PERANCANGAN DASHBOARD SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING KINERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(1)

commit to user

PERANCANGAN DASHBOARD

SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING KINERJA

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

Skripsi

Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

YONATHAN ADRIAN WIJAYANTO

I 0307024

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011

(2)

commit to user

ABSTRAK

Yonathan Adrian Wijayanto, NIM : I 0307024. PERANCANGAN DASHBOARD SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING KINERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA. Tugas Akhir. Surakarta : Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Oktober 2011.

Pengukuran kinerja di Universitas Sebelas Maret (UNS) didasarkan pada delapan program keunggulan sesuai Renstra UNS tahun 2009-2013. Saat ini pengelolaan informasi hasil pengukuran kinerja memiliki sejumlah kelemahan seperti bentuk pelaporan yang menggunakan kertas kerja dan format penyajian dalam bentuk tabular. Idealnya pengukuran kinerja organisasi dapat dilihat oleh civitas untuk meningkatkan peran serta semua pihak dalam peningkatan kinerja organisasi.

Penelitian ini menyusun suatu sistem informasi dashboard sebagai media

monitoring kinerja UNS. Penelitian difokuskan pada penyusunan aplikasi dashboard. Tahap penelitian adalah identifikasi KPI organisasi, identifikasi pengguna serta

identifikasi kebutuhan bisnis pengguna, perencanaan fungsionalitas dashboard, analisis

konten informasi, dan perancangan sistem informasi dashboard.

Hasil perancangan dashboard berfungsi sebagai media monitoring kinerja UNS.

Perancangan menghasilkan empat jenis dashboard sesuai kelompok pengguna yaitu

dashboard universitas, lembaga, UPT dan fakultas. Dashboard universitas terdiri dari

bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja untuk delapan program keunggulan

dan resume pengukuran kinerja untuk tiap-tiap unit kerja dalam universitas. Dashboard

lembaga terdiri bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja untuk LPP dan

LPPM. Dashboard UPT terdiri dari bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja

untuk Pusat Komunikasi, Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, Pelayanan dan

Pengembangan Bahasa, Mata Kuliah Umum, dan UNS Press. Dashboard fakultas

terdiri dari bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja untuk Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik dan Fakultas Teknik.

Kata kunci :Sistem Informasi, Dashboard, Monitoring Kinerja xix + 84 halaman; 33 gambar; 39 tabel; 8 persamaan ; 49 lampiran Daftar pustaka : 16 (1998-2011)

(3)

commit to user

ABSTRACT

Yonathan Adrian Wijayanto, NIM : I 0307024. DESIGNING DASHBOARD AS A PERFORMANCE MONITORING INFORMATION SYSTEM IN SEBELAS MARET SURAKARTA UNIVERSITY. Undergraduate Thesis. Surakarta :

Industrial Engineering Department, Faculty of Engineering, Sebelas Maret University, October 2011.

Performance measurement in Sebelas Maret University (UNS) based on eight programs of excellence in Renstra UNS 2009-2013. Recently, information management of performance measurement has some weakness such as the report of the performance measurement used worksheet reports and the format of the report was in tabular forms. Ideally, organization’s performance measurement can be viewed by civitas in order to increase their participation in improving organizational performance.

This study developed a dashboard information system as a performance monitoring media for UNS. The study focus on developing a dashboard application. The study phases are the identification of organizational KPIs, the user identification and identification of the user’s business needs, the planning functionality of the dashboard, the analysis of information content, and designing the dashboard information system.

The dashboard resulted can be used as a monitoring media for UNS’s performance. It has four types according to the user groups those are university, institution, UPT, and faculty dashboard. The university dashboard consist of part which show resume of performance measurement for eight programs of excellence and the others shows resume of performance measurement for each units in the university. The institution dashboard consist of part which show resume of performance measurement for LPP and LPPM. The UPT dashboard consist of part which show resume of performance measurement for Communication Centre, Central Library, Central Laboratory, Language Services and Development, General Course, and UNS Press. The faculty dashboard consist of part which show resume of performance measurement for Social and Political Sciences Faculty and Engineering Faculty.

Keywords : Information System, Dashboard, Performance Monitoring xix + 84 pages; 33 pictures; 39 tabels; 8 equations ; 49 appendixes References: 16 (1998-2011)

(4)

commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………..… LEMBAR PENGESAHAN………..… LEMBAR VALIDASI………..…… SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH……… SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH……… KATA PENGANTAR………..………..… ABSTRAK………..………..……… ABSTRACT……….. DAFTAR ISI ………..………..……….. DAFTAR TABEL………..………... DAFTAR GAMBAR..………..…….…..……. DAFTAR PERSAMAAN………..………. i ii iii iv v vi viii ix x xiii xv xvii DAFTAR LAMPIRAN………... xviii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... I - 1 1.2 Perumusan Masalah I - 3 1.3 Tujuan Penelitian I - 3 1.4 Manfaat Penelitian I - 3 1.5 Batasan Masalah I - 3 1.6 Asumsi I - 4 1.7 Sistematika Penulisan I - 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta ... II - 1

2.1.1 Visi, Misi dan Tujuan UNS ... II - 1 2.1.2 Struktur Organisasi UNS ... II - 3

2.2 Kantor Jaminan Mutu UNS (KJM UNS) ... II - 4

2.2.1 Visi dan Misi KJM UNS ... II - 4 2.2.2 Struktur Organisasi KJM UNS ... II - 4 2.3 Landasan Teori ... II - 5 2.3.1 Pengukuran Kinerja ... II - 5

(5)

commit to user

2.3.2 Key Performance Indikator (KPI) ... II - 6 2.3.3 Konsep Dasar Dashboard... II - 7 2.3.4 Media Penyajian Dashboard ... II - 13 2.3.5 Traffic Light Systems ... II - 20

2.3.6 Metodologi Pembangunan Dashboard ... II - 20

2.3.7 Metode OMAX ... II - 32 2.3.8 Metode Snorm of DeBoer ... II - 35

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Flowchart ... III - 1 3.2 Penjelasan Flowchart ... III - 2 3.2.1 Tahap Identifikasi Kebutuhan ... III - 2 3.2.2 Tahap Perencanaan ... III - 6 3.2.3 Tahap Perancangan ... III - 9 3.2.4 Tahap Analisis dan Kesimpulan ... III - 11

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Pengumpulan Data IV - 1

4.1.1 Identifikasi High Level ScenarioDashboard IV - 1

4.1.2 Identifikasi KPI Organisasi IV - 1

4.1.3 Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard IV - 4

4.1.4 Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna IV - 5

4.1.5 Identifikasi KPI Dashboard IV - 6

4.2 Pengolahan Data IV - 9

4.2.1 Analisis Meta Informasi KPI IV - 9

4.2.2 Perencanaan Fungsionalitas Dashboard IV - 9

4.2.3 Analisis Konten Informasi IV - 13

4.2.4 Perancangan Sistem Informasi Dashboard IV - 15

BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

5.1 Analisis Identifikasi Kebutuhan V - 1

5.1.1 Analisis Identifikasi High Level Scenario

Dashboard……….…… V - 1

5.1.2 Analisis Identifikasi KPI Organisasi V - 2

(6)

commit to user

5.1.4 Analisis Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna V - 3

5.2 Analisis Perancangan Sistem Informasi Dashboard V - 4

5.2.1 Analisis Perancangan Layout dan Kontrol

Navigasi Dashboard V - 4

5.2.2 Analisis Perancangan Aplikasi Manajemen

Database KPI……….. V - 5

5.4 Analisis Feedback Pengguna V - 5

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan VI - 1

6.2 Saran VI - 1

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(7)

commit to user

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Karakteristik Dashboard ... II - 9

