PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KUNJUNGAN PASIEN RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG
PELAPORAN LB4 MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO 2010
DI UPT PUSKESMAS GRIYA ANTAPANI
BANDUNG
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagian Syarat Kelulusan Ujian Akhir Program Diploma IV
Program Studi Manajemen Informatika Konsentrasi Informatika Rekam Medis
Disusun Oleh : DEVI NOPIANA
NPM. 13.403.143
POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2017
ABSTRAK
DEVI NOPIANA NPM 13403143
Manajemen Informatika
Konsentrasi Informatika Rekam Medis
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KUNJUNGAN PASIEN RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG LB4 MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO 2010 DI UPT PUSKESMAS GRIYA ANTAPANI BANDUNG
Skripsi : 167 halaman
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi kunjungan pasien rawat jalan guna menunjang LB4 menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara,observasi, dan studi pustaka. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah waterfall.
Permasalahan yang ditemukan penulis selama melakukan penelitian yaitu petugas mengalami kesulitan dalam bentuk pencatatan laporan yang harus dilakukan secara manual dan petugas melakukan pengisian laporan pada saat pendaftaran pasien sehingga terjadinya penumpukan pasien dan keterlambatan penyerahan laporan.
Adapun saran yang diberikan yaitu perlunya sistem kunjungan rawat jalan guna menunjang pelaporan LB4 berbasis komputer menggunakan Microsoft Visual studio 2010 sebagai aplikasi program serta MySQL sebagai database dan diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada.
Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi, rawat jalan, Pelaporan LB4, Microsoft Visual studio 2010.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pelayanan kesehatan masyarakat adalah bagian dari pelayanan kesehatan yang tujuan utamanya yaitu untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, mencegah dan menyembuhkan serta memulihkan kesehatan perseorangan, keluarga, kelompok, dan ataupun masyarakat. Salah satu institusi yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang terdapat di Indonesia diantaranya yaitu Puskesmas.
Puskesmas ( Pusat Kesehatan Masyarakat) yang merupakan kesatuan organisasi fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu, merata dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat dengan peran serta aktif masyarakat dan menggunakan hasil pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna, dengan biaya yang dapat dipikul oleh pemerintah dan masyarakat luas guna mencapai derajat kesehatan yang optimal, tanpa mengabaikan mutu pelayanan kepada perorangan.
Kita sebagai masyarakat atau lebih tepatnya sebagai pengguna fasilitas atau pasien dari pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh suatu Puskesmas, akan merasa lebih aman dan puas apabila mendapatkan pelayanan kesehatan dengan mutu pelayanan kesehatan yang baik. Oleh karena itu, Puskesmas sebagai penyedia layanan kesehatan harus mampu untuk memberikan pelayanan yang bermutu dan memuaskan bagi pasiennya sesuai
dengan standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat.
Salah satu upaya untuk meningkatan mutu pelayanan kesehatan diinsitusi pelayanan seperti puskesmas dengan mengadakan pelayanan rekam medis, PerMenKes No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis menyatakan bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis adalah berkas yang berisikan sekumpulan data dan informasi yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Rekam medis didokumentasikan dan disimpan secara sistematis dan aman untuk keperluan pelayanan kesehatan.
Kegiatan rekam medis meliputi penerimaan pasien, pencatatan kegiatan pelayanan medis, pengolahan rekam medis, pengkodean, penyimpanan dan pengambilan kembali serta pelaporan.
Kegiatan penerimaan pasien adalah kegiatan yang dilakukan oleh petugas untuk mencatat data pasien pada saat pasien datang ke puskesmas. Data yang dicatat oleh petugas merupakan data dasar pasien yang kemudian akan diserahkan kepada poli yang sesuai dengan kondisi pasien. Pada saat pasien datang ke puskesmas, bagi pasien lama atau pasien yang sudah pernah berkunjung akan dimintai kartu berobat (KIB) agar memudahkan petugas mencari berkas rekam medis pasien dan bagi pasien yang belum pernah datang
berkunjung akan di minta data KTP untuk ditulis secara lengkap di berkas rekam medis.
Selain kegiatan penerimaan pasien adapula kegiatan pelaporan yang sama pentingnya untuk puskesmas. Di dalam pembuatan laporan kegiatan rumah sakit berkaitan dengan proses penghitungan data yang dihasilkan di unit pelayanan yang terdapat dalam puskesmas. Dimulai dari proses pengumpulan data, pengolahan data, dan penyajian data yang berasal dari berkas rekam medis pasien, yang diolah teknologi informasi menjadi suatu informasi yang dapat digunakan oleh pemimpin puskesmas untuk pengambilan keputusan secara cepat, tepat dan akurat.
Puskesmas Griya Antapani merupakan puskesmas pemerintah yang berlokasi di Jl. Plered No. 5 Kecamatan Antapani Kabupaten Bandung Barat.
