PERANCANGAN ULANG FORMULIR REKAM MEDIS RINGKASAN MASUK DAN KELUAR
DI RUMAH SAKIT UMUM MAWAR BANJARBARU TAHUN 2014
Proposal Penelitian
Diajukan Untuk Menyusun Karya Tulis Ilmiah Sebagai Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya
Perekam dan Informasi Kesehatan (A.Md. RMIK)
NYOL ARIANTO 11D30047
PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
HUSADA BORNEO BANJARBARU 2014
PERANCANGAN ULANG FORMULIR REKAM MEDIS RINGKASAN MASUK DAN KELUAR
DI RUMAH SAKIT UMUM MAWAR BANJARBARU TAHUN 2014
NYOL ARIANTO 11D30047
PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
HUSADA BORNEO BANJARBARU 2014
iii
LEMBAR PERSETUJUAN
iv
LEMBAR PENGESAHAN
v
KATA PENGANTAR
Pertama-tama penulis sampaikan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah menganugerahkan rahmat dan kasih karunia-Nya. Oleh kasih karunianyalah penulis dapat menyusun proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini dengan judul “PERANCANGAN ULANG FORMULIR REKAM MEDIS RINGKASAN MASUK DAN KELUAR DI RUMAH SAKIT UMUM MAWAR BANJARBARU TAHUN 2014”. Adapun Karya Tulis Ilmiah ini disusun dan di buat untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Perekam dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru.
Penulis menyadari dalam penyusunan maupun penulisan proposal Karya Tulis Ilmiah ini tidak dapat terlaksana tanpa bantuan dari berbagai pihak, penulis menyampaikan banyak terimakasih yang tak terhingga kepada Ibu Armiati, A.Md RMIK, S.Pd selaku pembimbing utama yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan proposal Karya Tulis Ilmiah ini dan Ibu Firyal Yasmin, SKM selaku pembimbing pendamping yang telah banyak memberikan masukan dan saran, tanpa adanya bantuan dari pembimbing I dan II proposal karya Tulis Ilmiah ini tidak dapat terselesaikan dengan baik, tidak lupa juga dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak DR. Suharto, SE, MM Selaku Ketua Yayasan Husada Borneo
2. Bapak Drs. Hendro Martono, MT selaku PLH Ketua STIKES Husada Borneo Banjarbaru yang memberikan izinnya untuk melakukan penelitian.
3. Ibu Armiati, A.Md. RMIK, S.Pd selaku PLH Ketua Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru
4. Bapak dr. Suwandi Yapar, MARS selaku Direktur Rumah Sakit Umum Mawar.
5. Ibu Dwi Puspita Sari, SE selaku personalia RSU Mawar dan Ibu Tyna Apriyanti, SKM selaku Kepala Rekam Medis RSU Mawar.
6. Seluruh pegawai STIKES Husada Borneo Banjarbaru yang telah membantu dalam pembuatan surat izin penelitian Karya Tulis Ilmiah.
7. Seluruh Dosen mata Kuliah yang telah memberikan materi perkuliahan.
vi
8. Ibu, adek dan kakak-kakakku yang telah memberikan dorongan moril maupun materiil serta do’a yang tulus iklas dan mencurahkan segala kasih, sayang dan semangat yang tiada hentinya.
9. Kembaran saya Nyil Kurniato yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil dan juga memberikan semangat persaudaraan.
10. Teman-teman mahasiswa STIKES Husada Borneo Banjarbaru yang telah membantu serta memberikan saran untuk kelancaran penulisan Karya Tulis Ilmiah ini.
11. Teman-teman Komsel 2 Kesehatan yang telah memberikan dukungannya, semangat maupun doanya.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan imbalan atas segala amal yang telah diberikan. Saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan proposal Karya Tulis Ilmiah ini. Akhir kata semoga proposal Karya Tulis Ilmiah ini bermanfaat bagi semua pihak dan menjadi pedoman bagi peneliti lain dalam melakukan penelitian selanjutnya.
Banjarbaru, 12 April 2014 Penulis
Nyol Arianto
vii DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN COVER ... i
HALAMAN JUDUL ... ii
LEMBAR PERSETUJUAN ... iii
LEMBAR PENGESAHAN ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 3
1.3.1 Tujuan Umum ... 3
1.3.2 Tujuan Khusus ... 3
1.4 Manfaat Penelitian ... 3
1.4.1 Bagi Rumah Sakit ... 3
1.4.2 Bagi Akademik ... 3
1.4.3 Bagi Mahasiswa ... 4
1.5 Keaslian Penelitian ... 4
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Teori ... 6
2.1.1 Rekam Medis ... 6
2.1.2 Formulir rekam medis ... 9
2.1.3 Formulir Ringkasan Masuk Dan Keluar ... 10
2.1.4 Perancangan Ulang Formulir (Redesign Form) ... 16
2.2 Landasan Teori ... 24
2.3 Kerangka Konsep penelitian ... 26
BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Rancangan Penelitian ... 28
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 28
viii
3.2.1 Lokasi ... 28
3.2.2 Waktu Penelitian ... 28
3.3 Subjek Penelitian ... 28
3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ... 28
3.4.1 Variabel Penelitian ... 28
3.4.2 Definisi Operasional ... 29
3.5 Instrumen Penelitian ... 29
3.6 Teknik Pengumpulan Data ... 29
3.6.1 Observasi ... 29
3.6.2 Wawancara ... 30
3.6.3 Studi dokumen ... 30
3.7 Teknik Analisis Data ... 30
3.8 Prosedur Penelitian ... 30
3.8.1 Tahap Persiapan Penelitian ... 30
3.8.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian... 31
3.8.3 Tahap Akhir Penelitian ... 31
3.9. Jadwal Penelitian ... 31
3.10 Anggaran Biaya ... 32
DAFTAR PUSTAKA ... 33 LAMPIRAN
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Alur desain rekam medis ... 17 Gambar 2.2 Kerangka Konsep Penelitian ... 26
x
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 3. 1 Definisi Operasional ... 29 Tabel 3. 2 Jadwal Penelitian ... 31 Tabel 3. 3 Anggaran biaya penelitian ... 32
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Izin Penelitian dari STIKES Husada Borneo
Lampiran 2. Surat Balasan dari Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru Lampiran 3. Surat Permohonan Sebagai Responden
lampiran 4. Surat Persetujuan Responden Lampiran 5. Pedoman Observasi
Lampiran 6. Pedoman Wawancara
Lampiran 7. Lembar Konsultasi Penyusunan Proposal Pembimbing 1 Lampiran 8. Lembar Konsultasi Penyusunan Proposal Pembimbing 2 Lampiran 9. Lembar Saran Perbaikan Seminar Proposal Penguji 1 Lampiran 10. Lembar Saran Perbaikan Seminar Proposal Penguji 2 Lampiran 11. Daftar Hadir Seminar Proposal
1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rumah sakit adalah suatu institusi pelayanan kesehatan yang kompleks, padat pakar, dan padat moral, komplek ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan, dan penelitian serta mencakup berbagai tingkatan maupun jenis disiplin agar rumah sakit mampu melaksanakan fungsi yang profesional baik di bidang teknis medis maupun administrasi kesehatan (Rustiyanto, 2010).
Dilihat dari jenis rumah sakit salah satunya adalah rumah sakit umum dimana pengertian dari rumah sakit umum menurut kamus besar bahasa indonesia adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik, dan subspesialistik. Dalam sebuah rumah sakit pasti ada penunjang medis seperti unit kerja rekam medis (UKRM) pada sarana pelayanan kesehatan. UKRM inilah yang bertanggung jawab dalam mengelola data pasien sehingga hasilnya dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan.
Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 menyatakan bahwa setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Pelaksanaan rekam medis dilaksanakan melaui pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Isi rekam medis rawat inap dan perawatan satu hari sekurang-kurangnya memuat identitas pasien, tangggal dan waktu, hasil anamnesis, hasil pemeriksaan fisik dan penujang medik, diagnosis, rencana penatalaksana, pengobatan atau tindakan, persetujuan tindakan, catatan observasi klinis dan hasil pengobatan, ringkasan pulang, nama dan tanda tangan dokter yang memberikan pelayanan.
Terciptanya rekam medis yang baik akan menghasilkan pelayanan yang baik bagi pasien maupun pihak rumah sakit dalam memelihara informasi pasien. Penyelenggaraan rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan merupakan salah satu indikator mutu pelayanan pada institusi tersebut. Berdasarkan data pada rekam medis tersebut dapat dinilai
2 apakah pelayanan yang diberikan sudah cukup baik mutunya, serta apakah sudah sesuai dengan standar. Untuk itu rekam medis harus didesain secara efektif dan efisien.
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan yaitu rekam medis rawat jalan dan rekam medis rawat inap. Dimana rekam medis rawat inap terdiri dari berbagai jenis formulir salah satunya formulir ringkasan masuk dan keluar yang selalu menjadi lembaran paling awal yang berisikan informasi tentang identitas pasien baik itu data demografi maupun data klinis.
Formulir rekam medis merupakan alat untuk pengumpul data pasien dan merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang telah diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cermin kerja sama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Informasi dalam rekam medis yang berkesinambungan dapat memudahkan petugas dalam memberikan layanan kesehatan kepada pasien serta dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam perawatan lanjutan kepada pasien.
Formulir rekam medis perlu dirancang secara jelas rapi menarik dan informatif agar mempermudah pengguna dalam memahami dan mengisi formulir tersebut sehingga ketidak lengkapan pengisian rekam medis dapat di minimalisirkan. Formulir rekam medis seharusnya didesain sesuai dengan kebutuhan pengguna yang disesuaikan dengan aturan-aturan desain formulir rekam medis. Aturan desain formulir rekas medis meliputi beberapa komponen yaitu komponen fisik komponen anatomi dan komponen isi.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru di unit rekam medis melaui wawancara sejak berdrinya Rumah Sakit ini belum pernah dilakukannya evaluasi maupun perancangan ulang terhadap formulir rekam medis ringkasan masuk dan keluar pada rekam medis rawat inap, sehingga peneliti melakukan peninjauan dan ditemukan tidak adanya tempat bagi dokter untuk menulis diagnosa sekunder, ruang pengkodeaan penyakit, judul dari formulir tersebut, kurangnya instruction (perintah), elemen data
yang seharusnya ada pada pada fomuir ini dan jarak margin sebelaha kiri kurang lebar untuk hole punches.
Oleh karena itu, permasalahan diatas dasar pertimbangan bagi peneliti untuk melakukan Perancangan Ulang Desain Formulir Rekam Medis Ringkasan Masuk Dan Keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru tahun 2014.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimanakah perancangan ulang formulir ringkasan masuk dan keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru yang dapat meningkatkan kualitas data pelayanan?
1.3 Tujuan Penelitian 1.3.1 Tujuan Umum
Merancang ulang formulir ringkasan masuk dan keluar guna meningkatkan kualitas data pelayanan di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru.
1.3.2 Tujuan Khusus
a. Manganalisis elemen data dan struktur formulir ringkasan masuk dan keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru
b. Merancang formulir ringkasan masuk dan keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru .
1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1 Bagi Rumah Sakit
Hasil dari penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Rumah Sakit untuk pengadaan formulir ringkasan masuk dan keluar.
1.4.2 Bagi Akademik
Hasil penelitian dapat menambah referensi perpustakaan STIKES Husada Borneo.
4 1.4.3 Bagi Mahasiswa
Untuk menambah wawasan dan pengetahuan serta mampunya mahasiswa menerapkan pengalaman yang telah di tempuh selama menjalani pendidikan di STIKES Husada Borneo Banjarbaru.
1.5 Keaslian Penelitian
Berdasarkan survei dan pencarian yang dilakukan oleh peneliti baik itu di perpustakaan STIKES Husada Borneo dan melalui situs internet menyatakan bahwa penelitian yang bejudul “Perancangan Ulang Formulir Ringkasan Masuk Dan Keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru Tahun 2014” belum Pernah dilakukan sebelumnya. Namun ada penelitian yang serupa diantarnya yaitu:
1. Sofiana Kusniya H, dkk (2012). Analisis desain formulir laporan operasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar, dengan melihat dari aspek fisik dilihat dari bentuk, ukuran, bahan formulir yang digunakan masih menggunakan kertas buram, dan warna kecoklatan dengan kesimpulannya dalam peneltian tersebut bahwa formulirnya masih belum memenuhi aspek anatomi seperi heading belum adanya identitas organisasi yang lengkap, introduction (pendahuluan), instruction (perintah), masih perlu menambahkan instruction “beri tanda (√)”. Perbedaan dengan peneliti yaitu pada formulir yang diteliti Formulir ringkasan masuk dan keluar serta data yang dianalisis pada bagian body.
2. Agung Dwi Putranto (2012). Analisis Desain Formulir Laporan Operasi (RM 22) di Rumah Sakit Bhakti Wiratama Semarang tahun 2012, dengan hasil perlu ditambahkannya instruksi tentang cara pengisian, ukuran kertas harus A4 sehingga sama dengan formulir yang lainnya, heading perlu dicantumkan nomor revisi dan tahun terbit, close perlu adanyan nama dan tanda tangan dokter. Dilihat dari aspek isinya perlu penambahan jenis kelamin. Perbedaan dengan peneliti terletak pada formulir yang diteliti di sini peneliti meneliti formulir ringkasan masuk dan keluar serta menganalisis data pada bagian body.
3. Esron Kalalembang (2012). Tinjauan Pengembangan Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Bhayangkara Banjarmasin tahun 2012, hasil penelitian sumber daya manusia yang mempengaruhi
pengisian ringkasan masuk dan keluar adalah petugas yang mengisi formulir ringkasan masuk dan keluar di rumah sakit tersebut, tetapi mereka seringkali tidak teliti dalam pengisian formulir tersebut dan keluarnya masih ditemukan bagian-bagian formulir yang tidak terisi secara lengkap, dan juga desain yang terdapat pada formulir tidak efektif karena beberapa kolom yang menyediakan informasi tentang pasien sangat dekat sehingga menyulitkan petugas dalam hal pengisiannya. Perbedaan terletak pada metode penelitian, metode yang digunakan oleh peneliti adalalah metode pengembangan.
5. Arief sa’dillah (2013). Redesign formulir resume medis di Rumah Sakit PTPN XIII (Persero) Danau Salak, hasil penelitian adalah menambahkan elemen data yang seharusnya ada formulir rekam medis sesuai dengan PERMENKES No. 269/MENKES/III/2008. Perbedaan terletak pada pada formulir yang didesain, metode penelitian menggunakan metode deskriftif, sedangkan peneliti merancang ulang formulir rekam medis ringkasan masuk dan keluar dengan metode yang digunakan dalah metode pengembangan.
6 BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Teori 2.1.1 Rekam Medis
a. Pengertian rekam medis
Selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir (Rustiyanto, 2010).
Untuk rekam medis itu sendiri adalah keterangan baik tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa penentuan fisik labolatorium, diagnosa segala pelayanan dan rekam medis adalah siapa, apa, di mana, dan bagaimana perawatan pasien tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
(Rustiyanto, 2010).
