidang pembinaan, pengawasan, penyuluhan, penyelidikan dan penyidikan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan.
Bidang Penegakan Peraturan Perundang-undangan Daerah memiliki fungsi :
a) Penyusunan rencana program kegiatan pembinaan dan pengawasan Satpol PP;
b) Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan bidang Penegakan Peraturan Perundang-undangan Daerah;
c) Penyelenggaraan urusan pembinaan,pengawasan dan penyuluhan;
d) Penyelenggaraan urusan penyelidikan dan penyidikan;
e) Penyusunan laporan kegiatan bidang Penegakan Peraturan Perundang-undangan Daerah;
f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan 4. Bidang Kebakaran
Bidang kebakaran mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Satuan Polisi Pamong Praja di bidang rawan kebakaran, oprasional
9
dan pengendalian kebakaran serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan.
Bidang Kebakaran memiliki fungsi :
a) Menyusun rencana kegiatan pemetaan rawan kebakaran, operasional dan pengendalian kebakaran;
b) Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan Bidang kebakaran;
c) Penyelenggaraan urusan pemetaan rawan kebakaran;
d) Penyelenggaraan urusan operasional dan
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala satuan.
5. Bidang Perlindungan Masyarakat
Bidang Perlindungan Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Satpol PP dibidang Satuan Perlindungan Masyarakat dan Bina Potensi Masyarakat serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan.
Bidang Perlindungan Masyarakat memiliki fungsi :
a) Penyusunan rencana program kegiatan bidang Perlindungan Masyarakat;
b) Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan bidang Perlindungan Masyarakat;
c) Penyelenggaraan urusan satuan perlindungan masyarakat;
d) Penyelenggaraan urusan bina potensi masyarakat;
e) Penyusunan laporan kegiatan bidang perlindungan masyarakat;
f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Satuan Sumberdaya Manusia / Aparatur
Dalam Melaksanakan tugas dan fungsinya Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara Tahun 2020 didukung oleh sebanyak orang Pegawai dengan komponen sebagai berikut :
a. Jumlah Pegawai Negeri Sipil ( PNS ) Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Sulawesi Utara sebanyak 66 orang. Jumlah Pria sebanyak 54 Orang dan Wanita sebanyak 12 Orang.
b. Jumlah Pegawai Menurut Kualifikasi Pendidikan ( PNS ) : SMP : 1 Orang
SMA : 30 Orang D 3 : 1 Orang S 1 : 32 Orang
10 S 2 : 2 Orang
c. Jumlah Pegawai menurut Pangkat dan Golongan : Golongan I : 0 Orang
Golongan II : 20 Orang Golongan III : 39 Orang Golongan IV : 7 Orang d. Jumlah Jabatan Struktural :
Eselon II : 1 Orang Eselon III : 5 Orang Eselon IV : 11 Orang
Jumlah Personil Non-Pegawai Negeri Sipil ( Tenaga Kontrak ) Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Sulawesi Utara sebanyak 582 orang
B. Program dan Kegiatan Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Prov. Sulut
Adapun Program, Kegiatan dan Capaian Kinerja Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara seperti dalam tabel berikut:
Tabel 2.1 Program dan Kegiatan
PROGRAM KEGIATAN CAPAIAN
KINERJA TAHUN 2020 (%) Program Peningkatan
Keamanan dan Kenyamanan Lingkungan
Pengendalian Keamanan Lingkungan 92.45
Program Pemeliharaan Kantrantibmas dan Pencegahan Tindak Kriminal
1. Peningkatan Kapasitas Aparat dalam Rangka Pelaksanaan Siskamswakarsa di Daerah 2. Pengawasan Pengendalian dan
Evaluasi Penegakan Perda 3. Rakor Pengembangan
Kemampuan Aparat Pol.PP dengan Instansi Terkait
0.00
99.55
89.70 62.99 92.51 99.60 96.64
11
4. Koordinasi/ Pengamanan Bersama Aparat Terkait 5. Pembinaan dan Penataan
Satlinmas di Daerah 6. Reaksi Cepat Pol.PP
7. Bantuan Pengamanan Pemilu Program
penanggulangan bencana provinsi
1. Pengendali Operasi
Penanggulangan Bencana 2. Pengamanan Pasca Bencana
100.00 0.00
Program pencegahan dini dan
penanggulangan korban bencana alam
1. Pengendali Operasi
Penanggulangan Kebakaran
2. Monitoring Evaluasi dan Pelaporan
98.43 99.51
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
12 BAB III
RENCANA AKSI PERUBAHAN
A. Terobosan / Inovasi
Upaya peningkatan kinerja organisasi saat ini, mengharuskan setiap organisasi harus bisa beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan informasi, karena salah satu cara untuk mengatasi permasalahan organisasi adalah dengan pemanfaatan teknologi. Untuk itu melalui Aksi Perubahan saat ini, sebagai wujud dukungan dan memberi nilai tambah inovasi, Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat Satpol PP Daerah Provinsi Sulawesi Utara bermaksud mengembangkan Aplikasi Siaga Trantib. Aplikasi ini dimaksud untuk mengelola data/informasi maupun laporan dari stakeholder terkait juga masyarakat. Pengembangan aplikasi ini diharapkan akan membantu organisasi dalam penyusunan dan pengelolaan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat juga membangun sinergitas dengan stakeholder terkait serta meningkatkan kinerja organisasi.
