PROBLEM SOLVING METHODOLOGY

Innosignment

Makalah/Karya Tulis Project Improvement

yang bersifat individual yang merupakan

salah satu syarat penilaian Adira

Supervisory Development Program (ASDP)

terkait Penyelesaian Masalah (Problem

Solving) baik di dalam atau di luar

Problem Solving is …

-Hamalik, 1994

Suatu proses mental dan intelektual dalam menemukan dan memecahkan masalah berdasarkan data dan informasi yang akurat, sehingga dapat diambil kesimpulan yang tepat dan cermat.

- Business Dictionary

Proses kerja melalui rincian masalah untuk mencapai solusi. Pemecahan masalah mungkin termasuk operasi matematis atau sistematis dan bisa menjadi ukuran keterampilan berpikir kritis seseorang

- Dr. Yasril Yazid, 2009

Memecahkan suatu masalah yang menghasilkan suatu solusi atas

permasalahan yang dihadapi dengan terlebih dahulu mengidentifikasi

permasalahan berdasarkan data dan informasi yang akurat melalui suatu proses intelektual dan professional.

WHAT

_{is PROBLEM ?}

FENOMENA

PROBLEM

FENOMENA = PHENOMENON (latin)

Saya kena macet pak .. bukan terlambat !!

Tiap hari juga macet ’kan ? Tapi saya tidak pernah terlambat !!!

WHAT

_{is PROBLEM ?}

( PROBLEM = PERSOALAN/MASALAH )

 Suatu hal yang harus segera diatasi

 Setiap situasi/keadaan dimana apa yang terjadi tidak sesuai

dengan yang diharapkan

 Terdapat perbedaan (

gap

) antara kondisi yang terjadi sekarang

(

current condition

) dengan yang diharapkan (

target

); Semakin

besar perbedaannya, semakin besar persoalannya

2 (dua) cara pendekatan untuk menyelesaikan Persoalan:

1. Tindakan Darurat (

Emergency Measure

)

Langkah / tindakan pertama untuk menghentikan persoalan.

Contoh : Memadamkan api yang disebabkan korsleting listrik.

2. Tindakan Pencegahan (

Preventive Measures

)

Upaya untuk menghilangkan penyebab persoalan, dalam

rangka untuk memastikan persoalan yang sama tidak akan

terjadi di masa depan.

Contoh : Menganalisa penyebab seringnya terjadi korsleting listrik.



PDCA Cycle



7 QC Tools



Analysis

Innovation No Limit

“Hal yang merupakan kenyataan atau sesuatu yang

benar-benar terjadi”

“Menerangkan sesuatu”

HOW to Solve

_{the PROBLEM ?}

“Withtout Data, You Are Just Another Person With an Opinion”

7 QC Tools

CHECK SHEET _{PARETO Dgr. HISTOGRAM}

CONTROL CHART SCATTER Dgr. GRAFIK

PDCA Cycle

 Mengidentifikasi Masalah

 Menganalisa Akar Penyebab Masalah

 Menetapkan target perbaikan  Merencanakan Solusi Perbaikan  Menetapkan Solusi Perbaikan

 Melaksanakan Solusi Perbaikan  Memonitor Solusi Perbaikan  Evaluasi Hasil Solusi Perbaikan

 Evaluasi Target Perbaikan  Standarisasi Solusi Perbaikan  Menetapkan Rencana Perbaikan Selanjutnya

W. Edward Deming (1900 – 1993)

STEP 1 :

MENGIDENTIFIKASI

MASALAH

Mengindentifikasi Masalah

Cara Mengidentifikasi Masalah yaitu dengan membandingkan

antara kondisi ideal yang diinginkan dengan kondisi aktual yang

terjadi serta mencari prioritas berdasarkan frekuensi kejadian.

Sumber-sumber persoalan :

1. Key Performance Indicator (KPI)

2. Deviasi Proses atau Hasil

3. Keluhan Pelanggan / Konsumen

4. Perubahan Kebijakan Mutu / Standar

5. Krisis Ekonomi

CONTOH 1:

Mengindentifikasi Masalah

Komperasi SAMPAN adalah koperasi yang sudah terkenal di kalangan warga kota Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang dan Bekasi. Karena kepopulerannya diantara warga, koperasi Sampan lebih terkenal dibandingkan bank-bank konvensional di kota tersebut. Besarnya koperasi Sampan ditunjukkan dengan pertumbuhan jumlah anggota yang sangat baik. Jumlah anggota koperasi Sampan sepanjang tahun 2014 – 2017 di masing-masing kota adalah :

