DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... i
Kata Pengantar ... iii
BAGIAN I A. Gambaran Umum Layanan Informasi Publik ... 1
B. Kebijakan Layanan Informasi Publik ... 2
BAGIAN II A. Mekanisme Memperoleh Informasi Publik ... 3
b. Jangka Waktu Pemberian Informasi Publik ... 4
c. Jumlah Permohonan Informasi Publik ... 4
d. Sarana dan Prasarana Layanan Informasi Publik ... 7
e. Sumber Daya Manusia ... 7
f. Anggaran Pelayanan Informasi ... 7
g. Waktu Layanan Informasi Publik ... 7
BAGIAN III A. Kendala Eksternal layanan ... 8
b. Kendala Internal layanan ... 9
c. Rekomendasi Dan Rencana Tindak Lanjut ... 9
BAGIAN IV A. Kegiatan dalam rangka pelaksanaan layanan informasi (PPID) Utama ... 9
b. Capaian PPID Utama Provinsi Riau... 12
BAGIAN V 8. Penutup A. Kesimpulan ... 13
b. Saran ... 13
9. Lampiran ... 14
Laporan PPID Utama Provinsi Riau Tahun 2021 ii DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Sidang BPKP dengan PPID Utama/RSJ Tampan Provinsi
Riau ... 16
Gambar 2. Sidang BPKP PPID Utama / Dispora dan Disperindagkop Provinsi Riau ... 17
Gambar 3. Sidang Yayasan bening Nusantara dengan DPRD Provinsi Riau ... 18
Gambar 4. Pengambilan piagam KIP ... 18
Gambar 5. Pengambilan piagam KI Prov Riau ... 20
Gambar 6. Bimtek uji Konsekuensi dengan KI pusat ... 20
Gambar 7. Sosialisasi OPD ke Disperindagkop Prov Riau ... 23
Gambar 8. Sosialisasi ke Dinas Sosial Prov. Riau ... 24
Gambar 9. Kunjungan KIP ke PPID ... 25
Gambar 10. Rapat Tim Teknis Persiapan Pemeringkatan KI Pusat ... 26
Gambar 11. Uji Konsekuensi untuk Diskominfotik Provinsi Riau ... 27
Gambar 12. Presentasi Monev... 32
BAGIAN I
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PROVINSI RIAU
A. Gambaran Umum Layanan Informasi Publik
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya dan menjadi bagian penting dalam ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik merupakan sarana pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik.
Keberadaan Undang-Undang tentang Keterbukaan Informasi Publik sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik;
(2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana. Dasar pertimbangan ini menjadi alasan dalam terbentuknya Undang-Undang tentang Keterbukaan Informasi Publik, yaitu Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Badan Publik memiliki kewajiban untuk menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon Informasi Publik selain informasi yang dikecualikan sesuai ketentuan (pasal 17). Setiap tahun Badan Publik berkewajiban untuk mengumumkan layanan informasi, meliputi jumlah permintaan informasi yang diterima, jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi dan/atau alasan penolakan permintaan informasi.
B. Kebijakan Layanan Informasi Publik
Adalah sebuah kewajiban bagi PPID Provinsi Riau untuk menaati dan melaksanakan ketentuan terkait hak akses atas informasi publik dengan segala konsekuensinya. Dalam memberikan layanan informasi publik kepada setiap Pemohon Informasi Publik, PPID Provinsi Riau berpedoman pada UU KIP, PP 61 Tahun 2010, dan Perki SLIP. Regulasi tersebut telah mengatur pemenuhan hak atas informasi dan akses informasi publik melalui mekanisme memperoleh informasi sebagaimana diatur dalam Pasal 21 dan Pasal 22 UU KIP. UU KIP menekankan bahwa setiap informasi publik harus diperoleh dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, sederhana, efisien, serta mudah. Prinsip tersebut menjadi tantangan bagi PPID untuk memberikan layanan informasi publik kepada masyarakat secara cepat, efektif dan efisien.
PPID Provinsi Riau memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik sehingga masyarakat dapat secara cepat memperoleh informasi publik sesuai dengan kebutuhannya.