Menurut permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Sedangkan rekam medis menurut (Huffman, 1994) adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.
b. Tujuan rekam medis
Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit, tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis baik dan benar tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan
tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Dilihat dari tujuan utama (primer) rekam medis menurut (Hatta, 2008) terbagi dalam 5 kepentingan yaitu untuk:
1) Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuesi segala biayanya.
2) Pelayanan pasien, rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayan kesehatan. Dengan demikian rekaman itu membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan, dan penentuan diagnosis pasien.
3) Manajemen pelayanan, rekam kesehatan yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam manjemen pelayanan sehingga digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.
4) Menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan di rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang tejadi dan mengomunikasikan informasi diantara klinik yang berbeda.
5) Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini yang menentukan besarnya pembayaran yang harus di bayar, baik secara tunai atau melaui asuransi.
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.
Adapun yang dikelompokkan dalam kegunaan sekunder adalah kegiatan yang berhubungan secara spesifik antara pasien dan tenaga kesehatan (Hatta, 2008)
8
c. Penguna Rekam Medis
Pengguna rekam medis terbagi menjadi dua yaitu pengguna primer dan pengguna sekunder (Hatta, 2008).
1) Pengguna primer
a) Para pemberi pelayan kesehatan (provider), yang termasuk dalam kelompok primer adalah pihak-pihak yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien.
b) Para konsumen, yang termasuk dalam kelompok sekunder adalah pasien dan keluarganya yang juga memerlukan informasi rekam medis dirinya (perorangan/individu pasien) untuk berbagai kepantingan.
2) Pengguna sekunder
a) Manajer pelayanan dan penujang pasien, kelompok ini adalah pihak yang menggunakan rekam medis perorangan secara sekunder serta tidak menangani perawatan pasien secara langsung.
b) Pihak pengganti biaya perawatan, kelompok ini akan menelaah sejauh apa diagnosis yang terkait dengan biaya perawatan.
c) Pengguna rekam medis sekunder lainnya adalah kantor pasien, pengacara, periset, atau investor klinis, wartawan, kesehatan pengambilan kebijakan.
d. Nilai guna rekam medis
Adapun nilai guna dari rekam medis menurut (Rustiyanto, 2010) yaitu:
1) Bagi pasien
a) Menyediakan bukti asuhan keperawatan/tindakan medis yang diterima oleh pasien.
b) Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk kedua kali dan seterusnya.
c) Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum pasien dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi dan mal praktek.
2) Bagi fasilitas pelayanan kesehatan
a) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan.
b) Sebagi bukti atas biaya pembiayaan pelayanan medis pasien.
c) Mengevaluasi penggunaan sumberdaya.
3) Bagi pemberi pelayanan kesehatan
a) Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga professional dalam merawat pasien.
b) Membantu dokter dalam menyediakan data perawat yang besifat berkesinambungan pada berbagai tingkat pelayanan kesehatan.
c) Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.
e. Kegunaan rekam medis
Kegunaan rekam medis menurut (Rustiyanto, 2010) adalah sebagai berikut:
1) Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien.
2) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
3) Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.
4) Sebagai bahan yang beguna untuk analisa, penelitian, dan evalusasi terhadap kualiatas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
6) Menyediakan data-data khususnya yang sangat beguna untuk penelitian dan pendidikan.
7) Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.
8) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan.
2.1.2 Formulir rekam medis
Formulir adalah selebaran kertas dengan format tercetak dan berisikan ruang untuk informasi yang ditentukan sebelumnya (Hosizah,
10 2006), menurut pakar lain Sayuti (2013) formulir adalah lembaran kartu atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu secara dicetak dengan uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis atau ruang-ruang untuk menghimpun, mencatat atau menyampaikan informasi yang diperlukan. Pengertian lain menyatakan bahwa formulir atau form adalah sehelai kertas yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel. Formulir rekam medis adalah form yang digunakan untuk mengumpulkan data pasien baik itu berupa data demografi dan data klinis.
2.1.3 Formulir Ringkasan Masuk Dan Keluar
Formulir ringkasan masuk dan keluar ini selalu menjadi lembaran utama pada sebuah rekam medis pasien rawat inap dan formulir ini berisikan data demografi yang diperlukan dalam mengisi data dasar identitas diri pasien, isi data demografi bersifat permanen (kekal) dan menurut (Hatta, 2008) setidaknya mencakup informasi tentang:
a. Nama lengkap (nama sendiri dan nama keluarga yaitu nama ayah/suami/marga/she). Tuliskan nama keluarga, beri tanda koma, baru nama sendiri. Artinya semua nama di muka tanda koma adalah nama keluarga. Tulisan demikian untuk menyamarkan identitas pasien dari pihak yang tidak berwenang namun saat memanggil; nama pasien disesuaikan dengan kebiasaan yang diinginkan.
b. Nomor rekam kesehatan pasien dan nomor identitas lain (asuransi) c. Alamat lengkap pasien (nama jalan/gang, nomor rumah, wilayah, kota,
yang dihuni saat ini dan kode pos bila diketahui).
d. Tanggal lahir pasien (tanggal, bulan, tahun) dan kota tempat kelahiran.
e. Jenis kelamin (perempuan atau laki-laki).
f. Status pernikahan (sendiri, janda, duda, dan cerai).
g. Nama dan alamat keluarga terdekat sewaktu-waktu dapat dihubungi.
h. Tanggal dan waktu terdaftar di tempat penerimaan pasien rawat inap/rawat jalan/ gawat darurat
i. Nama rumah sakit (tertera pada kop formulir: nama alamat telepon, kota.
Tujuan dari penggumpulan data informasi demografi ini untuk menginformasikan identitas pasien secara lengkap. Rumah sakit dan
organisasi pelayanan kesehatan yang terkait juga menggunakan informasi demografi pasien sebagai basis data statistik dan sumber perencanaan (Hatta, 2008).
Konsep standar pembakuan data pada asuhan kesehatan, tatanan data bertujuan untuk mengetaui elemen data yang harus dikumpulkan dari semua pasien, dan untuk menyediakan definisi yang seragam untuk istilah- istilah umum, dan juga tatanan data minimum (minimum data set, MDS) untuk berbagai fasilitas asuhan kesehatan bertujuan untuk mendorong komparabilitas dan kompatibilitas data. Hal ini hanya bisa dicapai dengan penggunaan butiran data yang baku dengan definisi seragam (Hatta, 2008).
Elemen data terbagi dalam dua bagian yaitu data personal dan data kunjungan, dimana data personal meliputi:
1) Pengidentifikasi pesonal
Nama unik atau nomor identifikasi yang akan membedakan informasi antara individu untuk tujuan riset dan administratif. Nomor identifikasi unik adalah elemen yang paling penting untuk dicatat secara seragam.
2) Tanggal lahir
Tahun kelahiran agar dicatat dalam empat angka supaya menjamin urutan kelahiran bagi yang lahir pada abat ke-20 dan ke-21
3) Jenis kelamin
Dicatat dalam bentuk (1) laki-laki, (2) perempuan, dan (3) tidak diketahui atau dinyatakan.
4) Ras dan etnik
Pengumpulan ras berdasarkan (1) pribumi, (2) nonpribumi (jelaskan rasnya). Etnik disarankan menggunakan jenis suku yang ada di indonesia, misalnya Aceh, Batak, Melayu, Minangkabau, Sunda, Jawa, Bali dsb.
5) Tempat tinggal
Alamat lengkap tempat tinggal yang biasa ditempati, bukan tempat sementara ketika mendapatkan asuhan kesehatan, Alamat dianjurkan menggunakan kode pos di samping pola resmi berupa nama jalan dan nomor rumah, RT/RW, Kelurahan, kecamatan dan kota.
