6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEARSIPAN 1. Pengertian Administrasi
Pengertian administrasi dapat dibagi menjadi dua yaitu administrasi dalam arti luas dan administrasi dalam arti sempit, berikut pengertian administrasi dalam arti luas menurut para ahli ;
Menurut The Liang Gie (1991:13) dalam “Administrasi Perkantoran Modern”
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap perkerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja samanya utuk mencapai tujuan tersebut
Sedangkan pengertian administrasi dalam arti sempit menurut Soewarno Handayaningrat (1988 : 2), Administrasi dalam arti sempit berasal dari kata Administratie (bahasa belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat- menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yeng bersifat teknis ketetausahaan. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatusahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untu menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
2. Pengertian Arsip
Berangkat dari pengertian administrasi dalam arti sempit yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan serta hal lain yang dimasudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan maka akan dibahas tentang pengertian arsip terlebih dahulu, berikut pengertian arsip menurut para ahli ;
Pengertian Arsip menurut Basir Barthos (1991:1) dalam bukunya
“Manajemen Kearsipan” Arsip (Record) adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwintasi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.
Sedangkan pengertian Kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 19-20) adalah proses kegiatan pengurusan/pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut MC Maryati (2008 : 114) Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu dimasa mendatang.
Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan , pasal 1, Arsip diartikan sebagai berikut (Sutarto, 1992 : 168) :
a. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian Kearsipan dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian Kearsipan menurut Ig.
Wursanto (1995 : 19-20) adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Pengertian Administrasi Kearsipan
Menurut Ig. Wursanto (1995 : 16), dalam bukunya “Kearsipan 2”, Administrasi Kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Menurut The Liang Gie dalam A. W Widjaja (1986 : 92) Administrasi Kearsipan diartikan sebagai segenap rangkaian perrbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai pada penyingkirannya.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian Administrasi Kearsipan adalah suatu proses pengaturan arsip sejak dimulainya pengumpulan arsip, penyimpanan arsip, dan pemusnahan arsip.
B. PROSES ADMINISTRASI KEARSIPAN
Berangkat dari pengertian Administrasi Kearsipan yang telah disebutkan administrasi kearsipan adalah proses pengaturan arsip dari dimulainya pengumpulan sampai pemusnahan arsip. Proses pengaturan arsip yaitu berawal dari penerimaan dan pencatatan arsip, Penyimpanan arsip, dan pemusnahan arsip.
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Kegiatan penerimaan dan pencatatan berada pada jajaran awal dalam pengelolaan arsip, khususnya untuk pengurusan arsip berbentuk surat. Dalam hal ini, penanganan surat terbagi menjadi dua macam, yakni surat masuk dan surat keluar.
Untuk lebih jelasnya berikut tata aliran surat masuk (Sutarto, 1992: 231-235) : a) Pengelolaan Surat Masuk
1) Penerimaan surat
Surat-surat dinas datang/masuk diterima oleh petugas penerima surat (baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir). Kemudian surat-surat tersebut disortir untuk dikelompokkan surat mana yang boleh dibuka dan mana yang tidak boleh dibuka (surat rahasia), dan surat-surat pribadi.
2) Membuka surat / menstempel
Surat-surat rahasia diberi stempel jam dan tanggal terima surat pada amplop bagian belakang, sedangkan surat-surat yang dapat dibuka distempel pada bagian belakang surat. Selanjutnya petugas meneliti kesesuaian antara jumlah lampiran dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain-lain.
Apabila surat tidak tercantum alamat pengirim, amplop diklip menjadi satu dengan surat tersebut.
3) Mengelompokkan surat
Surat-surat masuk dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat, kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.
4) Menilai surat
Petugas pencatat surat menilai dan menentukan penggolongan surat-surat penting dan surat rutin/biasa. Jika surat sudah ditentukan golongannya, masing-masing dikelompokan menurut asal surat dan disusun secara kronologis.
5) Mencatat surat penting
Keterangan-keterangan yang perlu dicatat, antara lain :
Tanggal surat masuk
Nomor urut surat masuk penerimaan
Mencoret huruf K (Keluar), karena yang sedang diproses surat masuk
Isi ringkas, diambil dari isi yang terkandung dalam surat masuk
Memberi kode klasifikasi
Memberi indeks/pengenal
Asal surat masuk
Alamat yang dituju surat masuk
Tanggal dan nomor surat masuk
Pengolahan surat masuk
2) Pencatatan pada Kartu Kendali sebanyak tiga lembar, meliputi : - Tanggal dan nomor urut
Mencatat tanggal datangnya surat, dan mencatat nomor urut dari surat masuk tersebut. Karena merupakan surat masuk, maka kode K (Keluar) yang dicoret.
