BAB I PENDAHULUAN
I. 1. Latar Belakang
I. 1. 1. Enterprise Architecture dan TOGAF ADM
Pada abad ke-21 saat ini, teknologi menjadi sebuah kebutuhan “primer” bagi manusia. Hasil survei yang dilansir oleh salah satu lembaga riset di Amerika yaitu Harris Interactive menunjukkan hasil bahwa 28% mengaku tak dapat hidup tanpa internet, 26% mengaku tidak dapat hidup tanpa ponsel mereka, dan 24% mengklaim tak dapat hidup tanpa komputer mereka (VOA Indonesia, 2014). Hal ini menunjukkan bahwa teknologi saat ini menjadi alat bantu yang penting bagi manusia dalam aktivitas mereka.
Begitu pula dengan sebuah enterprise (perusahaan atau organisasi) dimana setiap enterprise yang dibangun pasti memiliki visi dan misi agar enterprise dapat bertahan dalam segala tantangan dengan kompetitornya baik masa kini maupun masa mendatang. Salah satu alat bantu yang penting dalam mencapai visi dan misi sebuah enterprise saat ini adalah teknologi baik dalam sisi software, hardware, infrastruktur, sistem informasi (SI), dan sebagainya. Oleh karena itu bagi enterprise saat ini, teknologi menjadi sebuah business enabler untuk mendukung kelangsungan enterprise.
Oleh karena itu untuk mendukung kelangsungan enterprise melalui penggunaan
teknologi, maka dibutuhkan sebuah ilmu untuk menggambarkan keselarasan
teknologi dan bisnis yang dijalankan. Cabang ilmu yang dapat diimplementasikan
untuk masalah tersebut dalam lingkup sistem informasi adalah Enterprise
Architecture (EA). Enterprise Architecture membantu organisasi untuk membangun
dasar strategi perusahaan agar enterprise dapat bertahan dan beradaptasi dengan
tantangan bisnis masa kini dan masa yang akan datang (Ambler, McGovern, Stevens,
Linn, & Sharan, 2003). Sebuah enterprise sangat membutuhkan implementasi EA
sebagai praktek dalam mendukung bisnis enterprise dan menyelaraskan strategi
bisnis dan strategi teknologi informasi sehingga dapat memberikan benefit maupun value bagi enterprise itu sendiri.
Salah satu enterprise yang masih bertahan hingga saat ini di Indonesia adalah PT XYZ yang merupakan salah satu enterprise yang di bawah BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang sudah berdiri sejak tahun 1746 di Indonesia dengan berbagai pergantian nama. Saat ini PT XYZ memiliki berbagai macam lini bisnis dan memiliki jaringan bisnis yang dapat ditemui di seluruh provinsi di Indonesia sebanyak 24.000 titik (PT XYZ, 2012). Salah satu cabang lini bisnis yang dijalani PT XYZ dalam bentuk penggunaan teknologi informasi (TI) adalah e-commerce yang dikenal sebagai PQR. Namun, PQR belum memberikan profit yang besar bagi PT XYZ. Hal ini terlihat dari data pengiriman produk yang dipesan pembeli hanya sebesar 44 transaksi dalam satu bulan. Oleh karena itu, untuk mendukung jalannya e-commerce ini maka akan dibuat perancangan dalam bentuk Enterprise Architecture untuk bisnis PQR khususnya pada bagian shipping yang menjadi back-end dari PQR. Untuk membangun EA tentunya dibutuhkan sebuah framework yang akan mempercepat dan menyederhanakan pengembangan arsitektur, memastikan cakupan yang lengkap dari solusi desain dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di masa depan (Setiawan, 2009).
Saat ini, framework yang sering digunakan dalam perancangan enterprise architecture terdapat berbagai macam mulai dari Zachman Framework, Enterprise Architecture Planning (EAP), DODAF, Gartner, FEA, TOGAF, dan lain sebagainya.
Di bawah ini, pada tabel I. 1 merupakan deskripsi singkat mengenai setiap framework untuk mendukung perancangan enterprise architecture menurut Rouhani, Mahrin, Nikpay, & Nikfard (2014) yaitu :
Tabel I. 1 Jenis-Jenis Framework Perancangan EA
Framework
Deskripsi
Zachman Framework
Terbatas pada arsitektur dan tidak adanya perencanaan strategis.
EAP Berfokus pada pengembangan matriks untuk
perbandingan dan analisis data, sistem informasi dan
infrastruktur.
DODAF Digunakan untuk memecahkan isu-isu umum mengenai pengembangan EA melewati aturan yang luas dalam enterprise.
Gartner Pengembangan EA harus menyatukan business owners, spesialis informasi dan implementer teknologi.
