BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
III.1. Sejarah Bina Nusantara
Bina Nusantara adalah institusi pendidikan modern yang memiliki visi dan misi serta realistis, terutama dalam menghadapi era global yang penuh tantangan, dengan menerapkan budaya mutu (quality culture) yakni, percaya kepada Tuhan YME (trust in God), perbaikan terus menerus (continuous improvement), penggunaan tolok ukur (benchmarking), segalanya harus tuntas (sense of closure) dan kekeluargaan dan kebersamaan (sense of belonging).
Bina Nusantara memiliki sejarah panjang sebagai lembaga pendidikan yang konsisten di bidang teknologi informasi dan komputer khususnya. Bermula sebagai lembaga pendidikan komputer pada tahun 1974, kemudian berkembang menjadi Akademik Teknik Komputer (ATK) pada tahun 1981. Lebih lanjut, pada tahun 1984, ATK berubah menjadi Akademi Manajemen Informatika Komputer (AMIK), kemudian pada tahun 1986 berubah kembali menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer (STMIK). Dan akhirnya pada tahun 1996, STMIK menjadi sebuah Universitas yang dilengkapi dengan program Strata Satu Internasional dan tersedianya program Magister (S2). Pengukuhan menjadi sebuah Universitas, tidak membuat Bina Nusantara berhenti berkarya. Keinginan melengkapi pendidikan tidak hanya ke tingkat atas, tetapi juga pendidikan usia menengah ke bawah. Maka mulai tahun 1997, Bina Nusantara pun mendirikan unit bisnis baru yaitu SMU (Senior High School), kemudian pada tahun 2003
lengkap dari tingkat Taman Kanak-kanak (Pre-School/Kindergarten), Sekolah Dasar (Elementary) dan Sekolah Menengah Pertama (Junior High School) dengan metode nasional plus bekerjasama dengan IBO.
Bina Nusantara kini dikenal sebagai lembaga pendidikan berkualitas khususnya pada bidang teknologi informasi baik di Indonesia maupun mancanegara. Bahkan sejak Desember 1997, Universitas Bina Nusantara memperoleh pengakuan manajemen mutu internasional berupa ISO-90001. Selain itu, tahun 1991 telah berdiri Bina Nusantara Training and Recruitment Center (BNTRC) yang menyelenggarakan program non gelar dan program sertifikasi yang merupakan cikal bakal Binus Center. Selanjutnya akan dibahas lebih lanjut mengenai Binus Center lebih mendalam.
III.2. Sejarah Binus Center
Seiring perkembangan zaman, tidak hanya bidang teknologi yang semakin maju dan canggih, tetapi juga kemampuan sumber daya manusia akan semakin kompetitif. Dengan meningkatnya kebutuhan tenaga kerja yang menguasai komputer, pada tanggal 01 Juli 1991 Bina Nusantara Training and Recruitment Center (BNTRC) lahir dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK). Mengemban misi untuk berpacu dengan kemajuan Teknologi Informasi agar dapat menerapkan dan membaktikan ilmu pengetahuan tepat guna kepada seluruh masyarakat luas, BNTRC sejak tahun 2001 berganti nama menjadi Binus Center. Binus Center sebagai sarana “continuous learning” bagi para Binusian dan khalayak umum, mulai dari usia sekolah sampai pekerja.
terus memperbarui pengetahuan akademis dan teknikal secara berkesinambungan sehingga mampu memimpin di dunia profesinya yang akan datang.
Binus Center melakukan berbagai penelitian dan melaksanakan program pelatihan mulai dari jangka pendek (1 hari) sampai jangka panjang (12 bulan). Secara ringkas beberapa pelatihan tersebut ialah sebagai berikut:
a. Workshop 1 – 2 hari
b. In House Training 1 – 30 hari
c. Short Course 2 – 6 minggu
d. Certified Professional Course 3 bulan
e. Special Class 6 bulan
Æ IT (Programmer dan Network Administrator), Design (Computer Graphic Design dan Web Design), 3D (Movie Character dan Movie Animation) dan Accounting (Computerized Accounting dan Bussiness Administrator) f. Authorized Training:
(1) SAP 5 minggu
(2) Certified Ethical Hacker (CEH) 5 minggu
(3) CISCO 5 – 12 bulan
g. Binus Center Education Partner (BCEP) 12 bulan
h. Program IT 1 tahun 12 bulan
Binus Center, salah satu unit bisnis pendidikan Binus yang bertujuan sebagai pusat pendidikan berkelanjutan, menyelenggarakan program non gelar dan sertifikasi. Tidak hanya menyediakan program pelatihan di bidang Teknologi
lantai 7, dikenal dengan sebutan Bina Nusantara Language Center (BNLC). Dalam perkembangannya, saat ini Binus Center telah memiliki beberapa outlet yang tersebar di wilayah Jakarta (seperti: Syahdan, Kedoya, Grogol, Raden Saleh, Kelapa Gading, Bintaro, Pondok Gede) dan beberapa kota besar di Indonesia (Bandung, Semarang, Surabaya, Medan, Padang, Palembang, Denpasar), yang secara bertahap akan terus bertambah seiring dengan meningkatnya kebutuhan pelatihan di Indonesia.
III.2.1 Visi dan Misi Binus Center III.2.1.1 Visi Binus Center
Menjadi pusat pembelajaran berkelanjutan yang menjadi panutan dalam pengembangan sumber daya manusia khususnya di bidang teknologi informasi. Menjadi pusat pelatihan terdepan dalam mempersiapkan sumber daya manusia yang siap kerja, dengan pembelajaran yang berkesinambungan dan lingkungan yang menyenangkan melalui pendekatan global.
III.2.1.2 Misi Binus Center
Misi Binus Center adalah sebagai berikut:
• Menjadi penyelenggara program pendidikan berkelanjutan (Continuous Education Center) yang ditunjang oleh hal terkait dengan teknologi informasi, kemampuan berbahasa asing, komunikasi, kemampuan berinovasi dan berwirausaha serta
• Lembaga pelatihan terdepan dengan Kurikulum Berbasis Information Communication Technology (ICT), mutakhir dan terkait dengan industri dan pendidikan.
• Lembaga pelatihan yang selalu mengutamakan service excellence dalam setiap kegiatan.
• Menyediakan sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan pembelajaran sehingga dapat menghasilkan keluaran yang siap terap dan bermutu.
• Sebagai lembaga pelatihan panutan dalam penerapan ICT untuk pelaksanaan pembelajaran dan bisnis.
• Melakukan kerjasama dengan dunia usaha dalam penyebaran lulusan sebagai tenaga kerja siap pakai.
• Lembaga pelatihan terkemuka dengan jaringan yang tersebar di 10 kota besar di Indonesia dan di 4 Negara lain.
