BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Gambar 3.1 Struktur Kedudukan dan Organisasi Sumber: Penulis, 2021
Berdasarkan gambar struktur tersebut, kedudukan penulis selama menjalani kerja magang selama 4 bulan yaitu sebagai Teller dan Administrasi. Adapun dengan kedudukan tersebut, penulis berkoordinasi langsung dengan Bapak Hadiyanto sebagai Manager Operasional dalam menjalani tugas sebagai Teller yang melakukan tugas rutin transaksi jual dan beli valuta asing baik yang dilakukan secara online maupun offline melalui counter. Kemudian penulis juga melakukan koordinasi langsung dengan Ibu Novia Alfina Nirmala sebagai Manager Keuangan dalam menjalani tugas bagian Administrasi yang melakukan pencatatan pemasukan dan pengeluaran setiap transaksi jual dan beli valuta asing, yang kemudian dibimbing oleh Bapak Hendrias selaku Direktur PT. Dias Panca Kencana.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Adapun tugas – tugas yang dilakukan penulis selama menjalankan pelaksanaan kerja magang yang dimulai dari tanggal 13 Juli 2021 sampai dengan 30 November 2021 di PT. Dias Panca Kencana, sebagai berikut:
Tabel 3.1 Tugas Utama yang Dilakukan Penulis
No. Pekerjaan yang Dilakukan Kategori Koordinasi 1. Transaksi Jual Beli Valuta Asing
via Counter (Offline) Rutin Bapak Hadiyanto
2. Transaksi Jual Beli Valuta Asing
via Online Rutin Bapak Hadiyanto
3.
Melakukan Update Harga Nilai Tukar Valuta Asing melalui Konten Story Instagram
Rutin Bapak Hadiyanto
4. Menginput Transaksi Jual Beli
Valuta Asing Rutin Ibu Novia
5. Menginput Pemasukan dan
Pengeluaran setiap Transaksi Rutin Ibu Novia
Tabel 3.2 Tugas Tambahan yang Dilakukan Penulis
No. Pekerjaan yang Dilakukan Kategori Koordinasi
1. Membuka Cek Bank Tidak Rutin Ibu Novia
2. Merekap data dan melakukan
arsip data KTP customer Tidak Rutin Ibu Novia
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang 3.3.1 Proses Pelaksanaan
Dalam proses pelaksanaan kerja magang, penulis melaksanakan berbagai tugas yang diberikan di dalam divisi Operasional dan juga divisi Keuangan. Dalam hal ini, tugas yang dilaksanakan dapat dijelaskan secara rinci, yang terdiri dari tugas utama dan tugas tambahan.
Adapun beberapa proses pelaksanaan yang telah dilaksanakan oleh penulis dalam proses kerja magang, sebagai berikut :
A. Tugas Utama
1. Transaksi Jual Beli Valuta Asing via Counter (Offline)
Penulis dipercayakan untuk memegang transaksi jual dan beli valuta asing secara offline melalui Counter Money Changer PT. Dias Panca Kencana.
Berikut ini prosedur yang dilakukan penulis, sebagai berikut :
1) Setiap pagi setelah sampai di kantor, penulis membuka kas counter dari brankas kemudian menyusun uang rupiah secara rapi ke dalam laci meja counter. Sehingga jika terdapat customer yang datang untuk menukarkan uang, maka penulis dapat menggunakan uang yang sudah tersedia di dalam laci meja.
Gambar 3.2 Kas Counter Sumber : Penulis, 2021
2) Setiap harinya penulis harus memperhatikan perubahan pergerakan harga valuta asing yang terdapat pada papan harga counter yang kemudian penulis akan mengubah dan menyesuaikan pergerakan harga nilai tukar pada hari tersebut.
Gambar 3.3 Papan Harga Counter Sumber : Penulis, 2021
3) Jika terdapat customer yang mengunjungi counter, maka penulis akan melayani customer dengan menanyakan jenis mata uang apa yang akan ditukar, kemudian penulis akan memberikan harga nilai tukar valuta asing yang ingin ditukarkan, jika customer sudah cocok dan sepakat dengan harga nilai tukar yang diberikan, maka penulis akan melakukan pengecekan uang kertas yang diberikan customer untuk menjamin keaslian uang, kemudian penulis memberikan perhitungan harga mata uang yang ditukarkan, dan membayar sejumlah uang yang ditukarkan.
Gambar 3.4 Customer Menukarkan Dollar Singapura Sumber : Penulis, 2021
4) Setiap transaksi pertukaran valuta asing yang dilakukan melalui counter akan dicatat penulis pada sebuah laporan tertulis dan google sheets.