No Kota Jumlah Anggota

1 Jakarta 404.233 436.632 446.119 491.455 2 Bogor 378.599 388.411 389.952 400.012 3 Depok 285.421 301.059 309.407 323.712 4 Tangerang 497.264 489.670 487.953 486.445 5 Bekasi 399.754 412.853 412.853 485.691 Jumlah 1.965.271 2.016.227 2.046.284 2.187.315

Mengindentifikasi Masalah

Namun dari pertumbuhan jumlah anggota setiap tahunnya tersebut, tidak didukung sepenuhnya oleh pertumbuhan di setiap cabang koperasi di masing-masing kota. Dimana terlihat pada kota Tangerang malah mengalami penurunan jumlah anggota. Dari permasalahan tersebut, Top Manajemen meminta koperasi Sampan cabang Tangerang untuk menganalisa fenomena permasalahan yang terjadi di cabang tersebut. Selanjutnya Kepala Cabang koperasi Sampan cabang Tangerang meminta jajarannya untuk melakukan survey kepada seluruh anggota yang sudah tidak aktif lagi. Dari hasil survey didapatkan ternyata banyak komplain dari anggota yang sudah tidak aktif lagi, antara lain:

No Komplain Jumlah

1 Antrian waktu setoran 154 2 Ketersediaan barang di koperasi 85 3 Proses peminjaman uang lama 512 4 Penyuluhan UMKM lambat 142 TOTAL 893

Mengindentifikasi Masalah

Waktu Proses Peminjaman Uang di Koperasi Sampan

Kesimpulan : Waktu proses peminjaman uang di Koperasi Sampan cabang Tangerang melebihi standar, rata-rata 6,3 hari

Mengindentifikasi Masalah

Menetapkan Persoalan “SAMPAN”

Generic Problem :

Penurunan Jumlah Anggota di cabang Tangerang

Penurunan generic problem :

Komplain di cabang Tangerang dan rata2 waktu proses peminjaman uang

Analisis Pareto :

Komplain mengenai proses peminjaman uang yang lama di koperasi cabang Tangerang hingga mencapai 512 komplain dan rata-rata waktu proses peminjaman melebihi standar

Masalah :

Lamanya proses peminjaman uang di Koperasi Sampan cabang Tangerang

Judul :

“Meningkatkan pelayanan Koperasi Sampan Cabang Tangerang dengan Mempercepat Proses Peminjaman Uang dari yang sebelumnya .... Hari menjadi maksimal hanya .... Hari dalam waktu .... Minggu”

Mengindentifikasi Masalah

Menentukan Target

S

M

A

R

T

Specific

Measurable

Achievable

Relevant

Time-Based

Detail/Fokus

Terukur

Dapat dicapai

Layak/selaras

Tenggat Waktu

STEP 2 :

MENGANALISIS PENYEBAB

MASALAH

Menganalisis Penyebab Masalah

ANALISIS

PENYEBAB

MASALAH

5 WHY ANALYSIS (Simple)

CAUSE-EFFECT DIAGRAM

1. Fishbone Diagram

5 WHY’s ANALYSIS

5 WHYs adalah “Sebuah teknik yang sederhana dan praktis namun

sangat efektif untuk

mengungkap akar dari suatu permasalahan

,

sehingga Anda dapat

menemukan solusi

yang dapat benar-benar

menyelesaikan permasalahan”.

“Saya sering datang terlambat ke kantor”

“Saya sering bangun kesiangan”

“Saya sering tidur larut malam”

“Saya sering baru tiba dirumah tengah malam”

“Saya sering kerja lembur”

“Pekerjaan saya banyak yang tertunda”

Solusi : “Saya akan memperbaiki manajemen waktu dalam bekerja”

MERENCANAKAN PERBAIKAN

Metoda 5W & 1 H dalam

MERENCANAKAN PERBAIKAN

No Penyeba b Dominan

WHY ? WHAT? WHERE? WHEN? WHO? HOW?

Didapat dari ujung 5 WHY’s Mengapa perlu diperbaiki? Apa ide perbaikan nya? Dimana akan diuji coba ? Kapan akan diuji coba? Siapa yang bertanggung jawab? Bagaimana teknis pelaksanaannya?

