5.1 Kesimpulan
Dari temuan-temuan yang didapatkan selama proses pendampingan, penulis menyimpulkan bahwa ada beberapa hal yang perlu diperbaiki oleh PT. HMI cabang HR. Muhammad Surabaya seperti:
1. Time and motion wiraniaga (sales force) yang kurang baik.
2. Pola kerja wiraniaga (sales force) yang kurang efektif.
3. Sistem kompensasi perusahaan yang kurang dapat memotivasi kinerja para wiraniaga.
4. Tidak adanya perencanaan kunjungan customer yang jelas oleh sales force sebelum melakukan penjualan keliling.
5. Perusahaan tidak mau tahu bagaimana kinerja wiraniaga untuk memenuhi target.
6. Kurangnya pengontrolan kinerja wiraniaga terutama untuk sales force oleh perusahaan.
7. Kurang efektifnya penetapan minimum kunjungan customer yang harus dilakukan oleh sales force.
Penulis juga menemukan beberapa hal yang sudah baik pada PT. HMI seperti:
1. Adanya gaji pokok wiraniaga dan insentif yang sudah mencukupi.
2. Adanya daily report .
3. Jenjang karir yang sudah bagus.
4. Peranan leasing yang mempermudah dalam proses penjualan.
Oleh karena itu, penulis membuat program kerja untuk :
1. Memperbaiki sistem time and motion wiraniaga (sales force) dengan beberapa indikator.
2. Memastikan sales force dapat memiliki kedisiplinan waktu kerja.
3. Memperbaiki sistem kompensasi yang kurang efektif.
4. Membuat laporan perencanaan kunjungan customer yang jelas tiap harinya.
5. Lebih memperhatikan kinerja wiraniaganya.
6. Pengeluaran biaya kontrol oleh perusahaan.
7. Membuat minimum kunjungan customer yang harus dilakukan sales force dengan pembagian kunjungan customer.
5.2 Rasionalisasi
1. Time and motion wiraniaga (sales force) yang kurang baik.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, sales force tidak mempunyai pembagian waktu yang jelas, seperti waktu yang digunakan dalam perjalanan, waktu istirahat, waktu di kantor (showroom). Beberapa hal inilah yang menyebabkan waktu yang seharusnya digunakan untuk mengunjungi customer jadi terbuang sia-sia.
2. Pola Kerja wiraniaga (sales force) yang kurang efektif , hal ini dikarenakan:
b) Atasan tidak mau tahu bagaimana cara wiraniaga dalam menjual, yang terpenting wiraniaga dapat memenuhi target penjualan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
c) Perusahaan terlalu menekan wiraniaganya jika tidak memenuhi target penjualan, sehingga banyak wiraniaga yang tertekan dan kemudian keluar (misalnya, Perusahaan menuntut wiraniaga harus melakukan order dalam satu bulan. Jika bulan pertama dan berikutnya tidak mendapat order, maka pada bulan ketiga wiraniaga tersebut harus melakukan order minimal 3 kali order.
Jika tidak, atasan akan terus memarahi sehingga wiraniaga tersebut merasa stress karena selalu dikejar oleh target dan atasan selalu menekan tiap harinya).
d) Suasana kerja yang kurang seimbang, karena sebagian besar para wiraniaga bekerja secara individual dalam arti tidak saling membantu dan tidak mau tahu tugas masing-masing wiraniaga (misalnya, sales force berada di showroom, tiba-tiba konsumen
mengambil alih tugas yang seharusnya dilakukan oleh sales counter. Sales Force tersebut tidak seharusnya melakukan itu, karena mengingat tugasnya adalah mencari konsumen diluar showroom).
Target Penjualan Terhadap Wiraniaga Berdasarkan Masa Kerja di PT. HMI Surabaya.
Tabel 5.1 Target Penjualan
Masa Kerja Grade Target Penjualan (unit)
0 bulan – 3 bulan S0 0 - 3
3 bulan - 1 tahun S1 4 - 7
1 tahun - seterusnya S2 >7
3. Sistem kompensasi perusahaan yang kurang dapat memotivasi kinerja para wiraniaga yaitu:
e) Tidak adanya uang lembur.
f) Tidak adanya pembedaan tunjangan makan antara sales force dengan sales counter.
g) Tidak adanya pembedaan uang transport antara sales force dengan sales counter.
h) Tidak adanya tambahan tunjangan makan dan transport bagi sales force yang keliling atau canvas ke luar kota.
Berdasarkan data dan temuan yang didapat maka penulis membuat indikator-indikator pola kerja wiraniaga PT. HMI cabang HR.
