Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Tanggal : 6 Januari 2015 Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc.,
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN: STUDI KASUS PADA PENERAPAN
IMPROVEMENT SAP ERP PT CHITRA PARATAMA
Disusun oleh :
Mivthahul Rahma P056133542.52E
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2015
ŝ DAFTAR ISI Daftar Isi ... i Kata Pengantar ... ii Abstrak... iii BAB I PENDAHULUAN ...1 1.1 Latar Belakang ...1 1.2 Perumusan Masalah ...2 1.3 Tujuan Penulisan ...2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...3
2.1 Definisi Sistem ...3
2.2 Definisi Sistem Informasi ...3
2.3 Jenis Sistem Informasi ...3
2.4 Komponen Sistem Informasi ...4
2.5 Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis ...5
2.6 Enterprise Resource Planning Systems (ERP) ...6
BAB III PEMBAHASAN ...7
3.1 Profil Perusahaan ...7
3.2 Faktor-faktor Penyebab Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi (SAP ERP) ...7
3.3 Penerapan SAP ERP di PT Chitra Paratama ...11
3.4 Faktor-faktor Keberhasilan Penerapan SAP ERP di PT Chitra Paratama...13
BAB IV KESIMPULAN ...15
ŝŝ
KATA PENGANTAR
Memulai adalah hal tersulit yang dialami dalam proses penyusunan makalah ini. Namun atas ijin Tuhan Yang Maha Esa, Saya bersyukur makalah yang berjudul Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi Manajemen : Studi Kasus pada Penerapan Improvement SAP ERP PT Chitra Paratama dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Dihadapkan pada berbagai kendala dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki, maka segala perhatian, bantuan, dorongan dan bimbingan yang diberikan kepada Saya merupakan ‘generator’ yang mendorong terselesaikannya makalah ini. Oleh karenanya, Saya ucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yakni Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc, yang telah memberikan arahan dalam membuat makalah ini.
Harapan Saya, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya, baik secara teoritik maupun praktis.
Jakarta, 6 Januari 2015
ŝŝŝ
ABSTRAK
Sistem informasi telah menjadi satu kesatuan bagian dalam kegiatan bisnis sehari-hari, sehingga merupakan komponen penting dalam kesuksesan sebuah bisnis dan organisasi. Sistem informasi dan teknologi membantu berbagai bentuk bisnis dalam hal meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari bisnis proses, pengambilan keputusan oleh manajemen dan kerjasama kelompok, dimana membantu mereka dalam menguatkan posisi untuk bersaing di dalam pasar yang dinamis. Beberapa factor mempengaruhi perusahaan dalam kesuksesannya menerapkan sebuah sistem informasi. Makalah ini merujuk kepada penelitian yang telah dilakukan sebelumnya terhadap faktor yang mempengaruhi kesuksesan dalam menerapkan sistem informasi, yang kemudian faktor-faktor tersebut diidentifikasi juga menjadi penyebab kesuksesan dalam penerapan improvement SAP ERP di PT ChitraParatama.
katakunci : sisteminformasi, faktorkesuksesan, SAP ERP, PT ChitraParatama
ϭ BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi telah menjadi satu kesatuan bagian dalam kegiatan bisnis sehari-hari seperti akunting, keuangan, manajemen operasi, pemasaran, manajemen sumber daya manusia, atau fungsi bisnis utama lainnya.Sistem informasi dan teknologi merupakan komponen penting dalam kesuksesan sebuah bisnis dan organisasi – sebagian orang mengatakan keduanya merupakan kebutuhan mendesak dalam sebuah bisnis. Sistem informasi dan teknologi membantu berbagai bentuk bisnis dalam hal meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari bisnis proses, pengambilan keputusan oleh manajemen dan kerjasama kelompok, dimana membantu mereka dalam menguatkan posisi untuk bersaing di dalam pasar yang dinamis.
Sampai dengan saat ini, sistem informasi telah mengalami perkembangan yang cukup pesat,padahal, sampai dengan tahun 1960-an, perannya masih sangat sederhana, terbatas kepada memproses transaksi, mencatat transaksi, melakukan pembukuan dan mengolah data secara elektronik dengan menggunakan sebuah aplikasi. Selanjutnya, peran tersebut kemudian berkembang didasarkan atas kebutuhan penggunanya sehingga tercipta beberapa konsep dalam peran suatu sistem informasi yaitu management information systems (MIS), decision support systems (DSS), executive information systems (EIS), artificial intelligence (AI), expert systems (ES), strategic information systems (SIS), enterprise resource planning systems (ERP), dan business intelligence (BI).
