BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

(1)

23

Pada bab ini diuraikan analisis dan perancangan yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan. Analisis yang dilakukan pada sistem berjalan meliputi pemahaman terhadap spesifikasi kebutuhan, proses bisnis, dan batasan yang terdapat pada sistem informasi perjalanan dinas.

3.1 Deskripsi Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem Informasi Perjalanan Dinas yang akan dibangun memiliki fasilitas yang digunakan dalam memanajemen data perjalanan dinas. Hal-hal yang dimanajemeni meliputi surat tugas yang ditujukan kepada pegawai, surat perintah perjalanan dinas, kwitansi pembayaran, dan laporan-laporan yang berhubungan dengan perjalanan dinas. Sistem ini berbasis web dan berjalan secara online. Disamping itu, sistem ini juga bersifat client-server dimana database-nya berpusat pada satu server dan para pengguna sistem bisa mengaksesnya dari berbagai tempat yang berbeda.

3.1.1 Struktur Organisasi Diskominfo Kota Depok

Dinas Komunikasi dan Informasi terbentuk sejak Januari 2009 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi Perangkat Daerah. Struktur Organisasi Diskomunikasi dan Informasi berdasarkan Peraturan Walikota Depok Nomor 26 Tahun 2008 dapat dilihat pada Gambar 3.1 Struktur Organisasi Diskominfo Kota Depok (Tahun 2011).

(2)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Diskominfo Kota Depok (Tahun 2011)

3.2 Analisis

Sebelum melakukan perancangan terhadap sistem yang dibangun, terlebih dahulu dilakukan analisis terhadap sistem. Analisis tersebut meliputi analisis terhadap sistem yang berjalan dan analisis terhadap sistem yang akan dibangun. Proses analisis dapat mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada sistem sehingga dapat dicari solusi dan kebutuhan-kebutuhan untuk memecahkan permasalahan tersebut.

3.2.1 Analisis Sistem Berjalan

Dinas Komunikasi dan Informasi (Diskominfo) merupakan dinas yang baru berdiri di Kota Depok yaitu pada tahun 2009. Hampir semua aktivitas yang terjadi pada dinas ini dilakukan secara manual. Begitu juga halnya dalam aktivitas pengelolaan data perjalanan dinas, pengelolaannya masih manual yaitu menggunakan Ms. Excel, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pengolahan

(3)

data. Pengelolaan data perjalanan dinas ini dibutuhkan waktu lebih lama karena pengerjaannya secara manual sehingga dibutuhkan ketelitian dalam pengolahan maupun pencarian datanya.

3.2.2 Use Case Sistem Berjalan

Use case diagram merupakan sebuah fungsional diagram yang menggambarkan fungsi dasar dari sistem, yaitu apa yang dapat digunakan oleh pengguna dan bagaimana sistem harus merespon terhadap aksi pengguna.

System Kepala Dinas PPTK Bendahara Pegawai Sekretariat Dinas Trans SPT Trans SPPD Pengelola Kegiatan

Biaya dan Rekapitulasi Dana

<<include>>

<<extend>> <<include>> <<include>>

Gambar 3.2 Use Case Sistem Berjalan SPPD

Keterangan:

1. Kepala Dinas memberi perintah tugas dinas luar kota kepada bawahannya dan mengeluarkan lembar SPT (Surat Perintah Tugas). Lembar SPT merupakan surat perintah tugas kepada pegawai yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas dinas luar kota dalam rangka keperluan dinas.

(4)

2. Sekretariat Dinas membuat lembar SPPD dan biaya perjalanan dinas serta rekapitulasi biayanya berdasarkan SPT yang diterima.

3. Lembar SPPD dan kwitansi serta rekapitulasi biaya diperiksa dan dicatat oleh PPTK ke dalam pembukuan.

4. Bendahara menerima lembar SPPD dan kwitansi biaya.

5. Pegawai yang melaksanakan tugas dinas luar menandatangani lembar kwitansi dan menerima uang biaya perjalanan dinas, dan menerima lembar SPPD untuk dibawa ke instansi tujuan.

6. Setelah pegawai yang melaksanakan tugas dinas luar kembali, maka lembar SPPD yang telah ditandatangani dan dicap di instansi tujuan diserahkan kepada sekretariat dinas untuk divisum. Visum merupakan istilah yang digunakan oleh sekretariat dinas untuk mencantumkan nama pejabat instansi tujuan pada lembar belakang SPPD yang telah ditandatangani dan dicap di instansi tujuan.