B. Milestone danTahapan Kegiatan
Tahapan dan Rincian Kegiatan Aksi Perubahan tergambar dalam tabel berikut:
Tabel. 3.1 Milestone Rencana Aksi Perubahan
No Tahapan/Kegiatan Pelaksana Output Waktu A Jangka Pendek
1 Konsultasi dan Koordinasi a. Konsultasi dengan Mentor
b. Konsultasi dengan Dinas Kominfo (Programmer) c. Koordinasi dengan Satpol PP Kota Manado
➢ Project Leader / Reformer
✓ Surat
Persetujuan
✓ Pernyataan Dukungan
Minggu ke-3 Juli
2 Pembentukan Tim Kerja a. Membuat Surat undangan
rapat
b. Rapat pembentukan tim c. Tersusunnya Draft SK Tim d. Legalisasi SK Tim
➢ Project Leader
➢ Tim Internal
✓ surat undangan
✓ notulen rapat
✓ daftar hadir
✓ draft SK
✓ SK
Minggu ke-4 Juli
13 3 Perencanaan Aplikasi
a. Maksud dan tujuan pembuatan aplikasi b. unsur-unsur dalam aplikasi
➢ Tim
Eksternal / Programmer Dinas
Kominfo
TOR Aplikasi Sitra
Minggu ke-1 Agustus
4 Membangun aplikasi siaga trantib
a. Membuat
rancangan/design aplikasi b. Membangun aplikasi siaga trantib
➢ Tim
Eksternal / Programmer Dinas
Kominfo
Rancangan / design Aplikasi
Aplikasi Siaga Trantib
Minggu ke-3 Agustus
5 Sosialisasi internal tentang format database dan aplikasi siaga trantib a. membuat undangan sosialisasi
b. mendistribusikan undangan
c. pelaksanaan sosialisasi
➢ Project
➢ Leader Tim Internal
➢ Tim
Eksternal / Programmer Dinas
Kominfo
✓ Surat undangan
✓ Tanda terima
✓ Notulen sosialisasi
✓ Daftar hadir
Minggu ke-1 September
6 Sosialisasi eksternal di Satpol PP Kota Manado tentang rencana aplikasi lapor siaga trantib
a. membuat undangan sosialisasi
b. mendistribusikan undangan
c. pelaksanaan sosialisasi
➢ Project Leader
➢ Tim Internal
➢ Tim
Eksternal
✓ Surat undangan
✓ Tanda terima
✓ Notulen sosialisasi
✓ Daftar hadir
Minggu ke-1 September
B Jangka Menengah Pengembangan Aplikasi Siaga Trantib
a. Uji Coba Aplikasi di beberapa Satpol PP kab/kota
➢ Project Leader
➢ Tim Ekternal / Programer
Berita Acara Uji Coba Aplikasi
Januari 2022- Desember
2022
14 b. Penysunan SOP
penggunaan Aplikasi Siaga Trantib
C Jangka Panjang 1 Running Aplikasi di 15
kab/kota se-provinsi Sulut
➢ Project Leader
➢ Tim Internal
SOP Aplikasi Siaga Trantib
Januari 2023
2 Pengembangan Fitur ➢ Project Leader
➢ Tim Ekternal / Programer
Data Trantib tersedia
Januari 2024
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan)
Stakeholder yang mempengaruhi terhadap tercapainya output kegiatan ini adalah :
Gambar 1 : Peta Stakeholder
COACH MENTOR /
KEPALA SATPOL PP
PROJECT LEADER
STAKEHOLDER EKSTERNAL PEMERINTAH:
1. DINAS KOMINFO / PROGRAMER
2. SATPOL PP KAB/KOTA
STAKEHOLDER INTERNAL:
1. Kepala bidang penegakan peraturan perundang-undangan daerah
2. Kepala bidang kebakaran 3. Kepala bidang
perlindungan masyarakat 4. Sekretaris
5. Kepala seksi operasi dan pengendalian 6. Kepala seksi
kerjasama 7. Staf Bid. Trantib TIM KERJA
15 Tugas Tim Kerja
Tabel 3.2 Tugas Tim Kerja
TIM KERJA TUGAS KET
Mentor ➢ Membimbing dan memberikan persetujuan Rencana Aksi Perubahan
➢ Mendampingi Rencana Aksi Perubahan sesuai dengan bidang tugasnya
Coach ➢ Memaksimalkan potensi dan
mengeksplorasi pemikiran ide kreatif peserta PKA
➢ Memfasilitasi untuk memecahkan masalah dan mencapai tujuan
Reformer Kepala Bidang sebagai agen perubahan dalam kegiatan ini memeliki kewenangan untuk pengambilan keputusan
Tim Kerja Internal
Eksternal
Sebagai Pendukung suatu kebijakan program aksi perubahan
Memiliki pengaruh dan dan kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program aksi perubahan
Jenis Stakeholder
Jenis Stakeholders Dari Jejaring Kerja dikelompokkan menjadi 3 (tiga) jenis Stakeholders, yaitu :
Stakeholder Utama : Stakeholder yang memiliki kewenangan secara legal dalam hal pengambilan keputusan, yaitu Kepala Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat, sebagai pemegang kebijakan dalam kegiatan ini.