• Lembaga pelatihan dengan sertifikasi yang mendapatkan pengakuan dari dunia industri nasional maupun internasional. • Lembaga pelatihan yang terkenal dengan diversifikasi
III.2.2 Struktur Organisasi
Berikut merupakan struktur organisasi Binus Center Head Office:
Director
Operational General Manager
BNLC Branch Manager Public Relation &
Promotion Manager Sales, Service &
Franchise Relationship Manager BC Fully Owned (Syahdan, Kedoya, Grogol) Branch Manager Product R&D Manager Business Development General Manager Account Manager Business Development
Staff Sales, Service & Franchise Relationship Staff Marketing Research Staff Promotion Support Staff IT Support Coordinator General Support Coordinator Academic & Instructor Support Manager Product Research Network Specialist Product Research Design Specialist Product Research Programming Specialist Product Research Language Specialist Product Research Accounting Specialist Product & Examination Material Staff Information System Developer System Administrator Class Coordinator Customer Service General Coordinator Marketing Supervisor Academic Coordinator Marketing Executive System & Procedure Staff Helpdesk Staff General Support & Procurement Staff Academic Supervisor Marketing Supervisor Operational Supervisor System Administrator Pool Service Marketing Executive Customer Service Academic Support Coordinator Instructor Support Coordinator BC & Authorized Product Staff BCEP Product &
Class Staff Recruitment Staff Quality Assurance & Development Staff
Sumber : Binus Center (per 01 Desember 2007) Gambar 3.1 Struktur Organisasi Binus Center Head Office
Selanjutnya hanya dibahas lebih lanjut mengenai Binus Center Outlet, khususnya Binus Center Fully Owned (Syahdan, Kedoya dan Grogol) yang masih merupakan satuan unit bisnis di bawah pengelolaan
Branch Manager Operational Supervisor Marketing Supervisor Academic Supervisor Pool Service System Administrator Marketing Executive Customer Service
Yayasan Bina Nusantara, outlet Binus Center lainnya merupakan waralaba (franchise) sampai saat ini sudah mencapai 12 outlet.
Berikut merupakan struktur organisasi Binus Center Fully Owned:
Sumber : Binus Center (per 01 Desember 2007)
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Binus Center Fully Owned
III.3. Pembagian Tugas dan Wewenang III.3.1 Branch Manager
A. Tugas
• Mengkoordinir perekrutan dan pelatihan staf Binus Center Outlet. • Mengkoordinir seluruh staf untuk melaksanakan kegiatan
operasional, pemasaran dan keuangan sesuai rencana dengan berpedoman pada peraturan, ketentuan, prosedur dan kebijakan yang berlaku dan ketetapan dari Binus Center Head Office.
• Memantau kualitas pengajaran (instruktur), serta memantau rencana dan realisasi pengembangan instruktur.
• Membuat dan memeriksa perencanaan kerja global yang diajukan oleh tiap divisi, untuk seluruh kegiatan operasional, pemasaran dan keuangan di Binus Center Outlet.
• Memonitor data-data tersedia dalam sistem informasi Binus Center, informasi pencapaian target anggaran pendapatan dan laba, serta pengeluaran Binus Center Outlet sesuai anggaran yang ditetapkan. • Membuat laporan yang berhubungan dengan pertanggungjawaban
penyelenggaraan Binus Center Outlet untuk Investor.
• Memastikan terselenggaranya evaluasi materi, instruktur, layanan operasional dan tindak lanjut untuk meningkatkan hasil evaluasi. • Mengikuti pertemuan/pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak
Manajemen, Operasional dan Pemasaran Binus Center Head Office. • Melakukan pembaharuan terhadap daftar produk dan harga jual di
Binus Center Outlet secara rutin, berdasarkan informasi produk dan harga pokok yang diumumkan oleh Binus Center Head Office. B. Wewenang
• Memeriksa, menyetujui dan mengotorisasi seluruh data, dokumen, surat dan laporan yang berhubungan dengan kegiatan operasional, pemasaran dan keuangan di Binus Center Outlet.
• Mengatasi berbagai masalah di Binus Center Outlet dan membuat keputusan sesuai dengan wewenang.
• Memiliki hak tertinggi dalam sistem informasi Binus Center, untuk tiap Binus Center Outlet yang berada di bawah kewenangannya. • Memberikan teguran dan sanksi baik kepada staf maupun instruktur
yang dinyatakan telah melanggar peraturan, ketentuan, prosedur dan kebijakan di Binus Center Outlet.
• Memilih, menilai dan menentukan calon staf dan instruktur yang direkrut Binus Center Outlet dan menandatangani kontrak kerja staf/instruktur, atau staf yang akan dipromosikan/dimutasikan/ dialihtugaskan ke divisi atau unit bisnis lainnya.
• Membuat standar penilaian KPI (Key Performance Indicator) dan memberikan performance appraisal untuk staf Binus Center Outlet. • Melakukan komunikasi dengan berbagai pihak yang berkepentingan
dalam perkembangan Binus Center seperti, Director, General Manager dan Product R&D Manager Binus Center Head Office. • Menentukan harga jual produk di Binus Center Outlet dan In House
Training sesuai ketentuan harga yang berlaku. C. Tanggung Jawab
• Mengawasi dan mengendalikan keuangan Binus Center Outlet sesuai anggaran Binus Center Outlet yang telah ditetapkan, yang meningkatkan investasi dan laba.
• Memastikan setiap kontrak kerja atau kerjasama dengan pihak lain sesuai format dan standar yang berlaku dan dilakukan dengan sepengetahuan Binus Center Head Office.
• Memastikan seluruh kegiatan di Binus Center Outlet berjalan dengan baik, benar dan sesuai rencana, berpedoman pada peraturan, ketentuan, prosedur dan kebijakan operasional dan keuangan yang telah ditetapkan oleh Binus Center Head Office.
• Memastikan kualitas pengajaran Binus Center Outlet sesuai standar yang ditetapkan oleh Binus Center Head Office.
• Mengatasi permasalahan dan menyediakan laporan pencapaian operasional, pemasaran dan keuangan kepada Investor secara rutin. • Melakukan bimbingan serta menciptakan lingkungan kerja yang
kondusif dan produktif bagi para staf dan instruktur.
• Memastikan seluruh informasi terbaru Binus Center Head Office disampaikan kepada staf yang berwenang atau Owner/Investor. • Memastikan seluruh dokumen terdokumentasi dengan baik dan
lengkap serta seluruh jenis pembayaran dan penagihan di Binus Center Outlet dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
III.3.2 Academic Supervisor A. Tugas
• Merencanakan dan melaksanakan perekrutan instruktur.
• Mengkoordinir program pengembangan instruktur melalui seminar, training atau aktivitas lain sesuai dengan standar, menyelenggarakan program sertifikasi instruktur dan menganalisa kebutuhan instruktur dalam menunjang kegiatan pengajaran.
• Memfasilitasi kebutuhan pengembangan instruktur (ruang instruktur, komputer, buku literatur, CD software), mengkoordinir penyelenggaraan kunjungan studi atau seminar, dan menyiapkan program untuk regenerasi instruktur.
• Mewadahi seluruh instruktur melalui program komunitas, memberikan bimbingan dan konseling kepada instruktur Binus Center Outlet seputar permasalahan berkaitan dengan profesinya. • Membuat analisa dan pelaporan terhadap jalan tidaknya kelas yang
telah dijadwalkan, membuat dan memberikan laporan evaluasi dan kenaikan level instruktur setiap bulannya kepada Branch Manager. • Memberikan data instruktur, keahlian yang dimiliki dan pelatihan
yang diikuti kepada Binus Center Head Office jika diperlukan. • Membuat perencanaan operasional kelas dan jadwal mengajar
instruktur, di-input ke sistem informasi Binus Center, sekaligus mempersiapkan master materi pembelajaran dan soal ujian.
• Menerima dan mendistribusikan informasi produk dan kurikulum kepada staf operasional dan instruktur Binus Center Outlet,.
• Secara periodik memeriksa pengisian Laporan Realisasi Satuan Acara Pelatihan (SAP) yang dilakukan oleh instruktur, apakah sesuai dengan prosedur, serta melakukan pemantauan ke kelas untuk melihat apakah instruktur mengajar sesuai kurikulum.
