BAHAGIAN 7 - PENGURUSAN ASET ALIH
1. PENDAHULUAN
Pengurusan Aset Alih merupakan aspek penting dalam pengurusan kewangan Universiti. Tatacara pengurusan Aset Alih ini disediakan mengikut dasar pengurusan Aset Alih Universiti Teknologi MARA (UiTM) yang diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan Bilangan 157 pada 2 April 2008.
Semua aspek perkembangan semasa Universiti telah diambil kira dalam penyediaan dasar tersebut.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan UiTM(TPAAKU) meliputi:
(a) Bab A – Penerimaan (b) Bab B – Pendaftaran
(c) Bab C – Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan
(d) Bab D – Penyelenggaraan (e) Bab E – Pelupusan
(f) Bab F – Kehilangan Dan Hapus Kira 2. KUMPULAN ASET ALIH
Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
(a) Harta Modal adalah Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM3,000 (Ringgit Malaysia : Tiga Ribu) dan ke atas setiap satu;
(b) Inventori
(i) Aset Alih yang harga perolehan asalnya diantara RM500 (Ringgit Malaysia: Lima Ratus) hingga kurang daripada RM3,000 (Ringgit Malaysia: Tiga Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual; atau (ii) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual yang harga perolehan asalnya diantara RM500 (Ringgit Malaysia:
Lima Ratus) hingga kurang daripada RM3,000 (Ringgit Malaysia: Tiga Ribu) setiap satu.
(iii) Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada Aset Alih yang memerlukan
penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan dalam manual/buku panduan pengguna.
(c) Barang
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM500.00 (Ringgit Malaysia: Lima Ratus) dan tidak ekonomikal untuk diselenggara dalam daftar. Walau bagaimanapun barang guna-buang seperti kertas fotostat tertakluk di bawah Tatacara Stor dan perlu didaftar dalam Daftar Stor Unit Pusat Tanggungjawab.
Manakala perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal didaftarkan sebagai inventori Pusat Tanggungjawab.
3. PEGAWAI ASET ALIH
Pegawai Aset Alih bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod pengagihan, penempatan, pemindahan/pertukaran pemilik, penggunaan, penyelenggaraan, pelupusan dan kehilangan Aset Alih Pusat Tanggungjawab yang di bawah seliaannya.
(a) Setiap Pusat Tanggungjawab diwajibkan supaya mencalonkan sekurang-kurangnya seorang pegawai (Timbalan Dekan/Timbalan Rektor UiTM Negeri/
Cawangan/Timbalan Ketua Pusat Tanggungjawab / Pegawai Pentadbiran daripada Gred 27 dan ke atas) di peringkat Pusat Tanggungjawab bagi lantikan sebagai Pegawai Aset Alih Pusat Tanggungjawab oleh Naib Canselor.
(b) Tempoh lantikan Pegawai Aset Alih
(i) Pentadbir Akademik: Mengikut tempoh pelantikan jawatan yang disandang.
(ii) Pegawai Pentadbiran: Mengikut tempoh penempatan di Pusat Tanggungjawab.
Pegawai Pentadbiran yang dilantik sebagai Pegawai Aset Alih turut bertanggungjawab sebagai Setiausaha kepada Pemeriksa Aset Alih di peringkat Pusat Tanggungjawab.
4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
Aset Alih Universiti diurus mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
(a) Bahagian/ Unit Pengurusan Aset Alih UiTM
(i) Menyelaras pelantikan Pegawai Pemeriksa, Pegawai Aset Alih Pusat Tanggungjawab, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
(ii) Menyelaras penyediaan laporan bagi Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan – UiTM (JPAKUiTM).
(iii) Mengurus tindakan pelupusan Aset Alih Universiti.
(iv) Mengurus pembentangan laporan kehilangan dan hapus kira.
(v) Menyelaras penyediaan dan pembentangan laporan berikut:
Harta Modal Dan Inventori
Pemeriksaan Harta Modal Dan Inventori
Pelupusan Aset Alih UiTM
Tindakan Surcaj/Tatatertib (b) Pegawai Aset Alih Pusat Tanggungjawab
(i) Mengurus Aset Alih (penempatan, pemindahan, pertukaran custodian, penggunaan, penyelenggaraan dan pelupusan) Universiti di peringkat Pusat Tanggungjawab.
