1
1.1. Latar Belakang
Berkembangnya ilmu dan teknologi yang semakin pesat saat ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis disektor pemerintah dan swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme dilingkup perkantoran, perbankan, industri dan lain – lain.
Salah satu cara untuk meningkatkan profesionalisme adalah melalui manajemen yang lebih baik. Di dalam manajemen diperlukan informasi yang akurat, teliti, tepat, dan cepat.Salah satu informasi yang sangat penting bagi sebuah instansi pemerintahan maupun swasta adalah rekaman atau dokumen dari kegiatan itu sendiri, karena itulah pada saat ini telah banyak upaya untuk merekam peristiwa-peristiwa yang terjadi di dalam kegiatan administrasi. Upaya tersebut biasa dikenal dengan arsip.
Arsip bermanfaat untuk membuat berbagai keputusan manajemen.
Misalnya pengambilan keputusan oleh pimpinan sangat tergantung pada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepada pimpinan. Dengan demikian, sebuah perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan arsip tidak boleh dilakukan dengan sembarangan.
Arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang memerlukan data kearsipan (Martono, 1992).
Kearsipan berperan sangat penting dalam administrasi. Peranan penting kearsipan dalam administrasi ialah sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan, pembuatan keputusan, penilain, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan tepat.
Meskipun kearsipan mempunyai peranan penting di dalam administrasi, tetapi dewasa ini masih ada beberapa kantor yang mungkin kurang memperhatikan penataan arsip dengan sebaik-baiknya. Seperti misalnya, masih dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip mudah dan cepat rusak, serta sulit untuk ditemukan kembali apabila diperlukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain ialah karena kurang adanya kesadaran dari para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri, akan pentingnya arsip di dalam administrasi. Kemungkinan yang lain ialah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan (Wursanto, 1991).
Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan sistem yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga kelangsungan arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya.Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali.
Penataan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat (Wursanto, 1994)
Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik, maka suatu organisasi mempunyai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi. Semua prosedur dalam sistem kearsipan bertujuan agar kegiatan kearsipanberjalan sebagaimana mestinya.
Pengelolaan sistem kearsipan yang akan menjamin terlaksananya program kegiatan yang telah ditentukan.
Penataan arsip dapat dikerjakan secara manual (tangan) dan komputer.Penataan arsip yang benar niscaya mempercepat penemuan kembali, walaupun ini masih dilakukan secara manual.Kalau sistemnya sudah benar, maka dari pengelolaan dengan komputer sangat mudah dilakukan. Jadi pengelolaan arsip itu harus baik dan benar, maka apabila warkat atau arsip itu diperlukan, penemuannya dapat dilakukan dengan kembali(Amsyah, 2003).
Setiap pegawai perusahaan dituntut agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam menunjang tujuan perusahaan. Supaya pegawai dapat bekerja dengan efektif dan efisien, kualitas dan kuantitas harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin.
Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam
melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi anggota- anggota yang ada di sekitarnya.
Arsip yang berada di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran semakin hari semakin bertambah volumenya. Setiap kurun waktu satu hari, jumlah dokumen seperti surat perjalanan dinas dan data absensi karyawan bertambah sekitar kurang lebih 20 – 30 data atau dokumen yang harus diarsipkan. Arsip tersebut merupakan bukti pertanggungjawaban kegiatan, administrasi, rekaman data karyawan, dan dokumen penting, oleh karena itu perlu diadakan penataan secara baik dan benar agar tidak terjadi penumpukan arsip yang dapat menghambat kegiatan administrasi dan tugas para pegawai.
Dalam pelaksanaan praktek kerja, penulis mengamati gejala permasalahan terkait sistem pengelolaan arsip di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran.
Gejala permasalahan tersebut adalah sistem kearsipan yang kurang terkoordinasi, belum adanya support E-Filing dan penataan arsip kurang runtut, sehingga untuk menemukan dokumen yang dicari harus membuka satu per satu file dari folder/outner tertentu. Penemuan kembali arsip yang diperlukan menjadi cenderung lambat, sehingga timbul dugaan penulis bahwa hal tersebut dapat mempengaruhi efektivitas kerja staff di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran.
Menyadari betapa pentingnya peran arsip dalam suatu organisasi maupun dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, maka penulis tertarik
untuk memilih judul “Pengaruh Sistem Pengelolaan Arsip Terhadap Efektivitas Kerja Staff di Bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran”.
1.2. Definisi Operasional
Sistem Pengelolaan Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan archivum yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis archeon yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan(Mulyono, 2008).
