Sistem Inventory Jurusan Ilmu Komputer di Universitas Lampung
1Didik Kurniawan, 2Rico Andrian dan 3Noera Yudhiarti Utami
1Jurusan Ilmu Komputer FMIPA UNILA
2Jurusan Ilmu Komputer FMIPA UNILA
3Jurusan Ilmu Komputer FMIPA UNILA
Abstract
Sistem inventory merupakan suatu kegiatan pengolahan data barang pada suatu ruangan. Sistem Inventory berperan penting bagi suatu instansi dalam pengolahan data inventaris untuk mengoptimalkan pengawasan pada keuangan Negara. Sistem pengolahan data inventaris di berbagai instansi masih mengunakan Microsoft Excel sehingga data belum terarsip secara optimal. Pengolahan data tersebut dapat dipermudah dengan mengembangkan Sistem inventory dengan menggunakan metode NeuroDynamic untuk menghindari adanya overdemand dan oversupply.
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode waterfall. Sistem yang telah dihasilkan yaitu suatu sistem yang memberikan informasi tentang data barang di jurusan Ilmu Komputer di Universitas Lampung.
Pengembangan sistem inventory dengan menampilkan beberapa fitur seperti Laman Inventaris, Laman Kebutuhan, Laman Peminjaman, Pengembalian, Laman Kehilangan, Laman Reporting Data Inventaris sebagai pengolahan data inventaris dan telah berjalan dengan baik. Sistem dapat membantu proses kerja staff dalam pengolahan data inventory dan pembuatan laporan inventory kepada pihak jurusan. Sistem inventory ini diimplementasikan dengan menggunakan database MySQL dan bahasa pemrograman PHP.
Kata kunci: Sistem Inventory, Metode Neuro-Dynamic, PHP
1. Pendahuluan
Sistem inventory adalah suatu kegiatan dalam proses pengolahan data barang yang terdapat di dalam suatu gudang. Sistem inventory memiliki pengaruh besar terhadap suatu instansi, karena sistem inventory dapat membantu menyelesaikan masalah pengolahan data barang dan memudahkan pelaporan data barang yang tersedia. Suatu instansi yang tidak memiliki sistem inventory, akan mengalami sedikit masalah dalam pengolahan data barang misalnya, pada jurusan Ilmu Komputer di Universitas Lampung yang melakukan sistem pencatatan data inventory secara manual. Staff melakukan pendataan barang. Aktifitas pendataannya meliputi, pendataan barang baru datang, barang lama yang masih layak digunakan, bahkan barang yang rusak dan harus diganti dalam setiap ruang, kemudian data tersebut diolah menjadi laporan data inventory kepada pihak jurusan dengan menggunakan Microsoft excel. Proses pendataan seperti ini kurang efektif karena dibutuhkan ketelitian, dalam pendataan dengan jumlah barang yang banyak sering mengakibatkan terjadinya redundancy data (data ganda) dan dalam proses pembuatan laporan data inventory membutuhkan proses yang lama karena staff harus membuat data baru. Permasalahan tersebut membuat staff harus bekerja secara berulang-ulang untuk memperoleh data yang tepat, misalnya pada kasus pembuatan laporan data inventory untuk pendataan barang baru yang akan diletakan pada ruangan yang tersedia, staff harus melakukan pengecekan ulang terhadap kondisi barang yang tersedia di ruangan dan merevisi laporan inventory barang tersebut.
Aplikasi sistem inventory di sebuah perusahaan retail mengimplementasikan metode pendekatan Neuro- Dynamic programming untuk mengoptimalkan penempatan barang dan dapat melakukan pengadaan barang dengan efektif dan efisien di gudang. Neuro-Dynamic programming merupakan teknik pendekatan
untuk pengembangan sistem. Metode Neuro-Dynamic Programming yang akan digunakan untuk penentuan dan pengendalian jumlah kebutuhan barang pada jurusan Ilmu Komputer apakah barang yang tersedia sudah berlebihan atau mengalami kekurangan barang dapat ketahui oleh sistem.