12 6) Satus perkawinan
Status perkawinan dinyatakan dalam bentuk (1) menikah, (2) tak pernah menikah, (3) bercerai mati, (4) bercerai hidup, dan (5) tidak diketaui atau dinyatakan.
7) Pengaturan hidup dan tempat tinggal
Pengaturan kehidupan berdasarkan (1) tinggal sendiri, (2) tinggal dengan istri atau suami, (3) tinggal dengan teman dekat (4) tinggal dengan anak-anak, (5) tinggal dengan orang tua atau wali, (6) tinggal dengan keluarga selain istri/suami, anak atau orang tua (7) tinggal dengan orang lain, (8) tidak diketahui atau dinyatakan.
8) Status kesehatan yang disebutkan
Masih belum ada konsensus tentang definisi baku keadaan ini, ukuran yang sering digunakan adalah (1) sangat baik, (2) baik, (3) cukup, (4) buruk, (5) sangat buruk.
9) Status fungsional berhubungan dengan angka penggunaan asuhan mendis. Skala yang digunakan bisa berupa ukuran yang dilaporkan sendiri seperti keterbatasan aktivitas kehidupan harian, dan berdasarkan nilai klinis.
10) Pendidikan
Ini adalah kelas tertinggi yang diselesaikan pasien. Untuk anak dibawah 18 tahun pendidikan ibu hendaknya juga dicatat.
11) Hubungan pasien dengan pemegang asuransi atau orang yang berhak Kategori ini bisa (1) diri sendiri, (2) istri/suami, (3) anak, dan (4) lainnya.
12) Pekerjaan saat ini yang terkahir
Data ini perlu untuk melacak penyakit akibat pekerjaan disamping pengidentifikasi status sosio-ekonomik.
Elemen data yang diuraikan dari 1-12 adalah informasi yang dikumpulkan sewaktu pendaftaran pasien atau pada saat kedatangan awal ke penyedia atau institusi pelayanan kesehatan. Elemen ini diperkirakan hanya diambil sekali saja atau diperbaharui setiap tahun. Sedangkan untuk elemen data dasar kunjungan adalah informasi yang berhubungan dengan asuhan kesehatan spesifik yang dicatat pada setiap kunjungan diantaranya adalah sebagai berikut :
1) Jenis kunjungan
Elemen ini penting untuk penempatan kunjungan ke lokasi yang tepat (misalnya rawat inap, rawat jalan, gawat darurat, observasi).
2) Tanggal masuk (rawat inap)
Tanggal masuk adalah pada saat penerimaan pasien secara resmi oleh rumah sakit untuk memperoleh asuhan dari praktisi asuhan kesehatan atau layanan lainnya di samping memperoleh layanan kamar, makan, dan keperawatan. Tahun masuk dinyatakan dengan empat angka.
3) Tanggal keluar (rawat inap)
Pasien keluar adalah ketika dinyatakan keluar secara resmi oleh rumah sakit. Tahun juga dinyatakan dalam empat angka.
4) Tanggal kunjungan rawat jalan dan kunjungan ke dokter
Setiap kunjungan memiliki tanggal kunjungan yang dapat digunakan untuk menghubungkan kunjungan-kunjungan pasien tersebut.
5) Identifikasi fasilitas
identifikasi fasilitas dimana setiap penyedia pelayanan harus memiliki nomor unik dalam sistem data, yang hendaknya tersimpan dalam suatu arsip nasional. Tujuan untuk penomoran adalah untuk menyediakan metode tunggal yang universal untuk asuransi kesehatan.
6) Jenis fasilitas/tempat kunjungan
Identifikasi fasilitas mencakup nomor untuk rumah sakit, pusat bedah rawat jalan, rumah perawatan, dan hopsis. Kalau tidak terdapat nomor identifikasi untuk bagian tertentu rumah sakit (misalnya gawat darurat dan rawat jalan), elemen tambahan perlu dicatat bersama identitas fasilitas untuk membedakannya.
7) Identifikasi praktisisi asuhan rumah (rawat jalan)
Identisfikasi praktisi asuhan kesehatan (rawat jalan) adalah nomor unik yang diberikan kepada praktisi asuhan kesehatan yang memberikan pelayana pada setiap kunjungan. Praktisi ini bisa berupa seseorang yang secara profesional bertanggung jawab akan layanan, termasuk prosedur rawat jalan kepada pasien, atau beberapa praktisi untuk setiap layanan klinis yang diterima pasien
14 8) Lokasi penyedia layanan atau alam kunjungan (rawat jalan)
Alamat kunjungan lengkap dengan kode pos hendaknya cukup detail untuk memungkinkan perhitungan area statistik kecamatan, kabupaten/kotamadya atau provinsi.
9) Identifikasi dokter yang melayani
Identifikasi dokter yang merawat (rawat inap) adalah nomor unik dokter yang bertanggung jawab menuliskan ringkasan pulang pasien.
10) Identifikasi dokter yang mengoperasi
Identifikasi dokter yang mengoperasi adalah nomor unik dokter yang memberikan pelayanan kepada pasien dan yang bertangung jawab dalam catatan pengoperasian.
11) Spesialisasi praktisi asuhan kesehatan.
Identifikasi praktisi kesehatan adalah nomor unik praktisi asuhan kesehatan.
12) Diagnosis utama/primer (rawat inap)
Diagnosis utama adalah kondisi yang di tentukan setelah penelaahan sebagai paling bertanggung jawab akan kedatangan pasien ke rumah sakit atau rumah perawatan untuk memperoleh perawatan.
13) Diagnosis sekunder
Diagnosis sekunder adalah diagnosis yang menyertai diagnosis utama pada saat pasien masuk atau yang terjadi selama episode pelayanan.
14) Diagnosis-diagnosi lain (rawat inap)
Sebagai rekomendasi UHHDS, diagnosis lain adalah semua kondisi yang hadir pada saat masuk berkembang setelahnya, yang mengganggu pengobatan yang diterima atau lama perawatan.
Diagnosis yang merujuk pada episode asuhan sebelumnya yang tidak memiliki pengaruh pada perawatan sekarang tidak dimasukkan.
Kondisi yang dikode adalah menggangu asuhan pasien dalam hal evaluasi klinis, pemberian terapi, prosedur diagnostik, lama perawatan, atau peningkatan asuhan dan pemantauan perawat.
15) Cara keluar pasien rawat inap
Disposisi pasien ini disesuaikan dengan butiran data UHHDS dan terbagi atas pulang hidup, pulang meninggal dunia, dan tidak inyatakan. Untuk pulang hidup disposisi dibagi atas (a) dipulangkan ke
rumah atau asuhan sendiri, (b) ke rumah sakit atau rawat jalan lain, (c) ke fasilitas perawatan khusus, (d) ke fasilitas asuhan keperawatan sementara atau Intermediate Care Facility (IMF), (e) ke fasilitas jenis lain untuk asuhan rawat inap atau ke layanan rawat jalan di institut lain, (f) ke rumah, (h) pulang paksa.
16) Cara pulang pasien rawat jalan
Ini adalah pernyataan praktisi asuhan kesehatan mengenai langkah berikut dalam asuhan pasien. Berbagai respon bisa muncul. Sedikitnya klasifikasi berikut disarankan, yaitu (a) tanpa rencana atau kembali kapan perlu, (b) follow up direncanakan dijadwalkan, (c) dirujuk ke tempat lain, misalnya rumah sakit, dan (d) meninggal dunia.