Berdasarkan pengertian diatas, maka penulis mengambil dua dimensi dari definisi operasional sebagai berikut:
Sistem Pengorganisasian Arsip
Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Sistem pengelolaan arsip di CV Karoseri Laksana Ungaran yaitu dengan penerapan sistem nomor. Dengan penggunaan outner berjudul (misalnya:
20.Surat Dinas), dan kemudian outner tersebut diletakkan pada filing cabinet dengan runtut dari nomor terkecil paling atas. Semua nomor beserta judul ordner/rumah arsip dimasukkan kedalam indexs dan di print sebagai acuan atau pedoman untuk pencarian lokasi sebuah dokumen yang diinginkan.
Efektivitas Kerja
Efektif adalah suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya efek atau akibat yang dikehendaki seseorang, sehingga perbuatan ini dinyatakan efektif jika menimbulkan akibat atau mencapai sasaran sebagian dari apa yang dimaksud(Gie, 2000)
Kualitas Kerja (Quality of Work)
Ketepatan Waktu (Promptnes)
Inisiatif (Initiative)
1.3. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas penulis merumuskan pokok permasalahan yang akan dibahas antara lain :
1. Bagaimanakah sistem pengelolaan arsip di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran ?
2. Bagaimanakah efektivitas kerja di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran?
3. Adakah korelasi sistem pengelolaan arsip dengan efektivitas kerja di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran ?
1.4. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah
1. Mengetahui bagaimanakah sistem pengelolaan arsip di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran
2. Mengetahui bagaimanakah efektivitas kerja di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran
3. Mengidentifikasi adakah korelasi sistem pengelolaan arsip dengan efektivitas kerja di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran.
1.5. Metode Penelitian
Penulis menggunakan metode deskriptif, yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi aktual secara rinci dan juga untuk menjelaskan fenomena-fenomena yang ada, mengidentifikasi masalah yang terjadi, mengevaluasi dan menentukan apa yang harus dilakukan seseorang dalam menghadapi masalah serta belajar dari pengalaman untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang. Dengan demikian metode penelitian deskriptif ini digunakan untuk melukiskan secara sistematis fakta atau karakteristik populasi tertentu.Metode ini menitikberatkan pada observasi dan suasana alamiah (Arikunto, 2002)
1.5.1. Populasi
Populasi adalah Populasi merupakan seluruh data yang menjadi pusat perhatian seorang peneliti dalam ruang lingkup
& waktu yang telah ditentukan. Populasi berkaitan dengan data-data. Jika setiap manusia memberikan suatu data, maka ukuran atau banyaknya populasi akan sama dengan banyaknya manusia Margono(2004)
Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh Staff HRD di CV Karoseri Laksana Ungaran yang berjumlah 6 orang.
1.5.2. Sampel
Sampel adalah sebagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut, ataupun bagian kecil dari anggota populasi yang diambil menurut prosedur tertentu sehingga dapat mewakili populasinyaHeru Nugroho(2001).
Karena jumlah populasi yang relatif kecil serta keseluruhannya mudah dijangkau oleh penulis, maka sampel dalam penelitian ini adalah seluruh Staff HRD di CV Karoseri Laksana Ungaran yang berjumlah 6 orang.
1.5.3. Teknik Pengumpulan Data
1. Observasi
MenurutSpilane(2008) observasi adalah teknik pengumpulan data secara visual, mendengar (Listening), membaca (Reading), mencium (Smelling), dan menyentuh (Touching)
2. Wawancara
Wawancara adalah proses komunikasi, dimana dua orang atau lebih untuk tugas tertentu, mencoba untuk mendapatkan informasi dan secara lisan untuk mendapatkan reponden untuk berkomunikasi tatap muka. (Spillane, 2008)
Teknik yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah dengan metode observasi dan wawancara. Setelah melakukan observasi dan wawancara mengenai permasalahan yang terjadi di CV Karoseri Laksana Ungaran, maka dapat ditarik kesimpulan secara khusus.
1.6. Manfaat Penelitian
Secara teoritis
Menambah pengetahuan dan pengalaman di bidang kearsipan, terutama untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan yang baik dan benar, sehingga diharapkan dapat diaplikasikan atau dipraktikkan di dunia kerja (perusahaan) serta dapat meningkatkan efektivitas kerja.
Secara praktis
Dapat memberi sumbangan berupa masukan dan bahan pustaka yang berguna untuk CV Karoseri Laksana Ungaran dan bagi para pembaca pada umumya.Khususnya dalam meningkatkan sistem pengelolaan
arsip dan efektivitas kerja staff di bagian HRD CV Karoseri Laksana Ungaran.
