BAB 4
RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
4.1 Kerangka Kerja
Kerangka kerja perancangan knowledge management pada PT. Medco E&P Indonesia (MedcoEnergi) bagian Engineering dapat digambarkan melalui gambar 4.1 dibawah ini. Yang dilakukan pertama kali adalah melakukan analisis PORTER yang terdiri dari 6 aspek, antara lain: persaingan antar industri, pelanggan, pemasok, pendatang baru, barang pengganti, dan pemerintah. Setelah dilakukan analisis PORTER maka dilakukan analisis SWOT yang terdiri dari analisis internal (Strength – Weakness) dan analisis external (Opportunities – Threat).
Dari analisis SWOT didapat strategi perusahaan yang akan dikombinasikan dengan knowledge goals. Pemetaan fitur yang mendukung aplikasi knowledge management dibuat dengan mengkombinasikan antara knowledge goals dan knowledge identification/ knowledge perusahaan. Setelah dibuat pemetaan fitur maka dibuat class diagram, use case, sequence diagram, yang kemudian akan dibuat rancangan layar sebagai patokan dalam pembangunan aplikasi knowledge management ini.
4.2 Pemetaan Fitur
Pemetaan fitur dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini. Tabel 4.1 menggambarkan fitur-fitur yang didapatkan dari knowledge structural, functional dan behavioural (knowledge perusahaan) dikombinasikan dengan knowledge goal yang bersifat normative, strategic dan operasional. Secara structural perusahaan dianggap sudah mencukupi sehingga yang diaplikasikan lebih kearah functional dan behavioural.
Fitur yang dihasilkan dari kombinasi antara knowledge goals dan knowledge perusahaan antara lain:
Normative – Functional : Forum
Strategic – Functional : User Management, Project, Documentation, Library Operasional – Functional : Forum, Documentation, Training, MoM
Normative – Behavioural : Forum
Strategic – Behavioural : User Management, Documentation
Tabel 4.1 Pemetaan Fitur Normative
1. Mengembangkan kebudayaan trust, openness dan share.
2. Menciptakan budaya learning organization.
1. Forum 1. Forum
Strategic
1. Menjadikan knowledge sebagai pendukung utama kegiatan. 2. Menstandarisasi dokumentasi knowledge. 1. User Management 2. Project 3. Documentation 4. Library 1. User Management 2. Documentation Knowledge Goal Operasional
1. Membantu pencarian knowledge. 2. Dijadikan dasar untuk merancang dan mengembangkan pelatihan. 3. Menghindari terjadinya
pengulangan pekerjaan dan kesalahan penyelesaikan masalah. 4. Digunakan sebagai referensi kerja
sehingga dapat menciptakan budaya self learning.
1. Forum 2. Documentation 3. Training 4. MoM 1. Forum 2. Documentation 3. Knowledge Map 4. Training Structural
1. Perubahan langkah kerja. 2. Proses analisa dan penggalian. 3. Proses pembangunan
infrastruktur dan produksi.
Functional
1. Knowledge pencarian lahan dan penelitian sumur
2. Knowledge pembangunan infrastructure dan produksi 3. Knowledge komunikasi antar
divisi
4. Dokumentasi hasil penelitian, study, simulasi, notulen rapat dan strategi
5. Perpustakaan
6. Informasi mengenai lahan baru
Behavioural
1. Seminar dan budaya sharing 2. Talk-Off
3. Vacation
4.3 Keterangan Fitur
Aplikasi knowledge management yang dibangun memiliki 9 (sembilan) fitur termasuk home. Fokus dari aplikasi ini lebih kearah fungsional dan behavioural karena menurut perusahaan struktural mereka sudah mencukupi. Sebelum masuk ke 9 (sembilan) fitur tersebut ada tampilan halaman untuk login. Sembilan fitur tersebut antara lain : home, user management, project, training, documentation, forum, knowledge map, library dan MoM. Ke 9 (sembilan) fitur tersebut dijelaskan pada 7 bagian dibawah ini.
4.3.1 Home
Fitur ini merupakan tampilan awal dari aplikasi knowledge yang dibuat setelah user atau admin melakukan login. Pada fitur ini tampilan berisi berita-berita (news) terbaru yang ada didalam maupun diluar perusahaan. Yang dapat mengupdate news tersebut adalah admin.