- Isi ringkas
Menentukan isi surat secara ringkas, sedapat mungkin tidak lebih dari lima kata.
- Kode
Penentuan kode harus disesuaikan dengan isi ringkasan surat. Setiap instansi tentu memiliki daftar klasifikasi arsip yang berisi kode dan masalah. Setiap surat masuk diberi kode sesuai dengan daftar klasifikasi tersebut.
- Indeks
Penentuan indeks diambil dari keterangan dalam isi surat, yang dapat digunakan sebagai tanda pengenal surat. Antara indeks dan isi surat harus saling berkaitan. Indeks dapat berupa masalah,nama orang, nama organisasi, atau nama tempat.
- Lampiran
Diisi sesuai jumlah berkas yang dilampirkan.
- Dari/Kepada
Merupakan alamat surat dan alamat yang dituju dari surat yang bersangkutan.
- Pengolah
Pihak yang nantinya akan menangani surat yang bersangkutan - Tunjuk Silang
Terkadang pada surat masuk terdapat obyek lebih dari satu masalah, lebih dari satu macam organisasi, lebih dari seorang nama, atau lebih dari satu tempat.
Namun karena obyek yang satu telah dicatat pada indeks, maka obyek yang lain dicatat pada kolom Tunjuk Silang dan kemudian dibuatkan Lembar Tunjuk Silang. Berikut ini contoh format Kartu Kendali :
Gambar 2.1 Kartu Kendali (Sutarto, 1992 :234)
6) Mengarahkan surat
Setelah surat masuk dicatat pada Kartu Kendali rangkap tiga, kemudian surat diserahkan kepada Unit Pengolah, bersama Kartu Kendali II berwarna hijau dan Kartu Kendali III berwarna merah. Kartu Kendali I berwarna putih ditinggal di petugas pengarah (pengendali). Apabila Kartu Kendali II dan III telah diparaf oleh Unit Pengolah, maka selanjutnya :
- Kartu Kendali II disampaikan ke petugas pengarah untuk dicek, lalu disimpan oleh pinata arsip. Kartu Kendali II ini berfungsi sebagai arsip pengganti selama surat tersebut masih aktif digunakan oleh Unit Pengolah.
- Kartu Kendali III diklip menjadi satu dengan suratnya.
b) Pengelolaan surat keluar
Berbeda dengan pengurusan surat masuk yang harus melalui beberapa prosedur yang cukup panjang, pada pengelolaan surat keluar prosedurnya lebih sederhana dan ringkas. Berikut ini tata aliran surat keluar menurut (sutarto, 1992 : 237-239):
INDEKS: TGL:
NO.URUT M/K
KODE:
ISI RINGKAS:
LAMPIRAN:
DARI: KEPADA:
TANGGAL: NO. SURAT:
PENGOLAH: PARAF:
TUNJUK SILANG:
1) Pencatatan Surat Keluar
Surat keluar yang akan dikirim dicatat terlebih dahulu oleh petugas pengolah pada Kartu Kendali rangkap tiga, setelah ditangdatangani oleh Pimpinan pengelola. Cara-cara pencatatan dalam Kartu Kendali surat keluar tidak berbeda dengan pencatatan pada Kartu Kendali surat masuk.
2) Penyampaian
Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap tiga, maka arsip surat keluar serta Kartu Kendali I dan II disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk distempel, sedangkan surat aslinya untuk dikirim.
Kartu Kendali I berwarna putih diserahkan kepada pengarah/pengendali.
Arsip surat dicapjam dan tanggal pengirimannya, dibagian belakang arsip surat.
Arsip surat dan Kartu Kendali II berwarna hijau kemudian disampaikan kepada Unit Pengolah.
Oleh Unit Pengolah, Kartu Kendali II diparaf dan dikembalikan ke pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip, karena arsip surat disimpan oleh Unit Pengolah.
Surat tersebut selanjutnya diklip menjadi satu dengan Kartu Kendali III berwarna merah oleh pengolah.
3) Penyimpanan arsip surat
Arsip surat keluar disimpan bersama-sama dengan konsep surat dan Kartu Kendali III. Arsip surat jawaban disimpan menjadi satu map dengan surat masuk.
