ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 2 Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya penulis dapat menyelasaikan modul mengenai Asas Pengorganisasian Kantor dan Fasilitas Kantor. Penulis mengharapkan modul ini akan digunakan para pembaca dengan baik dan dapat membantu pembaca dalam pelaksanaan pembelajaran.
Berdasarkan perkembangan kurikulum yang semula menggunakan KTSP kemudian diganti dengan Kurikulum 2013 membuat siswa sangat membutuhkan media untuk menunjang belajar mereka, misalnya modul, LKS, dsb. Oleh karena itu, penulis menyusun modul yang dapat memenuhi kebutuhan belajar anak. Dalam modul ini terdapat berbagai materi yang sudah disesuaikan dengan Silabus Administrasi Perkantoran Kurikulum 2013.
Dalam Kurikulum 2013 ini siswa diharuskan untuk aktif dan lebih banyak menerapkan segala materi dengan praktikum. Berbeda dengan KTSP, siswa hanya mendengarkan guru menerangkan dan tidak harus menerapkan hasil pembelajarannya tadi dalam praktikum. Dengan modul ini, diharapkan para pembaca akan lebih mudah dalam pelaksanaan pembelajaran maupun praktikum sesuai dengan materi yang dibahas.
Penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih pada pihak yang telah membantu kelancaran modul ini yaitu Bapak Muhammad Arief, M.Si selaku pembina/dosen yang mengarahkan penulis sehingga dapat menghasilkan buku modul ini.
Penulis menyadari dalam pembuatan modul ini mungkin memang masih banyak kekurangan, baik informasi baru, permasalahan, contoh maupun pengetahuan lain yang belum ada dalam modul ini. Dengan demikian, sangat diharapkan kritik dan saran berkaitan dengan penyusunan dan penyajian modul ini.
Malang, 27 November 2014
Penulis
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 3
DAFTAR ISI
SAMPUL ... 1 KATA PENGANTAR ... 2 DAFTAR ISI ... 3 PENDAHULUAN ... 4MODUL 1 MEMAHAMI ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR DAN TATA RUANG KANTOR ... 10
A. ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR ... 10
B. TATA RUANG KANTOR ... 12
RANGKUMAN ... 17
TUGAS SISWA ... 18
KUNCI JAWABAN ... 19
MODUL 2 MENGIDENTIFIKASI FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR ... 22
A. FASILITAS KANTOR ... 22
B. LINGKUNGAN KANTOR ... 26
C. PENATAAN FASILITAS KANTOR ... 28
RANGKUMAN ... 40
TUGAS SISWA ... 42
KUNCI JAWABAN ... 43
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 4 A. Deskripsi Pembelajaran
Kompetensi pembelajaran mengenai Asas Pengorganisasian, Tata Ruang dan Fasilitas Kantor akan menguraikan gambaran pengorganisasian yang ada dalam kantor serta berbagai pembahasan mengenai fasilitas kantor yang meliputi berbagai fasilitas yang terdapat di kantor serta cara menata ruang kantor agar sesuai dengan kebutuhan kantor. Pengetahuan ini sangat diperlukan dalam menciptakan kantor yang bersih, rapi, nyaman dan menyenangkan bagi yang menempatinya.
Untuk menerapkan hal-hal tersebut, perlu adanya pembelajaran tentang asas pengorganisasian dan fasilitas kantor. Pada materi ini terdapat berbagai pembahasan ang meliputi ssas tujuan, kesatuan fungsi, hubungan individual, kesederhanaan, wewenang sepadan dengan tanggung jawab, laporan kepada atasan tunggal, pengawasan dan kepemimpinan serta asas jangkauan pengawas. Selain itu juga terdapat tujuan dari tata ruang kantor dan jenis-jenis tata ruang kantor serta fasilitas-fasilitas yang terdapat dalam kantor. Selain itu juga perlu mempelajari tentang linkungan kantor.
Pembelajaran ini mengandung tiga ranah pembelajaran yang meliputi ranah kognitif, ranah afektif dan ranah psikomotorik. Selain memahami, siswa juga dapat menerapkan segala tentang asas pengorganisasian kantor serta fasilitas dan lingkungan kantor dalam dunia pekerjaan natinya.