7. Sekretariat Dinas memberi cap/stempel balai, menyimpan copy lembar SPPD dan menyerahkan lembar asli ke Bendahara.

3.2.3 Aktor (Actor)

Aktor adalah seseorang atau sesuatu yang berinteraksi dengan sistem yang dibangun. Dalam menganalisis kebutuhan yang menggunakan pemrograman berorientasi objek, harus mengetahui aktor-aktor yang terlibat dalam sistem yang akan dibangun. Adapun aktor-aktor yang berhubungan dengan dengan sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Administrator

Pengguna yang memiliki hak akses penuh terhadap sistem. 2. Kepala Dinas

Memberi perintah kepada bawahanatau pegawai yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas dinas luar kota dalam rangka keperluan dinas.

3. Sekretariat Dinas

Sekretariat Dinas membuat lembar Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan biaya perjalanan dinas serta rekapitulasi biayanya berdasarkan

(5)

SPT yang diterima. Selain itu bertugas sebagai pelaksana visum perjalanan dinas.

4. Bendahara

Bendahara bertugas untuk merealisasikan kebutuhan dana perjalanan dinas.

5. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK)

PPTK bertugas untuk memeriksa dan mencatat lembar SPPD dan mengelola kegiatan yang ada pada dinas.

6. Pegawai.

Orang yang melaksanakan perjalanan dinas keluar kota.

3.2.4 Analisis Sistem Usulan

Setelah ditemukan beberapa permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan saat ini, untuk mengatasinya maka penulis melakukan usulan pengembangan sebuah sistem yang bisa mengelola data perjalanan dinas dengan baik. Sistemnya adalah sistem informasi perjalanan dinas pegawai Diskominfo Kota Depok. Sistem ini mengelola data yang berhubungan dengan perjalanan dinas mulai dari data pengguna, data SPPD, data laporan, dan data pendukung lainya. Dengan adanya sistem ini maka resiko terhadap kesalahan data dapat diminimalisasi dan pencarian data menjadi lebih cepat.

(6)

3.2.5 Use Case Usulan System Kepala Dinas PPTK Bendahara Sekretariat Dinas Pengelola Kegiatan Pengelolaan Data Wilayah

Pengelolaan Data Pegawai Pengelolaan Data Transportasi

Transaksi SPT

Transaksi Biaya Perjalanan Dinas Transaksi SPPD

Pengelolaan Tarif Perjalanan Dinas

Administrator

Pengelolaan Data Pengguna

Login <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>>

Gambar 3.3 Use Case Usulan SPPD Keterangan:

Pada gambar diatas terdapat beberapa nama use case yaitu: 1. Login

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah kepala dinas, sekretariat dinas, PPTK, bendahara, dan administrator. Tujuannya adalahmemverifikasi pengguna yang masuk ke menu utama.

2. Pengelolaan data wilayah

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah sekretariat dinas. Tujuannya adalah menambah, mengedit, mencari wilayah, kategori wilayah, dan provinsi.

3. Pengelolaan kegiatan

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah PPTK. Tujuannya adalah menambah, mengedit, dan mencari daftar kegiatan sesuai dengan dokumen pelaksanaan pembiayaan kegiatan.

(7)

4. Pengelolaan data transportasi

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah sekretariat dinas. Tujuannya adalah menambah, mengedit, dan mencari data kendaraan dan kategori kendaraan.

5. Pengelolaan data pegawai

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah sekretariat dinas. Tujuannya adalah menambah, mengedit, dan melakukan pencarian kategori golongan, golongan, jabatan, dan pegawai.

6. Pengelolaan tarif perjalanan dinas

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah sekretariat dinas. Tujuannya adalah menambah, mengedit, dan mencari data tarif transportasi dan uang harian pada wilayah yang dikunjungi oleh pegawai yang ditugaskan. 7. Pengelolaan Data Pengguna

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah administrator. Tujuannya adalah menambah, mengedit, mencari data pengguna sertamengelola hak akses pengguna pada sistem.

8. Transaksi SPT

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah kepala dinas dan sekretariat dinas. Tujuannya adalah mengetahui transaksi SPT pegawai yang akan ditugaskan.

9. Transaksi SPPD

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah sekretariat dinas, PPTK, dan Bendahara. Tujuannya adalah mengetahui transaksi SPPD pegawai yang telah ditugaskan.