2. Penyimpanan Arsip
Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-benda arsip, karena arsip merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu
disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
Tujuan dari penataan arsip tersebut menurut A. W. Widjaja (1993 :104) adalah sebagai berikut :
a) Menyimpan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.
b) Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
c) Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip adalah sebagai berikut : a. Asas Penyimpanan Arsip
Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Ada tiga macam asas yang dapat dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing) yaitu :
1) Asas Sentralisasi
Diberlakukan apabila jenis kantor mempunyai satu Unit kerja yang khusus menerima surat-surat masuk dan pengiriman surat-surat keluar. Unit ini biasanya disebut Tata Usaha. Sementara menurut Thomas Wiyasa (2003:45) tata kerja kearsipan secara Sentralisasi diartikan bahwa seluruh berkas atau record dari seluruh Unit kerja dalam suatu organisasi dipusatkan di Kantor Pusat. Semua berkas, dokumen, kertas kerja dan lain-lain, baik yang diterima dari luar maupun dalam Unit kerja, diatur, dipelihara, disimpan, dan dikelola di Bagian Arsip Pusat.
Keuntungan :
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
c. Kantor hanya menyimpan arsip, duplikatnya dapat dimusnahkan d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan Kerugian :
a. Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk kantor yang kecil (organisasi)
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam
c. Untuk kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2) Asas Desentralisasi
Diberlakukan apabila semua Unit kerja mengelola arsipnya masing- masing mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.
Menurut Thomas Wiyasa (2003:46) yang disebut tata kearsipan secara Desentralisasi ialah apabila tiap-tiap Unit kerja menyelenggarakan dan mengelola arsip secara sendiri-sendiri, sesuai dengan kepentingan Unit kerja yang bersangkutan.
Keuntungan :
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
b. Keperluan akan arsip tentu akan mudah dicari
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian :
a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi
b. Penyediaan peralatan dan perlengkapan arsip yang banyak pada setiap unit
c. Pegawai mempunyai dua tugas rangkap, mengelola surat dan melakukan arsip sehingga perlu pengetahuan tentang kearsipan yang memadai
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan oleh setiap unit 3) Kombinasi Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi
Diberlakukan apabila dalam penanganan arsip yang masih sering digunakan (arsip aktif) dikelola di Unit kerja masing-masing, sedangkan untuk arsip yang sudah tidak sering dipergunakan (arsip inaktif) dikelola di Sentral arsip.Dengan demikian, pemindahan arsip menurut jadwal pemindahan (jadwal retensi), dan sentral arsip perlu melakukan pemusnahan arsip-arsip yang sudah tidak perlu lagi setelah diseleksi dengan baik.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Surat, naskah, dokumen atau warkat lainnya yang diterima suatu organisasi setelah dilakukan pencatatan oleh suatu pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan penataan yang mengarah pada penyimpanan arsip-arsip yang bersangkutan.Hal ini sesuai pengertian filing dalam ilmu kearsipan.
Menurut Thomas Wiyasa (2003 : 48) “filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten”.
Berdasarkan beberapa definisi filing ini, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip harus memperhatikan sistem atau prosedur penyimpanan arsip yang telah ditentukan suatu organisasi. Menurut Ig. Wursanto (1991:87-88) yaitu Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan 2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang.
Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan tindakan selanjutnya.
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan.Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat.Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan.
Menurut Ig. Wursanto (1991:215) pada pokoknya sistem penyimpanan warkat atau arsip ada lima macam, yaitu:
1) Sistem Abjad (alphaberical filing)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau diterima oleh suatu instansi didalamnya termuat nama - nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah, nama pokok soal.
Disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama - nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan– ketentuan yang berlaku untuk masing - masing nama.
2) Sistem pokok masalah (subject filing)
Dalam sistem ini arsip - arsip disimpan menurut pokok soal yang terdapat dalam arsip. Oleh karena itu arsip - arsip dikelompokan menurut urut - urutan abjad. Pokok soal ini sekaligus dapat digunakan sebagai kode dari arsip tersebut. Surat - surat yang berisi atau berhubungan dengan kredit misalnya, diberi kode kredit. Jadi semua surat yang berhubungan dengan kredit dihimpun dalam suatu berkas yang diberi tanda berupa perkataan ”kredit”.
