Makalah
Penyusunan Personalia Organisasi
MakalahiniDiajukanUntukSebagianTugas Mata Kuliah
“Dasar-Dasar Manajemen”
DosenPembimbing
Siti Masrohatin,SE.,MM
Disusunolehkelompok5:
FebriHariadi
(083143011)
Sri Wahyuni
(083143002)
Faiz Ainur R.
(083143)
Ilvi
(083143)
Ria
(083143)
JURUSAN PERBANKAN SYARIAH (PS)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) JEMBER
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Alhamdulillah, puji syukur mari kita panjatkan kehadirat Allah SWT, dengan kasih sayang-Nya, telah melimpahkan nikmat tak terhingga yang takkan mungkin dapat dihitung meski seluruh lautan dijadikan tinta untuk menuliskannya. Terlebihatasnikmatterbesar yang telahDiaberikan, yaitunikmatimandan Islam.
Shalawatdansalamsemogatercurahkepadarevolusionerterbaiksepanjang masa, pencetaksejarahkebenderangandunia, Nabi Muhammad SAW.
Padakesempatanini,
sayasangatbersyukurmendapatkesempatanmenyusunkaryatulisberbentukmakalah
yang berjudul “Penyusunan Personalia
Organisasi”.MakalahinimerupakantugaspadamatakuliahDasar-Dasar Manajemen semesterIII (tiga) jurusanPerbankkanSyari’ah (PS) IAINJember.
Terimakasih kepada segenap pembimbing terutama
kepadadosenmatakuliah Dasar-Dasar Manajemen, ibu Siti Masrohatin,SE.,MM yang dengangigihmemotivasikitasemuauntukterusmajudanberkarya,
sertakepadasemuapihak yang
tentunyabegitubanyakmembantuhinggaterselesaikannyapenulisanmakalahini.
Semoga Allah SWT
senantiasamemberijalankepadakitauntukselalumemperbaikidiridanmemperolehma nfaat.
Wa’alaikumsalamWr. Wb
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL... i
KATA PENGANTAR
...ii
DAFTAR ISI
...iii
BAB I PENDAHULUAN
A. LatarBelakang ... 1 B. RumusanMasalah
... 1
C. Tujuan
Penulisan... 1
BAB II PEMBAHASAN A.DefinisiPersonalia
Organisasi... 2
... B.Proses Penyusunan Personalia... 3
C.Pendekatan Terhadap Masalah
Personalia... 7
D.Aplikasi Fungsi Personalia... 10
BAB III PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sumber daya utama dalam suatu organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreativitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan memajukan organisasi. Tugas utama seorang pemimpin atau manajer dalam suatu organisasi perusahaan yaitu bagaimana memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi dalam pencapaian tujuan. Sebab sukses dan gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan personalia, dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana mengarahkan manusia dalam mencapai suatu tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia dalam mencapai tujuan organisasi.
B. Rumusan Masalah
1. Apa definisi dari penyusunan personalia organisasi?
2. Bagaimana proses penyusunan personalia organisasi?
3. Apa saja pendekatan terhadap masalah personalia?
4. Bagaimana aplikasi fungsi personalia?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui definisi penyusunan personalia
2. Untuk mengetahui proses penyusunan personalia organisasi
3. Untuk mengetahui pendekatan terhadap masalah personalia
BAB II PEMBAHASAN
A. DEFINISI PERSONALIA ORGANISASI
Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia, orang-orang yang member tenaga, bakat, kreativitas, dan usaha mereka pada organisasi.Menurut Handoko penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannyasering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan.1
Sedangkan menurut George dan Leslie terdapat dua macam penyusunan personalia, yakni stafing dan recruiting.Stafing adalah Sesuatu yang penting untuk di gunakan pada sebuah organisasi yang baik, tetapi sama juga pentingnya untuk menempatkan orang-orang yang tepat dalam berbagai-bagai pekerjaan.Karena itu, maka sangat penting, bahwa tugas penunjukan staf di lakukan dengan
keahlian.”Staffing” melibatkan pemerilsaan teliti “screening” dan perkembangan personal untuk pekerjaan-pekerjaan yang di ciptakan oleh fungsi pengorganisasian.yang meliputi pengerahan, penyaringan, penaikan pangkat, pemindahan dan memensiunkan pegawai.untuk tujuan staffing sendiri yaitu staffing di pandang sebagai sebuah fungsi manajemen yang tersendiri, tanggung jawab untuk staffing sebuah organisasi terletak pada setiap manajer setiap tingkat. Sedangkan “Recruiting” Pengerahan tenaga kerja
Dengan selesainya perincian-perincian pekerjaan, langkah berikutnya dalam mengisi staf organisasi adalah mengerahkan calon-calon.pengerahan yang agresif di perlukan jika perusahaan akan menemukan dan menarik calon-calon yang paling mungkin.tidak ada organisasi yang dapat terhela-hela untuk
mengiming-iming nama baiknya dan mengharapkan jumlah yang cukup untuk lamaran calon-calon yang memenuhi syarat.pengamtan-pengamatan memberikan informasi mengenai reaksi,pemikiran,cara beraspirasi dan kesan umum yang di berikan kepada orang lain.2
B. PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA
Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi tepat dan waktuyang tepat. Langkah-langkah proses ini mencakup :