FEA Cocok digunakan pada lingkungan pemerintahan dan dideskripsikan dalam FEA Practice Guidance.
TOGAF Terdapat TOGAF (The Open Group Architecture Technique) Architecture Development Method (ADM) yang menjelaskan bahwa pengembangan enterprise architecture menggunakan sebuah metode iteratif.
Pada penelitian ini, framework yang digunakan yaitu TOGAF ADM karena memiliki kelebihan bahwa implementasi EA dianggap sebagai proses yang berkelanjutan dengan adanya bukti bahwa TOGAF ADM digambarkan berupa siklus yang tidak berhenti (berupa lingkaran) karena ketika ada kebutuhan tambahan maka tahap sebelumnya dapat dikerjakan kembali (Rouhani, Mahrin, Nikpay, & Nikfard, 2014).
I. 1. 2. E-Commerce dan Shipping
Saat ini, lini bisnis PT XYZ bergerak dalam bidang logistik, retail, properti, keuangan, dan surat dan paket. Namun masih ada lini bisnis yang belum tersentuh secara maksimal oleh PT XYZ yaitu e-commerce (electronic commerce) yang masih dikategorikan dalam lini bisnis retail di PT XYZ.
Umumnya e-commerce dikenal dengan pemahaman berupa transaksi belanja di
internet. Bagaimanapun di dalam e-commerce terdapat banyak aktivitas lainnya yaitu
perdagangan bisnis dengan bisnis lainnya dan proses internal dimana perusahaan
menggunakannya untuk mendukung pembelian, penjualan, perekrutan, perencanaan
dan aktivitas lainnya (Schneider, 2011). Oleh karena itu, e-commerce memberikan
kemudahan dalam transaksi antara penjual dan pembeli tanpa harus bertemu secara
face-to-face sehingga pembeli hanya menerima barang dari penjual secara tidak
langsung (melalui pengiriman). E-commerce di Indonesia saat ini sudah berkembang
pesat. Terlihat bahwa 80% pengguna internet di Indonesia sudah mulai berbelanja
online dan jumlah e-commerce yang semakin bertambah banyak mulai dari pihak
asing hingga buatan anak-anak Indonesia seperti berniaga.com, bhinneka.com ataupun tokopedia.com (Ningrum, 2012). Oleh karena itu, e-commerce akan menjadi sebuah bisnis yang menjanjikan di masa mendatang bagi PT XYZ.
Namun saat ini, e-commerce umumnya menghadapi masalah-masalah yang salah satunya yaitu sisi kepercayaan (trust) dari customer dimana terdapat salah satu kejadian penipuan yang dialami oleh Herianto pada bulan November 2013 dimana ia tertarik untuk membeli sebuah handphone yang harganya jauh lebih murah dari harga pasar. Ketika ia sudah melakukan transfer untuk pembelian, barang tersebut tidak kunjung dikirimkan juga (Antara, 2013). Oleh karena itu, PT XYZ telah membangun sebuah website e-commerce yang dikenal sebagai PQR yang dibangun sejak akhir tahun 2013 dengan slogannya adalah “easy shopping at a trusted place” (terjemahan : belanja mudah di tempat yang terpercaya (PQR, 2013)) untuk membangun kepercayaan customer akan belanja online. Namun PQR belum berkembang sebagaimana website e-commerce lain yang ada di Indonesia hingga tahun 2015 saat ini.
Sebenarnya PQR memiliki peluang yang cukup besar dimana total transaksi e- commerce di tahun 2013 sebesar Rp 130 juta (StartupBisnis, 2014) dan jaringan pengiriman dan fasilitas milik PT XYZ sangatlah luas. Namun dari hasil wawancara dengan pihak bagian e-commerce PT XYZ bahwa e-commerce yang berupa PQR pada awalnya bertujuan untuk mendukung core bisnisnya yaitu pada bagian shipping dan payment. Hal ini menunjukkan bahwa sebenarnya e-commerce yang dibangun sebagai supported business untuk mendukung bagian shipping dan payment yang menjadi fokus utama dari PT XYZ. Ketika e-commerce sebuah perusahaan dibangun seharusnya perusahaan tersebut memfokuskan diri pada pembangunan front-end dari e-commerce tersebut dan mendukung back-end sebagai supported business bukannya core business.
E-commerce terdiri dari empat aliran utama yaitu aliran informasi, aliran bisnis,
aliran modal, dan logistik (Yong-mei et. Al., 2010). Di dalam logistik terdapat salah
satu aktivitas yaitu pengiriman (shipping) yang menjadi aktivitas back-end dari e-
commerce. Oleh karena itu, saat ini shipping sudah menjadi salah satu hal penting yang muncul dalam sebuah perusahaan yang mengimplementasikan e-commerce dimana mengizinkan supplier tersebut dibebaskan untuk terlibat secara sebagian atau seluruhnya dalam saluran retail perusahaan (Tsay & Agrawal, 2004). Pilihan lainnya, supplier bekerjasama dengan perusahaan karena perusahaan dapat menyediakan shipping melalui e-marketplace (Kaplan & Sawhney, 2000).
