10 2.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated).
2.1.1 Pengertian Sistem
Pengertian suatu sistem tentu mempunyai beberapa persyaratan umum, persyaratan umum tersebut adalah bahwa sistem harus mempunyai unsur lingkungan, interaksi unsur dengan suatu tujuan yang akan dicapai.
Menurut Raymond McLeod (2004 : 9) yang dimaksud dengan sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Jogiyanto (2001 : 1) yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dan definisi lainya yang dimaksud dengan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sedangkan pendekatan yang lebih menekankan kepada elemen atau komponennya.
Menurut (Davis, 1985) yang dimaksud dengan sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Menurut (Lucas, 1989) yang dimaksud dengan sistem sebagai suatu komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu. Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran.
Sistem mempunyai elemen-elemen penyusunan diantaranya adalah:
1. Tujuan
Sasaran atau tujuan dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan yang akan dihasilkan sistem, karena suatu sistem akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran dan tujuan.
2. Batasan
Dalam mencapai tujuan dari sistem dibutuhkan batasan-batasan suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Kontrol
Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan data, jenis pemasukkan dan lain-lain.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Menurut Jogianto (2001:4) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung dan sasaran, diantaranya:
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem yang dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan suatu daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatau sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
Lingkungan luar suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi opersi sistem. Lingkungan sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, sehingga tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber data mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui suatu penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dan sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogianto (2005 : 6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandanga, diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Sistem Abstrak (abstract system) dan Sistem Fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat.
2. Sistem Deterministik (deterministic system) dan Sistem Probabilistik (probablilistic system)
Sistem deterministic adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Sedangkan sistem probabilitis adalah sistem yang tidak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilistik.
3. Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tiadak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan.
4. Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia). Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia.
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem yang sederhana dan sistem yang kompleks.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah suatu hal yang sangat dibutuhkan disebuah organisasi untuk kelancaran usaha yang dilakukan oleh organisasi tersebut guna mencapai yang telah ditentukan oleh anggota organisasi tersebut. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
Menurut Jogiyanto (2001 : 8) yang dimaksud dengan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya1.
Adapun menurut Susanto (2004 : 40) yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah yang mempunyai nilai guna atau manfaat bagi si pemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebagai input.
2.2.1 Kualitas Informasi
Suatu informasi dikatakan berkualitas apabila informasi itu memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak keluar jalur yang diharapkan tetapi sebaliknya mencerminkan maksud dan tujuannya.
1 Jogiyanto HM.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur
2. Tepat pada waktunya, informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
3. Relevan, informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.2.2 Nilai Informasi
Menurut (Kartono M.Pd.,M.T dan Surtato toto G. Utari., Drs., M.Pd : 2006) Informasi dapat menghasilkan hal yang mengurangi ketidakpastian bagi pengambilan keputusan, maka nilai informasinya tinggi. Sebaliknya, jika suatu informasi kurang memberikan relevansi bagi pengambilan keputusan, informasi tersebut dikatakan kurang bernilai atau informasinya rendah. Misalnya adalah berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut. Apakah informasi yang didapatkan sepadan dengan biaya yang dikeluarkan perusahaan tersebut?
Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang.
2.2.3 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membantu sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi.
Gambar 2.1 Siklus Informasi2
2.2.4 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi sendiri memiliki sejumlah komponen tertentu diantaranya adalah sebagai berikut :
2
Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D. Analisis dan Desain Sistem Infomasi: Pendekatan
terstruktur, 2001:9 Input (Data) penerima Data (ditangkap) Proses (Model) Hasil Tindakan Keputusan Tindakan Output (Information) Dasar Data
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan manipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalm basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, air, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi, dapat diatasi dengan cepat.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu sistem
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dan laporan-laporan yang diperlukan.”3
2.4 Konsep pemodelan Sistem
Adapun konsep pemodelan yang digunakan dalam pembuatan pemodelan sistem adalah :
1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Sehingga member gambaran tentang keseluruhan sistem. Dalam diagram konteks hanya asa satu proses, tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
2. Diagram Alir Dokumen (Flow Map)
Diagram alir dokumen merupakan bagan-bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
3. Data Flow Diagram (DFD)
Yaitu suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dari data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Beberapa symbol digunakan DFD untuk mewakili :
3
Jogiyanto HM.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan
a. Kesatuan Luar (Eksternal Entity )
Orang atau organisasi diluar system tetapi berinteraksi dengan sistem.