Stakeholder Primer : Stakeholder yang memiliki kaitan kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program dan proyek. Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam proses pengambilan keputusan, yaitu:
a. Kasat Pol PP
b. Kepala Bidang Penegakkan Peraturan Perundang-Undangan Daerah c. Kepala Bidang Kebakaran
d. Kepala Bidang Perlindungan Masyarakat
16 e. Dinas KOMINFO/Programer
Stakeholder Sekunder : Stakeholder yang tidak memiliki kaitan kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program dan proyek, tetapi memiliki kepedulian dan keprihatinan sehingga mereka turut bersuara dan berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan keputusan legal pemerintah, yaitu :
a. Sekretaris Satpol PP
b. Kepala Seksi Operasi dan Pengendalian c. Kepala Seksi Kerjasama
d. Staf Bidang Trantib e. Satpol PP kab/kota
Penilaian Stakeholder
Tabel. 3.3 Penilaian Stakeholder
NO Stakeholder Pengaruh Kepentingan Posisi
1 Kepala Satpol PP + + Promoters
2 Dinas Kominfo + - Latens
3 Sekretaris Satpol PP + - Latens
3 Kepala Bidang Penegakkan Peraturan Perundang-undangan Daerah
+ + Promoter
4 Kepala Bidang Kebakaran + + Promoters
5 Kepala Bidang Perlindungan Masyarakat
+ + Promoters
6 Kepala Seksi Operasi dan Pengendalian
- + Defender
7 Kepala Seksi Kerjasama - + Defender
8 Staf Bidang Trantib - + Defender
9 Satpol PP kab/kota - - Aphatetic
Analisa Stakeholder
Pemetaan stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan ada 4 (empat) klasifikasi, yaitu :
1) Promoters Stakeholders yang mempunyai kepentingan besar terhadap rencana aksi perubahan dan mempunyai kekuatan besar untuk membantu.
17
2) Latens Stakeholders yang tidak mempunyai kepentingan khusus untuk rencana aksi perubahan tapi mempunyai kekuatan besar untuk mempengaruhi program.
3) Apathetic Stakeholder yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya rencana aksi perubahan.
4) Defenders Stakeholder yang mempunyai kepentingan terhadap rencana aksi perubahan dan dapat menyuarakan ke dalam komunitas tetapi mempunyai pengaruh yang kecil
KUADRAN ANALISIS STAKEHOLDER
Gambar 2 : Kuadran Analisis Stakeholder
1. Kepala Satpol PP 2. Kepala Bidang
Trantib 3. Kepala Bidang
Kebakaran 4. Kepala Bidang
Linmas
5. Kepala Bidang PTI 6.
1. Dinas Kominfo / Programer 2. Sekretaris Satpol
PP
1. Satpol PP Kab/Kota
1. Kasie Operasi dan Pengendalian 2. Kasie Kerjasama 3. Staf Bid. Trantib
PROMOTERS LATENS
DEFENDER APHATETIC
INFLUENCE EE
IN TE R EST
18 Mobilisasi Stakeholder
Dalam bekerjasama dengan stakeholder ada beberapa kendala berkaitan dengan pengaruh dan kepentingan. Untuk mengatasi kendala tersebut perlu strategi.
Tabel. 3.4. Mobilisasi Stakeholder No Kuadran
Stakeholder
Kegiatan yang dilakukan
1 Promoters a. Melakukan koordinasi dan konsultasi
b. Melibatkan secara aktif dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
c. Meminta bantuan dalam menyelesaikan persoalan/kendala yang terjadi
d. Melibatkan dalam mengambil keputusan 2 Latens a. Memberikan informasi tentang rencana aksi
perubahan yang akan dijalankan
b. Melakukan koordinasi dan komunikasi yang efektif untuk meyakinkan mereka agar terlibat dalam kegiatan
c. Meminta dukungan dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan
3 Defenders a. Memberikan informasi tentang rencana aksi perubahan yang akan dilakukan
b. Melibatkan mereka dalam tim kerja sesuai dengan keahlian dan kemampuannya
c. Melakukan komunikasi dan koordinasi dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan
4 Aphatetic a. Memberikan informasi adanya rencana aksi perubahan secara informal maupun
menggunakan media lainnya
b. Melakukan koordinasi jika diperlukan
c. Meminta dukungan dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan
19 D. Manajemen Resiko
Pengembangan Aplikasi Siaga Trantib di Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara menjadi sesuatu hal yang baru. Mengingat kondisi tersebut, dimungkinkan adanya kendala. Mitigasi Risiko kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan rencana aksi perubahan, yaitu:
a. Pengembangan software adalah perangkat aplikasi yang dikembangkan. Dari aplikasi Siaga Trantib ini, kerjasama antara pihak Satpol PP dengan tim pengembang dalam hal ini Dinas Kominfo perlu terus dilaksanakan cek dan ricek secara fungsional aplikasi dengan kesempurnaan kegunaan. Oleh karena itu Satpol PP dalam hal ini Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat sebagai penggagas perlu melaksanakan koordinasi berkala dengan tim pengembang (programer) dari Dinas Kominfo.
b. Kendala Internal merupakan kendala yang berasal dari dalam organisasi yaitu:
1. Keterbatasan personil
2. Kesibukan dari personil tim internal yang menangani kegiatan
c. Kendala Eksternal, merupakan kendala dari luar yang menghambat perlaksanaan kegiatan yaitu:
1. Ketidakpercayaan stakeholder karena rencana aksi perubahan merupakan inovasi baru
2. Kesibukan tugas dari stakeholder terkait dalam hal ini tim eksternal (programer dinas kominfo)
3. Masalah koordinasi dengan stakeholder d. Risiko yang dihadapai
1. Kendala persetujuan 2. Kendala anggaran
3. Rencana aksi perubahan tidak berjalan sesuai jadwal e. Strategi mengatasi kendala
Dari kendala diatas, guna mengatasi permasalahan yang ada, maka diambil langkah-langkah sebagai berikut:
1. Meyakinkan dengan argumentasi yang dimiliki 2. Memaksimalkan SDM yang ada
3. Membuat komitmen bersama dan mengaktifkan komunikasi dengan anggota tim kerja secara berkala
4. Melaporkan kendala dan hambatan kepada mentor dalam hal koordinasi dengan stakeholder
20
5. Mengupayakan untuk mengganggarkan di APBD Perubahan
6. Menjadwalkan kegiatan dan selalu berkoordinasi dengan stakeholder terkait
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
21 BAB IV
DESKRIPSI PROSES DAN HASIL IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Dalam melakukan implementasi dan penyusunan Laporan Aksi Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Administrator merupakan sebuah proses kepemimpinan dalam mewujudkan suatu tujuan yang akan dicapai. Proses Kepemimpinan yang akan dicapai dibagi menjadi jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
Menurut Bass (1990) dan Yuki (1998), kepemimpinan transformasional adalah kemampuan memberi inspirasi dan memotivasi pengikut untuk mencapai sasaran transendental daripada kepentingan diri jangka pendek serta pencapaian aktualisasi diri. Proses kepemimpinan dalam membangun integritas dalam jangka pendek adalah sebagai berikut:
a. Konsultasi dan Koordinasi
Dalam koordinasi, konsultasi dan membangun komitmen dengan stakeholder internal maupun eksternal ada beberapa hal yang dilakukan pada tahap ini.
