Sistem Informasi Pengolahan Pembimbing Akademik Jurusan Ilmu Komputer
1Anie Rose Irawati, 2Dwi Sakethi dan 3Dimas Wisnu Anggoro
1Jurusan Ilmu Komputer Universitas Lampung
2Jurusan Ilmu Komputer Universitas Lampung
3Jurusan Ilmu Komputer Universitas Lampung
Abstract
The academic supervisor help collagers to finish their study well and efficient depends on their condition and potential. The allocation of academic supervisor in computer science major was done manually, it makes data processing become over late. This study, develop a web based system to help determine the academic supervisor for each collager, and to represent it in a graph. This system is developed in PHP programming language. The system outputs are collegers data and their academic supervisor, and the graph of collegers data for each supervisor. The system also represent the data result in a format of SK proposed format.
The system development use prototype method. The advantage of prototype method is the system can be develop as expected by user. First prototype produces some functions such as login, lecture and colleger data input, clear data academic supervisor, edit data academic supervisor, and devided colleger data for each supervisor. Second prototype produce some addition function such as print complete supervisor data, print supervisor data, and show supervisor data graph.
Keyword : Academic Supervisor, Prototype Method
1. Pendahuluan
Universitas Lampung merupakan salah satu perguruan tinggi negeri yang ada di Lampung. Untuk menunjang kelancaran kegiatan perkuliahan, setiap mahasiswa memiliki Pembimbing Akademik (PA). Saat ini Proses pengalokasian PA yang berada di Jurusan Ilmu Komputer masih manual.
Keadaan tersebut menyebabkan kendala seperti lamanya pengolahan data mahasiswa jika data yang masuk terlalu banyak. Selain itu terjadi juga kesalahan seperti ada beberapa data yang tercatat lebih dari satu kali.
Penelitian ini mengembangkan sistem yang berbasis web untuk membantu Jurusan Ilmu Komputer mengolah data pembimbing akademik. Sistem informasi pengolahan PA menggunakan bahasa pemrograman PHP Hypertext Preprocessor. Hasil keluaran berupa data mahasiswa dengan PA masing-masing sesuai dengan jumlah dosen yang tersedia, grafik data mahasiswa yang sudah terbagi PA untuk tiap dosennya, dan mencetak hasil data mahasiswa lengkap dengan PAnya dalam format yang siap diajukan dalam Surat Keputusan (SK) Dekan FMIPA.
2. Metodologi
Metodologi yang digunakan pada tahap pengembangan sistem adalah Metode Prototype. Metode Prototype adalah versi sistem informasi atau bagian dari sistem yang sudah dapat berfungsi, tetapi
3. Pembahasan
Pengembangan Prototype Satu
Tahap pengembangan Prototype Satu yaitu mendesain sistem yang dapat membagi data mahasiswa ke tiap-tiap dosen untuk mendapatkan pembimbing akademik. Pada Prototype Satu, pengembang memfokuskan pada input dan output sistem.
a. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis sistem merupakan tahap pengumpulan data yang berkaitan dengan sistem informasi pengolahan PA yang dibuat. Dimana dalam pengerjaannya diawali dengan mencari kebutuhan- kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional didalam aplikasi.
b. Kebutuhan fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi layanan informasi apa saja yang perlu disediakan oleh sistem, bagaimana sistem menerima dan mengelola masukan, serta bagaimana sistem mengatasi situasi-situasi tertentu. Berikut kebutuhan fungsional pada sistem informasi pengolahan PA Jurusan Ilmu Komputer:
i. Sistem dapat memproses data dosen dan mahasiswa untuk dijadikan PA tersebut secara otomatis.
ii. Sistem dapat menampilkan grafik hasil dari data PA.
iii. Sistem dapat mencetak hasil dari data PA dalam format yang siap diajukan Surat Keputusan (SK) Dekan FMIPA.
