PROBLEM SOLVING
METHODOLOGY
PROBLEM
SOLVING
- Hamalik, 1994
Suatu proses mental dan intelektual dalam menemukan dan memecahkan masalah berdasarkan data dan informasi yang akurat, sehingga dapat diambil kesimpulan yang tepat dan cermat.
PROBLEM SOLVING
- Dr. Yasril Yazid, 2009
Memecahkan suatu masalah yang menghasilkan suatu solusi atas permasalahan yang dihadapi dengan terlebih dahulu mengidentifikasi permasalahan berdasarkan data dan informasi yang akurat melalui suatu proses intelektual dan professional.
- Business Dictionary
Proses kerja melalui rincian masalah untuk mencapai solusi.
Pemecahan masalah mungkin termasuk operasi matematis atau sistematis dan bisa menjadi ukuran keterampilan berpikir kritis seseorang
FENOMENA PROBLEM
FENOMENA = PHENOMENON (latin)
Saya kena macet pak .. bukan terlambat !!
Tiap hari juga macet pernah terlambat !!!
“Suatu kondisi nyata atau apa adanya (given)”
What is PROBLEM ?
( PROBLEM = PERSOALAN/MASALAH )
Suatu hal yang harus segera diatasi
Setiap situasi/keadaan dimana apa yang terjadi tidak sesuai dengan yang diharapkan
Terdapat perbedaan (gap) antara kondisi yang terjadi sekarang (current condition) dengan yang diharapkan (target); Semakin besar
perbedaannya, semakin besar persoalannya
What is PROBLEM ?
How to solve PROBLEM ?
2 (dua) cara pendekatan untuk menyelesaikan Persoalan:
1. Tindakan Darurat (Emergency Measure)
Langkah / tindakan pertama untuk menghentikan persoalan.
Contoh : Memadamkan api yang disebabkan korsleting listrik.
2. Tindakan Pencegahan (Preventive Measures)
Upaya untuk menghilangkan penyebab persoalan,
dalam rangka untuk memastikan persoalan yang sama tidak akan terjadi di masa depan.
Contoh : Menganalisa penyebab seringnya terjadi
korsleting listrik.
How to solve PROBLEM ?
PDCA Cycle
7 QC Tools
Analysis
Innovation No LimitPROBLEM
FACT
DATA
How to solve PROBLEM ?
Fact (Fakta) : Actuality; Reality
merupakan kenyataan atau sesuatu yang benar-benar terjadi
Data → Datum (latin)
Menerangkan sesuatu
“Withtout Data, You Are Just Another Person With an Opinion”
- W. Edward Deming -
7 QC Tools
PDCA Cycle
Mengidentifikasi Masalah
Menganalisa Akar Penyebab Masalah
Menetapkan target perbaikan
Merencanakan Solusi Perbaikan
Menetapkan Solusi Perbaikan
Melaksanakan Solusi Perbaikan
Memonitor Solusi Perbaikan
Evaluasi Hasil Solusi Perbaikan
Evaluasi Target Perbaikan
Standarisasi Solusi Perbaikan
Menetapkan Rencana Perbaikan Selanjutnya
W. Edward Deming (1900 – 1993)
STEP 1 :
MENGIDENTIFIKASI
MASALAH
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Cara Mengidentifikasi Masalah yaitu dengan membandingkan antara kondisi ideal yang diinginkan dengan kondisi aktual yang terjadi serta mencari prioritas berdasarkan frekuensi kejadian.
Sumber-sumber persoalan :
1.Key Performance Indicator (KPI) 2.Deviasi Proses atau Hasil
3.Keluhan Pelanggan / Konsumen
4.Perubahan Kebijakan Mutu / Standar
5.Krisis Ekonomi
CONTOH 1 :
MENGIDENTIFIKASI
MASALAH
Komperasi SAMPAN adalah koperasi yang sudah terkenal di kalangan warga kota Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang dan Bekasi. Karena kepopulerannya diantara warga, koperasi Sampan lebih terkenal dibandingkan bank-bank konvensional di kota tersebut. Besarnya koperasi Sampan ditunjukkan dengan pertumbuhan jumlah anggota yang sangat baik.