Muhammad Surabaya sebagai berikut:
Tabel 5.2
Indikator Pola Kerja Wiraniaga
No. Indikator Bobot
1. Sistem training wiraniaga 10%
2. Sistem evaluasi kinerja 15%
3. Sistem kompensasi 30%
4. Kriteria wiraniaga 35%
5. Sistem monitoring wiraniaga 10%
Data diatas adalah indikator yang dibuat oleh penulis berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan yaitu mengenai pola kerja dari wiraniaga PT. HMI cabang HR. Muhammad Surabaya. Penulis memperoleh 5 indikator untuk mengukur pola kerja wiraniaga yang meliputi sistem training wiraniaga, sistem evaluasi kinerja, sistem kompensasi, kriteria wiraniaga, dan sistem monitoring wiraniaga. Dan yang menjadi poin terpenting adalah sistem kompensasi dan kriteria wiraniaga karena menurut dari wawancara dan pengamatan penulis bahwa pola kerja wiraniaga dipengaruhi oleh 2 hal tersebut.
4. Tidak adanya perencanaan kunjungan customer oleh sales force sebelum melakukan penjualan keliling.
Sales force melakukan penjualan keliling tanpa mengetahui terlebih dahulu tempat yang akan dikunjungi, sehingga seringkali sales force merasa kebingungan pada waktu mau keluar kantor. Hal ini menyebabkan sales force yang belum tahu tujuan jadi menganggur.
Terkadang pada waktu ada pameran, sales force tersebut ikut serta menjaga pameran, padahal bukan tugasnya, sehingga waktu yang ada jadi terbuang dan tidak efisien.
5. Perusahaan tidak mau tahu bagaimana kinerja wiraniaga untuk memenuhi target penjualannya.
Perusahaan selalu melihat baik atau tidaknya kinerja wiraniaga berdasarkan target penjualannya, bagaimanapun cara wiraniaga melakukan penjualan yang penting wiraniaga tersebut dapat memenuhi targetnya. Jika tidak perusahaan akan menekan wiraniaganya terus menerus tiap harinya yaitu berupa sindiran dari atasan. Ini menyebabkan para wiraniaganya mengalami stress, pada akhirnya wiraniaga akan dengan sendirinya mengeluarkan diri dari perusahaan ataupun dikeluarkan oleh perusahaan.
6. Kurangnya pengontrolan kinerja wiraniaga terutama untuk sales force oleh perusahaan.
Dalam melakukan pengontrolan kinerja wiraniaga, perusahaan menggunakan daily report dan telepon kantor. Hal ini seringkali menyebabkan wiraniaga berpikiran bahwa perusahaan tidak tahu apa saja aktivitas sales force sehari-hari sehingga memungkinkan sales force tersebut malas dan daily report diisi tidak sesuai dengan apa yang dilakukan sebenarnya di lapangan.
7. Kurang efektifnya penetapan minimum kunjungan customer yang harus dilakukan oleh sales force.
Selama ini perusahaan menetapkan minimum kunjungan customer yang harus dilakukan oleh sales force adalah 8 kunjungan sehari, tidak termasuk perjanjian lewat telepon oleh sales force. Adanya penetapan ini membuat sales force seringkali kebingungan dalam melakukan penjualan keliling. Mereka merasa jika harus melakukan hal itu sebelum melakukan perjanjian terlebih dahulu dengan customer, mereka akan membuang waktu sia-sia jika ternyata customer tersebut tidak ada di tempat ataupun sedang sibuk.
8. Peranan leasing dapat mempermudah proses penjualan mobil Hyundai di PT. HMI, dalam hal ini berbagai badan leasing yang bekerja sama dengan PT. HMI memegang peranan penting dalam penjualan mobil,
karena sebagian besar penjualan adalah secara kredit. Pemberian fasilitas yang menarik konsumen untuk memilih mobil Hyundai adalah sebagai berikut:
• DP yang rendah seperti yang diberikan oleh Adira Finance, yaitu sebesar 20% untuk semua jenis mobil Hyundai, sehingga dapat dijangkau oleh konsumen.
• Bunga yang rendah seperti yang diberikan oleh Adira Finance yaitu sebesar 9,81% untuk 1 tahun, 11,13% untuk 2 tahun, 12,24% untuk 3 tahun dan 13,36% untuk 4 tahun.
Proses yang dapat diperoleh dengan cepat untuk mengetahui keputusan diterima atau tidak permintaan kreditnya. Paling lama 2 x 24 jam, setelah customer menyetujui syarat leasing yang telah diajukan oleh pihak Adira Finance.
