1
Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Tabungan di PT.bank Tabungan Negara Syariah (Persero)Tbk, Pekanbaru.
Maya Indah Kurnia
Amik Tri Dharma Pekanbaru e-mail : [email protected]
Zulafwan
Amik Tri Dharma Pekanbaru e-mail : [email protected]
Abstrak
Arsip mempunyai peranan yang penting dalam sebuah instansi atau perusahaan dan digunkan dalam mendukung proses administrasi atau kegiatan yang dilakukan perusahaan. Apabila arsip yang dimiliki kurang baik pengelolaanya dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah di simpan dan akhirnya dapat menghabat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Oleh karena itu sebaiknya arsip dikelola menggunkan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar. Pada penelitian ini dibahas bagaimana merancang, menerapkan sistem serta pemeliharaan dan keamanan dokumen sehingga terhindar dari kerusakan. Sistem dibuat dengan menggunkan aplikasi php mysql dengan tujuan pengarsipan dokumen yang berbasis web ini dilakukan untuk membantu dan mencegah proses yang sangat lama dalam penyimpanan maupun pencarian suatu dokumen yang dibutuhkan diwaktu yang cepat, tepat dan terperinci.
Kata Kunci : Sistem Informasih, Arsip, WEB, PHP, MYSQL
1. Pendahulan.
Kegiatan Pengarsipan mempunyai peranan sangat penting, pengarsip mempunyai peran sebagai sumber informasi dan wahana dokumentasi khususnya pada pengarsipan dokumen tabungan di Bank Tabungan Negara Syariah (BTN) Pekanbaru, Apabila pengarsipan dilakukan
kurang baik pengelolaanya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya sehingga membutuhkan sistem pengelolaan pengarsipan yang baik dan benar, dengan adanya masalah di atas, maka dibutuhkan suatu aplikasi sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tabungan.
Dengan adanya suatu aplikasi sistem informasi penyimpanan kearsipan maka akan membantu pihak-pihak yang membutuhkan arsip tersebut, baik pihak kantor itu sendiri ataupun pihak eksternal kantor.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mengangkat judul “Sistem Informasi Pengarsiapan Dokumen Tabungan di PT. Bank Tabungan Negara Syariah (Persero) tbk, Pekanbaru “.
1.1 Rumusan Masalah.
Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang akan diselesaikan adalah :
1. Proses merancang sistem informasi pengarsipan dokumen tabungan yang dapat memudahkan dalam mencari dan menyimpan arsip
3 2. Membuat sistem informasi
pengarsipan dokumen tabungan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dengan database MySQL
1.2 Batasan Masalah.
Batasan masalah dalam pembuatan sistem ini adalah : 1. Membahas tentang perancangan
sistem informasi pengarsipan dokumen tabungan saja di BTN Syariah Pekanbaru.
2. Aplikasi ini dibuat dengan
menggunakan bahasa
pemograman PHP dengan database MySQL.
3. Dokumen yang diupload berbentuk PDF maupun JPG dengan ukuran minimal 1 MB.
4. Sistem yang dibangun bisa diakses secara online.
2. Gambaran Umum Perusahanaan.
PT. Bank Tabungan Negara Syariah merupakan Unit Usaha Syariah (UUS) dari Bank Tabungan Konvesional yang merupakan BUMN yang menjadi bisnis berdasarkan prinsip Syariah. BTN Syariah mulai beroperasi pada tanggal 14 Februari 2005 bertepatan dengan 5 Muharram 1426 H dengan Kantor Cabang Syariah yang pertama di Jakarta.
Selanjutnya pembukaan BTN Kantor Cabang Syariah yang kedua di Bandung tanggal 28 Februari 2005, dan ketiga di Surabaya tanggal 17 Maret 2005, keempat Yogyakarta tanggal 4 April 2005, kelima di Makasar tanggal 11 Februari 2005, hingga Agustus 2009 dibuka 20 Kantor di beberapa kota di Indonesia, dengan 119 Kantor Layanan Syariah
dan pada tanggal 3 Maret 2008 atau pada 25 Shafar 1429 BTN Syariah Kantor Cabang Pekanbaru diresmikan oleh bapak Saut Pardede selaku direktur BTN Syariah yang berlokasi di Jl. Tuanku Tambusai Blok A No.