Berdasarkan hasil dari pengamatan selama melakukan PKL secara langsung permasalahan yang ada di UPT Puskesmas Griya Antapani. Yaitu, petugas mengalami kesulitan dalam bentuk pencatatan yang harus dilakukan secara manual dan memerlukan konsentrasi tinggi sehingga mengakibatkan kurang efektifnya waktu yang diperlukan dalam pencatatan laporan LB4.
petugas melakukan pengisian laporan pada saat pendaftaran sehingga terjadinya penumpukan pasien yang belum dilayani, kurang telitinya petugas dalam pengisian berkas rekam medis pasien yang dikarenakan banyaknya laporan yang harus diisi secara manual sehingga terjadinya ketidak lengkapan pada saat pengisian berkas rekam medis dan mengakibatkan keterlambatan pelaporan dengan tepat waktu.
Perkembangan sistem informasi manajemen dan didukung dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat menjadikan sebagian besar kegiatan berjalan dengan mudah dan cepat. Dengan kemajuan ini puskesmas memiliki banyak pilihan untuk mengurangi beban pekerjaan dari setiap kegiatan pelayanan di puskesmas, memberikan kemudahan bagi pasien dalam menerima setiap informasi yang dibutuhkan dan kecepatan dalam segi pelaporan kegiatan puskesmas.
Dengan demikian, untuk meminimalisir hambatan dalam pelaksanaan pendaftaran serta pelaporan kunjungan. Maka dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat memudahkan pekerjaan. Berdasarkan masalah diatas, maka diambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KUNJUNGAN PASIEN RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG PELAPORAN LB4 DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO 2010 DI PUSKESMAS GRIYA ANTAPANI BANDUNG”.
1.2 Pokok Permasalahan
Berdasarkan latar belakang di atas maka pokok permasalahan yang akan di bahas adalah bagaimana mempermudah proses sistem informasi kunjungan guna menunjang kembali efektifitas sistem laporan yang akan mendukung LB4 di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
1.3 Pertanyaan penelitian
Adapun pertanyaan penelitian yang terdapat dalam pokok permasalahan diatas adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung ?
2. Permasalahan apa saja yang menghambat pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung?
3. Upaya apa saja yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung?
4. Bagaimana perancangan Sistem Informasi pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung?
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian A. Tujuan penelitian
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui cara mempermudah proses proses kunjungan pasien rawat jalan dan laporan pemeriksaan guna menunjang LB4 di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
2. Tujuan Khusus
Mengacu pada rumusan masalah yang ada, maka tujuan khusus yang ingin dicapai bagi penulis dari penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
b. Untuk mengidentifikasi dan menganalisi permasalahan yang menghambat pada saat pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
c. Untuk mengetahui upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi permasalahan pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
d. Untuk mengetahui rancangan sistem informasi kunjungan pasien rawat jalan dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
B. Manfaat Penelitian
Kegiatan penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi Puskesmas
Memberi sumbangan perancangan sistem informasi kunjungan pasien rawat jalan guna menunjang laporan LB4 di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
2. Bagi pembaca
Diharapkan penelitian ini bermanfaat untuk menambah pengetahuan dan wawasan bagi pembaca.
3. Bagi peneliti
Penelitian ini untuk menambah wawasan dan pengalaman tentang perancangan sistem informasi kunjungan pasien rawat jalan guna menunjang pelaporan LB4 dan sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan.
1.5 Ruang Lingkup/Batasan Analisis Perancangan
Ruang lingkup yang penulis tentukan yaitu dari permasalahan yang ada pada pelaksanaan kegiatan kunjungan pasien rawat jalan agar tidak keluar dari perancangan sistem informasi yang telah direncanakan.
Adapun batasan masalah sistem informasi yang akan dirancang adalah:
A. Pembahasan mengenai kegiatan pelayanan kunjungan pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
B. Perancangan sistem informasi kunjungan pasien rawat jalan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010.
C. Membahas dalam rancangan keluaran berupa pelaporan LB4.
D.
1.6 Metode penelitian
Pada penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriftif.
A. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi yaitu menggumpulkan data yang tepat dengan mengamati dan meliti secara langsung ke lapangan untuk memperoleh data yang dibutuhkan sesuai kebutuhan penelitian, sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas tentang aktivitas yang terjadi.
2. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah metode pengumpulan data dengan mempelajari buku, dokumen yaitu mendukung sebagai bahan dalam penulisan pelaporan. Untuk menambah referensi mengenai sistem yang diteliti, penulis melakukan studi pusaka dengan memepelajari dan mengupulkan data dari beberapa sumber buku, dokumen dan internet yang berkaitan dengan materi atau sisteem tersebut.
3. Wawancara
Wawancara adalah suatu metode yang dipergunakan untuk mengumpulkan data dimana mendapat keterangan atau informasi pada secara lisan dari seseorang sasaran penelitian (responden), atau secara langsung bertanya dan berhadapan muka dengan petugas yang bersangkutan.
B. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Selain metode penelitian dengan teknik untuk pengumpulan data, penulis menggunakan metode pengembangan perangkat lunak dalam menganalisa sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan metode waterfall.
Metode Waterfall adalah suatu proses pengembangan perangkat lunak berurutan, di mana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi (konstruksi), dan pengujian.
1.7 Waktu dan Tempat Penelitian
Kegiatan penelitian dilakasanakan di bagian rekam medis Puskesmas Griya Antapani yang bertempat di jalan Plered No. 5 Kecamatan Antapani Kabupaten Bandung Barat, waktu penelitian dilaksanakan mulai tanggal 10 oktober 2016 sampai dengan 10 januari 2017.
