PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BENGKEL DAN PENJADWALAN SERVIS BERBASIS SMS GATEWAY
PADA I’SO KERSA MOTOR YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Nuria Nadia Anggraeny 12.11.6500
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2015
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BENGKEL DAN PENJADWALAN SERVIS BERBASIS SMS GATEWAY
PADA I’SO KERSA MOTOR YOGYAKARTA
Nuria Nadia Anggraeny1), M. Rudyanto Arief2)
1), 2)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ring road Utara, Condongcatur, Sleman, Yogyakarta 55281 Email :nuria.a@students.amikom.ac.id1), rudy@amikom.ac.id2)
Abstract - The increasing number of vehicles, the customer needs will also increase the vehicle repair services. Currently the motor vehicle repair shop needs a system administration information because the transaction administration system that includes customer data, system inventories, and sales transactions are still hand written, so that the resulting lack of information quickly and accurately.
Repair shop information system is a data processing application for motor vehicle repair services. Starting from vehicle admission process, the process of improvement to the calculation process improvement services to the creation of transaction reports periodically. With the repair shop information system administration is expected to overcome the problems that occur at this time. In addition there are features of vehicle regular servicing schedule information sent using sms gateway. With the presence of these features, customers get info through SMS service, so customers can take the time.
Method of system development is done by a Rapid Application Development. To build a system of repair shop administrative information and scheduling, using Visual Basic 6.0 programming language, MySQL as a database server, and OzekiNG for SMS Gateway software.
Keywords: administration, SMS gateway, repair shop, Rapid Application Development
1. Pendahuluan
Meningkatnya jumlah kendaraan bermotor maka meningkat pula kebutuhan pelanggan akan jasa perbaikan kendaraan tersebut. Bengkel I’SO KERSA Motor Yogyakarta, merupakan usaha yang bergerak di bidang otomotif seperti perawatan dan servis motor untuk semua merek motor dan menyediakan suku cadang. Bengkel I’SO KERSA Motor di kelola oleh pemilik bengkel dan mempekerjakan beberapa karyawan.
Transaksi pada sistem administrasi bengkel I’SO KERSA Motor yang meliputi pendataan pelanggan, sistem persedian barang, dan transaksi penjualan masih ditulis dengan tangan, sehingga informasi yang dihasilkan kurang cepat dan akurat. Sistem informasi administrasi bengkel merupakan aplikasi pengolah data layanan perbaikan kendaraan bermotor. Mulai dari proses penerimaan kendaraan, proses pengerjaan
perbaikan sampai dengan proses perhitungan jasa perbaikan hingga pembuatan laporan transaksi secara periode. Banyaknya jumlah konsumen yang datang untuk memperbaiki motor juga tidak menentu. Setiap hari melayani kurang lebih dari sepuluh motor.
Dari masalah dan solusi yang telah diuraikan di atas, maka penulis ingin melakukan penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Administrasi Bengkel dan Penjadwalan Servis Berbasis SMS Gateway pada I’SO KERSA Motor Yogyakarta”
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan maka dapat dirumuskan masalahnya “Bagaimana merancang sistem informasi administrasi berbasis desktop pada bengkel I’SO KERSA Motor Yogyakarta?”
Agar tidak menyimpang dari pokok-pokok permasalahan yang ada, maka dalam penyusunan penulis membatasi pada informasi yang meliputi :
1. Sistem administrasi dan penjadwalan servis ini untuk membantu bengkel I’SO KERSA Motor Yogyakarta.
2. Sistem yang akan dirancang berbasis desktop.
3. Sistem yang akan dibangun menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, database My SQL, dan tools tambahan Ozeki.
4. Sistem ini dirancang hingga tahap uji coba.
5. Sistem yang akan dibuat menghasilkan laporan penjualan barang dan jasa, laporan pembelian, laporan servis, dan nota.
6. Fitur sms hanya berjalan satu arah dari aplikasi ke pelanggan sebagai pengingat dalam kurun waktu 2 hari sebelum jadwal servis, bedasarkan dua bulan tanggal servis terakhir.
