COLLATERAL MANAGEMENT
By IRMAT MAHA
Global Concept
1. Collateral : Follow up aging BPKB ke Dealer. 2. Collateral :menerima BPKB Baru/ bekas dari
Dealer dan input ke sistem
3. Collateral : Melakukan pengecekan keabsahan BPKB dan menyerahkan ke PPS( unit bekas) 4. Collateral : Menyerahkan BPKB atas Klaim
Assuransi ke Perusahaan Asuransi.
5. Collateral : menyerahkan dan menerima BPKB Ke Custodian
6. Collateral : Menyerahkan dan menerima BPKB koreksi ke Agent
7. Collateral : memeriksa & menyerahkan BPKB ke Customer (melalui CS)
8. Collateral : memeriksa & menyerahkan BPKB ke Bidder (melalui CS)
FUNGSI & TUJUAN
Menyimpan Asset Perusahaan (BPKB) dan jaminan tambahan
agar tidak hilang dan tertata rapih untuk menghindari resiko
kerugian.
Menyimpan Berkas Penyerahan BPKB sesuai ketentuan yang
berlaku
WEWENANG
Melakukan follow up ke Dealer untuk BPKB yang masih dalam
status aging
Mengeluarkan BPKB sesuai dengan ketentuan dan telah
disetujui oleh atasan
TUGAS UTAMA
On schedule dan teregistrasi dengan benar Rapih dan tidak ada yang hilang.
Rapih dan tidak ada yang hilang.
Termonitor secara periodik
On schedule dan teregistrasi dengan benar
5
Membuat Surat Informasi Tagihan (SIT) I & II BPKB Jatuh Tempo ke Dealer untuk BPKB yang sudah jatuh tempo tetapi masih belum diserahkan oleh Dealer sesuai ketentuan dan teregistrasi dengan baikMemonitor dan melakukan follow up untuk BPKB yang masih belum diterima dari Dealer, Biro Jasa dan Warehouse.
Membuat dan mencetak Daftar Outstanding BPKB yang akan Jatuh Tempo sesuai ketentuan dan teregristasi dengan baik.
1
2
3
4
COLLATERAL IN
Memisahkan SIP BPKB untuk BPKB yang telah diserahkan oleh Dealer dan melampirkan kuitansi blanko pada BPKB yang sesuai ketentuan yang berlaku. Menyimpan SIP BPKB dan kuitansi blanko untuk BPKB yang belum diterima dari Dealer disusun berdasarkan Dealer dan urut nomor PK pada tempat yang terkunci.
(merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh si pemegang
jabatan dan itu menjadi tanggungjawabnya)
TUGAS
UKURAN KEBERHASILAN
(merupakan tolak ukur pencapaian kinerja)
NO
TUGAS UKURAN KEBERHASILAN
(merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh si pemegang
jabatan dan itu menjadi tanggungjawabnya) (merupakan tolak ukur pencapaian kinerja)
Akurat dan tepat waktu
Rapih dan tidak ada yang hilang Benar dan absah
Akurat dan tepat waktu
Rapih dan tidak ada yang hilang
Rapih dan tidak ada yang hilang
Akurat dan tepat waktu
Menyimpan BPKB dan jaminan tambahan berdasarkan urut no. PK secara aman dan rapi ke dalam brankas BPKB.
Menyimpan SIT I & II (rangkap 2 yang tidak diserahkan ke Dealer), tanda terima ADIRA FINANCE dari Dealer dan Laporan Daftar BPKB Jatuh Tempo (rangkap 2) serta Form Analisa Kasus secara aman dan rapi.
Menginformasikan kepada atasan tentang BPKB yang sudah overdue diatas 60 hari dan jika mengetahui dealer cenderung tidak baik (selalu menghindar dan akan tutup).
Menerima dan memeriksa kebenaran data BPKB, Faktur dan data di system serta keabsahan BPKB yang diterima dari Dealer, Nasabah atau Biro Jasa. Segera meng-update status BPKB yang diterima dari Dealer/Custodian/Biro Jasa ke dalam system.
Segera melakukan scanning BPKB ke dalam system BPKB Lib
9 10 11 12 6 7
Menyimpan Lembar Laporan DO BPKB yang telah di tandatangani oleh Dealer beserta log book Serah Terima Laporan DO BPKB secara rapi.
NO
TUGAS UKURAN KEBERHASILAN
(merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh si pemegang
jabatan dan itu menjadi tanggungjawabnya) (merupakan tolak ukur pencapaian kinerja)
Akurat dan tepat waktu
Rapih dan tidak ada yang hilang Benar dan absah
Akurat dan tepat waktu
Rapih dan tidak ada yang hilang
Rapih dan tidak ada yang hilang
Akurat dan tepat waktu
Menyimpan BPKB dan jaminan tambahan berdasarkan urut no. PK secara aman dan rapi ke dalam brankas BPKB.
Menyimpan SIT I & II (rangkap 2 yang tidak diserahkan ke Dealer), tanda terima ADIRA FINANCE dari Dealer dan Laporan Daftar BPKB Jatuh Tempo (rangkap 2) serta Form Analisa Kasus secara aman dan rapi.
Menginformasikan kepada atasan tentang BPKB yang sudah overdue diatas 60 hari dan jika mengetahui dealer cenderung tidak baik (selalu menghindar dan akan tutup).
Menerima dan memeriksa kebenaran data BPKB, Faktur dan data di system serta keabsahan BPKB yang diterima dari Dealer, Nasabah atau Biro Jasa. Segera meng-update status BPKB yang diterima dari Dealer/Custodian/Biro Jasa ke dalam system.