Tabel 2.2 Struktur Taksonomi Dashboard ... II - 10

Tabel 2.3 Jenis Dashboard Menurut Shadan Malik ... II - 11

Tabel 2.4 Jenis Dashboard Menurut Wayne Eckerson dan Stephen Few ... II - 12

Tabel 2.5 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario Dashboard ... II - 22

Tabel 2.6 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi ... II - 22

Tabel 2.7 Contoh KPI ITB ... II - 23

Tabel 2.8 Rincian Tahap Identifikasi Tahap Identifikasi Jenis

Dashboard dan Kelompok Pengguna ... II - 23

Tabel 2.9 Contoh Otorisasi Pengguna Dashboard ITB ... II - 24

Tabel 2.10 Rincian Tahap Identifikasi Kebutuhan Bisnis tiap Pengguna ... II - 25

Tabel 2.11 Contoh Dokumen Kebutuhan Bisnis Pengguna Dashboard ITBII - 26

Tabel 2.12 Rincian Tahap Identifikasi KPI tiap Dashboard ... II - 26

Tabel 2.13 KPI Dashboard ITB ... II - 27

Tabel 2.14 Rincian Tahap Analisis Meta-Informasi KPI ... II - 27

Tabel 2.15 Perancangan Meta-Informasi KPI ITB ... II - 28

Tabel 2.16 Rincian Tahap Perencanaan Fungsionalitas Dashboard ... II - 28

Tabel 2.17 Fungsionalitas Perancangan Dashboard ITB... II - 28

Tabel 2.18 Rincian Tahap Analisis Konten dan Hierarki Informasi ... II - 29

Tabel 2.19 Contoh Konten Informasi Perancangan Dashboard ITB ... II - 30

Tabel 2.20 Rincian Tahap Perencanaan Hierarki Komunikasi Pengguna ... II - 31

Tabel 2.21 Rincian Tahap Perancangan Desain dan Layout ... II - 31

Tabel 3.1 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario ... III - 2

Tabel 3.2 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi ... III - 3

Tabel 3.3 Rincian Tahap Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard ... III - 3

Tabel 3.4 Rincian Tahap Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna ... III - 4

Tabel 3.5 Rincian Tahap Identifikasi KPI Dashboard ... III - 5

Tabel 3.6 Rincian Tahap Analisis Meta-Informasi KPI ... III - 6

Tabel 3.7 Rincian Tahap Perencanaan Fungsionalitas Dashboard ... III - 7

(8)

commit to user

Tabel 3.9 Rincian Tahap Perancangan Sistem Informasi Dashboard ... III - 9

Tabel 3.10 Rincian Tahap Evaluasi Rancangan Dashboard ... III - 11

Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan ... IV - 2

Tabel 4.2 Jenis dan Pengguna Dashboard ... IV - 5

Tabel 4.3 Contoh CBQ Kelompok Pengguna Dashboard ... IV - 6

Tabel 4.4 Contoh Matriks KPI Dashboard ... IV - 7

Tabel 4.5 Contoh Meta Informasi KPI UNS ... IV - 10

Tabel 4.6 Fungsionalitas Dashboard ... IV - 11

Tabel 4.7 Konten Informasi Dashboard ... IV - 14

(9)

commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur organisasi UNS ... II - 3

Gambar 2.2 Struktur organisasi KJM UNS ... II - 4

Gambar 2.3Bullet graph ... II - 14

Gambar 2.4Bar chart ... II - 14

Gambar 2.5Stacked bar graph... II - 14

Gambar 2.6Combination bar and line graph ... II - 14

Gambar 2.7Line graph ... II - 15

Gambar 2.8Sparklines ... II - 16

Gambar 2.9Box plot ... II - 16

Gambar 2.10Scatter plot... II - 17

Gambar 2.11Box plot ... II - 17

Gambar 2.12 Macam-macam ikon ... II - 18

Gambar 2.13 Obyek gambar ... II - 19

Gambar 2.14 Peta spasial ... II - 19

Gambar 2.15 Metodologi pembangunan Dashboard ... II - 21

Gambar 2.16 Hierarki jenis kelompok Dashboard ITB ... II - 24

Gambar 2.17 Kelompok pengguna Dashboard ITB ... II - 24

Gambar 2.18 Perancangan hieraki informasi Dashboard ITB ... II - 30

Gambar 2.19 Hierarki komunikasi pengguna Dashboard ITB ... II - 31

Gambar 2.20 Contoh desain dan layout Dashboard ... II - 32

Gambar 2.21 Kerangka OMAX ... II - 34

Gambar 3.1 Flowchart metodologi penelitian ... III - 1

Gambar 4.1 Tampilan gauge program keunggulan dalam pendidikan ... IV - 17

Gambar 4.2Bar chart dashboard universitas ... IV - 18

Gambar 4.3 Contoh tab ... IV - 19

Gambar 4.4 Contoh icon ... IV - 19

Gambar 4.5 Tampilan hyperlink text ... IV - 19

Gambar 4.6 Halaman utama dashboard ... IV - 22

Gambar 4.7 Halaman tambahan dashboard universitas ... IV - 23

(10)

commit to user

Gambar 4.9 Contoh tampilan aplikasi manajemen database KPI IV - 24

Gambar 4.10 Form input data P1. Keunggulan dalam Pendidikan IV - 25

Gambar 4.11 Penambahan tahun form P1. Keunggulan dalam Pendidikan IV - 26

(11)

commit to user

DAFTAR PERSAMAAN

Persamaan 2.1 Metode konversi satuan Haryanti II - 30

Persamaan 2.2Scoring OMAX interpolasi 0 - 3 II - 33

Persamaan 2.3Scoring OMAX interpolasi 3 - 10 II - 33

Persamaan 2.4 Penghitungan value metode OMAX II - 34

Persamaan 2.5Scoring larger is better metode Snorm of DeBoer II - 35

Persamaan 2.6Scoring lower is better metode Snorm of DeBoer II - 35

Persamaan 3.1 Metode konversi satuan larger is better III - 8

(12)

commit to user

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A KPI UNS 2009-2013 ... L - 1

Lampiran B CBQ Kelompok Pengguna Dashboard ... L - 13

Lampiran C Matriks KPI Dashboard ... L - 17

Lampiran D Meta Informasi KPI UNS ... L - 31

Lampiran E.1 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Pendidikan ... L - 54

Lampiran E.2 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Riset... L - 55

Lampiran E.3 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Transfer dan

Pengembangan Ilmu Pengetahuan ... L - 56

Lampiran E.4 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Manajemen

Pengetahuan ... L - 56

Lampiran E.5 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Sumber Daya

Manusia ... L - 57

Lampiran E.6 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Tata Kelola ... L - 57

Lampiran E.7 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Manajemen

Mutu dan Layanan ... L - 58

Lampiran E.8 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Internasionalisasi dan Pencitraan Publik ... L - 58