Enterprise resource planning systems (ERP),diperkenalkan pada pertengahan akhir tahun 1990-an, yang merupakan bentuk spesifik secara virtual atas setiap fungsi bisnis - dari strategi sistem informasi yang menyatukan semua tahapan dalam sebuah perusahaan, yang terdiri dari perencanaan, produksi, penjualan, resource management, hubungan dengan pelanggan, pengendalian persediaan, tracking pesanan, manajemen keuangan, sumber daya manusia dan pemasaran. Keuntungan utama dari ERP berada pada kemudahan dalam melakukan interface ke semua perangkat komputer dan integrasi yang kuat serta dalam berbagi data sehinga penting dalam pengambilan keputusan strategik.
Keuntungan yang dimiliki dari ERP ini menyebabkan banyak perusahaan yang menggunakan sistem informasi ini dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Diantara banyak jenis
Ϯ
ERP yang ada, SAP, Peoplesoft, Oracle, J.D. Edwards, dan Baan merupakan lima sistem ERP teratas yang banyak digunakan. SAP telah diakui sebagai pemimpin dalam sistem ERP dengan pangsa pasar lebih dari 50 persen (Burns, 1999; Mabert et al., 2000; Stratman dan Roth, 2002; Vaughan, 1996). Oleh karenanya, penelitian saat ini berfokus pada penerapan SAP sebagai contoh utama dalam penerapan sistem informasi ERP.
PT Chitra Paratama, merupakan salah satu perusahaan dari Trakindo group, yang bergerak dalam bidang penjualan ban untuk alat berat dan juga menyediakan jasa repair dan retread ban, menggunakan SAP sebagai sistem informasi ERP dalam menjalankan bisnis usahanya. Dalam penerapan di PT Chitra Paratama, berbagai faktor diidentifikasi sebagai penyebab kesuksesan dalam menggunakansistem informasi ini.Faktor-faktor ini mengacu pada hasil beberapa penelitian terdahulu yang juga menjadi faktor kesuksesan bagi perusahaan lainnya dalam menerapkan SAP sebagai sistem informasinya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan mengenai faktor-faktor apa saja yang terkait dengan kesuksesan penerapan SAP sebagai sistem ERP di PT Chitra Paratama. 1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor kesuksesan dalam penerapan sistem informasi yaitu ERP, lebih spesifik penerapan SAP dalam menjalankan kegiatan bisnis di PT Chitra Paratama.
ϯ BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem
Sebuah sistem didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling terkait, dengan batasan yang didefinisikan secara jelas, bekerja secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam sebuah proses transformasi yang terorganisir. Sebuah sistem memiliki tiga fungsi dasar, yaitu :
• Input terdiri dari menangkap dan mengumpulkan elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses.
• Processing terdiri dari transformasi proses yang mengkonversi input menjadi output. • Output terdiri dari mengirimkan elemen yang telah dihasilkan oleh proses transformasi
ke tujuan utama mereka. 2.2 Definisi Sistem Informasi
Didalam buku “Definition of Application Landscape.Software Engineering for Business Information Systems”, sistem informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
Sedangkan dalam bukunya yang berjudul “Management Information System”, O’brien berpendapat bahwa sistem informasi dapat merupakan kombinasi terorganisir dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur yang disimpan, diambil, diubah dan informasi yang disebar didalam suatu organisasi.
2.3 Jenis Sistem Informasi
Beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan baik sebagai operasi atau sistem informasi manajemen. Sistem informasi dikategorikan dengan cara ini untuk menyoroti peran utama tiap permainan dalam operasi dan manajemen bisnis.
ϰ
Gambar 1. Jenis Sistem Informasi 2.4 Komponen Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi bergantung pada people (end users dan ahli SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (data dan pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan jaringan pendukung) untuk melakukan input, processing, output, penyimpanan, dan pengendalian kegiatan yang mengubah sumber data menjadi produk informasi.