10. Transaksi biaya perjalanan dinas

Pada use case ini, aktor yang terlibat adalah bendahara. Tujuannya adalah mengetahui rincian transaksi biaya perjalanan dinas.

(8)

3.2.6 Activity Diagram

Aktivity diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan yang

dilakukan pada sistem. Dengan adanya aktivity diagram, akan memudahkan untuk memahami sistem yang akan dibangun. Berikut merupakan gambar aktivity diagram SPPD di Dinas Komunikasi dan Informasi Kota Depok.

Gambar 3.4 Activity Diagram SPPD

Keterangan:

Pada activity diagram diatas terdapat lima aktor yaitu kepala dinas, sekretaris dinas, PPTK, bendahara, dan pegawai. Pada sistem yang dibangun, aktor pegawai tidak terlibat dengan sistem secara internal, melainkan terlibat secara eksternal. Hal ini diakibatkan karena aktivitas yang dilakukan pegawai berjalan secara manual.

(9)

3.3 Perancangan Usulan 3.3.1 Sequence Diagram

Sequence diagram berguna untuk menunjukkan rangkaian pesan yang

dikirim antara objek, interaksi antara objek, dan lamanya eksekusi sebuah proses.

Berikut ini terdapat beberapa sequence diagram dalam pembangunan sistem.

1. Sequence Diagram Login

Berikut sequence diagram untuk login dimana user melakukan login melalui form login. Kemudian sistem informasi akan memberikan respon terhadap user mengenai keberhasilan atau kegagalan proses login tersebut.

(10)

2. Sequence Diagram Pengelolaan Data Wilayah

Berikut sequence diagram pengelolaan data wilayah dimana sekretariat dinas dapat melihat, mencari, menginput, mengedit dan menghapus data wilayah, kemudian sistem informasi akan merespon dengan menyimpan dan mengupdate data wilayah yang dinput dan diedit.

Gambar 3.6 Sequence Diagram Pengelolaan Data Wilayah

3. Sequence Diagram Pengelola Data Kegiatan

Berikut sequence diagram untuk pengelolaan data kegiatan dimana PPTK dapat melihat, mencari, menginput, mengedit dan menghapus data kegiatan, kemudian sistem informasi akan merespon dengan menyimpan dan mengupdate data induk kegiatan yang dinput dan diedit.

(11)

4. Squence Diagram Pengelolaan Data Transportasi

Berikut sequence diagram untuk pengelolaan data transportasi dimana sekretariat dinas dapat melihat, mencari, menginput, mengedit dan menghapus data transportasi, kemudian sistem informasi akan merespon dengan menyimpan dan mengupdate data induk transportasi yang dinput dan diedit.

Gambar 3.8 Sequence Diagram Pengelolaan Data Transportasi

5. Sequence Diagram Pengelolaan Data Pegawai

Berikut sequence diagram untuk pengelolaan data induk pegawai dimana sekretariat dinas dapat melihat, mencari, menginput, mengedit dan menghapus data pegawai, kemudian sistem informasi akan merespon dengan menyimpan dan mengupdate data induk transportasi yang dinput dan diedit.

(12)

Gambar 3.9 Sequence Diagram Pengelolaan Data Pegawai

6. Sequence Diagram Tarif Perjalanan Dinas

Berikut sequence diagram untuk pengelolaan tarif perjalanan dinas dimana sekretariat dinas dapat melihat, mencari, menginput, mengedit dan menghapus data jenis uang harian dan tarif uang harian, kemudian sistem informasi akan merespon dengan menyimpan dan mengupdate data tarif yang dinput dan diedit.

(13)

Gambar 3.10 Sequence Diagram Tarif Perjalanan Dinas

7. Sequence Diagram Transaksi SPT

Berikut sequence diagram untuk transaksi SPT dimana kepala dinas dapat melihat, mencari, menginput, mengedit dan menghapus kemudian sistem informasi akan merespon dengan menyimpan dan mengupdate data SPT yang dinput dan diedit.

(14)

8. Sequence Diagram Transaksi SPPD

Berikut sequence diagram untuk transaksi SPPD dimana sekretariat dinas dapat mengelola data SPPD kemudian sistem informasi akan merespon dengan menyimpan data SPPD yang diolah ke dalam database.