Segera melakukan scanning BPKB ke dalam system BPKB Lib
9 10 11 12 6 7
Menyimpan Lembar Laporan DO BPKB yang telah di tandatangani oleh Dealer beserta log book Serah Terima Laporan DO BPKB secara rapi.
TUGAS
UKURAN KEBERHASILAN
(merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh si pemegang
jabatan dan itu menjadi tanggungjawabnya)
(merupakan tolak ukur pencapaian kinerja)
Cepat, akurat dan tidak ada complain
Aman dan tidak ada BPKB yang hilang
Akurat dan tepat waktu
Rapih dan tidak ada yang hilang
Rapih dan tidak ada yang hilang Menyimpan secara rapi seluruh dokumen persyaratan peminjaman dan
pengembalian BPKB per nomor urut Tanda Terima dan tanggal Tanda Terima BPKB.
Menyimpan secara rapi seluruh dokumen pengiriman dan penerimaan BPKB dari dan atau ke Custodian/Strongroom/Cabang/RO per nomor urut dan tanggal BAST atau Surat Jalan BPKB
Melayani Customer Service dalam rangka pelayanan kepada nasabah untuk kepentingan perpanjangan dan kehilangan STNK serta balik nama sesuai ketentuan yang berlaku.
Membuat registrasi pendistribusian BPKB ke RO, messenger, warehouse, perusahaan assuransi, dealer dan biro jasa.
Menginformasikan kepada atasan tentang BPKB yang sudah overdue (Peminjaman) diatas 30 hari dan jika mengetahui Dealer/Biro Jasa cenderung tidak baik (selalu menghindar dan akan tutup).
21
22
23
19
20
NO
NO
TUGAS
UKURAN KEBERHASILAN
(merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh si pemegang
jabatan dan itu menjadi tanggungjawabnya)
(merupakan tolak ukur pencapaian kinerja)
Aman, tidak ada yang hilang
Akurat dan tepat waktu
Rapih dan akurat
LAIN LAIN
On schedule dan BPKB tidak ada yang hilang
On schedule dan SIP BPKB/ BPKB Borrow tidak ada yang hilang
Melakukan penghitungan dan pemeriksaan fisik SIP BPKB dan BPKB Borrow bersamaan dengan penghitungan dan pemeriksaan fisik BPKB.
Menerima, mengelola, menyimpan dan mengeluarkan BPKB Titipan seperti BPKB Titipan Danamon sesuai ketentuan yang ada
Membuat laporan-laporan yang berhubungan dengan status BPKB
Membantu bagian lain jika diperlukan.
Melakukan penghitungan dan pemeriksaan fisik BPKB yang ada di dalam brankas BPKB secara periodik sesuai ketentuan.
27
28
24
25
26
2. MI-026/OPR/OPRD/IX/2008 Aturan dan Mekanisme Pengiriman dan Pengambilan BPKB antara Cabang dengan Custodian atau Cabang yang memiliki Strong Room
10. MI-001/VMDO/QA/VIII/2016 Kompetisi Wilayah Program P2D Tahun 2016
Yang dimaksud dengan BPKB yang diterima dari Dealer dan konsumen dalam
ketentuan ini termasuk dokumen pendukungnya yaitu sebagai berikut :
No Dokumen Pendukung
1 Faktur kendaraan asli
2 Surat perubahan bentuk/warna kendaraan (apabila dilakukan perubahan bentuk/warna kendaraan dan berbeda dengan faktur kendaraan)
3 Surat pelepasan hak (apabila BPKB atas nama PT, CV, Koperasi atau suatu organisasi berbentuk badan usaha / badan hukum)
1. Unit kendaraan bekas, BPKB juga harus dilengkapi dengan kwitansi blanko dari nama
terakhir yang tercantum di BPKB
2. Foto copy KTP atas nama BPKB diperbolehkan (apabila ada kebutuhan operasional
terkait foto copy KTP tersebut di Cabang dan Unit) di simpan dalam BPKB sesuai
ukuran KTP aslinya (dilarang keras dalam bentuk satu lembar kertas folio, HVS, dll).
B. KANTOR & PIHAK PENERIMA BPKB
• Cabang • Unit
• Representative Office
Dari Dealer
• Customer Service Staff • Collateral Staff
• PIC staff lain yang ditunjuk oleh BM/UM melalui Surat Penunjukkan
Penerima BPKB
di cabang
• Payment Processor Staff
• PIC staff lain yang ditunjuk oleh RO Head melalui Surat Penunjukkan
Penerima BPKB
di RO
C. KETENTUAN PENERIMAAN BPKB DI CABANG, UNIT DAN
RO
1. Ketentuan Penerimaan dan Verifikasi BPKB
PIC Verifikasi BPKB SIP BPKB
Customer Service staf, Payment Processor Staf, PIC Staf lainnya (PIC
lainnya yang ditunjuk oleh BM/Unit Manager/RO Head apabila PIC Utama berhalangan)
BPKB
Memeriksa kesesuaian data,
kelengkapan dokumen pendukung dan jumlah BPKB yang diterima dari Dealer/Konsumen berdasarkan Berita Acara Serah Terima (BAST) BPKB dari Dealer/Konsumen Collateral Staf 1. Seluruh Identitas kendaraan
diperiksa antara BPKB dengan fakturnya.
