E-GUDANG. Jl. HM Joni No. 70 Medan 1 Abstrak

(1)

1

E-GUDANG

Nurfazrina¹, Ahmad Zakir²

1,2Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan Jl. HM Joni No. 70 Medan

Abstrak

Sistem inventori merupakan suatu sistem untuk mengetahui persediaan stok barang pada suatu tempat. Sistem inventori sudah banyak digunakan atau dikembangkan pada suatu tempat dengan berbagai macam teknologi dan sistem. Permasalahan pada suatu perushaan yang di angkat pada penelitian ini adalah belum tersedianya sistem inventori barang sehingg belum bias mengontro lstok barang yang tersedia. Oleh karena itu, pada skripsi ini akan di bangun sistem informasi suatu sistem inventori yang berbasis web, sehingga informasi tentang stok barang dapat diketahui secara jelas dan terperinci. Sistem inventori barang ini akan diterapkan menggunakan sistem online berbasis web, yang memungkinkan sistem informasi inventori ini dapat diakses melalui teknologi sms, sehingga sistem inventori barang dapat dicek atau dilihat oleh pimpinan dan admin gudang sebagai user di sistem tersebut baik melalui web.

Kata Kunci: Inventori, PHP, Website, SQL

Abstract

Inventory system is a system to know the inventory stock of goods at a place. Inventory system has been widely used or developed in a place with a variety of technologies and systems. Problems on an Integration in the lift in this thesis is the unavailability of inventory system so that the goods can’t control the stock of goods available.

Therefore, in this thesis will be built an information system that is Web-based inventory system, so that information about the inventory can be seen clearly and in detail. This item inventory system will be applied using a web-based online system, which allows the system inventory information can be accessed via SMS technology. So, the inventory system of goods can be checked or seen by the leadership as a warehouse and admin user on the system either via the web.

Keywords: Inventory, PHP, Website, SQL

1. PENDAHULUAN

Pengertian distribusi adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aliran material dari produsen ke konsumen dengan suatu keuntungan.

Pengontrolan distribusi Stok adalah suatu pengendalian manajemen yang dilakukan untuk mengetahui Stok, keluar masuknya Stok serta mencetak berbagai laporan transaksi pengeluaran Stok dan pemasukan stok. Pengontrolan sistem distribusi yang terencana pada perusahaan akan sangat membantu perusahaan dalam setiap pengeluaran dan pencatatan Stok, karena informasi stok barang yang sebenarnya pada gudang akan dapat diketahui dengan cepat, karena setiap permintaan barang yang keluar atau masuk juga tercatat dengan baik pada sistem database komputerisasi. Hal ini di rasakan penting bagi setiap perusahaan agar tetap dapat bertahan dalam menjalankan usaha.

Menurut Anthon J.E. Madilah, (2013), persediaan adalah suatu bagian kekayaan

perusahaan yang disimpan untuk digunakan pada periode selanjutnya, yang berupa barang mentah setengah jadi atau barang jadi.

Pengendalian persediaan adalah salah satu kegiatan dari urutan kegiatan-kegiatan yang bertautan erat satu sama lain dalam seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah, kualitas maupun biayanya (Meilani, 2014).

Pada sistem yang umumnya berjalan saat ini masih mengandalkan pencatatan Stok dibuku besar yang kemudian diinput kedalam Microsoft Excel pada beberapa bagian pekerjaan. Contohnya, pada bagian gudang yang kadang harus mencatat secara manual. Adapun data yang diolah adalah data Stok masuk, data Stok keluar, data permintaan Stok dan data usul pembelian, yang dilakukan oleh pelaksana lapangan untuk dicatatan dalam buku besar kemudian diinput kedalam Microsoft Excel untuk dicetak dalam bentuk laporan.

Permasalahan dari dalam kegiatan operasional terutama dibagian gudang adalah sering terjadinya kendala dalam kegiatan yang berhubungan dengan

(2)

2 gudang yaitu dokumentasi data yang belum terstruktur dengan baik, terlihat dari susahnya mencari dokumen data, penyampaian laporan yang sering terlambat, format laporan yang kurang baik, dikhawatirkan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.