7. Sms yang dikirimkan kepada pelanggan tidak bedasarkan kilometer, tetapi 2 bulan berikutnya.
8. Dalam penelitian ini tidak membahas sampai dengan sistem penggajian.
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah sistem informasi administrasi dan penjadwalan servis pada bengkel I’SO KERSA Motor Yogyakarta dan mampu memberikan solusi dalam meningkatkan pengolahan data.
Arum Kumalasari dari STMIK Amikom Yogyakarta dalam skripsinya yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Transaksi Service dan Penjualan Spare Parts pada Bengkel Rachmat Motor Imogiri. Dalam skripsi tersebut software yang digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.
Namun, penelitian ini sistem hanya mendata transaksi
penjualan, pembelian, perhitungan jasa service, dan return pembelian [1].
Stevanus Degei dari STMIK Amikom Yogyakarta dalam skripsinya yang berjudul Sistem Informasi Administrasi Jasa Service dan Penjualan Spare Part Kendaraan Bermotor pada Toko Restu Motor Yogyakarta. Dalam penelitian ini, sistem informasi dirancang menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. Dalam penelitian ini, sistem informasi hanya mengolah data transaksi dan menampilkan laporan transaksi [2].
Septian Permadi dari STMIK Amikom Yogyakarta dalam skripsinya yang berjudul Sistem Informasi Penjualan Spare Part dan Service pada Bengkel Ista Motor Yogyakarta. Dalam penelitian ini sistem aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000, dan untuk pembuatan laporan menggunakan Crystal Report 8.5.
Sistem mampu mengolah data pembelian spare part, transaksi layanan servis, transaksi penjualan, dan pembuatan laporan. Dalam penelitian ini pembuatan nota service dan nota pembelian dibuat terpisah, sehingga terlalu banyak pengeluaran kertas [3].
2. Pembahasan 2.1 Analisis PIECES
Analisis yang dilakukan terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui masalah-masalah yang ada pada sistem tersebut. Untuk mengetahui permasalahan yang ada, maka diperlukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan ditemukannya masalah utamanya.
1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)
Kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai.
Tabel 1. Tabel Analisis Kinerja/ Performance
No. Faktor Hasil Analisis
1. Kinerja (throughput)
Laporan yang dihasilkan hanya laporan penjualan, sehingga dapat diselesaikan dalam kurun waktu 1-2 hari.
2. Waktu respon (response time)
Lambatnya pelayanan pada saat transaksi penjualan. Setiap data (nota) dikerjakan 4 menit, karena melalui proses yang panjang mulai dari pencarian, pengecekan harga barang, dan proses perhitungan total bayar menggunakan kalkulator.
2. Analisis Informasi (Information Analysis)
Analisis informasi berfungsi menganalisa untuk menghasilkan informasi yang berkualitas.
Tabel 2. Tabel Analisis Informasi/ Information No. Faktor Hasil Analisis
1. Akurat (accurate)
Dalam hal pembuatan dan perhitungan masih dilakukan menggunakan kalkulator yang memungkinkan terjadinya kesalahan
2. Tepat waktu (timely basis)
Lambatnya informasi yang diterima dalam membuat laporan kepada pemilik bengkel.
3. Relevan (relevance)
Apabila terjadi kesalahan penulisan laporan maka laporan yang diterima oleh pihak pemilik tidak relevan.
3. Analisis Ekonomi (Economic Analysis)
Analisis ekonomi bertujuan untuk menganalisis penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya dan keuntungan yang di dapat dari sistem yang dikembangkan atau yang telah dibangun.
Tabel 3. Tabel Analisis Ekonomi/ Economic No. Faktor Hasil Analisis
1. Biaya Sistem lama pembuatan laporan dan pencatatan transaksi menggunakan kertas maka akan selalu mengeluarkan biaya untuk pembelian kertas dan kalkulator untuk menghitung transaksi.
4. Analisis Pengendalian (Control Analysis)
Analisis pengendalian merupakan bagaimana sistem tersebut dapat terbebas dari kesalahan dan dapat mendeteksinya, menjamin keamanan data bedasarkan hak akses yang telah ditentukan.
Tabel 4. Tabel Analisis Pengendalian / Control No. Faktor Hasil Analisis
1. Hak
akses
Sistem lama keamanan data dan laporan keuangan pada bengkel I’SO KERSA Motor belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilihat oleh pihak lain.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency Analysis)
Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalisasi pemborosan. Efisiensi dapat meliputi sumber daya yang tersedia seperti manusia, informasi, waktu, uang, peralatan.