B. Prasyarat Pembelajaran Modul
Dalam kompetensi ini masih berkaitan dengan kompetensi sebelumnya. Sebelum memahami ini, siswa harus mengetahui dan memahami mengenai organisasi kantor dan pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor.
Setelah pembelajaran, siswa mampu menguasai asas pengorganisasian dalam suatu kantor dan fasilitas yang terdapat dalam kantor serta cara mengatur tata letak kantor. Berikut rincian yang harus dikuasai siswa sebagai berikut :
1. Asas Tujuan
2. Asas Kesatuan Fungsi 3. Asas Hubungan Individual 4. Asas Kesederhanaan
5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 5 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan 8. Asas Jangkauan Pengawas
9. Tujuan tata Ruang kantor 10. Jenis-jenis Tata Ruang kantor 11. Pengertian fasilitas kantor 12. Jenis fasilitas kantor
13. Lingkungan kantor
C. Petunjuk Penggunaan Modul 1. Bagi peserta didik / siswa
Bacalah setiap bagian modul ini secara cermat.
Kerjakan tugas baik tugas individu atau kelompok dengan baik dan benar
Ajukan pertanyaan kepada guru / fasilitator jika ada hal-hal yang Anda kurang jelas atau kurang mengerti.
Apabila Anda sudah menguasai modul ini, Anda dapat meminta kepada guru / fasilitator Anda untuk memberikan test akhir untuk mengukur kompetensi Anda.
2. Bagi guru atau fasilitator
Informasikan kepada peserta diklat / siswa bagaimana cara menggunakan modul, metode pemelajaran, cara penilaian, bahan / alat yang digunakan dalam pemelajaran dan durasi waktu pemelajaran serta metode penilaiannya.
Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjuti dan memberikan umpan balik atas pencapaian belajar siswa.
Memberikan test akhir apabila peserta didik sudah kompeten dalam penguasaan modul ini
D. Tujuan Akhir
1. Kinerja yang diharapkan
Setelah mempelajari Pengorganisasian Kantor, Fasilitas Kantor dan Lingkungan Kantor diharapkan pada siswa mampu menerapkan dengan mudah materi tersebut dalam dunia kerja (praktik kerja industry) nantinya.
2. Kriteria keberhasilan
Segi keberhasilan siswa dalam mempelajari materi ini dilihat dari hasil penilaian yang meliputi kognitif, afektif maupun psikomotorik siswa. Dengan hasil
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 6 penilaian yang tinggi akan menunjukkan siswa mampu menguasai materi yang diberikan dan mampu menerapkannya dalam tempat kerja nantinya.
3. Variabel dan kriteria keberhasilan
Pengukuran keberhasilan siswa dapat dilakukan dengan penentuan kriteria penilaian dari hasil pembelajaran yang telah diterima dan tugas-tugas yang telah dikerjakan berkaitan dengan Asas Pengorganisasian, Fasilitas dan Lingkungan Kantor. Siswa dikatakan berhasil apabila hasil pengukurannya telah mencapai nilai lebih dari 75. Berikut merupakan table pengukuran tingkat keberhasilan siswa.
NILAI PREDIKAT KETERANGAN
86 – 100 A Sangat menguasai
75 – 85 B Menguasai
74 – 50 C Cukup menguasai 49 – 0 D Kurang menguasai
E. Silabus
SILABUS MATA PELAJARAN
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Satuan Pendidikan : SMK
Kelas /Semester : X Kompetensi Inti :
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 7 Kompetensi Dasar
Materi Pokok Kegiatan Pembelajaran Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar Kelas X Semester 2
3.7. Memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor
4.6. Menata ruang kantor
Asas-asas Pengorganisasian Kantor
Asas Tujuan
Asas Kesatuan Fungsi
Asas Hubungan Individual Asas Kesederhanaan Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
Asas Jangkauan Pengawas
Tujuan tata Ruang kantor Jenis-jenis Tata Ruang kantor
Mengamati
Mengamati Asas-asas Pengorganisasian Kantor yang terjadi di sekolah atau kantor terdekat dengan kajian pemikiran secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
Menanya
Memberi kesempatan peserta didik untuk menanyakan tentang asas-asas pengorganisasian kantor yang terjadi di perkantoran.