4.3.2 User Management
Fitur ini berisi tentang data pribadi karyawan. Setiap user dapat melihat data pribadi dirinya dan orang lain. Tetapi hanya bagian admin yang berhak melakukan perubahan pada fitur user management ini. User dapat melakukan perubahan password dan melihat data pribadi miliknya dan orang lain secara garis besar.
4.3.3 Management Dokumentation
Dalam bagian management documentation terdapat 3 (tiga) fitur, yaitu : project, training, dan documentation. Fitur project menyediakan pendokumensian kegiatan project yang dijalankan oleh perusahaan, laporan simulasi project dan strategi. Fitur ini
diisi oleh bagian admin dengan hasil laporan dalam bentuk file dokumen. Dengan adanya fitur ini dapat membantu karyawan lain yang mencari pengetahuan tentang project seperti laporan simulasi, siapa yang bertanggung jawab atau siapa saja yang menangani project tersebut.
Fitur training berisi tentang training yang pernah dilaksanakan oleh perusahaan. Dengan adanya fitur ini dapat membantu karyawan untuk mencari pengetahuan yang lebih luas lagi tentang bahan-bahan training yang sudah pernah dilaksanakan ataupun tentang pengetahuan lainnya. Setiap karyawan dapat melihat data-data yang ada didalam fitur training ini tapi yang berhak mengedit hanya bagian admin.
Fitur documentation digunakan sebagai tempat pendokumentasian pengetahuan – pengetahuan functional yang ada dalam perusahaan. Fitur ini menyediakan tempat untuk pengetahuan yang berhubungan dengan bagian study, survey, drilling, KM development sehingga karyawan dapat men-share pengetahuan yang dimiliki kepada orang lain.
4.3.4 Forum
Fitur forum digunakan untuk melakukan komunikasi antar karyawan yang bersifat umum sehingga semua karyawan dalam divisi tersebut dapat melihat dan memberikan tanggapan. Dengan adanya fitur ini karyawan dapat menyampaikan aspirasi atau kritik, berdiskusi dan saling bertukar pikiran sehingga karyawan dapat meningkatkan kemampuannya dengan menambah pengetahuan, diskusi bersama, sharing pengalaman untuk mendapatkan pemecahan masalah ataupun melakukan pekerjaan dengan lebih baik.
Dalam forum juga terdapat message digunakan untuk melakukan komunikasi secara internal antar karyawan divisi. Message dapat berupa memo atau pesan dari
karyawan yang satu ke karyawan lain, selain itu dari admin ke karyawan. Message merupakan data pribadi masing-masing karyawan sehingga hanya dapat dilihat oleh masing-masing karyawan.
4.3.5 Knowledge Map
Knowledge map digambarkan dalam bentuk table, setiap informasi disusun berdasarkan kriteria dan ditampilkan secara visual. Fitur ini menunjukan identitas karyawan dan knowledge yang mereka miliki beserta tingkat keahliannya. Setiap karyawan yang memiliki kelebihan dan keistimewaan knowledge dibidang tertentu diberikan tanda dan panggilan tertentu (Expert). Knowledge map dapat membantu karyawan untuk mencari knowledge dan berhubungan dengan expert yang mereka butuhkan.
4.3.6 Library
Dengan adanya fitur ini dapat membantu karyawan dalam mencari buku referensi yang ada dalam perpustakaan. Fitur ini tidak hanya menyediakan informasi tentang buku tapi juga tentang majalah, document, CD-ROM dan user manual.
4.3.7 Notulen Rapat / MoM (Minutes of Meeting)
Fitur notulen rapat berisi tentang pendokumentasian tentang rapat yang pernah dilakukan. Modul ini diisi oleh bagian admin ketika kegiatan rapat telah selesai dilakukan. Dengan adanya fitur ini membantu karyawan untuk mengetahui hasil rapat yang telah terjadi dan bagaimana status tindak lanjutnya apakah sudah dilaksanakan, sedang dilaksanakan atau belum dilaksanakan.