Menurut departemen kesehatan Republik Indonesia dalam Pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis Rumah Sakit di Indonesia tahun 2006 formulir ringkasan masuk dan keluar ini sering disebut ringkasan atau lembar muka. Selalu menjadi lembar paling depan dalam rekam medis., lembaran ini berisikan informasi tentang identitas pasien, cara penerimaan melaui cara masuk, dikirim oleh, serta berisi ringkasan data pada saat pasien keluar. dan juga formulir ini merupakan sumber informasi untuk mengindek rekam medis, serta menyiapkan laporan rumah sakit. Informasi identitas pasien sekurang-kurangnya sebagai berikut:
a. Nama pasien
b. Nomor rekam medis c. Tanggal lahir
d. Jenis kelamin e. Pendidikan f. Agama g. Alamat h. Pekerjaan
informasi lain yang perlu dicatat, diantaranya:
a. Status Perkawinan
b. Keikut sertaan dalam Askes/Asuransi lain c. Cara masuk (dikirim oleh)
d. Penanggung jawab
e. Alamat penanggung jawab
16 f. Nama keluarga terdekat
g. Alamat Keluarga Terdekat
h. Tanggal dan jam masuk ruang rawat inap i. Tanggal dan jam keluar ruang rawat inap j. Bagian/spesialis
k. Ruang rawat/kelas perawatan l. Lama dirawat
m. Diagnosis Akhir 1) Diagnosis primer 2) Diagnosis sekunder 3) Komplikasi
n. Operasi/Tindakan (jika ada) o. Anastesi yang diberikan (jika ada)
p. Infeksi nosokomial dan penyebabnya (jika ada) q. Immunisasi yang pernah didapat
r. Immunisasi yang pernah diperoleh selama dirawat s. Transfusi darah (jika ada)
1) Jenis golongan darah 2) Resus
3) Jumlah cc
t. Keadaan keluar : Hidup/Mati
u. Nama dan tanda tangan dokter yang merawat 2.1.4 Perancangan Ulang Formulir (Redesign Form)
a. Pengertian
Perancangan ulang (redesign) definisi dari beberapa sumber diantaranya:
Menurut Americaan Heritage Dictionary (2006), “redesign means to make a revision in the appearance or fungsion of”, yang dapat diartikan membuat revisi dalam penampilan atau fungsi.
Menurut Collin English Dictionary (2009), “redesignis to change the design of (something)”, yang dapat diartikan mengubah desain dari (sesuatu).
Menurut salim’s ninth collegiate english-indonesia dictionary (2000), redesain berarti merancang kembali
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa redesign mengandung pengertian merancang ulang sesuatu sehingga terjadi perubahan dalam penampilan atau fungsi, sehingga perancangan ulang formulir dapat diartikan merancang kembali formulir yaitu mengubah desain formulir rekam medis dan merevisi penampilan.
b. Alur perancangan formulir rekam medis ringkasan masuk dan keluar Adapun alur dalam perancangan formulir rekam medis ringkasan masuk dan keluar sebagai berikut.
Gambar 2.1 Alur desain rekam medis
Ide baru atau
revisi formulir Mengacu pada desain rekam
medis RCH
Pertimbangkan hal berikut sebelum memulai desain (Silahkan melengkapi ceklis terlampir)
1. Apa alasan untuk formulir?
2. Apakah ada bentuk lain yang serupa atau dimana informasi yang sama dikumpulkan?
3. dapatkan tujuan form dipenuhi dengan bentuk lain/modifikasi bentu-bentuk yang sudah ada?
Diskusi mengusulkan
formulir Mengidentifikasi
sponsor untuk bentuk yang
diusulkan Pertimbangkan
nasehat menurut hukum dokter
Bentuk draf kehadiran membentuk komite pertemuan (gunakan
ceklis)
Hubungu komite RCH relavan (misalnya keselamatan pasien,
keamanan pengobatan, pengendalian infeksi tranfusi) untuk persetujuan penerapan isi
pada formulir
formulir disetujui untuk dicoba didaerah klinik (termasuk evaluasi) Revisi formulir
bebasis umpan balik
Bentuk kembali formulir ke komite formulir
Formulir ditinjau oleh sponsor +/- komite formulir;
pengembangan jika diperlukan
Persetujuan akhir oleh komite formulir
Menyerahkan formulir ke organisasi percetakan
Penerapan Formulir
18 c. Prinsip mendesain formulir rekam medis
Prinsip dari desain formulir adalah memiliki konsep abstrak seperti layout (tata letak) harus memberikan kesan pandang yang baik atau urutan butir-butir (poin) yang diuraikan harus disusun secara logis dengan memperhatikan faktor estetika keindahan.
Kesederhanaan merupakan suatu dasar atau prinsip dalam mendesain formulir. Standar berarti usaha yang mengetengahkan cara pelaksanaan yang terbaik .
Teknik desain formulir (Hosizah, 2006) adalah meskipun saling berbeda antara pemakai, tetapi memiliki konsep-konsep seperti:
1) Setiap formulir harus memiliki judul tertentu (nama formulir)
2) Setiap formulir harus diberi nomor, sehingga memudahkan dalam pengontrolan mengenai data pasien dan jumlah formulir yang telah digunakan
3) Setiap butir-buti dalam formulir harus diberi jarak.
4) Dalam susunan layout formulir, data yang berhubungan agar dikelompokkan atau diletakkan dalam satu bagian.
5) Gunakan judul kolom atau judul caption (keterangan) dengan jelas, untuk menerangkan tujuan dari formulir tersebut. Pengguna kotak jawaban (balok box), akan lebih memudahkan dalam pengisian yang ada seperti contohnya pertanyaan jenis kelamin laki-laki atau perempuan.
Laki –laki Perempuan
6) Format formulir harus seimbang dengan isi, yaitu mempertimbangkan jumlah butir-butir yang ada dengan format.
7) Untuk memudahkan dalam membuat desain formulir, buatlah sketsa kasar dari desain yang dibuat, sehingga pengaturan layout dapat dikerjakan dengan baik.
Sedangkan menurut American Health Information Management Association (Maki & Eichenwald, 2010) dijelaskan bahwa prinsip-prinsip desain formulir adalah sebagai berikut:
1) Formulir harus mudah diisi/dilengkapi
2) Tercantum instuksi pengisisian dan penggunaan dari formulir tersebut.
3) Pada formulir harus terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan secara jelas
4) Nama dan alamat sarana pelayanan kesehatan (rumah sakit) harus tercantum dalam setiap halaman formulir
5) Nama, nomor rekam medis dan informasi lain tentang pasien seharusnya tercantum dalam setiap halaman formulir. Saat ini rumah sakit banyak menggunakan bar coding sebagai informasi identitas pasien
6) Bar coding juga mencakup indek formulir
7) Nomor dan tangggal revisi formulir dicantumkan agar dipastikan penggunaan formulir terkini
8) Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai (out date) 9) Layout formulir fisik harus logis
10) Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan yang lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuan
11) Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan semua dengan huruf kapital
12) Margin (batas tepi) disediakan yang cukup untuk kepentingan hole punches
13) Garis digunakan untuk memudahkan entri data dan memisahkan area pada formulir
14) Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area formulir
15) Cek boxes digunakan untuk menyediakan ruangan pengumpulan data.
d. Komponen formulir rekam medis
Meskipun aturan perancangan berlaku untuk formulir kertas dan layar komputer data entry dan laporan, ada juga perbedaan yang perlu dipertimbangkan dalam pembangunan formulir untuk dua media. Lima komponen utama biasanya ada pada formulir kertas. Diantaranya heading, introduction, instructions, body, dan close.
1) Heading (Kepala formulir)
Kepala formulir (Heading) dari sinilah kita bisa mengetahui kepemilikan dari suatu formulir apabila suatu formulir digunakan dari
20 luar organisasi. Biasanya kepala formulir mencakup dari identitas rumah sakit dan identitas organisasi dan juga memuat item yang lengkap seperti nomor telepon, kode pos, logo rumah sakit dan alamat identitas organisasi.