Pada penelitian ini masalah yang sering ditimbulkan adalah merancang suatu sistem informasi berbasis web dengan memberikan dokumentasi data yang terstruktur dengan baik yang dapat mempermudah mencari dokumen data, ketepatan dalam memberikan laporan dan memperbaiki format laporan yang kurang baik, sehingga dapat membantu kinerja perusahaan pada pengontrolan distribusi stok. Dengan tujuan memberikan laporan pengontrolan distribusi stok dengan sistem komputerisasi dari transaksi pengeluaran dan pemasukan barang, dapat mengubah sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi dengan mengetahui jumlah pengeluaran dan pemasukan dari laporan, mencetak berbagai laporan transaksi barang masuk dan barang keluar.

Penjelasan dari huruf "E" merupakan penyempitan dari kata "Elektronik".Elektronik merupakan sarana, alat atau media yang digunakan, seperti komputer dan lain-lainnya (Hayadi, 2014).

Gudang adalah sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang belum didistribusikan (Priyambodo, 2013).

E-Gudang adalah Elecktronik gudang yang artinya Data persediaan gudang dengan menggunakan data komputer. Gudang sering di artikan dengan inventory. Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahah-bahan dalamm proses yang terdapat dalam perushaan untuk proses produksi, serta barang- barang jadi atau produksi yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu (Meilani, 2014).

Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem.Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem (Hermansyah, 2014).

Database adalah suatu aplikasi yang menyimpan sekumpulan data.Setiap database mempunyai API tertentu untuk membuat, mengakses, mengatur, mencari, dan menyalin data yang ada didalamnya (Jubilee, 2014).

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh professional sistem kepada pemakai maupun pembuat program (Rosidi, Z. 2014).

Menurut Connolly dan Begg (2010), ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

2. METODE PENELITIAN

Pengembangan metode yang dilakukan oleh penelitian e-gudang adalah SDLC (System Development Life Cycle). SDLC (System Development Life Cycle) merupakan siklus hidup pengembangan sistem. Dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak (software), SDLC (System Development Life Cycle) berupa proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Pengembangan SDLC (System Development Life Cycle) adalah proses yang digunakan oleh analisis sistem untuk mengembangkan sistem informasi, termasuk persyaratan, validasi, pelatihan, dan pengguna kepemilikan (Diono, 2013).

Setelah melakukan analisis pada suatu perusahaan untuk kebutuhan pendataan stok, maka penulis melakukan analisa data dan mengevaluasi data penelitian. Evaluasi merupakan tahap penting yang harus dilakukan. Tahap dari evaluasi adalah menilai seluruh kerjadari sistem yang ada selama ini, apakah sudah cukup optimal atau belum. Jika belum optimal, maka akan disarankan usulan pemecahan masalah untuk proses tersebut, diantaranya sebagai berikut:

1. Masih adanya kekurangan dalam pengolahan data seperti memasukkan data barang yang kurang benar, sehingga informasi data barang tidak sesuai dengan yang sebenarnya.

2. Proses pembuatan laporan yang manual membuat pimpinan susah untuk membacanya karena proses pembuatan laporannya masih dengan data manual.

3. Perlu adanya komputerisasi yang menggunakan metode tertentu untuk mengoptimalkan biaya inventory, baik persediaan, baik dalam hal penyimpanannya maupun kerapian data yang di simpan.

