8
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses informasi yang teratur (O’Brien, 2005). Menurut Jogiyanto (1999: 1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama - sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut McLeod (2001: 9), sistem adalah sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Syarat - syarat sistem (Jogiyanto, 1999) antara lain :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
Menurut O’Brien (2005: 13), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang memiliki arti dan berguna bagi user tertentu. Menurut Jogiyanto (1999: 8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya. Data tidak dapat digunakan untuk mengambil keputusan, tetapi informasi mempunyai nilai dan memudahkan seorang pemimpin untuk mengambil keputusan. Menurut McLeod (2001: 12), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Menurut O’Brien (2005: 7), sistem informasi adalah kombinasi atau gabungan yang terorganisasi dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Jogiyanto (1999: 11), sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak kuat tertentu dengan laporan yang diperlukan. Sistem informasi menurut Whitten et al. (2004) adalah suatu tatanan dari data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan suatu output informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja suatu perusahaan.
2.2 Bank, Kredit dan Debitur
Menurut Thomas (2001), bank adalah suatu badan yang tugas utamanya sebagai perantara untuk menyalurkan penawaran dan permintaan kredit pada waktu yang ditentukan. Menurut Gunarto (2003) bank merupakan lembaga keuangan yang menjadi tempat bagi perusahaan, badan - badan pemerintah dan swasta, maupun perorangan menyimpan dana – dananya. Pengertian bank menurut Stuart dikutip Dendawijaya (2005) bank merupakan salah satu badan usaha lembaga keuangan yang bertujuan memberikan kredit, baik dengan alat pembayaran sendiri, dengan uang yang diperolehnya dari orang lain, dengan jalan mengedarkan alat-alat pembayaran baru berupa uang giral. Sedangkan definisi Bank menurut Undang-undang Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 1998 Tanggal 10 November 1998 tentang perbankan, yang dimaksud dengan bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak. Selain fungsi pokok tersebut di atas bank memiliki produk berupa jasa perbankan. Jasa perbankan diberikan untuk mendukung kelancaran menghimpun dan menyalurkan dana, baik yang berhubungan langsung dengan kegiatan simpanan dan kredit maupun tidak langsung. Jasa perbankan lainnya antara lain: Jasa setoran seperti setoran listrik, telepon, air, atau uang kuliah; Jasa pembayaran seperti pembayaran gaji, pensiun, atau hadiah; Jasa pengiriman uang (transfer); Jasa penagihan (inkaso); Kliring; Penjualan mata uang asing; Penyimpanan dokumen; Jasa cek wisata; Kartu kredit; Jasa-jasa yang ada di pasar modal, seperti
pinjaman emisi dan pedagang efek; Jasa Letter of Credit (L/C); dan Bank garansi dan referensi bank
Kredit menurut Anwar (2002: 14) adalah suatu pemberian prestasi oleh suatu pihak kepada pihak lain dan prestasi (jasa) itu akan dikembalikan lagi pada jangka waktu tertentu pada masa yang akan datang yang disertai dengan kontraprestasi (balas jasa) yang berupa uang. Kredit menurut Hasibuan (2001: 87) adalah semua jenis pinjaman yang harus dibayar kembali bersama bunganya oleh peminjam sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Kredit menurut Rivai dan Veithzal (2007: 4) kredit adalah penyerahan barang, jasa atau uang dari satu pihak (kreditur atau pemberi pinjaman) atas dasar kepercayaan kepada pihak lain (nasabah atau pengutang/borrower) dengan janji membayar dari penerima kredit kepada pemberi kredit pada tanggal yang telah disepakati kedua belah pihak. Definisi kredit menurut undang-undang no. 7 tahun 1992 dalam bab 1, pasal 1 ayat 12 tentang perbankan, bahwa kredit adalah penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan persetujuan atau kesepakatan pinjam - meminjam antara bank dengan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan jumlah bunga, imbalan atau pembagian hasil keuntungan. Menurut Veitzhal (2006) kredit adalah penyerahan barang, jasa, atau dari satu pihak atas dasar kepercayaan kepada pihak lain dengan janji membayar dari penerima kredit kepada pemberi kredit pada tanggal yang telah disepakati kedua belah pihak.