(ii) Menyelaras pencalonan pegawai untuk dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa (pemeriksaan fizikal) dan ahli Jawatankuasa Penyiasat (kehilangan).
(iii) Menyelaras penjadualan pemeriksaan Aset Alih Pusat Tanggungjawab.
(iv) Memastikan pemindahan penempatan Aset Alih atau pertukaran penjaga (custodian) Aset Alih:
Dimaklumkan kepada Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus bagi tindakan mengemas kini Daftar Harta (sebelum pelaksanaan modul Fin
e
-Asset); atau Mengemas kini perubahan lokasi dan custodian atas talian melalui modul Fin
e-
Pekeliling Bendahari Bil 1/2010 – Manual Aset Alih Menyeluruh Kerajaan
Asset.
(v) Menggunakan Laporan Aset Alih Pusat Tanggungjawab dalam perancangan pembelian, penyediaan keperluan penggantian, penambahan dan penyelenggaraan Aset Alih Pusat Tanggungjawab.
(vi) Meneliti dan memastikan manual prosedur pengurusan, pengendalian serta penyimpanan/penempatan Aset Alih Pusat Tanggungjawab dikemas kini serta ciri-ciri keselamatan dimantapkan supaya Aset Alih Pusat Tanggungjawab sentiasa dalam keadaan terkawal dan selamat.
(vii) Meneliti laporan kes kehilangan serta teguran/pemerhatian pihak audit berkaitan pengurusan Aset Alih Pusat Tanggungjawab dan melaksanakan tindakan pemantapan pelaksanaan dasar pengurusan Aset Alih UiTM di peringkat Pusat Tanggungjawab.
BAHAGIAN 7A - PENERIMAAN
Pekeliling Bendahari Bil 2/2010 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Teknologi MARA (Penerimaan)5. TAKRIFAN
(a) “Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan Aset Alih yang diperolehi.
(b) “Pegawai bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
6. OBJEKTIF
(a) Memastikan setiap Aset Alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan;
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
(c) Memastikan Aset Alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
7. PERATURAN PENERIMAAN
(a) Aset Alih yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan;
(b) Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai UiTM yang bertauliah hendaklah dilakukan mengikut kaedah yang bersesuaian;
(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima Aset Alih :-
(i) Menyemak butiran dalam dokumen yang sah bagi memastikan Aset Alih yang diterima adalah betul;
(ii) Memeriksa, mengira, mengukur, menimbang atau menguji (mana yang berkaitan) dengan serta-merta sebelum Aset Alih disahkan penerimaannya;
(iii) Mengecap dokumen dengan cap ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”, sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta;
(iv) Menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih UiTM KEW.PA.UiTM-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan, setelah disemak dan diperiksa;
(v) Menghantar dengan serta-merta Borang KEW.PA.UiTM-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab, kepada agen penghantaran atau vendor dan salinan dipanjangkan kepada Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus;
(vi) Memastikan bahawa Aset Alih diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada vendor yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; dan
(vii) Memastikan Aset Alih yang diterima disertakan dengan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
BAHAGIAN 7B - PENDAFTARAN
Pekeliling Bendahari Bil 3/2011 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Teknologi MARA (Pendaftaran)8. OBJEKTIF
(a) Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini;
(b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan;
(c) Membolehkan keadaan Aset Alih diketahui; dan
(d) Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian Aset Alih.
9. TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap Aset Alih hendaklah didaftarkan dan ditanda HAK UiTM dan kod Aset Alih dalam tempoh yang ditetapkan.
10. PENDAFTARAN ASET ALIH HADIAH
Aset Alih yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan/pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walau bagaimanapun Pusat Tanggungjawab hendaklah mewujudkan satu senarai daftar Aset Alih berkenaan bagi tujuan rekod.
11. PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar Aset Alih, dokumen berikut boleh dirujuk:- (a) Aset Alih Yang Dibeli
(i) Salinan Pesanan Tempatan UiTM;
(ii) Salinan Nota Serahan;
(iii) Salinan Invois;
(iv) Salinan Baucar Bayaran; dan
(v) Salinan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
(b) Aset Alih Yang Disewa Beli
(i) Salinan Surat Ikatan Perjanjian; dan
(ii) Salinan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
(c) Aset Alih Yang Diterima Daripada Sumber Lain
(i) Salinan Daftar jika Aset Alih diterima secara pindahan; dan
(ii) Salinan surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuat kuasa berserta maklumat lengkap Aset Alih berkaitan.