1.8 Sistematika Penulisan Penelitian
Adapun sistematika penulisan Perancangan Sistem Informasi Kunjungan Pasien Rawat Jalan Dengan Menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 di UPT Griya Antapani Bandung dibagi beberapa bab dengan uraian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab I berisi tentang penjelasan latar belakang permasalahan, pokok permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan dan permasalahan penelitian, ruang lingkup dan batasan masalah, waktu dan tempat penelitian, serta sistematika penulisan penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab II berisi tentang teori-teori yang mendukung terhadap penelitian yang dilakukan dari inti permasalahan yang ada. Seperti teori mengenai konsep puskesmas, rekam medis, rekam medis kesehatan elektronik, sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas, rawat jalan, penerimaan pasien rawat jalan, pasien, sistem, data dan informasi, analisis sistem, perancangan sistem, basis data, UML, MySQL, Microsoft Visual Studio 2010.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab III berisi metodologi penelitian yang digunakan yaitu metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskritif. Metode ini diharapkan dapat mendeskripsikan permasalahan-permasalahan sistem sensus harian rawat jalan yang akan dirancang.
BAB IV ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab IV berisi tentang uraian secara singkat letak demografis puskesmas di tempat dilaksanakannya penelitian. Dimana berisi tentang analisa sistem yang berjalan di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung. Permasalahan yang dihadapi dalam proses pendaftaran guna menunjang laporan LB4.
BAB V PERANCANGAN SISTEM
Bab V berisi tentang gambaran sistem yang dirancang oleh penulis, seperti rancangan masukan, rancangan proses, dan rancangan keluaran.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab VI berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan saran terhadap sistem informasi kunjungan pasien rawat jalan yang diusulkan pada Puskesmas untuk menghadapi permasalahan yang ada di UPT Puskesmas Griya Antapani Bandung.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Tentang Konsep, Analisis dan Perancangan A. Konsep Puskesmas
1. Pengertian Puskesmas
Menurut Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Pasal 1 ayat (2) “Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya”.
2. Prinsip Puskesmas
Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan sebuah Puskesmas mempunyai beberapa prinsip sebagaimana yang diatur dalam Permenkes No. 75 Tahun 2014 Pasal 3, meliputi:
a. Paradigma sehat
Puskesmas mendorong seluruh pemangku kepentingan untuk berkomitmen dalam upaya mencegah dan mengurangi resiko
kesehatan yang dihadapi individu, keluarga, kelompok dan masyarakat.
b. Pertanggungjawaban wilayah
Puskesmas menggerakkan dan bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya.
c. Kemandirian masyarakat
Puskesmas mendorong kemandirian hidup sehat bagi individu, keluarga, kelompok, dan masyarakat.
d. Pemerataan
Puskesmas menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang dapat diakses dan terjangkau oleh seluruh masyarakat di wilayah kerjanya secara adil tanpa membedakan status sosial, ekonomi, agama, budaya dan kepercayaan.
e. Teknologi tepat guna
Puskesmas menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan dengan memanfaatkan teknologi tepat guna yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan, mudah dimanfaatkan dan tidak berdampak buruk bagi lingkungan.
f. Keterpaduan dan kesinambungan
Puskesmas mengintegrasikan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) lintas program dan lintas
sektor serta melaksanakan sistem rujukan yang didukung dengan manajemen Puskesmas.
3. Tugas dan Fungsi Puskesmas
Sebagaimana diatur dalam Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Pasal 4 dan 5, Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan sehat.
Dan untuk melaksanakan tugasnya, Puskesmas mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) tingkat pertama di wilayah kerjanya.
2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama di wilayah kerjanya.
4. Kegiatan Pokok Puskesmas 1) KIA
2) KB
3) Usaha Kesehatan Gizi 4) Kesehatan Lingkungan
5) Pemberantasan dan pencegahan penyakit menular
6) Pengobatan termasuk penanganan darurat karena kecelakaan 7) Penyuluhan kesehatan masyarakat
8) Kesehatan sekolah 9) Kesehatan olah raga 10) Perawatan kesehatan 11) Kesehatan kerja
12) Kesehatan Gigi dan Mulut 13) Kesehatan jiwa
14) Kesehatan mata
15) Laboratorium sederhana
5. Kategori Puskesmas
Menurut Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Pasal 20 dan 21 menjelaskan bahwa dalam rangka pemenuhan pelayanan kesehatan yang didasarkan pada kebutuhan dan kondisi masyarakat, Puskesmas dapat dikategorikan berdasarkan karakteristik wilayah kerja dan kemampuan penyelenggaraan, meliputi: 1) Puskesmas kawasan perkotaan, 2) Puskesmas kawasan pedesaan, 3) Puskesmas kawasan terpencil dan sangat terpencil.