Adapun yang menjadi dasar hukum dalam pelayanan informasi publik adalah sebagai berikut :
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Undang- undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
3. Undang- undang Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan Informasi Publik.
4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar layanan Informasi Publik
5. Permendagri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
6. Peraturan Gubernur Riau Nomor 17 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Riau.
7. Surat Keputusan Gubernur Riau Nomor Kpts.778/IV/2020 Tentang Perubahan Atas Keputusan Gubernur Riau Nomor:
Kpts. 307/IV/2018 Tentang Penetapan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi Provinsi Riau
BAGIAN II
RINCIAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK A. Mekanisme Memperoleh Informasi Publik
Secara umum, terdapat dua mekanisme untuk mendapatkan informasi publik berdasarkan regulasi, yaitu, melalui akses pada sarana elektronik maupun non-elektronik yang telah disediakan oleh badan publik. Hak setiap orang untuk dapat memperoleh dan mengakses informasi publik ini telah dijamin oleh Konstitusi Republik Indonesia, melalui Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Peraturan Pelaksana UU KIP (PP 61 Tahun 2010), dan Peraturan Komisi Informasi Pusat Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik (Perki SLIP) yang mengatur secara teknis mekanisme permohonan informasi publik. Adanya pengaturan maupun mekanisme permohonan informasi publik tersebut merupakan hal yang wajar di negara yang berlandaskan hukum. Aturan dan mekanisme ini bertujuan agar dalam memperoleh informasi publik dapat terlaksana dengan teratur dan baik, begitu juga dengan badan publik yang juga sebagai penyedia informasi publik untuk mengelola informasi publik yang dikuasainya, dapat terdokumentasi dengan baik sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
B. Jangka Waktu Pemberian Informasi Publik
Jangka waktu untuk memberikan layanan Permohonan Informasi Publik telah diatur secara tegas oleh UU KIP Perki SLIP. Setiap badan publik wajib memberikan jawaban Permohonan Informasi Publik paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan. Badan publik juga diberikan hak oleh UU KIP untuk dapat memperpanjang waktu pemberian informasi publik paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.
Perpanjangan pemberian informasi publik sebagaimana dijelaskan di atas dengan syarat badan publik mengirimkan pemberitahuan secara tertulis terlebih dahulu kepada Pemohon Informasi Publik dengan menguraikan alasan-alasan perpanjangan pemberian informasi.
C. Jumlah Permohonan Informasi Publik
Pada tahun 2021, PPID Utama Provinsi Riau telah menerima berbagai permohonan informasi, yang berasal dari berbagai kalangan masyarakat dan organisasi masyarakat. Informasi yang diminta pun sangat beragam. Dalam kurun waktu bulan Januari sampai bulan Desember 2021, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID Utama) Provinsi Riau telah menerima permohonan informasi publik sebanyak 42 (empat puluh dua) permohonan, dengan rincian 35 (tiga puluh lima) dari masyarakat umum dan mahasiswa, dan 7 (tujuh) dari lembaga swadaya masyarakat/organisasi.
Selama kurun waktu Januari- Desember 2021, jumlah Permohonan Informasi paling banyak pada Bulan Januari dan Maret, diikuti bulan April, Juli, dan Agustus. Sesuai dengan Gambar di bawah,
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
93%
7%
Diberikan Ditolak
JUMLAH PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI SETIAP BULAN
1. Jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya
Jumlah permintaan informasi yang dikabulkan sebanyak 39 (tiga puluh sembilan) permintaan dengan jumlah pemohon informasi sebanyak 42 (empat puluh dua) pemohon dengan persentase sebesar 93 %. Sebagaimana tabel dibawah ini.
PERSENTASE DATA YANG DIBERIKAN DI PPID UTAMA PROVINSI RIAU
7%
DiberikanDitolak
93%
2. Jumlah permohonan informasi publik yang ditolak
Permohonan informasi yang ditolak ada 3 (tiga) dari 42 (empat puluh dua) pemohon yang masuk/diterima di PPID Utama dengan alasan penolakan bahwa informasi yang diminta tidak jelas, informasi tidak dikuasi, dengan persentase sebesar 7 %.