10-11 Labuh Baru Timur Kec.
Payung Sekaki Pekanbaru Telp.
(0761) 7891314 – 78912691
3. Tinjauan Pustaka.
a. Sistem Informasi.
Menurut Kadir (2009) dalam Purnomo Wulan Rastiko (2014), sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
b. Pengolahan Data.
Menurut Nur dan Yvonne (2016:13), dalam buku Pengantar Teknologi Informasi, mengemukakan bahwa pengolahan data (data processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi.
c. HTML.
Menurut Budi (2011:4), HTML adalah singkatan dari hypertext markup languange yaitu bahasa (aturan) standar yang digunakan untuk menampilkan teks, gambar, video, dan audio kedalam halaman web.
d. MySQL.
Menurut Fristanto, dkk (2014), MySQL (My Structure Query Language) adalah salah satu DataBase Management System (DBMS). MySQL berfungsi untuk mengelola database menggunakan bahasa SQL.
4 e. Kearsipan.
Menurut Lestanti Sri dan Susana Desi Ardian, kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawan serta penyimpanan berkas menurut seistem tetentu. Saat dibutukan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan.
f. Desain Sistem.
Menurut Bambang (2008:130), dalam Saputra perancangan sitem dapat dibagi kedalam dua bagian diantaranya :
1. Disain Sistem secara umum disebut juga dengan disainkonseptual (conceptual design) atau disain internal (internal design).
2. Disain Sistem Terinci disebut juga dengan disain sistem secaran fisik (physical system design).
g. Desain Rekaya Perangkat Lunak.
Menurut Fitri dan Nia (2018), Unified Modeling Language (UML) merupakan kumpulan diagram- diagram yang sudah memiliki standar untuk membangun perangkat lunak berbasis objek.
1. Use Case Diagram
Menurut Fitri dan Nia (2018), Use Case Diagram merupakan diagram yang harus dibuat pertama kali saat pemodelan perangkat lunak beriorientasi objek dilakukan.
2. Class Diagram
Menurut Fitri dan Nia (2018), Class Diagram adalah menjelaskan hubungan apa saja yang terjadi antara suatu objek dengan objek lainnya sehingga
terbentukalah suatu sistem aplikasi.
3. Activity Diagram
Menurut Fitri dan Nia (2018), Activity Diagram adalah aliran kerja dari sebuah sistem atau proses bisnis.
4. Sequence Diagram
Menurut Fitri dan Nia (2018), Sequence Diagram adalah diagram yang dibuat untuk mengetahui alur dari interaksi antar objek.
h. Database.
Menurut Robi (2016:11), database adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi), untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
4. Analisa dan Perancangan Sistem.
4.1 Analisa sistem yang berjalan.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan di BTN Syariah KCS Pekanbaru sistem pengarsipan dokumen tabungan masih secara manual Sehingga kurang efisian dalam pencarian dokumen tabungan kembali.
1. Use Case.
5 Gambar 1. Use Case Sistem
Pengarsipan Secara Manual 2. Activity Diagram.
Activity Diagram
Customer Service Branch Fanding Sales DBM Business
Phase
Proses Data CIF Tabungan
Menganalisa Data CIF Tabungan
Menerima Data CIF Tabungan
Menganalisa Data CIF Tabungan
Periksa Ulang Data CIF
Menerima Data CIF Tabungan
Menganalisa kembali Data CIF
Tabungan
Meyetujui Data CIF Tabungan Pengarsipan Data
CIF Tabungan
Gambar 2. Perancangan Activity Diagram Yang Sedang Berjalan 3. Sequence Diagram.
Cusomer Service Branch Funding Sales DBM
Business
1. Memproses dan Menganalisa Data CIF Tabungan
2. Memberikan Data CIF Tabungan
3. Memeriksa Data CIF Tabungan
4. Memberikan Data CIF Tabungan
5. Menyetujui Data CIF Tabungan
6. Mengarsipkan Data CIF Tabungan
Gambar 3. Perancangan Sequence Diagram Yang Sedang Berjalan 4.2 Analisa Sistem yang di usulkan.