(d) Aset Alih Yang Belum Berdaftar
Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal Aset Alih berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
12. DOKUMEN PENDAFTARAN
(a) Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu Aset Alih, dokumen versi UiTM yang digunapakai adalah seperti berikut:-
(i) Daftar Harta Modal KEW.PA.UiTM-2; dan (ii) Daftar Inventori KEW.PA.UiTM-3.
(b) Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara berikut hendaklah dipatuhi:-
(i) Daftar hendaklah dicetak setiap kali maklumat Aset Alih dikemas kini; dan
(ii) Ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab.
Pengecualian
Apabila Modul Harta Benda pada Fin
e
portal digunapakai sepenuhnya, daftar tidak perlu dicetak kerana boleh dicapai melalui web. Tandatangan digital Ketua Pusat Tanggungjawab akan dimuat-turun daripada Modul Perolehan semasa Pengesahan Bekalan dilulus.13. BUTIRAN MAKLUMAT
Butiran maklumat dalam KEW.PA.UiTM-2 dan KEW.PA.UiTM-3 hendaklah dikemas kini dengan lengkap dan tepat.
14. PENANDAAN ASET ALIH
Pelekat HAK MILIK UiTM dan kod Aset Alih UiTM hendaklah ditampal pada Aset Alih UiTM. Salinan kad/buku daftar Aset Alih berkaitan hendaklah disimpan di Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus bagi rujukan. Capaian bagi maklumat terkini Aset Alih boleh diperolehi melalui Fineportal.
15. URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH (a) Perekodan
(i) Semua Aset Alih hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset Alih di Pusat Tanggungjawab dengan menggunakan dokumen KEW.PA.UiTM-2 dan KEW.PA.UiTM-3;
(ii) Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA.UiTM-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA.UiTM-5 perlu disediakan/dijana melalui sistem;
(iii) Salinan KEW.PA.UiTM-4 dan KEW.PA.UiTM-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan seperti berikut:-
Pendaftaran Di Peringkat Pusat Tanggungjawab
Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus hendaklah mengemukakan senarai daftar kepada Ketua Pusat Tanggungjawab untuk makluman dan rujukan maklumat keseluruhan Aset Alih di bawah kawalannya.
Pendaftaran Di Peringkat UiTM
Senarai daftar Aset Alih UiTM disatukan dan dikemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi melalui Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari untuk makluman.
(iv) Daftar Aset Alih hendaklah dikemas kini apabila berlaku perkara berikut:-
Penambahan/penggantian/penaiktarafan Aset Alih
Pemeriksaan Aset Alih
Hapus kira (b) Pelabelan Aset Alih
(i) Semua Aset Alih hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak UiTM (HU) dan kod Pusat Tanggungjawab berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada Aset Alih berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah
dilihat.
(ii) Setiap Aset Alih hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran. Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:-
Kod Universiti : UiTM
Kod Kumpulan Wang dan Kod Kampus
Contoh : Kumpulan Wang Pengurusan Shah Alam
: SA01
Kod Kumpulan Aset Alih - Harta Modal
- Inventori - Barang
: (A) (I) (B)
Kod Pusat Kos
Contoh : Pejabat Bendahari
Kod Harta yang meliputi tahun belian, mod bayaran dan nombor siri, yang diwujudkan secara turutan dalam sistem
Contoh : Pelabelan Aset Alih yang dibeli menggunakan bajet Kumpulan Wang Pengurusan Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam pada tahun 2003
UiTM/SA01/0124001/20030303716
: 0124001
(c) Pergerakan Aset Alih
Pergerakan Aset Alih bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod dalam Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori KEW.PA.UiTM- 6.
Apabila Modul Harta Benda pada Fin
e -portal digunapakai sepenuhnya, pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod dan dikemas kini pada menu pindah atau pinjaman.