PERSENTASE DATA YANG DITOLAK DI PPID UTAMA PROVINSI RIAU
3. Penyelesaian Sengketa Informasi Publik
Sepanjang tahun 2021 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama Provinsi Riau telah mengikuti sidang sengketa informasi di Komisi Informasi Provinsi Riau sebanyak 4(empat) pemohon dari organisasi masyarakat, seperti tabel berikut ini :
Tabel Penyelesaian Sengketa Informasi di Komisi Informasi Provinsi Riau
NO Pemohon Termohon Status
1.
Badan Pemantau Kebijakan
Publik
Atasan Ppid Utama Pemerintah Provinsi Riau
Dikabulkan Sebahagian
2.
Badan Pemantau Kebijakan
Publik
Atasan Ppid Utama Pemerintah Provinsi Riau
Dikabulkan Sebahagian
NO Pemohon Termohon Status
3.
Badan Pemantau Kebijakan
Publik
Atasan Ppid Utama Pemerintah Provinsi Riau
Dikabulkan Sebahagian
4. Yayasan Bening Nusantara
Atasan Ppid Utama Pemerintah Provinsi Riau
Ditolak
D. Sarana dan Prasarana Layanan Informasi Publik
Sarana dan prasarana yang tersedia untuk mendukung pengelolaan PPID Pelaksana, meliputi:
1. Ruang Layanan Informasi dan Dokumentasi PPID berada pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Riau melayani permohonan melalui kantor di Jl. Diponegoro Nomor 24A, Pekanbaru, Riau dengan fasilitas ruang pelayanan, petugas pelayanan, formulir pelayanan informasi publik dan kelengkapan kantor lainnya.
2. Pemohon dapat mengajukan permohonan informasi melalui website di alamat ppid.riau.go.id
3. Surat ditujukan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama Provinsi Riau, dialamatkan kepada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Riau Jl.
Diponegoro Nomor 24A.
E. Sumber Daya Manusia
Pelayanan informasi publik di PPID Utama Pemerintah Provinsi Riau melibatkan seluruh sumberdaya manusia yang ada di Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Riau. Setiap hari yang bertugas pada Desk Informasi sebanyak 2 orang. Mereka bertugas untuk memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi.
F. Anggaran Pelayanan Informasi
Angaran operasional pelayanan informasi pada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama Pemerintah Provinsi
Riau dibebankan pada DPA Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Provinsi Riau Tahun Anggaran 2021.
G. Waktu Layanan Informasi Publik
Waktu efektif pelayanan Informasi Pemerintah Provinsi Riau
Jam Kerja : Senin – Jumat
Pagi Jam : 09.00 – 12.00
Istirahat Siang : 12.00 – 13.00
Sore Jam : 13.00 – 15.00
Diluar jam kerja layanan informasi permohonan informasi dapat diajukan melalui website, email maupun fax.
BAGIAN III
KENDALA LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Dalam memberikan layanan informasi publik, setiap badan publik berpegangan pada asas pelayanan informasi secara cepat dan tepat waktu (Pasal 2 ayat (3) UU KIP). Asas tersebut, juga sekaligus menjadi tantangan tersendiri bagi PPID Utama Provinsi Riau sebagai badan publik berusaha secara terus menerus untuk dapat mewujudkan layanan informasi publik kepada masyarakat yang cepat dan efisien. Diantaranya dengan memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non-elektronik, guna mewujudkan pelayanan informasi yang cepat, tepat, efisien, dan mudah.
A. Kendala Eksternal layanan
1. Belum optimalnya anggaran bagi pelaksanaan layanan informasi publik di semua PPID Pelaksana.
2. Rotasi pegawai menjadikan perlu adanya pemahaman Kembali dalam pelaksanaan layanan informasi publik.
3. Pengelolaan informasi publik belum terintegrasi secara sistem.
4. Belum banyak masyarakat umum yang mengetahui dan memahami peran PPID Utama Provinsi Riau dalam memberikan layanan informasi publik,.
5. Masyarakat umum yang membuka webside terkait layanan informasi masih terbatas
B. Kendala Internal layanan
1. Keterbatasan pemahaman bagi pengelola terkait sumber hukum pengecualian informasi.
2. Layanan informasi publik belum disetarakan sebagai layanan dasar masyarakat sehingga pemberian layanan belum maksimal.
