Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Ud. Suhandi Bandung
The Design of Management Information System at UD. Suhandi Bandung 1
Muhammad Iqbal Nursyamsi, 2Magnaz Lestira Oktaroza, ³Elly Halimatusadiah
1,2,3
Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Universitas Islam Bandung, Jl. Tamansari No.1 Bandung 40116
email: 1iqbalnursyamsi93@yahoo.com, 2ira.santoz@gmail.com, 3elly.halimatusadiah@yahoo.com
Abstract. UD. Suhandi Bandung is a business type of trading finishing goods located in Bandung , selling factory outlet clothed such as shirts, t-shirts, pants, shoes, and jacket. UD. Suhandi Bandung is a developing industry viewed from massive numbers of its production and sales. There are several subsystem runs at UD. Suhandi Bandung which are : inventory information system, sales information system and wage information system. Unfortunately information system on inventory management, sales, and wage applied less than optimum, imposing uncompleted forms, loose application of SOP which caused loose of internal control of the company. This research aims to design information system of inventory management,sales, and wage at UD. Suhandi factory outlet to ease, speed, and reduce mistakes in inventory management, sales stock, and employees waging. Research method used is analysis descriptive method, with methodology approachment of FAST (Framework for the Application of System Technique) and development technic of JAD (Joint Application Development) by following stage of SDLC (System Development Life Cycle) which resulted of system development is clear structured and well-identified system. Result of analysis and design system is fast and accurate information system of inventory management, sales and employees waging which supported operational needs. The prominent aspects of this new system are the capability of internal controlling, security-guaranteed data, integrated process of input and output to facilitate the owner to make a decision.
Keywords : UD. Suhandi Bandung, Information System
Abstrak. UD. Suhandi Bandung merupakan jenis usaha dagang barang jadi yang berada di Bandung, bidang usaha factory outlet yaitu menjual pakaian jadi seperti kaos, kemeja, celana, sepatu dan jaket. UD. Suhandi Bandung merupakan indrustri yang sedang berkembang, melihat produksi dan penjualan yang telah dilakukan sangat banyak. Terdapat beberapa subsistem yang berjalan di UD. Suhandi Bandung yaitu: sistem informasi persediaan, sistem informasi penjualan dan sistem informasi penggajian, Namun sistem informasi pengelolaan persediaan, penjualan dan penggajian yang sedang diterapkan kurang optimal, tidak diterapkan formulir-formulir yang lengkap, SOP yang kurang ketat menyebabkan pengendalian internal perusahaan menjadi lemah. Tujuan penelitian adalah untuk merancang sistem informasi pengelolaan persediaan, penjualan, dan penggajian di factory outlet UD. Suhandi sehingga mempermudah, mempercepat dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pengelolaan persediaan, penjualan barang dan penggajian pegawai Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analisis, dengan pendekatan metodologi FAST (Framework for the Application of System Technique) dan teknik pengembangan JAD (Joint Application Development) dengan mengikuti tahapan SDLC (System Development Life Cycle) sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan mendapatkan sistem yang terstruktur dan didefinisikan dengan baik dan jelas. Hasil yang didapatkan dari hasil analisis dan perancangan sistem yang dilakukan adalah sebuah rancangan sistem informasi pengelolaan persediaan, penjualan dan penggajian pegawai yang mampu menunjang kebutuhan operasional dengan cepat dan akurat. Adapun keunggulan dari sistem yang baru yaitu, mampu meningkatkan pengendalian internal, data terjamin keamanannya, proses input hingga output terintegrasi sehingga memudahkan pemilik dalam pengambilan keputusan.
A. Pendahuluan
Pengelolaan bisnis factory outlet UD. Suhandi Bandung merupakan kegiatan bisnis yang bergerak dalam bidang perdagangan pakaian sebagaimana halnya pada toko pakaian pasar tradisional. Kelengkapan barang yang dijual, sistem pengelolaan dan sarana yang disediakan membuatnya berbeda dengan toko pakaian pasar tradisional lainnya. Permasalahan yang muncul pada perusahaan ini terkait peningkatan produktivitas yaitu kesulitan perusahaan mendapatkan informasi persediaan barang yang cepat, tepat, dan akurat. Hal ini disebabkan oleh pengolahan data persediaan yang dikerjakan secara manual, dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk pencarian barang persediaan karena tidak didokumentasikan, sering terjadinya kehilangan barang dan ketidak akuratannya laporan persediaan aktual dengan catatan yang tersedia.