Gambar 2.2 Kesatuan Luar b. Arus Data (Data Flow)
Penghubung dalam sebuah sistem.
Gambar 2.3 Arus Data
c.
Proses (Process)Aktivitas atau fungsi yang membentuk tugas khusus, dapat manual atau terkomputerisasi.
atau
Gambar 2.4 Proses
d. Simpanan Data (Data Store)
Sekumpulan data yang tersimpan secara permanen
4. Diagram Relasi Entitas (ERD)
ERD merupakan model yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpan dalam DFD. ERD digunakan memodelkan struktur data dan hubungan antar data. ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data.
5. Kamus Data
Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data ini, digunakan sebagai latihan komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan.
2.5 Pengertian Basis Data
Menurut Connolly (2005:15) definisi basis data adalah kumpulan data logikal yang saling berhubungan, dan deskripsi dari data tersebut dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan data secara terpisah, pada basis data sebuah data tersimpan secara terintegrasi. Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama.
Menurut Date (1990:5) definisi dari basis data adalah kumpulan file yang terintegrasi dan merupakan representasi data dari suatu model enterprise.
Operasi-operasi basis data yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data meliputi :
1. Pembuatan basis data baru (Create database) 2. Penghapusan basis data baru (Drop database)
3. Pembuatan file atau tabel baru ke suatu basis data (Create Table) 4. Pengahapusan file atau tabel baru ke suatu basis data (Drop table) 5. Penambahan atau pengisian data baaru ke sebuah file atau tabel di
sebuah basis bata (Insert)
6. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (Retrieve atau Search) 7. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (Update)
8. Penghapusan data dari sebuah file atau tabel (Delete)
2.6 Pengertian Tentang Administrasi dan Bimbel
Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intesif dan ministrare = melayani, membantu, memnuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.
Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduannya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjabersama-sama) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Bimbingan belajar merupakan salah satu bidang bimbingan, untuk mengkaji pengertian bimbingan belajar terlebih dahulu akan dibahas mengenai hakikat bimbingan itu sendiri. Pengertian bimbingan menurut Crow & Crow (Prayitno, 2004: 94) adalah bantuan yang diberikan oleh seseorang, yang memiliki kepribadian yang memadai dan terlatih dengan baik kepada individu-individu setiap usia untuk membantunya mengatur kegiatan hidupnya sendiri, mengembangkan pandangan hidupnya sendiri, membuat keputusan sendiri, dan menanggung bebannya sendiri. Menurut Crow & Crow tersebut layanan bimbingan yang diberikan pada individu atau sekumpulan individu berguna untuk menghindari dan mengatasi masalah dalam kehidupannya secara mandiri.
2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan 2.7.1 Pengertian MySQL
Menurut Allen dan Hornberger (2002 : 220) MySQL merupakan bahasa pemprograman open-source yang paling popular dan banyak digunakan di lingkungan Linux. Kepopuleran ini karena ditunjang oleh performasi query dari databasenya yang jarang bermasalah.
Menurut Nugroho (2004 : 29) mengemukakan, MySQL (My Structure Query Language) adalah sebuah program pembuat database
yang bersifat open-source artinya siapa saja dapat menggunakannya secara bebas.
MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux, karena sifatnya open-source, MySQL dapat berjalan pada semua platform baik Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan progam pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multi-user (banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan hamper oleh semua pemprograman database, terlebih dalam pemprograman web. Kelebihan lain dari MySQL adalah pengguna bahasa query yang dimiliki SQL (Structure Queery Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur dan telah di standarisasi untuk semua program pengakses database seperti Oracle, PosgreSQL, SQL Server, dan lain-lain.
Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface). MySQL dapat didukung oleh hamper semua program aplikasi baik yang open-source seperti PHP maupun yang tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.