3. Kurangnya sarana/ fasilitas layanan yang memadai.
4. Belum optimalnya pembagian tugas internal antar bidang pelaksana layanan publik.
C. Rekomendasi Dan Rencana Tindak Lanjut
Rekomendasi dan tindak lanjut untuk mengatasi kendala yang ada dalam pengelolaan layanan informasi publik, antara lain dengan meningkatkan kualitas layanan informasi melalui rencana kegiatan sebagai berikut:
1. Rapat koordinasi dengan seluruh pengelola Informasi Publik yang akan dilaksanakan di Tahun 2022.
2. Pengelolaan SDM yang menangani Pelayanan Informasi Publik.
3. Peningkatan Koordinasi antara PPID Utama dengan PPID Pelaksana secara terstruktur.
4. Peningkatan pengelolaan website PPID dan PPID Pelaksana untuk meningkatkan keterbukaan informasi dan kemudahan layanan terhadap pengguna informasi
BAGIAN IV
A. KEGIATAN DALAM RANGKA PELAKSANAAN LAYANAN INFORMASI (PPID) Utama Provinsi Riau
1. Bimbingan Teknis Uji Konsekuensi dengan Komisi Informasi Pusat via zoom meeting pada hari Kamis tanggal 5 bulan Agustus Tahun 2021, Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Riau sebagai PPID Utama telah melakukan Bimtek dengan KI Pusat terkait Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan, setiap Badan Publik wajib melakukan
pengujian tentang konsekuensi sebagaimana diatur pada pasal 17 UU Nomor 14 Tahun 2008 dengan seksama dan penuh ketelitian sebelum menyatakan informasi publik tertentu dikecualikan untuk diakses oleh setiap orangsebagaimana yang diatur pada pasal 19 UU Nomor 14 Tahun 2008.
Pengujian Konsekuensi dapat dilakukan:
a) Sebelum adanya permohonan informasi publik,
b) Pada saat adanya permohonan informasi publik, atau
c) Pada saat penyelesaian sengketa informasi publik atas perintah Majelis Komisioner.
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melakukan Sosialisasi ke OPD Pemerintah Provinsi Riau dalam rangka pengisian Daftar Informasi Publik (DIP), ada beberapa OPD yang dikunjungan antaralain Dinas Perdagangan Koperasi Usaha Kecil dan Menengah dan ke Dinas Sosial Provinsi Riau.
3. Kunjungan Komisi Informasi Provinsi Riau (KI) ke Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Riau dalam rangka pengisian (Self-Assessment Questionnaire (SAQ) KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK TAHUN 2021.
4. Melakukan rapat tim teknis persiapan menghadapi monev keterbukaan informasi publik tahun 2021, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama Provinsi Riau telah melakukan berbagai langkah persiapan, diantaranya mengikuti Sosialisasi monev tahun 2021 yang dilaksanakan oleh Komisi Informasi Pusat pada hari Selasa (16/6/2021) secara virtual, melakukan pengembangan website dan upload dokumen terkait pelayanan informasi publik, juga melakukan persiapan dalam pengolahan dokumen-dokumen untuk dikategorikan mana yang termasuk daftar informasi publik dan daftar informasi yang dikecualikan, PPID Utama telah membentuk tim untuk melakukan pengelolaan data dan informasi dari mulai konten di website, proses pengajuan informasi, hingga SOP yang berkaitan dengan pengelolaan keterbukaan informasi publik.
Sementara jadwal pelaksanaan monev tahun 2021sendiri telah dimulai sejak tanggal 15 Juni 2021, diawali dengan sosialisasi monev ke badan public. Selanjutnya pada tanggal 23 Juni - 24 Agustus 2021 pengisian kuisioner oleh badan public melalui aplikasi web e-monev.komisiinformasi.go.id, Verifikasi kuisioner oleh Tim MONEV tanggal 28 Juli s.d 24 Agustus, Pengiriman Video Inovasi dari Badan Publik tanggal 15 September 2021 dan Persentase Badan Publik tanggal 29 September s.d 6 Oktober 2021 dan 26 Oktober 2021 akan diberikan anugerah KIP 2021.