6. Satuan Penunjang a) Puskesmas Pembantu
Pengertian puskesmas pembantu yaitu unit pelayanan kesehatan yang sederhana dan berfungsi menunjang dan
membantu melaksanakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan puskesmas dalam ruang lingkup wilayah yang lebih kecil.
b) Puskesmas Keliling
Pengertian puskesmas keliling yaitu unit pelayanan kesehatan keliling yang dilengkapi dengan kendaraan bermotor roda empat dan peralatan kesehatan, peralatan komunikasi serja sejumlah tenaga yang berasal dari puskesmas. Puskesmas keliling berfungsi menunjang dan membantu melaksanakan kegiatan-kegiatan puskesmas dalam wilayah kerjanya yang belum terjangkau oleh pelayanan kesehatan.
c) Bidan Desa
Pada setiap desa yang belum ada fasilitas pelayanan kesehatannya ditempatan seorang bidan yang bertempat tinggal di desa tersebut dan bertanggung jawab langsung kepada kepala puskesmas. Wilayah kerja bidan desa adalah satu desa dengan jumlah penduduk rata-rata 3.000 jiwa. Tugas utama bidan desa adalah membina peran serta masyarakat melalui pembinaan posyandu dan pembianaan kelompok dasawisma, di samping memberi persalinan di rumah penduduk.
Selain itu juga menerima rujukan masalah kesehatan anggota keluarga dasawisma untuk diberi pelayanan seperlunya atau dirujuk lebih lanjut ke puskesmas atau fasilitas pelayanan kesehatan yang lebih mampu dan terjangkau secara rasional.
7. Pelayanan Kesehatan di Puskesmas
Berdasarkan kategori puskesmas yang diatur dalam Permenkes No 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Pasal 22, 23, 24 ayat (2) Pelayanan Kesehatan di Puskesmas meliputi:
a. Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan oleh Puskesmas kawasan perkotaan memiliki karakteristik sebagai berikut:
1) Memprioritaskan pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
2) Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dilaksanakan dengan melibatkan partisipasi masyarakat
3) Pelayanan Unit Kesehatan Perseorangan (UKP) dilaksanakan oleh Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh pemerintah atau masyarakat
4) Optimalisasi dan peningkatan kemampuan jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan
5) Pendekatan pelayanan yang diberikan berdasarkan kebutuhan dan permasalahan yang sesuai dengan pola kehidupan masyarakat perkotaan
b. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan oleh Puskesmas kawasan pedesaan memiliki karakteristik sebagai berikut:
1) Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dilaksanakan dengan melibatkan partisipasi masyarakat
2) Pelayanan Unit Kesehatan Perseorangan (UKP) dilaksanakan oleh Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh masyarakat
3) Optimalisasi dan peningkatan kemampuan jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan
4) Pendekatan pelayanan yang diberikan menyesuaikan dengan pola kehidupan masyarakat perdesaan
c. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan oleh Puskesmas kawasan terpencil dan sangat terpencil memiliki karakteristik sebagai berikut:
1) Memberikan pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Unit Kesehatan Perseorangan (UKP) dengan penambahan kompetensi tenaga kesehatan
2) Dalam pelayanan Unit Kesehatan Perseorangan (UKP) dapat dilakukan penambahan kompetensi dan kewenangan tertentu bagi dokter, perawat, dan bidan
3) Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) diselenggarakan dengan memperhatikan kearifan lokal
4) Pendekatan pelayanan yang diberikan menyesuaikan dengan pola kehidupan masyarakat di kawasan terpencil dan sangat terpencil
5) Optimalisasi dan peningkatan kemampuan jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan
6) Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Unit Kesehatan Perseorangan (UKP) dapat dilaksanakan dengan pola gugus pulau/cluster dan/atau pelayanan kesehatan bergerak untuk meningkatkan aksesibilitas.
8. Upaya Kesehatan di Puskesmas
Menurut Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Pasal 36 ayat (2) dan Pasal 37 ayat (1) menjelaskan bahwa upaya kesehatan di puskesmas meliputi:
a. Upaya kesehatan masyarakat tingkat pertama dilaksanakan dalam bentuk: 1) Pelayanan promosi kesehatan, 2) Pelayanan kesehatan lingkungan, 3) Pelayanan kesehatan ibu, anak, dan keluarga berencana, 4) Pelayanan gizi, 5) Pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit.
b. Upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama dilaksanakan dalam bentuk: 1) Pelayanan rawat jalan, 2) Pelayanan gawat darurat, 3) Pelayanan satu hari (one day care), 4) Home care, dan/atau 5) Rawat inap berdasarkan pertimbangan kebutuhan pelayanan kesehatan.
B. Konsep Rekam Medis
1. Pengeritan Rekam Medis
Didalam buku Ery Rustiyanto (2012:5) yang berjudul Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan berisikan pengertian rekam medis menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis memiliki pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatanya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di puskesmas, diteruskan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di puskesmas. Dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau keperluan lainnya.
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan diselenggarakannya Rekam Medis menurut Dirjen Yanmed (2006:13) yaitu “menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercapai tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi adalah merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit”.
Tujuan utama rekam medis adalah untuk mendukung terciptanya peningkatan pelayanan kesehatan yang efektif dan efisien melalui pengolahan administrasi atau pengolahan rekam medis sejak penerimaan pasien sampai rekam medis digunakan lagi dengan tertib atau sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga adanya pendokumentasian semua kegiatan pelayanan yang dilakukan, serta adanya kegiatan pengolahan data atau adanya informasi yang lengkap, akurat dan dapat dipertagung jawabkan.