4.4 Pengelompokan Informasi
Fitur – fitur yang ada dalam aplikasi akan berisi field yang berbeda pada setiap fiturnya dan juga akan digrouping pada masing – masing fitur. Hal ini dimaksudkan agar memudahkan user dakam mencari topik-topik atau isi dari fitur tersebut. Field terdiri dari 2 jenis, yaitu :
Required Field o merupakan field yang ada pada fitur yang wajib diisi.
Non - Required Field o merupakan field yang ada pada fitur yang tidak wajib diisi.
4.4.1 Home
Dalam fitur ini terdapat field-field yang diinput oleh bagian admin, antara lain :
Tabel 4.2 Field pada Fitur Home
Required Field Keterangan
News ID No ID untuk setiap news yang ditampilkan di home
Date Tanggal ketika berita ditampilkan
News Judul berita yang akan ditampilkan pada home
Content Berita yang akan ditampilkan pada home
Non - Required Field Keterangan
4.4.2 User management
Dalam fitur user management terdapat field-field yang diinput oleh bagian
admin, antara lain :
Tabel 4.3 Field pada Fitur User Management
Required Field Keterangan
ID No ID karyawan yang ada dalam perusahaan
Password Password yang dipakai pada saat login
Name Nama karyawan
Birthday Tanggal lahir karyawan
Gender Jenis kelamin karyawan
Address Alamat tempat tinggal karyawan
Job Type Jenis pekerjaan karyawan
Level Hak akses menu (diisi oleh
admin)
Non - Required Field Keterangan
Email Alamat email yang karyawan punya
City Kota tempat tinggal karyawan
Fax No fax yang bisa dihubungi
Untuk mempermudah proses pencarian data maka fitur ini memiliki pengelompokan berdasarkan
1. No ID – setiap karyawan mempunyai identitas dengan kode yang sudah ditentukan.
2. Job type dibagi menjadi: a. Administrator b. Senior Manager c. Secretary d. Manager Reservoir e. Manager P&W f. Reservoir Dev g. Reservoir Study h. WP Survey i. PI & Study 4.4.3 Management Documentation
Ada terdapat 3 fitur dengan field masing-masing, yaitu :
A. Project
Tabel 4.4 Field pada Fitur Project
Required Field Keterangan
Project ID ID dari projek yang dikerjakan
Name Judul dari projek yang dikerjakan
Category Pembagian tahap project
Category Tanah Pembagian berdasarkan jenis tanah
Date Begin Tanggal proyek dimulai
Date End Tanggal proyek telah selesai dilaksanakan
Project Location Lokasi dari proyek
Project Status Status dari proyek
PIC Person in Charge (orang yang bertanggung jawab) Anggota Project Anggota utama yang ikut dalam proyek tersebut Problems Masalah yang dihadapi selama proyek berlangsung
Project Report Laporan proyek yang dijalankan
Non - Required Field Keterangan
Untuk mempermudah proses pencarian data maka fitur ini memiliki pengelompokan berdasarkan : 1. Category Dibagi menjadi : a. Simulasi I b. Simulasi II c. Simulasi III 2. Project Status Dibagi menjadi : a. Finish b. Aborted c. Failed 3. PIC
Berdasarkan username dan job type dari PIC yang ada.