5. Melakukan Uji Konsekuensi untuk Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Riau.
Uji Konsekuensi Informasi adalah proses pengujian yang wajib dilakukan oleh badan publik terhadap informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima sebelum menolak permohonan informasi publik dari pemohon informasi publik atas dasar pengecualian karena bersifat rahasia sesuai undang – undang, kapatutan, dan kepentingan umum sebagaimana diatur dalam Undang – Undang Nomor 14 Tahun 2008.
6. Presentasi yang disampaikan oleh Bapak Gubernur pada saat Monev keterbukaan informasi publik.
Dalam tahapan presentasi, setiap Badan Publik diberikan waktu untuk menyampaikan aspek inovasi dan kolaborasi secara virtual, “Inovasi dan kolaborasi masing-masing memiliki bobot 70% dan 30%,”.
B. Capaian PPID Utama Provinsi Riau
Capaian yang diraih PPID Utama Provinsi Riau Pada Tahun 2021 adalah sebagai berikut :
1. Riau sebagai Badan Publik Informatif Kategori Pemerintah Provinsi dalam Implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik dari Komisi Informasi Pusat Tahun 2021.
2. Peringkat I (Informatif) Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik Kategori OPD Provinsi dari Komisi Informasi Provinsi Riau Tahun 2021.
LAMPIRAN
TABEL REKAPITULASI
AKSES LAYANAN INFORMASI PUBLIK JANUARI – DESEMBER 2021 JUMLAH
PEMOHON
INFORMASI JUMLAH PERMINTAAN YANG DITERIMA
ALASAN PENOLAKAN
INFORMASI
PERMINTAAN PEMBERIAN PENOLAKAN PROSES
JANUARI 9 9 6 0 9
FEBRUARI 3 3 2 1 2 yang diminta Informasi tidak jelas,
informasi tidak dikuasai
MARET 8 8 5 0 8
APRIL 5 5 3 1 4 yang diminta Informasi
tidak jelas, informasi tidak dikuasai
MEI 1 1 1 0 1
JUNI 1 1 0 1 0 yang diminta Informasi
tidak jelas, informasi tidak dikuasai
JULI 5 5 3 0 5
AGUSTUS 5 5 4 0 5
SEPTEMBER 1 1 1 0 1
OKTOBER 2 2 1 0 2
NOVEMBER 0 0 0 0 0
DESEMBER 2 2 1 0 2
I. Dokumentasi Sidang Antara BADAN PEMANTAU KEBIJAKAN PUBLIK sebagai Pemohon dengan Atasan PPID Utama Pemerintah Provinsi Riau /RSJ Tampan Provinsi Riau dengan hasil putusan Dikabulkan sebahagian
II. Sidang Antara BADAN PEMANTAU KEBIJAKAN PUBLIK sebagai Pemohon dengan Atasan PPID Utama Pemerintah Provinsi Riau /Dispora Provinsi Riau dan Disperindagkop Provinsi Riau Provinsi Riau dengan hasil putusan Dikabulkan sebahagian.
III. Sidang Antara Yayasan Bening Nusantara sebagai Pemohon dengan Atasan PPID Utama Pemerintah Provinsi Riau /DPRD Provinsi Riau dengan hasil Ditolak
IV. Foto pengambilan piagam kategori Pemerintah Provinsi Riau sebagai Badan Informatif oleh Komisi Informasi Pusat
V. Foto pengambilan piagam kategori Pemerintah Provinsi Riau sebagai Badan Informatif oleh Komisi Informasi Provinsi Riau
VI. Foto Bimtek Uji Konsekuensi yang dikecualikan dengan KI Pusat
VII. Sosialisasi ke OPD untuk pengisian Daftar Informasi Publik (DIP) Sosialisasi ke Disperindagkop Provinsi Riau
VIII. Sosialisasi ke Dinas Sosial Provinsi Riau
IX. Kunjungan Komisi Informasi Provinsi Riau ke PPID Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Riau
X. Rapat Tim Teknis Persiapan Pemeringkatan KI Pusat
XI. Uji Konsekuensi untuk Diskominfotik Provinsi Riau
XII. Presentasi Monev Sesi I yang disampaikan oleh Bapak Gubernur Riau
