Aplikasi Software Pengolah Kata :
PENGENALAN SOFTWARE APLIKASI DAN MENU-MENU SOFTWARE PENGOLAH KATA
Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang cukup lengkap dan lebih otomatis, bahkan perintah dan fungsi yang disediakan oleh software ini menunjang berbagai keperluan mulai dari pengetikan atau penyusunan naskah biasa, laporan, surat kabar sampai dengan fax.
A. CARA MEMULAI APLIKASI MICROSOFT WORD Langkah-langkah :
1) Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
2) Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Office Word 2007.
3) Muncul Gambar berikut
Unsur-unsur utama Layar Ms Word. a. Title Bar
berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.
b. Office Button
c. Quick Access Toolbar
berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office ButtonOpen, atau tool Save merupakan shortcut dari Office ButtonSave.
d. Menu Bar
berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.
e. Ribbon
berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Menu Bar.
f. Ruler
merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.
g. Status Bar
adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan
Ket :
Page : menampilkan informasi halaman
Words : Menampilkan jumlah halaman, kata, huruf (tanpa spasi), huruf (dengan spasi), paragraf, dan baris
h. View Toolbar
berisi pengaturan jenis tampilan dokumen, antara lain :
Print Layout : memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima pada saat dicetak (default).
Full Screen Reading : memberikan tampilan halaman penuh.
Web Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang ditampilkan di dalam jendela browser.
Outline : memberikan tampilan sesuai heading di dalam dokumen dan tingkatan di dalam struktur dokumen.
MEMBUAT, MEMBUKA DAN MENYIMPAN FILE DOCUMENT A. MEMBUAT DOKUMEN BARU DI MICROSOFT WORD 2007
1. Klik Office Buttom New.
2. Pada Kotak Dialog yang muncul Pilih Blank Document klik tombol Create.
3. Pada kotak dialog New document, di bawah menu Templates, terdapat beberapa pilihan seperti :
Blank document, untuk dokumen yang kosong.
Installed template untuk membuat dokumen dari beberapa template yang disertakan dalam paket Microsoft Word.
My Template untuk dokumen dari template buatan.
New from existing untuk membuat dokumen dari beberapa template yang terdapat pada file yang telah disimpan.
Jika komputer yang sedang digunakan terhubung ke internet, kita juga dapat menggunakan template yang disediakan pada Microsoft Office Online.
Jika sudah dipilih, klik Create.
B. MENYIMPAN DOKUMEN
Untuk menyimpan dokumen klik office button kemudian pilih Save atau klik button pada Toolbar. Akan muncul gambar berikut :
C. MEMBUKA DOKUMEN
Untuk membuka dokumen klik office button dan pilih Open, Word akan menampilkan dialog box berikut :
D. MEMASUKKAN TEKS
Setelah mengenal dasar-dasar layar Word, teks dapat langsung dimasukkan. Ada beberapa hal yang perlu diketahui :
- Tab digunakan untuk mengidentasi pada baris pertama.
- Word secara otomatis akan memulai baris baru sewaktu teks mencapai tepi kanan halaman.
- Apabila terjadi kesalahan mengetik tekan Backspace untuk menghapusnya. - Tekan Enter untuk menambah baris kosong.
- Titik Sisip (kursor) Digunakan untuk memulai memasukkan teks.
E. MENGGUNAKAN KEYBOARD
Jika anda menggunakan tombol pada numeric keypad, pastikan bahwa NUM LOCK dalam keadaan off. Perhatikan tabel berikut ini :
F. MENUTUP DOKUMEN
Bila sudah selesai mengerjakan suatu dokumen dan sudah selesai menyimpannya, mungkin perlu menutup dokumen dan setelah itu mengerjakan dokumen lain. Klik office button dan pilih Close.
G. KELUAR DARI WORD
Click tombol X yang ada di pojok kanan atas window Word maka aplikasi word akan hilang atau klik office button pilih Exit Word
PENGOLAHAN DAN PENGATURAN, SERTA ISIAN BERULANG PADA FILE DOCUMENT A. MENGATUR SETTING HALAMAN ( MARGIN DAN UKURAN KERTAS )
1. Klik Menu Page Layout a) Klik Tab Margin
b) Pilih bentuk margin yang diinginkan
c) Jika tidak ada ukuran yang cocok, klik di Custom Margin dan tentukan :
Top : Jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah. Bottom : Jarak antara sisi bawah kertas dengan teks/naskah. Left : Jarak antara sisi kiri kertas dengan sisi kiri naskah. Right : Jarak antara sisi kanan kertas dengan sisi kanan naskah.
Gutter : Jarak spasi tambahan pada margin kiri yang ditujukan sebagai tempat penjilidan.
Gutter Position : Letak gutter.
Orientation : Pengaturan arah cetakan halaman dengan Portrait (memanjang) dan Landscape (melebar).
Preview : Tampilan layar Word.
2. Paper Size
a) Klik di SIZE, kemudian tentukan ukuran kertas yang di inginkan. b) Jika tidak ada yang sesuai klik di More Paper Size
Contoh : A4, Legal, dll.