Permasalahan lain yang muncul adalah masalah sistem pengendalian persediaan dimana perusahaan dalam menjalankan usahanya selain meningkatkan produktivitas, perusahaan tersebut memiliki tanggung jawab untuk menjaga aset yang dimiliki perusahaan tersebut. Untuk itu pengendalian atas persediaan akan sangat membantu perusahaan mencegah terjadinya kesalahan dalam penanganan persediaan. Jika prosedur pencatatan dan penilaian persediaan sejak awal sampai akhir sudah dilakukan dengan benar, penjumlahan dalam laporan keuangan akan tepat dan sangat bermanfaat bagi pemilik perusahaan atau usaha dagang tersebut.
Dalam hal penjualan UD. Suhandi Bandung pun mempunyai masalah-masalah terkait pengambilan barang ke gudang yang hanya dilakukan secara lisan, tidak ada petugas yang bertanggung jawab pada saat penerimaan barang toko, transaksi penerimaan barang toko tidak di catat secara tertulis dan tidak di dokumentasikan dan masalah lain yang membutuhkan solusi cepat. Permasalahan yang timbul dari pengelolaan persediaan barang dan penjualan barang pada UD. Suhandi Bandung akan berakibat pula pada penggajian pegawai karena dalam kenyataannya pegawai UD. Suhandi Bandung tidak menetapkan keterangan gaji sedangkan menurut Sastro Hadiwiryo (2002) gaji dapat berperan dalam meningkatkan motivasi karyawan untuk bekerja lebih efektif, meningkatkan kinerja, meningkatkan produktivitas dalam perusahaan, serta mengimbangi kekurangan dan keterlibatan komitmen yang menjadi ciri angkatan kerja masa kini.
Permasalahan yang ada pada UD. Suhandi Bandung dapat dihindari dengan menerapkam suatu sistem informasi pengelolaan persediaan barang, penjualan barang dan penggajian pegawai dengan menggunakan aplikasi komputer sehingga dapat mengakses data dan informasi secara cepat. efisien. dan akurat. Kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan suatu informasi dapat didukung oleh sistem komputerisasi yang dapat memudahkan dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data suatu perusahaan. Hal ini perlu dilakukan agar dapat menyajikan informasi persediaan barang yang lengkap serta kejelasan penjualan barang yang akan memberikan kontribusi positif untuk efektivitas dan efisiennya kinerja UD. Suhandi Bandung. Kepastian akan gaji pegawai pun penting untuk dibenahi karena gaji merupakan balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang (Handoko 2001). Sebab itulah agar dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja yang baik, teknologi sistem informasi yang menampung seluruh informasi dari factory outlet sangat dibutuhkan.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis mengidentifikasi masalah dalam penelitian ini antara lain:
pada UD. Suhandi Bandung ?
2. Bagaimana kelemahan yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan factory outlet yang sedang diterapkan pada UD. Suhandi Bandung ?
3. Bagaimana model perancangan sistem informasi pengelolaan factory outlet yang sesuai untuk diterapkan pada UD. Suhandi Bandung ?
B. Landasan Teori
Menurut Jogianto dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi (2005: 11) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasional, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar laporan-laporan yang diperlukan.”.
Sistem Informasi Menurut Jeffrey L Whitten, dan L. N. Bentley dalam bukunya Introduction to System Analysis & Design (2008:5) “information system (IS) an arrangement of people, data, processes, and information technology (IT) that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization.”
Sedangkan menurut Richardus Eko Indrajit dalam bukunya Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (2000:2) “Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi”.
Raymond McLeod Jr. (2001: 9) menyatakan bahwa “tidak semua sistem memiliki kombinasi unsure-unsur atau elemen-elemen yang sama sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya.”
C. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif dalam bentuk studi kasus (Creswell, 2009 dalam Sugiono, 2015:9). Menurut Creswell (2009) dalam Sugiono (2015:14) “ qualitative research is a means for exploring and
understanding the meaning individuals or groups ascribe to a social or human problem.” Selanjutnya “case studies, are qualitative strategy in which the researcher explores in depth a program, event, activity, process, or one or and researchers.”
(Creswell, 2009 dalam Sugiono, 2015: 15) Penelitian ini dilakukan melalui tahapan system development dengan menggunakan metode pengembangan sistem FAST (Frame Work For The Application Of System Technique) dan teknik pengembangan JAD (Joint Application Development).Menurut Jeffrey Whitten (2004 : 87) “FAST
atau Framework for the Applications of System Technology merupakan metode yang menyediakan mekanisme untuk memahami dan menganalisis kebutuhan pengguna, hingga mengimplementasikan sebuah sistem. Setiap tahapan dalam metode FAST memiliki fase-fase, pada setiap fase-fase terdiri dari berbagai kegiatan, dan pada setiap kegiatan diterapkan unsur-unsur sistem.