3. Nilai Guna Rekam Medis
Adapun nilai guna rekam medis menurut Ery Rustiyanto (2012:7), yaitu :
1) Bagi Pasien
a. Menyediakan bukti asuhan keperawatan/tindakan medis yang diterima oleh pasien.
b. Menyediakan data bagi pasien jika pasien dating untuk yang kedua kali dan seterusnya.
c. Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hokum pasien dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau mal praktek.
2) Bagi Fasilitas layanan kesehatan
a. Memiliki data yang dipakai untuk pekerja professional kesehatan.
b. Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
c. Mengevaluasi penggunaan sumber daya.
3) Bagi Pemberi pelayanan
a. Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga professional dalam merawat pasien.
b. Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang bersifat berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan kesehatan.
c. Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.
4. Kegunaan Rekam Medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006:13) kegunaan rekam medis dapat dilihat beberapa aspek, antara lain:
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam Medis mempunyai nilai Medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan /perawatan yang harus diberikan seorang pasien.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan dalam menghitung biaya pengobatan/tindakan dan perawatan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan dalam penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan/
kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi kesehatan.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas reka medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan sarana pelayanan kesehatan.
5. Manfaat Rekam Medis
Manfaat rekam medis berdasarkan Permenkes Nomor 269/MenKes/Per/III/2008, tentang Rekam Medis adalah sebagai berikut:
a. Pengobatan. Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta
merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien
b. Peningkatan Kualitas Pelayanan. Membuat Rekam Medis bagi penyelenggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.
c. Pendidikan dan Penelitian. Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi.
d. Pembiayaan Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien
e. Statistik Kesehatan Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan, khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit- penyakit tertentu
f. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.
6. Falsafah Rekam Medis
Dengan demikian menurut Dirjen Yanmed (2006:10) falsafah dari rekam medis mendukung nilai-nilai ALFRED AIR yaitu sebagai berikut:
Administration Akurat
Legal Iinformatif
Financial Responsibility
Riset Education Documentatio a) Administration
Karena isinya menyangkut tindakan wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b) Legal
Karena isinya menyangkut jaminan kepastian hokum atas dasar keadilan.
c) Financial
Karena isinya menyangkut informasi yang dipergunakan sebagai aspek keuangan.
d) Riset
Karena isinya menyangkut informasi sebagai aspek penelitian dan pengembangan iptek.
e) Education
Karena isinya menyangkut informasi tentang perkembangan kronologis dan pelayanan medis yang diberikan.
f) Documentation
Karena dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
g) Akurat
Karena isinya sesuai dengan kebenaran.
h) Informatif
Karena menyangkut sebagai informasi dengan cepat.
i) Responsibility
Karena dapat direspon atau cepat tanggap dan bertanggung jawab dalam pelayanan kesehatan.
C. Konsep Rekam Kesehatan Elektronik
1. Pengertian Rekam Kesehatan Elektronik
Menurut Gemala Hatta (2014:73) Rekam Kesehatan Elektronik (RKE) adalah kegiatan komputerisasi isi rekam kesehatan dan proses elektronisasi yang berhubungan dengannya.
Elektronisasi ini menghasilkan sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas bagi kelengkapan dan keakuratan data;
memberi tanda waspada; sebagai peringatan; tanda sistem
pendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.
2. Kemampuan/fitur dari Rekam Kesehatan Elektronik
Rekam kesehatan elektronik menurut Gemala Hatta (2014:292) minimal harus memiliki kemampuan/fitur berikut:
a. Kemampuan mengidentifikasi seluruh informasi pasien yang dibentuk dan dikelola oleh saryankes.
b. Kemampuan untuk menyiapkan seluruh informasi pasien agar siap digunakan oleh seluruh pemberi layanan yang bekerja di saryankes tersebut.
c. Ketersediaan stasiun kerja (workstation) yang dapat didayagunakan oleh setiap pemberi layanan
d. Ketersediaan sistem keamanan yang mampu melindungi integritas dan kerahasiaan setiap informasi pasien dalam sistem tersebut.
3. Kekuatan dan Kelemahan Rekam Kesehatan Elektronik
Gemala Hatta (2014:120) mengemukakan bahwa kekuatan dan kelemahan dari rekam kesehatan elektronik adalah sebagai berikut:
a. Kekuatan Rekam Kesehatan Elektronik
1) Memungkinkan akses informasi secara cepat dan mudah.
2) Memungkinkan adanya copy cadangan (duplikat) informasi yang dapat diambil bila yang asli hilang atau rusak.
3) Memproses transaksi dalam jumlah besar dan sulit secara cepat.
4) Memungkinkan siap mengakses secara cepat untuk beragam sumber professional.
5) Memungkinkan mengakses secara lebih canggih dan dapat melihat rancang yang sesuai dengan kehendak (customization).
b. Kelemahan Rekam Kesehatan Elektronik 1) Kurang definisi yang jelas
2) Sulit memenuhi kebutuhan pengguna yang beragam 3) Kurangnya standarisasi
4) Adanya potensi ancaman terhadap privasi dan sekuritas 5) Biaya
4. Langkah Memaksimalkan Sistem Komputerisasi
Adapun langkah-langkah yang ditempuh agar sistem komputerisasi dapat berfungsi maksimal sesuai yang dikemukakan oleh Gemala Hatta (2014:121) adalah sebagai berikut:
a. Menstandarisasikan perangkat data elemen yang dikumpul oleh seluruh perencana kesehatan dan pemberi pelayanan (provider).
b. Menghubungkan semua sistem.
c. Menstandarisasikan cara informasi medis didefinisi dan dikodekan.
d. Menyaring dan monitor semua data secara teratur.
e. Membuat protokol yang menjamin kerahasiaan dan sekuritas rekaman pasien.
f. Menyimpan rekam kesehatan purna otomatisasi.
g. Membagi data antara perencana kesehatan, pemberi pelayanan kesehatan (provider), badan-badan (pemerintah, masyarakat) dalam mendukung ukuran kinerja dan peningkatan.