Lampiran F.1 Tampilan Dashboard Universitas ... L - 60

Lampiran F.2 Tampilan Dashboard Lembaga ... L - 61

Lampiran F.3 Tampilan Dashboard UPT ... L - 62

Lampiran F.4 Tampilan Dashboard Fakultas ... L - 63

Lampiran F.5 Tampilan Dashboard PR1. Biro Administrasi Akademik ... L - 64

Lampiran F.6 Tampilan Dashboard Bagian Pendidikan ... L - 65

Lampiran F.7 Tampilan Dashboard Bagian Kerjasama ... L - 66

Lampiran F.8Tampilan Dashboard PR2. Biro Administrasi Umum dan

Keuangan ... L - 67

Lampiran F.9 Tampilan Dashboard Bagian Kepegawaian ... L - 68

Lampiran F.10 Tampilan Dashboard Bagian Tata Usaha dan Hukum

(13)

commit to user

Lampiran F.11 Tampilan Dashboard Bagian Keuangan ... L - 70

Lampiran F.12 Tampilan Dashboard Bagian Perlengkapan ... L - 71

Lampiran F.13 Tampilan Dashboard PR3. Biro Administrasi

Kemahasiswaan... L - 72

Lampiran F.14 Tampilan Dashboard Bagian Minat dan Penalaran

Mahasiswa... L - 73

Lampiran F.15 Tampilan Dashboard Bagian Kesejahteraan Mahasiswa ... L - 74

Lampiran F.16 Tampilan Dashboard PR3. Biro Administrasi

Perencanaan dan Sistem Informasi ... L - 75

Lampiran F.17 Tampilan Dashboard Bagian Perencanaan ... L - 76

Lampiran F.18 Tampilan Dashboard Bagian Sistem Informasi ... L - 77

Lampiran F.19 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam

Pendidikan... L - 78

Riset ... L - 79

Transfer dan Pengembangan Ilmu Pengetahuan ... L - 80

Manajemen Pengetahuan ... L - 81

Sumber Daya Manusia ... L - 82

Tata Kelola ... L - 83

Manajemen Mutu dan Layanan ... L - 84

Internasionalisasi dan Pencitraan Publik ... L - 85

Lampiran F.27 Tampilan Dashboard LPP ... L - 86

Lampiran F.28 Tampilan Dashboard LPPM ... L - 87

Lampiran F.29 Tampilan Dashboard UPT Puskom ... L - 88

Lampiran F.30 Tampilan Dashboard UPT P2B ... L - 89

(14)

commit to user

Lampiran F.32 Tampilan Dashboard UPT Perpustakaan Pusat ... L - 91

Lampiran F.33 Tampilan Dashboard UPT Mata Kuliah Umum ... L - 92

Lampiran F.34 Tampilan Dashboard UPT UNS Press ... L - 93

Lampiran F.35 Tampilan Dashboard Fakultas Teknik ... L - 94

Lampiran F.36 Tampilan Dashboard Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik ... L - 95

(15)

commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi, serta sistematika penulisan.

1.1 Latar Belakang

Organisasi seringkali dihadapkan pada perubahan lingkungan bisnis yang cepat. Berkaitan dengan hal tersebut, maka organisasi perlu melakukan

monitoring dan pengukuran secara berkelanjutan terhadap kinerja organisasi

untuk memastikan ketercapaian tujuan yang telah ditetapkan. Proses monitoring

kinerja memerlukan data dan informasi yang diambil dari seluruh bagian

organisasi. Hasil monitoring kinerja diharapkan dapat disampaikan kepada

pihak-pihak yang berkepentingan pada waktu yang tepat.

Universitas Sebelas Maret (UNS) merupakan perguruan tinggi negeri di Kota Surakarta. Dalam Rencana Strategis Bisnis (Renstra) UNS tahun 2009-2013, UNS memformulasikan delapan program keunggulan. Delapan program keunggulan tersebut adalah keunggulan dalam pendidikan, keunggulan dalam riset, keunggulan dalam transfer dan pengembangan ilmu pengetahuan, keunggulan dalam manajemen pengetahuan, keunggulan sumber daya manusia, keunggulan dalam tata kelola, keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan, keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik (UNS, 2008).

Setiap bidang keunggulan memiliki kegiatan-kegiatan dan dari tiap kegiatan

memiliki satu atau lebih Key Performance Indicator (KPI) yang dinyatakan oleh

indikator kinerja. Indikator kinerja digunakan untuk membantu pimpinan dalam memantau implementasi strategi dengan cara membandingkan antara hasil aktual dengan sasaran dan tujuan strategis yang telah ditetapkan. Sebagai contoh dalam bidang “Keunggulan dalam Pendidikan” terdapat kegiatan “Pengembangan sistem evaluasi kinerja dosen”. Kegiatan ini memiliki KPI berupa indeks kinerja dosen. Total kegiatan untuk delapan bidang keunggulan yang diterapkan UNS adalah 85 kegiatan, sedangkan KPI yang digunakan berjumlah 180 KPI (UNS, 2008).

(16)

commit to user

Selama ini terdapat kendala dalam proses pengelolaan informasi pengukuran kinerja di UNS. Banyaknya informasi yang terkandung dalam pengukuran kinerja menyulitkan jajaran eksekutif dan pihak-pihak yang berkepentingan untuk

melakukan monitoring dan evaluasi kinerja. Bentuk pelaporan yang menggunakan

sistem tabular juga menyebabkan kesulitan untuk melakukan evaluasi kinerja. Selain kendala di atas, laporan pengukuran kinerja masih menggunakan kertas kerja. Hal ini menyebabkan informasi tidak dapat diketahui oleh semua pihak. Belum ada media yang memudahkan segenap civitas akademik mengetahui performansi kinerja organisasi. Padahal, idealnya performansi kinerja organisasi dapat dilihat oleh semua pihak untuk meningkatkan peran serta semua pihak dalam peningkatan kinerja organisasi.

Oleh karena itu, diperlukan suatu media untuk menyajikan informasi performansi kinerja. Media ini harus efektif dan efisien dalam menyajikan informasi. Hariyanti (2008) menyatakan bahwa efisien berarti informasi dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh penerimanya sedangkan efektif berarti bahwa makna yang terkandung dalam informasi dapat dipersepsi dengan benar oleh penerimanya, sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai.

Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mempermudah aktivitas analisis dan eksplorasi informasi adalah menggunakan teknik visualisasi data.

Menggunakan visualisasi dapat menyederhanakan informasi sehingga

mempercepat proses pengolahan data, dan pada akhirnya proses pengambilan

keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat (Maseri, et al 2007).

Salah satu bentuk visualisasi data adalah menggunakan dashboard.

Dashboard memberikan tampilan antarmuka dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, dan indikator visual yang dipadukan dengan informasi yang

dinamis dan relevan (Hariyanti, 2008). Dashboard merupakan tampilan visual

dari informasi penting yang dibutuhkan untuk meraih tujuan; mengkonsolidasi

dan menyusun informasi tersebut dalam satu layar (single screen) sehingga

informasi dapat dimonitor secara sekilas (Few, 2006). Dashboard menampilkan

(17)

commit to user

manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah dan menentukan langkah perbaikan untuk meningkatkan kinerja organisasi. (Rasmussen et al., 2010).

Penelitian sebelumnya telah dilakukan untuk merancang sistem informasi

menggunakan dashboard untuk memonitor kinerja organisasi. Haryanti (2008)

telah melakukan penelitian mengenai metodologi pembangunan dashboard

sebagai alat monitoring kinerja organisasi dengan studi kasus di Institut Teknologi Bandung (ITB).

Penelitian ini bertujuan untuk menyusun suatu rancangan sistem informasi

dashboard sebagai alat bantu monitoring kinerja UNS. Rancangan tersebut

memvisualisasikan hasil monitoring KPI untuk memudahkan level eksekutif

dalam menganalisis maupun mengevaluasi kinerja di UNS.

1.2 Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana

merancang suatu sistem informasi dashboard sebagai alat bantu monitoring

kinerja di Universitas Sebelas Maret Surakarta?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi dashboard sebagai

alat bantu monitoring kinerja di Universitas Sebelas Maret Surakarta.

1.4 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat, yaitu :

1. Mempermudah analisis data kinerja UNS.

2. Mengupayakan transparansi hasil evaluasi kinerja ke seluruh staf dan jajaran

eksekutif.

1.5 Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut.

1. Perancangan dashboard didasarkan pada KPI yang telah ditetapkan oleh UNS.

2. Perancangan hanya memperhatikan aspek ketersediaan informasi dan tampilan

(18)

commit to user

3. Perancangan difokuskan pada pengembangan aplikasi dashboard, tidak

membahas mengenai kesiapan sistem penjaminan mutu dan pengolahan data

monitoring kinerja.