Eksperimen/explore Mengidentifikasi
keuntungan dan kelemahan setiap asas yang digunakan Secara berkelompok membuat layout tata ruang kantor yang digunakan di kantor dari berbagai sumber
Asosiasi
Mengaitkan konsep asas pengorganisasian Kantor
Tugas
Membuat kesimpulan mengenai Asas-asas Pengorganisasian Kantor. Menilai kinerja peserta didik ketika Menata ruang kantor
Sikap
Menilai tanggapan dan pandangan peserta didik terhadap keberadaan tata ruang kantor di suatu instansi
Tes
Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman peserta didik terhadap Asas-asas
Pengorganisasian Kantor, Tujuan tata Ruang kantor dan Jenis-jenis Tata Ruang kantor
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 8 dengan praktik tata rruang yang dilakukan di perkantoran dari berbagai sumber
Komunikasi Mengkomunikasikan
pendapat secara individu dan kelompok tentang jenis-jenis bentuk tata ruang kantor
3.8. Mengidentifikasikan fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya
4.7. Menggambar tata letak fasilitas dan lingkungan kantor Fasilitas Kantor Pengertian Fasilitas Pengadaan Fasilitas kantor Contoh Fasilitas kantor: sofa duduk, mesin pembuat kopi, kafe internet, televisi dan meja permainan , kafetaria coffee, dan lain-lain
Lingkungan kantor
Penataan fasilitas kantor
Pengertian ergonomi
Penerapan ergonomi.
Tata letak fasilitas.
Akibat tidak menerapkan sistem ergonomi pada tata letak fasilitas.
Mengamati
Mengamati berbagai fasilitas yang digunakan di sekolah atau kantor dengan menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
Menanya
Mendiskusikan dengan teman tentang pengertian dan pengadaan fasilitas kantor .
Eksperimen/explore Mengidentifikasi penataan fasilitas kantor di sekolah atau kantor terdekat.
Membuat gambar tata letak fasilitas dan lingkungan kantor
Tugas
Membuat kesimpulan mengenai fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor di sekolah atau di kantor terdekat. Kinerja
Menilai kinerja peserta
didik ketika
mengidentifikasi fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor di sekolah atau di kantor dekat sekolah
Sikap
Menilai tanggapan dan pandangan peserta didik terhadap fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 9 Asosiasi
Membuat kajian tentang keterkaitan antara fasilitas kantor dengan lingkungan kantor serta penataannya di perkantoran terdekat Komunikasi
Mengkomunikasikan
pendapat secara individu dan kelompok tentang fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor
Tes
Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman peserta didik terhadap fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 10
MEMAHAMI ASAS PENGORGANISASIAN dan TATA RUANG
KANTOR
A. PENGORGANISASIAN KANTOR
Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja satau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerjasama dalam suatu system kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi pengertian dari pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Dalam suatu kantor pasti terdapat tujuan kantor yang harus dicapai. Berikut beberapa makna dari pengorganisasian diantaranya :
Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga organisasi.
Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seorang pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para
karyawan.
Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya.
Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, menajemen kantor mengenai beberapa asas. Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling, yaitu :
1. Asas Tujuan
Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami. Tujuan yang dimengerti oleh setiap personal akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 11 dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Menajemen administrative merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.
2. Asas Kesatuan Fungsi
Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia.
3. Asas Hubungan Individu
Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Disamping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja.
4. Asas Kesederhanaan
Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.
5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab
Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan. 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan. 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 12 Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
8. Asas Jangkauan Pengawas
Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Kemudian tambahan kemampuan akan semakin berkurang hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negative atau kekacauan pengawasan). Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.