• Mengkomunikasikan kebutuhan produk di Binus Center Outlet kepada Binus Center Head Office.
B. Wewenang
• Menentukan instruktur yang akan ditugaskan dalam kegiatan operasional kelas, dan secara periodik memantau langsung terhadap kinerja instruktur Binus Center Outlet di lapangan.
• Memberikan teguran dan peringatan kepada instruktur Binus Center Outlet yang mempunyai permasalahan dengan aktivitasnya di dalam kelas, maupun di luar kelas yang dianggap melanggar peraturan. • Memberikan usulan-usulan bagi pengembangan instruktur di Binus
Center Outlet kepada Binus Center Head Office untuk menunjang peningkatan kualitas produk pelatihan.
• Mengambil tindakan yang diperlukan, berhubungan dengan perencanaan operasional kelas sesuai ketentuan, prosedur dan kebijakan yang berlaku di Binus Center Outlet.
C. Tanggung Jawab
• Memastikan kemutakhiran seluruh produk Binus Center yang diselenggarakan di Binus Center Outlet (materi pembelajaran, syllabus, SAP, list software atau hardware).
• Memastikan seluruh staf operasional dan instruktur mendapatkan informasi produk Binus Center yang terbaru (materi, silabus, SAP, list software atau hardware).
• Memastikan terlaksananya peerencanaan dan pelaksanaan seluruh kegiatan operasional kelas di Binus Center Outlet sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
• Memastikan kualitas pengajaran sesuai standar dan kurikulum yang berlaku dan membatasi instruktur yang berhak mengajar adalah yang sudah lulus tes BCI (Binus Center Certified Instructor).
• Memastikan ketersediaan instruktur dalam menunjang kegiatan belajar mengajar, kemudian data instruktur dan kelas yang dibuka telah masuk ke dalam sistem informasi Binus Center.
• Menjaga komunitas instruktur, memastikan regenerasi dan pengembangan instruktur berlangsung tepat waktu dan kontinu. • Menjaga keutuhan dan kerahasiaan data instruktur dan produk
Binus Center berbentuk dokumen/digital, tersimpan dengan baik.
III.3.3 Operational Supervisor A. Tugas
• Mengkoordinir dan mengontrol persiapan penyelenggaraan operasional kelas (pendaftaran, persiapan kelas, merchandise, materi pembelajaran dan ujian), memastikan seluruh data telah dimasukkan ke dalam form dan sistem informasi Binus Center. • Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi kelas dan memonitor
hasil evaluasi kelas.
• Mengkoordinir operasional Binus Center Outlet (perbaikan, pemeliharaan dan penyediaan barang keperluan rumah tangga) dan berupaya menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kegiatan operasional kelas di Binus Center Outlet.
• Membuat dan memeriksa laporan kehadiran instruktur, administrasi dan dokumentasi hasil evaluasi kelas.
• Memeriksa laporan penyelenggaraan operasional kelas dan laporan perhitungan honor instruktur di Binus Center Outlet.
• Membuat anggaran kebutuhan alat tulis dan kantor, biaya rumah tangga dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut, melakukan administrasi keuangan (kas kecil, uang muka, voucher, pendapatan, pengeluaran biaya, proses honor, pembayaran tagihan).
• Menerima pendapatan Binus Center Outlet dari Customer Service (sebagai kasir) dan menyetorkannya ke Bank.
• Memeriksa data transaksi pembayaran dalam sistem informasi Binus Center, membuat dan memeriksa laporan keuangan Binus Center Outlet sebelum dilaporkan kepada Branch Manager.
• Membawahi dan mengontrol tugas Office Boy (cleaning service) dan Protecom (security) Binus Center Outlet.
• Mengkoordinasikan aktiva tetap Binus Center Outlet (administrasi, dokumentasi, pembelian, penambahan, pengurangan, pengecekan, perbaikan dan pelaporan).
• Mengkoordinasi pendokumentasian dokumen keuangan dan memeriksa royalti dengan realisasi kelas di Binus Center Outlet. B. Wewenang
• Memeriksa kelengkapan dokumen dan laporan keuangan serta memeriksa transaksi mutasi bank (rekening koran).
• Memeriksa kelengkapan data operasional kelas dan transaksi keuangan dalam sistem informasi Binus Center.
• Mengkoordinasikan tugas-tugas Pool Service dan System Administrator yang mendukung operasional kelas.
• Mengambil tindakan yang diperlukan, yang berhubungan dengan penyelenggaraan operasional kelas sesuai prosedur yang berlaku. • Mengelola kegiatan operasional rumah tangga, proses pembayaran
honor instruktur, tagihan dan pajak terutang Binus Center Outlet. C. Tanggung Jawab
• Terselenggaranya seluruh administrasi, pelaporan dan dokumentasi keuangan dengan baik, kegiatan operasional telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh Binus Center Head Office.
• Memastikan pengarsipan seluruh data operasional kelas, transaksi keuangan, dokumentasi aktiva tetap dan perhitungan pembayaran honor instruktur telah dilakukan secara lengkap dan tepat, menjaga kerahasiaan data peserta, operasional kelas dan keuangan.
• Terciptanya suasana gedung Binus Center Outlet dalam kondisi nyaman, rapi dan bersih.
III.3.4 Marketing Supervisor A. Tugas
• Melaksanakan kegiatan pemasaran dengan baik dan benar sesuai dengan arahan Branch Manager.
• Mencari prospek untuk In House Training (mencari data dan mengirimkan surat perkenalan dengan pihak yang potensial) dengan melakukan kunjungan ke beberapa perusahaan.
• Melakukan follow up calon peserta In House Training (proposal penawaran, survey kebutuhan pelatihan) dan kesepakatan training (materi pelatihan, harga dan jadwal).
• Mengkoordinir persiapan, administrasi keuangan, penyelenggaraan, pengontrolan dan evaluasi In House Training. Memproses dan mendokumentasikan seluruh dokumen dan laporan In House Training (invoice, pembayaran peserta, proses honor dan lain-lain). • Memanfaatkan database customer yang telah ada untuk
telemarketing dan melakukan koordinasi pelaksanaan telkemarketing tersebut.
B. Wewenang
• Melakukan negosiasi harga jual In House Training dengan mengikuti standar perhitungan dan persetujuan Branch Manager. • Mengecek pembayaran In House Training ke bagian keuangan
(dalam hal ini Operational Supervisor) dan menghubungi perusahaan yang belum melakukan pelunasan kewajibannya.
• Mencari dan menentukan instruktur yang akan mengajar dan jadwal In House Training, bekerja sama dengan Academic Supervisor. • Melakukan evaluasi dan menangani masalah yang berhubungan
• Melakukan pemesanan dan pembelian kebutuhan In House Training, dengan persetujuan dari Branch Manager.
C. Tanggung Jawab
• Mendapatkan customer untuk In House Training dan calon peserta pelatihan regular, sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
• Memastikan kegiatan penyelenggaraan In House Training berjalan dengan baik, termasuk menangani masalah yang berhubungan dengan kegiatan In House Training.
• Memastikan kerahasiaan laporan administrasi keuangan In House Training dan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
• Terdatanya seluruh kegiatan In House Training dan event marketing dalam sistem inforrmasi Binus Center.
• Menjadi representatif dan menampilkan citra Binus Center yang inovatif, kreatif dan informatif.