1.6 Asumsi

Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut.

1. Tidak ada perubahan KPI yang digunakan oleh UNS selama penelitian

berlangsung.

2. Tidak ada perubahan struktur organisasi UNS selama penelitian berlangsung.

1.7 Sistematika Penulisan

Berikut ini adalah sistematika penulisan laporan Tugas Akhir. BAB I BAB II BAB III BAB IV BAB V BAB VI PENDAHULUAN

Bab ini mengemukakan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi, serta sistematika penulisan.

TINJAUAN PUSTAKA

Merupakan uraian tinjauan umum organisasi tempat pelaksanaan penelitian tugas akhir serta menjelaskan landasan teori yang akan dijadikan acuan dalam menyelesaikan permasalahan.

METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas model penelitian dan kerangka pikir atau metodologi yang digunakan dalam penelitian beserta penjelasan singkat setiap tahapannya.

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Bab ini berisi pengumpulan data yang dibutuhkan serta pengolahan terhadap data tersebut.

ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

Bab ini akan membahas mengenai analisis terhadap hasil perancangan sistem informasi pengukuran kinerja di UNS.

KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang ditarik dari hasil penelitian saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya.

(19)

(20)

commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Merupakan uraian tinjauan umum organisasi tempat pelaksanaan penelitian tugas akhir serta menjelaskan landasan teori yang akan dijadikan acuan dalam menyelesaikan permasalahan.

2.1 Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta

Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) hingga saat ini memiliki 9 fakultas dan 1 program pascasarjana. Total program studi berjumlah 128, terdiri dari 22 program studi D3, 2 program studi D4, 57 program studi S1 reguler (16 program studi di antaranya membuka program transfer), 28 program studi S2, 12 Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I (PPDS-I), 7 program studi S3, 1 program profesi. Selain prodi-prodi tersebut, juga terdapat 4 program pendidikan dan pelatihan keahlian (UNS-Solo, 2010).

UNS dalam beberapa tahun terakhir mengalami perkembangan yang pesat

dalam upayanya menuju World Class University, baik dalam kancah percaturan

perguruan tinggi nasional maupun internasional. Dibuktikan dengan berhasilnya UNS menembus peringkat 1520 perguruan tinggi dunia (peringkat 6 PTN di

Indonesia) melalui sistem pemeringkatan versi Webometric, dan meraih bintang

dua versi Times Higher Education Supplement (THES) dan Quacquarelli

Symonds (QS) bersama 10 perguruan tinggi terbaik di Indonesia lainnya (UNS-Solo, 2010).

2.1.1Visi, Misi dan Tujuan UNS

Berdasarkan Surat Keputusan Senat UNS No. 417/J27/HK.PP/2006, tanggal 16 Agustus 2006, visi UNS adalah:

“Menjadi pusat pengembangan ilmu, teknologi, dan seni yang unggul di tingkat internasional dengan berlandaskan pada nilai-nilai luhur budaya nasional.”

(21)

commit to user

Misi UNS adalah :

a. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang menuntut pengembangan

diri dosen dan mendorong kemandirian mahasiswa dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan sikap.

b. Menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan baru di bidang

ilmu, teknologi, dan seni.

c. Menyelenggarakan kegiatan pengabdian pada masyarakat yang berorientasi

pada upaya pemberdayaan masyarakat.

Sementara itu, untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi UNS, dirumuskan delapan tujuan strategis UNS yang dinyatakan sebagai berikut :

a. Menciptakan lingkungan yang mendorong setiap warga kampus mau belajar

guna mengembangkan kemampuan diri secara optimal.

b. Menghasilkan lulusan yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan

berbudi luhur, cerdas, terampil, dan mandiri, serta sehat jasmani, rohani, dan sosial.

c. Melahirkan temuan-temuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni yang

dapat digunakan untuk memecahkan masalah dalam masyarakat dan untuk membangun kehidupan yang lebih baik.

d. Mendesiminasikan hasil pendidikan dan pengajaran serta penelitian kepada

masyarakat sehingga terjadi transformasi secara terus menerus menuju kehidupan yang lebih modern.

e. Menggali dan mengembangkan nilai-nilai luhur budaya nasional sebagai salah

satu landasan berpikir, bersikap, dan berperilaku dalam kehidupan, baik di dalam maupun di luar kampus.

f. Mengembangkan pranata kehidupan yang lebih beradab menuju terciptanya

masyarakat yang makin cerdas, terampil, mandiri, demokratis, damai, dan religius.

g. Mendukung terciptanya kehidupan berbangsa dan bernegara yang berdaulat,

bersatu, adil dan makmur.

h. Menjadikan Universitas Sebelas Maret perguruan tinggi yang unggul di

(22)

II - 3

2.1.2 Struktur Organisasi UNS

Gambar 2.1 menunjukan struktur organisasi UNS.

Gambar 2.1 Struktur organisasi UNS

Sumber : Sub bagian tata usaha UNS, 1998

Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 33 ayat 6, jika disebutkan bahwa rektor dapat mengangkat pembantu rektor bidang lainnya dengan persetujuan senat, apabila dipandang perlu dan sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pasal tersebut, rektor UNS pada periode masa jabatan 2007-2011 mengangkat Prof. DR. Adi Sulistyono, S.H., M.H. sebagai pembantu rektor IV.

(23)

commit to user 2.2 Kantor Jaminan Mutu UNS (KJM UNS)

KJM UNS adalah organisasi yang bertindak sebagai penjamin mutu UNS.

Berdasarkan pedoman kebijakan mutu UNS, KJM UNS berkomitmen menjadi

kantor penjamin mutu penyelenggaraan pendidikan ,penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan menerapkan sistem manajemen mutu serta perbaikan

berkelanjutan untuk menjamin kepuasan stakeholder (KJM, 2011).

2.2.1 Visi dan Misi KJM UNS

Berdasarkan Kebijakan Mutu KJM UNS, visi KJM UNS adalah :

“Menjadi penjamin mutu penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan standar sistem manajemen mutu internasional.”

Misi KJM UNS adalah :

1. Memberikan penjaminan mutu proses penyelenggaraan pendidikan, penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat melalui penetapan sistem manajemen mutu.

2. Memberikan penjaminan mutu kompetensi sumber daya manusia pengelola

proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

3. Memberikan penjaminan mutu sumber daya penunjang penyelenggaraan

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2.2.2 Struktur Organisasi KJM UNS

Gambar 2.2 menunjukkan struktur organisasi KJM UNS.

Gambar 2.2 Struktur organisasi KJM UNS

(24)

commit to user 2.3 Landasan Teori

Merupakan landasan teori yang terkait dengan perancangan sistem informasi

dashboard pada pengukuran kinerja UNS.

2.3.1Pengukuran Kinerja

Menurut Siegel dan Marconi (1998) dalam Mulyadi (2001) pengukuran kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi, dan karyawannya berdasar sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menurut Mulyadi (2001) manfaat pengukuran kinerja adalah :

a. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian

karyawan secara maksimum.

b. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan,

seperti promosi, transfer, dan pemberhentian.

c. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan untuk

menyediakan criteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan.

d. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka

menilai kinerja mereka.

e. Menyediakan suatu dasar dasar bagi distribusi penghargaan.

Tujuan pokok penilaian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai tujuan organisasi dan dalam mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan. Penilaian kinerja dilakukan pula untuk menekan perilaku yang tidak semestinya (disfunctional behaviour) dan untuk mendorong perilaku yang semestinya diinginkan melalui umpan balik hasil kinerja pada waktunya serta imbalan balik yang bersifat intrinsik maupun ekstrinsik (Mulyadi, 2001).