Jumlah anggota koperasi Sampan sepanjang tahun 2014 2017 di masing-masing kota adalah :
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
No Kota Jumlah Anggota
1 Jakarta 404.233 436.632 446.119 491.455 2 Bogor 378.599 388.411 389.952 400.012 3 Depok 285.421 301.059 309.407 323.712 4 Tangerang 497.264 489.670 487.953 486.445 5 Bekasi 399.754 412.853 412.853 485.691 Jumlah 1.965.271 2.016.227 2.046.284 2.187.315
Namun dari pertumbuhan jumlah anggota setiap tahunnya tersebut, tidak didukung sepenuhnya oleh pertumbuhan di setiap cabang koperasi di masing-masing kota. Dimana terlihat pada kota Tangerang malah mengalami penurunan jumlah anggota.
Dari permasalahan tersebut, Top Manajemen meminta koperasi Sampan cabang Tangerang untuk menganalisa fenomena permasalahan yang terjadi di cabang tersebut. Selanjutnya Kepala Cabang koperasi Sampan cabang Tangerang meminta jajarannya untuk melakukan survey kepada seluruh anggota yang sudah tidak aktif lagi. Dari hasil survey didapatkan ternyata banyak komplain dari anggota yang sudah tidak aktif lagi, antara lain:
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
No Komplain Jumlah
1 Antrian waktu setoran 154
2 Ketersediaan barang di koperasi 85
3 Proses peminjaman uang lama 512
4 Penyuluhan UMKM lambat 142
TOTAL 893
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Waktu Proses Peminjaman Uang di Koperasi Sampan
Kesimpulan :
Waktu proses peminjaman uang di Koperasi Sampan cabang
Tangerang melebihi standar, rata-rata 6,3 hari
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Menetapkan Persoalan “SAMPAN”
Generic Problem :
Penurunan Jumlah Anggota di cabang Tangerang
Penurunan generic problem :
Komplain di cabang Tangerang dan rata2 waktu proses peminjaman uang
Analisis Pareto :
Komplain mengenai proses peminjaman uang yang lama di koperasi cabang Tangerang hingga mencapai 512 komplain dan rata-rata waktu proses peminjaman melebihi standar
Masalah :
Lamanya proses peminjaman uang di Koperasi Sampan cabang Tangerang
Judul :
pelayanan Koperasi Sampan Cabang Tangerang dengan Mempercepat Proses Peminjaman Uang dari yang sebelumnya .... Hari menjadi maksimal hanya .... Hari dalam waktu ....
Menentukan Target
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
S M
A R T
Specific
Measurable Achievable Relevant
Time-Based
Detail/Fokus Terukur
Dapat dicapai
Layak/selaras
Tenggat Waktu
STEP 2 :
MENGANALISIS
PENYEBAB MASALAH
MENGANALISIS
PENYEBAB MASALAH
5 WHYs adalah “Sebuah teknik yang sederhana dan praktis namun sangat efektif untuk mengungkap akar dari suatu permasalahan, sehingga Anda dapat menemukan solusi yang dapat benar-benar menyelesaikan permasalahan”.
SAKICHI TOYODA (1867 – 1930)
5 Why’s Analysis
5 Why’s Analysis
MERENCANAKAN PERBAIKAN
Metoda 5W & 1H dalam
MERENCANAKAN PERBAIKAN
Penyebab Dominan
WHY
?
WHAT
?
WHERE
?
WHEN
?
WHO
?
HOW
?
Didapat dari ujung 5 WHY’s
Mengapa perlu diperbaiki
?
Apa ide perbaikan nya?
Dimana akan diuji coba ?
Kapan akan diuji coba?
Siapa yang bertanggung jawab?
Bagaimana teknis pelaksanaan nya?
“We cannot Solve Our Problems with The Same Thinking We Used When We Created Them”
- Albert Einstein -
LAKSANAKAN SESUAI RENCANA
JANGAN LUPA !!!