5.3 Rekomendasi Saran/Solusi
Berikut ini adalah beberapa program kerja yang dapat penulis berikan sebagai saran untuk PT. HMI cabang HR. Muhammad Surabaya dalam hal menetapkan pola baku kerja wiraniaga untuk meningkatkan volume penjualan mobil merek Hyundai:
1. Sebaiknya perusahaan memperbaiki sistem time and motion berdasarkan job description wiraniaga. Dimana job description wiraniaga tersebut meliputi:
Tabel 5.3
Job Description Wiraniaga
Bidang Tugas Tugas Pokok
1. Menjual Mencapai sales target 2. Prospecting Telemarketing
Membuat rencana kunjungan customer
3. Penagihan/collecting Bekerja sama dengan bank (leasing) 4. Administrasi penjualan Mengatur proses pembuatan STNK
Mengatur persiapan pengiriman 5. Customer Relation Menerima dan menyelesaikan
komplain dari customer
Sedangkan untuk melihat time and motion wiraniaga khususnya sales force PT. HMI Surabaya, penulis menggunakan tabel indikator time and motion sales force di mana dalam 1 minggu dihitung 46 jam kerja =
100 %.
Tabel 5.4
Indikator Time and Motion Sales Force Indikator
Waktu yang digunakan (per minggu)
Bobot
Waktu di kantor (meliputi:
briefing, meeting, telemarketing)
14 jam 30 %
Waktu dalam perjalanan 9 jam 20 %
Waktu makan/istirahat 7 jam 15 %
Waktu efektif di kantor customer
16 jam 35 %
total 46 jam 100 %
Keterangan tabel 5.4:
Tabel di atas adalah indikator yang dibuat oleh penulis untuk memperbaiki sistem time and motion wiraniaga (sales force) yang kurang baik di PT. HMI cabang HR. Muhammad Surabaya. Penulis membuat 4 indikator berdasarkan job description yang meliputi waktu sales force di kantor (meliputi briefing, meeting, dan telemarketing), waktu sales force dalam perjalanan mengunjungi customer, waktu makan atau istirahat, dan waktu efektif yang digunakan sales force berada di tempat customer. Dan yang menjadi poin terpenting adalah waktu efektif sales force di tempat customer dan waktu sales force berada di kantor termasuk dalam briefing, meeting, dan melakukan telemarketing, karena menurut penulis dengan dua poin tersebut maka pola baku kerja wiraniaga dalam hal ini sales force dapat berjalan dengan baik dan dapat meningkatkan volume penjualan di PT. HMI Surabaya.
2. Perusahaan dapat memonitor kedisiplinan waktu kerja wiraniaga (sales force) dengan menggunakan Sales Manager Tool Kit. Dengan demikian perusahaan dapat memantau keberadaan sales force tersebut dan apa yang dilakukan sales force dalam sehari itu.
3. Untuk melengkapi rekomendasi saran/solusi yang penulis ajukan, disini penulis membandingkan sistem kompensasi PT. HMI Surabaya dengan perusahaan pesaing yaitu perusahaan yang menjual mobil merek KIA dan perusahaan yang menjual mobil merek Toyota.
Tabel 5.5
Indikator pembanding PT. HMI dengan PT. KMI dan PT. TAM
Indikator Pembanding
PT. HMI (dalam rupiah)
PT. KMI (dalam rupiah)
PT. TAM (dalam rupiah) Gaji Pokok
(per bulan)
700.000 750.000 700.000
Tunjangan makan+transport
(per bulan)
600.000 800.000 800.000
Uang lembur/jaga
pameran
Tidak ada 10.000 (satu kali kerja)
Tidak ada
Adanya suatu sistem kompensasi dari suatu organisasi sangat menentukan kinerja wiraniaga. Jika imbalan yang diberikan sudah cukup dan sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, maka wiraniaga pasti akan bekerja secara maksimal dan akan dapat memenuhi tujuan seperti yang diharapkan oleh perusahaan. Sehubungan dengan sistem kompensasi yang kurang efektif, penulis memberikan saran sebagai berikut:
Tabel 5.6
Pendapatan Wiraniaga
Indikator PT. HMI
(dalam rupiah)
Gaji Pokok (per bulan) 700.000
Tunjangan makan+transport (per bulan)
750.000
Uang lembur/jaga pameran 10.000 (satu kali kerja)
Tabel di atas menyatakan bahwa tunjangan makan dan transport wiraniaga pada PT. HMI dari Rp. 600.000 menjadi Rp 750.000, karena penulis ingin memberikan saran kepada PT. HMI, untuk meningkatkan tunjangan makan dan transportnya. Menurut penulis, dengan diberikannya tunjangan sebesar Rp. 750.000 dapat memotivasi wiraniaga dalam mencapai target penjualan bahkan diharapkan bisa menjual melebihi target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Rp.
750.000 dengan perincian sebagai berikut: Rp. 400.000 per bulan untuk uang makan dan Rp. 350.000 per bulan untuk uang transport.
