WORK REDESIGN IN AN INSURANCE COMPANY
A. Latar BelakangStaff eksekutif dari perusahaan asuransi jiwa yang relatif kecil sedang mempertimbangkan sebuah proposal untuk memasang sebuah sistem Electronic Data Processing. Proposal tersebut dipresentasikan oleh asisten presiden, John Skully. Dia telah melakukan studi kelayakan dari peralatan tersebut setelah konsultan manajemen merekomendasikan pembongkaran menyeluruh atas pekerjaan dalam perusahaan.
Konsultan manajemen telah dipekerjakan oleh perusahaan untuk mendiagnosis penyebab turnover dan absensi yang tinggi. Setelah meninjau kembali situasi dan berbicara dengan kelompok karyawan, konsultan merekomendasikan agar struktur organisasi diganti dari berbasis fungsional menjadi berbasis klien. Perubahan dari berbasis departemental akan menyebabkan manajemen mendesain ulang pekerjaan untuk mengurangi biaya sumber daya insani terkait tugas berspesialisasi tinggi.
Organisasi saat ini meliputi departemen yang terpisah untuk menerbitkan polis, menagih premi, mengubah manfaat, dan mengolah aplikasi pinjaman. Karyawan pada masing-masing departemen mengeluhkan tentang pekerjaan mereka yang membosankan, tidak signifikan dan monoton. Mereka menyatakan alasan satu-satunya mereka tetap tinggal di perusahaan adalah karena mereka menyukai atmosfir perusahaan kecil. Mereka merasa manajemen memiliki perhatian tulus dengan kesejahteraan mereka namun sifat pekerjaan yang tidak penting berkontradiksi dengan perasaan tersebut. Sebagaimana salah seorang pekerja mengatakan, “Perusahaan ini cukup kecil untuk mengenal hampir semua orang. Namun pekerjaan yang saya lakukan sangat membosankan sampai-sampai terpikirkan mengapa mereka perlu saya mengerjakan ini”. Komentar ini dan berbagai komentar yang hampir sama meyakinkan konsultan bahwa pekerjaan harus diubah untuk menyediakan motivasi yang lebih besar. Menyadari bahwa peluang desain ulang pekerjaan yang dibatasi oleh struktur organisasi, dia pun merekomendasikan agar perusahaan berganti ke berbasis klien. Dalam struktur tersebut, setiap karyawan akan menangani setiap transaksi terkait pemegang polis tertentu.
Ketika konsultan mempresentasikan pandangannya kepada anggota staff eksekutif, mereka sangat tertarik dengan rekomendasinya. Faktanya, mereka setuju bahwa rekomendasinya sangat beralasan. Mereka mencatat, bagaimanapun juga, bahwa perusahaan kecil harus memberikan perhatian khusus terhadap efisiensi dalam penanganan transaksi. Basis fungsional memampukan organisasi mencapai tingkatan spesialisasi yang diperlukan
untuk efisiensi operasi. Manager operasi internal mengatakan, “Apabila kita berganti dari spesialisasi, maka tingkat efisiensi akan turun karena kita akan kehilangan keuntungan dari upaya spesialisasi. Satu-satunya jalan bagi kami menerima desain ulang pekerjaan sebagaimana disarankan konsultan adalah untuk mempertahankan efisiensi kami; dengan kata lain, tidak akan ada pekerjaan yang didesain ulang karena kami akan kehilangan bisnis”.
Manajer operasi internal menjelaskan kepada staff eksekutif bahwa disamping absensi dan turnover yang berlebihan, dia juga mampu mempertahankan produktivitas yang dapat diterima. Rentang dan kedalaman yang rendah dari pekerjaan mengurangi jangka waktu pelatihan hingga minimal. Juga sangat memungkinkan untuk menyewa bantuan temporer untuk mengatasi kesibukan pekerjaan dan menggantikan karyawan yang absen. “Lebih lanjut”, katanya, “mengganti pekerjaan orang-orang kita juga berarti kita harus mengganti pekerjaan para manajer. Mereka sudah menjadi ahli di masing-masing wilayah fungsionalnya, namun kita belum pernah mengupayakan untuk melatih mereka untuk mengawasi lebih dari dua operasi”.