Sistem yang akan diusulkan atau dibungun merupakan Perancangan Sistem Informasih Pengarsipan Dokumen Tabungan Pada PT. BTN Syariah – pekanbaru menggunakan PHP & MYSQL. Sistem ini dirancang untuk mengembangkan sistem yang lama agar mengurangi resiko yang terjadi dalam sistem pengarsipan
4.2.1 Desain Sistem.
Desain sistem yang baru ini, akan dibagi kedalam beberapa kelompok yaitu :
1. Use Case Diagram.
Customer Service
Kelola User
Login
Kelola Arsip
Tambah
Ubah
Hapus
Tambah Arsip
Ubah
Hapus Detail
Upload Berkas
Pilih Jenis
<<include>>
<<include>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<include>> Lemari Arsip
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Audit
Gambar 4. Use Case Diagram Yang Diusulkan
Dari gambar use case tersebut terdapat 2 actor yaitu customer service dan audit yang terlibat ke dalam sistem. Actor tersebut harus login terlebih dahulu sebelum masuk ke sistem. Deskripsi kerja customer service yaitu melakukan kelola user dengan menginputkan data user atau bisa juga tambah, ubah, hapus user customer service menginput terlebih
6 dahulu menu lemari arsip untuk mengetahui nomor kode lemari arsip
Sedangkan Actor audit memiliki batasan dalam sistem yang hanya bisa melihat detail pada kelola arsip dan tabel hasil penginputan.
2. Activity Diagram
Activty Diagram login memiliki dua aktor yaitu aktor customer service, audit yang memiliki aktivitas dalam sistem login yang sama, sebelum masuk ke sistem maka aktor customer service dan aktor harus login terlebih dahulu.
a. Activity Diagram Login
ACTIVITY DIAGRAM LOGIN
Customer Service Sistem Database
Phase
Input Username dan
Password Request
Menu Utama Login Valid
Validasi
Salah
Benar
Gambar 5. Activity Diagram Login Yang Diusulkan
b. Activity Diagram Kelola User
ACTIVITY DIAGRAM KELOLA USER
Customer Service Sistem Database
Phase
Pilih Menu Kelola
User Request Eksekusi
Menu Kelola User Tambah User
Menyimpan Data User
User Disimpan Input Username dan
Password
Batal c
OK
Gambar 6 Activity Diagram Kelola User Yang Diusulkan
c. Activity Diagram Lemari Arsip
ACTIVITY DIAGRAM LEMARI ARSIP
Customer Service Sistem Database
Phase
Pilih Menu Lemari
Arsip Request Eksekusi
Menu Lemari Arsip Tambah Kode
Lemari Arsip
Kode Lemari Disimpan
Batal OK
Input Data Arsip dan Upload File
Gambar 7. Activity Diagram Lemari Arsip Yang Diusulkan
d. Activity Diagram Tambah Arsip
7
ACTIVITY DIAGRAM TAMBAH ARSIP
Customer Service Sistem Database
Phase
Pilih Menu Kelola
Arsip Request Eksekusi
Pilih Jenis Arsip Tambah Arsip
Meyimpan Arsip
Arsip Disimpan Batal
c
OK Input Data Arsip dan
Upload File
Gambar 8 Activity Diagram Tambah Arsip Yang Diusulkan
e. Activity Diagram Audit
ACTIVITY DIAGRAM AUDIT
Audit Sistem Database
Phase
Request Pilih Menu Kelola
Arsip
Kelola Arsip Lihat Jenis Tabungan c
Ekskusi
Pilih Jenis Tabungan Yang Ingin Di Lihat
Menampilkan Hasil
Tabel Arsip c
c
Gambar 9 Activity Diagram Audit 3. Sequence Diagram
Pada perancangan ini berfungsi untuk menggambarkan kelakuan
objek pada use case. Berikut Sequence Diagram yang diusulkan :
a. Sequence Diagram Login
Customer Service Form Login Kontrol Login User Menu Utama
1 : Isi Username Password ()
2 : Username Password ()
3 : Data User ()
4 : Validasi User ()
5 : Menampilkan Menu Utama () 6 : Username password salah
7 : Menampilkan Menu Utama
8 : Menampilkan Menu Utama 9 : Menu Utama Tampil
Gambar 10 Sequence Diagram Login yang Diusulkan
b. Sequence Diagram Menambah Arsip
Customer Service Form ArsipForm Arsip Kontrol Arsip Arsip
1 : Isi data arsip dan masukan hasil ()