(d) Penyimpanan Daftar
(i) Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset Alih di Pusat Tanggungjawab dan salinan disimpan di lokasi;
(ii) Salinan asal KEW.PA.UiTM-2 dan KEW.PA.UiTM-3 hendaklah difailkan dan disimpan dengan selamat;
dan
(iii) Salinan KEW.PA.UiTM-2 dan KEW.PA.UiTM-3 boleh dicetak daripada sistem atau modul Fin
e
-Asset bagi tujuan auditan, pemantauan dan rujukan semasa pemeriksaan berkala di Pusat Tanggungjawab.(e) Senarai Aset Alih Di Lokasi
(i) Senarai Aset Alih mengikut lokasi Aset Alih itu ditempatkan, hendaklah dijana dan dicetak oleh Pegawai Aset Alih melalui modul Fin
e
-Asset dengan menggunakan format KEW.PA.UiTM-7.(ii) Senarai tersebut juga hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa oleh Pegawai Aset Alih di Pusat Tanggungjawab/Bahagian/Unit Kewangan Zon/
Pejabat Bendahari UiTM
Negeri/Cawangan/Kampus berkenaan apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
16. LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA.UiTM-8 hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi mengikut arahan berkala iaitu setiap suku tahun.
BAHAGIAN 7C - PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
1. Pekeliling Bendahari Bil 4/2011 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Teknologi MARA (Penggunaan, Penyimpanan Dan
Pemeriksaan) 2. Kenderaan –
Manual Pengurusan Kenderaan UiTM 2011, Edisi Ketiga, Keluaran Pejabat Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni
17. OBJEKTIF
Semua Aset Alih Universiti hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:-
(a) Mengurangkan pembaziran;
(b) Menjimatkan kos;
(c) Mencapai / memanjangkan jangkahayat penggunaan;
(d) Mencegah penyalahgunaan; dan (e) Mengelakkan kehilangan.
18. PENGGUNAAN
(a) Penggunaan Aset Alih Universiti hendaklah mematuhi peraturan berikut:-
(i) Digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.
(ii) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna;
(iii) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; serta
(iv) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih KEW.PA.UiTM-9.
(b) Aset Alih yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pusat
Tanggungjawab. Aset Alih berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
(c) Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.
19. PENYIMPANAN
(a) Aset Alih Universiti hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Seksyen 14(c) Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj) 2000 (Akta 605), hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan Aset Alih.
(b) Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa- apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan Aset Alih di bawah tanggungjawabnya.
(c) Aset Alih yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksimum.
20. PEMATUHAN
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) seperti berikut:
“Seseorang yang adalah atau pernah berada dalam penggajian sesuatu badan berkanun boleh disurcaj jika ternyata kepada Lembaga orang itu –
(c) adalah atau telah bertanggungjawab, secara langsung atau tidak langsung, bagi apa-apa kekurangan dalam, atau bagi pemusnahan, apa-apa wang, barang-barang simpanan atau harta lain badan berkanun itu;”
21. PEMERIKSAAN
(a) Pemeriksaan Aset Alih dilakukan ke atas:- (i) Fizikal;
(ii) Rekod; dan (iii) Penempatan
(b) Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
(i) Mengetahui keadaan dan prestasinya;
(ii) Memastikan setiap Aset Alih mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini;
dan
(iii) Memastikan setiap Aset Alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
(c) Naib Canselor hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan Aset Alih untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
(d) Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA.UiTM-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA.UiTM-11 kepada Ketua Pusat Tanggungjawab.
(e) Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah mengemukakan KEW.PA.UiTM-10 dan KEW.PA.UiTM-11 kepada Naib Canselor melalui Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam.
(f) Ketua Pusat Tanggungjawab atau wakil yang dilantik hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
BAHAGIAN 7D - PENYELENGGARAAN
3. Pekeliling Bendahari Bil 5/2011 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Teknologi MARA (Penyelenggara an)4. Kenderaan – Manual Pengurusan Kenderaan UiTM 2011, Edisi Ketiga, Keluaran Pejabat Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni
22. OBJEKTIF
Penyelenggaraan Aset Alih UiTM bertujuan:-
(a) Memastikan Aset Alih berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti;
(f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
(h) Memelihara imej Universiti 23. JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan (b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)
ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau
sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard/piawaian yang ditetapkan.
24. MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan Aset Alih hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset Alih Pusat Tanggungjawab sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
25. PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset Alih adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:-
(a) Menyediakan Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan
Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA.UiTM- 13.
(b) Merancang Penyelenggaraan
Setelah Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
(c) Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu Aset Alih itu memerlukan penyelenggaraan segera.
(d) Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA.UiTM-14 (gunapakai format sedia ada ).