B. TATA TUANG KANTOR
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering disebut layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya sebagai berikut :
1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. (1988:200)
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. (1956:117)
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 13 produktivitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut :
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162)
Tujuan dalam setiap tata ruang kantor adalah
a. Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pekerja dapat terpelihara
e. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan baik tentang organisasi
Dua ahli dari Inggris yaitu Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi organisasi adalah :
a. Legal requirements to be fulfils (persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi)
b. Space to be used to the greatest advantage (ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar)
c. Service to be available where needed : power, telephone, etc. (pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga, listrik, telepon dan lain-lain) d. Good working conditions to be provided for everyone (persyaratan kerja yang
baik disediakan bagi setiap orang)
e. Supervision to be able to see the staff at work (pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja)
f. Sense of belonging and loyalty to the working group fostered (rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara)
g. Movement of clerks between desks and filling are made easy (komunikasi dan arus kerja diperlancar)
h. Noisy and distracting operation segregated (lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah)
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 14 i. Mutual interference between clerks avoided (pelaksanaan kerja yang gaduh
dan mengganggu perhatian dipisahkan)
j. Privacy and security provided where necessary (kebebasan diri dan keamanan diusahakan ada dimana saja)
Kriteria penyusunan tata ruang kantor diantaranya : a. Jarak angkut yang minimum
b. Pengguanaan ruang yang efektif
c. Keselamatan barang-barang yang diangkut d. Fleksibel
e. Kemungkinan ekspansi masa depan f. Biaya diusahakan serendah mungkin g. Aliran material yang baik
Langkah-langkah perencanaan tataruang kantor diantaranya :
1. Melihat perencanaan produk yang menunjukkan fungsi-fungsi dimiliki produksi tersebut
2. Menentukan perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesin-mesinnya 3. Analisa keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram
blok daripada layout
Macam-macam tata ruang kantor diantaranya :
1. Tata ruang berkamar/tertutup (Cubcile type office) merupakan ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar. Biasanya pekerjaan yang dilakukan penuh dengan kerahasiaan yang tinggi.
Keuntungan dari tata ruang ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai.
Kerugian dari tata ruang ini adalah komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor pemerintah provinsi, kabupaten/kota, dan kementrian-kementerian termasuk Kementerian Agama.
2. Tata ruang kantor terbuka (Open plan office) merupakan ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerjasama di ruangan tanpa ada penyekat sebagai pemisah.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 15 Keuntungan penggunaan tataruang ini adalah memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain tanpa harus mondar-mandir serta memudahkan untuk melakukan perubahan dengan biaya yang tidak mahal.
Kerugian penggunaan tataruang ini adalah timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerja kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan terganggu. Konsep ini juga banyak dipakai di kantor pemerintah.
3. Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman (Land scaped offices) merupakan ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungan dari konsep ini adalah pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen.
Kekurangan dari konsep ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal dan menggunakan tenaga ahli. Konsep ini biasanya dipakai kantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta.
4. Tata ruang kantor bersekat/terpisah (Celluler office) merupakan tata ruang yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, sub bagian, atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang terpisah.
Ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor tebagi menjadi beberapa bagian diantaranya :
a. Tata ruang pribadi (private office) merupakan tata ruang yang digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan tempat yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja menggunakan alat-alat yang mahal.
b. Tata ruang terbagian yang terdiri dari :
1. General office area yang lebih banyak disukai daripada private office area. Hal ini dilakukan jika biaya membuat private dirasakan lebih mahal,
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 16 membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan, suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout, tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel dan furniture, keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi, serta adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.
2. Private office area misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelayanan, dsb.
3. Service office area misalnya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet. 4. Storage area digunakan untuk penyimpanan barang-barang misalnya ruang
penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi dan ruang arsip. Berikut ini beberapa contoh gambar tata ruang kantor :
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 17
Rangkuman
Pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling
1. Asas Tujuan
2. Asas Kesatuan Fungsi 3. Asas Hubungan Individu 4. Asas Kesederhanaan
5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan 8. Asas Jangkauan Pengawas
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut :
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162)
Macam-macam tata ruang kantor diantaranya :
1. Tata ruang berkamar/tertutup (Cubcile type office) 2. Tata ruang kantor terbuka (Open plan office)
3. Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman (Land scaped offices) 4. Tata ruang kantor bersekat/terpisah (Celluler office)
Dalam perkantoran pengorganisasian kantor sangat diperlukan guna pencapaian tujuan organisasi. Selain itu tataruang kantor yang tepat atau sesuai kebutuhan perusahaan juga sangat penting agar orang-orang yang berada di dalamnya merasa nyaman dan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 18
TUGAS SISWA
A. Tugas Mandiri
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Jelaskan asas-asas dalam pengorganisasian kantor!