3) Sistem Wilayah (geograpichal filing)
Dalam sistem wilayah arsip-arsip disimpan menurut pembagian wilayah tertentu, misalnya: pulau, propinsi, kabupaten, kotamadya, kota, kecamatan, dan lain-lain. Setelah pembagian wilayah ditentukan, kemudian disusun menurut susunan abjad agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
4) Sistem nomor (numerical filing)
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor, berarti arsip disimpan dengan mempergunakan kode nomor.Arsip disimpan menurut urut - urutan angka dari 1, 2, 3, terus meningkat sampai bilangan yang lebih besar.
5) Sistem tanggal (chronological filing)
Dalam sistem tanggal disimpan menurut tanggal yang tercantum dalam surat.
Sistem ini sebenarnya lebih tepat digunakan untuk menyimpan arsip - arsip yang berhubungan dengan jangka waktu tertentu, misalnya, surat - surat perjanjian kontrak kerja, surat - surat tagihan, dan sebagainya.
c. Proses Penyimpanan Arsip
Setiap kegiatan tentunya mempunyai urutan - urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai selesai.Hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan - tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barhos (1990:49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolong-golongkan, penyimpanan.
Pendapat ini dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995:16-18) yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut : 1) Memisah-misahkan (segregating) arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip - arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut subjek- subjek seperti yang dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek yang telah ditentukan.
2) Meneliti (examining) arsip
Meneliti arsip-arsip yang disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di file) itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan.
3) Memadukan (assembling) arsip
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.
4) Mengklasifikasi (classification) arsip
Mengklasifikasikan arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan- perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaan- persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada ujung kanan bawah surat.
5) Mengindeks (indexing) arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat
Menentukan judul atau caption arsip secara tepat
Memberikan tanda - tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan
6) Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
Tunjuk silang digunakan apabila terdapat dua caption.Caption pertama digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkam pada arsip yang bersangkutan.
7) Menyusun Arsip
Arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan system susunan yang digunakan dalam system penyimpanan.
8) Memfile arsip
Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip - arsip sesuai pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip - arsip didalam file - file atau folder - folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang digunakan dalam filing dan penenmpatannya dalam penyimpanan harus disiapkan lebih dahulu.
3. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Dalam UU tersebut yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga - lembaga Negara atau Badan - badan Pemerintahan masing - masing.
Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku.
Menyerahkan arsip - arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. (Ig Wursanto, 1995:208).
Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat dua kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip.Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif.
Meskipun disebut dengan arsip inaktif tetapi dalam jenis ini masih ada yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak digunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedang arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan.
Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim ini mula - mula menentukan dan memilah- milah nilai guna arsip yang sudah layak untuk dimusnahkan.Ketentuan dalam menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung dari organisasi masing - masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan, ciri khusus dari organisasi tersebut.
Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip menurut Basir Barthos (1990:103) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Pemusnahan atau disposal arsip menurut (Ig Wursanto, 1995:207) adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah, dihancurkan dengan bahan kimia, pulping (dijadikan bubur) atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Menurut Maryati (2008 : 129) metode pemusnahan arsip ada beberapa, antara lain :
a. Perajangan
Dokumen yang akan dimusnahkan dirajang atau dicacah dengan menggunakan mesin perajang kertas.
b. Pembakaran
Cara pembakaran memang paling mudah tanpa biaya, tetapi cara ini jarang dilakukan karena kurang bersahabat dengan lingkungan karena asapnya akan menjadi polusi udara. Selain itu jika ada kertas yang melesat dari api dan belum hangus maka dokumen rahasia masih bisa terbaca.
c. Pemusnahan Kimiawi
Menggunakan bahan kimiawi untuk melenyapkan tulisan dan melunakkan kertas.
d. Pembuburan
Dokumen yang akan dimasukkan suatu tempat dan diisi air lalu dihancurkan sampai seperti bubur.
Keuntungan dengan dilakukan kebijakan penyusutan dan pemusnahan menurut Basir Barthos (1990 : 111)sebagai berikut :
a. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.
b. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif.
c. Memudahkan penemuan kembali arsip.
d. Mudahnya penemuan kembali arsip akan meningkatkan efisiensi kerja.
e. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke arsip Nasional RI.
f. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
Pemusnahan arsip dilakukan melalui proses sebagai berikut:
Pembentukan panitia
Inventarisasi data arsip
Penilaian kegunaan arsip
Daftar usulan pemusnahan
Dalam pelaksanannya pemusnahan arsip harus disertai Berita Acara Pemusnahan Arsip. Berita acara tersebut memuat deskripsi dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan, serat metode pemusnahan yang digunakan. Surat perintah pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara.