1. Perencanaan sumberdaya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.
2. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi, mencakup penilain dan pemilihan diantara calon-calon personalia.
4. Pengenalan dan Orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancer dalam organisasi.
5. Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektifitas organisasi.
6. Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standart – standart atautujuan – tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagipelaksanaan di waktu yang akan datang.
8. Perencanaan dan pengembangan karier, yang mencakup transfer (promosi, demsi, atau,lateral), penugasan kembali, pemacetan, pemberhentian atau pensiun.3
1. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Suatu organisasi tidak dapat menunggu untuk mendapatkan orang-orang yang cakep seperi organisasi yang butuhkan untukmerencanakan mengisi posisi tertentu. Organisasi harus berusaha untuk merencanakan kebutuhan dimasa yang akan datang dan memutuskan dimana akan menemukan orang-orang yang tepat untukmemenuhi kebutuhan-kebutuhan itu. Ini memerlukan perencanaan personalia yang mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia : (1) penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan beberapa jumlah karyawan yang dibutuhkan; (2) pemahaman pasar tenaga kerja di mana karyawan potensial ada; dan (3) pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
Penenntuan kebutuhan jabatan
Penyusunan persoanalia organisasi dimulai dengan penentuan tujuan-tujuanan rencana-rencana organisasi .Kemudian organisasi menentukan
spesifikasi jabartan (jib specification.Jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dan
keterampilan-keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Akhirnya berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan-kebutuhan harus di tetapkan. dengan kualitas yang dibutuhkan.sebagian besarmanajer-manajer efektif yang menyadari hai ini, mengembangkan dan memelihara sebagai sumber penawaran yang berbeda.Sebagai contoh, jalinan kerjasama antara perusahaan dengan universitas-universitas dalampenarikan tenaga kerja.
Ada tiga sumber internal, yaitu melalui 1) penerataan (upgranding), dimana para karyawan yangmemegang posisi sekarang dididik, dilatih, atau kembangkan untuk melaksanakan pekerjaan lebih baiksesuain permintaan keadaan tertentu; 2) perpindahan (transferring) karyawan dari posisi yang kurang disenangi dalam organisasi ke posisi yang lebih baik dan memuaskan kebutuhannya; 3) pengangkatan (promoting) karyawan dari tingkat jabatan lebih renndah ketingkat jabatan yang tinggi.
Sumber-sumber eksternal karyawanyang digunakan tergantung pada jabatan yang akan diisi, jenis tenaga kerja yang diinginkan dan kondisi ekonomi, sumber-sumber eksternal antara lain darilamaran-lamaran pribadi, organisasi karyawan, kantor-kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, serta migrasi daimmigrasi.4
2. PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN
Setelah ditentukan kebutuhan personalia ornganisasi baik mutu/jenis maupun jumlahnya, maka langkah selanjutnya adalah penarikkan dan perolehan karyawan-karyawan tersebut dari sumber dalamperusahaan sendiri atau dari sumber luar perusahaan.Kemudian, organisasi melakukan seleksi terhadap para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
Penarikan Personalia
Penarikan (rectuitment )berkenan dengan pencairan dan penarikan jumlah karyawan potensial yang akan dseleksi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha memperoleh karyawan dalamjumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi memutuskan pekerjaan apa yang melibatkan dan kemampuan-kemampuan individu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. kemudian manajer melihat prestasi para pelamar di waktu yang lalu dan memilih seseorang yang memiliki kemampuan, pengalaman, kepribadian, yang paling memenuhi persyaratansuatu jabatan.
Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktorlain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu,tetapiadalah tidakmungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalamdiri karyawan potensial. Beberapa faktor tersebut adalah :
Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan padasuatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi.Tahap orientasi (kadang-kadang dikenal sebagai tahap induksi) merupakan kegiatan pengenal dan penyesuain karyawan baru dengan organisasi. Proses inimerupakan proses yang penting karena suatu pekerjaan baru adalah sulit dan penyebab frustasi bagi karyawan baru. Karyawan baru tersebut mungkin memenuhi syarat bagi suatu pekerjaan/jabatan, tetapi situasi baru adalah berbeda dan asing, serta proses orientasi yang jelek dapat memadamkan antusiasme dan usaha mulai dari permulaan. Sekitar separo perputaran tenaga kerja terjadi selama periode pembayaran pertama.5
3. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
Karyawan-karyawan baru biasanya telah mempunyai pendidikan dan latihan dasar yang dibutuhkan.Mereka adalah produk dari suatu system pendidikan dan pengalaman yang telah memberikan kepada suatu tingkat kemampuan dan kecakapan tertentu.para manajer harus mulai dari tingkat kemampuan dan kecakapan karyawan sekarang dan atas dasar hal tersebut membuat karyawan menjadi lebih produktif.
Pada umumnya, masyarakat yang bertanggung jawab atas penyediaan karyawan-karyawan potensial dengan pendidikan umum.Kemudian, organisasi bertanggung jawab atas penyediaan latihan lanjutan untuk pekerjaan-pekerjaan atau posisi khusus, pengembangan dapat terjadi secara formal dan informal.
Pengembangan karyawan adalah penting bagi individu maupunorganisasi, dan bahkan bagi negara.Dengan pertumbuhan dan perkembangan organisasimisal karena kesempatan lingkungan.Dalam kenyataannya, organisasi masih selalu harus membayar biaya perkembangan para karyawannya, walaupun organisasi tidak mempunyai program latihan formal.Disamping pengeluaran untuk untuk pengembangan, organisasi untuk membayar “harga” karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, absensi, keluhan, dan pemutaran karyawan.Orang seharusnya berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya, karena belajar adalah
suatu oroses seumur hidup.oleh sebab itu program latuhan dan pengembangan karyawan harus kontinyu dan dinamis.6
4. PEMBERIAN KOMPENSASI KEPADA KARYAWAN
Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Di dalam pemberian kompensasi manajemen perlu memperhatikan prinsip keadilan. Para karyawan biasanya menilai keadilan pembayaran mereka melalui pembandingfan besarnya kompensasi dengan karyawan-karyawan lainnya. Mereka merasa pendapatan yang mereka terima adil atau tidak tergantung pada bagaimana mereka melihat nilai relatifnya dibanding dengan yang lain. Sebagian besar ketidak puasan karyawan diakibatkan adanya perbedaan dalam pembayaran diantara jabatan dan individu.7
C. BEBERAPA PENDEKATAN TERHADAP MASALAH PERSONALIA
Dalam membicarakan berbagai pendekatan dasar ini kita mencoba untuk mengelompokkannya menjadi tiga pendekatan sesuai periodenya, artinya pendekatan yang lebih akhir menunjukkan lebih baru ditinjau dari segi waktunya.Meskipun demikian perlu dicatat bahwa sampai saat inipun masih ada pimpinan-pimpinan perusahaan yang menggunakan pendekatan lama termasuk di Indonesia.Ketiga pendekatan tersebut adalah pendekatan mekanis, paternalis, dan sistim sosial.
Pendekatan Mekanis.
Perkembangan industri, dengan penerapan mesin-mesin dan alat-alat elektronika pada bidang produksi telah membawa kemajuan yang sangat pesat dalam efisiensi kerja. Selama lebih dari seabad para manajer telah menerapkan berbagai prinsip seperti : pemindahan pekerjaan dari manusia kepada mesin, prinsip dapat saling dipertukarkan antara kom[onen yang satu dengan komponen yang lain, spesialisasi pada mesin-mesin, peralatan, tata letak dan pabrik pada
umumnya. Berbagai prinsip ini telah menunjukkan keberhasilannya dengan semakin meningkatnya output produksi.
Pendekatan mekanis sering juga disebut sebagai pendekatan commodity atau konsep faktor produksi.Nama-nama ini menunjukkan suatu sikap bahwa tenaga kerja haruslah dikelompokkan seperti modal dan tanah sebagai suatu faktor produksi, dan haruslah diperoleh semurah mungkin dan dimanfaatkan semaksimum mungkin. Pertimbangan tenaga kerja sebagai manusia hampir sama sekali diabaikan, penarikan dan pencatatan karyawan hanya semata-mata di dasarkan atas kebutuhan perusahaan.