Mayoritas staff eksekutif percaya bahwa rekomendasi konsultan harus dipertimbangkan dengan matang. Pada titik tersebut, grup menugaskan John Skully untuk mengevaluasi potensi Electronic Data Processing sebagai upaya untuk memperoleh operasi yang efisien dalam kombinasi dengan desain ulang pekerjaan. Dia telah menyelesaikan studinya dan mempresentasikan laporannya kepada staff eksekutif.
“Pada lini bawah”, kata Skully, “di sanalah Electronic Data Processing akan memampukan kita untuk mempertahankan efisiensi saat ini, namun dengan desain ulang pekerjaan kita tidak akan memperoleh keuntungan lebih besar. Jika analisis saya benar, kita harus menyerap biaya peralatan dari penghasilan, karena tidak akan ada penghematan biaya. Oleh karena itu akan tergantung pada harga berapa kita bersedia dan mampu membayar untuk meningkatkan kepuasan karyawan kita”.
B. Problem Statement
1. Jelaskan karakteristik inti pekerjaan karyawan yang akan berubah apabila rekomendasi konsultan diterima.
2. Alternatif strategi desain ulang yang mana yang seharusnya dipertimbangkan? Sebagai contoh, rotasi kerja dan perluasan pekerjaan merupakan alternatif yang mungkin. Apa pertimbangan yang relevan untuk itu dan desain lainnya dalam konteks perusahaan tersebut?
3. Apa yang akan jadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang seharusnya disediakan manajemen untuk memberikan kepuasan bagi karyawannya? Pertahankan pendapat anda!
C. Tinjauan Literatur
Desain Pekerjaan (Job Design) adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang mendukung, spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi.
1. Elemen Organisasi; Desain pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas. Salah satu caranya dapat dilakukan melalui pendekatan mekanistik, procedural, dan ergonomic. Jika dilakukan terlalu mekanistik maka tidak akan memuaskan dan tidak akan meningkatkan kemampuan.
2. Elemen Keperilakuan; Mempertimbangkan keinginan menusia dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang terdiri dari :
a. Autonomy (Responsibility for work)
b. Task Variety (use of different skill and ability) c. Task Identity (doing the whole piece of work) d. Task Siginificance (meaning of work to other) e. Feed Back (information on performance)
3. Elemen Lingkungan; Mempertimbangkan keinginan masyarakat, budaya, kemampuan, dan ketersediaan pegawai.
Aspek-aspek keperilakuan dan eficiency dapat menjadi dua hal yang bertentangan.
Untuk mengetahui karakteristik kerja perusahaan yang harus dirubah terlebih dahulu harus diketahui bagaimana isi kerja yang dirasakan karyawan. Isi kerja yang dirasakan adalah penilaian tentang aktifitas pekerjaan secara khusus dan karakteristik pekerjaan yang berlaku secara umum oleh setiap individu yang melaksanakan pekerjaan. Ukuran isi kerja yang dirasakan adalah berupa persepsi yang bisa berbeda pada setiap individu; perbedaan kondisi sosial juga mempengaruhi persepsi atas pekerjaan. Lebih dari satu riset menyatakan bagaimana seseorang menilai suatu pekerjaan sangat dipengaruhi oleh apa yang dikatakan orang lain terhadap pekerjaan tersebut.
Setelah ditinjau dan dilakukan wawancara pada kelompok karyawan ditemukan bahwa kondisi perusahaan saat ini berupa departemen-departemen dengan kerja yang terspesialisasi. Karyawan dalam departemen ini mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan, tidak berarti dan monoton. Karyawan juga mengemukakan bahwa alasan utama mengapa mereka tinggal adalah karena mereka senang dengan suasana perusahaan kecil.
Untuk merubah isi kerja yang dirasakan karyawan perlu dilakukan pengukuran terlebih dahulu isi pekerjaan yang ada. Dengan menggunakan Indeks Karakteristik Pekerjaan (IKP) persepsi pemegang kerja diukur dalam enam karakteristik yaitu; varietas, otonomi, identitas tugas, umpan balik, berhubungan dengan pihak lain dan peluang persahabatan. Untuk itu dengan berdasarkan pada informasi yang didapat dari peninjauan konsultan kita dapat mengukur IKP dan menentukan karakteristik mana yang harus dirubah dan bagaimana perubahannya nanti agar isi kerja yang dirasakan karyawan menjadi lebih baik. 1. Variasi : Tingkat dimana sebuah pekerjaan membutuhkan karyawan untuk
menunjukkan kinerja dengan jangkauan luas atas operasional pada pekerjaan mereka, dan/atau tingkat dimana karyawan harus menggunakan berbagai macam peralatan dan prosedur pada pekerjaan mereka.