D. Konsep Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
1. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan
Yang dimaksud dengan pencatatan adalah kegiatan/proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas, disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan : 253) dalam buku Syafrudin, Theresia dan Jomima yang berjudul Ilmu Kesehatan Masyarakat(2002 : 122).
Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang/berkaitan dengan kegiatan tersebut (syahlan:256).
2. Tujuan
Dalam buku Syafrudin, Theresia dan Jomima yang berjudul Ilmu Kesehatan Masyarakat (2002 : 122) memiliki tujuan pencatatan dan pelaporan sebagai berikut :
a. Tujuan umum
Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodic dan teratur untuk pengelola program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.
b. Tujuan khusus
1) Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur.
2) Terlaksananya pelapor data secara teratur diberbagai jenjang administrasi, sesuia dengan peraturan yang berlaku.
3) Digunakannya data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi.
3. Ruang lingkup
Ruang lingkup yang dijelaskan dalam buku Syafrudin, Theresia dan Jomima yang berjudul Ilmu Kesehatan Masyarakat (2002 : 123) yaitu:
a. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas keliling.
b. Pencatatan dan pelaporan mencangkup :
1) Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas 2) Data ketenagaan di puskesmas
3) Data saran yang dimiliki puskesmas
4) Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik didalam gedung maupun diluar gedung.
c. Pelaporan dilakukan secara periodic (bulanan, tribulan,semester dan tahunan).
4. Manfaat Pencatatan dan Pelaporan
Menurut buku Syafrudin, Theresia dan Jomima yang berjudul Ilmu Kesehatan Masyarakat (2002 : 125) manfaat dari pencatatan dan pelaporan yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan kadministrasi pada jenjang yang lebih tinggi dalam rangka pembinaan, perencanaan dan penetapan kebijaksanaan.
b. Dimanfaatkan puskesmas untuk meningkatkan upaya kesehatan puskesmas, melalui :
1) Perencanaan (perencanaan mikro)
2) Penggerakan dan pelaksanaan (lokakarya mini puskesmas) 3) Pengawasan, pengendalian dan penilaian (stratifikasi).
5. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung
1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian.
2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan progam yandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan dan Pelaporan ini menggunakan kartu register dan kartu murid.
6. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten:
1. Laporan Bulanan
a) Data Kesakitan (LB 1) b) Data obat-obatan (LB 2)
c) Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)
d) Data jumlah kegiatan pelayanan kunjungan, pelayanan kesehatan gigi dan mulut, kegiatan penyuluhan, kegiatan pelayanan laboratorium (LB 4).
2. Laporan Sentinel
Berikut adalah bentuk laporan sentinel.
a) Laporan bulan sentinel (LB 1S)
Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).
b) Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan
sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap.
Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan.
3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
Data dasar puskesmas (LT-1)
Data kepegawaian (LT-2)
Data peralatan (LT-3)
8. Alur Pelaporan
Laporan dari Dinas Kesehatan TK II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dinas Kesehatn TK I kemudian diteruskan ke Kanwil Depkes Propinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP.
Laporan tersebut meliputi sebagai berikut : 1. Laporan Triwulan :
a. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1 b. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2 c. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3 d. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 4 2. Laporan Tahunan :
a. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 1 b. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 2 c. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 3
9. Frekuensi Laporan 1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas- dinas terkait di bawah ini :
Kepala Dinas Kesehatan Dati I
Kepala Kantor Wilayah Depkes Provins
Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas 2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini :
Kepala Dinas Kesehatan Dati I
Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
E. Konsep Rawat Jalan 1. Pengertian Rawat Jalan
Pelayanan Rawat Jalan (Ambulatory) adalah salah satu bentuk dari pelayanan kedoskteran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan menurut (Feste,1989) adalah pelayanan
kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap (Hospitalization). (Azwar,2010:75)
2. Pengertian Rawat Jalan Tingkat Lanjut (RJTL)
Menurut keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 379/ MENKES/SK/IV/2008. RJTL, adalah Pelayanan RJTL, berdasarkan rujukan dari unit pelayanan kesehatan secara berjenjang.
Yang dimaksudkan dengan berkunjung adalah berdasarkan rujukan dari puskesmas atau rumah sakit daerah asal pasien.
3. Sistem Penomoran Rekam Medis
Sistem Penomoran Rekam Mesid atau PmeberianNomor Pasien menurut Dirjen Yanmed Pelayanan Medik (2006:24), yaitu :
“Nomor Rekam Medis yang diberikan pada saat masuk rumah sakit (Admission Pastient Number). Penyimpanan secara alpabets menurut nama-nama pasien lebih menyulitkan dibandingkan dengan penyimpanan berdasarkan nomor pasien”.