III.3.5 Marketing Executive A. Tugas
• Mencari prospek untuk Authorized Training.
• Persiapan, koordinasi penyelenggaraan, pengontrolan dan evaluasi Authorized Training. Membuat, memproses dan mendokumentasikan seluruh dokumen Authorized Training.
• Melakukan follow up calon peserta Authorized Training dan kesepakatan training (materi, harga dan jadwal).
• Memanfaatkan database customer yang ada untuk telemarketing dan melakukan koordinasi pelaksanaan telemarketing tersebut. • Melaksanakan kegiatan marketing lainnya dengan baik dan benar
sesuai dengan arahan Marketing Supervisor. B. Wewenang
• Melakukan evaluasi dan menangani masalah-masalah administrasi, teknis maupun operasional yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan Authorized Training.
• Melakukan pemesanan dan pembelian barang-barang untuk keperluan Authorized Training, dilakukan atas persetujuan dari Branch Manager.
• Mengecek pembayaran Authorized Training ke bagian keuangan (dalam hal ini Operational Supervisor) dan menghubungi peserta yang belum melakukan pembayaran.
C. Tanggung Jawab
• Mendapatkan customer untuk Authorized Training dan calon peserta pelatihan regular, sesuai target yang telah ditetapkan.
• Terdatanya seluruh kegiatan Authorized Training dan event marketing lainnya di dalam sistem informasi Binus Center.
• Memastikan kerahasiaan laporan administrasi Authorized Training, dan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
• Menjadi representatif dan menampilkan citra Binus Center yang inovatif, kreatif dan informatif.
• Memastikan kegiatan penyelenggaraan Authorized Training berjalan dengan baik, termasuk menangani masalah yang berhubungan dengan kegiatan In House Training.
III.3.6 Customer Service A. Tugas
• Menerima telepon dan menyambungkannya ke extention yang dituju, serta mencatat dan menyampaikan pesan.
• Memberikan informasi dan pengarahan mengenai produk-produk pembelajaran (materi, silabus, pre requisite), prosedur pendaftaran dan pembelajaran di Binus Center serta mendistribusikan benda-benda promosi (brosur, voucher dan sebagainya) kepada customer. • Melakukan follow up dan kegiatan administrasi terhadap data
customer lama atau baru dan calon peserta Binus Center Outlet. • Menerima keluhan customer (peserta maupun calon peserta), dan
berusaha mengatasi permasalahan tersebut sesuai kewenangannya. • Melayani pendaftaran dan pembayaran dari customer, kemudian
meng-input data transaksi ke dalam sistem informasi Binus Center, dan mencetak Tanda Bukti Pembayaran (3 rangkap).
• Menyerahkan hasil dan bukti transaksi kepada bagian Finance secara periodik.
• Menyerahkan laporan customer kepada Marketing Supervisor.. • Menjaga kebersihan dan kerapian area kerja front office.
B. Wewenang
• Menjaga lingkungan kerja front office Binus Center Outlet dari akses pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
• Memberikan solusi atas permasalahan/keluhan pelanggan dan calon pelanggan yang berhubungan dengan kegiatan operasional kelas (pendaftaran, pembelajaran, ujian dan sebagainya), sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku di Binus Center Outlet.
• Memasang dan melepas brosur dan poster mengenai seminar, daftar produk dan promosi yang ditawarkan kepada pelanggan atas sepengetahuan Branch Manager, serta iklan lowongan pekerjaan atas seijin Binus Career.
C. Tanggung Jawab
• Memberikan informasi benar dan tepat kepada customer.
• Membina hubungan yang baik dengan customer (eksteren maupun interen) untuk meningkatkan citra Binus Center yang cekatan, ramah dan peduli terhadap pelanggannya.
• Mendokumentasikan data dan kegiatan pendaftaran di Binus Center Outlet dengan baik, teliti dan dijaga kerahasiaannya.
• Mempelajari, memahami dan menguasai produk-produk pembelajaran di Binus Center dengan baik.
• Memastikan pengisian form pendataan responden (calon peserta) dilakukan secara langsung, lengkap dan benar.
III.3.7 Pool Service A. Tugas
• Melakukan open class dan evaluasi kelas, kemudian memproses hasil dan membuat laporan evaluasi kelas untuk diserahkan dan diperiksa oleh Operational Supervisor.
• Mempersiapkan seluruh proses penyelenggaraan operasional kelas (ruangan, login, buku modul, CD, daftar hadir, daftar nilai, pendataan peserta, kartu peserta, souvenir, dan lain-lain) di Binus Center Outlet, dan membuat laporan kegiatan operasionalnya.
• Mengurusi permbuatan surat keterangan, surat izin, legalisir dan transkrip nilai serta serah terima sertifikat (pendistribusian dari Binus Center Head Office).
• Mengurusi perhitungan hasil Ujian Saringan Masuk calon peserta program Special Class, melayani proses registrasi ulang para calon peserta dan pendaftaran ujian sertifikasi yang bersifat internasional. B. Wewenang
• Menangani permasalahan yang berhubungan dengan administrasi kegiatan operasional kelas.
• Menangani peserta yang hendak mengikuti ujian susulan dan ujian perbaikan, pengaturan mengenai jadwal dan soal yang diujiankan, serta mengklarifikasi penilaian ke instruktur jika terjadi protes nilai atau penilaian dinilai tidak benar (subjektif/asal).
• Mengelola proses evaluasi kelas yang saat ini sudah berjalan secara online melalui situs http://forum.binuscenter.com/qbicen.
• Melakukan transfer calon peserta yang sudah mendaftar ke dalam kelas yang telah disediakan melalui sistem informasi Binus Center. C. Tanggung Jawab
• Memastikan penyelenggaraan operasional kelas menggunakan prosedur yang telah ditetapkan oleh Binus Center Head Office.
• Tersedianya laporan administrasi, dokumentasi dan evaluasi operasional kelas telah lengkap dan berjalan tepat waktu.
• Memastikan setiap peserta yang berhak mengikuti ujian akhir telah memenuhi persyaratan jumlah kehadiran dan batas nilai minimum. • Menjaga kerahasiaan dan keamanan data dan nilai peserta.
III.3.8 System Administrator A. Tugas
• Menyediakan koneksi internet, jaringan dan perangkat komputer yang lengkap (sistem operasi, software aplikasi, login, rights, directory telah disiapkan dengan baik) untuk keperluan operasional kelas dan staf di Binus Center Outlet.
• Maintenance komputer (hardware dan software), jaringan, user dan directory di Binus Center Outlet secara periodik.
• Memelihara dan mem-back up data operasional kelas dan data operasional staf Binus Center Outlet secara periodik.
• Memeriksa kondisi aktiva tetap (seperti perangkat dan peralatan komputer serta jaringan) dan mencatat statusnya (perbaikan, penggantian, penambahan, peminjaman), serta menyimpan aktiva tetap tertentu sebagai cadangan jika terjadi kerusakan.
• Menganalisa aktiva tetap dan membuat perencanaan pembelian, juga melakukan audit aktiva tetap (yang berbentuk perangkat dab peralatan komputer serta jaringan) secara periodik dan memberikan laporan audit aktiva tetap Binus Center Outlet.
• Melakukan up date informasi mengenai anti virus dan software sesuai kebutuhan.