Pada PQR, layanan shipping yang berjalan saat ini hanyalah Kilat Khusus dimana layanan ini mengirimkan produk dan barang kepada pembeli dalam jangka waktu 2- 4 hari dan Express yang hanya digunakan untuk mengirimkan produk makanan yaitu durian. Oleh karena itu, pembeli tidak dapat memilih layanan pengiriman sesuai dengan keinginannya agar produk yang dipesannya dapat sampai lebih cepat atau lebih lambat dari waktu pengiriman Kilat Khusus. Masalah lainnya adalah ketidaktepatan waktu pengiriman produk PQR kepada pembelinya. Masalah ini dibuktikan dari data shipping selama bulan Januari hingga Februari 2015 dari 148 transaksi hanya 59 transaksi yang dikirimkan tepat waktu, hal ini terlihat pada Gambar I. 1.
Gambar I. 1 Histogram Data Pengiriman
Bagian shipping umumnya juga menangani warehouse sebagai salah satu fasilitas
yang memudahkan pengiriman dimana warehouse merupakan pusat distribusi
(Harper, 2010). Saat ini PQR belum menggunakan warehouse dalam pendistribusian
produk yang dipesan padahal PQR dapat menjadi distributor besar atas berbagai
macam produk karena jaringan pengirimannya yang luas. Oleh karena itu, PQR yang
berada di bawah naungan PT XYZ yang merupakan perusahaan yang paling lama
bergerak pada jasa pengiriman di Indonesia, semua model dan standar operasional shipping seharusnya dapat dipertimbangkan dengan baik.
I. 2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, rumusan masalah yang dapat ditulis adalah :
1) Bagaimana rancangan Enterprise Architecture pada fase Preliminary Phase dan Architecture Vision bagi PQR secara umum dengan menggunakan framework TOGAF ADM dalam memanfaatkan peluang yang dimiliki PT XYZ?
2) Bagaimana rancangan Enterprise Architecture pada Business Architecture, Information System Architecture, dan Technology Architecture bagian shipping dan warehouse dengan menggunakan framework TOGAF ADM sehingga dapat meningkatkan kinerja shipping dan warehouse dalam mendukung PQR?
I. 3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang telah dituliskan sebelumnya maka tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah :
1) Menghasilkan prinsip-prinsip dan visi arsitektur dari peluang-peluang yang dimiliki PT XYZ bagi PQR.
2) Menghasilkan artifak-artifak pada Business Architecture, Information System Architecture, dan Technology Architecture bagi shipping dan warehouse agar dapat meningkatkan fleksibilitas layanan dalam memenuhi kepuasan customer, dan efektivitas serta optimalisasi bagian shipping dan warehouse dalam integrasi antar bagian di dalam PQR.
I. 4. Batasan Penelitian
Batasan penelitian pada penelitian diperlukan agar penelitian yang dilakukan lebih fokus dan tidak meluas dari pembahasan yang dimaksud. Oleh karena itu, batasan penelitian ini yaitu :
1) Analisis dan perancangan Enterprise Architecture e-commerce bagian
shipping dan warehouse hanya dilakukan pada level konseptual dan logikal,
tidak sampai pada level implementasi.
2) Analisis dan perancangan Enterprise Architecture e-commerce bagian shipping dan warehouse menggunakan framework TOGAF 9.1 ADM.
3) Analisis dan perancangan Enterprise Architecture e-commerce bagian shipping dan warehouse hanya sebatas pada tahap Preliminary Phase, Architecture Vision, Business Architecture, Information System Architecture, dan Technology Architecture.
4) Perancangan bisnis bagian shipping tidak melakukan proses penentuan kendaraan yang digunakan dan bagian warehouse tidak melakukan proses penentuan lokasi gudang dan penempatan produk di dalam gudang.
I. 5. Manfaat Penelitian 1) Manfaat Teoritis
Membantu dalam pengembangan dan pembuktian bahwa Enterprise
Architecture bukan hanya sekedar melihat suatu enterprise secara keseluruhan melainkan melihat dari sisi lini bisnis yang berjalan pada enterprise tersebut yang belum maksimal agar dapat dimaksimalkan untuk memberikan value bagi enterprise itu sendiri.
2) Manfaat Praktis
Membantu PT XYZ dalam merancang Enterprise Architecture e-commerce
dalam bagian shipping dan warehouse.
Memajukan sistem e-commerce yang ada pada PT XYZ sehingga dapat