Adapun unsur-unsur yang terkandung dalam pemberian suatu fasilitas kredit menurut Suyanto (1993:14) adalah sebagai berikut :
1. Kepercayaan, yaitu keyakinan dari pemberi kredit bahwa prestasi yang diberikannya baik dalam bentuk uang, barang, atau jasa, akan benar-benar diterimanya kembali dalam jangka waktu tertentu dimasa yang akan datang.
2. Waktu, yaitu suatu masa yang memisahkan antara pemberian prestasi dengan kontrapertasi yang akan diterima pada masa yang akan datang. 3. Degree Of Risk, yaitu suatu tingkat risiko yang akan dihadapi sebagai
akibat dari adanya jangka waktu yang memisahkan antara pemberian prestasi dengan kontraprestasi yang akan diterima kemudian hari. Sebagai upaya mengurangi resiko diperlukan strategi dengan syarat adanya jaminan pokok maupun tambahan.
4. Prestasi, atau objek kredit itu tidak saja diberikan dalam bentuk uang. Tetapi juga dapat bentuk batang atau jasa. Namun karena kehidupan modern sekrang ini didasarkan kepada uang, maka transaksi-transaksi kredit yang
Debitur menurut kamus Bank Indonesia (2012) adalah pihak yang menerima kredit atau pinjaman (debtor). Sedangkan debitur group adalah kumpulan peminjam yang satu sama lain mempunyai kaitan dalam hal kepemilikan, kepengurusan, dan/atau hubungan keuangan. Menurut kamus bisnis dan bank (2012), debitur adalah nasabah yang memperoleh fasilitas kredit bank atau pembiayaan berdasarkan prinsip syariah atau yang dipersamakan dengan itu berdasarkan perjanjian kredit bank dengan nasabah yang bersangkutan nasabah yang menempatkan dana mereka di bank dalam bentuk simpanan berdasarkan
perjanjian bank dengan nasabah yang bersangkutan. Sedangkan menurut Peraturan Bank Indonesia No.9/14/PBI/2007 tentang Sistem Informasi Debitur, debitur adalah perorangan, perusahaan atau badan yang memperoleh satu atau lebih fasilitas penyediaan dana.
2.3 Sistem Informasi Debitur
Sesuai Peraturan Bank Indonesia No.9/14/PBI/2007, Sistem Informasi Debitur adalah sistem yang menyediakan informasi debitur yang merupakan hasil olahan dari Laporan Debitur yang diterima oleh Bank Indonesia. Pelapor adalah Bank Umum, BPR, Lembaga, Keuangan Non Bank, Penyelenggara Kartu Kredit Selain Bank, dan Koperasi Simpan Pinjam, yang meliputi kantor-kantor yang melakukan kegiatan operasional, seperti kantor pusat, kantor cabang, unit syariah, kantor cabang bank asing, dan kantor cabang pembantu bank asing. Secara lebih terperinci sesuai dengan Peraturan Bank Indonesia No. 9/14/PBI/2007 tentang Sistem Informasi Debitur yang dimaksud pelapor antara lain :
a. Bank Umum adalah Bank Umum sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998, termasuk kantor cabang bank asing
b. Bank Perkreditan Rakyat yang selanjutnya disebut BPR adalah Bank Perkreditan Rakyat sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor
7 Tahun 1992 tentang Perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998.
c. Lembaga Keuangan Non Bank adalah lembaga keuangan yang meliputi asuransi, dana pensiun, sekuritas, modal ventura, dan perusahaan pembiayaan, serta badan-badan lain yang menyelenggarakan pengelolaan dana masyarakat.
d. Penyelenggara Kartu Kredit Selain Bank adalah Perusahaan Pembiayaan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Keuangan tentang Perusahaan Pembiayaan, yang melakukan kegiatan usaha kartu kredit. e. Koperasi Simpan Pinjam adalah Koperasi yang menjalankan usaha simpan
pinjam sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.