Model sistem informasi menyoroti hubungan diantara komponen dan kegiatan sistem informasi. Selain itu, model sistem informasi juga menyediakan kerangka yang menekankan empat konsep utama yang dapat diaplikasikan kedalam semua jenis tipe informasi :
• People, hardware, software, data dan jaringan adalah lima sumber dasar dari sistem informasi
• People terdiri dari end users dan ahli SI, hardware terdiri dari mesin dan media, software terdiri dari program dan prosedur, sumber data termasuk data dan pengetahuan didalamnya,, dan jaringan terdiri dari media komunikasi dan jaringan • Data diubah dengan kegiatan memproses informasi kedalam berbagai produk
informasi untuk digunakan oleh end users.
• Memproses informasi terdiri dari system kegiatan dari input, processing, output, penyimpanan dan pengendalian.
ϱ
Gambar 2. Komponen Sistem Informasi 2.5 Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis
Terdapat tiga peran utama dari sistem informasi bagi sebuah bisnis, yaitu :
• Mendukung bisnis proses dan kegiatan operasi. Sebagai contoh, sistem informasi membantu pegawai pelaksana dalam menjalankan pekerjaannya untuk mencatat pembelian pelanggan, mencatat pembelian persediaan, mengevaluasi trend penjualan dan membayar gaji.
• Mendukung pengambilan keputusan baik yang dilakukan oleh pegawai maupun manajer. Sebagai contoh, sistem informasi membantu manajer mengambil keputusan mengenai produk apa yang akan dijual atau dihentikan penjualannya dan jenis investasi apa yang dibutuhkan untuk memajukan usahanya.
• Mendukung strategi perusahaan dalam memperoleh keuntungan dalam bersaing, misalnya dengan peningkatan pelayanan yang berbasis teknologi dengan membuat website yang memudahkan pelanggan untuk berbelanja tanpa harus datang ke toko.
ϲ 2.6Enterprise Resource Planning Systems (ERP)
Enterprise Resource Planning Systems (ERP) adalah sebuah sistem lintas fungsional yang dikendalikan oleh rangkaian yang terintegrasi oleh modul software yang mendukung dasar bisnis proses internal perusahaan.
Gambar 4. Komponen Utama ERP
Gambar 5. Contoh Bisnis Proses yang didukung oleh ERP
ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi sebuah perusahaan. Banyak perusahaan yang telah menemukan nilai bisnis utama dalam menggunakan ERP dengan cara yang paling dasar :
• Kualitas dan efisiensi. ERP menghasilkan kerangka untuk menyatukan dan meningkatkan bisnis proses internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam hal kualitas dan efisiensi terhadap pelayanan pelanggan, produksi dan distribusi.
ϳ
• Mengurangi biaya. Banyak perusahaan melaporkan pengurangan biaya pengolahan transaksi dan hardware, software, dan staf IT dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh ERP.
• Mendukung keputusan. ERP menyediakan informasi lintas fungsional yang penting dalam kinerja bisnis bagi para manajer untuk secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik tepat pada waktunya untuk keseluruhan bisnis perusahaan.
• Kelincahan perusahaan. Penerapan ERP mematahkan banyak bentuk departementalisasi dan dinding fungsional dalam bisnis proses, sistem informasi dan sumber informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran pekerjaan yang lebih fleksibel dan oleh karenanya lebih lincah dan menyesuaikan organisasi dan angkatan kerja yang dapat secara lebih mudah mengkapitalisasi peluang bisnis baru.
Gambar 6. Biaya dalam Implementasi ERP
Meskipun keuntungan yag diberikan oleh ERP sangat banyak, biaya dan resikonya juga perlu dipertimbangkan. Perlu dicatat bahwa biaya hardware dan software merupakan bagian paling kecil jika dilihat dari total biaya dan biaya untuk mengembangkan bisnis proses yang baru dan mempersiapkan karyawan terhadap sistem baru menghasilkan kumpulan biaya yang sangat mahal dalam menerapkan ERP. Mengkonversi data dari sistem sebelumnya ke ERP merupakan kategori biaya lainnya dalam penerapan ERP.