Konsultasi dan komunikasi dengan pimpinan yang lebih tinggi dan koordinasi dengan stakeholder internal dan eksternal kami laksanakan untuk memperkuat komitmen pelaksanaan inovasi. Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 15 Juli 2021.
Untuk membangun komitmen bersama, seorang pemimpin harus mempunyai tekad yang kuat dan kerangka berpikir yang sama dalam melaksanakan inovasi pelayanan. Pemimpin adalah seseorang yang sangat berpengaruh dan memainkan peranan penting terhadap aktivitas anggotanya dalam merumuskan sesuatu guna mencapai tujuan (Kartini Kartono, 2003: 27). Cara mempengaruhi dan memotivasi seseorang agar orang tersebut mau berkontribusi untuk keberhasilan organisasi.
Kemampuan mempengaruhi tidak hanya sebatas pada bawahan tetapi juga di level sejajar maupun di level yang lebih tinggi.
22 Gambar 3
Konsultasi dan koordinasi dengan Kasatpol PP Provinsi Sulawesi Utara, Konsultasi dengan Dinas Kominfo, Koordinasi dengan Satpol PP Kota Manado.
Tanggal : 15 Juli 2021
Komitmen kita lakukan di lingkup internal dan eksternal organisasi agar memperoleh dukungan yang kuat. Dukungan yang kuat akan menjadikan tekad yang kuat untuk mewujudkan inovasi pelayanan. Komitmen dengan para pengambil kebijakan kami rangkai menjadi modal tekad yang kuat dalam mewujudkan rencana aksi perubahan di satpol pp.
23 b. Pembentukan Tim
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini diawali dengan Rapat dinas pada tanggal 26 Juli 2021 di ruang rapat Sekretaris Satpol PP membahas tentang pembentukan tim. Hasil dari kegiatan tersebut adalah terbentuknya Tim Kerja Aplikasi Siaga Trantib. Selain itu juga membahas tugas pokok dan fungsi kerja Tim dalam pelaksanaan pengimplementasian Rencana Aksi Perubahan pada jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Kegiatan ini dihadiri oleh pejabat struktural beberapa pelaksana yang ada di Satpol PP Daerah Provinsi Sulawesi Utara, dan pengembang Teknolgi Informasi dari Dinas Kominfo. Kegiatan berjalan lancar dan tidak ada kendala dalam kegiatan ini. Dalam pembentukan tim ini peran kita harus mampu memberikan motivasi pentingnya meningkatkan kinerja organisasi dengan pengembangan sistem. Menurut Pamela & Oloko (2015) motivasi adalah kunci dari organisasi yang sukses untuk menjaga kelangsungan pekerjaan dalam organisasi dengan cara dan bantuan yang kuat untuk bertahan hidup. Pemimpin transformasional dapat menciptakan suatu sinergi di dalam organisasi, berarti dia dapat mengoptimalkan, memotivasi dan memberi energi kepada setiap pengikutnya. Motivasi dapat berupa tugas atau pekerjaan yang betul-betul menantang serta memberikan peluang untuk terlibat suatu proses kreatif, memberikan usulan mengambil keputusan dalam pemecahan masalah
Gambar 4
Rapat Pembentukan Tim Kerja Internal.
Tanggal : 26 Juli 2021
24 c. Maksud dan Tujuan
Setelah terbentuk Tim, selanjutnya pada minggu pertama bulan Agustus melakukan koordinasi dengan pihak pengembang IT (informasi dan teknologi) untuk perencanaan aplikasi. Hasil dari kegiatan tersebut adalah tersampaikannya maksud dan tujuan pembuatan aplikasi dan unsur-unsur yang ada dalam aplikasi tersebut dalam bentuk TOR Aplikasi Siaga Trantib yaitu agar terciptanya akses yang cepat untuk jejaring sosial dan mampu mengurangi kelemahan-kelemahan dalam menangani pengaduan dari kabupaten/kota karena akses yang jauh. Aplikasi ini juga mempermudah percepatan pengaduan dari masyarakat. Dalam kegiatan ini juga dibahas tentang fitur apa saja yang akan dimasukkan dalam aplikasi tersebut (data terlampir).