Pelapor wajib menyampaikan Laporan Debitur kepada Bank Indonesia secara lengkap, akurat, terkini, utuh, dan tepat waktu, setiap bulan untuk posisi akhir bulan. Laporan Debitur sebagaimana dimaksud meliputi antara lain informasi mengenai: data debitur, data pengurus dan pemilik, data fasilitas penyediaan dana, data agunan, data penjamin, data keuangan debitur.
Bank Umum yang wajib menjadi Pelapor dalam SID yang selanjutnya disebut Pelapor, meliputi kantor-kantor yang melakukan kegiatan operasional, yaitu antara lain:
1. Kantor Pusat, Kantor Cabang, dan Unit Syariah dari Bank Umum yang melakukan kegiatan operasional di wilayah Indonesia.
2. Kantor Cabang dari Bank Umum yang berkantor pusat di Indonesia yang melakukan kegiatan operasional di luar wilayah Indonesia.
3. Kantor Cabang, Kantor Cabang Pembantu, dan Unit Syariah dari bank asing yang melakukan kegiatan operasional di wilayah Indonesia.
Pelapor wajib menyediakan infrastruktur yang diperlukan dalam SID meliputi hardware dan software antara lain:
1. Personal Computer (PC) beserta software sistem operasi. 2. Modem untuk saluran komunikasi.
3. Media penyimpanan data.
4. Saluran telepon langsung (telepon tetap kabel/fixed wire line) yang dapat terhubung dengan jaringan ekstranet Bank Indonesia untuk keperluan komunikasi.
Untuk mempermudah proses pelaporan tersebut, Bank Indonesia selaku bank sentral membuat sebuah aplikasi yang disebut Sistem Informasi Debitur Bank. Sistem Informasi Debitur Bank atau SID Bank adalah aplikasi yang digunakan untuk melaporkan data debitur dari pelapor ke Bank Indonesia. Output dari aplikasi ini berupa text file siap kirim (sudah divalidasi) untuk di upload ke SID web Bank Indonesia. Aplikasi ini diberikan oleh Bank Indonesia kepada semua pelapor data debitur.
Pelaporan maksimal tanggal 12 bulan berikutnya. Jika terjadi keterlambatan dalam pelaporan, maka Bank Indonesia akan mengenakan denda Rp.1.000.000,-/hari keterlambatan. Setelah itu ada waktu 3 hari bagi petugas untuk melakukan perubahan data debitur, dan apabila terjadi perubahan setelah 3 hari tersebut, maka Bank Indonesia akan mengenakan denda kepada pelapor sebesarr Rp.100.000,-/hari (sesuai dengan PBI No. 9/14/PBI/2007).
Pelapor wajib menyampaikan laporan debitur dan/atau koreksi laporan debitur secara on-line. Pelapor yang mengalami gangguan teknis dalam menyampaikan laporan debitur dan/atau koreksi laporan debitur wajib menyampaikan secara on-line melalui kantor pusat atau kantor cabang lainnya dari pelapor yang bersangkutan. Dalam hal penyampaian secara on-line melalui kantor pusat atau kantor cabang lainnya tidak dapat dilakukan sampai dengan batas akhir periode penyampaian Laporan Debitur dan/atau koreksi Laporan Debitur, maka Pelapor dapat menyampaikan Laporan Debitur dan/atau koreksi Laporan Debitur secara off-line.
Penyampaian Laporan Debitur dan/atau koreksi Laporan Debitur secara off-line dilakukan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah batas akhir periode penyampaian Laporan Debitur dan/atau koreksi Laporan Debitur dengan surat pemberitahuan tertulis kepada Bank Indonesia dengan dilampiri dokumen pendukung dari instansi yang terkait dengan kondisi gangguan dimaksud. Pelapor dinyatakan terlambat menyampaikan Laporan Debitur dan/atau koreksi laporan debitur secara off-line apabila menyampaikan laporan debitur dan/atau koreksi Laporan Debitur secara off-line melampaui batas waktu .