Gambar 3.5 Laporan Tertulis Transaksi Counter Sumber : Penulis, 2021
Gambar 3.6 Laporan Google Sheets Transaksi Counter Sumber : Penulis, 2021
5) Setiap sore saat toko akan tutup, penulis akan menutup kas pada counter, kemudian menghitung ulang dan memastikan saldo akhir kas sesuai dengan laporan transaksi yang dilakukan pada hari tersebut, kemudian mengembalikan kembali kas ke brankas.
Gambar 3.7 Laporan Penutupan Kas Counter Sumber : Penulis, 2021
2. Transaksi Jual Beli Valuta Asing via Online
Penulis dipercayakan untuk memegang transaksi jual dan beli valuta asing secara online melalui nomor Whatsapp kantor yang berisikan grup-grup antar sesama Money Changer yang digunakan untuk melakukan transaksi jual dan beli valuta asing secara online dan juga customer pribadi secara personal chat.
Berikut ini prosedur yang dilakukan penulis, sebagai berikut :
1) Setiap pagi penulis akan menunggu harga rate yang akan di perjual- belikan yaitu harga rate valuta asing SGD (Singapore Dollar), MYR (Malaysian Ringgit), USD (United States Dollar), THB (Thailand Bath), TWD (Taiwan Dollar), CNY (Chinese Yuan), dan lain sebagainya. Harga rate akan didapatkan dari agen dan juga sesama Money Changer yang membuka harga terlebih dahulu, dimana patokan harga akan di ambil dari Bank.
2) Jika harga rate setiap valuta asing sudah ada, penulis akan membagikan harga rate melalui grup dan juga personal chat dengan customer.
Gambar 3.8 Pembagian Harga Rate kepada Customer Sumber : Penulis, 2021
3) Jika terdapat customer yang ingin melakukan pertukaran valuta asing via online, penulis akan melakukan negosiasi harga dengan customer, jika sudah sepakat dengan harga rate yang diberikan, penulis akan meminta nomor rekening sesuai dengan valuta asing yang ingin ditukarkan, kemudian memberikan rincian harga yang perlu dibayar customer. Setelah customer sudah membayar lunas transaksi, maka penulis akan memberikan nomor rekening customer sesuai dengan jumlah valuta asing yang disepakati kepada agen untuk diproses.
Gambar 3.9 Proses Negosiasi Harga dengan Customer Sumber : Penulis, 2021
Gambar 3.10 Memberikan Rekening kepada Agen untuk Diproses Sumber : Penulis, 2021
4) Setelah selesai diproses oleh agen, maka agen akan memberikan bukti transfer valuta asing, yang kemudian penulis akan memberikan bukti transfer tersebut kepada customer, sebagai bukti bahwa mata uang asing yang ditukarkan via transfer online sudah berhasil.
Gambar 3.11 Memberikan Bukti Transfer kepada Customer Sumber : Penulis, 2021
3. Melakukan Update Harga Nilai Tukar Valuta Asing melalui Konten Story Instagram
Penulis dipercaya dan diberikan tugas untuk membuat konten harian mengenai update harga nilai tukar valuta asing yang di posting melalui Instagram Story PT. Dias Panca Kencana. Setiap awal bulan, penulis akan membuat template konten yang baru untuk digunakan pada bulan itu. Setiap pagi pada hari kerja, penulis akan mengubah tanggal pada template konten dan perubahan harga nilai tukar valuta asing pada hari tersebut.
Gambar 3.12 Konten Update Harga Nilai Tukar melalui Story Instagram
Sumber : Penulis, 2021
4. Menginput Transaksi Jual Beli Valuta Asing dan Menulis Nota Bukti Penerimaan Kas
Penulis diberikan tugas untuk mencatat seluruh transaksi penjualan dan pembelian valuta asing yang dilakukan pada hari itu. Transaksi penjualan dan pembelian diinput oleh penulis melalui grup Whatsapp. Pada sore hari setelah transaksi selesai dilakukan, penulis akan melakukan penginputan nama-nama customer yang melakukan transaksi, setelah itu penulis juga kan menulis nota Bukti Penerimaan Kas untuk semua transaksi yang dilakukan pada hari tersebut.
Gambar 3.13 Pencatatan Transaksi kedalam Grup Whatsapp Sumber : Penulis, 2021
Gambar 3.14 Nota Bukti Penerimaan Kas Sumber : Penulis, 2021
5. Menginput Pemasukan dan Pengeluaran setiap Transaksi
Penulis diberikan tugas untuk mencatat total pemasukan yang dibayar oleh customer dan pengeluaran yang perlu dibayar oleh perusahaan. Dalam tugas ini, penulis dikhususkan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran yang ada pada rekening Bank BCA dan Bank BRI PT. Dias Panca Kencana.
