RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

H. DADI SUNARYA USFA YUSRA BUPATI MELAWI

DRS. KLUISEN

WAKIL BUPATI MELAWI

DRS. OSLAN JUNAIDI

STAFF AHLI BIDANG EKONOMI, KEUANGAN DAN PEMBANGAUNAN BUPATI MELAWI

2

KATA PENGANTAR

Memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan YME, penulis dapat menyelesaikan Rancangan Proyek Perubahan Instansional dengan judul “VALIDASI DATA PENERIMA HIBAH MELALUI E-HIBAH” sesuai waktu yang telah ditentukan.

Pemerintah dalam upaya

mensejahterakan masyarakat melakukan berbagai upaya salah satunya mengalokasikan dana hibah daerah. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2012 tentang Hibah Daerah, seperti untuk untuk tempat ibadah dan lainnya yang dimaksud hibah adalah pemberian sukarela dengan pengalihan hak atas sesuatu.

Hibah Daerah dapat diberikan kepada pemerintah,kelompok masyarakat atau pihak lain berupa uang/barang atau jasa dari pemerintah daerah kepada pemerintah atau pemerintah daerah lainnya, perusahaan daerah, masyarakat dan organisasi kemasyarakatan yang secara spesifik telah ditetapkan peruntukannya, bersifat tidak wajib dan tidak mengikat, serta tidak secara terus menerus yang bertujuan untuk menunjang penyelenggaraan urusan Pemerintah Daerah.Usulan hibah yang disampaikan saat ini masih berbentuk manual yang proposalnya masih diantar langsung kepada steakholder yang mengelola.Sebagaimana keinginan hasil akhir dari tulisan ini system tersebut akan di rubah menjadi lebih baik, pihak yang ingin mengusulkan hibah rumah ibadah cukup mengirim proposal secara online kepada bidang kesra.

Penulisan Rancangan Proyek Perubahan Instansional ini merupakan bagian dari materi yang harus disusun pada Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan IV Tahun 2022 di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur. Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan ini diharapkan dapat mempunyai nilai tambah bagi integritas kepemimpinan penulis dan instansi dalam melaksanakan kinerja pelayanan.

Kami sampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada beberapa pihak yakni:

1. Bupati Melawi bapak H,DADI SUNARYA USFA YURSA yang telah memberikan kesempatan kami untuk mengikuti kegiatan PKN II di BPSDM Jawa Timur

2. Bapak Drs. PAULUS selaku MENTOR yang telah memberikan dukungan dan kesempatan untuk terlaksananya area proyek perubahan instansional.

3. Bapak MUCHAMAD TAUFIK, SH, M.AP selaku COACH yang telah memberikan bimbingan arahan konstruksi Rancangan Proyek Perubahan.

4. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur beserta Panitia Penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan IV Tahun 2022 yang telah memberikan kesempatan dan dukunganya.

5. Rekan-rekan Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan IV Tahun 2022, yang telah banyak memberikan dukungan, bantuan dan motivasi.

6. Keluarga penulis yang begitu setia dan ikhlas dalam memberikan dukungan do’a kepada penulis dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan IV Tahun 2022 Provinsi Jawa Timur.

Penulis menyadari bahwa Rancangan Proyek Perubahan ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu, kritik dan saran pembaca sangat membantu kami dalam menyempurnakan apa yang terkandung didalamnya. Akhir kata semoga apa yang terkandung dalam Rancangan Proyek Perubahan Instansional ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Aamin…

Surabaya, 31 Maret 2022

Project Leader

Drs. OSLAN JUNAIDI

NDH : A.13

3

DAFTAR ISI

4

LATAR BELAKANG

A. Proposal tidak lengkap persyaratannya

B. Penyampaian proposal usulan tidak melalui

mekanisme.

C. Organisasi relative belum memiliki legalitas D. Implementasi bantuan

belum sesuai peruntukan.

E. Lamban dalam

pertanggung jawaban keuangan.