Pelapor yang mengalami keadaan memaksa (force majeure) sehingga tidak memungkinkan untuk menyampaikan laporan debitur dan/atau koreksi laporan debitur secara on-line dan off-line sampai dengan batas akhir periode penyampaian laporan debitur dan/atau koreksi atas laporan debitur, wajib memberitahukan secara tertulis kepada Bank Indonesia untuk memperoleh pengecualian penyampaian laporan debitur dan/atau koreksi laporan debitur.
Laporan – laporan ini akan digunakan oleh Bank Indonesia untuk memantau perkembangan debitur seluruh Indonesia sehingga dapat diketahui debitur mana yang tergolong lancer atau malah debitur yang “nakal”, sehingga Bank Indonesia mengenakan black list kepadanya. Harapannya, dapat dicegah terjadinya kredit macet dan menekan kerugian bank yang bersangkutan. Adapaun cakupan informasi debitur antara lain:
1. Identitas Debitur
2. Pemilik dan pengurus (untuk Debitur Badan Usaha)
3. Fasilitas Penyediaan Dana yang diterima Debitur
4. Agunan
5. Penjamin
6. Kolektibilitas
2.4 Analisa
SWOT
Menurut Rangkuti (2004: 18), analisis SWOT adalah identifikasi dari berbagai macam faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi sebuah perusahaan, didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Menurut Kotler (2003: 102), analisa SWOT adalah model straight forward yang menggambarkan dan menjadi dasar untuk pengembangan strategi organisasi
dengan melakukan analisa terhadap kekuatan perusahaan dan kelemahan perusahaan, sebagai faktor yang menjadi pertimbangan adalah peluang serta ancaman. Menurut David (2008: 8), organisasi memiliki kekuatan dan kelemahan dalam area bisnis dan fungsional. Tidak ada perusahaan yang paling kuat atau paling lemah dalam semua area bisnis. Kekuatan dan kelemahan dari faktor internal, digabungkan dengan peluang dan ancaman dari faktor eksternal dan pernyataan misi yang jelas sebuah organisasi, menjadi dasar untuk penetapan tujuan dan strategi. Tujuan dan strategi tersebut ditetapkan bertujuan untuk memanfaatkan kekuatan internal dan mengatasi kelemahan.
1. Kekuatan (Strenghts)
Kekuatan adalah sumber daya, keterampilan, atau keungulan lain yang berhubungan dengan para pesaing perusahaan dan kebutuhan pasar yang dapat dilayani oleh perusahaan yang diharapkan dapat dilayani. Kekuatan adalah kompetisi khusus yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan di pasar.
2. Kelemahan (Weakness)
Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, keterampilan, dan kapabilitas yang secara efektif menghambat kinerja perusahaan. Keterbatasan tersebut dapat berupa fasilitas, sumber daya keuangan, kemampuan manajemen dan keterampilan pemasaran dapat merupakan sumber dari kelemahan perusahaan.
3. Peluang (Opportunities)
Peluang adalah situasi penting yang mengguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kecendrungan – kecendrungan penting merupakan salah satu sumber peluang, seperti perubahaan teknologi dan meningkatnya hubungan antara perusahaan dengan pembeli atau pemasok merupakan gambaran peluang bagi perusahaan.
4. Ancaman (Threats)
Ancaman adalah situasi penting yang tidak menguntungan dalam lingkungan perusahaan. Ancaman merupakan pengganggu utama bagi posisi sekarang atau yang diinginkan perusahaan. Adanya peraturan-peraturan pemerintah yang baru atau yang direvisi dapat merupakan ancaman bagi kesuksesan perusahaan.
2.4.1 Matriks SWOT
Menurut Rangkuti (2006), Matriks SWOT dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan altenatif strategis.