2. Seluruh Identitas kendaraan diperiksa antara BPKB dan faktur dengan data yang tercantum di system Ad1sys.Ora.
1. SIP BPKB disimpan dalam Odner berdasarkan No Urut PK per Dealer
2. Kwitansi blanko (2 lembar) di lekatkan pada SIP BPKB
3. Nama dan Nomor PK di tulis menggunakan pensil di sudut kanan atas pada kwitansi blanko
4. Odner disimpan pada ruangan/lemari terkunci
5. SIP BPKB diserahkan ke Dealer apabila BPKB sudah diterima oleh Cabang atau RO
6. Apabila PIC Dealer tidak mau menerima SIP BPKB maka SIP BPKB yang sudah ada
BPKBnya di coret dan dicatat tanggal penerimaan BPKB. SIP BPKB ini di file terpisah disusun per dealer
1. SIP BPKB yang tidak diambil Dealer dapat dimusnahkan yang lebih dari 5 tahun sejak diterima BPKB atau sesuai koordinasi antara BM/UM dengan OM dan dibuatkan Berita Acara Pemusnahan.
2. Untuk unit kendaraan bekas, cek keabsahan BPKB mengikuti Memo Internal No. MI-001/OPR/QSA/VII/2013.
3. Pengiriman/Pengambilan BPKB yang berada di unit lain maksimal H+3 hari kerja sejak BPKB diterima dari Dealer/Konsumen. Pengiriman/Pengambilan BPKB
dilakukan oleh Collateral Staf/Messenger atau PIC lainnya yang ditunjuk oleh Unit Manager apabila Collateral Staf/Messenger berhalangan.
4. Berita Acara Serah Terima BPKB yang berada di unit lain menggunakan buku register serah terima BPKB. Format ada pada Lampiran 4.
Panduan Pemeriksaan Data identitas kendaraan, Pengembalian
BPKB ke Dealer untuk proses perbaikan data BPKB dan koreksi data
2. Ketentuan Penginputan BPKB dalam Ad1sys.Ora
PIC
Ketentuan
Collateral Staff
Payment
Processor Staff/
PIC lain yang
ditunjuk BM/UM
/RO Head
apabila PIC
berhalangan
hadir
Input data BPKB unit Baru di Cabang, Unit
dan RO pada sistem dilakukan maksimal
H+2 hari kerja sejak tanggal penerimaan
BPKB dari Dealer/Unit lain.
Input data BPKB unit Bekas adalah H+0 dari
Dealer/Konsumen/unit lain kecuali BPKB
diterima akhir bulan (closing month) adalah
maksimal H+2 hari kerja sejak tanggal
penerimaan dari Dealer/Konsumen/Unit
lain
Tempel Label Barcode pada BPKB di sisi Kiri
Atas.
Pastikan nama konsumen, nomor PK dan
nomor BPKB pada label barcode yang
ditempel sudah sesuai dan sama dengan
data di fisik BPKB dan Ad1sys.Ora.
Pastikan pada nomor BPKB tidak terdapat
tanda baca seperti titik, tanda kutip, garis
miring, garis horizontal, koma dan tanda
petik.
1. Ketentuan penginputan Nomor BPKB pada sistem dapat dilihat pada Lamp
5.
2. Bila terdapat kesalahan data BPKB pada sistem Ad1sys.Ora, maka lakukan koreksi melalui menu
Account Acquisition
management - Correction prosess - Asset correction.
3. Bilamana karena sesuatu hal koreksi data BPKB tidak dapat dilakukan di sistem Ad1sys.Ora, maka Cabang, Unit, RO dapat segera mengajukan koreksi ke IT Services & Solution qq IT Helpdesk melalui Ticket Service Desk.
3. Ketentuan Umum Lainnya
Ketentuan BBN Kendaraan Unit Bekas
Keterangan
BBN dapat menggunakan nama
konsumen maupun nama keluarga yang
sedarah dan tercantum dalam Kartu
Keluarga (KK).
Apabila menggunakan nama keluarga,
maka persyaratan dokumen yang harus
dilengkapi adalah sebagai berikut
Surat Pernyataan dari Konsumen untuk menggunakan
nama keluarga selain dirinya dalam proses BBN (Format
Pernyataan dari Konsumen untuk menggunakan nama
keluarga pada BPKB dapat dilihat pada Lampiran 6)
KTP asli dan copy Konsumen dan keluarga yang ditunjuk
KK asli dan copy Konsumen
Catatan :
KTP dan KK asli digunakan untuk verifikasi terhadap copy
KTP dan KK yang dilampirkan
Informasi Lainnya :
1. Laporan penerimaan BPKB dibuat dan dicetak dari Ad1sys.Ora secara harian pada sore
hari oleh Collateral Staf Cabang/Unit dan Payment Processor Staf RO.
2. Laporan penerimaan BPKB disertai dengan BAST dari Dealer/Konsumen diserahkan ke
OPH atau RO Head (khusus di RO), agar dilakukan pemeriksaan terhadap kebenaran
penerimaan BPKB tersebut.
D. KETENTUAN PENYIMPANAN BPKB DI CABANG/UNIT/RO/STRONGROOM
CABANG
1. Ketentuan Ruang Collateral Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang
1. Ruang Collateral Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang harus selalu
dalam keadaan tertutup dan terkunci dengan baik pada saat jam
operasional kantor maupun tidak.
2. Definisi ruang Collateral Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang adalah
tempat penyimpanan :
a. Lemari Brankas BPKB untuk menyimpan BPKB
b. Lemari Brankas Finance untuk menyimpan sejumlah uang, giro, cek
dan dokumen penting lainnya, apabila ditempatkan di ruang
collateral.
c. Lemari penyimpanan dokumen terkait BPKB
3. Ruang Collateral Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang juga merupakan
ruang kerja bagi Collateral Staf Cabang/Unit/Strongroom dan Payment
Processor Staf RO.
4. Pada pintu masuk Ruang Collateral Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang
harus tertulis pemberitahuan “Dilarang masuk kecuali bagi yang
2. Hak Akses Terbatas Masuk Ruang Kerja Collateral
Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang
1. Hak akses rutin masuk ke dalam ruang Collateral Cabang/Unit/RO/Strongroom
Cabang terbatas pada Collateral Staf Cabang/Unit/Strongroom Cabang dan
Payment Processor Staf RO, OPH dan OPH RO.