Gambar 5
Maksud dan Tujuan Pembuatan Aplikasi Tanggal : 2 Agustus 2021
25 d. Pembuatan Aplikasi
Pada tahapan ini tim eksternal/tim pengembang IT bersama dengan action leader bersama-sama membuat design/rancangan aplikasi berdasarkan maksud dan tujuan, serta unsur-unsur atau konten apa yang ada dalam aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membangun aplikasi Siaga Trantib (Sitrab) yang merupakan inovasi dalam menunjang kinerja organisasi Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara. Inovasi atau kemampuan untuk menghasilkan ide-ide baru, mengimplementasikan ide baru yang bermanfaat. Oleh karena itu dituntut pemimpin yang mampu berinovasi dan menyesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi. Berkaitan dengan hal ini pemimpin transformasional harus mampu merespons perubahan tanpa mengorbankan rasa percaya dan tim kerja yang sudah dibangun. Perubahan dalam hal ini bukan sekedar perubahan, namun perubahan yang inovatif.
Gambar 6
Membangun Aplikasi Siaga Trantib. Tanggal : 18 - 20 Agustus 2021
26 e. Sosialisasi
Setelah aplikasi terbangun, langkah selanjutnya adalah melaksanakan publikasi di internal maupun eksternal tentang adanya layanan dan fasilitas aplikasi Sitrab kepada stakeholder terkait . Publikasi ini penting mengingat aplikasi ini menjadi suatu hal yang baru dan belum diketahui publik sebelumnya. Keberhasilan publikasi dengan menerangkan kemudahan-kemudahan suatu inovasi akan sangat berpengaruh terhadap mobilitas dan antusiasme stakeholder dalam menggunakan aplikasi di masa-masa yang akan datang. Sosialisasi ini dilakukan di internal Satpol PP Daerah Prov. Sulut juga pada stakeholder eksternal yaitu Satpol PP Kota Manado pada tanggal 2 September 2021.
Gambar 7
Sosialisasi Internal dan Eksternal tentang Aplikasi Siaga Trantib Tanggal : 2 September 2021
27 2. Pengelolaan Budaya Kerja
Tantangan yang dihadapi aparatur di Satpol PP saat ini cukup besar mengingat masih banyaknya para pemimpin serta aparatur yang ada masih abai terhadap nilai-nilai moral dan budaya kerja. Untuk itu perlu segera diwujudkan budaya kerja aparatur di Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Prov. Sulut untuk mewujudkan kesejahteraan dan memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2018 tentang Pengembangan Budaya Kerja di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri menjelaskan Budaya Kerja adalah suatu komitmen atas sikap perilaku ASN, yang didasari nilai budaya kerja dalam upaya membangun sumber daya manusia, proses kerja, dan hasil kerja yang lebih baik.
Nilai budaya kerja adalah pilihan nilai moral dan etika meliputi nilai sosial budaya positif yang relevan, norma atau kaidah, etika dan nilai kinerja produktif yang bersumber dari pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Nilai budaya kerja meliputi:
1) Profesional; merupakan nilai budaya kerja dalam menjalankan tugas sesuai dengan keahlian, keterampilan dan pengetahuan untuk mencapai kinerja terbaik.
2) Integritas; merupakan nilai budaya kerja membangun kepercayaan dengan kejujuran dan tanggung jawab
3) Disiplin; merupakan nilai budaya kerja untuk kesanggupan melaksanakan kode etik kepegawaian ASN, serta kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4) Inovatif; merupakan nilai budaya kerja yang menjadi motivasi bagi ASN untuk melakukan pembaharuan kearah yang lebih baik.
28
5) Pelayanan; merupakan nilai budaya kerja pada pemenuhan kebutuhan aktifitas organisasi
6) Sinergitas. merupakan nilai budaya kerja yang membangun dan memastikan kerja sama internal yang produktif.
Triguno (1997:3) mendefinisikan budaya kerja organisasi sebagai sebuah perilaku pengelolaan administrasi sebuah organisasi yang menghasilkan pengembangan, proses produksi barang serta jasa pelayanan yang berkualitas dalam arti optimal, ekonomis, memuaskan dan bermanfaat. Tujuan utama budaya kerja adalah untuk mengubah sikap dan perilaku aparatur agar bisa meningkatkan produktifitasnya dalam menghadapi berbagai masalah yang akan datang (Fernandez, 2006).
Sebagai sebuah upaya transformasi nilai-nilai kepemimpinan, peningkatan layanan melalui proses digitalisasi, diantaranya:
1. Kreativitas dan Kepekaan
Kreativitas seringkali muncul karena adanya kepekaan terhadap kebutuhan inovasi dalam sebuah lini kerja yang dirasa kurang efektif dan efisien. Usaha-usaha untuk mewujudkan layanan yang lebih baik seringkali mengilhami munculnya inovasi.
Pengembangan digitalisasi layanan Aplikasi Sitrab ini muncul karena adanya kepekaan akan fenomena pelaksanaan proses penyusunan dan pengolahan data ketertiban umum dan ketentraman masyarakat yang cenderung tidak terorganisir, data yang tidak terdokumentasikan dengan baik. Lewat Aplikasi Sitrab kecenderungan ini bisa jauh diminimalisasi.
2. Ketepatan dan Kecepatan
Salah satu nilai positif yang ditawarkan oleh teknologi digital adalah ketepatan dan kecepatan. Di dalam aplikasi Sitrab yang dikembangkan, nilai-nilai tersebut makin bisa dipenuhi. Melalui aplikasi tersebut, data yang masuk langsung di proses dengan cepat dan tepat.
3. Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Salah satu tugas kepemimpinan adalah mendorong adanya peningkatan dan penguasaan keterampilan. Di masa di mana penguasaan teknologi digital menjadi suatu hal yang mutlak dimanfaatkan dalam layanan publik, keharusan penguasaan teknologinya oleh aparatur pemerintahan menjadi hal yang tak terhindarkan. Adanya teknologi digital aplikasi Sitrab ini ini akan mendorong aparatur pemerintahan untuk belajar baik di sisi teori maupun praktik.