Tabel 2.1 Matriks SWOT EFI EFE Strengths Tentukan faktor-faktor kekuatan internal Weaknesses Tentukan faktor-faktor kelemahan internal Opportunities Tentukan faktor-faktor peluang eksternal Strategi SO Membuat strategi yang menggunakan ke kuatan guna memanfaatkan peluang
Strategi WO Membuat strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang Threats Tentukan faktor-faktor ancaman eksternal Strategi ST Membuat strategi yang menggunakan ke kuatan guna mengatasi ancaman
Strategi WT Membuat strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
Berikut ini adalah keterangan dari matriks SWOT diatas :
1. Strategi SO (Strength and Oppurtunity). Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar – besarnya.
2. Strategi ST (Strength and Threats). Strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
3. Strategi WO (Weakness and Oppurtunity). Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
4. Strategi WT (Weakness and Threats). Strategi ini berdasarkan kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
2.5 Critical Success Factors
Menurut O’Brien (2005: 118 ) Critical Success Factor adalah faktor kunci yang penting untuk menyempurnakan sebuah strategi obyektif organisasi. Menurut Olson ( 2003: 10 ), Critical Succes Factor ( CSF ) merupakan elemen yang harus dilaksanakan dengan baik agar aktivitas suatu proyek atau sistem dapat berjalan sukses. Menurut Tozer (1996: 141), Critical Success Factor merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan perusahaan mencapai sasarannya. Menurut Ward dan Peppard (2002), manfaat dari analisa Critical Success Factors adalah, sebagai berikut :
• Teknik yang paling efektif
Analisa CSF merupakan teknik yang paling efektif yang melibatkan manajemen dalam mengembangkan strategi sistem informasi.
• Berkolerasi dengan tujuan pembuatan sistem informasi
Analisa CSF menghubungkan sebuah sistem informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi itu sendiri.
• Perantara informasi yang baik
Analisa CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu yang memiliki keterkaitan dengan sistem.
• Prioritas potensi investasi modal
Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan informasi dengan CSF, CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.
• Mengoptimalkan konsentrasi penyelesaian masalah-masalah penting
Analisa CSF membantu memfokuskan manajemen untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu yang penting dan memiliki prioritas paling tinggi untuk diselesaikan.
• Mempermudah Identifikasi proses
Analisa CSF bermanfaat untuk mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui aksi-aksi atau proses yang paling tepat untuk dilaksanakan.
• Memberikan Gambaran lengkap tentang informasi
Memungkinkan pihak manajemen puncak untuk memperoleh gambaran yang lengkap mengenai sasaran, fungsi, informasi, faktor sukses kritikal, dan struktur organisasi dari perusahaan.
2.6 Analisa Sistem dan Perancangan
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya, dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya (Jogiyanto, 1995). Menurut Whitten (2004: 33), analisis sistem adalah penelitian mengenai problem domain dari suatu bisnis untuk menemukan kebutuhan bisnis dan peningkatan yang dapat dilakukan atas sistem serta prioritas dari solusi yang ditemukan.
Menurut James O’Brien (2003: 408) mendifinisikan analisa sistem adalah penelitian secara mendalam mengenai kebutuhan informasi pengguna yang menghasilkan fungsional requirement yang digunakan sebagai dasar dalam mendesain sistem informasi. Menurut Jones dan rama (2006: 568) analisa sistem adalah tahap lanjutan pada pembangunan sistem. Tugas dalam analisis sistem sama dengan investigasi sistem, tetapi tahap analisis lebih detail dan membutuhkan informasi yang lebih banyak. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah – langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek - proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci. Menurut Jogiyanto (1999: 130) didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu sbb:
1. Identify
Yaitu mengidentifikasikan masalah, mengindentifikasikan penyebab masalah, mengidentifikasikan titik keputusan, dan mengidentifikasikan personil-personil kunci
2. Understand
Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada, menentukan jenis penelitian, merencanakan jadwal penelitian, mengatur jadwal wawancara, mengatur jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan sampel, membuat penugasan penelitian, membuat agenda wawancara, dan mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze
Yaitu menganalis sistem, menganalisis kelemahan sistem, dan menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report
Yaitu membuat laporan hasil analisis. Tujuan membuat laporan antara lain : Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan, meluruskan salah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen, meminta pendapat - pendapat dan saran - saran dari pihak manajemen, dan meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
Menurut Whitten (2004: 34), perancangan sistem adalah spesifikasi atau konstruksi dari solusi teknikal dan berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis
yang diidentifikasikan pada kegiatan analisis sistem. Sedangkan menurut Jogiyanto (1999: 197), perancangan sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungisional, persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa dan termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen - komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Menurut McLeod (2001: 192), rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001: 51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Ada beberapa metode atau model yang digunakan dalam perancangan sistem. Salah satu model yang sering digunakan adalah Unified Modelling Language (UML). Menurut Booch (1998: 3), Unified Modelling Language (UML) adalah bahasa pemodelan umum yang digunakan untuk melakukan spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan dokumentasi artifak dari software system. UML bukanlah sebuah standar proses pengembangan dalam metode pengembangan sistem tertentu, pada umumnya UML dipakai dalam memodelkan sistem.