2. PIC Cabang/Unit/RO lainnya yang mempunyai kepentingan untuk masuk secara
rutin ke dalam ruang kerja Collateral sesuai surat Penugasan dari BM/DBM/Unit
Manager/RO Head (Format Surat Penugasan Hak Akses Masuk ke dalam Ruang
Collateral ada pada Lampiran 7) adalah antara lain seperti Cashier Staf RO, OPH
yaitu dalam hal penyimpanan uang, giro, cek dan dokumen lainnya di dalam
lemari brankas finance yang diletakkan di ruang collateral dan Messenger yaitu
dalam hal pengurusan BPKB untuk berbagai keperluan sesuai ketentuan yang
berlaku.
3. Terdapat Log Book Ruang Collateral Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang bagi
setiap PIC yang berfungsi sebagai buku untuk mencatat aktivitas keluar masuknya
PIC tersebut ke dalam ruang Collateral kecuali bagi PIC yang memiliki hak akses
rutin sesuai keterangan point 1. hanya mencatat pada Log Book pada pagi hari
memulai kerja dan sore/malam hari ketika pulang kerja (Format Log Book Masuk
Ruang Collateral dapat dilihat pada Lampiran 8).
3. Ketentuan Penyimpanan BPKB
1. BPKB yang berada di Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang wajib disimpan di dalam lemari
Brankas BPKB atau lemari File BPKB yang berada di dalam Strongroom Cabang.
2. Pengaturan penyimpanan BPKB Cabang-cabang pada Strongroom Cabang dan Custodian
ditentukan bersama oleh Head of Custodian dan OM Area terkait.
3. Adapun BPKB yang diperbolehkan berada di Cabang/Unit (khusus Cabang yang menyimpan
sebagian BPKBnya di Custodian) atau RO (khusus Cabang yang memiliki RO) adalah :
No Jenis BPKB Kondisi Lainnya
1 BPKB bagi konsumen yang akan lunas dalam periode minimal 3 bulan
mendatang
1. RO dapat menyimpan BPKB minimal 1 bulan untuk AR tersebut yang akan lunas.
2. RO dapat menyimpan BPKB maksimal 3 bulan sejak AR tersebut lunas dan BPKB Belum diambil oleh konsumen
2 BPKB bagi konsumen yang telah lunas
sampai periode 1 tahun sebelumnya Dapat kurang dari 1 tahun apabila daya tampung lemari brankas BPKB di Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang/Unit sudah tidak cukup dan ada tempat peyimpanan di lemari file BPKB di Custodian. Catatan : Perlu koordinasi by email dengan Custodian terkait untuk persetujuan penyimpanan BPKB kurang dari 1 tahun tersebut.
3 BPKB Unit Kuasa Jual (UKJ) sampai dengan 1 tahun sejak Account
Receivable (AR) konsumen tersebut di “Termination”
4 BPKB Write Off (WO) sampai dengan 1 tahun sejak AR dari konsumen tersebut di WO
4. Bagi Cabang/Unit yang memiliki Strongroom BPKB, maka BPKB dari AR Aktif dapat dikirimkan
ke Custodian apabila daya tampung Strongroom BPKB di Cabang tersebut sudah tidak
mencukupi lagi untuk menyimpan BPKB.
5. BPKB dari AR Aktif dan AR WO, selama masih disimpan di Cabang/Unit/RO/Strongroom
Cabang/Unit, maka harus disimpan secara terpisah berdasarkan urutan nomor PK (tanpa
membedakan unit kendaraan Motor atau Mobil termasuk unit baru atau bekas).
6. OPH Cabang dan atau BM/DBM pada saat kunjungan ke RO (khusus bagi RO yang sudah
disetujui oleh Head of Region untuk dapat menyimpan BPKB di RO) harus memeriksa
administrasi dan monitoring pengelolaan BPKB serta keberadaan fisik BPKBnya.
3. Ketentuan Penyimpanan BPKB
E. KETENTUAN PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN BPKB ANTARA CABANG –
RO
1. Ketentuan Pengiriman BPKB dari RO ke Cabang atau Cabang ke RO
BPKB dikirim dari RO ke
Cabang
BPKB yang diterima di RO dikirim ke Cabang maksimal 2 minggu sejak
diterimanya BPKB tersebut dari Dealer.
Surat Jalan rangkap 1 di filling di RO dan Rangkap 2 di filling di Cabang
dalam odner khusus berdasarkan tanggal Surat Jalan.
BPKB dikirim dari
Cabang ke RO Terkait
BPKB dapat dikirimkan ke RO terkait berdasarkan permintaan dari RO.
Format Daftar Permohonan Permintaan BPKB ke Cabang dapat dilihat
pada Lampiran 9.
Surat Jalan rangkap 1 di filling di Cabang dan rangkap 2 di filling di RO
terkait dalam odner khusus berdasarkan tanggal Surat Jalan disertai
dengan permintaan BPKB dari RO.
Ketentuan lainnya :
1. Surat Jalan (2 rangkap) by system ditandatangani s/d pejabat Cabang terkait (OPH) atau
pejabat RO terkait seperti OPH RO atau RO Head.
2. Collateral Staf Cabang atau Payment Processor Staf RO memeriksa kesesuaian data dan fisik
BPKB dibandingkan dengan Surat Jalan sebelum diserahkan kepada PIC Messenger/PIC
lainnya yang ditunjuk oleh BM/DBM atau PIC Perusahaan Jasa Ekspedisi.