Menurut Jeffry Whitten (2004:87) teknik pengembangan JAD (Joint Aplication Development) “Merupakan salah satu metode pengembangan sistem yang digunakan
untuk mempercepat pembuatan kebutuhan informasi dan mengembangkan rancangan sistem awal”. JAD merupakan teknik yang melengkapi teknik analisis dan perancangan sistem dengan melibatkan pengembangan partisipatif diantaranya system owner, user, designer,builder. Metode JAD mendukung metode FAST dalam mengembangkan sistem.
D. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Tabel 1. Pembahan Sistem Informasi Pengelolaan UD. Suhandi Bandung
NO
SISTEM YANG SEDANG DI TERAPKAN
SISTEM YANG BARU ALASAN
MODEL PERMASALAHAN UMUM
1.
Tidak terdapat struktur organisasi dan tidak ada pembagian job description yang secara tertulis.
Dibuatkan struktur organisasi secara tertulis dan membuat job description
sesuai dengan fungsinya.
Agar tidak terjadi penumpukan tugas disalah satu pihak yang membuat
pekerjaaan tidak efektif dan efisien.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
2. Tidak adanya catatan atau dokumentasi pada saat persediaan barang datang ke gudang.
Dibuatkan formulir penerimaan barang untuk bagian penerimaan barang
gudang. Agar
barang-barang yang masuk ke bagian gudang dapat didokumentasika n dalam sebuah formulir dan menjaga pengendalian barang persediaan di gudang. 3.
Tidak ada bagian penerimaan barang pada saat barang datang dan pada saat barang keluar tidak ada bagian
pengeluaran barang.
Bagian gudang harus terpisah dengan bagian penerimaan barang dan bagian pengeluaran barang maka di
fungsikannya bagian penerimaan barang dan bagian pengeluaran barang.
Dapat terjadi kecurangan baik pada saat penerimaan barang maupun pengeluaran barang karena dilakukan oleh satu bagian saja yaitu Admin Gudang.
4.
Tidak memiliki kartu rak persediaan gudang.
Dibuatkan kartu rak persediaan gudang yang akan diawasi oleh kepala gudang.
Barang yang masuk ke bagian gudang tidak berceceran dimana saja dan dapat dikendalikan jumlah persediaan disetiap rak gudang persediaan tersebut.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI PENJUALAN
5.
Bagian toko langsung
mengambil barang dari bagian
gudang dan dicata atau
didokumentasikan.
Dibuatkan formulir penerimaan barang toko dan dibuatkan formulir pengadaan
barang. Agar barang
yang masuk ke bagian toko dapat di dokumentasikan secara tertulis agar mengurangi pengendalian kecurangan para pegawai. 6.
Bagian Kasir tidak memiliki faktur penjualan yang diberikan kepada konsumen pada saat konsumen membeli barang di UD. Suhandi Bandung.
Dibuatkan faktur penjualan yang harus digunakan di bagian kasir agar setiap transaksi terdapat dokumentasi yang dapat dijadikan sebagai bukti
pengeluaran barang toko.
Seluruh barang yang terjual kepada konsumen dapat di rekap menjadi laporan penjualan dan memiliki bukti penjualan.
7. Tidak memiliki absensi pegawai yang dapat diterapkan oleh pegawai UD. Suhandi Bandung.
Dibuatkan Formulir absensi untuk menjaga pengendalian dan sebagai data pegawai dalam perhitungan gaji.
Pegawai yang masuk kerja atau tidak masuk kerja dapat diketahui melalui absensi pegawai sehingga tidak terjadinya kecurangan.
MODEL INTERFACE SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN UD. SUHANDI BANDUNG
8. Tidak memiliki database atau sistem informasi berbasis komputer Dibuatkan sistem informasi persediaan, penjualan dan penggajian berbasis computer. E. Kesimpulan
Sistem informasi persediaan, penjualan dan penggajian yang sedang diterapkan UD. Suhandi Bandung saat ini masih terdapat kelemahan-kelemahan didalamnya, yaitu:
Kelemahan secara umum seperti tidak adanya struktur organisasi secara tertulis, tidak adanya Job Description yang menyebabkan karyawan bekerja tidak sesuai denga peran dan fungsinya masing-masing. Tidak ada SOP secara tertulis sehingga menyebabkan karyawan bekerja tanpa arahan.
Pada input sistem informasi persediaan, penjualan dan penggajian terdapat kelemahan-kelemahan terhadap formulir yang tidak digunakan di UD. Suhandi
Bandung, seperti ; (1) Tidak terdapat formulir penerimaan barang masuk, (2) Tidak terdapat formulir pengeluaran barang, (3) Tidak ada kartu rak gudang, (4) Tidak ada formulir pengadaan barang toko, (5) Tidak ada absensi pegawai.