2. Sebutkan keuntungan dalam penggunaan tataruang kantor yang baik! 3. Ada berapakah tataruang kantor? Jelaskan!
4. Bagaimana langkah-langkah dalam perencanaan tataruang kantor? 5. Jelaskan kriteria-kriteria dalam tataruang kantor!
B. Tugas Kelompok
1. Bentuklah kelompok dengan anggota 5 orang tiap kelompok.
2. Tentukan bersama kelompok satu nama perusahaan yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal atau sekolah!
3. Lakukan kunjungan ke perusahaan tersebut untuk mengetahui : a. Asas yang digunakan perusahaan tersebut
b. Tataruang kantor yang digunakan dalam perusahaan tersebut 4. Buatlah laporan dalam bentuk makalah!
5. Presentasikan hasil pekerjaan kelompok semenarik mungkin! C. Lembar Kerja
Nama Kelompok :
Tanggal kunjungan : Nama perusahaan : Alamat perusahaan :
Asas pengorganisasian perusahaan yang digunakan :
Tata ruang kantor yang digunakan :
Mengetahui,
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 19
Kunci Jawaban
A. Tugas Mandiri 1. Asas Tujuan
Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Asas Kesatuan Fungsi
Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
Asas Hubungan Individu
Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti.
Asas Kesederhanaan
Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab
Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu.
Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.
Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.
Asas Jangkauan Pengawas
Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 20 2. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162)
3. Macam-macam tata ruang kantor diantaranya :
Tata ruang berkamar/tertutup (Cubcile type office) merupakan ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar. Biasanya pekerjaan yang dilakukan penuh dengan kerahasiaan yang tinggi.
Keuntungan dari tata ruang ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai.
Kerugian dari tata ruang ini adalah komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor pemerintah provinsi, kabupaten/kota, dan kementrian-kementerian termasuk Kementerian Agama.
Tata ruang kantor terbuka (Open plan office) merupakan ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerjasama di ruangan tanpa ada penyekat sebagai pemisah.
Keuntungan penggunaan tataruang ini adalah memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain tanpa harus mondar-mandir serta memudahkan untuk melakukan perubahan dengan biaya yang tidak mahal. Kerugian penggunaan tataruang ini adalah timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerja kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan terganggu. Konsep ini juga banyak dipakai di kantor pemerintah.
Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman (Land scaped offices) merupakan ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan berhias ini mengusahakan agar lingkungan
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 21 ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungan dari konsep ini adalah pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen.
Kekurangan dari konsep ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal dan menggunakan tenaga ahli. Konsep ini biasanya dipakai kantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta.
Tata ruang kantor bersekat/terpisah (Celluler office) merupakan tata ruang yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, sub bagian, atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang terpisah.
4. Kriteria penyusunan tata ruang kantor diantaranya : - Jarak angkut yang minimum
- Pengguanaan ruang yang efektif
- Keselamatan barang-barang yang diangkut - Fleksibel
- Kemungkinan ekspansi masa depan - Biaya diusahakan serendah mungkin - Aliran material yang baik
5. Langkah-langkah perencanaan tataruang kantor diantaranya :
a. Melihat perencanaan produk yang menunjukkan fungsi-fungsi dimiliki produksi tersebut
b. Menentukan perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesin-mesinnya
c. Analisa keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram blok daripada layout
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 22 MENGIDENTIFIKASI FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR
A. FASILITAS KANTOR 1. Pengertian Fasilitas Kantor
Fasilitas adalah segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu usaha. Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha tersebut biasanya berupa benda – benda atau uang. Jenis – jenis fasilitas Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik dan fasilitas uang. Fasilitas fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan, yang mempunyai peranan dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha fasilitas fisik dapat disebut juga dengan fasilitas materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan kemudahan dan kelancaran bagi suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu kegiatan berlangsung. Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi kemudahan suatu kegiatan sebagai akibat dari “nilai uang”.
Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun barang tidak bergerak.
Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.
Fasilitas kantor merupakan segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan kantor.
2. Pengadaan Fasilitas Kantor
Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 23 Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.
Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a) Pengajuan surat permohonan ke gudang
b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c) Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 24 j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk
didistribusikan.
Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai
Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai
dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan
menyusun rencana pengadaan tahunan.
Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:
a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 25 - Memenuhi syarat penyimpanan barang.
- Memperhatikan sifat barang yang disimpan. - Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
- Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.
b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.
c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.
Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.
3. Contoh Fasilitas Kantor
Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah : a. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1. Faktor lingkungan tetangga. 2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 26 6. Faktor keamanan.
b. Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas 2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik. 4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. B. LINGKUNGAN KANTOR
1. Lingkungan Fisik Kantor
Merupakan segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.
a. Persyaratan lingkungan fisik kantor diantaranya :
Kebersihan yang meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor.
Luas ruang kantor yang harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 M2)
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 27
Suhu udara dengan temperature yang layak yaitu minimal 16 derajat Celsius.
Ventilasi yang berkaitan dengan peredaran udara segar diusahakan ada dalam ruang kerja.
Penerangan/cahaya seharusnya memilih lampu atau cahaya alam yang cocok dan cukup sesuai dengan kebutuhan.
Fasilitas kesehatan seperti kamar kecil, toilet, dsb diusahakan ada atau disediakan.
Fasilitas cuci seperti cuci tangan atau muka beserta handuk dan sabun sebaiknya juga disediakan.
Air minum sebaiknya harus disediakan melalui pipa atau penampungan khusus.
Tempat pakaian seperti menyediakan gantungan untuk menggantungkan pakaian sewaktu kerja, dsb.
Tempat duduk ini berfungsi untuk keperluan bekerja.
Lantai, gang, dan tangga harus dijaga keamanannya dengan selalu memeriksanya.
Mesin pada bagian yang berbahaya sebaiknya diberi pelindung dan tidak boleh digunakan oleh sembarang orang.
Beban berat, pegawai tidak boleh mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.
Pertolongan pertama dalam setiap ruang disediakan kotak obat untuk berjaga-jaga kemungkinan ada yang sakit, dsb.
Penjagaan kebakaran sebaiknya disediakan alat pemadam kebakaran baik tabung gas air mata, dsb.
Pemberitahuan kecelakaan merupakan pelaporan pada pimpinan apabila ada pegawai yang absen karena kecelakaan.
Pentingnya lingkungan fisik kantor adalah
Mempengaruhi kesehatan pegawai berkaitan dengan penerangan, suara , dsb.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 28
Mempengaruhi efesiensi kantor, apabila penerangan yang digunakan kurang sesuai dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam bekerja. 2. Lingkungan Sosial Kantor
Merupakan lingkungan yang menunjukkan hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hal ini dapat menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Ditinjau dari sasaran dan tujuan komunikasi dibedakan menjadi :
Komunikasi formal yaitu komunikasi informasi yang terjadi dalam hubungan keseharian di tempat kerja baik antar sejawat maupun dengan bawahan.
Komunikasi eksternal yaitu komunikasi yang terjadi antar pihak lembaga/organisasi kantor dengan pihak lembaga lain.
Komunikasi internal yaitu komunikasi yang menunjuk pada komunikastor atau orang-orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.
Komunikasi vertical yaitu komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi seperti atasan dengan bawahan.
Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antar teman/rekan sekerja dan sejabatan seperti komunikasi staf dengan staf. C. PENATAAN FASILITAS KANTOR
1. Pengertian ergonomic
Ergonomic merupakan ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomic adalah manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Singkatnya, ergonomic adalah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh manusia untuk menurunkan stress yang akan dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan manusia.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 29 2. Penerapan ergonomic
Adalah menerapkan atau mengaplikasikan system ergonomic di lingkungan kerja. Ergonomic dapat diterapkan pada beberapa aspek dalam bekerja antara lain mulai dari posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja dan cara pengangkatan beban. Kegunaan dari penerapan ergonomic untuk memperbaiki performasi kerja (menambah kecepatan kerja, keakuratan, keselamatan kerja dan), mengurangi energy kerja yang berlebihan serta mengurangi kelelahan), mengurangi waktu yang terbuang sia-sia, dan meminimalkan kerusakan peralatan yang disebabkan “human error” dan memperbaiki kenyamanan manusia dalam bekerja.
a. Posisi kerja
Terdiri dari posisi duduk dan posisi berdiri. Posisi duduk manusia dalam bekerja adalah membuat kaki tidak terbebani dengan berat tubuh dan posisi tubuh stabil selama bekerja. Sedangkan posisi berdiri manusia dalam bekerja adalah mengatur posisi tulang belakang vertical dan berat badan tertumpu secara seimbang pada dua kaki.
b. Proses kerja
Para pekerja dapat menjangkau peralatan kerja sesuai dengan posisi waktu bekerja dan sesuai dengan anthropometrinya. Harus dapat membedakan anthropometri barat dan timur.
c. Tata letak tempat kerja
Display harus jelas terlihat pada waktu melakukan aktivitas kerja. Sedangkan symbol yang berlaku secara internasional lebih banyak digunakan daripada kata-kata.
d. Mengangkat beban
Bermacam-macam cara dalam mengangkat beban yaitu dengan kepala, bahu, tangan, punggung, dsb. Beban yang terlalu berat dapat menimbulkan cedera tulang punggung, jaringan otot dan persendian akibat gerakan yang berlebihan. Maka pengangkatan baban pun haruslah menggunakan metode dasar seperti posisi kaku yang benar, punggung
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 30 kuat dan kekar, posisi lengan dekat dengan tubuh, mengangkat dengan benar dan menggunakan berat badan.
3. Tata letak letak fasilitas
Tata letak fasilitas dapat diartikan sebagai kumpulan dari unsur-unsur fisik yang diatur mengikuti aturan atau logika tertentu guna menunjang kelancaran kerja. Unsur-unsur fisiknya meliputi mesin, peralatan, meja, bangunan, dsb. Aturan atau logika pengaturan dapat berupa ketetapan fungsi tujuan misalnya total jarak. Pertimbangan dalam perencanaan tata letak fasilitas harus memperhatikan hal berikut :
Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi
Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.
Moral karyawan yang lebih baik, serta kondisi lingkungan kerja yang lebih aman
Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik
Fleksibilitas (menyesuaikan dengan keadaan yang terjadi)
Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan diantaranya :
Tata letak dengan posisi tetap dengan memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti kapal laut dan gedung.
Tata letak yang berorientasi pada proses yang berhubungan dengan produksi volume rendah, dan bervariasi tinggi.
Tata letak kantor dengan menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi
Tata letak ritel dengan menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan
Tata letak gudang dengan melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan system penanganan bahan.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 31
Tata letak yang berorientasi pada produk dengan mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.
Tata letak fasilitas yang baik perlu menetapkan beberapa hal berikut :
Peralatan penanganan bahan
Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan para pekerjanya.
Kapasitas dan persyaratan luas ruang
Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin dan peralatan diketahui. Manajemen juga harus mempertimbangkan kelonggaran yang diisyaratkan sebagai keamanan yang mengatasi beberapa masalah.
Lingkungan hidup dan estetika
Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dsb.
Aliran informasi
Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini meungkin membutuhkan keputusan tentang jarak, juga keputusan akan dibuat kantor pada ruangan terbuka menggunakan pembatas setengah badan atau kantor yang memberi keleluasaan pribadi.
4. Akibat tidak menerapkan system ergonomic
System ergonomic yang tidak diterapkan akan menimbulkan beberapa akibat negative yang dapat menimbulkan penurunan produktivitas kerja. Akibat-akibat tersebut diantaranya :
Kejenuhan pada pekerja
Kejenuhan termasuk kelelahan secara psikis, kejenuhan ini muncul karena kondisi ruang yang sama. Dimana seluruh fasilitasnya, seperti computer, meja, lemari, atau lainnya berada diposisi yang sama. Hal ini akan
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 32 memberikan kebosanan/kejenuhan tersendiri bagi pekerja yang berada di ruangan tersebut.