2 : data arsip ditambahkan ()
3 : tambah data arsip ()
4 : tambah data ()
5 : data arsip tersimpan
6 : data arsip berhasil disimpan
Gambar 11 Sequence Diagram Menambah Arsip Yang Diusulkan c. Sequence Diagram Lemari Arsip
8
Customer Service Lemari ArsipForm Arsip Kontrol Arsip Arsip
1 : Input kode lemari ()
2 : Kode lemari ditambahkan ()
3 : Tambah kode lemari ()
4 : tambah kode lemari ()
5 : Kode lemari tersimpan
6 : Kode lemari arsip berhasil disimpan
Gambar 12 Sequence Diagram Lemari Arsip yang Diusulkan
d. Sequence Diagram Menambah User
Customer Service Form User Kontrol User Tabel User
1 : Isi form user ()
2 : data user ditambahkan ()
3 : tambah data user ()
4 : tambah data ()
7 : data user disimpan
6 : data user ditambahkan
Gambar 13 Sequence Diagram Menambah User yang Diusulkan
e. Sequence Diagram Audit
Audit Form ArsipForm Arsip Kontrol Arsip Arsip
1 : Pilih kelola arsip
2 : Pilih jenis tabungan yang akan dilihat()
3. Arsip dipilih
4 : Arsip dipilih
5 : Arsip ditemukan
6 : Menampilkan tabel arsip
Gambar 14 Sequence Diagram Audit yang Diusulkan
4. Class Diagram
9
Login
username : varchar password : varchar +cek login()
User
NIP : varchar Nama : varchar Jabatan : varchar
Tabungan
-id_tab : varchar
+input() no_rek : varchar nama : varchar tmpt_lahir : varchar
+cari() +edit() +delete()
Jenis Tabungan
-id_tab: varchar +input() -nm_tab : varchar
1 1..*
+edit() +delete() +cari() Role : varchar
+input() +cari() +edit() +delete()
tgl_lahir : varchar jk : varchar alamat : varchar no_telp : varchar file1 : varchar 1
1
1 1..*
username : varchar password :varchar
Lemari
kode_lemari : varchar mulai : varchar akhir : varchar + edit () + delete () 1 1..*
file2 : varchar -file3 : varchar file4 : varchar file5 : varchar file6 : varchar kode_lemari : varchar
Gambar 15 Class Diagram Yang Berjalan
5. Implementasi dan Hasil
Pada bab ini akan membahas tentang implementasi dan hasil dari Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Tabungan di PT. BTN Syariah Pekanbaru menggunakan PHP & MYSQL.
Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dibahas pada bab sebelumnya, maka berikut tampilan dari sistem yang telah dibangun.
a. Login
a. b. a
. A . Gambar 16 Halama Login
Halaman login muncul pertama kali ketika sistem diakses dan ketika admin, karyawan ingin menggunakan sistem. Data yang diperlukam untuk inputan form login ini yaitu username dan password yang diambil dari kode saat data customer service dan audit diinputkan
b. Home
Gambar 17 Menu Beranda Halaman ini menampilkan menu beberapa dari tabungan dan ucapan selamat datang menu beranda customer service menampilkan keseluruhan menu yang ada pada sistem
10
c.
c. Kelola User
Gambar 18 Menu Kelola User Pada halam ini menampikan data user yang telah tersimpan di sistem, search nama user, reset, ubah user, hapus user serta tombol penambahan user.
d. Lemari Arsip
Gambar 19 Menu Lemari Arsip Pada halaman ini menampilkan penginputan untuk kode lemari input no awal dan no akhir input dari no awal dan hasil dari penginputan no lemari arsip yang sudah terinput kedalam sistem, serta pilihan dari action bisa edit dan hapus no lemari arsip
e. Kelola Arsip
Gambar 20 Menu Kelola Arsip Pada halam ini menapilkan hasil dari data-data dokumen arsip tabungan nasabah yang sudah di input ke dalam sistem, serta pilihan menu hapus serta tambahan pengimputan Arsip sesuia dengan tabungan
f. Home Audit
Gambar 21 Menu Home Audit Halaman ini menampilkan menu untuk audit dan memiliki batasan dalam sistem yaitu hanya bisa menampilkan menu beranda dan kelola arsip.