• Menangani perbaikan peralatan komputer ataupun jaringan yang mengalami kerusakan (dapat dicoba diperbaiki sendiri atau jika mengalami kesulitan yang serius dapat menghubungi supplier/tempat reparasi), membuat catatan kerusakan dalam histori aktiva tetap dan melaporkannya kepada Operational Supervisor. • Menyediakan login dan directory khusus untuk setiap
penyelenggaraan ujian. B. Wewenang
• Memberikan hak yang tepat dan menyediakan fasilitas komputer sesuai dengan keperluan dan fungsi user di Binus Center Outlet. • Memegang hak administrator tertinggi dalam jaringan.
• Merencanakan dan mengimplementasikan set up dan sistem jaringan sebagai pengembangan yang sesuai dengan master plan.
• Melakukan pembersihan data komputer dan jaringan dalam rangka pemeliharaan jaringan.
C. Tanggung Jawab
• Memastikan kegiatan operasional staf dan kelas yang berhubungan dengan sistem komputer berjalan dengan lancar dan sesuai dengan fungsi masing-masing di Binus Center Outlet.
• Menjunjung tinggi kode etik profesi dan tanggung jawab jabatan sebagai system administrator, dengan memastikan kerahasiaan data user setiap komputer dan jaringan sesuai dengan otorisasinya. • Membantu persiapan dan pelaksnaan kegiatan non operasional kelas
di Binus Center Outlet, berhubungan dengan penggunaan komputer dan peralatannya (contoh: lomba, seminar, demo).
• Memastikan keamanan jaringan dan komputer dari serangan hacker dan virus, serta memastikan peralatan komputer/jaringan yang rusak telah diperbaiki dan dikembalikan ke tempatnya.
• Memastikan penyimpanan data hasil ujian peserta untuk jangka waktu tertentu, dan juga login untuk staf dan instruktur hanya berlaku bagi yang masih terikat dalam perjanjian kerja.
• Mengurus administrasi pendaftaran/penutupan email binuscenter.com untuk staf dan instruktur Binus Center Outlet ke System Administrator Binus Center Head Office.
• Memastikan seluruh aktiva tetap (peralatan komputer) di Binus Center Outlet telah terdokumentasi dengan akurat.
III. 4. Kebijakan Perusahaan dalam Pembayaran Honor Instruktur III.4.1 Instruktur
Instruktur adalah seseorang yang mempunyai kemampuan pengajaran teknis maupun aplikasi dalam bidang spesialisasinya, terlibat dalam kegiatan Binus Center, seperti: pelatihan, seminar atau aktivitas lain yang berhubungan dengan pendidikan dan teknologi informasi. Pada pelaksanaannya seorang instruktur digolongkan sebagai pekerja honorer. Fungsi instruktur selain mengajar yaitu, asistensi, pembicara seminar, konsultan dan Research and Development.
Dalam proses pembayaran honor dan transportasi, perusahaan membayar honor sesuai jumlah kehadiran dan jam mengajar berdasarkan dokumen tertulis, setelah dipotong Pajak Penghasilan. Instruktur berhak menyampaikan keluhan sehubungan dengan ketidaksesuaian pembayaran honor maksimal 2 bulan sejak tanggal pembayaran, jika melewati batas waktu tersebut perusahaan tidak bertanggung jawab atas keluhan tersebut.
III.4.2 Pembelajaran dan Pelatihan Instruktur
Demi kepentingan personal dan korporat, maka instruktur sebagai tenaga pendidik perlu ditunjang dengan pelatihan dan ujian sertifikasi. a. Training-training, seperti di bawah ini:
(1) Orientation Training (2) Initial Training (3) Enhance Training
b. Sertifikasi
(1) Binus Center Certified Instructor (BCI) (2) Sertifikasi Internasional
III.4.3 Kontrak Kerja Instruktur
Dalam menjalani tugasnya, seorang instruktur wajib menandatangani kontrak kerja atau perjanjian tertulis antara Binus Center (pihak I) dan Instruktur (pihak II). Berlaku dalam jangka waktu 2 tahun, terhitung sejak tanggal permulaan kerja sampai tanggal pengakhiran kerja, tidak menutup kemungkinan untuk bekerja kembali setelah kontrak berakhir, jangka waktu tersebut dapat diperpanjang/diperbaharui atas persetujuan kedua pihak dengan pemberitahuan secara tertulis selambat-lambatnya satu bulan sebelum tanggal pengakhiran kerja.
III.4.3.1 Kewajiban Instruktur
Kewajiban yang harus dilakukan ialah sebagai berikut: 1. Tunduk pada Aturan yang Berlaku
Instruktur taat pada aturan berlaku yaitu aturan Pemerintah dan aturan yang dikeluarkan oleh Binus Center dari waktu ke waktu. 2. Instruktur di Dalam Kelas
• Instruktur sebagai manajer dan pemimpin di kelas • Instruktur sebagai pendidik
3. Pengembangan Diri
• Mengikuti pelatihan yang ditugaskan oleh Binus Center. • Belajar sendiri dari buku-buku referensi / text book / e-book,
ataupun mencari sumber-sumber di internet. • Mengikuti tes Binus Center Certified Instructor.
• Mempersiapkan pengajaran di kelas dalam rangka menciptakan suasana kelas yang profesional.
4. Rapat Instruktur
Instruktur wajib menghadiri undangan rapat instruktur yang diberikan oleh Binus Center melalui Academic Supervisor, seperti rapat periodik ataupun rapat tahunan instruktur.
5. Mitra kerja Binus Center
Instruktur secara tidak langsung berfungsi sebagai Marketing baik di dalam maupun di luar lingkungan Binus Center, maka segala perbuatannya harus menjaga nama baik Binus Center.
III.4.3.2 Hak Instruktur
Hak yang dapat diperoleh ialah sebagai berikut: 1. Mengajar dan asistensi
Semua Instruktur memiliki hak asistensi, sedangkan untuk hak mengajar diberikan setelah mereka lulus tes BCI.
2. Training dan sertifikasi
3. Honor
Merupakan upah yang diterima oleh Instruktur dari aktivitas yang dilakukan di Binus Center.
4. Levelling Instructor
Penempatan Instruktur berdasarkan keahlian dan kemampuan yang dimilikinya ke dalam level-level yang ada sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan untuk setiap level.
III.4.4 Pengelompokkan Instruktur III.4.4.1 Levelling Instructor
Tujuannya untuk memberikan apresiasi pada instruktur untuk mengembangkan dirinya, berikut pemaparannya:
1. Level Beginner
a. nilai kelulusan test skill >= 75 b. nilai kelulusan presentasi >= 70 Syarat kenaikan level:
- Micro teaching dengan IP 4,5 (skala 6) - Lulus dua tes BCI
- Membuat dua soal latihan/kasus dan pembahasan - IP kelas (60%) dan 360 degree eval (40%): 4,5 (skala 6) - Minimal total 96 jam (baik sebagai instruktur/asisten)
sebagai instruktur, satu kelas di modul yang dulunya pernah diplot sebagai asisten. dan sudah lima bulan di
2. Level Junior
a. pengalaman mengajar minimal 6 bulan (punya portfolio) b. nilai kelulusan test skill >= 80
c. nilai kelulusan presentasi >= 80 Syarat kenaikan level:
- Membuat empat soal latihan/kasus dan pembahasan
- Tes BNEPT (Bina Nusantara English Proficiency Test)/TOEFL dan tes implementasi (jika tidak ada, maka penugasan proyek)
- Penjurusan SC/CISCO, telah mengambil semua tes BCI untuk semua modul yang ada di SC/CISCO tersebut dengan kelulusan 70%-nya.