F. Data tidak valid

sering berubah-rubah

5

TUJUAN PROYEK PERUBAHAN

Tujuan proyek perubahan Validasi Data Penerima Hibah Melalui E-Hibah Di Kabupaten Melawi, adalah:

a) Tujuan Jangka Pendek

1. Mewujudkan data penerima hibah yang transparan dan mudah diakses masyarakat secara online

2. Mewujudkan aplikasi e-hibah di Kabupaten Melawi

3. Mewujudkan data penerima hibah yang memiliki validasi akurat

b) Tujuan Jangka Menengah

Mensosialisasikan aplikasi e-hibah kepada SOPD, lembaga keagamaan.

c) Tujuan Jangka Panjang

Mengembangkan sistem aplikasi e-hibah online yang transparan dan informatif dalam proses penganggaran, pelaksanaan, penatausahaan dana hibah kepada masyarakat.

6

MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

Manfaat dari proyek perubahan dibagi menjadi manfaat internal dan manfaat eksternal, yaitu manfaat yang dapat memberikan nilai tambah dan dirasakan oleh instansi.

a) Manfaat Internal:

1. Menunjang pencapaian sasaran program dan kegiatan Pemerintah Kabupaten sesuai urgensi dan kepentingan Kabupaten;

2. Mendukung terselenggaranya fungsi pemerintahan,

pembangunan dan kemasyarakatan dengan

memperhatikan asas keadilan, kepatutan, rasionalitas, dan

manfaat untuk masyarakat

7

MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

b) Manfaat Eksternal:

1. E-Hibah merupakan upaya Pemerintah dalam rangka menciptakan transparansi, akuntabilitas dan integrasi pelayanan dalam pengelolaan hibah yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, mulai dari tahapan perencanaan, penganggaran, penyaluran, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban, serta pelaporan hibah secara komprehensif berdasarkan azas-azas pengelolaan keuangan Negara/Daerah yang baik dan benar.

2. Untuk memfasilitasi keterbukaan dalam perwujudan program hibah yang dilaksanakan oleh Lembaga dan atau panitia penerima hibah.

3. Pengelolaan dana hibah yang disalurkan Pemerintah untuk membiayai berbagai kegiatan yang dilaksanakan masyarakat penerima hibah dapat dipertanggungjawabkan secara terbuka.

4. Seluruh proses dalam e-hibah ini dapat terlihat dan diawasi oleh seluruh lapisan

masyarakat.

8

MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

RUANG LINGKUP

PROYEK PERUBAHAN

Ruang lingkup perubahan dalam proyek perubahan ini adalah penyiapan kebijakan dan pelaksanaan inovasi yang berhubungan dengan:

1. Menyusun Peraturan Bupati yang berkenaan dengan hibah

2. Pembuatan aplikasi hibah online (E-Hibah)

3. Melakukan Uji coba aplikasi hibah online (E-Hibah)

4. Verifikasi dan

Validasi data Penerima

Hibah dengan aplikasi

E-Hibah

9

OUTPUT DAN OUTCOME PROYEK BERUPAHAN

Output dan Outcome yang akan dicapai pada proyek perubahan ini dapat dijelaskan sebagai berikut:

Output Deskripsi

1. Terlaksananya

pembuatan aplikasi hibah online ( E-Hibah)

Bagan alur yang memperlihatkan bagaimana alur aplikasi hibah online ( E-Hibah) berjalan dalam sistem aplikasi

2. Tersusunnya Peraturan Bupati yang berkenaan dengan hibah

Sebagai legitimasi berupa Peraturan Bupati Tentang Hibah

3. Terlaksananya

Verifikasi dan Validasi data Penerima Hibah

Data valid dan dapat dipertanggung jawabkan

Outcome Deskripsi

1. Transparan dan Akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan

Transparan dan

Akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan

2. Menghasilkan metode

baru dalam

penyampaian usulan dana hibah berupa E -

hibah yang

implementasinya mempermudah penyampaian

usulan,trnasparan serta mempermudah validasi data di bandingkan metode manual sebelumnya.