Tujuan penelitian ini untuk adalah membangun sistem inventory di jurusan Ilmu Komputer.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Inventory (Persediaan)
Persediaan adalah suatu aset perusahaan berupa barang-barang yang menjadi objek usaha pokok meliputi persediaan bahan baku, bahan dalam proses, bahan jadi. Persediaan barang-barang yang harus dicatat dalam pembukuan, baik yang menyangkut pengeluaran (penjualan) dan pemasukan (pembelian) barang- barang. Perusahaan dapat mengetahui nilai persediaan yang ada di gudang melalui pembukuan persediaan barang untuk menghindari adanya kesalahan dalam pencatatan persediaan (James, Earl, Skousen, 2007).
Sistem pencatatan persediaan yaitu:
a. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir.
b. Perpetual System atau juga disebut Book Inventories, yaitu setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya (Rusdah, 2011).
2.2 PHP
PHP merupakan bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP banyak dipakai untuk memprogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. PHP merupakan bahasa Server Side Scripting, dimana PHP selalu membutuhkan web server dalam menjalankan aksinya. Secara prinsip, server akan bekerja apabila ada permintaan dari clien, yaitu kode- kode PHP. Client tersebut akan dikirimkan ke server, kemudian server akan mengembalikan pada halaman sesuai instruksi yang diminta (Saputra, 2012).
Cara kerja PHP menurut Saputra (2012) adalah :
3. Metode Penelitian
3.1 Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Program Studi Ilmu Komputer Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Lampung. Waktu penelitian adalah pada Semester Genap Tahun Akademik 2013-2014.
3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode waterfall ini merupakan metode yang pengerjaannya dilakukan secara berurutan atau secara linear. Kelebihan dari metode ini adalah pengembangan sistem yang sangat terorganisir dengan baik sehingga kualitas dari sistem yang dihasilkan akan baik karena pelaksanaan sistem dilakukan secara bertahap sehingga tidak terfokus pada tahap tertentu. Secara garis besar metode waterfall terdiri dari beberapa langkah yaitu analysis, design, coding, testing dan maintenance.
3.2.1 Tahap Analysis
Analysis kebutuhan sistem inventory sebagai pengolahan data barang pada jurusan ilmu komputer ini dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa aspek, yaitu kebutuhan fungsional (aktivitas atau layanan yang dibentuk oleh sistem), kebutuhan non-fungsional (lingkungan operasional), kebutuhan pengguna dan kebutuhan informasi.
3.2.2 Tahap Design
Dokumentasi yang dihasilkan dari tahap desain sistem ini antara lain: desain diagram konteks, desain use case, desain activity diagram, desain sequence diagram dan desain relasi tabel.
3.2.2.1 Diagram konteks
Diagram konteks merupakan proses untuk mendokumentasikan lingkup sistem. Lingkup sistem mendefinisikan aspek bisnis yang harus didukung oleh sistem atau aplikasi dan bagaimana sistem yang dimodelkan berinteraksi dengan sistem lain dan bisnis secara keseluruhan (Whitten, Bentley, Dittman, 2004).
3.2.2.2 Use case diagram
Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem
eksternal dan pengguna. Desain Use Case Diagram ditunjukkan seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Use Case Diagram
3.2.2.3 Relasi Tabel
Relasi tabel merupakan hubungan antar tabel yang diperlukan sebagai stuktur relasi antar tabel yang menghubungkan antara primary dan sebagai foregn key yang melibatkan banyak tabel, secara konsep tabel-tabel tersebut saling berhubungan.
3.3 Coding
Tahap coding, setiap desain yang telah dibuat lalu diterjemahkan dalam kode-kode program menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL untuk databasenya.
3.4 Tahap Testing
Testing atau pengujian pada sistem yang dikembangkan menggunakan teknik pengujian black box.
4. Hasil Dan Pembahasan
4.1 Implementasi
Implementasi sistem inventory membutuhkan perangkat keras komputer. Sistem inventory memiliki beberapa laman diantaranya yaitu:
4.1.1 Laman Login
Laman Login adalah laman yang dikhususkan untuk administrator dan dosen merupakan menu akses masuk kedalam sistem. username dan password merupakan 2 field yang terdapat dalam laman login. user name dan password yang di-input harus sesuai agar admininistrator dan dosen dapat mengakses sistem.
4.1.2 Laman Utama Administrator (Home)
Laman utama merupakan tampilan utama saat sistem berjalan. Laman ini berisikan informasi penggunaan sistem. laman utama administrator memiliki beberapa menu yaitu laman gedung, laman ruang, laman kategori, laman inventaris, laman kebutuhan, laman data dosen, laman data peminjam, laman peminjaman, laman pengembalian, malan kehilangan. Laman utama administrator dalam sistem ini dapat dilihat pada gambar 3.