Bahkan untuk beberapa instansi tertentu maupun perusahaan swasta akan membuat daftar dokumen inaktif yang telah dimusnahkan sebagai catatan permanen yang dapat digunakan apabila ada tuntutan hukum, sedangkan dokumen yang dimaksud telah dimusnahkan.
C. METODE PENGAMATAN 1. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan diskriptif kualitatif yang diartikan Sutopo (2002 : 110-111) yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan, dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha menggali, menyelam dan menemukan fakta-fakta atau permasalahan yang dihadapi di lapangan. Pengamatan diskriptif biasanya digunakan untuk menjawab pertanyaan “bagaimana” peristiwa itu terjadi.
2. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA). Lokasi pengamatan di Jalan Raya Sukowati No. 225 Sragen.
Pemilihan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen ini sebagai objek pengamatan dengan beberapa pertimbangan ; mengadakan pengamatan Administrasi Kearsipan lebih nyata dan untuk mengetahui kegiatan administrasi kearsipan yang diterapkan di BAPPEDA Sragen sehingga adanya suatu permasalahan yang dapat dibahas, selain itu lokasi pengamatan yang mudah dijangkau dan strategis.
3. Sumber Data
Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diamati, sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut Sutopo (2002 : 50-54) adalah sebagai berikut :
a.Narasumber (Informan )
Data diperoleh dengan cara mewawancarai orang-orang yang terlibat yang dapat memberikan informasi yang menunjang. Yang dapat dijadikan nara sumber / informan dalam pengamatan ini adalah :
Kepala Subag Umum dan Kepegawaian BAPPEDA Sragen dan bercakap- cakap dengan beberapa rekan kerja lainnya sebagai informan yang dapat memberikan informasi yang menunjang.
Para staff di bagian Umum dan Kepegawaian.
b. Tempat atau Lokasi
Lokasi dari pengamatan ini berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Jalan Raya Sukowati No. 225 Sragen.
c. Data dan Dokumen
Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku-buku, peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta dokumen-dokumen yang ada di Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah yang berhubungan dengan masalah yang diamati. Yang dapat dijadikan sumber data adalah :
Dokumen yang terdapat di Subag Umum dan Kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen.
4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo (2002 : 58-72) adalah sebagai berikut :
1. Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang digunakan pengamat untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui responden langsung dengan responden sebagai sumber data, sebagai suasana informal dan dalam waktu yang tepat guna mendapatkan data yang mendalam, dilakukan berulang kali sesuai dengan keperluan untuk mencari data yang diperlukan.
2. Observasi
Observasi dalam pengamatan ini merupakan observasi langsung yaitu penulis melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung tentang obyek dan keadaan yang diselidiki, dengan cara formal dan informal memperoleh gambaran yang jelas dan dilakukan berulang kali.
Menurut Sutopo (2002 : 64) disebutkan bahwa teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi dan benda, serta rekaman gambar
Dijelaskan pula bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi dapat dibagi menjadi 1) observasi tak berperan sama sekali, 2) observasi berperan, yang terdiri dari a) berperan aktif, b) berperan pasif, dan c) berperan penuh, dalam arti peneliti benar-benar menjadi warga (bagian) atau anggota kelompok yang diamati. (Sutopo, 2002 : 65)
Dalam pengamatan ini menggunakan teknik observasi berperan pasif.Teknik ini bisa dilakukan peneliti untuk menggali informasi mengenai perilaku dan kondisi yang sebenarnya.Teknik ini bisa dilakukan secara formal maupun informal. (Sutopo, 2002 : 66)
3. Perekaman atau Mencatat Dokumen
Teknik ini akan dilakukan untuk mengumpulkan data yang bersumber dari dokumen dan arsip yang terdapat di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah abupaten Sragen.
5. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah analisis model interaktif. Menurut Sutopo (2002 : 91-93) dalam model ini ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Reduksi Data ( data reduction )
Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan.
Memperhatikan penjelasan singkat diatas, maka bisa dinyatakan bahwa reduksi data adalah proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.
b. Penyajian Data
Diartikan sebagai rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga apabila dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.
Penyajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang tersaji merupakan deskriptif mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap permasalahan yang ada.
c. Penarikan Kesimpulan
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar- benar dipertanggungjawabkan.Perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data terakhir.
Ketiga komponen utama tersebut saling mendukung dan berhubungan membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan.