2.7.2 Pengertian NetBeans
NetBeans adalah sebuah open source lingkungan pengembangan terpadu (IDE) untuk mengembangkan dengan Java, PHP, C + +, dan bahasa pemrograman lainnya. NetBeans adalah juga disebut sebagai platform komponen modular digunakan untuk mengembangkan aplikasi
Java desktop. NetBeans mengelola fitur platform berikut dan komponen:
1. Pengaturan pengguna
2. Jendela (penempatan, penampilan, dll)
3. NetBeans Visual Perpustakaan
4. Penyimpanan
5. Terpadu alat pengembangan
6. Kerangka Wizard
NetBeans menggunakan komponen, juga dikenal sebagai modul, untuk memungkinkan pengembangan perangkat lunak. NetBeans menginstal modul secara dinamis dan memungkinkan pengguna untuk men-download fitur update dan upgrade digital dikonfirmasi.
NetBeans IDE NetBeans Profiler termasuk modul, Graphical User Interface (GUI) alat desain, dan NetBeans JavaScript Editor.
NetBeans menyederhanakan kerangka usabilitas Java swing
pengembangan aplikasi desktop yang, yang menyediakan kemampuan platform yang ekstensi untuk pengembang pihak ketiga.
Gambar 2.6 Tampilan Awal Java NetBeans
2.7.2.1 iReport
iReport adalah merupakan perangkat lunak bantu untuk perancangan laporan secara visual yang nantinya dapat di kompilasi dengan menggunakan JasperReport sehingga menjadi file *.jasper atau*.jrxml yang dapat langsung dipanggil oleh program Java.
Komponen-komponen iReport : a. Koneksi Database / Datasource
Sebelum kita memulai mendesain sebuah report dalam iReport, terlebih dahulu langkah yang kita harus lakukan adalah kita harus melakukan koneksi ke database. Dalam hal ini kita akan membuat koneksi database dengan menggunakan JDBC Connection.
b. Query Database
Langkah selanjutnya setelah kita berhasil membuat koneksi ke database di iReport, selanjutnya kita perlu membuat query yang digunakan untuk menampilkan data yang ingin kita tampilkan. c. Field
Field digunakan untuk menampung data hasil dari query database. Seperti contoh diatas ada 3 buah field yaitu ID, NAMA_ASISTEN dan STATUS.
d. Variabels
Variables digunakan untuk menampung data yang akan digunakan di dalam report. pada iRepot telah tersedia beberapa variables build in antara lain PAGE_NUMBER, COLUMN_NUMBER, REPORT_COUNT, PAGE_COUNT, COLUMN_COUNT.
e. Parameter
Parameters digunakan untuk masukan atau melewatkan data dari kode Java ke dalam report. iReport juga telah menyediakan beberapa parameters build in dan kita juga bisa menambahkan parameters sesuai dengan yang kita butuhkan.
f. Design
Setelah kita melewati beberapa langkah diatas, kita telah siap untuk mendesain report. untuk mendesainnya kita cukup melakukan
Drag and Drop saja, komponen-komponen yang kita butuhkan ke
dalam bidang desain4
Gambar 2.7 Tampilan iReport -4.1.1
2.8. Gambaran Umum Perusahaan
2.8.1 Filosofi Perusahaan
Super Jenius merupakan lembaga bimbingan belajar yang senantiasa berupaya menciptakan generasi muda yang cerdas, aktif, kreatif, dan berkarakter. Bimbingan belajar Super Jenius beralamat di Jl.Ir Sutami Komp. Pinang Mas No 94. Pimpinan dari bimbingan belajar ini adalah ibu weni, dengan pengalaman dan latar belakang pendidikan yang dimiliki bu weni diputuskan pada tanggal 16 Maret 2013 untuk mendirikan Bimbingan Belajar Super Jenius.
4
http://inferno-consulting.blogspot.com/2008/03/reporting-with-jasperreport-and-ireport.html
Gambar 2.8 Bimbel Super Jenius
2.8.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Pimpinan
Admin Pengajar
2.8.3 Deskripsi Tugas
Deskripsi kerja adlah suatu rincian yang menujukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Adapun fungsi dan tugas para staff Bimbel Super Jenius adalah sebagai berikut :
1. Pimpinan
Merupakan jabatan tertinggi dalam perusahaan, mengambil keputusan, dan bertanggung jawab atas kemajuan perusaahaan.
2. Admin
Mengurus administrasi untuk kegiatan bimbel.
3. Pengajar
Mengajar, membimbing dan mengarahkan murid kepada pencapaian tujuan.
