Mata Kuliah Dosen Pengampu
Management Control System Mahfud Sholihin, SE., M.Acc., Ph.D., Ak., CA
“Vershire Company”
OlehFauji Rahman (376023)
Zulfa Zain (…….)
Disusun Oleh:
Fauji Rahman (376023)
Zulfa Zain (……….)
Magister Manajemen
Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Gadjah Mada
2015
Vershire Company pada tahun 1996 merupakan salah satu perusahaan pengemasan di Amerika Serikat. Perusahaan ini terbagi dalam dua bagian utama di setiap unit bisnis, yaitu bagian manufaktur dan bagian penjualan. Tampilan 1 menunjukkan bagan organisasi divisi kaleng minuman aluminium.
Divisi kaleng minuman aluminium merupakan salah satu yang terbesar di Amerika Serikat kala itu. Dalam industri pengemasan ini, banyak pemain yang ada di pasar Amerika Serikat. Oleh karena itu, pelanggan memiliki banyak pilihan, sehingga pelayanan yang memuaskan merupakan andalan perusahaan-perusahaan ini untuk dapat mempertahankan pelanggannya.
Vershire Company menggunakan anggaran sebagai alat pengontrol kinerjanya. Anggaran untuk tahun depan mulai disusun pada bulan Mei oleh divisi penjualan. Masing-masing kepala divisi dalam bagian penjualan menyusun laporan mengenai data-data seperti prediksi data-data penjualan, pendapatan, dan lain-lain. Prediksi-prediksi tersebut tidak dibuat secara rinci melainkan dibuat secara umum saja. Setelah laporan tersebut selesai dibuat, laporan tersebut kemudian diajukan kepada staf riset perusahaan untuk dilengkapi dan disesuaikan dengan data-data pasar yang sebenarnya, kemudian dikembalikan lagi kepada manajer divisi untuk dipelajari. Dengan demikian, staf riset perusahaan ini lah yang membuat anggaran biaya bagi seluruh divisi yang ada di Vershire Company.
Divisi Manajer Manajer Pemasaran Manajer Manufaktur Area Pabrik Area Pabrik Area Pabrik
Sekali nilai penjualan telah diperkirakan, setiap pabrik membuat anggaran berupa keuntungan kotor, pengeluaran tetap, dan pendapatan sebelum pajak. Manajer pabrik bertanggung jawab atas laba yang dianggarkan meskipun penjualan aktual jatuh di bawah tingkat yang diproyeksikan. Sebelum manajer pabrik mengajukan anggaran pabrik, staf kontroler perusahaan melakukan inspeksi terhadap anggaran tersebut dengan tujuan agar anggaran tersebut sesuai dengan tujuan perusahaan.
Dalam Vershire Company, sekali anggaran telah diputuskan, maka akan sulit untuk melakukan revisi. Apabila terdapat masalah dalam pelaksanaan kegiatan, perusahaan mengasumsikan bahwa masalah tersebut akan dapat diatasi oleh pihak-pihak yang langsung berkaitan.
Dalam hal insentif, Vershire Company hanya mempertimbangkan kinerja manajer pabrik yang berhasil mencapai target keuntungan. Dengan demikian, para manajer pabrik berlomba-lomba untuk mendapatkan keuntungan setinggi mungkin.
B. Answers of The Questions
1. Jelaskan kelebihan dan kelemahan yang ada pada sistem perencanaan dan pengendalian Vershire Company!
- Berikut kelebihan dan kelemahan sistem perencanaan Vershire:
Strengths Weaknesses
1. Adanya inspeksi dari pihak atas perusahaan ke pabrik-pabrik secara langsung yang menurut Kami adalah sebuah tindakan yang mencerminkan perhatian atasan kepada bawahannya. Para pekerja mungkin senang apabila dirinya mendapat perhatian langsung dari atasannya.
1. Anggaran (terutama anggaran bagi divisi manufaktur) dibuat berdasarkan anggaran yang diajukan oleh manajer penjualan. Dengan demikian anggaran tersebut menjadi tidak relevan dengan kondisi divisi manufaktur.
3. Ketika memformulasikan anggaran penjualan (sales budget), manajer divisi diwajibkan untuk memprediksi kondisi pasar dan pengeluaran modal.
2. Sistem penyusunan anggaran yang cukup lama yaitu dari bulan Mei sampai Desember. Padahal anggaran tersebut hanya berupa anggaran jangka pendek yang seharusnya dapat disusun lebih cepat.
- Berikut kelebihan dan kelemahan sistem pengendalian Vershire:
Strengths Weaknesses
1. Manajer divisi diberikan kontrol penuh terhadap divisi mereka, kecuali dalam peningkatan modal dan hubungan ketenagakerjaan.
1. Sistem penilaian kinerja yang lemah. Hanya diukur berdasarkan keberhasilan divisi dalam memenuhi target keuntungan yang dicantumkan dalam anggaran.
2. Anggaran yang kaku, dalam artian bahwa sekali anggaran telah disahkan, maka akan sulit untuk merevisi anggaran tersebut. Dengan begitu perusahaan dapat berjalan sesuai dengan perencanaan.
2. Hanya manajer yang memiliki kesempatan untuk dipromosikan, sehingga tidak memotivasi karyawan level bawah untuk dapat bekerja lebih baik.