Biaya dan resiko kegagalan dalam menerapkan ERP merupakan hal yang sangat penting.Banyak perusahaan yang berhasil dalam penerapan ERP, namun beberapa perusahaan juga mengalami kegagalan dan biaya yang luar biasa yang menghasilkan kerusakan sangat besar
ϴ
bagi keseluruhan bisnis mereka. Kehilangan yang besar dalam hal pendapatan, laba dan pangsa pasar yang dihasilkan ketika bisnis proses utama dan sistem informasi gagal atau tidak bekerja secara tepat. Dalam banyak kasus terjadi kehilangan pesanan dan pengiriman, perubahan persediaan tidak tercatat dengan benar dan ketidaktepatan dalam mencatat persediaan menyebabkan kekurangan persediaan utama selama berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan.
ϵ
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Profil Perusahaan
PT Chitra Paratama (“Perusahaan”) didirikan pada tahun 1999 yang merupakan salah satu anak perusahan dari Tiara Marga Trakindo (TMT) group.Perusahaan berkedudukan di gedung Tiara Marga Trakindo 1 lantai 5, Jl. Raya Cilandak KKO No. 1, Jakarta Selatan 12560, Indonesia.Perusahaan memulai usaha komersialnya pada Juli 2000.Perusahaan merupakan importir tunggal untuk ban jenis earthmovermerek Michellin di Indonesia. Saat ini Perusahaan telah berkembang menjadi dealer terbesar dari Michellin dan selain itu juga menyediakan jasa terkait dengan ban yang terdiri dari repair, retread¸ dan tire service management dengan sejumlah merek ban ternama didalam produk yang dijual. Visi perusahaan adalah menjadi pilihan utama sebagai penyedia solusi ban.
3.2 Faktor-faktor Penyebab Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi (SAP ERP)
Nah et al, (2001), berdasarkan hasil studi sebelumnya, teridentifikasi 11 faktor utama yang menyebabkan keberhasilan dalam implementasi ERP. Kesebelas faktor tersebut adalah :
1. Kerjasama dan komposisi ERP
2. Perubahan program dan budaya manajemen 3. Dukungan manajemen tingkat atas
4. Visi dan rencana bisnis
5. Rekayasa ulang bisnis proses dan meminimalisasi kustomisasi 6. Komunikasi yang efektif
7. Manajemen proyek
8. Pengembangan, pengujian, dan penyelesaian masalah software 9. Memantau dan mengevaluasi kinerja
10. Project champion
11. Sistem bisnis dan teknologi informasi yang tepat
Sedangkan dalam penerapan SAP ERP sebagai sistem informasi dalam menjalankan kegiatan suatu bisnis, berdasarkan hasil penelitian sebelumnya terhadap beberapa perusahaan yang berhasil disebabkan oleh berbagai faktor yang akan dijelaskan satu-persatu berikut ini.
ϭϬ
Faktor pertama, bekerja dengan fungsi SAP/mempertahankan ruang lingkup. Hal terpenting dari bekerja dengan fungsi SAPadalah kemampuan untuk merampingkan bisnis proses perusahaan. Ketika mengimplemntasikan sebuah sistem, banyak organisasi gagal untuk menentukan tujuan dari organisasi mereka.Keterampilan bekerja diharuskan meningkat setelah mengimplementasikan sistem baru.Cara istimewa dalam melakukan bisnis, yang dikelola, meskipun kemungkinan besar tidak efisien, dibawah sistem lama, tidak lagi ditoleransi. Perusahaan yang tidak mengerti masalah ini diawal akan mengalami permasalahan yang serius (Davenport, 2000). Perusahaan yang sudah berhasil mengakui bahwa penting untuk “membersihkan” bisnis proses mereka, yang akan membantu mereka untuk mengimplementasikan “vanilla” SAP – dengan kustomisasi yang minimal.
Faktor kedua, project team/ dukungan manajemen/ konsultan.Project team yang berhasil terdiri dari lintas fungs, termasuk didalamnya orang yang sangat berpengatahuan di dalam organisasi (Nah et al., 2001).Tim, setiap saat, harus mendedikasikan waktunya ke dalam proyek, dan tidak memiliki tanggung jawab lainnya didalam perusahaan.Kesuksesan dalam mengimplementasi hanya dapat dicapai ketika eksekutif tingkat tinggi memiliki komitmen yang kuat terhadap proyek (Davenport, 2000). Perilaku dari senior manajer akan mempengaruhi tidak hanya kepada aliran dana dan informasi proyek, tetapi juga kepada bawahan dalam memandang proyek, hal ini berdampak ke perusahaan secara keseluruhan di masa depan, dan juga berdampak kepada pegawai sebagai individu yang bernilai dan berkemampuan. Senior manajemen memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mendukung proyek secara internal melalui insentif dan bonus, dan secara ekternal dengan memelihara saluran komunikasi yang terbuka dan efektif dan menjamin sikap yang positif.