(e) Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:-
(i) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;
(ii) Memastikan penyelenggaraan yang dibuat berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;
(iii) Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya;
dan
(iv) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas Aset Alih berkenaan.
(f) Menyelia Dan Memantau Penyelenggaraan Oleh Pihak Swasta
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta (out-source services) hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
BAHAGIAN 7E - PELUPUSAN
Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan Ke 157 bertarikh 1 April 200826. OBJEKTIF
Pelupusan Aset Alih Universiti bertujuan untuk:-
(a) Memastikan Universiti tidak menyimpan Aset Alih yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan;
(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat/pembelajaran;
(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
(d) Membolehkan Aset Alih milik Universiti dipindahkan ke agensi kerajaan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
27. JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Aset Alih boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:- (a) Tidak ekonomi dibaiki;
(b) Usang (obselete);
(c) Rosak dan tidak boleh digunakan;
(d) Lucut tempoh penggunaan;
(e) Keupayaan Aset Alih tidak lagi di peringkat optimum;
(f) Tiada alat ganti;
(g) Vendor tidak lagi memberi khidmat sokongan;
(h) Disyor selepas pemeriksaan Aset Alih;
(i) Tidak lagi diperlukan oleh Pusat Tanggungjawab;
(j) Perubahan teknologi; dan (k) Melebihi keperluan
28. KUASA MELULUS
(a) Lembaga Pengarah Universiti
Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti berikut:-
(i) Hadiah; atau
(ii) Pindahan dari Jabatan Kerajaan Persekutuan/Negeri ke Universiti; atau
(iii) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.
(b) Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi
Kelulusan berdasarkan syor Jawatankuasa Teknikal Peralatan berkenaan:
(i) Tukar Beli (Trade-in); atau (ii) Tukar Barang (Barter Trade).
(c) Naib Canselor / Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi)
(i) Nilai perolehan asal satu Aset Alih melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan
(ii) Pindahan Aset Alih di antara Pusat Tanggungjawab
di UiTM Shah Alam ke UiTM
Negeri/Cawangan/Kampus dan sebaliknya bagi nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000.
(d) Bendahari (UiTM Shah Alam) atau Rektor (bagi UiTM Negeri/Cawangan masing-masing)
(i) Nilai perolehan asal satu Aset Alih tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(ii) Pindahan Aset Alih di antara Pusat Tanggungjawab di UiTM Shah Alam atau UiTM Negeri/Cawangan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
(e) Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah tatacara ini tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana peraturan yang sedang berkuat kuasa.
29. URUS SETIA PELUPUSAN
Bahagian Pengurusan Harta Benda UiTM Shah Alam/ Unit Pengurusan Harta Benda UiTM Negeri/Cawangan adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan di peringkat Kampus Induk/UiTM Negeri/Cawangan/Kampus masing-masing.
30. TUGAS URUS SETIA PELUPUSAN
(a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW.PA.UiTM-15;
(b) Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan UiTM;
(c) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA.UiTM - 16 (bagi pelupusan kenderaan sahaja) yang dikeluarkan oleh pihak Jabatan Kerja Raya(JKR) daripada Unit Kenderaan UiTM Shah Alam/ UiTM Negeri/Cawangan;
(d) Memastikan Laporan Teknikal Pelupusan Harta Benda KEW.PA. UiTM-16(1) bagi permohonan pelupusan Harta Benda (termasuk barangan elektrikal/ mekanikal/
perabot dan kelengkapan serta kenderaan) dikemukakan bersama dengan Borang Permohonan Pelupusan KEW.PA.UiTM-17(1) atau (2).
(e) Memastikan Laporan Teknikal Pelupusan Peralatan Komputer KEW.PA.UiTM-16(2) bagi permohonan pelupusan peralatan komputer dikemukakan bersama dengan Borang Permohonan Pelupusan KEW.PA.UiTM- 17(3).
(f) Memastikan Borang Permohonan Pelupusan Harta Benda KEW.PA.UiTM-17(1) dan (2) atau Borang Permohonan Pelupusan Peralatan Komputer KEW.PA.UiTM-17(3) lengkap diisi oleh pemohon serta disemak oleh Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri/ Cawangan.
(g) Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur;
(h) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:-
(i) Naib Canselor / Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi).
(ii) Bendahari (UiTM Shah Alam) atau Rektor.