- Review modul dan solusi berupa perbaikan/saran
- IP kelas (60%) dan 360 degree eval (40%): 4,5 (skala 6) - Minimal total 120 jam di Level Junior sebagai instruktur
dan sudah tujuh bulan di Level Junior dengan semua syarat di atas terpenuhi
3. Level Senior
Syarat kenaikan level: - Portfolio
- Membuat enam soal latihan/kasus dan pembahasan dan satu bab makalah/modul pelengkap
- IP kelas (60%) dan 360 degree eval (40%): 4,5 (skala 6) - Minimal total 120 jam di Level Senior sebagai instruktur
dan sudah dua belas bulan di Level Senior dengan semua syarat di atas terpenuhi
4. Level Specialist Diharapkan untuk:
- Sharing session dua kali (instruktur dan siswa)
- IP kelas (60%) dan 360 degree eval (40%): 4,5 (skala 6)
III.4.4.2 Rate Honor Instruktur
Dikelompokkan berdasarkan aktivitas instruktur sebagai: 1. Pengajar, dengan level
- Beginner : Rp 15.000,-/jam - Junior : Rp 20.000,-/jam - Senior : Rp 25.000,-/jam - Specialist I : Rp 45.000,-/jam - Specialist II : Rp 55.000,-/jam 2. Asisten
Jumlah nominal honor yang akan didapat ialah sebesar 50% dari honor pengajar, sesuai dengan levelnya (misal: Asisten level Junior mendapatkan honor sebesar Rp 10.000,-/jam) 3. Pengawas Ujian
4. Penguji Sidang
Honor : Rp 30.000,-/peserta sidang Uang Makan : Rp 15.000,-/sidang
Hanya diperbolehkan bagi Instruktur di atas level Senior.
III.4.4.3 Rate Transport Instruktur
Dikelompokkan berdasarkan shift dan tempat instruktur bertugas, yaitu: Syahdan (Rp 30.000,-/shift), Kedoya (Rp 38.000,-/shift) dan Grogol (Rp 40.000,-/shift).
Aturan perhitungan dalam honor transportasi sebagai berikut: Kasus 1
Instruktur mengajar di Binus Center Syahdan pada jam 08.00-11.00 (shift AM1) dan dilanjutkan dengan jam 11.20-14.20 (shift AM2), langsung dan hanya dipisahkan dengan istirahat 20 menit, maka tunjangan transportasi yang diberikan sebesar Rp 30.000,-. Kasus II
Instruktur mengajar di Binus Center Syahdan pada jam 08.00-11.00 (shift AM1) dan dilanjutkan dengan jam 14.40-17.40 (shift PM1), tidak langsung dan dipisahkan dengan jeda 1 shift kelas, maka tunjangan transportasi yang diberikan sebesar Rp 60.000,-.
III.5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Honor Instruktur pada Binus Center Fully Owned
III.5.1 Prosedur Pencatatan Kehadiran Instruktur Bagian Instruktur:
1. Instruktur melakukan absen masuk dengan mengisi jam masuk dan menandatangani Daftar Hadir Instruktur (1 rangkap).
2. Instruktur masuk ke dalam kelas, kemudian mengisi Laporan Realisasi Satuan Acara Pelatihan (1 rangkap) mengenai aktivitas apa yang dikerjakannya bersama peserta pada pertemuan tersebut.
3. Pada saat perkelasan selesai, Instruktur melakukan absen keluar dengan mengisi jam keluar dan menandatangani Daftar Hadir Instruktur, sekaligus menyerahkan Laporan Realisasi SAP.
Bagian Academic Supervisor:
4. Mengecek kesesuaian antara Daftar Hadir Instruktur dan Laporan Realisasi SAP dengan informasi pemakaian ruang.
5. Melakukan kontrol akademis dan mengotorisasi. Bagian Operational Supervisor:
6. Mengecek kecocokan Daftar Hadir Instruktur (lihat halaman lampiran L1) dan Laporan Realisasi SAP (lihat halaman lampiran L2).
7. Meng-entry nama kelas, modul dan instruktur, jumlah kehadiran dan keterangan setiap pertemuan ke dalam sistem.
8. Merekapitulasi jumlah kehadiran masing-masing instruktur setiap bulannya dan disimpan ke dalam file Verfikasi Honor.
10. Tidak ada pengarsipan dokumen, semua dokumen dilanjutkan ke rangkaian prosedur berikutnya.
III.5.2 Prosedur Perhitungan Honor Instruktur Bagian Operational Supervisor:
1. Berdasarkan Laporan Verfikasi Honor (lihat halaman lampiran L3) meng-entry tanggal proses, periode, nama dan kode instruktur, detail honor transaction (kelas, subject, status) dan jumlah kehadiran instruktur) ke dalam sistem.
2. Melakukan perhitungan honor setiap instruktur dengan tambahan data rate honor instruktur dari file Levelling Instructor, menggunakan sistem aplikasi Ms. Access.
3. Menyimpan ke dalam file Rekapitulasi Honor (Access) dan mencetak Slip Honor (2 rangkap).
4. Menghitung akumulasi besarnya honor seluruh instruktur berdasarkan nama instruktur dengan menggunakan sistem aplikasi Ms. Access. 5. Menyimpan ke dalam file Rekapitulasi Honor (Access) dan mencetak
Laporan Rekapitulasi Honor Access (3 rangkap).
6. Menghitung besarnya honor seluruh instruktur berdasarkan kelompok aktivitas instruktur dengan menggunakan sistem aplikasi Ms. Excel. 7. Menyimpan ke dalam file Rekapitulasi Honor (Excel) dan mencetak
Laporan Rekapitulasi Honor Excel (3 rangkap).
III.5.3 Prosedur Perhitungan Honor Transportasi Instruktur Bagian Operational Supervisor:
1. Berdasarkan Daftar Hadir Instruktur dan Laporan Realisasi SAP rangkap pertama, meng-entry tempat instruktur mengajar, nama, ID, nomor NPWP dan jumlah kehadiran instruktur.
2. Melakukan perhitungan honor transportasi masing-masing instruktur dengan tambahan data rate transportasi instruktur dari file Honor Transport Outlet, dengan menggunakan sistem aplikasi Ms. Excel. 3. Menyimpan ke dalam file Rekapitulasi Honor Transport dan
mencetak Slip Honor Transport (2 rangkap).
4. Menghitung akumulasi besarnya honor transportasi seluruh instruktur berdasarkan jumlah kehadiran dan aktivitas yang dilakukan.
5. Menyimpan ke dalam file Rekapitulasi Honor Transport dan mencetak Laporan Rekapitulasi Transport (3 rangkap).
6. Menyimpan Daftar Hadir Instruktur dan Laporan Realisasi SAP sebagai dokumen arsip, sedangkan dokumen lainnya diteruskan untuk rangkaian prosedur selanjutnya.
III.5.4 Prosedur Perhitungan Pajak Penghasilan atas Honor dan Transportasi Instruktur
Bagian Operational Supervisor:
1. Melakukan perhitungan besarnya potongan pajak penghasilan dari honor dan honor transportasi masing-masing instruktur dari data yang
Honor Transport, dengan mengenakan tarif 5% bagi yang memiliki NPWP dan 6% bagi yang tidak memiliki NPWP.
2. Menghitung akumulasi besarnya pajak penghasilan dari honor dan honor transportasi seluruh instruktur.
3. Menyimpan ke dalam file Pajak Honor dan Pajak Transport, kemudian mencetak Laporan Pajak Honor (3 rangkap) dan Laporan Pajak Transport (3 rangkap).