Meningkatkan peran masyarakat untuk ikut berpartisipasi dalam memonitor penyaluran hibah dan mempermudah penyampaian usulan, mempermudah validasi data dan transparan

10

TAHAPAN PROYEK

BERUBAHAN (MILESTONES)

Milestones Waktu

A Jangka Pendek

1. Konsultasi pada mentor dan coach Minggu ke I April 2022 2. Konsultasi materi draft Perbup Tentang

Pedoman Pemberian Hibah dan Bansos dengan Kabag Hukum,Kabag Kesra dan Asisten

Minggu ke I April 2022

3. Memimpin rapat pembentukan Tim Agile proyek perubahan e-hibah sekaligus penyusunan draft Perbup Tentang Pedoman Pemberian Hibah dan Bansos

Minggu ke II April 2022

4. Pembuatan rancangan aplikasi e-hibah Penyusunan mekanisme alur pelayanan aplikasi e-hibah

Minggu ke III April 2022

5. Dukungan Moril dan materiil Bupati Penguatan Legalitas aplikasi e-hibah

Minggu ke III April 2022 6. Monitoring dan evaluasi Sosialisasi pada

OPD, Lembaga Keagamaan dan Lembaga Kemasyaratan

Minggu ke IV April 2022

B Jangka Menengah

1. Sosialisasi pada OPD, Lembaga Keagamaan dan Lembaga Kemasyaratan di lanjutkan dengan Ujicoba aplikasi e- hibah

Bulan Juni s/d Oktober 2022

2. Uji coba aplikasi E-hibah Bulan November s/d Desember 2022 C Jangka Panjang

1. Mengimplementasi Mengembangkan sistem aplikasi hibah online ( E-Hibah) yang transparan dan informatif dalam proses penganggaran, pelaksanaan, penatausahaan dana hibah kepada masyarakat.

Tahun 2023

11

TATA KELOLA

PROYEK PERUBAHAN

Dalam upaya implementasi proyek perubahan

disusun organisasi pelaksana proyek kegiatan

yang meliputi pejabat dan staf fungional umum,

sebagaimana pada gambar berikut:

12

TATA KELOLA

PROYEK PERUBAHAN TATA KELOLA

PROYEK PERUBAHAN

Tugas masing-masing proyek perubahan adalah sebagai berikut:

Mentor, Secara umum peran dan tugas sponsor adalah:

 Bertindak sebagai pembimbing peserta berdasarkan sikap profesionalisme.

 Memberikan dukungan penuh kepada project leader diklat dalam mempersiapkan rancangan proyek perubahan yang akan dilakukan.

 Memberikan bimbingan dan arahan kepada peserta dalam merumuskan atau mengidentifikasi

permasalahan krusial organisasi yang memerlukan terapi melalui proyek perubahan.

 Membantu project leader dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan.

 Sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan dan persetujuan atas dokumen proposal proyek perubahan yang akan diajukan oleh project leader diklat.

 Memberikan dukungan penuh kepada project leader diklat dalam mengimplementasikan proyek perubahan.

 Memberikan dukungan kepada project leader dalam mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek perubahan

 Memberikan bimbingan kepada project leader dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung.

 Berperan sebagai inspirator.

13

TATA KELOLA

PROYEK PERUBAHAN

Coach : (MUCHAMAD TAUFIK, SH, M.AP), Dalam Pelatihan Kepemimpinan Nasional ini, Coach memiliki peran dan tugas:

 Melakukan monitoring kegiatan project leader selama tahap taking ownership dan selama tahap laboratorum kepemimpinan melalui media tenologi informasi (TI)

 Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu project leader apabila peserta mengalami

permasalahan selama tahapan taking ownership maupun tahapan laboratorum kepemimpinan

 Memberikan masukan kepada peserta, terkait usulan proyek perubahan yang sedang dirumuskan selama tahap taking ownership dan tahap laboratorum kepemimpinan.

 Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi proyek perubahan yang disampaikan project .

 Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progress yang dilaporkan oleh peserta bimbingan.

 Mengkomunikasikan progress, kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara PKN.

 Menjadi counsellor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama proses pembelajaran atau menyusun proyek perubahan.

Tugas masing-masing proyek perubahan

adalah sebagai berikut:

14

TATA KELOLA

PROYEK PERUBAHAN

Project Leader (Drs. OSLAN JUNAIDI), Sebagai project leader, beberapa hal harus dilakukan adalah:

 Mempersiapkan dokumen dan

instrumen yang diperlukan dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor.

 Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder.