(i) Memaklumkan kelulusan/keputusan kepada Pusat Tanggungjawab untuk tindakan;
(j) Memproses permohonan pelanjutan tempoh pelupusan;
(k) Memproses permohonan kelulusan meminda kaedah pelupusan;
(l) Melantik sekurang-kurangnya seorang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I (gred 17 dan ke atas) bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;
(m) Menyediakan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih KEW.PA.UiTM-18;
(n) Memfailkan Sijil Pelupusan Aset Alih (KEW.PA.UiTM-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;
(o) Menghantar sijil tersebut kepada Kuasa Melulus; dan (p) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih
KEW.PA.UiTM-20 ke Kementerian Pengajian Tinggi setiap suku tahun.
31. LAPORAN TEKNIKAL PELUPUSAN HARTA BENDA/ PERALATAN KOMPUTER KEW.PA.UiTM-16
(a) Laporan Teknikal Pelupusan Harta Benda KEW.PA. UiTM- 16(1) dan Peralatan Komputer KEW.PA.UiTM-16(2) diperlukan bagi semua permohonan pelupusan.
(b) Laporan Teknikal Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 disediakan oleh Pegawai Pemeriksa Pelupusan dengan mengemukakan cadangan kaedah pelupusan setelah menjalankan menilaian keadaan Aset Alih.
(c) Laporan Teknikal Pelupusan bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Ahli Lembaga Pemeriksa Peralatan Komputer yang dilantik daripada kalangan pegawai yang mempunyai latar belakang sistem maklumat atau Pegawai Sistem Maklumat peringkat Universiti.
(d) Laporan Teknikal Pelupusan Peralatan Komputer hendaklah disahkan oleh seorang (1) pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan Aset Alih berkenaan.
32. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA.UiTM-16
(a) Diperlukan bagi permohonan pelupusan kenderaan sahaja.
(b) Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah merujuk kepada Jabatan Kerja Raya melalui Unit Kenderaan UiTM Shah Alam/ UiTM Negeri atau Cawangan untuk mendapatkan PEP.
(c) Nilai semasa Aset Alih di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Universiti perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.
33. PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
(a) Naib Canselor perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas Aset Alih yang hendak
dilupuskan.
(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun.
Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:-
(i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai (seorang pengerusi dan seorang ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian Aset Alih berkenaan;
(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa Aset Alih, jika perlu;
(iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan
(iv) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik, jika perlu.
34. TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
(a) Meneliti KEW.PA.UiTM-17 dan 16 serta memperakukan kaedah pelulusan yang bersesuaian;
(b) Mempertimbangkan permohonan pelanjutan sah laku keputusan pelupusan;
(c) Mempertimbangkan permohonan pindaan kepada keputusan pelupusan;
(d) Memperakukan Laporan Teknikal Pelupusan KEW.PA.UiTM-16; dan
(e) Menandatangani KEW.PA.UiTM -17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan.
35. PELANTIKAN PEGAWAI PEMERIKSA PELUPUSAN
(a) Naib Canselor perlu melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan untuk menjalankan pemeriksaan Aset Alih dan mencadangkan kaedah pelupusan yang bersesuaian.
(b) Pegawai Pemeriksa Pelupusan dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Pegawai Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:-
(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa Aset Alih mengikut bidang masing-masing ia-itu awam, mekanikal, elektrikal atau ICT; dan
(iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf.
36. TUGAS PEGAWAI PEMERIKSA
(a) Mematuhi jadual pemeriksaan yang disediakan oleh Urus Setia Pelupusan;
(b) Memeriksa Aset Alih di lokasi berdasarkan maklumat pada KEW.PA.UiTM-16 serta melengkapkan laporan teknikal pelupusan;
(c) Mengemukakan KEW.PA.UiTM-16 yang lengkap kepada Urus Setia Pelupusan dalam tempoh 20 hari dari tarikh terima surat arahan pemeriksaan;
(d) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan.
(e) Membentangkan hasil pemeriksaan kepada Mesyuarat Lembaga Pemeriksa Pelupusan.
37. TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 12 bulan dari tarikh surat kelulusan.
38. PELANJUTAN TEMPOH
(a) Pihak Pusat Tanggungjawab /Urus Setia hendaklah mengemukakan permohonan melanjutkan tempoh pelupusan kepada Kuasa Melulus satu (1) bulan sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.