2.6.1 Use Case Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006: 267), use case diagram adalah urutan langkah -langkah yang terjadi jika seorang aktor berinteraksi dengan sistem tujuan tertentu. Menurut Mathiassen (2000: 19), use case diagram adalah suatu pola interaksi antara sistem dan aktor dalam aplication domain. Menurut Whitten (2004: 257), use case diagram adalah serangkaian langkah - langkah yang saling berhubungan baik secara otomatis ataupun manual dengan tujuan untuk menyelesaikan kegiatan bisnis tunggal.
2.6.2 Sequence Diagram
Menurut Mathiassen (2000: 340), sequence diagram menggambarkan interaksi antara beberapa objek dari keseluruhan proses. Sequence diagram berdasarkan class diagram, yang menjelaskan secara keseluruhan, situasi statis. Sequence diagram menurut Bennett (2006: 656) menunjukkan interaksi antara objek disusun dalam urutan waktu. Sequence diagram dapat digambarkan pada berbagai tingkat detail dan juga untuk memenuhi tujuan yang berbeda di beberapa tahap dalam pengembangan. Sequence diagram membantu kebutuhan analisis untuk mengindentifikasi detail level, operation yang penting untuk mengimplementasi functionality dari sebuah use case (Bennett, 2006: 329). Sedangkan menurut whitten dan Bentley (2007: 659) sequence diagram adalah sebuah diagram UML yang memodelkan logika dari sebuah use case dengan menggambarkan bagaimana objek berinteraksi satu dengan yang lain melalui pesan.
2.6.3 Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006: 61), activity diagram mempunyai peranan penting dari suatu “peta (map)” di dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas pada proses. Activity diagram dan maps mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya berguna :
• Baik maps maupun activity diagram menyediakan representasi grafis dari informasi yang lebih mudah untuk dimengerti daripada deskripsi naratif
• Maps menggunakan simbol standar untuk menyampaikan informasi.
(contohnya: nama jalan raya, jarak, dan daerah parkir). Hampir sama, activity diagram menggunakan simbol standar untuk merepresentasikan berbagai elemen dari suatu proses bisnis. (contoh: event, agen, dokumen, dan file). • Maps dan activity diagram disiapkan oleh ahli tetapi dapat dibaca oleh semua
users dengan sedikit pelatihan. Penggunaan yang konsisten dari rangkaian kecil simbol relatif pada maps dan activity diagram membuat lebih mudah dibaca dipahami
• Baik maps maupun activity diagram dapat menyediakan pandangan high-level sama baiknya dengan low-level. Turis mungkin menggunakan suatu peta high-level untuk mengerti rute antar kota dan suatu peta yang lebih detil untuk melihat jalan jalan di dalam kota tujuan. Serupa, activity diagram dapat dibuat untuk menunjukkan overview. dari suatu proses. Jika dibutuhkan untuk melihat event individu dengan lebih dekat, sebuah detailed activity diagram dapat dibuat untuk satu event. Menurut Jones dan Rama (2006: 61), terdapat 2 tipe activity diagram, yaitu :
proses bisnis dengan mendokumentasikan event kunci, urutan dari event - event ini, dan arus informasi di antara event - event.
2. Detailed activity diagram hampir sama dengan suatu peta dari sebuah kota. Menyediakan reperesentasi yang lebih terperinci dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua event yang ditampilkan pada overview diagram.