MONITORING SETIAP HASIL PERBAIKAN
MERENCANAKAN
PERBAIKAN
EVALUASI HASIL
Faktor yang ada :
1. Perbandingan Target Judul Sebelum dan Sesudah Perbaikan 2. Perbandingan Masalah Sebelum dan Sesudah Perbaikan 3. Perbandingan Proses Sebelum dan Sesudah Perbaikan 4. Benefit
a) Revenue b) Efisiensi
PENYUSUNAN MAKALAH
PROBLEM SOLVING
PENDAHULUAN
Yang Harus Ada :
1. Tulis Judul perbaikan/project di halaman pertama 2. Data Pribadi (Profil) → Berikan gambar Profil
3. Job Function → Definisikan tugas Anda dalam fungsi/departemen (fungsi jabatan)
4. Gambarkan kedudukan/posisi Anda dalam struktur organisasi 5. Gambarkan jadwal rencana kegiatan project (bentuk Gan
Chart)
LATAR BELAKANG PROJECT
Yang Harus Ada : 1. Latar Belakang
Berikan gambaran singkat mengapa project ini dibuat (bisa menceritakan seperti contoh studi kasus 5 WHY’s namun secara singkat)
2. Bagan Fenomena Persoalan
Gambarkan proses yang saat ini berlangsung dan tunjukkan
letak permasalahan terjadi
Yang Harus Ada :
3. Analisis Dampak yang Timbul jika Perbaikan/Project Tidak Dilakukan
Buatlah beberapa analisis apa yang akan terjadi jika
Perbaikan/Project tidak dilakukan (memberikan gambaran mengenai Urgency sebuah project)
4. Data Pendukung
Tampilkan data yang mendukung timbulnya permasalahan.
Sama seperti Identifikasi Masalah.
LATAR BELAKANG PROJECT
5. Analisis Pareto Judul
Tampilkan kesimpulan. Kalimat yang biasa digunakan
“Dari hasil analisis di atas, maka judul yang kami buat
adalah ...”
PERENCANAAN PROJECT
Yang Harus Ada :
1. Rencana Project/Perbaikan
Buatlah gambaran perencanaan project atau perbaikan secara detail, bisa menggunakan tabel 5W1H atau tabel sederhana berikut :
No Rencana Kegiatan
PIC Rencana Pelaksanaan
Biaya
2. Target Project/Perbaikan
Berikan kalimat target perbaikan berdasarkan SMART.
“Dengan dilaksanakannya project ini diharapkan Penjualan cabang X meningkat sebesar ....% dalam waktu ... Minggu”
“Creativity is just connecting things”
- Steve Jobs -
PELAKSANAAN PROJECT
Yang Harus Ada :
1. Tindakan Project/Perbaikan (Project Implementation)
Buat gambaran secara detail tentang pelaksanaan Project atau Perbaikan yang telah dilakukan.
In-NO LIMIT
berintegrasi dengan Sistem Infrastuktur Corporate UniversitySosialisasi Project
Spanduk
e-Mail Blast
PELAKSANAAN PROJECT
Yang Harus Ada : 2. Monitoring Hasil
Buat hasil monitoring dari perbaikan atau project yang telah
dilakukan
EVALUASI HASIL
Yang Harus Ada :
1. Kondisi Sebelum dan Sesudah Perbaikan Faktor yang ada :
a) Perbandingan Target Judul Sebelum dan Sesudah Perbaikan b) Perbandingan Masalah Sebelum dan Sesudah Perbaikan c) Perbandingan Proses Sebelum dan Sesudah Perbaikan d) Benefit
i. Revenue ii. Efisiensi
EVALUASI HASIL
Yang Harus Ada :
2. Proses Sebelum dan Sesudah Perbaikan Sama dengan yang sudah dijelaskan
EVALUASI HASIL
Yang Harus Ada : 3. Analisis Benefit
Berikan gambaran, benefit apa yang dihasilkan setelah project/perbaikan dilaksanakan.
Jika tidak bisa dalam bentuk uang (cost), bisa dalam bentuk lain seperti efisiensi waktu, efisiensi Man Power, efisiensi listrik,
“If I had 60 minutes to solve a problem, I’d
spend 55 minutes to defining it, and 5 minutes to solving it
”
“Jika saya memiliki 60 menit untuk
menyelesaikan masalah, saya akan menghabiskan 55 menit untuk mendefinisikannya, dan 5 menit untuk menyelesaikannya”
- Albert Einstein -