3. Pemusnahan Surat Jalan dilakukan untuk Surat Jalan yang telah lebih dari 5 tahun atau sesuai
koordinasi antara BM/DBM dengan OM dan dibuatkan Berita Acara Pemusnahannya
2. Ketentuan Penerimaan BPKB di Cabang atau di RO
BPKB diterima oleh RO
Payment Processor Staf RO menerima dan memeriksa
kesesuaian jumlah, data dan fisik BPKB dibandingkan dengan
Surat Jalan dari Cabang.
Surat Jalan Cabang berlaku sebagai tanda terima.
BPKB diterima oleh Cabang
Collateral Staf Cabang menerima dan memeriksa kesesuaian
jumlah, data dan fisik BPKB dibandingkan dengan Surat Jalan
dari RO
Surat Jalan RO berlaku sebagai tanda terima.
Ketentuan lainnya :
1. Apabila jumlah, data dan fisik BPKB tidak sesuai dengan Surat Jalan yang dikirim dari
Cabang/RO, maka tanda terima BPKB by system di cetak 2 rangkap. Tanda terima BPKB ini
kemudian di tandatangani oleh pejabat Cabang/RO terkait dan dikirim kembali ke
RO/Cabang beserta fisik BPKB yang tidak sesuai (atau
apabila fisik BPKBnya tidak ada, maka
yang dikirim hanya Tanda Terima BPKBnya saja yang dikirim ke Cabang/RO
). Contoh
perlakukan untuk kondisi ketidaksesuaian jumlah, data dan fisik BPKB dengan Surat Jalan ini
dapat dilihat pada Lampiran 10.
2. Filling tanda terima BPKB berdasarkan tanggal tanda terima BPKB dan di simpan dalam odner
tersendiri.
3. Pemusnahan Surat Jalan dilakukan untuk Surat Jalan yang telah lebih dari 5 tahun atau sesuai
koordinasi antara BM/DBM dengan OM dan dibuatkan Berita Acara Pemusnahannya.
3. Ketentuan Pengiriman dan Penerimaan BPKB Lainnya
1. Setiap proses pengiriman dan penerimaan BPKB dari Cabang ke RO atau
sebaliknya agar dapat dilakukan pemeriksaan pada laporan pengiriman dan
penerimaan BPKB dari Cabang atau RO (perhatian bagi Cabang yang memiliki
RO yang lebih dari satu) dibandingkan dengan Surat Jalan yang telah dicetak.
2. Apabila terdapat perbedaan dan selisih pada laporan tersebut dibandingkan
Surat Jalan, maka Collateral Staf Cabang atau Payment Processor Staf RO harus
segera menelusuri dan mencari tahu penyebab perbedaan dan selisihnya untuk
segera diperbaiki dan diselesaikan dan dilaporkan kepada OPH Cabang dan RO.
3. Agar dilakukan pemeriksaan laporan penerimaan BPKB secara harian yang harus
sesuai Surat Jalan dari Cabang atau RO serta dicocokkan dengan laporan mutasi
BPKB.
4. Bagi Cabang-Cabang yang menyimpan BPKBnya di Custodian atau Strongroom,
maka BPKB yang diterima di RO harus dikirimkan terlebih dahulu ke Cabang
baru kemudian dikirimkan ke Custodian atau Strongroom untuk disimpan sesuai
Memo Internal No. MI-026/OPR/OPRD/IX/2008 tertanggal 26 September 2008
perihal “Aturan dan Mekanisme Pengiriman dan Pengambilan BPKB antara
F. KETENTUAN UMUM STOCK OPNAME BPKB
1. Stock Opname BPKB di Cabang/Unit/RO/Strongroom
Cabang
Ketentuan Stock Opname BPKB
• 100 % seluruh fisik BPKB yang ada termasuk Stock
Opname SIP BPKB dan Tanda Terima BPKB
(Borrow) untuk proses peminjaman kepada
Dealer, Biro Jasa, Asuransi dan lainnya
• Tidak dilakukan untuk fisik BPKB yang disimpan di
Custodian.
• Dilakukan oleh Staf Collateral Cabang, Payment
Processor RO, OPH Cabang/Unit/RO, Staf lainnya
yang ditunjuk oleh OPH/BM/DBM/Unit
Manager/RO Head yang bersangkutan
• Khusus bagi BPKB yang dititipkan di Strongroom
Cabang lain, maka PIC yang melakukan Stock
Opname BPKB adalah tetap PIC dari Cabang yang
memiliki BPKB tersebut
2. Proses, Hasil dan Berita Acara Stock Opname (BASO) BPKB di
Cabang/Unit/RO/Strongroom
Proses Stock Opname BPKB
• Export data BPKB vs AR dari sistem
Ad1sys.Ora ke dalam format excel (Rapihkan
sesuai kebutuhan)
• Bandingkan 100 % seluruh fisik BPKB, SIP
BPKB dan Tanda Terima Peminjaman BPKB
(Borrow) dengan catatan pada laporan di
sistem yaitu pada Laporan BPKB vs AR dan
Monitoring BPKB.
• Laporan format excel tidak perlu di cetak
namun di file pada komputer OPH dengan
memberi nama file adalah (Contoh) :
Stock Opname Fisik BPKB 5 Januari 2014
Stock Opname SIP BPKB 5 Januari 2014
Stock Opname Tanda Terima BPKB
(Borrow) 5 Januari 2014
Hasil dan BASO
Cabang/Unit dan RO membuat Berita
Acara Stock Opname (BASO) Fisik BPKB,
SIP BPKB dan Tanda Terima Peminjaman
BPKB. Format Berita Acara Stock Opname
BPKB dapat dilihat pada Lampiran 11.
Segera dilakukan proses rekonsiliasi
untuk mencari selisih apabila terjadi
selisih hasil stock opname BPKB untuk
menentukan jumlah yang benar.