Width : Menentukan ukuran lebar kertas. Height : Menentukan ukuran tinggi kertas.
B. PENGATURAN PERATAAN TEKS
Untuk meratakan teks, pilih salah satu bentuk perataan yang diinginkan Align Left (Ctrl + L) : Perataan teks sebelah kiri.
C. MEMFORMAT KARAKTER HURUF PADA NASKAH Klik Menu Home pada Ribbon Font
Font : Memilih Jenis Huruf Font Size : ukuran huruf Bold : ketebalan huruf Italic : memiringkan huruf
Underline : memberi garis bawah pada huru Font Color : memilih warna huruf
D. MEMBUAT BLOCK PADA TEKS
Menggunakan Keyboard, tempatkan kursor pada awal kata / kalimat yang akan diblock.Tekan tombol Shift sambil menekan tanda panah ( ) ke awal kata / kalimat.
Atau bisa menggunakan Mouse
1. Klik kiri tanpa dilepas (drag ) pada awal kata / kalimat yang akan diblock 2. Seret penunjuk mouse hingga ke akhir kata / kalimat yang akan diblock 3. Lepas klik mouse tersebut
4. Untuk menghilangkan tanda block di teks klik di sembarang tempat dalam jendela dokumen.
E. MENGCOPY KATA / KALIMAT
1. Block kata / kalimat yang akan di-copy
2. Klik Home klik Copy ([ada ribbon Clipboard) atau Ctrl + C 3. Letakkan kursor pada tempat yang akan diletakkan hasil copy-an 4. Klik Paste atau dengan tombol Ctrl + V
F. MEMINDAHKAN KATA / KALIMAT
Apabila dalam pengetikan tidak sengaja melakukan kesalahan, baik dalam pengeditan, pemformatan dan lain sebagainya maka gunakan :
1. Undo (Ctrl + Z) : Membatalkan pengeditan.
2. Redo/Repeat (Ctrl + Y) : Membatalkan pembatalan pengeditan
G. CHANGE CASE
Blok kalimat / kata yang ingin dirubah format hurufnya. Klik menu Home Change Case (pada Ribbon Font)
1. Sentence case : Mengubah kalimat pada teks dengan diawali huruf besar. 2. Lowercase : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf kecil.
3. UPPERCASE : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf besar. 4. Title Case : Mengubah setiap awal kata dengan huruf besar. 5. tONGLE cASE : Mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil
H. FIND, REPLACE, and GO TO 1. Find (Mencari)
- Klik Home Find (ribbon Editing) atau Ctrl + F - Ketik kata yang akan dicari di kotak Find What - Klik Find Next untuk mencari
- Tutup jendela tampilan ( X ) Find and Replace
2. Replace (Mengganti)
- Klik Home Replace (ribbon Editing) atau Ctrl + H
- Ketik kata yang ada pada dokumen yang ingin diganti di kotak Find What - Ketik kata pengganti di kotak Replace With
- Klik Replace All (Untuk mengganti semua kata) atau Replace (untuk mengganti satu kata saja)
- Tutup jendela tampilan Find and Replace 3. Go To (Menuju Ke Halaman Tertentu)
- Ketik angka atau nomor halaman yang dituju pada Enter Page NumberLalu klik Next
I. MENGATUR PARAGRAF dan SPASI
- Klik Home Pilih Line Spacing (Ribbon Paragraph ) - Klik Line Spacing Options
- Pada Tab Menu Indent and Spacing tentukan berapa spasi (Line Spacing) yang diinginkan - Klik Ok
Atau dengan cara lain :
Blok kalimat yang ingin diatur paragrafnya Tekan tombol kombinasi : - Untuk 1 spasi tekan Ctrl + 1 (Single)
- Untuk 1½ spasi tekan Ctrl + 5 (1,5 lines) - Untuk 2 spasi tekan Ctrl + 2 (Double)
J. BULLETS and NUMBERING 1. Bullets
- Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Bullets.
- Klik Home Bullets (pada Ribbon Paragraph)Pilih Bullets sesuai keinginan
2. Numbering
- Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Numbering/penomoran
- Klik Home Numbering (pada Ribbon Paragraph)Pilih Numbering sesuai keinginan
K. BORDERS and SHADING
- Dari tab Menu Page Layout klik Page Borders (pada Ribbon Page Background) - Page Border : Membuat garis bingkai halaman.
o Setting : Memilih bentuk bingkai halaman. o Style : Memilih bentuk garis bingkai halaman. o Color : Memilih warna garis bingkai halaman. o Width : Memilih ketebalan garis bingkai halaman. o Art : Memilih jenis bingkai halaman.
o Options : Memberikan pilihan pada jarak bingkai.