Gambar 3.12 Sequence Diagram Transaksi SPPD

9. Sequence Diagram Transaksi Biaya Perjalanan Dinas

Berikut sequence diagram untuk transaksi biaya perjalanan dinas dimana bendahara dapat mencetak rincian biaya transaksi perjalanan dinas, sementara untuk proses perhitungan biaya transaksinya dilakukan oleh sistem informasi.

(15)

(16)

3.3.2 Class Diagram

Class diagram menjelaskan hubungan antar class dalam sebuah sistem yang

sedang dibuat dan bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai sebuah tujuan. Berikut ini adalah penggambaran class diagram dari Sistem Informasi Perjalanan Dinas Pegawai Diskominfo Kota Depok (Gambar 3.14 Class Diagram SISPPD).

SPPD -NoSppd -TglSppd -NoSPT -KdKegiatan -NIP -TotalSppd #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Print() #Search() Pegawai -NIP -Nama -KdJabatan -KdGolongan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Jabatan -KdJabatan -NamaJabatan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Golongan -KdGolongan -NamaGolongan -Pangkat -KdKategori #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() SPT -NoSpt -TglSpt -KdWilayah -Maksud -TglBerangkat -TglKembali -KdKendaraan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Print() #Search() Provinsi -KdProvinsi -NamaProvinsi #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Wilayah -KdWilayah -NamaWilayah -KdProvinsi #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Kategori_Golongan -KdKatGolongan -NamaKatGolongan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() TarifBiaya -KdTarif -KdWilayah -KdKatGolongan -Tarif -UangHarian #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Pagu_Anggaran -KdPaguAnggaran -KegiatanAnggaran -Biaya -TahunAnggaran #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Kegiatan -KdKegiatan -NamaKegiatan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() SubKegiatan -KdSubKegiatan -KdKegiatan -NamaSubKegiatan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Kendaraan -KdKendaraan -NamaKendaraan -KdKatKendaraan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Kategori_Kendaraan -KdKatKendaraan -NamaKatKendaraan #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() 1..* 1 1 1 1..* 1 1 1 1..* 1 Users -Username -Password -Full_Name -Group_Id #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() Group -Group_Id -Group_Desc #Add() #Edit() #Delete() #Save() #Search() 1 1 1 1..* 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1

(17)

3.4 Perancangan Basis Data 3.4.1 Perancangan Data/Informasi

Tabel 3.1 Database SISPPD

No. Tabel Database Deskripsi Tabel Database_{/Master File Type}

1. Ref_Kendaraan Tabel nama kendaraan MS-SQL 2. Ref_Golongan Tabel data golongan pangkat pegawai MS-SQL 3. Ref_Group Tabel untuk grup pengguna sistem MS-SQL 4. Ref_Jabatan Tabel nama jabatan para pegawai MS-SQL 5. Ref_KatKendaraan Tabel Kategori Kendaraan MS-SQL 6. Ref_KatGolongan Tabel kategori golongan pangkat_pegawai MS-SQL 7. Ref_Kegiatan Tabel nama-nama kegiatan MS-SQL 8. Ref_PaguAnggaran Tabel pagu anggaran MS-SQL 9. Ref_Pegawai Tabel data pegawai MS-SQL 10. Ref_Provinsi Tabel data provinsi MS-SQL 11. Ref_SubKegiatan Tabel untuk nama-nama sub kegiatan MS-SQL 12. Ref_TarifBiaya Tabel untuk Tarif Biaya MS-SQL 13. Ref_Users Tabel untuk nama-nama pengguna_sistem MS-SQL 14. Ref_Wilayah Tabel untuk nama-nama wilayah MS-SQL 15. Trans_SPPD Tabel untuk transaksi SPPD MS-SQL 16. Trans_SPT Tabel untuk SPT MS-SQL

Tabel 3.2 - Ref_Kendaraan

No. Field Name Field Description _{(PK / FK)}KEY Default Value Type Length

1 KdKendaraan Kode kendaraan PK char 10

2 NamaKendaraan Nama Kendaraan NULL varchar 50

3 KdKatKendaraan Kode kategori

kendaraan FK NULL char 10

Tabel 3.3 - Ref_Golongan

1 KdGolongan Kode golongan PK char 10

2 NamaGolongan Nama golongan NULL varchar 50

3 Jabatan Jabatan NULL varchar 50

4 KdKatGolongan Kode kategori

golongan

(18)