29 3. Membangun Jejaring dan Kolaborasi
Kesuksesan lembaga atau organisasi masih sangat bergantung pada keberhasilan menciptakan jejaring kerja (networking). Dengan kata lain, menjalin hubungan sosial dengan siapa pun menjadi bagian penting dalam segala aktivitas kehidupan setiap organisasi. Menjaga hubungan jejaring kerja adalah salah satu kegiatan penting dalam berorganisasi yang diwujudkan dengan melakukan koordinasi dan kolaborasi antar bagian dari satu organisasi atau dengan organisasi lain. Lewat kerja berjejaring ini diharapkan akan memudahkan setiap individu mengatasi masalah untuk tujuan bersama.
Pengertian jejaring kerja menurut Wayne E. Baker ( 1994 ) adalah proses aktif membangun dan mengelola hubungan-hubungan yang produktif baik personal maupun organisasi. Pendapat lainnya menyatakan bahwa jejaring kerja merupakan suatu sistem informasi yang terdiri dari manusia, data, perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) dan jaringan itu sendiri (O’Brien, 1999). Sedangkan Nazir Harjanto (2002) menyatakan jejaring kerja sebagai wadah baik formal maupun informal yang memfasilitasi pertemuan kelompok atau komunikasi diantara pihak- pihak yang berkepentingan untuk menemukan pemecahan masalah dan kebutuhan informasi untuk kepentingan semua pihak.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan kerja kepemimpinan di bidang trantib bisa difungsikan dengan maksimal jika tercipta komunikasi dan kerjasama yang efektif efisien di antar lini-lini pemerintahan, antar-aparatur, maupun antara aparatur dengan stakeholder pemanfaat layanan seperti gambar di bawah ini:
Keterangan:
Koordinasi Konsultasi Instruksi Kerjasama
Kepala Satpol PP
Kabid Trantib (Action Leader)
Sekretaris
Kabid PTI Kabid Kebakaran Kabid Linmas
Kasie Ops
Kasie Kerjasama
Staf Bid.Trantib Dinas Kominfo
(Programmer)
SatPol PP Kab/Kota
GAMBAR 8 : PETA JEJARING KERJA
30
Pada gambar diatas dapat dijelaskan bahwa Kepala Bidang Ketertiban Umum dan Ketentraman Masyarakat selaku Action Leader mampu bekerja sama dan berkolaborasi, baik dengan stakeholder internal maupun stakeholder eksternal untuk melakukan perubahan dalam meningkatkan kinerja organisasi. Upaya yang dilakukan dalam bentuk konsultasi, koordinasi, instruksi secara hirarki dan kerjasama dengan menggunakan strategi komunikasi yang efektif sehingga stakeholder yang sebelumnya kurang mendukung pada akhirnya bisa mendukung aksi perubahan ini dan ikut terlibat. Dampak dari kolaborasi dan kerjasama ini bisa menghasilkan satu produk berupa Aplikasi Siagat Trantib.
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
1. Capaian Hasil Implementasi Aksi Perubahan
Adapun hasil/capaian dalam implementasi aksi perubahan “Satuan Polisi Pamong Praja di Era Transformasi Digital” dengan inovasi pengembangan Aplikasi Siaga Trantib tergambar dalam tabel berikut ini:
Tabel 4.1 Capaian Hasil Aksi Perubahan
No Tahapan/Kegiatan Waktu Keterangan Capaian/Output A Jangka Pendek
1 Konsultasi dan Koordinasi
a. Konsultasi dengan Mentor
b. Konsultasi dengan Dinas Kominfo
(Programmer)
c. Koordinasi dengan Satpol PP Kota Manado
15 Juli 2021
15 Juli 2021
15 Juli 2021
Terlaksana ✓ Surat
Persetujuan
✓ Pernyataan Dukungan
2 Pembentukan Tim Kerja a. Membuat Surat
undangan rapat b. Rapat pembentukan
tim
21 Juli 2021
26 Juli 2021
Terlaksana ✓ surat undangan
✓ notulen rapat
✓ daftar hadir
✓ draft SK
31 c. Tersusunnya Draft SK
Tim
d. Legalisasi SK Tim
27 Juli 2021
27 Juli 2021
✓ SK
3 Perencanaan Aplikasi a. Maksud dan tujuan pembuatan aplikasi b. unsur-unsur dalam aplikasi
2 Agustus 2021
3 Agustus 2021
Terlaksana TOR Aplikasi Sitrab
4 Membangun aplikasi siaga trantib
a. Membuat rancangan/design aplikasi
b. Membangun aplikasi siaga trantib
18 Agustus 2021
20 Agustus 2021
Terlaksana Rancangan / design Aplikasi
Aplikasi Siaga Trantib
5 Sosialisasi internal tentang format database dan aplikasi siaga
trantib
a. membuat undangan sosialisasi
b. mendistribusikan undangan
c. pelaksanaan sosialisasi
1 September 2021
1 September 2021
2 September 2021
Terlaksana ✓ Surat undangan
✓ Tanda terima
✓ Notulen sosialisasi
✓ Daftar hadir
6 Sosialisasi eksternal di Satpol PP Kota Manado tentang rencana aplikasi lapor siaga trantib
a. membuat undangan sosialisasi
b. mendistribusikan undangan
1 September 2021
1 September 2021
Terlaksana ✓ Surat undangan
✓ Tanda terima
✓ Notulen sosialisasi
✓ Daftar hadir
32 c. pelaksanaan
sosialisasi
2 September 2021
Berdasarkan tabel di atas maka dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahapan Konsultasi dan Koordinasi
Pada tahapan ini dilaksanakan konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder internal yaitu Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Prov. Sulut dan para Pejabat Adminstrator juga stakeholder eksternal yaitu Dinas Kominfo dan Satuan Polisi Pamong Praja Kota Manado. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 15 Juli 2021 dan menghasilkan dokumen Surat Persetujuan dan Pernyataan Dukungan dari para stakehoder tersebut.
