NAMA : HENDRA PUTRA JAYA SIMATUPANG NIM : 21350277
PRODI : MANAJEMEN PERENCANAAN DAN PEMASARAN PARIWISATA PENGULANGAN UAS APLIKASI KONPUTER
1. LANGKAH LANGKAH DALAM MENGGUNAKAN FUNGSI MAIL MERGE DI MICROSOFT WORD
JAWAB :
Mail Merge adalah perangkat lunak (sofware) yang menggambarkan fungsi produksi (angka dan berpotensi besar) beberapa dokumen dari satu template yang bentuk dan terstruktur sumber data.
Fungsi Mail Marge
Fungsi dari Mail Marge adalah membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama
Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.
Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.
Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Kegunaan & Manfaat Mail Merge
Kegunaan dan manfaat ini sangatlah banyak, apalagi anda yang berkerja dalam suatu perusahaan atau instansi dan merupakan sekretaris atau yang mengurus masalah administrasi, seperti surat undangan, informasi dan sertifikat.
Inilah peran utama dari mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat:
Surat Pemberitahuan
Surat Undangan Rapat
Surat Penawaran Barang
Sertifikat
Membuat Surat Bisnis
Proposal
Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.
Sedangkan untuk tata cara membuat mail merge di Word sendiri pada dasarnya terdiri dari tiga tahapan utama, dan tahapan terakhir adalah penyimpanan dokumen sekaligus proses cetak. Mail merge yang umumnya digunakan untuk keperluan surat menyurat, memang dijamin akan dicetak pada proses akhir.
Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Word
1. Buka menu Mail Merge di Word
Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.
2. Tentukan format dokumen
Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email, dan sebagainya.
3. Buat naskah dokumen di Worksheet
Buat naskah dokumen pada worksheet. Misalnya kamu akan membuat surat dengan format seperti berikut:
4. Pilih penerima dokumen
Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menu Mailings kemudian klik Select Recipients.
Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat
sebelumnya dalam format file Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Apabila kamu belum memiliki file data source, kamu bisa membuatnya dengan mengklik Create a New List.
5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen
Pada tutorial ini misalnya kamu sudah memiliki file data
source (recipients) dalam format Excel seperti contoh berikut:
Jika sudah memiliki data source-nya, klik opsi Use an Existing List, lalu pilih file excel yang sesuai, kemudian klik Open.
Kemudian akan muncul dialog box Open Workbook seperti berikut.
Kamu bisa memilih dokumen dalam Entire Workbook atau hanya pada Sheet tertentu saja dengan klik menu drop down Open
Document in Workbook. Kemudian tentukan Cell Range pada file excel yang digunakan.
Penulisan cell range dipisahkan dengan simbol ( : ) yang berarti
“sampai”. Pada contoh file excel di atas menggunakan Range A1 : C7, artinya cell A1 sampai C7. Jika sudah, klik OK.
Baca Juga: Pengertian Mailing List, Jenis, Fungsi dan Cara Mudah Membuatnya
6. Atur tata letak data dan naskah
Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara data dan naskah agar sesuai.
Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data.
Misalnya teks “Nama” pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik
submenu Insert Merge Field.
Selanjutnya, pilih opsi yang sesuai dengan yang kamu inginkan.
Misalnya pada contoh kamu ingin memasukkan data Nama di sebelah
“Nama:”
Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data yang diperlukan.
Jika sudah selesai, maka tampilan di file naskah worksheet akan terlihat seperti ini:
7. Periksa format dokumen
Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsi Preview Results.
Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan dengan data yang ada.
Kamu juga masih bisa mengubah file naskah yang ada. Misalnya pada contoh ini kamu akan menghapus teks “Nama”, “Alamat”, dan
“No. Telp.” sehingga hasilnya menjadi seperti berikut. Jangan lupa cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview Results dan tombol next.
8. Simpan file mail merge
Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:
Edit Individual Document – untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing data.
Print Documents – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
Send E-mail Massages – untuk mengirimkan file dalam format email.
Kamu tinggal memilih opsi di atas sesuai dengan yang diinginkan. Selesai!
Kamu sudah berhasil membuat mail merge di Microsoft Word.