Faktor ketiga, kesiapan internal/pelatihan.Faktor manusia dan aspek pelatihan dalam penerapan ERP, dalam sejarahnya menerima perhatian paling sedikit.Paradok ketika hal ini diabaikan atau dianggap remeh, secara utama karena hal ini tidak memiliki keuntungan yang besar yang dapat dihitung, dan dalam jangka panjang biaya yang dibebankan sangat besar. Dengan memberikan sedikit pelatihan dan dukungan keuangan, maka tidak sulit untuk direalisaisikan terkait penundaan, kebingungan dan kehancuran akan keuangan yang mungkin terjadi. Beberapa perusahaan bersikeras untuk menetapkan biaya tetap atau persentase terhadap pelatihan terlepas akan alasan kebutuhan atau kondisi variabel. Kesalahan ini banyak menjadi penyebab kegagalan dalam melakukan impelmentasi. Untungnya, hal ini telah menjadi sumber
ϭϭ
bagi perusahaan lain untuk belajar dari pengalamn tersebut dan menghindari mengulang kesalahan yang sama.
Faktor keempat adalah kesesuaian dengan keragaman organisasi.Organisasi memiliki banyak budaya. Setiap individu dari suatu organisasi yang sama memiliki cara masing-masing dalam melakukan suatu pekerjaan, dan setiap fungsi atau departemen beroperasi sesuai dengan prosedur yang berbeda dan kebutuhan bisnis. Secara tidak terduga, perusahaan yang lebih besar dan mendunia mengutip keragaman mereka sebagai hambatan untuk sukses.Masing-masing unit dan kelompok memiliki hak mereka sendiri, dan tidak ingin berasimilasi ke dalam satu budaya perusahaan.Rekayasa ulang bisnis diperlukan disini, baik pada tingkatan manusianya maupun organisasinya.Keberagaman organisasi ini berbeda dengan faktor pertama (bekerja dalam fungsi dan ruang lingkup SAP) dimana perusahaan mengubah budayanya bukan hanya prosesnya.
Faktor kelima terdiri dari perencanaan, pengembangan dan penganggaran.Perencanaan proyek ERP yang canggih tidak boleh dianggap enteng atau dengan sedikit pemikiran.Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada potensi biaya yang besar terkait dengan usaha tersebut. Selain biaya tinggi yang dikeluarkan sebelum tanggal go live, ada kemungkinan dan menjadi biaya yang besar yang dibebankan ke perusahaan yang tidak dapat mengembangkan secara utuh rencana komprehensif. Perencanaan harus identifikasi lebih dekat dengan mempertahankan ruang lingkupnya selama penerapan.Banyak proyek, terutama yang mengalami kegagalan, mendapati kelebihan anggaran.Hanya satu per enam proyek yang selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran.
Faktor keenam dan yang terakhir adalah kecukupan pengujian. Sistem pengujian terbukti telah menjadi elemen kunci keberhasilan untuk beberapa perusahaan, dan secara langsung menjadi penyebab kegagalan bagi perusahaan lain. Setelah berbulan-bulan atau bertahun-tahun pengembangan, mungkin layak untuk mengasumsikan bahwa baik anggota tim maupun manajemen eksekutif lelah berurusan dengan proyek dan hanya ingin untuk segera diselesaikan. Hasil dari pemikiran seperti ini, yaitu secara tidak langsung mengabaikan pengujian dapat menjadi penyebab kegagalan dan dalam jangka panjang hanya membebani perusahaan secara finansial.
3.3Penerapan SAP ERP di PT Chitra Paratama
Penggunaan SAP sebagai ERP di PT Chitra Paratama telah dimulai sejak awal pendirian perusahaan.Namun seiring dengan perkembangan bisnis dengan lini yang semakin beragam, dan
ϭϮ
juga pengakuisisian perusahaan di Singapura sebagai anak perusahaan, yang menyebabkan perubahan laporan mata uang pencatatan.Selain itu, tuntutan untuk pembuatan laporan secara segmen agar mempermudah analisa dan pengambilan keputusan perusahaan oleh manajemen tingkat atas.Maka dari alasan-alasan tersebut, SAP yang ada belum dapat mengakomodir kebutuhan tersebut.Oleh karenanya, manajemen memutuskan untuk melakukan untuk mengimprove SAP yang selama ini digunakan.