Menurut Dirjen Yanmed Pelayanan Medik (2006:24) ada tiga sistem pemberian nomor pasien (Administrasion Numbering System) yaitu:
a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru.
Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :
1) Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada pasien.
2) Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada pasien.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini :
1) Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama, karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor.
2) Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.
b. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)
Suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor kepada pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.
Setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke Puskesmas dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.
Sistem Penomoran Unit dibagi menjadi dua, yaitu : 1) Social Security Numbering
Social Security Numbering yaitu penomoran yang berhubungan dengan lingkungannya dan hanya di Amerika Serikat dan efektif pada veteran administration hospital.
Keuntungannya adalah dapat dibedakan dengan pasien lainnya.
2) Family Numbering
Family Numbering yaitu penomoran yang berhubungan dengan keluarga (satu nomor untuk satu keluarga). Biasanya dilaksanakan di puskesmas. Terdiri dari sepasang digit tambahan yang ditempatkan pada setiap keluarga.
Keuntungan dari sistem ini adalah semua informasi pada satu keluarga terkumpul.
Keuntungan dengan menggunakan sistem Family Numbering yaitu :
3) Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan berada dalam satu folder.
4) Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini yaitu pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering Sistem)
Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan sistem seri dan unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor baru tetapi dokumen Rekam Medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru.
Kekurangan dengan menggunakan sistem ini :
Petugas menjadi lebih sibuk setelah selesai pelayanan dan informasi yang diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.
Kelebihan menggunakan sistem ini :
1) Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara pasien baru atau pasien lama, semua pasien yang datang dianggap pasien baru.
2) Tidak perlu mencari Dokumen Rekam Medis.
4. Alur Rekam Medis Rawat Jalan
Pasien mengambil nomor antrian dan kemudian mendaftar kepada TP2RJ ( Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan) Petugas mencatat pada buku register, nama , nomor rekam medis, identitas, dan data social pasien, serta mencatat keluhan pada kartu poliklinik.
Dan alur selanjutnya dari rawat jalan yaitu:
1. Petugas mencari berkas rekam medis pasien jika si pasien. Pasien lama dan yang baru dibuatkan nomor rekam medis.
2. Jika pasien memiliki kartu rujukan dari ASKES maka dibuatkan paket ASKES yang dicatat diruang rekam medis.
3. Kurir membawa berkas rekam medis pasien beserta kartu poloklinik sesuai poliklinik yang dituju.
4. Petugas mencatat dibuku register nama, nomor rekam medis, jenis kunjungan tindakan pelayanan yang diberikan.
5. Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosis, dan penyakitnya pda kartu/ lembaran berkas rekam medis.
6. Setelah diberi pelayanan maka semua laporan serta berkas yang diisi tadi dikirim atau diambil kembali oleh kurir ke unit rekam medis paling lambat 1 jam sebelum berkahirnya jam kerja.
7. Petugas di unit rekam medis memeriksa kelengkapan berkas kemudian dimasukan ke kartu indeks penyakit setelah diolah.
8. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, berkas rekam medis disimpen menurut nomor rekam medis ditempat penerimaan pasien rawat jalan.
F. Konsep Penerimaan Pasien Rawat Jalan
1. Pengertian Pendaftaran atau Penerimaan Pasien Rawat Jalan Menurut Dirjen Yanmed (2006:33) Pelayanan Pendaftaran atau Penerimaan pasien rawat jalan merupakan salah satu kegiatan dan penyelenggaraan rekam medis yang diambil ketika pasien mendaftar diri sampai mendapat pelayanan pemeriksaan dokter dan kembali pulang, dirujuk atau dirawat inap. Penerimaan pasien merupakan pelayanan pertama yang diberikan oleh pihak puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan.
Dapat dikatakan disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seseorang pasien saat tiba di puskesmas, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa didalam tata cara inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik atau tidak dari pelayanan suatu puskesmas atau sarana pelayanan lainnya. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggungjawab.
Ada 4 hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan kegiatan pelayanan penerimaan pasien, yaitu:
a. Petugas yang kompeten
b. Cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas (clear out) c. Ruang kerja yang menyenangkan
d. Lokasi yang tepat dari bagian penerimaan pasien.
Tugas pokok dari kegiatan pada penerimaan pasien, secara garis besar yaitu :
1) Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan
2) Mencatat data dasar pasien kedalam berkas rekam medis.
3) Mendistribusikan berkas rekam medis ke poli yang dituju oleh pasien.
2. Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Menurut Dirjen Yanmed(2006:34), Prosedur Penerimaan Pasien adalah sebagai berikut :
a. Pasien Baru
Setiap pasien baru diterima ditempat penerimaan pasien rawat jalan (TPPRJ) dan akan diwawancara oleh petugas guna mendapatkan informasi mengenai data identitas social pasien yang harus diisikan pada rekam medis dan kartu berobat serta buku register rawat jalan.
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu identitas berobat yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya ke puskesmas yang sama.
Pada puskesmas yang telah menggunakan sistem komputerisasi, identitas social pasien yang disertai nomor rekam medis pasien baru harus disimpan untuk dijadikan database pasien sehingga sewaktu-waktu pasien berobat kembali ke
puskesmas maka data pasien tersebut akan mudah ditemukan dengan cepat.