B. Training
Dalam fitur training terdapat field – field, antara lain :
Tabel 4.5 Field pada Fitur Training
Required Field Keterangan
Training ID ID pelatihan yang dilaksanakan
Category Jenis-jenis pelatihan
Date Begin Tanggal pelatihan dimulai
Date End Tanggal pelatihan selesai dilaksanakan
Objective Tujuan dari pelatihan
dilaksanakan
Training Subject Materi pelatihan yang akan diberikan
Training Location Lokasi tempat pelatihan
PIC Person in Charge (orang yang
bertanggung jawab)
Mentor Orang yang memberikan
pelatihan
M–A (Master – Apprentice) Catatan M-A
Training Report Laporan pelatihan yang dilaksanakan
Non - Required Field Keterangan
– –
Untuk mempermudah proses pencarian data maka fitur ini memiliki pengelompokan berdasarkan
1. Training ID – berdasarkan ID sudah ada pengelompokan. 2. Category dibagi menjadi :
b. Advance c. M–A d. Motivation e. Vacation
3. Documentation
Dalam fitur documentation terdapat field – field, antara lain :
Tabel 4.6 Field pada Fitur Documentation
Required Field Keterangan
Documentation ID ID dari knowledge yang akan diinput
Name Judul dari knowledge yang
diinput
Date Tanggal input
Study Knowledge untuk bagian
reservoir
Drilling Knowledge untuk bagian drilling
Surface Knowledge untuk bagian surface
KM Development Knowledge yang ingin dikembangkan
Document Status Status dokumen
Keyword Kata kunci dari knowledge yang
Summary Ringkasan atau referensi dari knowledge yang akan diinput
Non - Required Field Keterangan
ID No ID karyawan
Document File File yang bisa diupload
Grouping umum telah dibagi per field ID karena setiap bagian dan pembagian selalu menggunakan kode tersendiri, yaitu :
a. Study b. Drilling c. Surface
d. KM Development
Untuk mempermudah proses pencarian data maka fitur ini memiliki pengelompokan berdasarkan :
1. Documentation ID – berdasarkan ID mempunyai pengelompokan tersendiri. 2. Study
Dibagi menjadi :
a. Bottom Hole Pressure b. Bubble Point
c. Gas Study d. Oil Study e. Reservoir Study
f. Water Analysis
g. Pressure Volume Temp 3. Drilling
Dibagi menjadi : a. Well LOG
b. Structure & Stratigraphy c. Petrography
4. Surface
Dibagi menjadi :
a. Infrastructure Blue Print b. Pipe Line Blue Print 5. KM Development Dibagi menjadi : a. Thesis b. Skill Development c. Theory Development d. Talk Show 6. Document Status Dibagi menjadi : a. Finish b. Development c. Fixed
4.4.4 Forum
Dalam fitur forum terdapat field – field, antara lain :
Tabel 4.7 Field pada Fitur Forum
Required Field Keterangan
ID No ID karyawan
Topic Judul dari topik yang akan
ditampilkan
Date Tanggal kirim topik
Message Pesan singkat
Non - Required Field Keterangan
File Dokumen yang mau diupload
4.4.5 Knowledge Map
Dalam fitur knowledge map terdapat field – field, antara lain :
Tabel 4.8 Field pada Fitur Knowledge Map
Required Field Keterangan
ID Level No ID dari level yang
dimasukkan
Level Tingkat level yang akan
dimasukkan
ID Knowledge ID knowledge yang akan dimasukkan
Knowledge Knowledge yang akan dimasukkan
ID Map No ID dari knowledge map yang
dibuat Knowledge Reservoir
Development
Knowledge yang ada di reservoir development
Knowledge Reservoir Study Knowledge yang ada di reservoir study
Knowledge WP Study Knowledge yang ada di WP Study
Knowledge PI & Study Knowledge yang ada di PI & Study
Knowledge Training Knowledge yang ada pada Training
Non - Required Field Keterangan
– –
4.4.6 Library
Dalam fitur library terdapat field – field, antara lain :
Tabel 4.9 Field pada Fitur Library
Required Field Keterangan
Book ID No ID yang ada dilibrary
Author Penggarang
Type Jenis yang akan dimasukan
Subject
Volume Jumlah halaman
Edition Edisi
Location Lokasi dalam library
Publisher Penerbit
Year Publisher Tahun terbit
ISBN No ISBN untuk buku
Non - Required Field Keterangan
Field yang tidak wajib diisi
– –
Untuk search bisa berdasarkan title, author, dll. Untuk mempermudah proses pencarian data maka fitur ini memiliki pengelompokan berdasarkan :
1. Type
Dibagi menjadi : a. Buku
c. CD (Compact Disc) d. User Manual
4.4.7 Notulen Rapat / MoM (Minutes of Meeting)
Dalam fitur notulen rapat terdapat field – field, antara lain :
Tabel 4.10 Field pada Fitur Notulen Rapat
Required Field Keterangan
MoM ID No ID dari notulen rapat
Name Judul dari notulen rapat
Category Jenis dari rapat
Date Tanggal dilaksanakan rapat
MoM Decision Hasil keputusan rapat
MoM Status Status rapat
PIC Person in Charge (orang yang
bertanggung jawab)
Keyword Kata kunci dari rapat yang ada
MoM Report Laporan hasil rapat
Non - Required Field Keterangan
Untuk mempermudah proses pencarian data maka fitur ini memiliki pengelompokan berdasarkan : 1. Category Dibagi menjadi : a. Strategy b. Location c. Group Management d. Job Description 2. MoM Status Dibagi menjadi : a. Approved b. Aborted c. Confirmation
4.5 Class Diagram
Berikut adalah gambaran fitur dari aplikasi knowledge repository yang dibangun berdasarkan class diagram pada gambar 4.2 dibawah ini.