Jelaskan alasan selisihnya serta tindak
lanjut untuk selisihnya pada BASO
(apabila selisihnya perlu tindak lanjut).
Lainnya
1. RO melakukan stock opname bersamaan dengan pelaksanaan stock opname yang dilakukan oleh Cabang terkait. 2. Hardcopy BASO BPKB mencakup Fisik BPKB, Fisik SIP BPKB, Fisik Tanda Terima Peminjaman BPKB status Dealer, Biro
Jasa, Asuransi dan lainnya wajib di print dan di tandatangani s/d BM/Unit Manager kemudian disimpan pada odner tersendiri. Adapun softcopy BASO yang sudah ditandatangani s/d BM/Unit Manager dikirimkan ke OM dan Head
3. Periode Stock Opname BPKB di Cabang/Unit/RO/Strongroom Cabang
Jumlah BPKB
Waktu Pelaksanaan Stock Opname
< 5.000 BPKB
Januari, April, Juli, Oktober
5.001 -- 15.000 BPKB
Januari, Mei, September
> 15.000 BPKB
Januari, Juli
Penerapan Stock Opname di masa transisi :
Jumlah BPKB
Jadwal Stock Opname di masa transisi
< 5.000 BPKB
Cabang yang memiliki jadwal stock opname pada bulan November dan
Desember 2014 maka jadwal stock opname selanjutnya adalah di
Januari 2015
5.001 --
15.000 BPKB
Cabang yang sudah melakukan stock opname pada bulan Oktober 2014
serta memiliki jadwal stock opname pada bulan November dan
Desember 2014 maka jadwal stock opname selanjutnya adalah di
Januari 2015
> 15.000 BPKB
Cabang yang sudah melakukan stock opname pada bulan Agustus,
September dan Oktober 2014 serta memiliki jadwal stock opname
pada bulan November dan Desember 2014 maka jadwal stock opname
selanjutnya adalah di Januari 2015
1. BAST penyerahan BPKB (per nomor urut BAST dan tanggal BAST)
2. Fotocopy KTP(termasuk Resi KTP)/SIM/Passport/Surat Keterangan Identitas Resmi lainnya yang dikeluarkan oleh Kantor Kelurahan/Kecamatan setempat yang masih berlaku (*Pilih salah satu) atas nama :
- Konsumen ADIRA FINANCE dan pihak yang dikuasakan (jika Konsumen berhalangan dan menunjuk orang lain untuk mengambil BPKB) atau
- Bidder (apabila Bider perorangan) atau atas nama pemilik/pengurus Bidder yang berhak mewakili Bidder (jika Bidder merupakan Dealer atau Showroom dan Pihak yang dikuasakan oleh Bidder Pemangan Lelang UTJ (jika Bidder pemenang UTJ berhalangan dan menunjuk orang lain untuk mengambil BPKB)
3. Surat Kuasa asli bermaterai cukup (saat ini yang berlaku Rp. 6.000,-) jika konsumen berhalangan hadir dan menunjuk pihak lain untuk mengambil BPKB atau jika Bidder pemenang UTJ berhalangan hadir dan menunjuk orang lain mengambil BPKB 4. Fotocopy Sales Report Hasil Lelang UTJ dan bukti pembayaran/kuitansi pelunasan atau RV UTJ yang terlelang (khusus untuk
penyerahan BPKB kepada Bidder Pemenang UTJ atau pihak yang dikuasakan oleh Bidder)
5. Pada setiap fotocopy dokumen harus ditulis/stempel “Dokumen telah diperiksa dan sesuai dengan aslinya” 6. Pada setiap BAST penyerahan BPKB harus ditulis/stempel “Sudah dilakukan pengecekan status Piutang Konsumen
(termasuk denda) dan sudah lunas”
7. Tidak perlu fotocopy BPKB
8. Tidak perlu memfiling Bukti Kuitansi pelunasan angsuran asli/pelunasan denda asli saja (dengan kondisi angsuran sudah lunas)/pembayaran asli yang terakhir. Cukup dilakukan verifikasi kebenaran dan keabsahannya (khusus untuk penyerahan BPKB kepada Konsumen (atau pihak yang dikuasakan oleh Konsumen).
Target SLS Penyerahan BPKB kepada konsumen
Kategori Konsumen
Target SLS** (dalam menit)
Konsumen sudah lunas tanpa denda 10 menit
Konsumen akan lunas tinggal satu angsuran tanpa denda 15 menit Konsumen akan lunas tinggal satu angsuran dengan denda* 30 menit
Keterangan :
•Akomodasi waktu tambahan yang dibutuhkan karena proses negosiasi denda antara Konsumen dengan A/R Head serta persetujuannya s.d level BM/DBM/Unit Manager (UM).
•** Target SLS tidak berlaku apabila negosiasi denda harus mendapatkan persetujuan s.d level A/R Manager/Operation Manager (OM) atau Head of Level 1 (setara SVP) atau Deputy Director – Head of Credit & Collection, karena pertimbangan proses pengajuan melalui workflow.
Control Point
•
Memastikan BPKB yang diterima dari dealer dikirim ke Custodian maksimal
2 minggu sejak tgl diterima.
•
Memastikan pengiriman BPKB dilengkapi dengan Tanda terima yang telah di
approval oleh pihak berwenang.
•
Memastikan BPKB WO maksimal 1 tahun sejak tanggal WO telah dikirim ke
Custodian
•
BPKB lunas yang belum diambil lebih dari 1 tahun telah dikirim ke
custodian.
Control Point
•
Memastikan status piutang debitur (termasuk denda) sudah lunas.
•
Memastikan persyaratan pengambilan BPKb telah lengkap .
- Fotocopy KTP/SIM/Paspor yang masih berlaku.