Sedangkan untuk uang lembur, penulis menyarankan untuk pemberian tambahan uang lembur untuk wiraniaganya yang bekerja di luar jam kerja yang ditetapkan.
4. Untuk laporan perencanaan kunjungan yang jelas, penulis menyarankan perusahaan untuk membuat form perencanaan kunjungan kerja wiraniaga sebagai berikut:
Form Perencanaan Kunjungan Kerja Wiraniaga : …
Tanggal: ../../….
No. Nama Calon Pelanggan
Alamat No. Telepon/HP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Proses Kerja Wiraniaga:
a. Pada saat briefing pagi tiap wiraniaga mengisi form perencanaan kunjungan kerja, setelah wiraniaga mengetahui tempat yang akan dikunjungi pada hari itu juga.
b. Kemudian form tersebut diserahkan kepada supervisor masing- masing.
c. Wiraniaga melakukan penjualan keliling (canvas).
d. Wiraniaga telah selesai melakukan penjualan keliling dan kembali ke kantor untuk menyerahkan laporan harian kepada supervisor masing-masing.
e. Supervisor mencocokkan form perencanaan kunjungan kerja wiraniaga dengan laporan harian yang telah diserahkan oleh wiraniaga.
f. Sehingga supervisor dapat mengetahui apakah wiraniaga benar-benar mengunjungi tempat-tempat yang sudah mereka tulis di form perencanaan kunjungan kerja wiraniaga.
Untuk mengisi form perencanaan kunjungan ini, berarti wiraniaga harus mengetahui terlebih dahulu kira-kira siapa saja yang akan di telepon untuk melakukan prospecting. Perusahaan dapat memfasilitasi wiraniaga untuk mendapatkan prospect database, dengan cara:
• Dalam seminggu perusahaan memberikan waktu satu hari kepada 2 sales force untuk mendapatkan prospect database, misalnya dari klub golf Graha Family Surabaya, persekutuan Gereja Bethany Surabaya, dll.
• Memberikan tambahan biaya pencarian prospect database.
Hal-hal tersebut dilakukan dalam rangka mengefektifkan waktu dan tenaga wiraniaga agar tidak terbuang sia-sia dalam mencari prospek.
5. Membuat suatu team per sales supervisor. Dimana setiap supervisor membawahi 7 sales force. Hal ini dilakukan agar:
• Supervisor dapat lebih memperhatikan dan memotivasi bawahannya untuk mencapai target penjualan per bulan.
Tabel 5.7
Target Penjualan per bulan
Grade Sales Force
S0 (Sales Training) 0-1 unit S1 (Junior Sales) 2 unit
S2 (Senior Sales) 3 unit
Sales Supervisor Per team 6-8 unit
• Dapat menciptakan persaingan diantara masing-masing supervisor untuk dapat menjual lebih banyak mobil merek Hyundai. Team yang dapat menjual mobil Hyundai paling banyak, mendapatkan bonus tambahan, dengan perincian:
- 10% dari bonus tambahan untuk tiap sales force - 30% dari bonus tambahan untuk sales supervisor
6. Perusahaan perlu mengeluarkan biaya pengontrolan salah satunya dengan memberikan pembiayaan telepon kepada wiraniaga khususnya untuk sales force atau dengan memberikan tambahan uang untuk biaya telepon (jika memakai telepon sales force sendiri), sehingga perusahaan dapat melakukan pengontrolan aktivitas kerja yang dilakukan sales force dalam sebulan dengan menggunakan hasil print out telepon. Jadi perusahaan mengetahui apa yang dilakukan sales force sehari-hari, apakah sales force benar-benar melakukan kunjungan. Print out tersebut akan memperlihatkan nomor-nomor telepon customer yang telah dihubungi oleh sales force. Jadi kemungkinan sales force untuk menganggur sedikit, karena mereka sudah mengetahui customer mana saja yang akan dikunjungi.
7. Selama ini PT. HMI Surabaya menetapkan minimum kunjungan customer khususnya sales force sebanyak 8 orang dalam sehari. Untuk lebih efektifnya perusahaan dapat menggunakan alternatif siklus rencana kunjungan seperti berikut ini:
• Perusahaan dapat menetapkan rencana minimum kunjungan customer per hari yang harus dilakukan oleh sales force adalah 4 customer yang terdiri dari 2 customer baru dan 2 customer lama.
• Sales force dapat melakukan telemarketing ke 8 orang untuk mendapatkan 2 customer baru. Dimana untuk mendapatkan 1 customer baru, sales force dapat menelepon 4 orang untuk melakukan prospecting. Selain itu sales force juga menghubungi 2 customer lama untuk membuat janji apakah orang yang bersangkutan dapat menyediakan waktu untuk bertemu.