4. Tidak ada pengarsipan dokumen pada tahap ini, semua dokumen dilanjutkan untuk rangkaian prosedur berikutnya.
III.5.5 Prosedur Pembuatan Form Bank Dibursement Bagian Operational Supervisor:
1. Melakukan pengisian form Bank Disbursement (lihat halaman lampiran L12) disertai dengan Surat Permohonan Pembayaran/Permintaan Dana (lihat halaman lampiran L13) secara manual berdasarkan dokumen berikut: Slip Honor (lihat halaman lampiran L5), Slip Honor Transport (lihat halaman lampiran L8), Laporan Rekapitulasi Honor Access (lihat halaman lampiran L6), Laporan Rekapitulasi Honor Excel (lihat halaman lampiran L7), Laporan Pajak Honor (lihat halaman lampiran L10) dan Laporan Pajak Transport (lihat halaman lampiran L11). Form ini merupakan informasi ringkas mengenai seluruh laporan yang telah dibuat.
2. Semua dokumen dilanjutkan untuk rangkaian prosedur berikutnya, beserta Laporan Verfikasi Honor diserahkan pada Branch Manager.
III.5.6 Prosedur Persetujuan Honor dan Transportasi Instruktur Branch Manager:
1. Menerima semua dokumen yang diterima dari Operational Supervisor, kemudian memeriksa dan mengotorisasinya.
2. Tidak ada pengarsipan dokumen, menyerahkan semua dokumen yang telah diotorisasi kepada General Manager.
General Manager Head Office:
3. Menerima semua dokumen yang telah diotorisasi oleh Branch Manager, kemudian memeriksa dan mengotorisasinya.
4. Tidak ada pengarsipan dokumen, menyerahkan semua dokumen yang telah diotorisasi kepada Director.
Director Head Office:
5. Menerima semua dokumen yang telah diotorisasi oleh Branch Manager dan General Manager, kemudian memeriksa dan mengotorisasinya.
6. Tidak ada pengarsipan dokumen, menyerahkan semua dokumen yang telah diotorisasi kepada bagian Finance.
III.5.7 Prosedur Pembayaran Honor dan Transportasi kepada Instruktur Bagian Finance:
1. Menerima semua dokumen yang telah diotorisasi, kemudian memeriksa dan mengotorisasinya.
3. Menyimpan Laporan Rekapitulasi Honor Access, Honor Excel dan Honor Transport rangkap ke-1 dan 2, Laporan Pajak Honor dan Transport rangkap ke-1 dan 2 berdasarkan kronologisnya, form Bank Disbursement dan Surat Permohonan Pembayaran/Permintaan Dana berdasarkan nomor urutnya
4. Dokumen lainnya diserahkan kepada bagian Operational Supervisor. Bagian Operational Supervisor:
5. Menerima dokumen yang telah diotorisasi dan juga telah disetujui oleh bagian Finance berupa Laporan Verifikasi Honor, Laporan Rekapitulasi Honor Access, Excel dan Transport rangkap ke-3, Laporan Pajak Honor dan Transport rangkap ke-3, Slip Honor dan Transport rangkap ke-1 dan 2.
6. Mencatat tanda terima berupa nomor BD yang diterima dari Finance dan tercantum pada dokumen yang diterima tersebut, disimpan ke dalam file Tanda Terima BD.
7. Menyimpan Laporan Verifikasi Honor, Laporan Rekapitulasi Honor Access, Excel dan Transport rangkap ke-3, Laporan Pajak Honor dan Transport rangkap ke-3, Slip Honor dan Transport rangkap 2 berdasarkan kronologisnya.
8. Dokumen lainnya diserahkan kepada Instruktur. Instruktur:
9. Menerima dokumen dari Operational Supervisor pada setiap pertengahan bulan berupa Slip Honor dan Transport rangkap pertama
III.6. Diagram Alir untuk Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Honor
Laporan Realisasi SAP Daftar Hadir
Instruktur
INSTRUKTUR OPERATIONAL SUPERVISOR
Start Absen Masuk Absen Keluar Mengisi Laporan Realisasi Satuan Acara Pelatihan (SAP) 2 Daftar Hadir Instruktur Laporan Realisasi SAP Laporan Realisasi SAP Daftar Hadir Instruktur 1 Mengecek kecocokan antara kehadiran dengan realisasi SAP Laporan Realisasi SAP Daftar Hadir Instruktur Laporan Verifikasi Honor Verifikasi Honor 4 3
Entry nama kelas, modul dan instruktur, jumlah kehadiran
dan keterangan pertemuan
Merekapitulasi jumlah kehadiran instruktur Mencetak Laporan Verifikasi Honor ACADEMIC SUPERVISOR 1 Laporan Realisasi SAP Daftar Hadir Instruktur Mengecek kesesuaian kedua dokumen dengan informasi pemakaian ruang Melakukan kontrol akademis dan mengotorisasi Laporan Realisasi SAP Daftar Hadir Instruktur 2 Melakukan Verifikasi Honor dan mengotorisasi
OPERATIONAL SUPERVISOR Laporan Verifikasi Honor Levelling Instructor Kalkulasi besarnya honor setiap instruktur Menghitung akumulasi besarnya honor instruktur
Rekapitulasi Honor (Access)
Menghitung besarnya honor per aktivitas
instruktur 5 Rekapitulasi Honor (Excel) 3 LVH 2 1 Slip Honor 3 2 Laporan Rekapitulasi Honor Access 1 LVH 2 1 Slip Honor 3 2 1 LRHA 3 2 Laporan Rekapitulasi Honor Excel 1 7 6 Entry tanggal proses, periode, nama dan kode
instruktur, detail honor transaction (kelas, subject, status) dan jumlah kehadiran instruktur
Rate Honor Instruktur
Keterangan:
LRHA : Laporan Rekapitulasi Honor Access LVH : Laporan Verifikasi Honor
Mencetak Slip Honor
Mencetak Laporan Rekapitulasi Honor Access
LVH 2 Slip Honor1
Mencetak Laporan Rekapitulasi Honor Excel
OPERATIONAL SUPERVISOR Honor Transport Outlet 4 Rate Transportasi Instruktur Laporan Realisasi SAP Daftar Hadir Instruktur Kalkulasi besarnya honor transportasi masing-masing instruktur Menghitung akumulasi besarnya honor transportasi kepada seluruh instruktur LR SAP DHI 2 Slip Honor Transport 1 Rekapitulasi Honor Transport 8 LR SAP DHI 2 1 SHT 3 2 Laporan Rekapitulasi Transport 1 9 C Entry tempat insttruktur mengajar, id, nama dan
nomor npwp instruktur dan jumlah kehadiran instruktur
Keterangan:
DHI : Daftar Hadir Instruktur
LR SAP: Laporan Realisasi Satuan Acara Pelatihan SHT : Slip Honor Transport
Mencetak Laporan Rekapitulasi Transport
Mencetak Slip Transport
3 2 1 LRHE 5 8 OPERATIONAL SUPERVISOR Kalkulasi dan menghitung akumulasi
besarnya pajak dari honor masing-masing
instruktur
Kalkulasi dan menghitung akumulasi
besarnya pajak dari honor transport