Penilaian kinerja dilaksanakan dalam dua tahap utama yaitu tahap persiapan dan tahap penilaian (Mulyadi, 2001) :

Tahap persiapan terdiri dari tiga tahap rinci yaitu:

a. Penentuan daerah pertanggungjawaban dan manajer yang bertanggungjawab.

b. Penetapan kriteria yang dipakai untuk mengukur kinerja.

(25)

commit to user

Tahap penilaian terdiri dari tiga tahap rinci yaitu:

a. Pembandingan kinerja sesungguhnya dengan sasaran yang telah ditetapkan

sebelumnya.

b. Penentuan penyebab timbulnya penyimpangan kinerja sesungguhnya dari

yang ditetapkan dalam standar.

c. Penegakan perilaku yang diinginkan dan tindakan yang digunakan untuk

mencegah perilaku yang tidak diinginkan.

2.3.2Key Performance Indikator (KPI)

Ukuran kinerja adalah indikator yang digunakan oleh manajemen untuk mengukur, membuat laporan, dan mengelola kinerja. KPI merupakan salah satu

jenis ukuran kinerja, selain Performance Indikator (PI) dan Key Result Indikator

(KRI) (Parmenter, 2010).

KPI menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja secara dramatis. Dengan kata lain, KPI adalah indikator yang mempresentasikan kinerja dari proses yang dilaksanakan. KPI menyatakan sekumpulan ukuran mengenai aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan perusahaan. KPI dapat digunakan untuk memprediksi peluang kesuksesan atau kegagalan dari proses-proses yang dilaksanakan organisasi, sehingga dapat digunakan sebagai alat meningkatkan kinerja secara dramatis.

Berbeda dengan KPI, KRI menggambarkan bagaimana keberhasilan diperoleh secara perspektif. Dengan demikian, KRI menyatakan sesuatu yang telah dilaksanakan organisasi. KRI digunakan untuk mendeskripsikan dampak dari sebuah proses. Di antara KPI dan KRI terdapat beberapa PI.

Pada dasarnya KPI diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan secara internal dalam organisasi. Proses identifikasi melibatkan partisipasi dari semua bagian organisasi. Kesuksesan pengembangan KPI organisasi ditentukan oleh empat faktor mendasar (Parmenter, 2010), yaitu:

a. Kerjasama dengan staf, serikat pekerja, supplier dan konsumen utama.

b. Transfer kekuatan ke bagian front line dalam organisasi.

c. Mengintegrasikan upaya pengukuran, pelaporan, dan peningkatan kinerja.

(26)

commit to user

Berikut ini adalah kunci sukses untuk mengembangkan dan

mengimplementasikan KPI dalam organisasi (Parmenter, 2010).

a. Mendapatkan komitmen dari Senior Manajemen Team (SMT).

b. Membentuk tim kecil KPI.

c. Menerapkan budaya “just do it” untuk mengimplementasikan KPI.

d. Merancang strategi pengembangan KPI secara menyeluruh.

e. Mensosialisasikan KPI ke seluruh bagian organisasi.

f. Mengidentifikasi Critical Success Factor (CSF) organisasi.

g. Menentukan KPI organisasi dengan mengikuti praktik terbaik 10/80/10, yaitu

10 KPI, 80 PI, dan 10 KRI.

h. Membangun basis data ukuran kinerja yang dimiliki organisasi.

i. Menentukan ukuran kinerja untuk semua tim atau divisi yang ada di organisasi.

j. Mengembangkan kerangka kerja pelaporan pada semua level organisasi.

k. Memfasilitasi penggunaan dan implementasi KPI.

l. Menyesuaikan KPI untuk mempertahankan relevansi.

KPI yang dimiliki organisasi dapat mengalami perubahan, sejalan dengan perkembangan bisnis dan strategi yang dijalankan organisasi. Oleh karena itu, upaya pengembangan KPI dilakukan secara terus menerus untuk menjamin agar proses pengukuran kinerja sesuai dengan tujuan dan strategi organisasi.

2.3.3Konsep Dasar Dashboard

Pada bagian ini dijelaskan mengenai definisi-definisi, tujuan, karakteristik,

dan klasifikasi dari dashboard.

A. Definisi Dashboard

Dashboard dinyatakan dalam beberapa istilah yang berbeda pada pustaka-pustaka yang ada.

1. Malik (2005) menggunakan istilah enterprise dashboard yang didefinisikan

sebagai sebuah antar muka komputer yang banyak menampilkan bagan,

laporan, indikator visual, dan mekanisme alert, yang dikonsolidasikan ke

dalam platform informasi yang dinamis dan relevan. Enterprise dashboard

berperan sebagai live console untuk mengelola inisiatif bisnis.

2. Few (2006) menggunakan istilah information dashboard, yang didefinisikan

(27)

commit to user

mencapai satu atau beberapa tujuan, dengan mengkonsolidasikan dan mengatur

informasi dalam satu layar (single screen), sehingga kinerja organisasi dapat

dimonitor secara sekilas. Tampilan visual disini mengandung pengertian bahwa penyajian informasi harus dirancang sebaik mungkin, sehingga mata manusia dapat menangkap informasi secara cepat dan otak manusia dapat memahami maknanya secara benar.

3. Eckerson (2006) menggunakan istilah performance dashboard yang

didefinisikan sebagai aplikasi bertingkat yang dibangun pada intelijen bisnis (business intelegence) dan infrastruktur integrasi data yang memungkinkan organisasi untuk mengukur, memonitor, dan mengelola kinerja bisnis lebih efektif.

Berdasarkan penjelasan-penjelasan tersebut, dapat dinyatakan bahwa istilah

enterprise dashboard, information dashboard, dan performance dashboard

memiliki pengertian yang sama, yaitu sebuah alat yang memberikan tampilan antar muka visual, yang mengkonsolidasikan dan menyajikan data dan informasi penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu, secara efektif dan efisien.

B. Tujuan Pembuatan Dashboard

Tujuan dari pembuatan dashboard untuk organisasi adalah sebagai alat

untuk melakukan monitoring sistem pengukuran kinerja organisasi untuk

mencapai target yang diinginkan sesuai dengan KPI yang telah ditentukan, sehingga data dan informasi dapat dikelola dan disajikan dengan efektif dan efisien. Hal ini akan memudahkan organisasi dalam menilai, menyesuaikan dan menyempurnakan strategi untuk mengoptimalkan kinerjanya. Eckerson (2006)

juga menyatakan bahwa dashboard memberikan tiga manfaat utama, yaitu:

1. Mengkomunikasikan strategi. Dashboard digunakan untuk

mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang dibuat oleh eksekutif kepada semua pihak yang berkepentingan, sesuai dengan peran dan levelnya dalam organisasi.

2. Memonitor dan menyesuaikan pelaksanaan strategi. Dashboard digunakan

(28)

commit to user

Dashboard memungkinkan pihak eksekutif untuk mengidentifikasi

permasalahan kritis dan membuat strategi untuk mengatasinya.

3. Menyampaikan wawasan dan informasi ke semua pihak. Dashboard

menyajikan informasi secara sekilas menggunakan grafik, simbol, bagan dan warna-warna yang memudahkan pengguna dalam memahami dan mempersepsi informasi secara benar.

C. Karakteristik Dashboard

Dashboard memiliki karakteristik mendasar. Malik (2005) menyatakan

karakteristik dashboard dalam akronim SMART (Synergetic, Monitor, Accurate,

Responsive, Timely) dan IMPACT (Interactive, More data history, Personalized,

Analytical, Collaborative, Trackability). Penjelasan masing-masing karakteristik tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Karakteristik Dashboard

Karakteristik Penjelasan

Synergetic

Ergonomis dan memiliki tampilan visual yang mudah dipahami oleh pengguna. Dashboard mengsinergikan informasi dari berbagai aspek yang berbeda dalam satu layar.