Karena karyawan adalah manusia, maka pendekatan mekanis ini biasanya menimbulkan berbaggai masalah manajemen, yakni masalah personalia.Banyak diantara masalah-masalah tersebut sudah lama timbul, yakni pada saat mulai adalah sebagai ayah dan bersikap melindungi terhadap para karyawan. Dua sifat yang menunjukkan paternalisnya suatu pendekatan adalah : 1. Diselenggarakannya suatu program personalia tersebut tidak didasarkan atas pertimbangan manfaat dari program tersebut. Ini berarti bahwa manajemen tidak menghiraukan apakah program tersebut (yang memerlukan biaya) akan memberikan keuntungan bagi perusahaan atau tidak. 2. Pendekatan paternalis ini di tunjukkan dari keputusan tentang apa dan bagaimana program tersebut adalah tergantung semata-mata pada pihak manajemen. Jadi kalau suatu program dilaksanakan karena perusahaan akan memperoleh manfaat dari program tersebut atau karena karyawan meminta diadakannya program tersebut, maka endekatan ini tidak bisa dikatakan sebagai paternalis.
Pendekatan Sistim Sosial.
menggunakannya. Setelah menyadari kegagalan-kegagalan dari kedua pendekatan tersebut, para manajer dan peneliti mulai menyadari bahwa manajemen personalia bukanlah suatu proses yang sederhana. Disadari bahwa analisa terhadap masalah-masalah personalia perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang kompleks dan sering kali bertentangan satu sama lain. Kita akan menyebut pendekatan ketiga ini sebagia pendekatan sistim sosial. Secara singkat pendekatan ini memandang bahwa organisasi atau perusahaan merupakan suatu sistim yang kompleks yang beroperasi didalam lngkungan yang kompleks yang bisa disebut sebagai sistim yang ada diluar.
Komponen-komponen utama dari suatu sistim adalah sebagai berikut :
a. Input dari lingkungan.
b. Komponen pemroses, yang terdiri manusia, berbagai kegiatan-kegiatan dan faktor-faktor phisik yang merubah input-input ini menjadi kegunaan-kegunaan lain.
c. Output yang di inginkan oleh lingkungan diluar perusahaan.
d. Pengatur atau yang sering disebut sebagai manajemen.
Program-program personalia yang merupakan bagian dari keputusan-keputusan manajemen juga akan dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungan perusahaan tersebut. Sebagai hasil, tidak mudah bagi perusahaan untuk merubah jam kerja karena sudah ada peraturan pemerintah yang mengaturnya. Sikap karyawan akan dipengaruhi oleh pendidikan dan lingkungan dimana dia berada. Dan ini akan terbawa kedalam tempat kerja. Sebaliknya, keputusan manajemen seperti menaikkan upah, memberikan jaminan/tunjangan sosial akan mempengaruhi masyarakat sekitarnya misalnya dengan meningkatnya konsumsi mereka.
Jadi, pendekatan ini mengakui bahwa pada hakikatnya perusahaan tidak bisa menutup diri dari pengaruh lingkungan.Jadi, keputusan-keputusan manajemen termasuk didalamnya keputusan personalia perlu mempertimbangkan faktor-faktor di luar perusahaan.
Permasalahan personalia dalam suatu organisasi merupakan permasalahan yang rumit. Permasalahan ini jauh lebih rumit dibandingkan dengan permasalahan fungsi perusahaan yang lain sepertipermasalahan produksi, marketing, keuangan, maupun permasalahan administrasi. Permasalahan personalia adalah permasalahan manusia.Manusia bukan benda mati. Ada empat hal yang membedakan manusia dengan faktor produksi yang lain, yaitu :
a. Manusia memiliki sifat dan watak berbeda satu dengan yang lain sehingga sangat sulit menerapkan suatu kebijaksanaan umum untuk dapat diterima secara aklamasi oleh setiap orang atau setiap tenaga kerja manusia.
b. Manusia memiliki motivasi yang berbeda-beda. Akibatnya, suatu program motivasi akan berhasil memotivasi suatu kelompok manusia tertentu, tetapi belum tentu berhasil memotivasi kelompok lain.
c. Manusia memiliki harga diri berbeda satu dengan lainnya. Akibatnya, dalam memperlakukan setiap orang harus tidak sama.
BAB III PENUTUP KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
Hani T. Handoko. Manajemen. 1997. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.