Heading (kepala formulir) menurut (Huffman, 1994) adalah bagian dari sebuah formulir Heading memuat judul dan informasi tentang formulir. Judul formulir mungkin muncul dalam salah satu tempat. Posisi standarnya adalah: kiri atas, tengah, kanan atas, kiri atau kanan bawah. Dalam file kartu vertikal, misalnya, judul harus ditempatkan di bagian bawah formulir untuk cadangan bagian atas untuk mengisi data. Dalam file terlihat, judul harus di bagian atas sehingga kontrol informasi terkait bisa dilihat di bagian bawah.
subjudul harus digunakan bila judul utama membutuhkan penjelasan lebih lanjut atau kualifikasi. Ketika formulir-formulir harus dilengkapi dengan atau dikirim kepada orang-orang di luar organisasi, nama fasilitas perawatan kesehatan dan alamat harus dimasukkan dalam judul.
Informasi lain tentang formulir termasuk formulir identifikasi, tanggal edisi, dan nomor halaman. Margin yang lebih rendah kanan adalah lokasi tepat untuk edisi identifikasi formulir akhir di lokasi ini, merobek ke dalam atau melenyapkan informasi dihindari jika formulir yang dijepit di sudut kiri atas. Identifikasi Formulir juga terlihat jika formulir terikat di bagian atas atau di sepanjang sisi kiri Stocking formulir ini. juga difasilitasi dengan memiliki identifikasi formulir di bagian bawah.
Ketika formulir terdiri dari beberapa halaman yang terpisah atau dicetak kembali, identifikasi formulir akan muncul di setiap sisi dan setiap halaman. Dengan cara ini, jika fotokopi satu sisi atau satu halaman dipisahkan dari yang lain, dapat dengan mudah diidentifikasi. Hal ini juga membantu pengumpulan tepat forma dengan beberapa halaman.
Tanggal Edisi atau tanggal publikasi harus muncul pada setiap form. Ini membantu pengguna dalam menentukan apakah edisi saat ini sedang digunakan dan membantu dalam disposisi usang saham.
Ketika ada beberapa halaman formulir, nomor halaman harus diserahkan. Nomor halaman dapat di urutan numerik atau abjad.
Nomor halaman dapat ditempatkan di sudut kanan atas atau pojok kanan bawah dari formulir. Hal ini akan membantu printer dalam perakitan bahan untuk pencetakan dan dalam membandingkan.
Ketika merancang formulir lembaran yang memerlukan kelanjutan dan jumlah halaman tersebut tidak diketahui kepada pengguna diawal, setiap halaman harus disediakan dengan ruang untuk penyisipan halaman, seperti “halaman....dari....halaman.”
Nomor halaman dan jumlah halaman dimasukkan dalam ruang kosong oleh orang yang mengisi formulir tersebut.
2) Introduction (pendahuluan)
Pendahuluan adalah bagian penting dari sebuah formulir dimana dari pendahuluan ini kita bisa menggambarkan tujuan dari sebuah formulir dan juga berisikan judul sehingga memudahkan bagi pengguna maupun orang lain diluar organisasi.
Menurut (Huffman, 1994) introduction (Pendahuluan) menjelaskan tujuan dari formulir. Terkadang maksud adalah diidentifikasikan dalam memberi judul. Ketika penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan lebih jelas mungkin disertakan pada formulir untuk menjelaskan tujuannya
3) Instructions (instruksi)
Instuksi diperlukan dalam formulir dan sangat berperan dalam pengisian formulir karena berisikan petunjuk tata cara pengisian formulir tersebut dan juga untuk menghindari kesalahan mengisi formulir tersebut oleh pengguna formulir. Instruksi umum harus singkat dan ditempatkan di bagian atas formulir (dibawah Judul dan di atas Body). Pengguna harus dapat dengan segera menentukan berapa banyak salinan diminta; siapa yang harus menyerahkan formulir, dan kepada siapa salinannya harus dikirim. Instruksi dapat ditempatkan di bagian depan formulir jika ada ruang yang cukup. Jika petunjuk lebih rinci diperlukan, sisi kebalikan dari formulir dapat digunakan, namun referensi untuk ini harus dimasukkan dalam bagian instruksi umum. instruksi yang panjang juga dapat
22 ditempatkan pada lembar terpisah atau dalam sebuah brosur yang terpisah (Huffman, 1994). Instruksi yan terdapat di formulir harus juga memberikan arahan kepada penggunanya tentang siapa yang harus menada tangani, kepada siapa formulir tersebut dikirim, siapa yang harus mengisi formulir.
Contoh:
- Tulis dengan balpoin hitam bukan tinta cair - Tulis dengan huruf kapital.
4) Body (isi)
Body merupakan bagian terpenting dari formulir itu sendiri yang memerlukan kerja nyata dari user (pengguna). Pertimbangan dengan teliti yang harus diberikan kepada pengaturan data yang diminta atau informasi yang diberikan dan mencakup pengelompokan yang tepat, terurut, dan selaras. Pertimbangan sesuai dengan (Huffman, 1994) harus juga diberikan untuk margin, spasi, aturan, gaya tulisan, dan metode perekaman .
a) Margin menambahkan bukan hanya untuk penampilan formulir dan kegunaan, tetapi pada kemampuan untuk merancang fisik formulir. Minimum margin atas 2/16 inci, 3/6 inci di bawah, samping 3/10
b) Spasi mengacu pada ukuran area entri data. Ketika merancang sebuah formulir dimana data akan dimasukkan dengan mesin tik, ikuti panduan.
c) Spasi Horisontal: Biarkan 1/12 inci untuk elit atau inci V10 untuk tipe pica. elit 1/10 inci menampung salah satu atau pica dan memungkinkan untuk ruang entri maksimum. Biarkan jarak ekstra, jika diinginkan, untuk mencegah berjejal.
d) Spasi Vertikal: Ada enam garis vertikal per inci pada elit, mesin tik standar atau pica. membolehkan 1/6 inci, atau gandanya, untuk setiap baris pengetikan. Jika eksekutif mesin tik digunakan, memungkinkan 5.28 garis vertikal per inci.
Ikuti panduan ini untuk spasi tulisan tangan:
Spasi Horisontal : Menyediakan 1/10 sampai 2/12 inch per karakter,
Spasi Vertikal : Menyediakan 1/4 inci sampai 1/3 inci.
Ketika desain kotak digunakan, 1/3 inci diperlukan.
e) Aturan adalah vertikal dan/atau garis horizontal. Garis mungkin solid, putus-putus atau paralel dekat yang melayani beberapa tujuan. Aturan membagi formulir menjadi beberapa bagian logis, mengarahkan penulis untuk memasukkan data dalam berlanjut tepat, menginstruksikan penulis dengan panjang jarak diinginkan dari data yang akan dimasukkan, panduan pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya pikat dari formulir (jika diatur dengan benar). Aturan sering digunakan untuk formulir kotak.
Rancangan kotak meningkatkan ruang yang tersedia pada formulir sebanyak 25 persen. Box digunakan dalam dua teknik desain utama, "garis" kotak dan "x" atau "memilih" kotak. Kotak garis adalah serangkaian aturan sama tinggi, disusun secara horizontal pada baris, menjadi tepat hanya cukup lebar untuk mengisi data.
Ketika perancang dapat garis aturan vertikal dari satu baris ke yang lain, ini menyajikan sebuah susunan teratur dan mengurangi penghentian biaya. Panjang dan lebar kotak harus mengikuti petunjuk aturan spasi. Keterangan menggambarkan entri diperlukan boleh berada di sudut kiri atas dari kotak atau tepat di atas kotak dalam hal kotak garis entri tersedia untuk entri data.