Monitor

Menampilkan KPI yang diperlukan dalam pembuatan keputusan pada domain tertentu, sesuai dengan tujuan pembangunan

dashboard tersebut.

Accurate Informasi yang disajikan harus akurat, dengan tujuan untuk

mendapatkan kepercayaan dari penggunanya.

Responsive

Merespon threshold yang telah mendefinisikan, dengan memberikan alert (seperti bunyi alarm, blinker, email) untuk mendapatkan perhatian pengguna terhadap hal-hal yang kritis.

Timely Menampilkan informasi terkini yang diperlukan untuk

pengambilan keputusan.

Interactive Pengguna dapat melakukan drill-down dan mendapatkan

informasi lebih detail, analisis sebab akibat dan sebagainya.

More data history

Pengguna dapat melihat trend sejarah dari KPI, untuk mengetahui apakah kondisi sekarang lebih baik atau tidak.

Personalized

Penyajian informasi harus spesifik untuk setiap jenis pengguna sesuai dengan domain tanggung jawab, hak akses, dan batasan akses data.

Analytical Memberikan fasilitas bagi pengguna untuk melakukan analisis,

seperti analisis sebab akibat.

(29)

commit to user

Tabel 2.1 Karakteristik Dashboard (lanjutan)

Karakteristik seperti analisis sebab akibat.Penjelasan

Collaborative

Memberikan fasilitas pertukaran catatan (laporan) antar pengguna mengenai hasil pengamatan dashboard-nya masing-masing, sebagai sarana komunikasi dalam rangka melakukan fungsi manajemen dan kontrol.

Trackability Memungkinkan setiap pengguna untuk mengkostumisasi metrik

yang akan dilacaknya.

Sumber: Malik, (2005)

D. Klasifikasi Dashboard

Dashboard dikembangkan dalam organisasi dengan berbagai tujuan. Sebuah

organisasi dapat memiliki lebih dari satu jenis dashboard, yang ditujukan untuk

domain permasalahan yang berbeda.

Dashboard dapat dikategorikan dalam beberapa cara. Taxonomiesa ilmiah

istilah untuk sistem classificationare selalu didasarkan pada satu atau lebih

variabel (yaitu, kategori terdiri dari beberapa nilai-nilai potensial). Misalnya,

berdasarkan variabel "platform," sebuah taksonomi dashboard bisa terdiri dari

orang-orang yang berjalan di client / server mode dan orang-orang yang berjalan

di web browser (Few, 2006). Tabel 2.2 berisi beberapa variabel yang dapat

digunakan untuk struktur taksonomi dashboard, bersama dengan nilai-nilai

potensial untuk masing-masing variabel.

Tabel 2.2 Struktur Taksonomi Dashboard

Variabel Nilai

Role

Strategis Analistis Operasional

Type of data Kuantitatif

Non-kuantitatif Data domain Penjualan Keuangan Pemasaran Manufaktur

Sumber daya manusia

Type of measures

Balanced Scorecard (contoh : KPI)

Six Sigma

Non-performance Sumber: Few, (2006)

(30)

commit to user

Tabel 2.2 Struktur Taksonomi Dashboard (lanjutan)

Sumber: Few, (2006)

Malik (2005) membagi dashboard menjadi beberapa kelompok, yaitu

enterprise performance dashboard, divisional dashboard, process/activity monitoring dashboard, application dashboard, customer dashboard, dan vendor

dashboard. Tabel 2.3 memperlihatkan penjelasan mengenai masing-masing

kelompok tersebut.

Tabel 2.3 Jenis Dashboard Menurut Shadan Malik

Jenis Dashboard Keterangan

enterprise performance

dashboard

Tampilan dashboard mengacu pada konsep Balanced

Scorecard. Digunakan untuk memonitoring kinerja

organisasi secara high-level.

divisional dashboard

Dashboard digunakan pada area-area divisional

organisasi, dashboard seperti penjualan, pemasaran, keuangan, supply chain, SDM, manufaktur,

pembayaran, kontrol kualitas, dan sebagainya.

process/activity monitoring

dashboard

Dashboard digunakan untuk memonitor proses yang

dianggap kritis, seperti memonitor proses manufaktur, keamanan regional/nasional, cuaca, lalu lintas, dan sebagainya.

Variabel Nilai

Span of data

Perusahaan secara menyeluruh Departemen Individu Update frequency Bulanan Mingguan Harian Tiap jam

Real time atau mendekati real time

Interactivity Tampilan statis

Tampilan interaktif (contoh : drill down dan filters)

Mechanisms of display

Mengutamakan media grafis Mengutamakan media tulisan Integrasi media grafis dan tulisan

Portal functionality

Terhubung pada data tambahan Tidak ada fungsi portal

(31)

commit to user

Tabel 2.3 Jenis Dashboard Menurut Shadan Malik (lanjutan)

Jenis Dashboard sebagainya. Keterangan

application dashboard

Dashboard biasanya tergabung menjadi satu

(embedded) dalam aplikasi, untuk menyediakan fasilitas pengukuran yang diperlukan. Dashboard menjadi antar muka bagi aplikasi-aplikasi tersebut, dan menyediakan fasilitas bagi pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi di dalamnya.

customer dashboard

Dashboard yang digunakan oleh organisasi untuk

mendukung aktivitas yang berhubungan langsung dengan konsumen.

vendor dashboard

Dashboard yang digunakan oleh vendor untuk

berkolaborasi dan berinteraksi dengan organisasi yang menjadi rekanannya. Vendor dashboard ini biasanya tergabung dalam portal yang dimiliki oleh vendor.

Eckerson (2006) dan Few (2006) mengelompokkan dashboard

berdasarkan level manajemen yang didukungnya, yaitu operational dashboard,

tactical dashboard, dan strategic dashboard. Tabel 2.4 menjelaskan mengenai

masing-masing jenis dashboard tersebut.

Tabel 2.4 Jenis Dashboard Menurut Wayne Eckerson dan Stephen Few

Kriteria operational dashboard

tactical dashboard strategic dashboard

Fungsi Memberi informasi

secara real time

untuk hal-hal yang perlu direspon dengan cepat Memberi informasi untuk analisis penyebab suatu kejadian Memberi informasi untuk membuat keputusan, arahan, dan pencapaian tujuan strategis

Fokus Monitoring aktvitas

dan kejadian yang

berubah secara

konstan

Proses analisis untuk menemukan

penyebab dari suatu kondisi atau kejadian tertentu

Pengukuran kinerja

high level dan

pencapaian tujuan strategis organisasi Penyajian informasi Media sederhana, mudah dipahami, dan terdapat fasilitas alert Media penyajian “cerdas” yang memungkinkan pengguna melakukan analisis pada data

Mekanisme sederhana, mudah dipahami, tampilan graphical Kebutuhan data

Bersifat diamis dan

real time

Tidak memerlukan

data real time

Tidak memerlukan

data real time

(32)

commit to user 2.3.4Media Penyajian Dashboard

Dashboard menggunakan bentuk penyajian visualisasi yang sudah umum

dikenal. Dalam penyajian visualisasi dashboard, harus mengakomodasi desain

yang sederhana dan ringkas. Menurut Few (2006), terdapat dua prinsip utama

dalam penyajian dashboard yaitu :

a. Haruslah bentuk penyajian yang paling mewakili tiap jenis informasi dalam

dashboard.

b. Haruslah mampu untuk mengakomodasi tujuan walaupun diubah ukurannya

baik besar maupun kecil.

Terdapat 6 kategori bentuk penyajian dalam dashboard, yaitu :

a. Grafik b. Gambar c. Ikon d. Drawing objects e. Teks f. Organizer

Berikut adalah penjelasan tiap kategori bentuk penyajian dalam dashboard

menurut Few (2006).