(b) Sekiranya tindakan pelupusan (jualan sebut harga/tender bagi kenderaan) tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan pelupusan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa Aset Alih dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
39. PINDA KAEDAH PELUPUSAN
(a) Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus, sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.
(b) Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan pelupusan baru hendaklah dikemukakan.
40. KAEDAH PELUPUSAN
Dalam urusan pelupusan Aset Alih, kriteria pulangan hasil
hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Universiti. Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:
(a) Jualan secara Tender/Sebut Harga/Lelong (b) Jualan Sisa
(c) Tukar Barang (Barter Trade) (d) Tukar Beli (Trade In)
(e) Tukar Ganti (Cannibalize) (f) Pindahan
(g) Hadiah
(h) Musnah secara ditanam / dibakar/dibuang (i) Kaedah pelupusan lain, yang difikirkan sesuai 41. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN
Peraturan mengenai pelaksanaan kaedah pelupusan seperti di Para 40 adalah mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.
42. KAEDAH-KAEDAH LAIN PELUPUSAN
Kaedah-kaedah lain yang tidak dinyatakan seperti di Para 40, hendaklah mendapat kelulusan Lembaga Pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal.
43. PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, UiTM Shah Alam/Negeri/Cawangan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.
44. TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
(a) Label Hak UiTM dan nama Pusat Tanggungjawab pada Aset Alih hendaklah dipadamkan;
(b) Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah dimaklumkan secara bertulis mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan UiTM dibatalkan; dan
(c) Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa.
45. PENGECUALIAN CUKAI
Kenderaan Universiti dan Aset Alih lain yang telah dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai. Pembeli
kenderaan lupus UiTM bertanggungjawab untuk menjelaskan cukai jualan atau apa-apa kenaan semasa pindah hak milik kenderaan.
BAHAGIAN 7F - KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Pekeliling Bendahari Bil 2/2009 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Teknologi MARA (Kehilangan)46. OBJEKTIF HAPUS KIRA
(a) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan Aset Alih;
(b) Menyelaraskan rekod Aset Alih;
(c) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan Aset Alih Universiti; dan
(d) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.
47. KUASA MELULUS
Peringkat Lembaga Pengarah UiTM
(a) Nilai perolehan asal satu Aset Alih melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan elektronik, komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal iaitu:-
(i) Telefon bimbit/ smartphone;
(ii) Walkie-Talkie;
(iii) Kamera digital / kamera video;
(iv) Komputer riba/palmtop/pocket PC;
(v) Personal Digital Assistant (PDA);
(vi) LCD projector; dan (vii) Pemain CD/DVD
(c) Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
(2) Peringkat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (a) Nilai perolehan asal satu Aset Alih tidak melebihi
RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan Aset Alih di Para 47(1)(b).
(b) Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan Pegawai Awam.
48. URUS SETIA PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Bahagian Pengurusan Harta Benda UiTM Shah Alam adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira.
49. TUGAS URUS SETIA PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
(a) Mendapatkan maklumat mengenai Aset Alih (termasuk aksesori) yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori/dokumen kewangan;
(b) Menyelenggara dan mengemas kini Daftar Kes Kehilangan;
(c) Mendapatkan Laporan Awal KEW.PA.UiTM-28 dan salinan Laporan Polis /Laporan Keselamatan UiTM daripada Ketua Pusat Tanggungjawab;
(d) Memastikan Pusat Tanggungjawab menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format KEW.PA.UiTM-29, sekiranya custodian Aset Alih bukan Ketua Pusat Tanggungjawab;
Sekiranya custodian bagi Aset Alih yang hilang itu adalah Ketua Pusat Tanggungjawab, kemukakan permohonan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat kepada Naib Canselor.
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis/ Polis Bantuan UiTM;
(f) Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA.UiTM-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat;
(g) Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor daripada Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai yang dilantik oleh Naib Canselor;
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur;
(i) Mengemukakan kertas kerja cadangan tindakan ke atas kehilangan (permohonan hapus kira) kepada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan untuk perakukan tindakan (Kuasa Melulus) dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh Laporan Akhir diterima.
Kertas kerja boleh dikemukakan kepada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan tanpa laporan hasil
penyiasatan polis/siasatan keselamatan Polis Bantuan UiTM dengan syarat Laporan Akhir telah dilengkapi dengan laporan siasatan Jawatankuasa Penyiasat dan ulasan Ketua Pusat Tanggungjawab.
