i
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEBSITE PADA DINAS PENANAMAN MODAL,
PTSP DAN TENAGA KERJA KOTA PANGKALPINANG
LAPORAN KULIAH PRAKTEK Oleh
NIM NAMA
1. 1522500043 RARA ADELIA
2. 1522500142 SUSI SUSANTI
3. 1522500145 NADYA AMALIA
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI STIMIK ATMA LUHUR
PANGKALPINANG
2018/2019
ii
iii
iv
ABSTRAK
Teknologi informasi merupakan salah satu alat bantu penunjang pekerjaan disebuah organisasi baik profit maupun non profit. Salah satunya adalah sebagai sarana meningkatkan produktivitas kerja para karyawan, sehingga tujuan yang akan dicapai organisasi tersebut dapat tercapai secara optimal. Bukti untuk ini dapat dilihat dengan semakin banyaknya pengguna komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data sehingga menjadi suatu informasi yang dimanfaatkan oleh berbagai kalangan yang membutuhkannya. Ketidakadaan sistem yang terkomputerisasi untuk menampung administrasi surat menyurat pada Dinas Penanaman Modal, PTSP dan Tenaga Kerja Kota Pangkalpinang masih menggunakan sistem manual maka terdapat banyak kesalahan yg terjadi seperti kurang efisiennya waktu dan tenaga dalam pengarsipan dan administrasi surat dan pengambilan dokumen. Pada perkembangan teknologi perangkat lunak, diperlukan adanya bahasa yang digunakan untuk memodelkan perangkat lunak dalam hal ini penulis menggunakan Tools (Alat Bantu) UML (Unified Modeling language). Hasil dalam penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien serta meningkatkan pelayanan kebutuhan akan informasi yang lebih akurat dan relevan serta bisa memahami prosedur kerja yang ada pada Dinas Penanaman Modal, PTSP dan Tenaga Kerja Kota Pangkalpinang.
Kata kunci : Sistem Informasi Analisa dan Perancangan Sistem Surat Menyurat.
Waterfall, UML.
v
ABSTRACT
Information technology is one of the supporting tools for work in an organization both profit and non-profit. One of them is as a means of increasing work productivity of employees, so that the goals to be achieved by the organization can be achieved optimally. Evidence for this can be seen with the increasing number of computer users used to store and process data so that it becomes information that is utilized by various groups who need it. The absence of a computerized system to accommodate administrative correspondence at the Investment Office, PTSP and Pangkalpinang City Manpower still uses manual systems so there are many mistakes that occur such as inefficient time and energy in archiving and administration of letters and document retrieval. In the development of software technology, the language needed to model software is needed in this case the author uses UML Tools (Unified Modeling language). The results in this study are to produce an effective and efficient incoming mail and outgoing information system and improve service needs for information that is more accurate and relevant and can understand the work procedures that exist in the Investment Office, PTSP and Pangkalpinang City Manpower.
Keywords: Analysis Information System and Design of Mailing System. Waterfall,
UML.
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah- nya kepada kami, sehingga kami dapat melaksanakan kegiatan Kuliah Praktek (KP) beserta pembuatan Laporan KP ini dapat diselesaikan sesuai dengan yang kami harapakan.
Dalam pelaksanaan KP dan penyusun laporan, kami mendapat banyak bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini kami ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar- besarnya kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan kekuatan kepada kami.
2. Orangtua kami yang selalu memberikan do’a dan mensupport kami.
3. Bapak Dr. Husni Teja Sukmana, ST, M.Sc. selaku ketua STMIK Atma Luhur.
4. Bapak Drs. Harry Sujikianto, MM,MBA selaku ketua yayasan STMIK Atma Luhur.
5. Ibu Melati Suci Mayasari, M.Kom selaku dosen pembimbing pelaksanaan Kuliah Praktek.
6. Bapak H.Abdul Ghoni, SE.,M.Si selaku Kepala Dinas Penanaman Modal , PTSP dan Tenaga Kerja Kota Pangkalpinang.
7. Ibu Komariah SH, selaku Pembimbing Lapangan Kuliah Praktek.
8. Sekertaris yang telah memberikan dukungan kepada kami untuk dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Praktek.
9. Serta teman-teman yang telah turut membantu dan membuat kami termotivasi.
Kami juga menyadari bahwa di dalam pelaksanaan KP maupun penyusun
laporan ini terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu kami
mengharapakn kritik dan saran yang bersifat membangun, sehingga laporan kami
selanjutnya dapat menjadi lebih baik.
vii
Akhir kata semoga laporan ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak yang memerlukannya.
Pangkalpinang, 04 Januari 2019
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
PERSETUJUAN KULIAH PRAKTEK ... ii
LEMBAR PENGESAHAN KULIAH PRAKTEK ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR SIMBOL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Manfaat dan Tujuan ... 2
1.5 Metode Penelitian ... 3
1.5.1 Model Pengembangan Sistem ... 3
1.5.2 Metode Pengembangan Sistem ... 3
1.5.3 Alat Bantu Perancangan Sistem ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka ... 5
2.2 Konsep Dasar Sistem ... 5
2.3 Konsep Dasar Informasi ... 6
2.4 Pengertian Analisa Berorientasi Objek ... 6
2.4.1 Activity Diagram ... 7
2.5 Perancangan Berorientasi Objek... 9
ix
2.5.1 Use Case Diagram ... 9
2.5.2 Entity Relation Diagram(ERD) ... 10
2.5.3 Logical Record Strukture (LRS) ... 11
2.5.4 Tabel/Relasi ... 11
2.5.5 Spesifikasi Basis Data... 12
2.5.6 Rancangan Dokumen Keluaran ... 12
2.5.7 Rancangan Dokumen Masukan ... 12
2.5.8 Rancangan Layar Program ... 12
2.6 Macam-Macam Pengertian ... 12
2.6.1 Pengertian Surat Masuk ... 12
2.6.2 Pengertian Disposisi ... 13
2.6.3 Pengertian Surat Keluar ... 13
2.7 Metode Model Waterfall ... 13
BAB III ORGANISASI 3.1 Profil Kantor Penanaman Modal, PTSP dan Tenaga Kerja Kota Pangkalpinang ... 16
3.1.1 Sejarah Singkat ... 16
3.1.2 Visi ... 16
3.1.3 Misi ... 18
3.2 Struktur Organisasi ... 20
3.3 Tugas dan Fungsi Organisasi ... 21
BAB IV PEMBAHASAAN 4.1 Proses Bisnis ... 26
4.2 Activity Diagram ... 28
4.3 Analisa Keluaran ... 32
4.4 Analisa Masukan ... 33
4.5 Identifikasi Kebutuhan... 33
4.6 Use Case Diagram ... 36
4.7 Deskripsi Use Case ... 36
4.8 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 42
4.9 Tranformasi ERD Ke LRS ... 43
x
4.10 Logical Record Strukture (LRS) ... 44
4.11 Tabel ... 44
4.12 Spesifikasi Basis Data... 46
4.13 Rancangan Dokumen ... 49
4.13.1 Rancangan Keluaran……… .. .49
4.13.2 Rancangan Masukan ... 52
4.14 Rancangan Layar……….54
BAB V 5.1 Kesimpulan ... 64
5.2 Saran ... 64
DAFTAR PUSTAKA ... 66
LAMPIRAN ... 67
xi
DAFTAR SIMBOL
Simbol Use Case Diagram
Gambar Keterangan
Actor
menggambarkan orang atau sistem yangmenyediakan atau menerima informasi dari sistem atau menggambarkan pengguna software aplikasi (user).Use Case menggambarkan fungsionalitas dari suatu
sistem, sehingga pengguna sistem paham dan mengerti mengenai kegunaan sistem yang akan dibangun Associations menggambarkan hubungan antara actor
dan use case
ExtendsMenspesifikasikan bahwa use case target
memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.
Simbol Activity Diagram
Gambar Keterangan
Start Pointadalah simbol yang menyatakan awal dari aktifitas
End Pointadalah simbol yang menyatakan akhir dari aktifitas
Activity adalah simbol yang menggambarkan aktifitas yang dilakukan pada sistem Decisionadalah simbol yang menggambarkan
kondisi dari sebuah aktifitas yang bernilai benar/salah
Swimlane menggambarkan pembagian / pengelompokan berdasarkan tugas dan fungsi
tersendiri
xii
Transition State menggambarkan hubungan
antara dua state, dua activity ataupun antara state dan activity
Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar Keterangan
Entitasmerupakanobyek-obyekdasar yang
terikatdidalamsistem. Obyektersebutdapatberupa
orang, benda, atauhallainnya yang keteranganperludisimpan di basis data.
Relationship merupakankejadian yang menggambarkanhubunganantaraduaataulebihentitas.
Garisyang menghubungkanentitasdenganrelationship.
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Model Waterfall...14
Gambar 3.1 Struktur Organisasi...21
Gambar 4.1 Proses Terima Surat Masuk dan Pencatatan Disposisi...28
Gambar 4.2 Proses Terima Surat Masuk dan Surat Keluar...29
Gambar 4.3 Proses Pembuatan Laporan Surat Masuk...30
Gambar 4.4 Proses Pembuatan Laporan Surat Keluar...31
Gambar 4.5 Use Case Diagram...36
Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram (ERD)...42
Gambar 4.7 Transformasi ERD ke LRS ...43
Gambar 4.8 Logical Record Structure (LRS)...44
Gambar 4.9 Rancangan Layar Menu Login...54
Gambar 4.10 Rancangan Layar Menu Utama...54
Gambar 4.11 Rancangan Layar Entry Instansi...55
Gambar 4.12 Rancangan Layar Entry Tambah Instansi ... 55
Gambar 4.13 Rancangan Layar Edit Instansi...56
Gambar 4.14 Rancangan Layar Bagian...56
Gambar 4.15 Rancangan Layar Tambah Bagian...57
Gambar 4.16 Rancangan Layar Edit Bagian...57
Gambar 4.17 Rancangan Layar Transaksi...58
Gambar 4.18 Rancangan Layar Entry Surat Masuk...58
Gambar 4.19 Rancangan Layar Tambah Surat Masuk...59
Gambar 4.20 Rancangan Layar Entry Disposisi...59
Gambar 4.21 Rancangan Layar Tambah Disposisi...60
Gambar 4.22 Rancangan Layar Entry Surat Keluar...60
Gambar 4.23 Rancangan Layar Tambah Surat Keluar...61
Gambar 4.24 Rancangan Layar Entry Surat Balasan...61
Gambar 4.25 Rancangan Layar Tambah Surat Balasan...62
xiv
Gambar 4.26 Rancangan Layar Laporan...62
Gambar 4.27 Rancangan Layar Laporan Surat Masuk...63
Gambar 4.28 Rancangan Layar Laporan Surat Keluar...63
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Instansi...44
Tabel 4.2 Tabel Surat Masuk...45
Tabel 4.3 Tabel Disposisi...45
Tabel 4.4 Tabel Bagian...45
Tabel 4.5 Tabel Surat Keluar...45
Tabel 4.6 Tabel Surat Balasan...46
Tabel 4.7 Spesifikasi Basis Data Instansi...46
Tabel 4.8 Spesifikasi Basis Data Surat Masuk...47
Tabel 4.9 Spesifikasi Basis Data Disposisi...48
Tabel 4.10 Spesifikasi Basis Data Bagian...48
Tabel 4.11 Spesifikasi Basis Data Surat Keluar...49
xvi