A. Grafik

Kebanyakan media penyajian dashboard menggunakan bentuk grafik. Hal

ini disebabkan karena tipe data yang umum pada dashboard adalah data

kuantitatif. Semua kecuali satu tipe grafik yaitu treemaps pada kategori ini

berbentuk 2D dengan sumbu X dan Y. Berikut adalah macam-macam jenis grafik

yang digunakan dalam dashboard :

1. Bullet graph

Few (2006) menyatakan bahwa bullet graph pengembangan dari jenis

visualisasi menggunakan gauge meter yang dikaitkan dengan dashboard. Gauge

meter menyajikan satu jenis pengukuran, terkadang dibandingkan dengan

pengukuran lain seperti target atau kondisi baik/buruk. Bullet graph

mengakomodasi kelemahan gauge meter dengan menyajikan informasi

menggunakan satuan pengukuran dengan skala kuantitatif dan kualitatif. Gambar

(33)

commit to user Gambar 2.3 Bullet graph

Sumber : Few, (2006)

2. Bar chart

Berbeda dengan bullet graph,bar chart didesain untuk menampilkan banyak

entitas, bukan satu entitas dengan satu atau lebih pengukuran. Bar chart sangat

cocok digunakan untuk menampilkan pengukuran dalam satu kategori, misalkan

wilayah atau departemen. Gambar 2.4 menyajikan contoh bar chart.

Gambar 2.4 Bar chart

3. Stacked bar graph

Variasi dari jenis bar chart yang sering digunakan untuk menampilkan data

adalah stacked bar graph. Tipe grafik ini berguna untuk tujuan tertentu. Tujuan

penggunaan stacked bar graph adalah ketika digunakan untuk menampilkan

banyak variabel yang berkaitan. Gambar 2.5 menyajikan contoh stacked bar

graph.

(34)

commit to user

4. Combination bar and line graph

Kombinasi grafik ini digunakan hanya ketika suatu data dapat ditampilkan

menggunakan bars, dengan suatu nilai pembanding menggunakan garis. Contoh

dari grafik tipe ini adalah grafik pendapatan dan pengeluaran (menggunakan bar)

dan profit (menggunakan garis untuk menunjukan tren). Gambar 2.6 menyajikan

contoh combination bar and line graph.

Gambar 2.6 Combination bar and line graph Sumber : Few, (2006)

5. Line graph

Line graph melakukan tugas untuk menyajikan bentuk dari pergerakan data

dari sebuah nilai terutama perubahan berkaitan dengan waktu. Line graph

menyajikan pola data seperti tren, fluktuasi, tingkat perubahan, dan variasi antara

2 data. Dalam konteks dashboard, line graph merupakan tipe grafik yang

menyajikan overview dari data time series dengan cepat. Gambar 2.7 menyajikan

contoh dari line graph.

Gambar 2.7 Line graph Sumber : Few, (2006)

(35)

commit to user

6. Sparlines

Sparklines tidak menyajikan nilai pengukuran secara kuantitatif, atau presisi

seperti pada jenis grafik lain. Tujuan utama dari sparklines adalah untuk

menyajikan pemahaman cepat dari informasi historis untuk memperkuat maksud

pengukuran. Hal ini sangat diperlukan dalam dashboard, selain detail harus juga

ada tampilan yang dapat menyajikan informasi dengan cepat. Sparklines

berbentuk garis dengan keterangan label. Gambar 2.8 menyajikan contoh dari

sparklines.

Gambar 2.8 Sparklines

7. Box plot

Box plot digunakan untuk menampilkan distribusi nilai pada suatu rentang dari terkecil hingga terbesar. Misalkan pada suatu perusahaan, untuk menampilkan rentang gaji pada tiap tahap tidak tepat jika hanya menggunakan

nilai rata-rata ataupun jumlah, oleh karena itu digunakan box plot yang

menampilkan rentang nilai pada tiap level. Gambar 2.9 menyajikan contoh dari

box plot.

Gambar 2.9 Box plot

8. Scatterplot

(36)

commit to user

jika ingin mengetahui apakah ada hubungan antara iklan dan pendapatan, maka

jenis grafik yang tepat adalah menggunakan scatter plot. Gambar 2.10 menyajikan

contoh dari scatter plot.

Gambar 2.10 Scatter plot Sumber : Few, (2006)

9. Treemaps

Treemaps merupakan grafik yang digunakan untuk menampilkan kumpulan

data berbentuk hirarkhi atau kategori dalam suatu tampilan yang paling efisien.

Treemaps berbentuk persegi persegi yang disusun berdasarkan ukuran dan warna. Tiap ukuran dan warna ini mencirikan hirarkhi dan kategori data. Tujuan

treemaps bukan untuk menyajikan data kuantitatif melainkan memperjelas obyek

utama. Gambar 2.11 menyajikan contoh dari treemaps.

Gambar 2.11 Box plot

(37)

commit to user B. Ikon

Ikon merupakan gambar sederhana yang berfungsi untuk

mengkomunikasikan suatu fungsi sederhana. Jenis ikon yang sering digunakan

dalam dashboard adalah peringatan (alert), naik-turun (up-down), nyala-mati (

on-off). Ikon peringatan digunakan untuk menarik perhatian pengamat pada suatu

informasi dalam dashboard. Ikon peringatan dapat berupa perubahan warna,

ukuran maupun bentuk. Ikon naik-turun (up-down) digunakan untuk

menyampaikan informasi mengenai perubahan. Contohnya pada laporan

keuangan, kenaikan / penurunan laba dapat ditandai dengan ikon naik-turun. Ikon

nyala-mati (on-off) digunakan untuk mengidentifikasi perbedaan suatu item

dengan yang lainnya. Contohnya pada mesin, ikon nyala-mati dapat digunakan untuk membedakan mesin yang aktif atau tidak. Gambar 2.12 menyajikan contoh ikon.

Gambar 2.12 Macam-macam ikon

C. Teks

Setiap jenis dashboard, bagaimanapun orientasi pada gambar, tetaplah

terdapat beberapa informasi yang hanya dapat disajikan dengan menggunakan teks. Teks digunakan untuk member label yang mengidentifikasikan item dalam gambar, atau diletakan pada suatu tempat sebagai keterangan atau informasi.

D. Gambar

Penggunaan gambar seperti foto, ilustrasi, atau diagram terkadang berguna

dalam dashboard, tapi sangat jarang. Gambar pada dashboard dapat digunakan

untuk menampilkan kondisi ruang, wajah, atau hal lain yang perlu ditampilkan

dalam bentuk gambar. Dalam dashboard untuk penggunaan bisnis, tipe gambar

jarang digunakan.

E. Drawing Object

Obyek gambar adalah penyajian informasi menggunakan beberapa tipe

penyajian dashboard secara bersamaan. Gabungan dari tipe-tipe ini secara

(38)

commit to user

dari obyek gambar adalah untuk menampilkan suatu aliran proses. Masing-masing

entitas dan informasi dapat disajikan dalam tipe-tipe penyajian dashboard yang

berbeda. Gambar 2.13 menyajikan contoh obyek gambar.

Gambar 2.13 Obyek gambar

F. Organizer

Organizerdalam dashboard terdiri dari 3 jenis yaitu tabel, peta spasial, dan

small multiples. Tabel adalah penyajian informasi yang tersusun dalam baris dan kolom. Informasi yang disajikan dalam tabel dapat berupa teks, ikon, dan gambar. Peta spasial digunakan untuk menyajikan informasi berbentuk peta geografis.

Gambar 2.14 menyajikan contoh dari peta spasial. Small multiples adalah tipe

penyajian secara tabular yang terdiri dari satu baris atau kolom dengan grafik, atau

banyak baris dan kolom yang tersusun dalam matriks. Small multiples berbentuk

menyerupai grafik, tetapi memiliki fungsi yang berbeda dalam menyajikan informasi.