2. Tahapan Pembentukan Tim Kerja
Pada tahapan di laksanakan Rapat Pembentukan Tim dan dihadiri oleh stakeholder internal yaitu para pejabat struktural dan pelaksana di lingkup Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara juga stakeholder eksternal yaitu Dinas Kominfo sebagai tenaga pengembang IT atau Programmer. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 26 Juli 2021 dan untuk SK Tim di legalisasi pada tanggal 27 Juli 2021.
3. Tahapan Perencanaan Aplikasi
Pada tahapan ini Action Leader bersama dengan pengembang IT/Programmer mengadakan pertemuan dan membahas maksud dan tujuan membangun aplikasi Sitrab dan unsur-unsur apa atau fitur apa saja yang akan dimasukkan dalam aplikasi tersebut. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 2 dan 3 Agustus 2021 dan menghasilkan TOR Aplikasi Sitrab
4. Tahapan Membangun Aplikasi Sitrab
Pada tahapan ini pengembang IT/Programmer mulai dengan membuat
rancangan/design aplikasi pada tanggal 18 Agustus 2021 kemudian dilanjutkan dengan membangun aplikasi pada tanggal 20 Agustus 2021 dan hasilnya tersedianya Aplikasi Siaga Trantib
5. Tahapan Sosialisasi Internal
Tahapan sosialisasi internal dilaksanakan pada tanggal 2 September 2021 dan dihadiri oleh Pejabat Struktural dan Pelaksana di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara (daftar hadir sosialisasi, notulen terlampir) 6. Tahapan Sosialisasi Eksternal
33
Tahapan sosialisasi ekternal yaitu pada Satuan Polisi Pamong Praja Kota Manado, dilaksanakan pada tanggal 2 September 2021 juga tetapi waktunya saja yang berbeda
Dengan demikian semua tahapan dalam aksi perubahan terlaksana sesuai dengan rencana yag ada dan target membangun aplikasi tercapai sesuai yang diharapkan.
2. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat bagi Internal Organisasi
1. Meningkatkan pelaksanaan koordinasi pemeliharaan dan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum
2. Mendapatkan data dan laporan yang akurat
3. Fungsi pengawasan terhadap masyarakat berjalan lebih efektif 4. Meningkatkan kualitas penanganan pengaduan dari kabupaten/kota 5. Peningkatan kualitas kinerja organisasi
Manfaat bagi Peserta PKA
1. Meningkatnya kemampuan manajerial dalam bidang Pelayanan Publik
2. Sebagai wadah dalam meningkatkan kemampuan koordinasi dengan semua pihak
3. Untuk mengetahui indikator tingkat kepuasan masyarakat dalam penanganan pengaduan
Manfaat bagi Eksternal
1. Memberikan manfaat dari sisi kecepatan respon dan kemudahan memberikan pengaduan
2. Peningkatan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan Satpol PP
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Sebagai pejabat publik, perlu disadari bahwa masa bakti di suatu jabatan adalah terbatas. Namun demikian upaya perbaikan yang sudah dilaksanakan perlu terus dilestarikan mulai sekarang sampai di masa yang akan datang. Meskipun suatu saat masa bakti sebagai kabid trantib telah purna atau terjadi mutasi, misi-misi untuk memperbaiki kinerja tetap harus dilaksanakan seiring perkembangan jaman demi mencapai visi terwujudnya kepuasan masyarakat atas layanan yang berkualitas. Oleh karena itu perlu disusun langkah strategis seperti berikut:
▪ Diskusi berkala antar lini pelaksana mulai level pemerintah provinsi hingga hingga pemerintah kabupaten/kota tentang adanya aplikasi Siaga Trantib.
34
Diskusi berkala ini akan memunculkan kesadaran dan komitmen bagi seluruh pejabat pelaksana pemerintahan bahwa perbaikan layanan bisa diperbaiki dan sangat bisa untuk dilanjutkan di masa yang akan datang.
▪ Menyusun tim monitoring dan controlling di level kabupaten/kota. Tim ini untuk memonitor terus menerus pelaksanaan penggunan aplikasi Siaga Trantib sehingga akan diketahui tingkat pemanfaatan dan kendala-kendala yang terjadi. Kecepatan tindak lanjut, misalnya perbaikan salah satu fitur aplikasi, akan memberi keyakinan kepada operator maupun stakeholder bahwa aplikasi layak untuk terus dilestarikan terus menerus.