Kamus data merupakan suatu daftar terintergrasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data store yang digunakan. Pengisian data dictionary dilakukan setiap saat selama proses pengembangan barlangsung, ketika diketahui adanya data atau saat diperlukan penambahan data item kedalam sistem. Berikut kamus data dari aplikasi yang dibuat:

1. Barang=({_id}=nama_barang, jenis_barang) 2. Barang Masuk=({_id}=jumlah)

3. Barang Keluar=({_id}=stok_awal, stok_akhir, stok_tersedia).

4. Perencanaan=({_id}=tersedia)

(3)

3

Admin

Admin E-GudangE-Gudang

- Data Master - Data Barang Masuk - Data Barang Keluar

Laporan Bulanan

Melihat Laporan Bulanan

Pimpinan Pimpinan Validasi Login

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem

Admin

Admin 1.0

Login 1.0 Login Validasi Login

2.0 Input Data

Membuka Aplikasi Data Master

Database Barang Data Master

3.0 Transaksi

Data Barang Masuk dan Keluar Database Stok

Data Barang Masuk dan Keluar Memeriksa Data Barang

Masuk dan Keluar

4.0 Laporan

4.0 Laporan Mendata Barang Bulanan

Pimpinan Pimpinan Melihat laporan bulanan

Gambar 2. Data Flow Diagram Level 0

Data Barang

*Kode_barangNama_barang Jenis_barang

Memasukkan Barang Masuk

*Id_masuk Tgl Kode_barang Jumlah

Memilih

Barang Keluar

*Id_keluar

Tgl Kode_barang Jumlah

Id_masuk Data Perencanaan

*Id_rencana Tgl Kode_barang

Rata Lead

Safety Tersedia

Foi Order Memiliki

Data Persediaan Id_rencana Kode_barang Stok_awal

masuk

keluar

Stok_akhir

Rata Rata_keluar Safety_stok Stok_tersedia

Gambar 3. ERD Gudang

Tabel 1. Struktur Tabel Barang Keluar

Tabel 2. Struktur Tabel Barang Masuk

Tabel 3. Struktur Tabel Data Barang

Tabel 4. Struktur Tabel Data Perencanaan

Tabel 5. Struktur Tabel Data Persediaan

Tabel 6. Struktur Tabel Login

Record Tipe Size

id_keluar Int 20

Tgl Date -

kode_barang Int 40

jumlah Int 10

id_masuk Int 20

Tgl Date -

kode_barang varchar 30

jumlah varchar 10

kode_barang int 20

nama_barang varchar 40

Jenis_barang varchar 10

id_rencana int 10

tgl date -

rata varchar 20

lead varchar 20

safety varchar 20

tersedia varchar 20

foi varchar 20

order varchar 20

stok_awal varchar 10

masuk varchar 10

keluar varchar 10

stok_akhir varchar 10

rata_keluar varchar 10

safety_stok varchar 10

stok_tersedia varchar 20

Username varchar 20

Password varchar 40

login_hash varchar 30

(4)

4

data_barang

kode_barang nama_barang jenis_barang

*

barang_masuk

id_masuk tgl kode_barang

*

jumlah

1

M

barang_keluar

id_keluar tgl kode_barang

*

jumlah id_masuk 1

M

data_perencanaan

id_rencana tgl kode_barang

*

rata lead safety tersedia foi order 1

data_persediaan

id_rencana kode_barang stok_awal masuk keluar stok_akhir rata_keluar safety_stok stok_tersedia 1

M

Gambar 4. Relasi Tabel

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Gambar 5. Halaman Login

Gambar 6. Halaman Awal Pimpinan

Gambar 7. Halaman Laporan Barang Pada Pimpinan

Gambar 8. Laporan Barang Export Microsoft Excel

Gambar 9. Halaman Login Admin

Gambar 10. Halaman Homepage Admin

(5)

5 Gambar 11. Halaman Page Master Barang

Gambar 12. Halaman Entry Barang Masuk

Gambar 13. Halaman Entry Barang Keluar

Gambar 14. Halaman Laporan Stok Masuk dan Keluar

Gambar 15. Halaman Perubahan Password

4. PENUTUP 4.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian adalah:

1. Sistem E-Gudang yang di rancangdan di bangun pada tugas akhir ini menggunakan bahasa pemrograman php agar dapat berjalan di website maupun secara online dengan menggunakan server lokal.