Tabel 3.4 - Ref_Group

1 Group_Id Id Group PK char 10

2 Group_Desc Deskripsi Group NULL varchar 50

Tabel 3.5 - Ref_Jabatan

1 KdJabatan Kode jabatan PK char 10

2 NamaJabatan Nama jabatan NULL varchar 50

Tabel 3.6 - Ref_KatKendaraan

1 KdKatKendaraan Kode Kategori

kendaraan

PK char 10

2 NamaKatKendaraan Nama Kategori

kendaraan

NULL varchar 50

Tabel 3.7 - Ref_KatGolongan

golongan

PK char 10

2 NamaKatGolongan Nama kategori

golongan

NULL varchar 50

Tabel 3.8 - Ref_Kegiatan

No. Field Name _DescriptionField _{(PK / FK)}KEY Default Value Type Length

1 KdKegiatan Kode kegiatan PK char 10

2 NamaKegiatan Nama kegiatan NULL varchar 50

Tabel 3.9 - Ref_PaguAnggaran

1 KdPaguAnggaran Kode pagu

anggaran

PK char 10

2 KegiatanAnggaran Kegiatan anggaran

(19)

3 Biaya Biaya NULL decimal 18

4 TahunAnggaran Tahun anggaran NULL varchar 10

Tabel 3.10 - Ref_Pegawai

1 NIP NIP PK char 10

2 Nama Nama NULL varchar 50

3 KdJabatan Kode jabatan FK NULL char 10

4 KdGolongan Kode golongan FK NULL char 10

Tabel 3.11 - Ref_Provinsi

1 KdProvinsi Kode provinsi PK char 10

2 NamaProvinsi Nama provinsi NULL varchar 50

Tabel 3.12 - Ref_SubKegiatan

1 KdSubKegiatan Kode sub

kegiatan

PK char 10

2 NamaSubKegiatan Nama sub

kegiatan

NULL varchar 100

3 KdKegiatan Kode kegiatan FK NULL char 10

Tabel 3.13 - Ref_TarifBiaya

No. Field Name Field Description _{(PK / FK)}KEY Default_Value Type Length

1 KdTarifBiaya Kode tariff biaya PK char 10

2 Tarif Tarif NULL varchar 50

3 UangHarian Uang harian NULL varchar 50

4 KdWilayah Kode wilayah FK NULL char 10

golongan

(20)

Tabel 3.14 - Ref_Users

1 Username Username PK char 10

2 Password Password NULL varchar 50

3 Full_Name Full Name NULL varchar 100

4 Group_Id Group Id FK NULL char 10

Tabel 3.15 - Ref_Wilayah

1 KdWilayah Kode wilayah PK char 10

2 NamaWilayah Nama wilayah NULL varchar 50

3 KdProvinsi Kode provinsi FK NULL char 10

Tabel 3.16 - Trans_SPPD

1 NoSppd Nomor SPPD PK char 30

2 TglSppd Tanggal SPPD NULL datetime 16

3 NoSPT Nomor SPT PK NULL char 30

4 KdKegiatan Kode kegiatan FK NULL char 10

5 NIP Nomor Induk

Pegawai

FK NULL char 18

6 TotalSppd Total SPPD NULL decimal 20

Tabel 3.17 -Trans_SPT

No. Field Name Field Description _{(PK / FK)}KEY Default_Value Type Length

1 NoSPT Nomor SPT PK char 30

2 TglSPT Tanggal SPT NULL datetime 16

3 KdWilayah Kode wilayah FK NULL char 10

4 Maksud Maksud kegiatan NULL nvarchar 250

5 TglBerangkat Tanggal berangkat NULL datetime 16

6 TglKembali Tanggal kembali NULL datetime 16

(21)

3.5 Perancangan Interface (Antar Muka)

Interface adalah suatu media yang digunakan untuk berkomunikasi antara manusia (pengguna) dengan sistem. Aplikasi ini dirancang untuk memudahkan pengguna untuk menggunakan atau mengoperasikannya.

Adapun perancangan dari Sistem Informasi Perjalanan Dinas yang dibangun adalah sebagai berikut:

1. Form login

(22)

3. Form Kategori Golongan (Add, Edit, dan Delete)

(23)

5. Form Sub Kegiatan

(24)

7. Form Kendaraan

(25)

9. Form Provinsi

(26)

11. Form Pagu Anggaran

(27)

13. Form Pegawai

14. Form Group User

(28)