(j) Memaklumkan keputusan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab dan Bahagian/Unit Kewangan Zon/
Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus untuk tindakan kemaskini rekod Daftar Aset Alih;
(k) Memastikan Urus Setia Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;
(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira KEW.PA.UiTM-31 berserta salinan jernal hapus kira daripada Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri /Cawangan /Kampus dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh makluman kelulusan hapus kira diterima (petikan minit Lembaga Pengarah Universiti) daripada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan;
(m) Memastikan maklum balas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib diperolehi daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan dimaklumkan kepada Lembaga Pengarah Universiti oleh Sekretariat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan; dan
(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA.UiTM-32 kepada Kementerian Pengajian Tinggi mengikut jadual laporan suku tahun.
50. PROSES PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (1) Melaporkan Kehilangan
Apabila terdapat apa-apa kehilangan Aset Alih Kerajaan, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:-
(a) Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkannya kepada Ketua Pusat Tanggungjawab dengan serta-merta; dan
(b) Ketua Pusat Tanggungjawab atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga Aset Alih atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan kepada Polis dan Polis Bantuan Kampus dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
(2) Laporan Awal Kehilangan KEW.PA.UiTM-28
(a) Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kes kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Pusat Tanggungjawab, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kampus Induk (Ketua Gugusan/Timbalan Naib Canselor).
(b) Ketua Pusat Tanggungjawab di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera, dalam tempoh dua (2) hari bekerja atau tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh kehilangan dikesan, menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis dan salinan Aduan Kehilangan Polis Bantuan terus kepada:-
(i) Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus di mana kehilangan Aset Alih berlaku (bagi tindakan penyediaan jernal kehilangan melalui caj Pendahuluan Diri Custodian atau peminjam atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas keselamatan Aset Alih);
dan
(ii) Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam.
(3) Penubuhan Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor, menggunakan KEW.PA.UiTM- 29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:- (i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu
dan bukan dari bahagian/unit yang sama;
(ii) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; dan
(iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi atau seorang sahaja dengan persetujuan daripada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan.
(c) Bagi kehilangan yang melibatkan Ketua Pusat Tanggungjawab, pelantikan Jawatankuasa Penyiasat oleh Naib Canselor daripada kalangan Pengurusan Kanan UiTM.
(d) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Naib Canselor dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan
itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
(e) Manakala pelantikan Jawatankuasa Penyiasat bagi kehilangan yang melibatkan Naib Canselor UiTM akan diserahkan kepada Kementerian Pengajian Tinggi.
(4) Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Penyiasat
(a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan;
(b) Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan;
(c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan;
(d) Memeriksa rekod-rekod mengenai Aset Alih yang hilang;
(e) Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM (TPA) dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi;
(f) Mengenal pasti kelemahan yang wujud;
(g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan; dan
(h) Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.
(5) Laporan Akhir Kehilangan KEW.PA.UiTM-30
(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemukakan kepada Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab untuk memohon pelanjutan tempoh siasatan sekurang- kurangnya 14 hari sebelum tamat tempoh penyiasatan yang ditetapkan.
(c) Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab untuk dibentangkan kepada Naib Canselor (Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan).
(d) Laporan akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen-dokumen berkaitan ke Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam.
(e) Laporan Akhir perlu dikemukakan mengikut tempoh yang ditetapkan walau pun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
(f) Ketua Pusat Tanggungjawab setelah berpuas hati dengan
hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:-
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira Aset Alih yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali; atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira Aset Alih yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
(g) Sekiranya Ketua Pusat Tanggungjawab tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mengarahkan siasatan semula. Bagi maksud ini Naib Canselor boleh:-
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan semula.
(h) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan perakuan Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan serta kelulusan Lembaga Pengarah Universiti (Kuasa Melulus) dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
51. TINDAKAN PEJABAT BENDAHARI SELEPAS KELULUSAN
(a) Merekodkan kelulusan hapus kira di dalam kad Daftar Harta Modal atau Inventori.
(b) Memaklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Lembaga Pengarah Universiti (Kuasa Melulus) dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih (KEW.PA.UiTM- 31) dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan.
(c) Mengemukakan syor surcaj/tatatertib kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Universiti dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan Lembaga Pengarah Universiti.
(d) Memastikan Urus Setia Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Lembaga Pengarah Universiti dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh surat kelulusan Lembaga Pengarah Universiti.