Pada "x" atau "suara" kotak persegi mulai dari 1/12 inci (untuk mesin ketik) atau 1/4 inci (untuk tulis tangan atau spasi ganda bentuk mesin tik ). Cukup daerah harus dibiarkan antara setiap kotak horizontal dengan data yang berlaku yang tercetak dan kotak berikutnya
f) Jenis gaya penting dalam hal mudah dibaca dan kekhasan.Untuk satu formulir, yang terbaik adalah untuk menyimpan beberapa ukuran yang berbeda jenis dan gaya untuk minimum. Item sama pentingnya harus dicetak dalam tipe yang sama sepanjang seluruh formulir. Biasanya, tipe tebal miring dan harus digunakan untuk penekanan.
24 g) Metode rekaman sebagian besar memproduksi formulir dengan
tangan, diketik atau dicetak komputer.
5) Close (penutup)
Komponen utama terakhir dari formulir kertas adalah penutup.
Ini adalah ruang untuk otentifikasi atau tanda tangan persetujuan (Huffman, 1994). Biasanya pada formulir bagian penutup ini berisikan nama dan tanda tangan dokter yang bertanggung jawab dalam menangani seorang pasien.
2.2 Landasan Teori
Sesuai dengan Keputusan Menteri Aparatur Negara dan Birokrasi Republik Indonesia No. 30/KEP/M.PAN/VIII/2013 bahwa penyelia rekam medis mempunyai tugas dan tanggung jawab diantaranya:
a. Membuat usulan bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan pelayanan medis dalam rangka persiapan pengumpulan.
b. Membuat usulan bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan pelayanan medis dan panduan pengisiaannya dalam rangka persiapan pengumpulan data rekam medis
c. Memperbaiki bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan pelayanan medis dan panduan pengisiannya dalam rangka persiapan pengumpulan data rekam medis.
Sebelum memulai mendesain sebuah formulir, maka perlu diperimbangkan tentang: tujuan penggunaan formulir, dalam kaitan dengan banyaknya, penyebaran pemakaiannya, instruksi pengisiannya, termasuk penandatanganannya kalau bila diperlukan; peralatan yang digunakan untuk mengisikan data dalam formulir, apakah secara manual tulis tangan atau manual mesik tik, atau ada alat bantu lain, dan selanjutnya bagaimana proses tindak lanjut data yang diisikan dalam formulir; hubungan antara formulir sebelumnya (kalau ada) dengan formulir yang sedang dirancang (Quieble dalam Sayuti, 2013).
Dalam mendesain formulir rekam medis harus memperhatikan pertimbangan khusus dalam konstruksi formulir (Huffman, 1994) seperti:
a. Heading
Tempat pemberian judul dari sebuah formulir dan juga menegenai tata letaknya judul seperti kiri atas, tengah atas, kanan atas dan
informasi yang harus ada nama dan alamat institusi, identitas formulir (kode formulir), logo institusi
b. Introduction
Introduction sebagai pengantar untuk menjelaskan tujuan dari sebuah formulir dan juga berisikan judul sehingga mempermudah pengguna maupun orang lain di luar organisasi
c. Intruction
Intruction (Iinstruksi) sangat berperan dalam pengisian formulir karena berisikan petunjuk tata cara pengisian formulir, dan juga arahan kepada penggunanya tentang siapa yang harus menandatangani, kepada siapa formulir tesebut dikirim dan siapa yang harus mengisi formulir.
Contoh:
- Tulis dengan balpoin hitam - Tulis dengan huruf kapital d. Body
Body merupakan bagian terpenting/inti dari formulir itu sendiri yang memerlukan kerja nyata dari user (pengguna). pertimbangan dari sebuah body margin, spasi, aturan gaya tulisan, dan metode perekaman.
e. Close
Close komponen utama terakhir dari formulir kertas untuk ruang otentikasi atau tanda tangan persetujuan.
Bila formulir dirancang dengan tepat akan bermanfaat oleh The Liang Gie dalam sayuti (2013) yaitu:
a. Menghemat lima unsur kerja (pikiran, tenaga, waktu, ruangan, dan material)
b. Memudahkan pengumpulan dan penyimpanan keterangan dalam organisasi
c Sementara menurut sadarmayati ada 7 tujuan manfaat penggunaan formulir yaitu
1) Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama atau berulang-ulang (menghindarkan kelelahan dan kebosanan).
26 2) Untuk keseragaman
3) Memudahkan dalam klasifikasi data
4) Mempermudah tata kerja dan sistem, prosedur kerja, dan sistem kerja
5) Sebagai alat pemberi instruksi
6) Sebagai alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data kuantitatif dan kualitatif
7) Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi
2.3 Kerangka Konsep penelitian
INPUT PROSES OUTPUT
Gambar 2. 2 Kerangka Konsep Penelitian
Kerangka merupakan abstaksi yang terbentuk oleh generalisasi dari hal-hal khusus. Oleh karena itu konsep merupakan abstraksi, maka konsep tidak dapat langsung diamati atau diukur (Notoadmodjo, 2005). Dan Kerangka konsep pada gambar diatas menjelaskan bahwa vaiabel input dari penelitian ini adalah formulir ringkasan masuk dan keluar, komponen yang ada pada rekam formulir rekam medis ringkasan masuk dan keluar menurut (Hatta, 2008), kesesuaian dengan permenkes tahun 2006, dan mempertimbangkan keinginan dari pengguna kemudian dilanjutkan dengan menganalisis komponen mana saja yang tidak ada pada formulir ringkasan masuk dan keluar setelah itu selanjutnya dengan menganalisis data dan 1. Formulir ringkasan
masuk dan keluar 2. Komponen elemen
data formulir ringkasan masuk dan keluar menurut Hatta 2008 dan permenkes 2006 3. Keinginan dari
pengguna formulir.
1. Menganalisis data dan struktur yang terdapat didalam formulir ringkasan masuk dan keluar
2. Mendesain ulang formulir ringkasan masuk dan keluar.
Formulir ringkasan masuk dan keluar telah direvisi yang
efektif dan efisien
struktur yang terdapat dalam rekam medis formulir ringkasan masuk dan keluar, input tersebut akan diproses dengan cara dianalisis isi dan struktur formulir kemudian diproses makan akan menghasilkan output berupa formulir ringkasan masuk dan keluar yang telah direvisi sesuai dengan standar internasional yang efektif dan efisien.
28 BAB 3
METODE PENELITIAN
3.1 Rancangan Penelitian
Rancangan penelitian ini menggunakan metode penelitian pengembangan atau Research and Development adalah metode penelitian yang digunakan untuk produk tertentu, dalam bidang administrasi produk- produk yang dihasilkan diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas kerja, kenyamanan dan kepuasan pegawai yang melaksanakan tugas, serta kepuasan pihak-pihak yang dilayani (Sugiyono, 2011) untuk penelitian ini peneliti mengembangkan formulir ringkasan masuk dan keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian 3.2.1 Lokasi
Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru pada Unit Rekam Medis.
3.2.2 Waktu Penelitian
Adapun waktu yang digunakan oleh peneliti untuk melaksanakan penelitiannya mulai dari tanggal 12 Mei sampai 7 Juni 2014.
3.3 Subjek Penelitian
Subjek penelitian atau unit analisis adalah formulir ringkasan masuk dan keluar.
3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional 3.4.1 Variabel Penelitian
Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat atau ukuran yang dimiliki didapatkan oleh satuan peneliti tentang suatu konsep pengertian tertentu (Notoadmodjo, 2010) variabel dalam penelitian ini yaitu:
a. Redesain Formulir rekam medis b. Formulir ringkasan masuk dan keluar
3.4.2 Definisi Operasional
Definisi operasional adalah batasan pengertian tentang variabel yang diteliti yang didalamnya sudah mencerminkan indikator-indikator yang akan digunakan untuk mengukuran variabel yang bersangkutan (Suharto dan Sardjono 2010). Untuk definisi operasional dari penelitian yang saya lakukan ini yaitu
Tabel 3. 1 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Perancangan ulang formulir rekam medis
Adalah merevisi formulir rekam medis yang ada dari bentuk yang lama menjadi baru.