c. Kebutuhan Non-Fungsional
Berikut ini adalah kebutuhan non-fungsional dari sistem informasi pengolahan PA Jurusan Ilmu Komputer:
i. Keamanan akses pengguna (username dan password) ii. User Interface yang mudah dipahami
d. Alur Sistem
3.4.1 Flow Chart Input Data 1 Mahasiswa
Gambar 1. Flow chart Input Data Satu Mahasiswa
Pada Gambar 1 dijelaskan bahwa alur sistem input data 1 mahasiswa. Pertama proses menginputkan data mahasiswa, kemudian mengecek dosen aktif di dalam database, mengambil satu dosen yang mahasiswa bimbingan akademiknya tersedikit, lalu menyimpan data mahasiswa beserta NIP PA dosen ke dalam database.
3.4.2 Flow Chart Input data mahasiswa banyak
Gambar 2. Flow chart Input Mahasiswa Data Banyak
Pada Gambar 2 dijelaskan alur flow chart input data mahasiswa banyak. Pertama hitung total kebutuhan untuk menyamaratakan jumlah PA dimasing-masing dosen aktif, lalu jika sudah dicari total kebutuhannya maka mahasiswa yang inputkan masuk kedalam database dengan dosen yang paling sedikit jumlah mendapatkan mahasiswa bimbingan pembimbing akademiknya. Jika jumlah mahasiswa bimbingan pembimbing akademik tiap-tiap dosen sama rata, mahasiswa yang diinputkan akan langsung dibagi rata dengan jumlah dosen yang aktif.
i. Implementasi Prototype Satu 1. Laman Utama (Beranda)
Laman Utama (Beranda) pada Sistem Informasi Pengolahan PA Jurusan Ilmu Komputer untuk Prototype Satu ditunjukkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Tampilan Utama (Beranda)
2. Laman Menampilkan Data PA
Laman Menampilkan PA Pada Sistem Informasi Pengolahan PA Jurusan Ilmu Komputer untuk Prototype Satu ditunjukkan pada Gambar 4.
Gambar 4. Tampilan Menampilkan Data PA
equivalence partitioning pada pembangunan sistem ini adalah karena metode ini mencari kesalahan pada fungsi yang salah atau hilang, kesalahan pada interface dan kesalahan pada struktur data atau akses database sehingga mengurangi masalah terhadap nilai masukan. Penguji sistem ini adalah pengembang sistem itu sendiri serta sekretaris Jurusan Ilmu Komputer. Hasil pengujian prototype satu dapat disimpulkan bahwa sistem dapat melakukan fungsi input login, input data mahasiswa/dosen, ubah data mahasiswa/dosen, hapus data mahasiswa/dosen, mengubah data PA, dan membagi data mahasiswa ke tiap-tiap dosen yang dijadikan PA dengan baik. Selain fungsi-fungsi yang berhasil berjalan pada prototype satu, terdapat juga beberapa kekurangan seperti fungsi untuk menampilkan data pembimbing akademik, fungsi untuk mencetak data pembimbing akademik secara keseluruhan, fungsi mencetak data pembimbing akademik tiap dosen, dan fungsi untuk melihat grafik data pembimbing akademik. Kekurangan ini didokumentasikan dan dijadikan acuan untuk pengembangan prototype selanjutnya.
Pengembangan Prototype Dua
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan terhadap Prototype Satu, terdapat beberapa fungsi tambahan yang diinginkan oleh user. Penambahan fungsi tersebut diimplementasikan pada pengembangan Prototype Dua, yaitu fungsi menampilkan data PA, fungsi menampilkan grafik data PA, fungsi mencetak data PA keseluruhan dengan menggunakan NPM, fungsi mencetak data PA keseluruhan dengan tidak menggunakan NPM, fungsi mencetak data PA tiap dosen dengan menggunakan NPM, dan fungsi mencetak data PA tiap dosen dengan tidak menggunakan NPM.