 Membuat laporan kegiatan tahap taking ownership dan dikumpulkan ke

penyelenggara maksimal 1 hari sebelum seminar rancangan proyek perubahan.

 Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam Project Charter dengan

mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.

 Secara aktif melakukan diskusi atau melakukan progress implementasi proyek perubahan kepada coach minimal satu minggu sekali.

 Membuat rumusan milestones dalam dokumen pelaksanaan proyek sebagai dasar pencapaian target perubahan.

 Menggerakan seluruh stakeholders, baik internal maupun eksternal dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan.

 Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam proses implementasi proyek perubahan.

 Menyusun laporan poyek perubahan kedalam sebuah deskripsi utuh, mulai dari proses penyusunan project sampai dengan capaian dari implementasi proyek perubahan.

 Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada

penyelenggara PKN sesuai jadwal yang telah ditetapkan (1 hari sebelum seminar LK)

Tugas masing-masing proyek perubahan

adalah sebagai berikut:

15

TATA KELOLA

PROYEK PERUBAHAN

Tugas masing-masing proyek perubahan adalah sebagai berikut:

Tim Pokja, Proyek Perubahan:

1. Tim Agile I (Administrasi/koordinasi)

Melaksanakan penyiapan kebutuhan administratif dan membentuk Tim Penyusun Peraturan Bupati tentang Hibah.

2. Tim Agile II (IT)

Menyusun, membahas dan menyempurnakan Aplikasi.

16

STRATEGI MARKETING

Stakeholder didefinisikan sebagai

“perorangan maupun kelompok-kelompok yang terkait, baik berasal dari dalam maupun dari luar organisasi yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim”.

Stakeholder adalah bagian penting dari sebuah organisasi yang memiliki peran secara aktif maupun pasif untuk mengembangkan tujuannya. Stakeholder dapat dijumpai dimanapun, terutama dalam kegiatan bisnis sehingga setiap organisasi tidak lepas dari keberadaan tokoh penting tersebut.

Keberadaan stakeholder dalam kegiatan bisnis akan diperlukan untuk membantu mengembangkan tujuan dari organisasi tersebut. Namun, tidak semua stakeholder akan memberikan pengaruh positif terhadap organisasi.

Stakeholder proyek perubahan

17

STRATEGI MARKETING

Content Strategi Marketing

Desain content marketing menggunakan empat strategi atau yang lebih dikenal dengan 4 P (product (produk), price (harga), place (tempat), promotion (promosi). Keempat strategi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

 Product adalah barang dan jasa yang ditawarkan sebagai sebuah kebutuhan.

 Price merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam pemasaran suatu produk.Place adalah bidang atau wadah yang digunakan sebagai tempat usaha yang dijalankan.

 Promotion yaitu kegiatan-kegiatan yang menghasilkan/

mengkomunikasikan manfaat produk yang ditawarkan dan mempersuasi pelanggan untuk membelin

Product

• Aplikasi e-hibah

Price

• dana masyarakat

• dana desa

• APBD Kabupaten Melawi

Place

• dapat di akses dari wilayah mana saja dalam yang terjangkau internet

• server nya di pusatkan di bagian kesra dan didukung oleh Kominfo

Promotion

• Media online

• Media Sosial ( website, Instagram, Facebook, Youtube)

18

STRATEGI MARKETING

Teknik komunikasi masing-masing stakeholder

Upaya-upaya yang digunakan dalam memobilisasi stakeholders, menggunakan strategi komunikasi yang dapat dibangunkan tim yang efektif, dengan menyampaikan tujuan dan manfaat kepada semua stakeholders dari proyek perubahan ini dengan komunikasi dua arah, the structuring style, dan relinquishing style dengan cara :

1) Promoter:

a. Terus dilakukan koordinasi dan komunikasi dengan mentor.

b. Terus dilaporkan tahapan dan kemajuan kegiatan perubahan kepada mentor.

c. Terus diminta arahan setiap ada kendala sekecil apapun

d. Diberikan kesempatan pada setiap anggota tim menyampaikan pendapat dan gagasan secara lisan maupun tulisan.