2 Formulir rekam medis ringkasan masuk dan keluar
Adalah catatan yang berisikan identitas pasien dan keterangan saat masuk sampai keluar dari rumah sakit
3.5 Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat yang digunakan dalam mengumpulkan penelitian (Suharto dan Sardjono 2010). Jadi instrumen yang digunakan oleh peneliti untuk penelitian ini yaitu:
a. Pedoman observasi
Observasi atau pengamatan adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi melihat dan jumlah dan taraf aktifitas tertentu pada hubungannya dengan masalah yang diteliti (Notoadmodjo, 2010) observasi yang dilakukan peneliti pada formulir rekam medis ringkasan masuk dan keluar.
b. Pedoman wawacara
Wawancara adalah metode yang digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan atau perincian secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (reponden) atau bercakap-cakap secara langsung atau (face to face) (Notoadmodjo, 2010).
3.6 Teknik Pengumpulan Data 3.6.1 Observasi
Observasi (pengamatan) yaitu suatu prosedur yang berencana antara lain meliputi melihat dan mencatat dan melakukan analisis kemudian dibuat
30 kesimpulan (Sugiyono, 2011), objek yang diobservasi adalah formulir ringkasan masuk dan keluar.
3.6.2 Wawancara
Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan atau perincian secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden) atau bercakap-cakap secara langsung atau (face to face) (Notoadmodjo, 2010).
Wawancara dapat dilakukan secara tidak terstruktur, dan dapat dilakukan dengan tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon.
Wawancara tidak terstruktur adalah dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara terstruktur. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang ditanyakan dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun menggunakan telepon (Sugiyono, 2011). Wawancara yang dilakukan oleh peneliti yaitu kepada pengguna rekam medis formulir ringkasan masuk dan keluar dimana pengguna formulir tersebut adalah petugas pendaftaran, dokter, dan perawat.
3.6.3 Studi dokumen
Dekumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu (Sugiyono, 2011). Dokumentasi juga merupakan kegiatan mencari data atau variabel dari sumber berupa catatan, transkripsi, buku, prasasti dan sebagainya.
Pada penelitian ini studi dokumen yang dilakukan pada formulir ringkasan masuk dan keluar.
3.7 Teknik Analisis Data
Teknik nonstatistik, yakni pengolahan data dengan tidak menggunakan analisis statistik, tetapi dengan analisis kualitatif.
(Notoadmodjo, 2010).
3.8 Prosedur Penelitian
3.8.1 Tahap Persiapan Penelitian
Penelitian ini dimulai dengan peneliti meminta surat izin penelitian sebagai persyaratan dan mempersiapkan judul peneliti, selanjutnya peneliti melakukan studi pendahuluan dengan memberikan surat studi
pendahuluan kepada pihak Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru selanjutnya peneliti melakukan observasi langsung sehingga ditemukannya keinginan dari peneliti untuk merumuskan masalah setelah melihat formulir ringkasan masuk untuk merancang ulang formulir tesebut selanjutnya merencanakan instrumen penelitian yang diperlukan untuk pengumpulan data saat penelitian. Kegiatan ini kemudian dituangkan dalam proposal penelitian sampai proposal penelitian selesai dan disetujui oleh pembimbing penelitian.
3.8.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian
Pada tahap pelaksanaan ini peneliti melaksanakan pengumpulan data, berupa observasi, studi dokumentasi dan wawancara kepada pihak yang terkait dalam perancangan formulir.
3.8.3 Tahap Akhir Penelitian
Pada tahap ini peneliti mengolah data yang telah dikumpulkan dan kemudian disusun sehingga menghasilkan sebuah hasil laporan penelitian.
3.9. Jadwal Penelitian
Berikut adalah jadwal penelitian yang dilakukan mulai dari pengumpulan data sampai akhir penulisan laporan penelitian.
Tabel 3. 2 Jadwal Penelitian No Kegiatan
Tahun 2014
Pebruari Maret April Mei Juni Juli Agustus
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Identifikasi
masalah dan topik KTI
2 Pengajuan judul
3 Penyusunan
proposal
4 Seminar
proposal
5 Perbaikan
proposal
6 Pengumpu-
lan data dan penyusunan KTI
7 Seminar hasil KTI
8 Perbaikan
KTI
32 9 Pendadaran
KTI
10 Revisi
Pendadaran
11 Pengumpu-
lan KTI
3.10 Anggaran Biaya
Berikut adalah riancian anggaran biaya yang digunakan oleh peneliti untuk melaksanakan penelitiannya
Tabel 3. 3 Anggaran biaya penelitian
No Uraian Jumlah Harga Total Biaya
1 Leptop 1 Rp 3.000.000 Rp 3.000.000
2 Printer canon IP 2770 1 Rp 500.000 Rp 500.000 3 Kertas A4 @ 500
lembar
2 Rp 43.000 Rp 86.000
4 Tinta Printer 2 Rp 25.000 Rp 50.000
5 Alat tulis kantor - Rp 50.000 Rp 50.000 6 Pengadaan sumber
tinjauan pustaka
- Rp 700.000 Rp 700.000 7 Studi pendahuluan - Rp 20.000 Rp 20.000
8 Transportasi - Rp 100.000 Rp 100.000
9 Penjilidan biasa 2 Rp 3.000 Rp 6.000
10 CD 2 Rp 20.000 Rp 40.000
12 Sidang proposal - Rp 50.000 Rp 50.000 11 Tahap pengumpulan
data
- Rp 200.000 Rp 200.000 12 Analisi data dan
penyusunan laporan
- Rp 200.000 Rp 200.000
13 Sememinar hasil - Rp 100.000 Rp 100.000
Sub Total Rp 5.102.000
33
DAFTAR PUSTAKA
Collins. H. (2009). Collins English Dictionary. Complete & Unabridge 10th Edition.
America: William Collins Cons & Co. Ltd
Company, H. M, (2006). The American Heritage Dictionary of the English Language, Fourth Edition. USA: Boston
Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006). Pedoman dan Penyelenggaraan Prosedur Rekam Medis di Rumah Sakit Indonesia Revisi II. Jakarta: Depkes RI
Hatta, G. R. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press.
Hosizah. (2006). Modul Mata Kuliah Sistem Pengelolaan Rekam Medis (PSRM) III. Jakarta: Universitas Indonesia Esa Unggul.
Huffman, E. K. (1994). Health Information Management. Berweyn: Illinois Physician's Record Company.
Maki, K. M., & Eichenwald, S. (2010). Health Information Management Concepts, Principles, and Practice Third Edition. Chicago: AHIMA Press.
Notoadmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi . Jakarta:
Rineka Cipta.
Rustiyanto, E. (2010). Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sarjono, S., & Suharto. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan . Surabaya:
Tiga N Surabaya.
Sayuti, A. J. (2013). Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta.
Sugiyono. (2011). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2008) Nomor 269/MENKES/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Peraturan Menteri Pendayagunaan Apatur Negara dan Roformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30. (2013). Tentang Jabatan dan Funsional Perekam dan Informasi Kesehatan. Jakarta: Menteri Pendayagunaan Apatur Negara dan Birokrasi RI.
34 Peter, S. (2000). Salim’s Ninth Collegiate English-Indonessia Dictionary. Jakarta:
Modern English Press.
35
LAMPIRAN
Lampiran 3. Surat Permohonan Sebagai Responden