Pada proses sistem informasi persediaan, penjualan dan penggajian terdapat kelemahan-kelemahan, seperti: (1) Tidak dilakukannya penyimpanan barang persediaan di rak gudang, (2) Terjadinya perangkapan fungsi terhadap pegawai, (3) Tidak mempunyai database persediaan, penjualan dan data pegawai, (4) Bagian kasir toko tidak memiliki faktur penjualan, (5) Tidak ada Register Gaji dan Slip Gaji
Terdapat kelemahan pada output sistem informasi persediaan, penjualan dan penggajian, yaitu: tidak memiliki laporan pada setiap bagian atau fungsi yang terkait dengan persediaan, penjuala dan penggajian di UD. Suhandi Bandung.
Permasalahan-permasalahan diatas apabila tidak ditangani akan menyebabkan resiko terjadap sistem informasi persediaan, penjualan dan penggajian seperti persediaan hilang atau dicuri, hasil penjualan yang didapat tidak maksimal, pegawai dapat masuk kerja kapan saja dan kurangnya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan persediaan, penjualan dan penggajian tersebut akan berdampak pada pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pemilik UD. Suhandi Bandung.
Penulis sebagai analis dan perancang sistem merancang sistem informasi penjualan dan pengelolaan persediaan dengan metode pengembangan sistem terstruktur yang dikembangkan oleh Jeffrey Whitten. Pada pengembangan sistem informasi penjualan dan pengelolaan persediaan perlu dilakukan perbaikan terhadap sistem informasi persediaan, penjualan dan penggajian yang sedang diterapkan UD. Suhandi Bandung, seperti Membuat struktur organisasi perusahaan secara tertulis, Membuat job description secara tertulis yang bertujuan agar karyawan tahu tanggungjawabnya dalam mengerjakan tugasnya. Membuat sistem input seperti: (1) Formulir penerimaan barang, (2) Formulir pengeluaran barang, (3) Formulir Pengadaan barang, (4) Formulir penerimaan barang toko, (5) Formulir absensi pegawai. Membuat sistem proses seperti: (1) Kartu Rak Gudang (2) Faktur Penjualan (3) Register Gaji Pegawai (4) Slip Gaji Pegawai Membuat rancangan output laporan seluruh kegiatan pengelolaan persediaan, penjualan dan penggajian pegawai yang bertujuan untuk mempermudah pemilik dalam mengambil keputusan.
F. Saran
Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran konstruktif kepada pemilik UD. Suhandi Bandung, untuk mendukung hasil dari perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilaksanakan sebaiknya UD. Suhandi Bandung memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dapat menimbulkan suatu masalah.
2. Besar harapan penulis agar sistem informasi pengelolaan UD. Suhandi Bandung yang di rancang oleh penulis dapat diimplementasikan untuk membantu operasional pengelolaan persediaan, penjualan dan penggajian pegawai UD. Suhandi Bandung.
3. Lakukan maintenance apabila sistem informasi pengelolaan UD. Suhandi Bandung yang di rancang oleh penulis telah diterapkan.
4. Evaluasi sistem informasi pengelolaan UD. Suhandi Bandung yang di rancang oleh penulis agar dapat mengikuti perkembangan teknologi yang dapat digunakan agar lebih efektif dan efisien.
Daftar Pustaka
Abdul Kadir. 2009. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta Rineka Cipta.
Assauri. Sofyan. 2005. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta : Lembaga Penerbit FEUI.
B Davis, Gordon. 1991. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia.
Bodnar, George H, dan William S Hopwood. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan. Terjemahan Julianto Agung Saputra. Yogyakarta: Andi.
Handoko, T. Hani. 2001, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia, Edisi Kedua, BPFE, Yogyakarta
Jogiyanto. 2003. Sistem Informasi Berbasis Komputer. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi edisi ketiga. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu YKPN.
Kurniawan. Puji Agus. 1998. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : IPWI.
Marshall B. Romney. Paul John Steinbart. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. 2006. Sistem Informas iAkuntansi. Jakarta : Salemba Empat.
Oetomo. Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Permana. Dhika. 2015. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku Pada UD. Utama Jati Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta.
Rosa Ariani. 2009. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Bandung: Informatika.
Sastrohadiwiryo, Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara
Sekaran, Uma dan Bougie, Roger. 2013. Research Methods for Business. United Kingdom: Jhon Wiley & Sons Ltd.
Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Soewarno Handayaningrat. (1998). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.
Jakarta: Haji Masaguna.
Whitten. Jeffrey L, Lonnie D. Bantley, Kevin C. Ditman. 2004. System Analysis and Design Methods. edisi 1. Yogyakarta : Andi
Wild .John J. 2005. Analisis Laporan Keuangan. Jakarta: Salemba Empat.
Wulandari, Lauw. 2012.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Di PT. BIG Surabaya.