2. Telusuri proses penganggaran laba pada Vershire, diawali pada bulan Mei dan berakhir pada rapat dewan direksi pada bulan Desember. Jelaskan aktivitas pada setiap langkah dalam proses dan tunjukkan masing-masing alasannya!
Proses penyusunan anggaran di Vershire Company:
1. Pada bulan Mei, setiap kepala divisi yang ada di bagian penjualan menyusun laporan awal yang berisikan data-data prediksi penjualan, pendapatan, dan kebutuhan modal yang ditujukan kepada manajemen perusahaan.
2. Laporan yang telah dibuat oleh kepala divisi pada bagian penjualan kemudian ditangani oleh staf peneliti perusahaan. Staf peneliti inilah yang bertugas menyusun laporan menjadi
anggaran penjualan yang lebih formal dan dilengkapi dengan data-data ekonomi dan analisis pasar. Anggaran ini diteliti apakah sudah sesuai dengan tujuan perusahaan.
3. Kemudian anggaran diserahkan kepada setiap kepala divisi untuk ditinjau, dikritik, dan dicocokkan dengan tujuan perusahaan.
4. Seluruh prediksi anggaran digabungkan di tingkat divisi untuk direvisi atau disetujui oleh wakil presiden pemasaran. Proses ini kemudian diulang di tingkat perusahaan, ketika semua pihak telah merasa puas dengan anggaran penjualan, nilai-nilainya kemudian menjadi sasaran yang pasti, dengan masing-masing area memiliki tanggung jawab dan sesuai porsinya masing-masing.
5. Anggaran yang telah disetujui oleh pihak atasan perusahaan, kemudian diteruskan ke divisi-divisi dalam bagian manufaktur. Bagian ini menyusun anggaran yang berdasar dan harus sesuai dengan anggaran yang telah dibuat oleh bagian penjualan.
6. Staf kontroler perusahaan memeriksa anggaran yang telah dibuat bagian manufaktur sebelum akhirnya diajukan ke kantor divisi, tempat penggabungan dan presentasi kepada manajer umum divisi untuk ditinjau sebelum tanggal 1 September.
7. Setelah manajer umum divisi menyetujui anggaran yang telah dibuat, kemudian anggaran ini diajukan ke Chief Executive Officer Vershire.
8. Anggaran akhir kemudian diajukan untuk disetujui oleh Dewan Direksi pada bulan Desember.
3. Haruskah manajer pabrik bertanggung jawab untuk mencapai laba? Mengapa?
Laba diperoleh dari 2 komponen, yaitu revenue dan expenditure. Manajer produksi seharusnya juga ikut bertanggung jawab untuk mencapai laba perusahaan, terutama dalam urusan yang dia bisa kontrol secara langsung yaitu expenditure. Tanggung jawab manajer pabrik dalam expenditure yaitu menekan biaya bahan baku, biaya pekerja, biaya variabel dan biaya
overhead lainnya seefisien mungkin agar bisa meminimalisir biaya produksi sehingga
diharapkan perusahaan mampu menjual produk kemasan yang lebih murah dibanding pesaing dan mendapatkan laba yang lebih tinggi.
4. Bagaimana Anda menilai sistem evaluasi kinerja yang terdapat dalam tampilan 2 dan 3? Fokus utama dalam tampilan 2 adalah laba bersih yang mana dipengaruhi oleh penjualan dan pengeluaran. Tampilan 2 tersebut di antaranya memuat harga jual, campuran penjualan, dan volume penjualan dimana hal-hal tersebut merupakan tanggung jawab bagian penjualan. Maka,
Vershire Company mengevaluasi manajer pabrik berdasarkan ukuran yang mana dia tidak memiliki kontrol secara langsung. Vershire Company tidak akurat dalam mengevaluasi efisiensi dan efektivitas dari kinerja pabriknya.
Pada tampilan 3 yaitu laporan pelengkap yang memberikan analisis lebih rinci mengenai apa yang dievaluasi pada tampilan 2. Laporan level divisi fokus terhadap hasil penjualan bersih yang dipengaruhi oleh penjualan dan biaya. Manajer pabrik hanya mempunyai kemampuan untuk mengontrol biaya, sehingga laporan pelengkap tersebut menjadi tidak relevan dalam mengevaluasi kinerja mereka.
5. Apakah Anda akan mendesain ulang struktur pengendalian manajemen pada Vershire Company? Jika iya, bagaimana dan mengapa?
Iya, Kami berencana untuk melakukan sedikit perubahan terhadap struktur pengendalian manajemen di Vershire Company. Membuat staf riset menjadi bagian di masing-masing bagian. Menjadikan masing-masing bagian memiliki wewenang dan sanggup membuat anggarannya sendiri. Bisa menyesuaikan anggarannya dengan kebutuhan bagiannya, tanpa perlu bekerja dua kali untuk menyusun anggaran. Selain itu, Bagian manufaktur tidak perlu lagi menunggu bagian penjualan selesai membuat anggaran untuk dapat memulai menbuat anggarannya sendiri dengan lebih relevan. Dengan perubahan ini, diharapkan proses penyusunan anggaran menjadi lebih singkat dan tidak membuang-buang waktu serta lebih relevan dengan kondisi bagian yang sebenarnya.