- fotocopy kuitansi pelunasan atau pembayaran terakhir .
- Dilengkapi surat kuasa apabila dikuasakan.
- FC KTP penerima dan pemberi kuasa ( jika di kuasakan )
- Sales Report lelangan dari Warehouse ( bidder )
- Bukti pembayaran bidder ( bidder )
•
Memastikan BAST Out BPKB telah di cetak by system.
•
Memastikan BPKB keluar setelah mendapat approval yang berwenang.
•
Memastikan BAST Out BPKB di filling dengan rapi per tanggal dan per no
BAST.
•
Memastikan Laporan Daftar Outstanding BPKB (DO) yang jatuh tempo di
bulan N+1 dengan tanggal cut off akhir bulan N+1, selambat-lambatnya
tanggal 5 telah di cetak.
•
Memastikan 2 (dua) kali lembar terakhir DO telah ditandatangani oleh
ADH/OPH.
•
Memastikan penyerahkan semua lembar DO ke Dealer melalui MH/CMH
telah menggunakan Log Book Serah Terima Laporan DO BPKB
•
Memastikan Filling lembar terakhir Laporan DO BPKB yang telah
ditandatangani Dealer urut per bulan dan per Dealer
•
Memastikan Daftar Tagihan BPKB ( SIT 1 / SIT 2) per Dealer untuk BPKB yang
telah jatuh tempo selambat-lambatnya tanggal 5 telah di cetak.
•
Memastikan SIT telah mendapat approval BM.
•
Memastikan BPKB yang telah jatuh tempo telah di buatkan analisa kasus.
•
Memastikan filling SIT per Abjad nama dealer.
•
Memastikan Rekapitulasi Laporan Penanganan BPKB Overdue kepada
ADH/OPH paling lambat tanggal 10 setiap bulan
•
Memastikan SIP yang di terima Dari BP telah sesuai dengan jumlah PPD unit
baru pada hari yang sama.
•
Memastikan SIP BPKB terisi data dengan lengkap dan absah
•
Memastikan Data SIP BPKB telah sesuai dengan sistem.
•
Memastikan Data SIP yang Salah telah di kembalikan ke dealer untuk di
koreksi dan di paraf +stempel Dealer.
•
Memastikan SIP BPKB telah di lakukan opname sesuai dengan ketentua.
•
Memastikan SIP BPKB dilengkapi dengan kwitansi blanko dan di TTD a.n
BPKB pada kwitansi blanko.
•
Memastikan Kwitansi blanko telah di isi No PK dan nama nasabah di sudut
kanan atas pakai Pensil.
•
Memastikan SIP telah di filling per Dealer rapi dan aman.
•
Memastikan SIP di pisah dengan kwitansi blanko setelah di terima BPKB dari
Dealer.
Lampiran 1(MI-026/OPR/OPRD/IX/2008)- Berita Acara Serah Terima BPKB Page 1 of 1 PT . ADIRA DINAMIKA MULT I FINANCE
CABANG : NO. BAST * : T anggal : Kode Cabang : Nama Cabang : Nomor Memo : Nomor Surat Jalan : Melalui Ekspedisi:
Jumlah yang diserahkan : ……… BPKB
……….., ……….. 2008
Diserahkan oleh : Diterima Oleh Custodian :
Nama Jelas Nama Jelas Nama Jelas
Collateral Staff Collateral Staff Custd. Custodian Section Head Disetujui oleh :
BERIT A ACARA SERAH T ERIMA BPKB
ADH / OPH No Nomor PK Nama Debitur Nomor BPKB Nama BPKB Keterangan Nama Jelas
PT. ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE CABANG : Alam Sutera
Tanggal : 11 April 2008 No. Permohonan* : 0105.04.PM.00170 Total BPKB : 250 BPKB
Perihal** : Lunas Normal Status*** : Normal
Jakarta, 11 April 2008
Dibuat oleh:
Ratna Irene
Collateral Staff ADH/OPH
Disetujui oleh:
Lampiran 10 (MI-026/OPR/OPRD/IX/2008) - Log Book Keluar Masuk Strong Room Cabang
DAFTAR KELUAR-MASUK STRONG ROOM
JAM Tandatangan JAM Tandatangan
25 JULI 2008 Gustian 200301856 Ambil BPKB Cabang Kudus 09.16 10.22
Keterangan :
Tgl : Diisi tanggal pada saat masuk ke dalam Strong Room Nama : Disi nama PIC Staf Collateral yang masuk ke Strong Room NIK : Disi nomor NIK PIC Staf Collateral yang masuk ke Strong Room Keperluan : : Diisi keperluan PIC tersebut masuk ke Strong Room
Jam masuk : Diisi Jam masuk pada saat PIC Staf Collateral masuk ke Strong Room Tandatangan masuk : Diisi tandatangan PIC Staf Collateral
Disetujui : Diisi tandatangan PIC Staf Collateral Cabang Pemilik Strong Room. Apabila yang masuk PIC Staf Collateral Cabang Pemilik Strong Room maka yang tandatangan adalah ADH/OPH dari pemilik Strong Room
Jam keluar : Diisi Jam keluar pada saat PIC Staf Collateral keluar dari Strong Room Tandatangan keluar : Diisi tandatangan PIC Staf Collateral
Diketahui : Diisi tandatangan PIC Staf Collateral Cabang Pemilik Strong Room. Apabila yang masuk PIC Staf Collateral Cabang Pemilik Strong Room maka yang tandatangan adalah ADH/OPH dari pemilik Strong Room
Biro Jasa harus diikatkan Perjanjian Kerjasama
Perjanjian Kerjasama Biro jasa dilengkapi dokumen persyaratan dan absah serta masih dalam
periode Kerjasama.