Gambar 3.15 Pemasukan dan Pengeluaran Transaksi Rekening BCA Sumber : Penulis, 2021
Gambar 3.16 Pemasukan dan Pengeluaran Transaksi Rekening BRI Sumber : Penulis, 2021
B. Pekerjaan Tambahan 1. Menulis Buku Cek Bank
Penulis dipercaya untuk memegang buku cek Bank BCA dan Bank BRI PT. Dias Panca Kencana. Penulis akan membuka dan menulis cek jika mendapatkan instruksi dari atasan bagian keuangan dan atau staff administrasi, sesuai dengan nominal yang diberikan. Fungsi dari penulisan cek dimaksudkan apabila terdapat pembayaran skala besar yang perlu dibayar, sehingga membutuhkan buku cek untuk dapat melakukan pembayaran melalui bank.
Gambar 3.17 Buku Cek Bank BRI dan BCA PT. Dias Panca Kencana Sumber : Penulis, 2021
Gambar 3.18 Penulisan Buku Cek Bank BCA PT. Dias Panca Kencana Sumber : Penulis, 2021
2. Merekap data dan melakukan arsip data KTP Customer
Setiap adanya customer baru yang melakukan transaksi jual atau beli valuta asing, customer yang melakukan pembayaran melalui via transfer ke rekening PT. Dias Panca Kencana, dimana sesuai dengan prosedur perusahaan dan mengikuti ketentuan dari Bank Indonesia, dimana setiap nama yang tertera ada mutasi rekening PT. Dias Panca Kencana, diperlukan data berupa KTP customer, sebagai bukti bahwa telah adanya transaksi yang dilakukan. Maka penulis akan meminta data KTP customer yang baru pertama kali melakukan transaksi di PT. Dias Panca Kencana. Kemudian data KTP customer akan didata oleh penulis, dan direkap dalam sebuah folder.
Gambar 3.19 Penulisan Buku Cek Bank BCA PT. Dias Panca Kencana Sumber : Penulis, 2021
3.3.2 Kendala yang Ditemukan
Selama melakukan proses kerja magang di PT. Dias Panca Kencana, ada beberapa kendala yang penulis temukan, yaitu:
1. Proses Pembayaran yang kurang tersistem sehingga terjadinya kesalahan
Setiap hari terdapat banyak transaksi jual dan beli valuta asing di money changer, sehingga terdapat pembayaran yang perlu dilakukan perusahaan.
Pada hal ini, jika terdapat transaksi yang cukup besar mencapai ratusan juta hingga milyaran rupiah, penulis akan diminta oleh staff administrasi dan atau atasan bagian keuangan, untuk menulis buku cek sejumlah uang yang harus dibayar. Namun pada kasusnya, kegiatan pembayaran yang seringkali hanya diatur oleh staff administrasi, tidak dilakukan dengan
melakukan konfirmasi kembali kepada atasan, sehingga terdapat beberapa kali kejadian, dimana staff administrasi melakukan kesalahan dalam pembayaran ke agen. Hal ini menyebabkan pembayaran harus dilakukan dua kali jika terdapat kekurangan ataupun meminta agen untuk mentransfer kembali jika terdapat kelebihan pembayaran. Proses pembayaran yang tidak dilakukan dengan tersistem sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pembayaran.
2. Customer yang tidak mau memberikan data foto KTP
Mengikuti prosedur dari Bank Indonesia, dimana diwajibkan kepada seluruh pelaku kegiatan usaha valuta asing atau money changer untuk memiliki data Kartu Tanda Penduduk (KTP) customer yang melakukan transaksi jual beli valuta asing di sebuah money changer. Hal ini dibutuhkan agar adanya transparansi data di setiap transaksi. Namun seringkali customer tidak mau untuk memberikan data KTP pribadi, karena merasa sangat sensitif untuk memberikan data KTP dan takut akan disalahgunakan oleh perusahaan.
3.3.3 Solusi untuk Kendala yang Ditemukan
Adapun solusi yang dapat diberikan penulis, yaitu :
1. Proses Pembayaran yang kurang tersistem sehingga terjadinya kesalahan
Untuk mengatasi terjadinya kesalahan dalam proses pembayaran, ada baiknya apabila perusahaan dapat membuat sebuah sistem atau SOP (Standard Operating Procedure) dalam setiap proses pembayaran yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga dengan adanya sebuah sistem yang dijalankan, dapat mengurangi adanya miskomunikasi dan kesalahan pembayaran, dikarenakan proses pembayaran sangatlah sensitif karena menyangkut sejumlah uang perusahaan.
2. Customer yang tidak mau memberikan data foto KTP
Untuk mengatasi masalah ini, yang dapat dilakukan penulis adalah dengan menjelaskan secara baik dan jelas kepada customer, dimana data KTP pribadi customer akan disimpan oleh perusahaan dan akan dijaga kerahasiaannya. Dan juga menjelaskan tujuan dari dibutuhkannya data KTP customer merupakan untuk mengikuti prosedur dari Bank Indonesia.
Dengan begitu, customer akan lebih merasa aman dan yakin untuk mengirimkan data KTP dan melakukan transaksi dengan nyaman.