11 6. Penutup
6.1 Kesimpulan
Dalam hasil pembahasan, perancangan penelitian yang telah dilakukan pada perancangan sistem informasi pengarsipan dokumen tabungan di PT.Bank Tabungan Negara Syariah (persero) Tbk, menggunakan PHP & MYSQL dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi pengarsipan dokumen tabungan yang sedang penulis teliti dapat meminimalkan kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama dan sistem manual yang berjalan saat ini, seperti meminimalkan kehilangan data.
2. Perancangan sistem ini akan memudahkan karyawan dalam
menyimpan, mencari,
memperbarui dan menghapus, membatalkan data karena perancangan sistem informasi pengarsipan dokumen tabungan ini dapat mengolah data dan memberikan informasi dengan cepat, akurat dan efisien serta di dukung dengan tampilan yang mudah dipahami.
3. Hasil penelitian menujukan aplikasi yang dibuat untuk menyimpan dan mengarsip dokumen tabungan mengurangi pekerjaan berulang-ulang atau mengedit data dengan mudah 4. Penataan dokumen tersusun rapi
dengan menggunakan waktu yang lebih efektif serta dokumen terpelihara dan aman.
6.2 Saran
Adapun saran-saran yang menjadi masukan dari penulis untuk PT. BTN Syariah – Pekanbaru adalah :
1. PT.BTN Syariah sebaiknya menggunakan sistem yang dibangun untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada sistem yang lama dalam pengarsipan dokumen tabungan.
2. Sistem ini dapat dijadikan perbandingan antara sistem yang dirancang dengan sistem yang sedang berjalan saat ini.
3. Penting bagi pihak BTN Syariah untuk menambahkan tenaga untuk bagian pengarsipan (Perlu dibuka penerimaan karyawan kearsipan) 4. Jumlah fasilitas kearsipan yakni
lemari atau Filling Kabinet perlu diadakan, dan ditempatkan ditempat khusus bagian pengarsipan sehingga tercapainya sistem penataan arsip.
5. Sistem ini bisa dikembangkan lebih besar dengan cakupan yang lebih luas.
DAFTAR PUSTAKA Asmara Rini. 2016. “Sistem
Informasi Pengolahan Data Penanggulangan Bencana pada Kantor Badan Penanggulan Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten Padang Pariaman” jurnal j- click, ISSN : 2355-7958 e- ISSN : 2542-2469, vol 3 No.
2 Desember 2016.
Hendini Ade. 2016 “Pemodelan UML Sistem Informasi
12 Monitoring Penjualan dan Stok Barang ( Studi Kasus:Distro Zhezha Pontianak)” Jurnal Khatulistiwa Informatika, Vol IV (20) Desember 2016.
Karim Abdul. 2017. ”Sistem Informasi Pengolahan Data Kriminal Pada Kepolisian”
vol 2 (2) ISSN 2502-6968 (Media Cetak) ISSN 2580- 474X (media online) Jurnal INFOTEK
Wahana Agung, Riswaya Ririh Asep.
2014 “Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Report Penjualan” Jurnal Computech
& Bisnis. ISSN 2442 – 494, vol 8 (1) Juni 2014, 25-34.
Nilamsari Natalina.
2014.”Memahami Studi Dokumen Dalam Penelitian Kualitatif” Wacana Vol XIII No. 2, Juni 2014.
Nugraha Rudi,Dkk.
2018.”Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia Berbasis
Web”Jurnal Teknologi Informasi,Vol.1 (1) Mei 2018.
Sari Greydi Normala,Firmansyah Devie.2013.”Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penyaluran Kredit Bank Umum Di Indonesia
(Periode 2008.1-
2012.2)”Jurnal EMBA.ISSN 2303-1174,Vol.1 (3) September 2013.
Rachman Windy
Atmawardani,Sularto
lana.2011.”Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Pada Usaha Kecil Dan Menengah (Studi Kasus
Pada CV. Smart Teknologi Indonesia)”Jurnal
Proceeding PESAT.ISSN 1858-2559, Vol.4 Oktober 2011.