masing-masing instruktur Pajak Honor Pajak Transport 3 2 Laporan Pajak Honor 1 3 2 1 LRT 3 2 Laporan Pajak Transport 1 3 2 Laporan Rekapitulasi Honor Excel 1 3 2 Laporan Rekapitulasi Transport 1 10 Rekapitulasi Honor (Access) Rekapitulasi Honor Transport Keterangan:
LRHE : Laporan Rekapitulasi Honor Excel LRT : Laporan Rekapitulasi Transport
Entry total penghasilan bruto per instruktur setiap
bulan
Entry total tunjangan transportasi bruto per instruktur setiap bulan
Mencetak Laporan Pajak Transport Mencetak Laporan
Pajak Honor
Gambar 3.6 Diagram Alir Prosedur Perhitungan Pajak Penghasilan atas Honor dan Transportasi Instruktur
10 6 9 2 1 SHT 3 2 LRT 1 3 2 LRHE 1 3 2 LPH 1 3 2 LPT 1
Mengisi form Bank Disbursement disertai dengan SPP/SPD 2 1 SHT 2 1 SH 3 2 LRT 1 3 2 LRHE 1 3 2 1 LRHA 3 2 LPH 1 3 2 LPT 1 OPERATIONAL SUPERVISOR 11 Keterangan:
LPH : Laporan Pajak Honor LPT : Laporan Pajak Transport
LRHA : Laporan Rekapitulasi Honor Access LRHE : Laporan Rekapitulasi Honor Excel LRT : Laporan Rekapitulasi Transport SH : Slip Honor
SHT : Slip Honor Transport
SPP/SPD : Surat Permohonan Pembayaran/ Permintaan Dana 2 1 SH 3 2 1 LRHA SPP/SPD Bank Disbursement
Keterangan:
BD : Bank Disbursement LRT : Laporan Rekapitulasi Transport
LPH : Laporan Pajak Honor LVH : Laporan Verifikasi Honor
LPT : Laporan Pajak Transport SH : Slip Honor
LRHA : Laporan Rekapitulasi Honor Access SHT : Slip Honor Transport
LRHE : Laporan Rekapitulasi Honor Excel SPP/SPD : Surat Permohonan Pembayaran/Permintaan Dana
Gambar 3.8 Diagram Alir Prosedur Persetujuan Honor dan Transportasi Instruktur
(Catatan:
Prosedur waktu pengumpulan laporan persetujuan honor, untuk Binus Center Syahdan pada hari Kamis menjelang akhir bulan, sedangkan untuk Binus Center Kedoya dan Grogol pada hari Selasa menjelang akhir bulan, untuk menyesuaikan agar proses pembayaran honor tidak terlambat)
15 Memeriksa dan menyetujui Memberikan tanda terima berupa nomor BD 2 1 SHT 2 1 SH 3 2 LRT 1 3 2 LRHE 1 3 2 1 LRHA 3 2 LPH 1 3 2 LPT 1 N 16 C FINANCE 13 LVH 16 Mencatat tanda terima berupa nomor BD 2 1 SHT 2 1 SH LRT 3 LRHE 3 3 LRHA LPH 3 LPT 3 LVH C 17
OPERATIONAL SUPERVISOR INSTRUKTUR 17 2 1 SHT 2 1 SH LRT 3 LRHE 3 3 LRHA LPH 3 LPT 3 1 SHT 1 SH Finish C Tanda Terima BD Keterangan: BD : Bank Disbursement LPH : Laporan Pajak Honor LPT : Laporan Pajak Transport
LRHA : Laporan Rekapitulasi Honor Access LRHE : Laporan Rekapitulasi Honor Excel LRT : Laporan Rekapitulasi Transport LVH : Laporan Verifikasi Honor SH : Slip Honor
SHT : Slip Honor Transport
2 1 SHT 2 1 SH 3 2 LRT 1 3 2 LRHE 1 3 2 1 LRHA 3 2 LPH 1 3 2 LPT 1 SPP/SPD Bank Disbursement SPP/SPD Bank Disbursement C
III.7. Aliran Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Honor Instruktur pada Binus Center Fully Owned
Para instruktur menandatangani daftar hadir yang tersedia, sebagai tanda bahwa ia datang dan menghadiri perkelasan. Hal ini dilakukan pada saat masuk dan keluar kelas. Pada akhir bulan, bagian Operational Supervisor merekap daftar hadir tersebut dan dilakukan pengecekan melalui kesesuaian dengan Laporan Realisasi SAP, jika semuanya telah cocok maka dibuatlah Laporan Verifikasi Honor. Berdasarkan Laporan Verifikasi Honor dan informasi rate honor instruktur, maka dilakukan perhitungan honor masing-masing instruktur dalam sistem Ms. Access (Slip Honor), ditutup dengan Laporan Rekapitulasi Honor yang berisi total honor semua instruktur, kemudian untuk mempermudah pelaporan pajak dibuatkan pula Laporan Rekapitulasi Honor dalam sistem Ms. Excel yang berisi total honor semua instruktur berdasarkan aktivitasnya.
Kesesuaian antara Daftar Hadir Instruktur dan Laporan Realisasi SAP juga digunakan untuk menghitung honor transport instruktur. Diawali dengan perhitungan honor transportasi setiap instruktur dengan program Ms. Excel (Slip Honor Transport), kembali ditutup pula dengan Laporan Rekapitulasi Honor Transport yang berisi total honor transportasi semua instruktur. Setelah perhitungan honor dan transportasi instruktur maka dilakukan perhitungan pajak penghasilan atas honor dan transportasi instruktur. Proses perhitungannya akan dilakukan secara otomatis oleh sistem, bagian Operational Supervisor cukup mencetak Laporan Pajak Honor dan Transportasi di setiap akhir bulannya.
rangkap), Laporan Rekapitulasi Honor Transport (3 rangkap) dan Laporan Pajak Honor dan Transport (masing-masing 3 rangkap), kesemuanya itu digunakan sebagai acuan untuk mengisi form Bank Disbursement (BD) dan Surat Permohonan Pembayaran/Permintaan Dana (SPP/SPD) yang dilakukan oleh Operational Supervisor secara manual. Tahap selanjutnya, semua dokumen tersebut di atas bersama dengan Laporan Verifikasi Honor, form BD dan SPP/ SPD yang telah terisi, diserahkan kepada Branch Manager, General Manager dan Director of Binus Center Head Office untuk diperiksa dan ditandatangani.
Setelah semua dokumen mendapat persetujuan, maka diteruskan ke divisi Finance untuk diperiksa kembali, dan apabila telah disetujui maka Finance akan memberikan tanda terima berupa nomor BD pada dokumen-dokumen tersebut, sebagai tanda bukti pelaksanaan pembayaran. Penomoran BD tersebut akan dicatat oleh Operational Supervisor untk mempermudah penelusuran apabila ada honor yang belum dibayarkan kepada instruktur.
Semua berkas laporan rangkap pertama dan kedua bersama dengan form Bank Disbursement dan SPP/SPD kecuali Slip Honor dan Transport, diarsipkan ke dalam dokumentasi Finance. Sedangkan semua berkas laporan rangkap ketiga termasuk Laporan Verifikasi Honor, bersama dengan Slip Honor dan Transport (masing-masing 2 rangkap) diserahkan kembali kepada Operational Supervisor untuk diarsipkan menjadi dokumentasinya. Pengecualian terhadap Slip Honor dan Transport rangkap pertama yang akan didistribusikan kepada instruktur pada tanggal 15-17 di setiap bulannya. Dimaksudkan sebagai laporan tertulis kepada instruktur mengenai perhitungan honornya dan sebagai pembanding dengan