2. Pada Sistem E-Gudang yang dirancang terdapat otoritas penggunaan modul dari laporan sampai entry data barang.

3. Pada Sistem E-gudang yang di rancang juga di berikan fitur laporan untuk export ke Microsoft Excel.

4.2 Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan di dalam penulisan penelitian ini adalah:

1. Pada Sistem E-Gudang di sarankan dapat memberikan kemudahan bagi pengguna sistem di bandingkan dengan sistem manual atau pencatatan dari buku.

2. Pada sistem ini sebaiknya di berikan chat kepada beberapa admin agar input-an dapat terorganisir dengan tepat.

3. Pada sistem ini sebaiknya di online kan agar entry data bisa di manapun dan laporan dapat di akses di manapun dengan internet.

5. DAFTAR PUSTAKA

[1.] Anthon J.E. Madilah, dkk. 2013. "Penentuan Persediaan Bahan Baku Kopra Pada PT.

Salim Ivomas Pratama Tbk Dengan Pendekatan EPQ (Economic Production

Quantity”.http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/

poros/article/view/2991/2536. Diakses padaTanggal 15 Oktober 2015.

(6)

6 [2.] Meilani, Ahmad. 2014.

"Pengendalian Persediaan Spare Part dan Pengembangan Dengan Konsep 80-20

(Analisis ABC) Pada Auto2000 Cabang Sutoyo Malang".

http://jimfeb.ub.ac.id/index.php/jimfeb/article/vi ew/1334/1231. Diakses pada Tanggal 15 Oktober 2015.

[3.] Hermansyah Sembiring, Drs., M.Kom. 2014.

"Perancangan Sistem Pelayanan Terpadu Perpustakaan Berbasis Web Pada SLTP Negeri 11 Binjai”. Majalah Ilmiah Informasi dan Teknologi Ilmiah (INTI) ISSN : 2339-210X.

Volume : III, Nomor : 2.

https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&e src=s&source=web&cd=10&cad=rja&uact=8&

ved=0CGwQFjAJahUKEwj8kvOJ8cnIAhUFQI 4KHUG_DmY&url=http%3A%2F%2Fprosidin g.lppm.unisba.ac.id%2Findex.php%2FSains%2 Farticle%2Fview%2F338%2Fpdf&usg=AFQjC NEOPnMlXEyKbLUsEZLjz6Csv5RY8w&sig2

=JtQgcEVC3q-ni9Xzfc3prA. Diakses Tanggal 19 Oktober 2015.

[4.] Enterprise, Jubilee, 2014. MySQL untuk Pemula. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

[5.] Zamroni, M. Rosidi. (2014). "Pemanfaatan Metode Logic Mamdani Untuk Spk Penerimaan Beasiswa Di SMA Muhammadiyah 10 Sugio".

Jurnal TeknikaVol 6 No 1, Tahun 2014.

http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&es rc=s&source=web&cd=5&cad=rja&uact=8&ve d=0CDYQFjAEahUKEwih87i-

o8TIAhXCVY4KHQrhBsc&url=http%3A%2F

%2Fjournal.unisla.ac.id%2Fpdf%2F11612014

%2FM.%2520Rosidi%2520Zamroni.pdf&usg=

AFQjCNF0UC7eghmYdZCkVKLzEoPX95eaN g&sig2=9wuYCk4oTr6r4Niq445YDQ. Diakses Tanggal 15 Oktober 2015.

[6.] Supatno, Diono (2013). "E-Commerce Kerajinan Bubut Kayu Jati Pada Gallery Nirmala".

https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&e src=s&source=web&cd=6&cad=rja&uact=8&v ed=0CEcQFjAFahUKEwjaj4m2kMPIAhXSWo 4KHSUsC-

Y&url=https%3A%2F%2Fdionstmikpringsewu.

files.wordpress.com%2F2013%2F11%2Fjurnal _nirmalae-

commerce.doc&usg=AFQjCNHJXMzHQxQx5 p8djXR9kkuBggG_aQ&sig2=zNqX_lvb4iVDtc ju2Rz4sg. Diakses Tanggal 15 Oktober 2015.