Tabel 5. Tabel Analisis Efisiensi/ Efficiency No. Faktor Hasil Analisis
1. Jumlah sumber daya yang digunakan
Tidak ada kelemahan karena jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan hanya satu orang yaitu pemilik usaha.
3 6. Analisis Pelayanan (Services Analysis)
Dalam suatu perusahaan yang langsung berhubungan dengan konsumen, maka pelayanan yang prima menjadi prioritas utama untuk memuaskan konsumen.
Tabel 6. Tabel Analisis Pelayanan/ Service No. Faktor Hasil Analisis
1. Pelayanan Proses pendataan pelanggan, pencarian daftar harga masih menggunakan sistem manual yang memakan waktu cukup lama sehingga memungkinkan terjadinya antrian yang panjang.
2.2 Flowchart Sistem
Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukan arus perkerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menunjukkan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Lihat pada gambar 1.
Gambar 1. Flowchart Sistem Administrasi Bengkel 2.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan diagram yag digunakan unutk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan dengan model ini data-data yang terlihat pada masing-masing proses dapat diidentifikasi. Data flow diagram pada sistem yang akan dikembangkan pada bengkel I’SO KERSA Motor dapat dilihat dibawah pada Gambar 2 dan Gambar 3.
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Administrasi Bengkel
Gambar 3. DFD Level 1 Sistem Administrasi Bengkel 2.4 Perancangan Basis Data
ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol.dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) 2.5 Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel pada penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Relasi Antar Tabel 2.6 Perancangan Struktur Tabel
Perancangan struktur tabel sistem administrasi dilihat pada tabel di bawah ini.
Tabel 7. Struktur Tabel Pengguna
Nama Field Type Null Default Key kode_pengguna Char
(5) no none pk
nama_pengguna Varchar
(20) no none
username Varchar
(10) no none
password Varchar
(32) no none
jabatan Enum no none
nohp Varchar
(20) yes none
alamat Text yes none
Tabel 8. Struktur Tabel Mekanik
Nama Field Type Null Default Key kode_mekanik Char
(5) no none pk
nama_mekanik Varchar
(20) no none
alamat Varchar
(50) yes none
no_telp Varchar
(15) yes none
keahlian Varchar
(20) yes none
tahunmasuk Varchar
(4) yes none
pelatihan Varchar
(100) yes none
Tabel 9. Struktur Tabel Transaksi
Nama Field Type Null Default Key kode_transaksi Char
(5) no none pk
kode_pengguna Char
(5) no none fk
kode_mekanik Char
(5) yes none fk
no_polisi Char
(9) yes none fk
tgl_transaksi Datetime no none
total Int
(11) yes none
keterangan Varchar
(100) yes none
Tabel 10. Struktur Tabel Jasa
Nama Field Type Null Default Key
kode_jasa Char
(5) no none pk
nama_jasa Varchar
(20) no none
harga Int
(11) no none
3. Implementasi 3.1 Basis Data
Gambar 6. Struktur Database Bengkel I’SO KERSA 3.2 Pembahasan Antarmuka Pengguna
1. Halaman Login
Gambar 7. Tampilan Halaman Login
5 2. Halaman Menu Utama Pemilik
Gambar 8. Halaman Menu Utama Pemilik 3. Menu Master Data Montir
Gambar 9. Menu Master Data Montir 4. Menu Tambah Montir
Gambar 10. Tambah Data Montir 5. Nota Penjualan dan Servis
Gambar 11. Nota Penjualan dan Servis 6. Menu Laporan Pembelian
Gambar 12. Menu Laporan Pembelian 7. Form Laporan Data Pembelian
Form yang digunakan untuk menunjukan laporan data pembelian.
Gambar 13. Laporan Pembelian 3.3 Pengujian Sistem
Setelah program dilakukan dan semua kemungkinan error sudah diminimaslisasi sebaik mungkin, selanjutnya pengujian yang harus dilakukan yaitu pengujian sistem. Tujuan dari pengujian sistem ini adalah untuk memastikan semua modul berjalan dengan baik.