iii. Implementasi Prototype Dua
1.Laman Menampilkan Data PA
Laman Menampilkan Data PA pada Sistem Informasi Pengolahan PA Jurusan Ilmu Komputer untuk Prototype Dua ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Tampilan Menampilkan Data PA
2. Laman Menampilkan Grafik Data PA
Laman Menampilkan Grafik Data PA Pada Sistem Informasi Pengolahan PA Jurusan Ilmu Komputer untuk Prototype Dua ditunjukkan pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Menampilkan Grafik Data PA
3. Laman Cetak Data PA Secara Keseluruhan
Laman Cetak Data PA Secara Keseluruhan dibagi menjadi dua bagian, yang pertama berisi Cetak Data PA secara keseluruhan tidak menggunakan NPM dan Cetak data PA Secara Keseluruhan dengan menggunakan NPM mahasiswa. Laman ini ditunjukkan pada Gambar 7 dan Gambar 8.
Gambar 7. Tampilan Cetak Data PA Secara Keseluruhan Tidak Menggunakan NPM
Gambar 8. Tampilan Cetak Data PA Secara Keseluruhan Dengan Menggunakan NPM
4. Laman Cetak Data Pembimbing Tiap Dosen
Laman Cetak Data PA Tiap Dosen dibagi menjadi dua bagian, yang pertama berisi Cetak Data PA Tiap Dosen tidak menggunakan NPM dan Cetak data PA Tiap Dosen dengan menggunakan NPM mahasiswa. Laman ini ditunjukkan pada Gambar 9 dan Gambar 10.
Gambar 9. Tampilan Cetak Data PA Tiap Dosen Tidak Menggunakan NPM
Gambar 10. Tampilan Cetak Data PA Tiap Dosen Dengan Menggunakan NPM
iv. Pengujian Prototype Dua
Ringkasan hasil prototype dua diketahui bahwa semua fungsi-fungsi seperti Fungsi data PA, cetak PA secara keseluruhan tidak menggunakan NPM, cetak data PA secara keseluruhan menggunakan NPM, cetak data PA tiap dosen tidak menggunakan NPM, cetak data PA tiap dosen menggunakan NPM dan menampilkan grafik data PA yang ditambahkan pada prototype dua ini berjalan dengan baik. Selama pengujian juga diketahui tidak diperlukan penambahan fungsi lagi sehingga tidak diperlukan lagi pengembangan prototype selanjutnya.
4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan pengujian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan yaitu:
1. Telah berhasil dibangun Sistem Informasi Pengolahan PA Jurusan Ilmu Komputer yang digunakan untuk Sekretaris Jurusan Ilmu Komputer untuk membagi data mahasiswa untuk mendapatkan PA.
2. Sistem dibangun dengan melalui dua kali pengembangan prototype.
3. Prototype satu berhasil mengimpelementasikan fungsi input login, input data mahasiswa/dosen, ubah data mahasiswa/dosen, hapus data mahasiswa/dosen, mengubah data PA, dan membagi data mahasiswa ke tiap-tiap dosen yang akan dijadikan PA.
4. Prototype dua merupakan pengembangan dari Prototype satu dengan menambahkan fungsi untuk mencetak data PA secara keseluruhan tidak menggunakan NPM dan menggunakan NPM, fungsi mencetak data PA tiap dosen tidak menggunakan NPM dan menggunakan NPM, dan fungsi untuk menampilkan grafik data PA. Setelah pengujian Prototype dua diketahui bahwa sistem sudah dapat diterima dan tidak diperlukan pengembangan lebih lanjut.
4. Saran
Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem selanjutnya, yaitu :
1. Sistem dapat melakukan entry data mahasiswa dengan cara mengekspor langsung dari ms.excel, sehingga dapat mempercepat proses pembagian data PA.
2. Sistem dapat melakukan pencetakan data langsung dalam format PDF yang siap diajukan menjadi Surat Keputusan (SK) PA.
3. Tampilan sistem dapat diperbaiki menjadi lebih menarik.
5. Referensi
[1] Kendall, Kenneth E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: PT Indeks.
[2] Laudon, Kenneth C. 2008. Sistem Informasi Manajemen edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
[3] Suhendar, A. 2002. Visual Modeling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung:
Informatika Bandung.