+Login() -ID -Password User +Read() +Add() +Edit() +Delete() -News_ID -Date -News -Content Home +Read() +Add() +Edit() +Delete() -ID -Password -Name -Birthday -Gender -Address -Job_Type -Level -Email -City -Phone -Fax User Management +Read() +Add() +Edit() +Delete() -Project_ID -Name -Category -Category_Tanah -Date_Begin -Date_End -Project_Location -Project_Status -PIC -Anggota_Project -Problems -Project_Report Project +Read() +Add() +Edit() +Delete() -Training_ID -Name -Category -Date_Begin -Date_End -Objective -Training_Subject -Training_Location -PIC -Mentor -M-A -Training_Report Training +Read() +Add() +Edit() +Delete() -Documentation_ID -Name -Date -Study -Drilling -Surface -KM_Development -Document_Status -Keyword -Summary -ID -Document File Documentation +Read() +Add() +Edit() +Delete() -ID_Message -Contact -Subject -Date_Send -Message_Send Message +Read() +Add() +Edit() +Delete() -ID -Topic -Date -Message -File Forum +Read() +Add() +Edit() +Delete() -ID_Level -Level -ID_Knowledge -Knowledge -ID_Map -Knowledge_Reservoir_Development -Knowledge_Reservoir _Study -Knowledge_WP_Survey -Knowledge_PI_&_Study -Knowledge_Training Knowledge Map +Read() +Add() +Edit() +Delete() -Book_ID -Title -Author -Type -Subject -Volume -Edition -Publisher -Year_Published -Location -ISBN Library +Read() +Add() +Edit() +Delete() -MoM_ID -Name -Category -Date -MoM_Decision -MoM_Status -PIC -Keyword -MoM_Report MoM 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..*
4.6.1 Use Case Login
Tabel 4.11 Table Use Case Login
Login
Use Case : untuk masuk ke sistem setiap user / admin harus melakukan login dengan memasukkan username dan password
Actor : Admin, User Object : window login
4.6.2 Use Case Change Password
Tabel 4.12 Table Use Case Change Password
Change Password
Use Case : untuk mengubah password user/admin harus login dahulu, kemudian masukkan password lama dengan password baru pada window change password
Actor : Admin, User
Object : window change password, window user management
4.6.3 Use Case Home / News
Tabel 4.13 Table Use Case Home / News
Home / News
Use Case : bagian admin memasukan setiap news baru dan user dapat mengakses.
Actor : Admin, User
Object : window home, window add home, window edit home, window view home
4.6.4 Use Case User Management
Tabel 4.14 Table Use Case User Management
User Management
Use Case : setiap admin/user dapat melihat data pribadi Actor : Admin, User
Object : window user management, window add user management, window edit user management, window view user management
4.6.5 Use Case Project
Tabel 4.15 Table Use Case Project
Project
Use Case : pendokumentasian project selama project berlangsung atau pada saat selesai oleh PIC project
Actor : PIC project (user), Admin
Object : window project, window add project, window edit project, window view project
4.6.6 Use Case Training
Tabel 4.16 Table Use Case Training
Training
Use Case : pendokumentasian selama training berlangsung oleh PIC training
Actor : PIC training (user), Admin
Object : window training, window add training, window edit training, window view training
4.6.7 Use Case Documentation
Tabel 4.17 Table Use Case Documentation
Documentation
Use Case : pendokumentasian knowledge lain yang berhubungan dengan divisi engineering yang dapat dilakukan oleh user / admin.