Lihat data
Gambar 3. Laman utama administrator (home)
4.1.3 Laman inventaris
Laman inventaris adalah laman yang berisikan informasi tentang barang-barang inventaris yang terdapat dalam ruang di jurusan Ilmu Komputer. Laman inventaris juga terdapat kolom pengisian data inventaris dan terdapat field nama barang, jumlah, dan detail. Laman inventaris dalam sistem ini dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Laman inventaris
4.1.4 Laman kebutuhan
Laman kebutuhan adalah laman yang berisikan informasi kebutuhan barang pada setiap ruang
untuk mencegah terjadinya overdemand dan oversupply. Laman kebutuhan juga terdapat kolom
pengisian data kebutuhan barang dalam suatu ruangan dan terdapat pemberitahuan apabila terjadi
overdemand dan oversupply, sistem akan memberikan tanda berupa warna yang berbeda pada
barang yang berlebih dan kekurangan barang. Laman Kebutuhan dalam sistem ini dapat dilihat
pada gambar 5.
4.1.5 Laman Dosen
Laman dosen adalah halaman yang berisikan informasi tentang barang yang di jurusan Ilmu Komputer.
Laman dosen berisi menu lihat data yang disediakan kolom pencarian sesuai kategori yang diinginkan dan terdapat juga kolom pencarian sesuai nama barang dan id barang. Laman data pengembalian dalam sistem ini dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. Laman Dosen
4.2 Tahap Maintenance
Tahap ini perangkat yang telah dibangun sudah siap dirilis, siap digunakan dan pada tahap ini dilakukan pemeliharaan sesuai kebutuhan sistem. Pemeliharaan dilakukan dalam jangka waktu 6 bulan sekali dan bila sistem mengalami kerusakan atau terdapat penambahan untuk fungsifungsinya maka dilakukan pengulangan atau pengecekan kembali ke tahap sebelumnya sesuai dengan kaidah pengembangan sistem dengan menggunakan metode waterfall.
4.3 Analisis Hasil Pengujian
Hasil responden yang telah didapatkan saat proses pengujian aplikasi, dapat dilakukan proses analisis sebagai berikut:
a. Unit Testing
Hasil pengujian pada unit testing dengan menguji setiap proses-proses pada use case bahwa : 1. Menu input
• Data yang diinput dapat langsung tersimpan dan sesuai dengan database.
• Sistem memberikan peringatan jika ada data yang belum terisi pada kolom tambah data.
2. Menu Update
• Data yang akan di-update terambil dari database.
• Data yang di-update ke database sesuai dengan yang diinputkan dan ada pemberitahuan data yang berhasi di update.
3. Menu Hapus
• Sistem menyediakan peringatan sebelum menghapus data.
• Sistem memberikan peringatan sesudah penghapusan data.
4. Menu Lihat
Sistem yang dikembangkan data yang tersedia sesuai dengan database.
5. Menu Cari
• Sistem yang dikembangkan, pada laman administrator terdapat menu pencarian Sistem yang dikembangkan, pada laman dosen terdapat menu pencarian data.
b. Integration testing
Tahap pengujian integration testing merupakan tahap yang menentukan apakah integrasi sistem dengan komputer dapat diakses. Pengujian sistem pada pengujian integration testing, sistem dapat dipakai pada spesifikasi komputer yang berbeda, data yang telah diinputkan masih sedikit sehingga belum teruji kecepatan pada sistem apakah tetap stabil atau tidak. Tampilan sistem sesuai dengan resolusi yang telah di tentukan namun pada pada pengujian menggunakan tablet tampilan tidak sesuai. Sistem yang telah diuji dapat dijalankan dengan baik pada browser Mozilla Firefox dan Google Chrome namun dilakukan pengujian oleh administrator mengguanakan konguerror, judul pada setiap tabel hilang.
c. Sistem Testing
Tahap pengujian sistem testing merupakan tahap pengujian sistem pada proses kesesuaian sistem dengan usecase yang dibuat untuk membangun sistem. Hasil pada pengujian sistem testing, secara keseluruhan sistem sesuai dengan pertanyaan yang diajukan yaitu, sistem dapat langsung menginput data, data yang diinput dapat langsung terlihat, sistem dapat mengedit dan data sesuai dengan database, sistem dapat menghapus data, sistem dapat menampilkan data sesuai database yang tersedia.