2. Otonomi : Tingkat dimana karyawan telah memiliki suara yang cukup kuat untuk menjadwalkan pekerjaan mereka sendiri, memilih peralatan yang mereka gunakan, dan memutuskan prosedur yang mereka ikuti.
3. Identitas Tugas : Tingkat dimana karyawan mengerjakan seluruh atau sebagian pekerjaan mereka dan dapat dengan jelas teridentifikasi dengan hasil yang telah mereka capai.
4. Umpan Balik : Tingkat dimana karyawan, sebagai pekerja, menerima informasi yang mengungkapkan seberapa baik performa mereka dalam bekerja.
5. Berhubungan dengan pihak lain
: Tingkat dimana sebuah pekerjaan membutuhkan karyawan untuk bersepakat dengan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
6. Peluang persahabatan
: Tingkat dimana sebuah pekerjaan mengizinkan karyawan untuk berbicara satu sama lain dalam bekerja dan untuk membentuk hubungan informal dengan karyawan lain dalam bekerja.
Dalam memberikan alternatif terhadap desain perusahaan, terdapat beberpa teknik dalam desain perusahaan, yaitu:
1. Rotasi Pekerjaan
Rotasi pekerjaan merupakan praktik untuk menggerakkan individu dari pekerjaan ke pekerjaan guna mengurangi kebosanan dan meningkatkan motivasi potensial dan prestasi. Rotasi pekerjaan meningkatkan rentang pekerjaan dan persepsi atas ragam isi pekerjaan. Peningkatan keragaman tugas berkaitan dengan studi terbaru, akan
meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi beban mental, menurunkan jumlah kesalahan karena faktor kelelahan, meningkatkan produktifitas dan efisiensi.
Rotasi pekerjaan ini sekaligus akan membantu meningkatkan derajat varietas kerja dengan menambah rentang pekerjaan karyawan. Rotasi pekerjaan juga akan membuat karyawan memiliki kesempatan lebih banyak untuk berinteraksi dengan pihak luar. Ragam jenis pekerjaan dan batasan antar pekerjaan yang dilakukan karyawan akan memeberi rasa puas dalam setiap penyelesaian satu pekejaan sehingga identitas tugas masing-masing karyawan akan semakin jelas. Sedangkan dalam aspek otonomi pekerjaan juga akan lebih baik dari sebelumnya karena dengan skill dalam melakukan berbagai pekerjaan yang dimiliki karyawan dan hubungan baik antar karyawan maka karyawan dapat melakukan penjadualan kerja mereka sendiri.
Dengan menerapkan rotasi pekerjaan juga akan didapatkan efisiensi kerja yang mana dikhawatirkan akan hilang akibat penghapusan sistem spesialisasi pekerjaan. Karena dengan rotasi pekerjaan karyawan akan memiliki motivasi kerja yang lebih baik. Selain itu, rentang kerja yang luas membuat karyawan dapat menggantikan posisi lain yang hilang bilamana ada karyawan absen. Hal ini tentu membuat produktifitas dan efektifitas perusahaan dapat tetap terjaga.
2. Perluasan Pekerjaan
Perluasan pekerjaan merupakan praktik peningkatan jumlah tugas bagi orang yang mempnyai tanggung jawab tertentu. Dengan kata lain perluasan pekerjaan meningkatkan rentang pekerjaan tapi tidak menambah kedalamannya. Strategi perluasan pekerjaan membentuk desepesialisasi atau meningkatkan jumlah tugas yang harus dilakukan oleh seorang pekerja.
Seperti diketahui pada perusahaan asuransi ini karyawan mengalami kebosanan akan kerja mereka yang monoton. Dengan diberlakukannya perluasan pekerjaan maka karyawan akan memiliki rentang pekerjaan yang lebih luas yang diharapkan akan meningkatkan kepuasan dan mutu produk serta menurunkan tingkat absesnsi dan turn over. Dalam penerapan perluasan pekerjaaan akan diperlukan pelatihan keterampilan lebih lanjut sehingga karyawan akan memiliki nilai lebih yang membuat karyawan merasa puas akan kinerjanya yang akan terukur lebih baik dari sebelumnya dengan rentang kerja yang lebih banyak; hal ini juga membuat karyawan merasa lebih berarti didalam kerja perusahaan sehingga tingkat absensi dan turn over dapat ditekan. Nantinya pelatihan ini juga akan berpenagruh pada peningkatan mutu produk karena keterampilan karyawan yang meningkat.