*Jika perlu, tampilkan rencana pengeluaran biaya jika ada

“We cannot Solve Our Problems with The Same Thinking We Used When We Created Them”

MELAKSANAKAN PERBAIKAN

LAKSANAKAN SESUAI RENCANA

JANGAN LUPA !!!

MONITORING SETIAP HASIL PERBAIKAN

EVALUASI HASIL

Faktor yang ada :

1. Perbandingan Target Judul Sebelum dan Sesudah Perbaikan 2. Perbandingan Masalah Sebelum dan Sesudah Perbaikan 3. Perbandingan Proses Sebelum dan Sesudah Perbaikan 4. Benefit

a) Revenue b) Efisiensi

PENYUSUNAN

MAKALAH

PENDAHULUAN

Yang Harus Ada :

1. Tulis Judul perbaikan/project di halaman pertama

2. Data Pribadi (Profil) → Berikan gambar Profil

3. Job Function → Definisikan tugas Anda dalam fungsi/departemen

(fungsi jabatan)

4. Gambarkan kedudukan/posisi Anda dalam struktur organisasi

5. Gambarkan jadwal rencana kegiatan project (bentuk Gan Chart)

Yang Harus Ada :

1. Latar Belakang

Berikan gambaran singkat mengapa project ini dibuat (bisa menceritakan

seperti contoh studi kasus 5 WHY’s namun secara singkat)

2. Bagan Fenomena Persoalan

Gambarkan proses yang saat ini berlangsung dan tunjukkan letak permasalahan terjadi

1. LATAR BELAKANG PROJECT (BACKGROUND)

Yang Harus Ada :

3. Analisis Dampak yang Timbul jika Perbaikan/Project Tidak Dilakukan

Buatlah beberapa analisis apa yang akan terjadi jika Perbaikan/Project tidak dilakukan (memberikan gambaran mengenai Urgency sebuah project)

4. Data Pendukung

Tampilkan data yang mendukung timbulnya permasalahan. Sama seperti Identifikasi Masalah.

5. Analisis Pareto Judul

Tampilkan kesimpulan. Kalimat yang biasa digunakan

“Dari hasil analisis di atas, maka judul yang kami buat adalah ...”

2. PERENCANAAN PROJECT

Yang Harus Ada :

1. Rencana Project/Perbaikan

Buatlah gambaran perencanaan project atau perbaikan secara detail, bisa menggunakan tabel 5W1H atau tabel sederhana berikut :

2. Target Project/Perbaikan

Berikan kalimat target perbaikan berdasarkan SMART.

“Dengan dilaksanakannya project ini diharapkan Penjualan cabang X

meningkat sebesar ....% dalam waktu ... Minggu”

No Rencana

Kegiatan

PIC Rencana

Pelaksanaan

Biaya

“Creativity is just connecting things”

3. PELAKSANAAN PROJECT (IMPLEMENTATION)

Yang Harus Ada :

1. Tindakan Project/Perbaikan (Project Implementation)

Buat gambaran secara detail tentang pelaksanaan Project atau Perbaikan yang telah dilakukan.

In-NO LIMIT berintegrasi dengan

Sistem Infrastuktur Corporate University

Sosialisasi Project

Spanduk

Yang Harus Ada :

2. Monitoring Hasil

Buat hasil monitoring dari perbaikan atau project yang telah dilakukan

4. EVALUASI HASIL

Yang Harus Ada :

1. Kondisi Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Faktor yang ada :

a) Perbandingan Target Judul Sebelum dan Sesudah Perbaikan b) Perbandingan Masalah Sebelum dan Sesudah Perbaikan c) Perbandingan Proses Sebelum dan Sesudah Perbaikan d) Benefit

i. Revenue ii. Efisiensi

4. EVALUASI HASIL

Yang Harus Ada :

2. Proses Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Sama dengan yang sudah dijelaskan

Proses Sebelum : Proses Sesudah :

4. EVALUASI HASIL

Yang Harus Ada :

3. Analisis Benefit

Berikan gambaran, benefit apa yang dihasilkan setelah project/perbaikan dilaksanakan.

Jika tidak bisa dalam bentuk uang (cost), bisa dalam bentuk lain seperti efisiensi waktu, efisiensi Man Power, efisiensi listrik,

“If I had 60 minutes to solve a problem, I’d spend 55 minutes to defining it, and 5 minutes to solving it

”

“Jika saya memiliki 60 menit untuk menyelesaikan masalah, saya akan menghabiskan 55 menit untuk mendefinisikannya, dan 5 menit untuk

menyelesaikannya”