Dalam menerapkan improvement SAP, beberapa hal yang dilakukan, pertama kali adalah mengidentifikasi struktur SAP yang ada saat ini, dimulai dengan identifikasi lini bisnis perusahaan, struktur organisasi, aplikasi SAP yang telah dipakai, dan chart of accounts. Kemudian perusahaan menganalisa permasalahan yang dihadapi dalam penggunaan SAP saat ini dan mengidentifikasi improvement yang akan dilakukan pada SAP improvement. Tentunya dalam melakukan analisa ini, perusahaan dibantu baik dari konsultan SAP dari internal group perusahaan dan juga konsultan pihak eksternal.
Selain itu, perusahaan juga menerapkan time table dalam penerapan SAP improvementyangakan dieksekusi dalam dua tahap. Terlampir waktu pelaksanaan untuk tahap pertama :
ϭϯ
3.4 Faktor-faktor Keberhasilan Penerapan SAP ERP di PT Chitra Paratama
Terkait dengan penerapan SAP ERP di PT Chitra Paratama, dikarenakan hal ini bukan merupakan pertama kalinya, namun lebih kepada improvement SAP yang sudah dijalankan sebelumnya sehingga perusahaan telah belajar dari pengalaman sebelumnya. Selain itu beberapa hal yang dilakukan perusahaan terkait keberhasilannya yang juga merupakan faktor keberhasilan bagi perusahaan lain dalam menerapkan SAP ERP, yaitu :
1. bekerja dalam fungsi dan ruang lingkup SAP
pada saat awal penerapan improvement SAP ini, perusahaan telah mengidentifikasi tujuan yang akan dicapai, berikut adalah hal yang diharapkan dalam penerapan improvement SAP :
2. project team/dukungan manajemen/konsultan
manajemen menyadari, bahwa dalam melakukan improvement SAP dibutuhkan untuk fokus, sehingga tim yang terlibat didalamnya dibebas tugaskan dari keterlibatan aktivitas sehari-hari. Selain itu manajemen juga mempekerjakan konsultan dari internal group yang juga didukung oleh konsultan pihak eksternal.
3. kesiapan internal/pelatihan
Terkait dengan improvement SAP dari yang sudah dilaksanakan sebelumnya pada awal penerapan, maka tim yang terlibat terdiri dari orang-orang yang sudah pernah melakukan penerapan SAP sebelumnya, selain itu juga perusahaan menghire orang yang sudah berpengalaman dibidangnya terkait dengan improvement atas SAP. Selain itu sebelum go live dilakukan pelatihan terhadap fitur baru dalam SAP yang akan dijalankan.
ϭϰ 4. perencanaan, pengembangan dan penganggaran
terkait dengan improvement SAP ini telah masuk dalam salah satu bagian strategi perusahaan terkait dengan mengakuisisi perusahaan di Singapura dan atas dana yang akan dikeluarkan juga sudah dimasukan kedalam budget perusahaan di tahun tersebut.
5. kecukupan pengujian
sebelum SAP go live dilakukan pengujian terhadap beberapa hal yang akan diimplementasi kemudian. Selain itu juga setelah go live juga dilakukan pencatatatan masalah yang dihadapi, yaitu sebagai berikut :
ůŽƐŝŶŐΘĂŝůLJ/ƐƐƵĞ ^ƚĂƚƵƐ WƌŽŐƌĞƐƐ ϭ ZĞǀĂůĂƐƐŝŐŶŵĞŶƚ ƐŽůǀĞĚ Ϯ ŝĨĨĞƌƐƐĞƚsƐd ǁĂŝƚŝŶŐ h^^ŽůǀĞĚ͕/ZŽŶƉƌŽŐƌĞƐƐ;ƉĞŶĚŝŶŐĚƵĞƚŽWͿ ϯ ZĞǀĂů^' ƐŽůǀĞĚ ϰ KĂƐƐŝŐŶŵĞŶƚ ǁĂŝƚŝŶŐ ŽŶĚƵĐƚŵĞĞƚŝŶŐŽŶϮϰͲϮϱ:ƵŶĞ ϱ WsƐWƐƉĐů'> ƐŽůǀĞĚ WŽƐƚŝŶŐŵĂŶƵĂůĨŝƌƐƚ͕ƚŚĞŶƌĞĐůĂƐƐ;ŶŽƚƐŝŵƉůĞͿ ϲ ZsƐZƐƉĐů'> ƐŽůǀĞĚ WŽƐƚŝŶŐŵĂŶƵĂůĨŝƌƐƚ͕ƚŚĞŶƌĞĐůĂƐƐ;ŶŽƚƐŝŵƉůĞͿ ϳ dƌĂǀĞůDĂŶĂŐĞŵĞŶƚƐƉůŝƚƚŝŶŐ ƐŽůǀĞĚ ϴ ĂŶŬůŝŶĞsƐĂŶŬ^ƚĂƚĞŵĞŶƚ ƉĞŶĚŝŶŐ EŽWƌŽŐƌĞƐƐ ϵ WĂLJƌŽůůƉŽƐƚŝŶŐ,Z ƉĞŶĚŝŶŐ dƌŝĂůŽŶϮϭ:ƵŶĞ ϭϬ ZĞƉŽƌƚ^ĞůůŝŶŐͲ'Θ ƉĞŶĚŝŶŐ ŽŶĚƵĐƚŵĞĞƚŝŶŐŽŶϮϰͲϮϱ:ƵŶĞ ϭϭ hŶďĂůĂŶĐĞdƉĞƌƉƌŽĨŝƚĐĞŶƚĞƌ ƉĞŶĚŝŶŐ ĂƵƐĞĨŽƵŶĚ͗WŽƐƚŝŶŐƉĂLJŵĞŶƚ͕ŝŶĐŽŵŝŶŐ ϭϮ KƉĞŶŝƚĞŵĂĐĐŽƵŶƚ;ƉĂLJƌŽůů͕WŶŽŶƚƌĂĚĞͿ ƉĞŶĚŝŶŐ WĂLJƌŽůůĚŽŶĞ͕WŶŽŶƚƌĂĚĞŽŶWƌŽŐƌĞƐƐ ϭϯ 'Zͬ/ZΘĚũƐĐĂŶŶŽƚďĞĐůĞĂƌĞĚ ƉĞŶĚŝŶŐ EŽWƌŽŐƌĞƐƐ ϭϰ EůĞĂƌŝŶŐŶŽƚĐůĞĂƌ ƉĞŶĚŝŶŐ ϭϱ WƌŽŝĨƚĐĞŶƚĞƌŶŽƚƌĞŐŝƐƚĞƌĞĚ ƉĞŶĚŝŶŐ
ϭϱ BAB IV KESIMPULAN
Berdasarkan apa yang telah dipaparkan diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan hal yang harus ada dalam setiap perusahaan dan untuk menerapkannya dibutuhkan dukungan dari semua pihak, terutama sekali manajemen. Selain itu, tujuan dan perencanaan juga tidak kalah pentingnya, dan juga hal lain yang telah disebutkan diatas seperti bekerja dalam ruang lingkup sistem informasi, kesiapan pihak internal dan pelatihan, kesesuaian dengan keragaman organisasi, pengembangan dan penganggaran, serta kecukupan dilakukan pengujian.
Penerapan improvement SAP sebagai salah satu Sistem Informasi Manajemen pada PT Chitra Paratama, meskipun yang dipaparkan diatas bukan merupakan penerapan yang pertama kali, namun keberhasilannya dapat dijadikan contoh bagi perusahaan lain. Sehingga, biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan dapat memberikan manfaat yang jauh lebih besar, sehingga perusahaan dapat bersaing dalam pasar yang dinamis.
ϭϲ
DAFTAR PUSTAKA
1. “Definition of Application Landscape”. Software Engineering for Business Information Systems (sebts). Jan 21, 2009.
2. James A. O’Brien. 2011. Management Information Systems. New York, NY: McGraw-Hill/Irwin
3. Vidyaranya B. Gargeya. 2005. Success and failure factors of adopting SAP in ERP system implementation. Emerald Group Publishing Limited. Volume 11, No. 5, http://search.proquest.com, 28 November 2014.