3. Pemerkaya Pekerjaan
Pemerkaya pekerjaan adalah praktik peningkatan keleluasaan individu sehingga bisa menyeleksi aktivitas dan hasil dari setiap pekerjaannya. Pemerkaya pekerjaan akan menambah kedalaman kerja yang berarti akan meningkatkan psikologikal (khususnya tanggung jawab, tantangan pekerjaan dan pencapaian). Secara langsung dengan menambah tingkat kedalaman pekerjaan akan meningkatkan derajat otonomi pada karakteristik pekerjaan. Pemerkaya pekerjaan membuat personil non manajerial memiliki kewenangan untuk ikut mengatur pekerejaannya sendiri sehingga dapat mengendalikan dan mengarahkan pekerjaannya sendiri, hal ini membuat manajeernya memiliki peningkatan kedalaman pekerjaan berupa peningkatan fungsi pelatihan dan konseling karyawan diluar fungsi pengendalian dan pengarahan.
Desain nomor 1 dan 2 merupakan desain yang dibentuk berdasarkan jangkauan pekerjaan (Job Range) dan desain nomor 3 merupakan desain yang dibentuk berdasarkan kedalaman pekerjaan (Job Depth).
D. Pemecahan Masalah
1. Berdasarkan pada informasi yang didapat dari peninjauan konsultan kita dapat mengukur IKP dan menentukan karakteristik mana yang harus dirubah dan bagaimana perubahannya nanti agar isi kerja yang dirasakan karyawan menjadi lebih baik.
Karakteristik Keadaan di Perusahaan Tingkat IKP
Varietas Perusahaan terpisah dalam departemen-departemen yang spesifik. Manajer operasional mengatakan bahwa perusahaan memiliki manajer yang tidak pernah dilatih untuk menangani lebih dari dua operasi. Hal ini menyimpulkan bahwa rentang varietas kerja yang sempit.
Rendah
Otonomi Salah seorang karyawan berkata “pekerjaannya terlalu membosankan sehingga saya bingung mengapa mereka meminta saya melakukan hal tersebut”, hal ini menunjukkan bahwa desain pekerjaan terbentur struktur organisasi sehingga otonomi karyawan dalam mendesain pekerjaannya terbatas atau hampir tidak ada.
Rendah
Tugas perusahaan meminta mereka melakukan pekerjaan tersebut. Karyawan juga megungkapkan bahwa pekerjaan mereka tidak berarti Itu berarti karyawan tidak dapat mengidentifikasi hasil kerja mereka.
Umpan Balik Karyawan merasa bahwa manajemen mempunyai perhatian serius terhadap kesejahteraan.
Tinggi Berhubungan
dengan pihak lain
Keadaan perusahaan yang terdiri dari departemen yang terspesialisasi membuat departemen-departemen tertentu akan jauh dari hubungan dengan pihak lain.
Rendah
Peluang Persahabatan
Karyawan berpendapat bahwa perusahaan cukup kecil untuk memungkinkan setiap karyawan saling mengenal.
Tinggi
Dengan merujuk pada Indeks Karakteristik Pekerjaan yang berdasar atas hasil peninjauan konsultan terhadap karyawan perusahaan maka dapat diketahui karakteristik-karakteristik perusahaan yang perlu dirubah untuk meningkatkan isi kerja karyawan yaitu; Varietas, Otonomi, Identitas Tugas,dan Hubungan dengan Pihak Lain. 2. Pada perusahaan asuransi ini karyawan mengeluarkan statemen bahwa pekerjaan
merkea tidak berarti. Pemerkaya pekerjaan ini akan memberikan implikasi langsung terhadap hal tersebut. Peningkatan kedalaman pekerjaan akan secara langsung mengubah isi kerja karyawan menjadi lebih bernilai sehigga karyawan menjadi memiliki pencapaian atas kerjanya dan tidak menyepelekan fungsinya di perusahaan. 3. Hal yang harus diperhatikan perusahaan adalah kepuasan kerja itu sendiri dengan
meningkatkan otonomi dan pencapaian kerja setiap individu bukan justru menambah esensi pekerjaannya. Karena dengan meningkatkan otonomi dan umpan balik maka setiap karyawan akan memiliki nilai lebih dan akan lebih merasakan pencapaian akan setiap hasil kerjanya. Kedalaman pekerjaan yang ditingkatkan akan mengurangi tingkat turn over dan absensi karena karyawan akan merasa bahwa dirinya sangat berarti terhadap kerja perusahaan.