Tabel 11. Pengujian Sistem Data
Masukan
Yang di
Harapkan Pengamatan Hasil Username
dan password jika benar
Menampilkan menu utama
Menu utama berhasil ditampilkan
Diteri -ma
Username dan password jika salah
Menampilkan pesan kesalahan
Pesan kesalahan berhasil ditampilkan Kesalahan
Input :
Username atau password salah
Diteri -ma
Username dan password kosong
Menampilkan pesan peringatan
Pesan peringatan berhasil ditampilkan Kesalahan Input : Salah satu data kosong
Diteri -ma
Pengujian fungsi program dilakukan untuk memastian bahwa fungsi program berhasil jika sistem berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian ini dilakukan dengan cara mencoba menjalankan proses sesuai aturan dan tidak sesuai aturan agar didapat kesimpulan yang diharapkan.
Tabel 12. Pengujian Fungsi Program Module Pengguna
Data Masukan
Yang di
Harapkan Pengamatan Hasil Tambah
data pengguna
Penambahan data
pengguna dapat dilakukan
Penambahan data pengguna berhasil dilakukan
Diteri -ma
Batal tambah pengguna
Kembali tampilan menu pengguna
Kembali ke tampilan menu pengguna
Diteri -ma
Simpan data pengguna kosong
Menampilkan pesan peringatan
Pesan peringatan berhasil ditampilkan Kesalahan Input : salah satu data kosong
Diteri -ma
Edit data pengguna
Pengubahan data pengguna dapat di lakukan
Pengubahan data pengguna berhasil di lakukan Input : Username dan Paswword berhasil diubah
Diteri -ma
Hapus data pengguna
Menampilkna pesan peringatan dan data terhapus
Pesan peringatan berhasil ditampilkan
dan data
terhapus
Diteri -ma
3.4 Pemeliharaan Sistem
1. Kegiatan pemeliharaan perangkat keras
Pemeliharaan perangkat keras bertujuan menjaga perangkat keras agar dapat bekerja dengan baik.
Komponen perangkat keras sebaiknya dicek dan dilakukan perbaikan secara berkala agar kinerja sistem tetap berjalan baik.
2. Kegiatan pemeliharaan database
Melakukan backup database juga perlu dilakukan untuk menanggulangi jika data terhapus. Backup database dilakukan dengan cara melakukan proses export database yang akan di back up dalam format *.sql yang dapat diimport kembali jika diperlukan.
3. Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak
Melakukan pengecekan pada sistem operasi dengan melakukan scanning terhadap virus, yang nantinya dapat merusak sistem
4. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dipaparkan diatas maka dari penelitian ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi administrasi bengkel I’SO KERSA Motor Yogyakarta telah selesai dibuat dengan metode pengumpulan data, metode analisis PIECES dan metode pengembangan Rapid Application Development.
2. Dengan adanya sistem informasi administrasi di bengkel I’SO KERSA Motor Yogyakarta ini memudahkan dalam mendata, memperbaiki, menghapus dengan database yang di bangun di sistem informasi ini. Dapat mengatasi arsip data konsumen secara lengkap.
3.
Daftar Pustaka
[1] Kumalasari, Arum. Perancangan Sistem Informasi Transaksi Service dan Penjualan Spare Parts pada Bengkel Rachmat Motor Imogiri. Skripsi.
Yogyakarta: STMIK Amikom. 2015.
[2]Degei, Stevanus.Sistem Informasi Administrasi Jasa Service dan Penjualan Spare Part Kendaraan Bermotor pada Toko Restu Motor Yogyakarta.
Skripsi. Yogyakarta: STMIK Amikom.2015.
[3]Permadi, Septian. Sistem Informasi Penjualan Spare Part dan Service pada Bengkel Ista Motor Yogyakarta. Skripsi. Yogyakarta: STMIK Amikom. 2014.
Biodata Penulis
Nuria Nadia Anggraeny, mahasiswa Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta angkatan 2012.
M. Rudyanto Arief, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) Jurusan Teknik Informatika UII Yogyakarta, Lulus Tahun 1996, Memperoleh gelar Magister Teknologi Informatika (MTI) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Elektro UGM Yogyakarta Lulus Tahun 2001, Oracle Creatified Associated (OCA) for ORACELE DBA 2005.