BAST peminjaman = fisik BPKB yang dipinjam
Maksimal Peminjaman 30 hari
BPKB mendapatkan approval yang berwenang dan ditandatangani Biro Jasa sesuai
disebutkan dalam PKS.
Filling Faktur BPKB Borrow
MOTOR BEKAS ( UMCY )
Pengecekan Keabsahan BPKB
a.
Random sampling 10 % dari PPD pada hari itu ( berlaku pembulatan keatas ). Apabila PPD kurang dari1 0, maka jumlah PPD BPKB yang dilakukan pengecekan keabsahan adalah sebanyak 1 ( satu ) BPKB .
b. Proses Pengecekan Keabsahan dan Blokir BPKB dilakukan pada H+1 setelah PPD dilakukan.
c. Semua Dealer wajib membuat Surat Pernyataan Keaslian BPKB 5 lembar dilampirkan pada PKS Dealer.
CHANELLING & CUST RETENTION
c. Semua Kendaraan yang dibiayai wajib membuat Surat Pernyataan Keaslian BPKB .
a. Mobil Bekas
Proses pengecekan Keabasahan dan Blokir BPKB harus sudah dilaksanakan sebelum dilakukan PPD, kecuali untuk BPKB yang masih berada di ADIRA FINANCE atau belum diambil oleh Konsumen.
b. Motor Bekas
i. Proses pengecekan Keabsahan dan Blokir BPKB tidak perlu dilakukan untuk BPKB yang masih berada di ADIRA FINANCE atau sudah diserahkan ≤ 1 tahun dari tanggal BAST Out .
ii. Proses pengecekan selain point I, dilakukan setelah PPD dilakukan setiap hari senin, sebagai berikut : - MAXI Random sampling 10 % dari total PPD pada minggu tersebut ( berlaku pembulatan keatas ).
- MAXI 3 & Bursa Motor Random sampling 50 % dari total PPD pada minggu tersebut ( berlaku pembulatan keatas ) .
EX UTJ Adira Finance
Pengecekan Keabsahan BPKB
SMART
Tidak perlu dilakukan pengecekan keabsahan dan Blokir BPKB apabila : i. Dikeluarkan ≤ 90 hari terhitung sejak BAST out .
ii. BPKB masih dalam proses ( belum jadi ) di dealer baru
a.
Random sampling 10 % dari PPD pada hari itu ( berlaku pembulatan keatas ). Apabila PPD kurang dari1 0, maka jumlah PPD BPKB yang dilakukan pengecekan keabsahan adalah sebanyak 1 ( satu ) BPKB .
b. Proses Pengecekan Keabsahan dan Blokir BPKB dilakukan pada H+1 setelah PPD dilakukan.
MOBIL BEKAS
Pengecekan Keabsahan BPKB
Catatan :
a. Informasi data Dealer yang masuk kategori disediakan oleh OPH kepada PIC Collateral berdasarkan informasi dari Credit Analyst atau Head of Branch Operation. Informasi data Dealer adalah berupa memo, sesuai pengaturan MI-003/RIM/PRM/XII/2010 tertanggal 15 Desember 2010 perihal “Kriteria Dealer Khusus Pembiayaan Mobil”.
b. Proses Pengecekan Keabsahan dan Blokir BPKB dilakukan pada seluruh Unit yang dibiayai.
c. Semua Dealer wajib membuat Surat Pernyataan Keaslian BPKB pada setiap kendaraan yang dibiayai
d. Ketentuan ini tidak berlaku untuk mobil bekas jenis Truck Built Up
• Penunjukan PIC Utama dan Pengganti dilakukan oleh Head of Branch Operation dengan surat penunjukan disertai penandatangan Kode Etik .
• Pergantian PIC karena resign/promosi/mutasi harus dilakukan penunjukan kembali oleh Head of Branch Operation
• Surat Penunjukan ditandatangani oleh para pihak yang berhak
PENUNJUKAN KODE DAN KUNCI SERTA
KODE ETIK
• Copy kode dan cadangan kunci harus diserahkan ke PIC pengganti dengan bukti serah terima
• Bukti serah terima harus disimpan bersama dengan kode etik
COPY KODE & CADANGAN
KUNCI
• Kode dirubah setiap ada perubahan PIC , diketahui selain PIC Utama , berkala 6 bulan sekali bila dalam kurun waktu tersebut tidak ada perubahan PIC / sudah diketahui oleh PIC Utama
• Diikut penyerahan Copy kode dengan bukti serah terima untuk disimpan.
PERUBAHAN KODE
• Kode diputar pagi hari dan diacak setelah selesai jam kerja • Kunci diputar setelah kode diputar.
• Pintu harus selalu dikunci setiap mengambil dan menyimpan BPKB
• PIC Kode & kunci harus mengisi log book buka tutup brankas BPKB pagi hari dan setelah selesai jam kerja
• PIC Kode memastikan log book terisi dengan benar.
OPERASIONAL BRANKAS &
LOG BOOK
Dual Custody
Catatan :
*) PIC yang diutamakan untuk ditunjuk.
**) Jika dikarenakan keterbatasan PIC pada Branch / Satellite sehingga matriks diatas tidak dapat dipenuhi, maka Head of
Branch Operation dapat menunjuk PIC lainnya (status karyawan tidak boleh kontrak) dan disertai dengan surat penunjukkan
***) PIC yang bertugas sebagai pemegang kunci dan kode kombinasi tidak boleh merangkap tugas untuk brankas yang sama.
Lokasi Kerja Perihal PIC Utama PIC Pengganti
Branch Kode Kombinasi Operation Support Head Head of Branch Operation
Kunci Collateral Staff 1 Collateral Staff 2
Satelit Kode Kombinasi Credit Analyst (CA) *) / AR Head Head of Satellite Operation