E. Rekomendasi Kebijakan
Perusahaan telah memperkerjakan konsultan manajemen untuk mengidentifikasi masalah turn over karyawan dan tingkat absensi yang tinggi merupakan langkah yang baik, karena terkadang untuk melihat suatu masalah kita membutuhkan sudut pandang lain diluar ruang lingkup perusahaan sehingga pandangan mereka atas masalah bisa terbebas dari bias.
Mendesain ulang proses kerja berarti mengubah cara bekerja dan dalam proses tersebut, pasti ada yang menjadi lebih profesional dan ada juga yang akan tidak menyukainya. Berikut merupakan masalah yang ditimbulkan dari mendesain ulang pekerjaan :
1. Program yang baru akan memakan waktu yang lama dan akan mengeluarkan biaya lebih besar.
2. Ditujukan untuk memenuhi kebutuhan yang belum terpenuhi ditempat kerja
3. Ditolak serikat pekerja karena lebih banyak perkerjaan yang akan dikerjakan, tetapi dengan upah yang sama
Maka dengan beberepa masalah yang diindikasikan akan muncul dengan mendesain ulang pekerjaan, sebaiknya manajemen perusahaan harus kembali menghitung nilai manfaat dari perubahan desain pekerjaan tersebut. Jika nilai manfaat yang diberikan lebih banyak dibanding masalah dan pengorbanan yang dilakukan dan secara tidak langsung memberikan dampak signifikan terhadap kinerja maka itu akan sangata layak untuk dilakukan. Namun jika tidak sesuasi dan tidak berdampak signifikan terhadap kinerja karyawan sebaiknya dicari alternatif lain diluar mendesain ulang pekerjaan untuk mengatasi masalah yang sedang dhadapi tersebut.
F. Pembelajaran Dari Kasus
Perusahaaan asuransi ini mengalami kondisi dimana tingkat turn over dan absensi karyawan yang tinggi. Hal ini dikarenakan kurangnya kedalaman dan rentang kerja karyawan sehinggga motivasi interistik karyawan terhadap pencapaian perusahaan rendah. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan desain pekejaan yang mengedepankan kedalaman akan pekerjaan setiap karyawan atau dengan strategi pemerkaya pekerjaan. Desain ulang pekerjaan ini akan melengkapi penerapan sistem data pemrosesan elektronik yang sedang dikemukakan pada perusahaan tersebut; karena sistem ini akan membantu memangkas pekerjaan sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang lebih memiliki tanggung jawab dan skill kemampuan manusia dalam pengerjaannya. Dengan penerapan desain ulang dan sistem pemrosesan data ini maka perusahaan akan mengeluarkan biaya peralatan yang maksimal dan biaya pelatihan namun dengan hasil bahwa setiap pencapaian kerja perusahaan akan dirasakan dari lini terbawah hingga eksekutif perusahaan. Hal ini akan memberikan dampak pada jangka panjang dimana para karyawan akan bersinergi utuh dengan perusahaan. Karyawan akan mengetahui pentingnya posisi mereka dalam perusahaan dan perusahaan mengapresiasikan hal tersebut dengan memberikan tanggung jawab dan timbal balik langsugn atas setiap pencapaian kerja karyawan. Dengan begitu tanggung jawab akan pencapaian tujuan-tujuan perusahaan akan
dipegang dari lini terbawah perusahaan yang berarti pencapaian perusahaan akan didukung semua sektor yang diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan kedepannya.
G. Referensi
Gibson, Ivancevich, Donelly, Konopaske. 2012. Organization: Behavior, structure, process. 14. Ed. McGraw-Hill.
https://herdi73.wordpress.com/2014/01/20/analisa-pekerjaan-dan-desain-pekerjaan/ http://giikha130908.blogspot.co.id/2012/04/desain-pekerjaan.html