Kelelahan
Setelah pekerja melakukan pekerjaannya maka umumnya pasti terjadi kelelahan, apalagi didukung tata letak fasilitas kerja yang tidak menerapkan system ergonomic. Kelelahan yang dimaksud disini adalah dari segi fisik.
Timbulnya penyakit akibat kerja
Para pekerja yang sudah merasakan kelelahan namun tidak melakukan upaya untuk kesehatan kerja dalam mengatasi kelelahannya itu, maka sudah dipastikan penyakit akibat kerjapun akan muncul seperti para pekerja terus terusan berada di depan computer, maka tidak menutup kemungkinan penglihatannya akan terganggu.
Kematian
Ini merupakan dampak paling fatal dan ini bisa terjadi hanya karena tata letak yang salah di lingkungan kerja. Misalnya tata letak mesin fotokopi yang tidak sesuai prosedur dan kaidah ergonomic, maka berpotensi menyebabkan kecelakaan kerja yang menelan korban.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 36 Berikut ini bebearapa contoh gambar berkaitan dengan tata letak fasilitas kantor :
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 40 Rangkuman
Fasilitas kantor merupakan segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 41 g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai
prosedur.
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor a) Pengajuan surat permohonan ke gudang
b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c) Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.
Lingkungan kantor terbagi menjadi dua yaitu lingkungan fisik kantor dan lingkungan social kantor. Dalam penataan fasilitas kantor terdapat ergonomic yaitu ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Penerapan ergonomic meliputi posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja, dan mengangkat beban. Apabila ergonomic tidak diterapkan dalam perusahaan/kantor dapat menyebabkan beberapa akibat diaantaranya : Kejenuhan pada pekerja, kelelahan kTimbulnya penyakit akibat kerja, dan kematian.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 42
TUGAS SISWA!
A. Tugas Mandiri
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar!
1. Jelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan fasilitas kantor!
2. Jelaskan langkah-langkah dalam pengadaan fasilitas kantor!
3. Sebutkan cara pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai di kantor!
4. Apakah yang dimaksud dengan ergonomic? Apa saja yang termasuk dalam ergonomic?
5. Apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam tataletak fasilitas kantor? 6. Buatlah satu gambar rancangan tataletak kantor dengan idemu sendiri! B. Tugas Kelompok
1. Bentuklah kelompok dengan anggota 5 orang tiap kelompok.
2. Tentukan bersama kelompok satu nama perusahaan yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal atau sekolah!
3. Lakukan kunjungan ke perusahaan tersebut untuk mengetahui : a. Fasilitas kantor yang ada di dalam perusahaan
b. Sistem pengadaan barang pada perusahaan tersebut
c. Bagaimana ergonomic pegawai di perusahaan tersebut dalam bekerja? 4. Buatlah laporan dalam bentuk makalah dari hasil kunjungan tersebut!
5. Buatlah bahan presentasi semenarik mungkin dan presentasikan hasil pekerjaan kelompok! C. Lembar kerja Nama Kelompok : Tanggal kunjungan : Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Hasil kunjungan Mengetahui,
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 43 Kunci Jawaban
A. Tugas Mandiri
1. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut:
a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional.
d. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e. Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.
2. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 44 3. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai
Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan
menyusun rencana pengadaan tahunan.
Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari
rencana kegiatan.
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
tersebut tiap bulan.
Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
4. Ergonomic merupakan ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomic adalah manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Singkatnya, ergonomic adalah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh manusia untuk menurunkan stress yang akan dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan manusia.
5. Pertimbangan dalam perencanaan tata letak fasilitas harus memperhatikan hal berikut :
Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi
Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.
Moral karyawan yang lebih baik, serta kondisi lingkungan kerja yang lebih aman
Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik
ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 45 Endang R. Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta : Erlangga
The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Empat. Yogyakarta : Liberty
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius http. ://www.primasiwisekar.blogspot.com