2) Latens:

a. Diberikan kesempatan untuk menyampaikan gagasan baik secara lisan maupun tulisan.

b. Disampaikan hasil proyek perubahan, khususnya yang menjadi perhatiannya seperti peningkatan pelayan publik

3) Defender:

a. Diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat baik secara lisan atau tulisan.

b. Dilibatkan dalam proses proyek perubahan sesuai dengan kebutuhan.

c. Tetap dijaga komunikasi tahap proyek perubahan 4) Appathetic:

Stakeholders apathetic, tetap dilibatkan sesuai dengan tahap yang dibutuhkan

dengan tujuan memberikan pengertian atau meminta pendapat sehingga kelompok

ini dapat berperan sebagai kelompok defender

19

INDIKATOR TARGET KINERJA

Target Capaian Kinerja adalah Ukuran kondisi yang menggambarkan tercapainya seluruh kegiatan yang telah direncanakan dalam Pentahapan Kegiatan atau Milestone, dalam Target Capaian Kinerja dilakukan pembobotan terhadap masing-masing kegiatan yang telah direncanakan dalam pentahapan, kemudian ditetapkan target capaiannya sesuai karakter kegiatannya.

Indikator Capaian Kinerja

No Tahap Utama Bobot

(%)

Target (%) A JANGKA PENDEK

1 Konsultasi pada mentor dan coach 10 100

2.

Konsultasi materi draft Perbup Tentang Pedoman Pemberian Hibah dan Bansos dengan Kabag Hukum,Kabag Kesra dan Asisten

15

3

Memimpin rapat pembentukan Tim Agile proyek perubahan e-hibah sekaligus penyusunan draft Perbup Tentang Pedoman Pemberian Hibah dan Bansos

15 100

4 Pembuatan aplikasi e-hibah Penyusunan mekanisme alur pelayanan aplikasi e-hibah

15 100

5 Dukungan Moril dan materiil Bupati Penguatan Legalitas aplikasi e-hibah

20 100

6. Monitoring dan evaluasi 25

Jumlah 100 100

B Jangka Menengah

1 Sosialisasi pada OPD, Lembaga Keagamaan dan Lembaga Kemasyaratan

40 100

2 Uji coba aplikasi E-Hibah 60 100

Jumlah 100 100

C Jangka Panjang

1 Mengembangkan sistem aplikasi hibah online ( E-Hibah) yang transparan dan informatif dalam proses penganggaran, pelaksanaan, penatausahaan dana hibah kepada masyarakat.

100 100

Jumlah 100 100

20

HIBAH DAN BANTUAN

SOSIAL TERENCANA

21

KRITERIA

KEBERHASILAN

Untuk menentukan keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan, perlu adanya kriteria keberhasilan yang bisa menjawab tujuan serta dapat diukur dengan jelas.

1.

Terlaksananya dukungan steakholder lainnya

2.

Terlaksananya pembuatan aplikasi hibah online ( E- Hibah)

3.

Tersusunnya Peraturan Bupati yang berkenaan dengan hibah

4.

Terlaksananya Verifikasi dan Validasi data Penerima Hibah

5.

Terealisasinya pekerjaan dari dana hibah dan pertanggung jawaban keuangannya.

Sebelum terealisasi E-Hibah pola penyampaian proposal dan validasi dengan cara manual. Bagian kesra menerima bentuk proposal yang diantar oleh kelompok masyarakat, di kumpulkan dan di rekap kemudian disampaikan kepada tim TAPD melalui asisten dan sekda untuk di bahas dan di validasi dalam rapat TAPD.

Sesudah terbentuk E-hibah bagian kesra cukup menyampaikan data melalui aplikasi kepada asisten dan sekda yang nanti akan di bahas oleh tim TAPD dan data tersebut juga sudah dapat di akses baik masih berbentuk usulan maupun hasil dari pembahasan tim TAPD.

Pola manual negatifnya masih tertutup sehingga masih memungkin kan data yag tidak lengkap dan belum memenuhi syarat namun di loloskan untuk mendapatkan dana hibah.Penilaian subyektif relative besar.

Pola E-hibah semua data usulan yang masuk sudah di validasi dan hanya yang memenuhi syarat sesuai ketentuan yang berlaku dapat dibahas untuk di bantu sehingga tinggal menetapkan nilainya saja.

22