▪ Mengupayakan untuk menyusun legal formal atas tim siaga trantib sebagai tim khusus di kabupaten/kota dengan Surat Keputusan Kepala Daerah Kabupaten/Kota sehingga ada kekuatan komitmen atas kinerja
Wujud pelestarian aksi perubahan diterangkan dalam poin-poin tindak lanjut jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang berikut ini:
1. Tindak Lanjut Jangka Menengah (Tahun 2022)
▪ Uji Coba Aplikasi Siaga Trantib di kabupaten/kota se-provinsi Sulawesi Utara
▪ Penyusunan SOP penggunaan Aplikasi Siaga Trantib 2. Tindak Lanjut Jangka Panjang (Tahun 2023)
▪ Running Aplikasi Siaga Trantib di semua kabupaten/kota se-provinsi Sulawesi Utara
▪ Pengembangan fitur
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
33 BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Aksi Perubahan Aplikasi Siaga Trantib merupakan sebuah inovasi dalam mengoptimalkan proses penyusunan dan pengelolaan data dan laporan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Penyusunan dan pengelolaan data dan laporan yang dimaksud adalah:
1. Setiap laporan yang masuk dari masyarakat baik umum4. maupun kabupaten/kota harus bisa dipilah manakah yang menjadi ranah Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten/Kota atau Provinsi atau juga ranah Kepolisian ketika terjadi tindak pidana
2. Laporan masyarakat yang masuk kemudian ditangani oleh admin Satuan Polisi Pamong Praja sesuai bidang dan kasusnya masing-masing dan sesuai tupoksi bidang
3. Penginputan data RENJA/RENSTRA dan pengelolaan keuangan Satuan Polisi Pamong Praja juga dapat dilihat di aplikasi ini, serta penginputan data pegawai dan tenaga harian lepas dapat dilihat secara ter-update juga nota dinas masing- masing bidang
4. Laporan kegiatan Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara per-triwulan akan dilaporkan di aplikasi ini secara ter-update.
B. Saran
Berdasarkan gambaran pelaksanaan aksi perubahan serta kesimpulan diatas, maka ada beberapa rekomendasi yang action leader ajukan untuk ditindaklanjuti antara lain:
1. Diharapkan agar Satuan Polisi Pamong Praja Daerah provinsi Sulawesi Utara untuk segera menganggarkan dalam APBD 2022 anggaran pengembangan Aplikasi Siaga Trantib agar supaya aplikasi ini bisa segera di jalankan.
2. Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara untuk bisa memfasilitasi proses penyusunan mekanisme atau Standar Operasional Prosedur penggunaan Aplikasi Siaga Trantib.
3. Kegiatan inovasi apapun terus dikembangkan di Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Sulawesi Utara untuk meningkatkan Kinerja Organisasi
34
DAFTAR PUSTAKA
Gary Yuki. 2015. Kepemimpinan Dalam Organisasi. Jakarta: PT Indeks.
Kartini Kartono. 2009. Pemimpin dan Kepemimpinan. Yogyakarta: Rajawali
Nazir Harjanto. 2002. Penerapan Knowlodge Management Pada Organisasi. Jakarta:
Graha Ilmu.
O Brien, James A. 1999. Management Information System. New York: McGraw Hill.
Pamela, A.O., & Oloko. 2015. Effect of motivation on employee performance of commercial banks in kenya : A case study of Kenya Commercial Bank in Migori County. London: Journal of Human Resource Studies 5(2)
Triguno. 2004. Budaya Kerja. Jakarta: Golden Terayon Press.
Rees, Erik, 2001. Seven Principles of Transformational Leadership: Creating A.
Synergy of Energy. Diakses dari
http://cicministry.org/commentary/issue85_warren_article.pd f
Peraturan Gubernur Nomor 57 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Provinsi Tipe A Provinsi Sulawesi Utara.
35
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
KONSULTASI DAN KOORDINASI 1. KONSULTASI DENGAN MENTOR
TEMPAT : RUANG KERJA KASATPOL PP
OUTPUT : SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN DAN DUKUNGAN
B. KONSULTASI DENGAN DINAS KOMINFO (PROGRAMMER)
TEMPAT : DINAS KOMINFO
OUTPUT : PERNYATAAN DUKUNGAN
C. KOORDINASI DENGAN SATPOL PP KOTA MANADO
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : PERNYATAAN DUKUNGAN
D. KONSULTASI DENGAN SEKRETARIS SATPOL PP DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : PERNYATAAN DUKUNGAN
E. KONSULTASI DENGAN KEPALA BIDANG LINMAS SATPOL PP DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : PERNYATAAN DUKUNGAN
F. KONSULTASI DENGAN Plt. KEPALA BIDANG PTI SATPOL PP DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : PERNYATAAN DUKUNGAN
G. KONSULTASI DENGAN KEPALA SEKSI OPERASIONAL BIDANG TRANTIB SATPOL PP DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : PERNYATAAN DUKUNGAN
H. KONSULTASI DENGAN KEPALA SEKSI KERJASAMA BIDANG TRANTIB SATPOL PP DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : PERNYATAAN DUKUNGAN
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
PEMBENTUKAN TIM KERJA
A. MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : SURAT UNDANGAN
B. RAPAT PEMBENTUKAN TIM
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : NOTULEN RAPAT DAN DAFTAR HADIR
C. TERSUSUNNYA DRAFT SK TIM
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : DRAFT SK
D. LEGALISASI SK TIM
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : SK
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
PERENCANAAN APLIKASI
A. MAKSUD DAN TUJUAN PEMBUATAN APLIKASI
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : TOR APLIKASI SITRAB
B. UNSUR-UNSUR DALAM APLIKASI
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : TOR APLIKASI SITRAB
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
MEMBANGUN APLIKASI SIAGA TRANTIB
A. MEMBUAT RANCANGAN/DESIGN APLIKASI
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : RANCANGAN / DESIGN APLIKASI
B. MEMBANGUN APLIKASI SIAGA TRANTIB
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : APLIKASI SIAGA TRANTIB
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DI ERA TRANSFORMASI
DIGITAL
SOSIALISASI INTERNAL TENTANG FORMAT DATABASE DAN APLIKASI SIAGA TRANTIB
A. MEMBUAT UNDANGAN SOSIALISASI
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : SURAT UNDANGAN
B. MENDISTRIBUSIKAN UNDANGAN
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : TANDA TERIMA
C. PELAKSANAAN SOSIALISASI
TEMPAT : KANTOR SATPOL PP
OUTPUT : NOTULEN SOSIALISASI DAN DAFTAR HADIR