2.6.4 Rancangan Database
Menurut Jones dan Rama (2006: 241), database management system adalah koleksi program yang memungkinkan kita untuk memasukkan, mengorganisasikan, dan memilih informasi dari sebuah database. Menurut Jogiyanto (1999: 217), Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Menurut Jogiyanto (1999: 218), database dibentuk dari kumpulan file. File di dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe, yaitu:
1. File Induk (master file)
Di dalam aplikasi,file ini merupakan file yang penting. File ini akan tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi. File induk dapat dibedakan menjadi :
• File induk acuan (reference master file) yaitu file induk yang recordnya relatif statis,jarang berubah nilainya.
dari record – record yang sering berubah atau sering dimutakhirkan sebagai akibat dari suatu transaksi.
2. File Transaksi (transaction file)
File transaksi disebut juga dengan nama file input. File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
3. File Laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama file output yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan.
4. File Sejarah (history file)
File sejarah disebut juga dengan nama file arsip yaitu file yang berisi data masa lalu yang tidak aktif tetapi masih diperlukan untuk keperluan mendatang.
5. File Pelindung (backup file)
File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif pada saat tertentu.File ini digunakan sebagai cadangan bila file database yang aktif rusak atau hilang.
6. File Kerja (working file)
File kerja disebut juga dengan file sementara.File ini dibuat oleh suatu prosesprogram secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat memori selama proses dan dihapus bila proses telah selesai.
2.6.5 Rancangan Formulir
Menurut Mulyadi (2001: 75), formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering pula disebut dengan dokumen, sedangkan menurut Jones dan Rama (2006: 288), formulir adalah sebuah dokumen yang berisikan field yang kosong dimana user dapat mengisinya dengan data. Jenis - jenis formulir input (Jones dan Rama, 2006), yaitu :
1. Single-record entry form
Hanya menunjukkan satu record pada satu waktu,digunakan untuk menambah, menghapus atau modifikasi data dalam record tunggal dalam tabel tertentu dan biasanya digunakan untuk memelihara file master.
2. Tabular entry form
Digunakan untuk memasukkan atau memodifikasi beberapa record dalam tabel tunggal dan untuk mencatat sekumpulan event.
3. Multi-table entry form
Digunakan untuk memasukkan atau memodifikasi record dalam dua atau lebih tabel yang berhubungan. Menurut Jones dan Rama (2006: 319), data bisa dimasukkan ke dalam form melalui empat cara yaitu :
• Seorang internal agent mengetik data
• Seorang internal agent memilih data yang ingin dimasukkan dengan menggunakan look-up table, radio button atau check box.
• Seorang internal agent melakukan scan barcode dari sebuah kartu identifikasi dokumen
2.6.6 Rancangan Layar
Menurut Jones dan Rama (2006), form interface elements adalah objek pada form yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Berikut ini adalah beberapa elemen yang biasa ada pada tampilan layar:
• Text Box
Text Box adalah tempat kosong di dalam form yang digunakan untuk memasukkan informasi yang akan dimasukkan ke dalam tabel atau tempat untuk menampilkan informasi yang diambil dari tabel.
• Label
Label berfungsi membantu user untuk mengetahui informasi yang harus dimasukkan.
• Look-Up Feature
Look-Up Feature biasanya ditambahkan pada text box yang digunakan untuk memasukkan foreign key .
• Command Button
Command Button digunakan untuk mengeksekusi sebuah tindakan. • Radio Button
Radio Button digunakan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan.
• Check Box
Check Box hampir sama dengan radio button, namun dengan check box, user dapat memilih lebih dari satu.
Mathiassen (2000: 151) mengatakan bahwa interface adalah fasilitas-fasilitas yang membuat model dan fungsi sistem tersedia bagi aktor.
2.6.7 Rancangan Laporan
Menurut Jones dan Rama (2006: 238), laporan adalah sebuah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. Menurut Jones dan Rama (2006: 212), tipe - tipe laporan terdiri dari :
• Simple List
Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokkan.
• Grouped Detail Report
Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokkan atas produk, layanan, ataupun agent.
• Summary Report
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya bulan, customer.
• Single Entity Report.
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu Contohnya: laporan faktur dan PO (purchase order).