- Klik OK
L. COLUMNS
- Dari tab Menu Page Layout klik Column (pada Ribbon Page Setup) - Tentukan jumlah kolom yang diinginkan
M. DROP CAP
- Klik tab Menu Insert Klik Drop Cap - Pilih Dropped atau In Margin
- Seandainya bentuknya tidak sesuai klik di Drop Cap Options - Tentukan pengaturannya :
Position : Pilih letak teks yang diinginkan. Font : Pilih jenis huruf.
Lines to drop : Tentukan jumlah baris tinggi drop cap. Distance from text : Memodifikasi jarak drop cap dengan teks - Klik OK
N. MENYISIP NOMOR HALAMAN - Klik tab Insert
- Klik icon Page Number
- Klik tanda panah kebawah dan tentukan posisi number - Jika tidak ada yang sesuai, klik di Format Page Number
Format : Memodifikasikan format nomor halaman. o Number format : Memilih format nomor halaman.
Continue from previous section : Penomoran halaman secara berurutan mulai dari awal hingga akhir.
Start At : Pengaturan nomor halaman awal
O. MEMBUAT HEADER DAN FOOTER
- Klik Insert Klik Header klik atau Footer (ribbon Header & Footer) - Klik tanda panah ke bawah dan tentukan posisi Header
- Isikan catatan atas pada kolom Header dan catatan bawah pada kolom Footer - Klik Close
P. MEMBUAT TEKS WORDART
- Klik Insert Klik di icon WordArt (ribbon Text) - Klik tanda panah kebawah dan pilih desain WordArt. - Edit WordArt Text : Ketik teks pada kotak teks.
Font : Memilih jenis huruf. Size : Memilih ukuran huruf. B (Bold) : Teks WordArt cetak tebal. I (Italic) : teks WordArt cetak miring - Klik Ok
Q. MENYISIP GAMBAR
- Untuk menyisipkan file gambar yang telah disediakan oleh Ms. Word
Klik tab menu Insert Clip Art. Pada bagian Search for: dapat diisi dengan kata petunjuk yang berhubungan, misalnya animals. Maka akan di dapat hasil seperti berikut :
- Untuk menyisipkan gambar dari file
Kilk Insert Picture sehingga muncul dialog box seperti berikut :
R. MEMBUAT TABLE WORD - Klik tab Insert Klik Table
- Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan. - Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table
Table size : Ukuran table.
Fasilitas Pengolahan Tabel
Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya. Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau
sebaliknya.
Sort : Mengurutkan data tabel. Formula : Operasi perhitungan data tabel. Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel. Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel
Cara Menggunakan Formula
Letakkan kursor pada sel tabel yang akan diisi rumus Klik tab Layout
Klik di icon Formula
Isikan kotak Formula dengan rumus :
=Product(Left) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kiri =Product(Right) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kanan =Product(Above) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada diatasnya =Sum(Left) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kiri =Sum(Right) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kanan =Sum(Above) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada atasnya Klik OK
S. MENGGUNAKAN DRAWING Cara Menggunakan AutoShapes
- Membuat AutoShape
Klik tab Insert Klik icon Shapes Klik tanda panah kebawah
Pilih bentuk yang diinginkan
Letakkan penunjuk mouse diawal gambar lalu drag (seret) sesuai dengan keinginan, lalu lepas drag-nya.
- Memasukkan Teks pada AutoShape
Klik gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya Klik icon Text Box
Klik pointer pada gambar AutoShape yang ingin diisi tulisan di dalamnya Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut
Atau
Klik kanan gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya Klik Add Text
T. RUMUS
- Membuat Typesetting Matematis Klik tab Insert Klik icon Equation
Klik tanda panah kebawah dan pilih jenis Equation yang anda inginkan Jika tidak ada yang cocok klik di Insert New Equation
Ketik Equation yang anda inginkan
Jika telah selesai klik sembarang tempat dalam lembaran kerja
- Subscript (Pangkat bawah) dan Superscript (Pangkat Atas)
Blok huruf atau kalimat yang akan dijadikan subscript atau superscript Klik tab Insert klik icon Subscript atau Superscript
Dapat juga dengan menekan tombol kombinasi:
(Ctr) + (=) atau klik icon (untuk subscript / huruf agak kecil dan kebawah sedikit) (Ctrl) + (Shift) + (=) atau klik icon (untuk superscript / huruf agak kecil dan sedikit ke
atas)
U. MAIL MERGE
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut :
1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:
3. Pilih menut start Mail Merge
4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard
5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.
6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.
7. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.
9. Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.
10.Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menuAdd. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)
12.Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.
13.Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.
14.Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.
15.Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.
16.Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results
PENCETAKAN FILE DOCUMENT
Langkah yang dilakukan untuk mencetak dokumen adalah : Klik icon Office Button
Pilih Print Atau tekan tombol alternatif Ctrl + P di keyboard Tentukan jenis printer pada kotak Printer Name
Pada kotak Page range :
- All : Untuk mencetak semua lembaran pada file tersebut
- Current page : Mencetak hanya pada halaman dimana kursor itu diletakkan - Pages : Mengisi halaman dokumen yang akan dicetak
- Number of Copies : Untuk mencetak dokumen berapa rangkap halaman yang akan di print