Gambar 2.14 Peta spasial

(39)

commit to user 2.3.5 Traffic Light Systems

Traffic light system digunakan sebagai suatu penilaian apakah ukuran

kinerja (performance indicators) yang telah ditetapakan memerlukan perbaikan

atau tidak (Ciptomulyono dan Rachmawati, 2008). Traffic light system yang

digunakan dalam pengukuran kinerja memiliki tiga warna yaitu :

1. Merah (1 ≥ nilai skor ≥ 0) berarti untuk kerja ukuran kinerja (performance

indicators) tersebut benar-benar berada di bawah target, sehingga perlu dilakukan perbaikan dengan segera.

2. Kuning (2 ≥ nilai skor ≥ 1) berarti pihak manajemen harus hati-hati dengan

adanya berbagai macam kemungkinan karena kerja ukuran kinerja (performance indicators) belum mendekati target dan sifatnya masih berfluktuatif.

3. Hijau (3 ≥ nilai skor ≥ 2) berarti kinerja ukuran kinerja (performance

indicators) sangat baik karena mendekati atau sama dengan target namun tindakan pengawasan perlu dilakukan.

2.3.6Metodologi Pembangunan Dashboard

Dashboard yang efektif didesain dengan cermat, dengan

mempertimbangkan sepenuhnya peran dan tanggung jawab pengguna dan

pengambilan keputusan. Bila dashboard sukses digunakan pada satu bagian dalam

organisasi, maka keberhasilan tersebut akan dengan cepat tersebar ke unit-unit lain, dan desain proses yang sudah distruktur dan didokumentasikan dengan baik tersebut dapat digunakan kembali oleh unit bisnis yang lain. Gambar 2.15

menjabarkan mengenai metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti

(2008).

Metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008) terdiri dari 7

tahap yaitu identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, review

prototype, implementasi, deployment, dan maintenance. Dari tiap tahap tersebut dijelaskan mengenai masukan, proses, keluaran, pihak yang terlibat, waktu pelaksanaan, dan kakas yang dipergunakan dalam tiap tahap. Berikut adalah

penjelasan tiap-tiap tahap metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti

(40)

commit to user

Gambar 2.15 Metodologi pembangunan dashboard Sumber : Hariyanti, (2008)

(41)

commit to user

a. Tahap identifikasi high level scenario dashboard

Tabel 2.5 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario Dashboard

Masukan -

Proses Wawancara dengan pihak pimpinan atau penanggung

jawab pembangunan dashboard di organisasi. Isi

wawancara mengenai tujuan dan lingkup

pembangunan dashboard, serta gambaran skenario

informasi yang akan disajikan.

Keluaran Deskripsi high-level scenario dashboard.

Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard.

- Pimpinan atau penanggung jawab di organisasi.

Waktu pelaksanaan Pada awal tahap identifikasi kebutuhan.

Kakas -

Sumber : Hariyanti, (2008)

Keluaran dari tahap ini adalah tujuan pembangunan dashboard yaitu untuk

memonitor kinerja Institut Teknologi Bandung (ITB). Monitoring dilakukan terhadap 6(enam) bidang kinerja ITB, meliputi bidang pendidikan, penelitian, layanan kepakaran, pengembangan SDM, kemahasiswaan, dan layanan manajemen. Upaya penjaminan mutu ITB melibatkan hubungan kerja antara rektor, SPM, dan organ ITB/unit kerja. Organ ITB/unit kerja meliputi Satuan Akademik(SAk), Satuan Usaha Komersial(SUK) dan Satuan Kekayaan dan Dana(SKD) (Hariyanti, 2008).

b. Tahap identifikasi KPI organisasi

Tabel 2.6 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi

Masukan Deskripsi high-level scenario dashboard.

Proses - Review dokumen-dokumen strategis pada lingkup

dashboard.

- Identifikasi tujuan strategis.

- Identifikasi Critical Success Factor (CSF).

- Identifikasi KPI untuk tiap CSF.

- Identifikasi penanggung jawab setiap KPI.

Keluaran Dokumen KPI organisasi.

- Analis bisnis.

Waktu pelaksanaan Setelah identifikasi high-level scenario dashboard.

Kakas Dokumen strategis organisasi, laporan ad-hoc, laporan

reguler.

(42)

commit to user Tabel 2.7 Contoh KPI ITB

No Indikator Mutu Utama Penanggung Jawab Bidang Pendidikan

1 Rasio mata kuliah yang mengadopsi

metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa terhadap seluruh mata kuliah yang diberikan di ITB.

WRSA, Pimpinan Fakultas /

Sekolah dan Pimpinan

Program Studi.

2 Rasio program studi Sarjana (S1) yang

terintegrasi dengan program pasca

sarjana (baik melalui program fast,

track, honors, dan program lainnya) terhadap jumlah seluruh studi Sarjana di ITB.

WRSA, Pimpinan Fakultas /

Sekolah dan Pimpinan

Program Studi.

Bidang Penelitian

1 Rasio makalah yang dipublikasikan di

jurnal internasional berjuri / refered

international journal (JI) dan di jurnal nasional terakreditasi (JN) oleh anggota KK terhadap jumlah anggota KK setiap tahun.

WRLM, Pimpinan Fakultas / Sekolah dan Pimpinan Kelompok Keahlian.

2 Citattion Index rata-rata untuk setiap

dosen (versi Google Scholar)

WRLM, Pimpinan Fakultas / Sekolah dan Pimpinan Kelompok Keahlian.

c. Tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna

Tabel 2.8 Rincian Tahap Identifikasi Jenis Dashboard dan Kelompok Pengguna

Masukan Deskripsi high-level scenario dashboard.

Proses - Review dokumen-dokumen struktur organisasi,

dokumen pelaporan dan pertanggung jawaban.

- Wawancara dengan pihak pimpinan atau

penanggung jawab pembangunan dashboard.

- Identifikasi kelompok dan hierarki dashboard.

- Identifikasi kelompok dan hierarki pengguna.

- Menentukan otorisasi pengguna dashboard.

Keluaran - Dokumen hierarki dashboard dan kelompok

pengguna.

- Dokumen otorisasi pengguna dashboard.

Waktu pelaksanaan Setelah identifikasi high-level scenario dashboard.

Kakas - Dokumen struktur organisasi.

- Dokumen struktur pelaporan dan pertanggung

jawaban.

(43)

commit to user

Gambar 2.16 Hierarki jenis kelompok dashboard ITB

Gambar 2.17 Kelompok pengguna dashboard ITB

Tabel 2.9 Contoh Otorisasi Pengguna Dashboard ITB

Kelompok Pengguna Jenis Kelompok Dashboard R ek to r S P M WR S A WR S S WR M A WR L M WR O R WR K K D ek a n F a k /S ek o l K a p ro d i S U K /S K D Pendidikan ITB Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Fak/Sekolah Δ Δ Δ D D Prodi D D

(44)

commit to user

Tabel 2.9 Contoh Otorisasi Pengguna Dashboard ITB (Lanjutan)

Kelompok Pengguna Jenis Kelompok Dashboard R ek to r S P M WR S A WR S S WR M A WR L M WR O R WR K K D ek a n F a k /S ek o l K a p ro d i S U K /S K D Penelitian ITB Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Fak/Sekolah Δ Δ D Unit kerja Δ Δ D Layanan Kepakaran ITB Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Fak/Sekolah Δ Δ D Unit kerja D Pengembangan SDM ITB Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Fak/Sekolah Δ Δ D Unit kerja Δ D Kemahasiswaan ITB Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Fak/Sekolah Δ Δ D D Prodi D D Layanan Manajemen ITB Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Δ Fak/Sekolah Δ Δ Δ D Unit kerja Δ Δ Δ D Sumber : Hariyanti, (2008)