d. Accepting Testing
Hasil pada pengujian accepting testing, secara keseluruhan sistem sesuai dengan pertanyaan yang diajukan yaitu, interface yang disediakan cukup menarik, sistem mudah dimengerti, data yang diinputkan dapat diterima di database, sistem yang dikembangan dapat menyediakan feed back namun belum secara keseluruhan sistem memiliki feed back, sistem menyediakan peringatan untuk error handling, sistem tidak menggunakan bahasa yang konsisten terdapat dua bahasa di dalam sistem yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Sistem yang dikembangkan juga tidak menyediakan menu help untuk membantu pengguna awam untuk mengakses sistem.
• Sistem inventory yang telah dibangun, rata-rata responden memberikan nilai 4 yaitu “baik” untuk tampilan laman utama user, namun responden memberi saran agar penggunaan warna yang menarik dan bahasa yang konsisten.
• Responden memberikan nilai 4 yaitu “baik” untuk fungsi search pada menu lihat berdasarkan.
Fungsi search dapat berjalan dengan baik.
• Responden memberikan rata-rata nilai 3 yaitu “cukup baik” untuk fungsi search pada menu pencarian. Fungsi search dapat berjalan dengan baik, namun pada kolom nomor inventaris atau nama barang tidak dapat membaca masukan lebih dari satu kata.
• Responden memberikan rata-rata nilai 2 yaitu “buruk” untuk sistem logout. Sistem tidak terdapat pemberitahuan atau pop up untuk menu logout.
5. Kesimpulan
Kesimpulan dari penelitian ini adalah:
1. sistem inventory di Jurusan Ilmu Komputer telah dibangun dan secara keseluruhan berjalan dengan baik dengan hasil input dan output sesuai dengan user requirement.
2. Sistem inventory yang dikembangkan dapat memberikan peringatan terjadinya Overdemand dan oversupplay jika dalam suatu ruangan terdapat kelebihan dan kekurangan barang.
3. Sistem Inventory yang dikembangkan dapat menyampaikan informasi laporan data inventory di Jurusan Ilmu Komputer kepada pihak Jurusan.
6. Referensi
[1] Booch, G. James, R. Ivar, J, 2005. The Unified Modeling Language User Guide Second Edition.
United State: Addison Wesley Professional.
[2] Fathansyah, Ir, “Basis Data”, Cv Informatika, 1999, Bandung.
[3] http://www.pu.go.id/satminkal/itjen/lama/hukum/km247-03.htm
[4] James, D S, Earl, K S, Skousen, K F. “Akuntansi Keuangan (Intermediate Accounting) : Buku Edisi 16, Penerbit Salemba Empat, 2007, Jakarta.
[5] Manik, Ngarap Im. 2008. Aplikasi Metode Neuro-Dynamic Pada Proses Pengendalian Persediaan Di Sebuah Perusahaan Retail.
[6] Noviandi, B M. Destiani, D. Partono. 2012. Perancangan Sistem Informasi Inventori Barang Di Bank Sampah Garut
[7] Pressman, R S. “Rekayasa Perangkat Lunak” : Buku Satu, Andi, 2002, Yogyakarta.
[8] Rusdah. 2011. Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Persediaan Obat : Studi kasus Puskesmas kecamatan Kebon Jeruk.
[9] Sahli, M. Susanti, N. 2013. Penerapan Metode Exponential Smoothing Dalam Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Bahan Baku (Studi Kasus Toko Tirta Harum.
[10] Saputra, A. Agustin, F. “Membangun Sistem Aplikasi E-Commerce dan SMS”, PT Elex Media Komputindo, 2012, Jakarta.
[11] Saputra, Agus. “Sistem Informasi Nilai Akademik untuk Panduan Skripsi” , PT Elex Media Komputindo, 2012, Jakarta.
[12] Whitten, J L. Bentley, L D. Dittman, K C, “Metode Desain dan Analisis Sistem”, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta.
[13] Yuhendra MT. Poerwanta, Rendi, 2013. Perancangan Sistem Inventory Spare Parts Mobil Pada Cv.Parts Toyota Berbasis Aplikasi Java