Setelah selesai dalam proses pendaftaran, pasien baru dipersilahkan menunggu di poloklinik yang dituju oleh petugas rekam medis dipersiapan berkas rekam medisnya lalu dikirim ke poliklinik yang dituju pasien.
Setelah mendapat pelayanan yang cukup dari poliklinik, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien untuk:
1) Pasien boleh langsung pulang.
2) Pasien boleh pulang tapi keesokan harinya harus berobat kembali untuk Kontrol.
3) Pasien dirujuk / dikirim ke rumah sakit.
b. Pasien Lama
Untuk pasien lama atau pasien yang pernah datang/ berobat sebelumnya ke puskesmas, maka pasien mendatangi tempat pendaftaran penerimaan pasien yang telah ditentukan. Pasien lama dapat dibedakan :
1) Pasien yang datang dengan perjanjian sebelumnya.
2) Pasien yang datang atas kemauannya sendiri (pasien yang tidak dengan perjanjian)
Pasien yang datang dengan perjanjian maupun pasien yang datang atas kemauannya sendiri, setelah mengambil nomer antrian
baru akan mendapat pelayanan di tempat pendaftaran pasien.
Pasien yang datang dengan perjanjian sebelumnya akan langsung menuju poli yang dituju karena rekam medisnya telah disiapkan oleh petugas rekam medis.
Sedangkan untuk pasien yang datang atas kemauan sendiri setelah mengambil nomor antrian harus menunggu sementara waktu untuk mendaftar. Setelah mendaftar pasien harus menunggu sementara rekam medisnya dimintakan oleh petugas TPPRJ ke instalansi Rekam Medis. Setelah berkas rekam medisnya ditemukan maka berkas rekam medisnya tersebut dikirim ke poliklinik oleh petugas, selanjutnya pasien akan mendapat pelayanan kesehatan di poloklinik yang dimaksud.
G. Konsep Pasien
1. Pengertian Pasien
Pasien menurut UU No.44/2009 adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada doketr atau doketer gigi.
2. Jenis Pasien
Menurut Alwi (2005:834), Pasien dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Pasien rawat jalan adalah pasien luar, pasien yang harus memperoleh pelayanan kesehatan tertentu, tidak menginap pada saat pelayanan kesehatan.
b. Pasien rawat inap adalah pasien opname, pasien dalam, pasien yang menperoleh pelayanan kesehatan menginap dan dirawat.
2.2 Teori Tentang Aplikasi A. Konsep Dasar Sistem
1. Pengertian Sistem
Definisi sistem menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis & Desain Sistem Informasi (2005:1), menyatakan bahwa terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut:
“Suatu sistem adalah suatu jaringan erja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:3) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu sebagai berikut :
a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.
Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan
dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu susistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem data berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Sumber : Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta
Gambar 2.1 Karakteristik suatu sistem
3. Klasifikasi Sistem
Pada buku Jogiyanto (2005:6) mengatakan bahwa sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistemabstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi dalam proses alam dan tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya, yang ada hanyalah relatively closed system. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
B. Konsep Data dan Informasi 1. Pengertian Data
Menurut Jogiyanto (2005:8), data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (event) adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu.
Data yang telah didapat dan dikumpulkan akan diolah menjadi sebuah informasi yang lebih berguna dan bermanfaat.
2. Pengertian Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:8) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa yang akan datang.
Informasi didefinisikan sebagai hasil pengolahan data agar menjadi lebih berarti dan digunakan untuk sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan.
3. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).
(Jogiyanto, 2005:8)
Sumber : Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta
Gambar 2.2 Siklus informasi
4. Kualitas Informasi
Berdasarkan pengertian Informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan maka sebuah informasi haruslah berkualitas, menurut Burch dan Grudnitski (1989) dalam Abdul Kadir dan Terra CH. Triwahyuni (2003:546) menjelaskan bahwa kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu:
Sumber : Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta
Gambar 2.3 kualitas informasi a. Akurat
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu
Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerimaa tidok boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak punya nilai guna lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam
pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
c. Relevan
Relevasi berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya atau berguna bagi suatu tindakan keputusan yang dilakukan oleh seseorang.
C. Konsep Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K.
Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto (2005:11) yang berjudul Analisis
& Desain Sistem Informasi sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transakasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Sedangkan menurut Markus (2003:5) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai tujuan yakni menyajikan informasi.
Jadi sistem informasi bisa diartikan sebagai sistem yang terpadu untuk menjadikan informasi dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam organisasi dengan menggunakan perangkat keras, perangkat lunak computer dan data untuk mengoprasikannya.
2. Manfaat Sistem Informasi
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengelola transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapat sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
3. Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski dalam Jogiyanto (2005:12) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen- komponen yang disebutkan dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu:
a. Blok masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentas yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
e. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan- kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak
sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan- kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
D. Konsep Analisis Sistem
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain (bias jadi lebih sederhana dan lebih interaktif) atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan analisis merupakan tahapan awal dalam perancangan sistem.
Menurut Jogiyanto (2005:130) Langkah-langkah dalam analisis sistem adalah:
a. Mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas-tugas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah
Analisis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang dianalisisnya. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh
