1
APLIKASI PELAPORAN KEHILANGAN SURAT ONLINE
Erina Sari, Tjut Awaliyah, Z, M.Kom, Halimah Tus Sa’diah, M.Kom Email : [email protected]
Program Studi Diploma Tiga Manajemen Informatika FMIPA-Universitas Pakuan Abstrak
Kepolisian Negara Republik Indonesia Daerah Jawa Barat merupakan bagian kepolisian Kota Bogor yang berlokasi di Jl. Kapten Muslihat No.18 Kota Bogor. Saat ini Kepolisian Negara Republik Indonesia Daerah Jawa Barat masih menjalankan proses pengolahan data secara manual yaitu perekapan data dengan menggunakan buku. Pengolahan atau rekap data secara manual akan menimbulkan masalah yaitu buku hilang, atau rusak, hilangnya bentuk fisik surat, atau pencarian data yang l ama. Kehilangan surat dibagi menjadi dua kategori yaitu surat penting dan surat biasa, contoh dari surat penting yaitu seperti, sertifikat, ijazah, surat cek atau giro dan surat deposito dan contoh surat biasa yaitu seperti ATM, KTP, Paspor, SIM.
Kata Kunci : Aplikasi Pelaporan Kehilangan Berbasis Online
PENDAHULUAN
Kepolisian Negara Republik Indonesia Daerah Jawa Barat merupakan bagian kepolisian Kota Bogor yang berlokasi di Jl. Kapten Muslihat No.18 Kota Bogor. Saat ini Kepolisian Negara Republik Indonesia Daerah Jawa Barat masih menjalankan proses pengolahan data secara manual yaitu perekapan data dengan menggunakan buku. Pengolahan atau rekap data secara manual akan menimbulkan masalah yaitu buku hilang, atau rusak, hilangnya bentuk fisik surat, atau pencarian data yang l ama.
Kehilangan surat dibagi menjadi dua kategori yaitu surat penting dan surat biasa, contoh dari surat penting yaitu seperti, sertifikat, ijazah, surat cek atau giro dan surat deposito dan contoh surat biasa yaitu seperti ATM, KTP, Paspor, SIM.
Penelitian mengenai data kehilangan sebelumnya pernah dilakukan oleh Burnawan M .Rusdin (2013) dengan membangun sistem informasi pelaporan kehilangan surat penting. Citra Andari
(2013) merancang dan
mengimplementasikan program Aplikasi pendataan kehilangan surat berbasis web.
Pada penelitian tersebut belum adanya fungsi mencetak surat tanda kehilangan hanya mencetak identitas kehilangan, dan sistem belum dionlinekan.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka perlu dibuatlah Sistem Informasi Penerimaan Laporan Kehilangan Barang di Polres Bogor Online yang dapat membantu pegawai dalam menginput-kan nama yang akan melapor, mencari nama pelapor dan mencetak surat pelapor.
Selain itu sistem yang akan dibuat akan membantu pelapor kehilangan barang.
Pengguna dapat melapor dimana saja dan kapan saja tanpa harus mengunjungi Polres Kota Bogor. Oleh karena itu, pada tugas akhir ini, akan dibuat suatu Aplikasi yang berjudul Aplikasi Penerimaan Laporan Kehilangan Barang di Polres Bogor Online.
2 METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam tugas akhir ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) yang diterapkan dalam suatu basis sistem informasi komputerisasi yang terdiri dari enam fase atau tahapan, dan berikut ini adalah tahapan dari metode SDLC seperti yang ditunjukan pada Gambar 1.
customer id_customer
nama_customer no_ktp
….
alamat rooms
id_kamar deskripsi
fasilitas nama_kamar
harga fasilitas id_fasilitas
nama
Gambar 1. Fase Atau Tahapan Dalam SDLC
1. Tahap Perencanaan Sistem
Tahap perencanaan penelitian melakukan pengumpulan data dan mempelajari teori-teori umum yang berkaitan dengan “Aplikasi Pelaporan Kehilangan Surat Online . Metode pengumpulan data yang digunakan dalam laporan proposal ini meliputi:
a. Studi Lapang adalah melakukan observasi langsung di Polres Bogor Bogor.
b. Wawancara
Melalui wawancara atau tanya jawab secara langsung kepada salah seorang Poisi di Polres Bogor untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan, proses pengimputan data – data, serta informasi yang dibutuhkan dari sistem yang akan dibuat.
c. Studi Pustaka
Mengumpulkan informasi melalui buku mengenai pengumpulan data Kehilangan surat, dan menggunakan fasilitas internet sebagai literatur pendukung pelaksanaan penelitian.
2. Tahap Analisis
Pada tahap ini dilakuakan suatu analisis, mengenai sistem yang sedang berjalan di Polres Bogor dan merancang sistem yang akan dibangun serta kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi, sehingga dapat dipersiapkan sejak awal agar tercipta sistem yang mudah digunakan, serta dapat memberikan manfaat yang baik terhadap pengolahan data-data Kehilangan.
1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang berjalan dilakukan untuk mengetahui alur sistem yang sedang berjalan di Polres Bogor saat ini masih bersifat manual dan belum melibatkan tekhnologi informasi menggunakkan hardware dan software dalam kegiatan penginputan data Kehilangan. Berdasarkan analisis yang sedang berjalan,ditemukan kendala sebagai berikut:
a. Kurang Efektif dalam pengolahan data Pelapor, karena masih menggunakan pencatatan manual.
b. Membutuhkan banyak waktu untuk pembuatan laporan data Pelapor.
c. Tidak efektif dalam pencarian data.
d. Kemungkinan besar data bisa hilang dan rusak, karena penyimpanan data masih secara manual.
Gambar 2 berikut :
Pelapor Admin SPKT
Mulai
Pengisian buku Pendaftaran
Surat Kehilangan
Buku Pendaftaran
Pembuatan Surat Kehilangan
Buku PendaftaranPemberitahuan Surat Kehilangan
Selesai Acc
Gambar 2.Sistem yang berjalan 2. Analisis Sistem Yang Dikembangkan
Berdasarkan permasalahan sistem yang sedang berjalan, maka dari itu dibutuhkan
3 sebuah Aplikasi Pengolahan Data Laporan Kehilangan Barang di Polres. Dengan output Surat Kehilangan berbasis komputer, proses pengolahan data akan berlangsung lebih mudah dan dapat menimalisir kesalahan.
dapat dilihat pada Gambar 3 berikut :
Masyarakat Sstem Admin SPKT
Mulai
Login
Pengisian Data
DataBase
Pengolahan Laporan Kehilangan
Surat
Laporan Data Kehilangan Surat
Laporan Data Kehilangan Surat
Cetak Laporan Data Kehilangan
Surat
Selesai Registrasi
Cetak Input
akun Validasi
Ya
Tidak
Login
Gambar 3.Sistem yang dikembangkan 3. Structure diagram class
Diagram class merupakan diagram yang menjelaskan mengenai basis data pada sebuah sistem bagian dari tabel yang memiliki relasi dengan tabel yang lain sehingga akan memperjelas hubungan antar tabel. Berikut tabel-tabel yang terdapat pada sistem informasi ini seperti pada gambar 4.
ditunjukan pada gambar 4 berikut :
Data Pelapor Kehilangan Surat
Admin
Cetak
Memiliki Data Pelapor Kehilangan Surat No Nama Tempat tanggal lahir
Jenis surat Pekerjaan Surat hilang Kewarganegaraan
Tanggal kejadian Agama Alamat Cetak
Surat tanda penerimaan
Surat
Cetak Surat tanda
Laporan Tanda Laporan
Cetak
Gambar 6. Diagram Class Administrator Relasi Antar Tabel
a. Flowchart Back-end Administrator
Flowchart Back-End, yang dapat terlihat pada gambar 7 :
Start
Login
Validasi
Halaman Admin
Menu 1. M_Admin 2. M_Tips 3. M_Kehilangan 4. M_Cetak Laporan 5. M_Kontak 6. Login/LogOut
Database A
A Ya
Tidak Input Username
& Password
M_Admin M_Tips M_Kehilangan M_Cetak
Laporan M_Kontak Logout
1. Tambah 2. Ubah 3. Hapus
1. Tambah 2. Ubah 3. Hapus
1. Pencarian 2. Cetak 3. Hapus
1. Cetak 1. Ubah End
Y Y Y Y Y
T T T T
Gambar 7. Flowchart Back-end Administrator
b. Flowchart Back-end SPKT
Flowchart Front-End, yang dapat terlihat pada gambar 8 :
Start
Login
Validasi
Halaman SPKT
Menu M_Cetak M_Grafik Login/Logout
Database A
A Iput Username dan
Password
Ya Tidak
M_Cetak M_Grafik
1. Cetak
LogOut
End
Y Y
T T
Gambar 8. Flowchat Front-end
4 a. Implementasi Database
Pada Tahap ini dilakukan persiapan rancangan yang telah dibuat kedalam bentuk pengimplementasian sebuah program yang meliputi penyajian pada aplikasi dengan menggunakan Windows 8 sebagai operasinya, PHP sebagai bahasa pemogramannya, MYSQL sebagai penyimpan datanya.
terlihat pada Gambar 9 :
Gambar 9. Database HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahapan sebelumnya telah dijelaskan bahwa proses perancangan dan implementasi sistem yang akan dibangun. Berikut ini merupakan hasil website dari tampilan sistem yang akan dikembangkan.
Pembuatan Aplikasi yang dilakukan di Polres Bogor bertujuan untuk pelaporan secara digital atau Online sehingga mengurangi resiko-resiko yang kemungkinan akan terjadi seperti data hilang maupun rusak. Proses pembuatan dilakukan pada pengelolaan data tugas akhir. Tujuan lainnya adalah untuk memberikan kemudahan bagi masyarakat yang ingin melapor kehilangan surat baik surat penting maupun surat biasa. Sistem ini akan diakses secara Online untuk mempermudah masyarakat melapor kehilangan surat.
Masyarakat yang ingin melapor data kehilangan surat tidak perlu lagi untuk mengunjungi Polres Bogor. Masyarakat cukup mengakses situs website-nya saja.
Sistem ini memiliki 3 hak akses yaitu : Masyarakat, Admin, SPKT. Masyarakat adalah pengguna diluar lingkungan dari Polres Bogor. Masyarakat sebelum melapor data kehilangan secara Online harus melakuakan
register terlebih dahulu dengan membuat akun (username dan password). Lalu masyarakat masuk ke halaman Login dengan menggunakan Username dan Password yang telah dibuat di halaman register. Setelah itu masyarakat dapat melapor kehilangan surat di halaman data pelaporan dan setelah mengisi data pelaporan masyarakat dapat mencetak suratnya sebagai bukti Cetak Online Pelaporan data Kehilangan. Terdapat beberapa keuntungan yang di dapat masyarakat jika melapor data secara Online adalah :
1. Masyarakat tidak perlu mengantri dalam proses pedaftaran di Polres Bogor
2. Rekap Data kehilangan Surat sudah tersistematis
3. Dapat menghemat Waktu dalam proses pelaporan
4. Dapat dilakukan di mana saja kapan saja selama terhubung dengan koneksi internet
5. Kebenaran datanya akan lebih pasti karena masyarakat yang mengisinya
6. Memudahkan pihak kepolisian dalam mendata pelapor kehilangan
7. Memberikan pelayanan yang lebih cepat dan baik
8. Masyarakat dapat memiliki akun sendiri untuk melapor kehilangan
9. Menghemat biaya transportasi secara langsung
10. Mengurangi daya kerja di Polres Bogor terutama bagian kehilangan surat
Halaman Login berfungsi sebagai hak akses Admin. Admin diberikan hak akses sebagai pengelolaan data Masyarakat dan SPKT. Halaman awal ketika admin login akan menampilkan tabel untuk menambah data
5 untuk login admin dan SPKT. Admin dapat Mengolah data kehilangan dan mengolah tips atau gambaran cara-cara untuk melapor kehilngan surat, di halaman admin. Selain itu, admin dapat mencetak rekap data Kehilangan surat dalam bentuk pdf dan visual grafik.
Grafik pada admin dapat menampilkan data berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Admin juga dapat melakukan pencarian data pelapor kehilangan per periode.
Halaman Login berfungsi sebagai hak akses SPKT. SPKT hanya bisa mencetak surat Masyarakat yang telah melapor kehilangan surat. Perbedaan admin dengan SPKT adalah SPKT tidak bisa mengolah data seperti admin.
Halaman Login
Halaman utama admin ini merupakan halaman yang berfungsi untuk login ke admin dan memasuki halaman nya. gambar 10 berikut :
Gambar 10. Halaman Login
Halaman Menu Utama dan Sub Menu Utama
Halaman data pelaporan ini merupakan
halaman yang berfungsi untuk masyarakat atau pelapor kehilangan surat untuk menginputkan data untuk melapor ke Polres Bogor. Tampilan gambar halaman Data Pelaporan dapat dilihat pada gambar 11.
Gambar 11. Halaman Front-end laporan Halaman Back-End SPKT
Halaman utama SPKT ini merupakan halaman yang berfungsi untuk login ke halaman SPKT dan memasuki halaman nya.
Tampilan gambar Halaman Utama SPKT dapat dilihat pada gambar 12 berikut :
Gambar 12. Halaman Back-End Halaman Utama SPKT
Halaman SPKT ini berfungsi untuk mencetak data laporan yang dapat dipilih sesuai tanggal, bulan, dan tahun dan di halaman SPKT dapat melihat grafik sesuai pilihan data nya. Dpat dilihat pada gambar 13.
Gambar 13. Halaman Back-End SPKT
6 Halaman Back-End Admin
Halaman utama admin ini merupakan halaman yang berfungsi untuk login ke admin dan memasuki halaman nya. Tampilan gambar Halaman Utama Admin dapat dilihat pada gambar 14.
Gambar 14.Halaman Back-End Admin Halaman Utama Admin
Halaman M_Admin ini merupakan halaman yang berfungsi untuk membuat atau
menambah data login admin dan login SPKT, dan di halaman admin ini dapat mencetak laporan dan surat yang telah diinput oleh pelapor atau user.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Metode penelitian yang digunakan untuk membangun Aplikasi Pelaporan Kehilangan Surat Online. Perancangan sistem yang di gunakan dibuat melalaui UML (Unifield Modeling Language), flowchart sistem, rancangan form. Observasi dilakukan dengan melakukan studi lapang dan wawancara dengan pihak yang terkait. Sistem ini di implementasikan dengan menggunakan Notepad++ dan database menggunakan MySQL.
Aplikasi Pelaporan Kehilangan Surat Online di Polres Bogor ini memiliki menu untuk halaman admin memiliki menu M_Admin, M_Tips, M_Kehilangan, M_Cetak Laporan, M_Kontak dan LogOut. Halaman admin memiliki menu-menu yang berfungsi untuk memudahkan administrator dalam mengolah data pelapor kehilangan surat.
Dengan adanya Aplikasi Pelaporan Kehilangan Surat Online ini dimaksudkan agar dapat mengatasi kelemahan dan kekurangan dari sistem pengolahann data sebelumnya.
Dimana dengan sistem pengolahan data yang baru ini dapat dilakuakan dengan cepat, meskipun jumlah data yang dimasukan relatif banyak dan keakuratan perhitungan dan laporan dapat dicapai semaksimal mungkin sehingga kesalahan dalam memasukan dan perhitungan data relatif tidak terjadi. Dengan sendirinya efisiensi waktu dalam pengerjaan dan penyelesaian suatu laporan akan lebih baik.
Setelah dilakukan analisis, sistem yang dibuat ini telah bekerja dengan benar sesuai dengan rancangan maupun kebutuhan Polres Bogor. Hal ini didapat setelah melakukan serangkaian uji coba struktural, fungsional dan validasi.
Saran
Aplikasi Pelaporan Kehilangan Surat Online ini akan terus berkembang seiring dengan perkembangan tekhnologi dan internet.
maka penulis berharap penelitian ini dapat dilakukan pengembangan dengan melanjutkan penelitian ini. Sistem ini masih Perlu disempurnakan dengan diadakannya paging atau halaman. Seperti cara melakukan beberapa kemungkinan pengembangan lebih lanjut dapat dilakukan pada penelitian ini dengan menambah beberapa informasi tentang Kehilangan Surat dan pengembangan sistem yang lainnya untuk menyempurnakan proyek penelitian ini.
7 DAFTAR PUSTAKA
Rusdin. 2013 sistem informasi pelaporan palsu kehilangan sepeda motor di Polres Lampung selatan. Lampung Selatan
Andari. 2013 merancang dan mengimplementasikan program Aplikasi pendataan kehilangan Surat. Bandung
Sutanta, 2009. Definisi polres dan sejenisnya.
Surabaya
Susanto, 2004. Definisi Informasi. Semarang
Jogiyanto, 1999. Definisi Aplikasi. Semarang Alfian, 2009. Pengertian SDLC menurit para ahli. Bandung
Abdul Nasir, 2013. Aplikasi Pengelolaan Data Kehilangan Barang di Polres Bandung.
Bandung
Alfarisyi, 2014. Sistem Informasi Laporan Kehilangan Surat di Polres Surabaya Berbasis Desktop. Surabaya
Kristanto, 1996. Tahap Pengembangan SDLC. Bandung