Actor : User, Admin
Object : window documentation, window add documentation, window edit documentation, window view documentation
4.6.8 Use Case Notulen Rapat / MoM
Tabel 4.18 Table Use Case Notulen Rapat / MoM
Notulen Rapat / MoM
Use Case : pendokumentasian hasil rapat berdasarkan decision yang dilakukan oleh PIC pelaksanaan decision
Actor : PIC pelaksana (user), Admin
Object : window MoM, window add MoM, window edit MoM, window view MoM
4.6.9 Use Case Forum
Tabel 4.19 Table Use Case Forum
Forum
Use Case : setiap user dapat mengakses forum yang akan digunakan untuk memfalsilitasi sharing knowledge
Actor : User, Admin Object : window forum
4.6.10 Use Case Knowledge Map
Tabel 4.20 Table Use Case Knowledge Map
Knowledge Map
Use Case : pendokumentasian knowledge map yang dilakukan oleh admin
Actor : Admin
Object : window knowledge map, window add knowledge map, window edit knowledge map, window view knowledge map
4.6.11 Use Case Library
Tabel 4.21 Table Use Case Library
Library
Use Case : pendokumentasian isi library oleh admin Actor : Admin
Object : window library, window add library, window edit library, window view library
4.6.12 Use Case Pengelolaan Document
Tabel 4.22 Table Use Case Pengelolaan Document
Pengelolaan Document
Use Case : bagian admin melakukan vertifikasi ID (project, training), vertifikasi document yang masuk, mengupdate data yang diperlukan
Actor : Admin
Object : window home, window project, window training, window MoM
4.8 Rancangan Layar 4.8.1 Login
Layar login merupakan layar pertama untuk memasuki sistem knowledge repository. Dihalaman ini username dan password harus diisi dan sesuai dengan no ID
karyawan yang ada. Terdapat 3 pilihan dalam login yaitu: Auto login until I logout explicitly
Save my user name
Always ask for my user name and password
Login Page
User Name Password
Auto login until I logout explicitly Save my user name
Always ask for my user name and password
Login
Logo Perusahaan + Gambar
4.8.2 Home / News
Halaman pertama setelah melakukan login yaitu home/news. Field yang ada sudah dijelaskan diatas. Ketika halaman home diclick yang tampil adalah isi dari field yang dibaca secara tabel ke samping. Data yang ditampilkan antara lain tanggal dan judul dari newsnya, untuk tampilan lebih jelasnya tentang news tersebut click view.
Halaman ini hanya boleh dikerjakan oleh admin termasuk pada saat add, edit, dan view. Halaman ini berisi tentang berta-berita yang beredar baik hanya dikalangan kantor maupun kalangan luar. Pada halaman ini disediakan checkbox untuk mendelete news.
Logo Perusahaan + Gambar
Home Project User Management Training Documentation Knowledge Map MoM Forum Library Home
Search Advanced Search
Add
Date News View Edit
15/01/2006 Cuti bersama View Edit Delete
Delete Selected
Log Out
4.8.3 User Management
Pada halaman ini berisi tentang profile masing-masing karyawan yang ada dalam divisiEngineering. Setiap karyawan mempunyai hak akses yang berbeda maka langsung
ditentukan dari level job type mereka. Setiap karyawan bisa mengedit user management miliknya pribadi, selain itu karyawan dapat melihat semua view profile karyawan lain tapi hanya secara garis besar.
Data karyawan yang ditampilkan yaitu ID, name, gender, job type, email dan telepon. Setiap user yang sudah login dapat merubah password-nya dengan mengclick change password yang ada pada layar user management.
Logo Perusahaan + Gambar
Home Project Log Out Training Documentation Knowledge Map MoM Forum Library User Management
Search Advanced Search
Add
ID Nama Gender Job Type Email Phone View Edit A1256 Sendy .K View Edit Delete
Delete Selected Next 2
1
Male Admin xxx 021-xxx
M7214 Shu Female Manager xxx 021-xxx View Edit Delete S1234 Lidya Female Secretary xxx 021-xxx View Edit Delete K2563 Alex Male Pegawai xxx 021-xxx View Edit Delete K4569 Galih Male Pegawai xxx 021-xxx View Edit Delete
Record 1 to 5 of 8
User Management
Change Password
