SISTEM PERMINTAAN MATERIAL PROYEK SECARA ONLINE
BERBASIS WEB
Dewi Anggraini ([email protected]) Fakultas Teknik Jurusan Teknik Informatika
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
Abstrak
Sistem Permintaan Material Proyek Secara Online Berbasis Web merupakan suatu aplikasi berbasis web yang digunakan untuk menunjang kegiatan perusahaan dalam pembangunan sebuah proyek sehingga dapat memberikan pelayanan yang terbaik dan sesuai dengan target yang telah disepakati oleh pihak client atau owner. Tujuan penelitian ini adalah membantu perusahaan dalam pencatatan, penyimpanan, dan penyajian laporan mengenai permintaan material proyek sehingga dapat memudahkan dalam memonitoring atau mengawasi material apa saja yang telah diminta oleh pihak lapangan. Metode yang digunakan penulis adalah menggunakan teknik pengumpulan data seperti, riset lapangan dan studi pustaka. Analisis kebutuhan dan permasalahan yang digunakan adalah menggunakan teknik analis sistem dan sistem fungsional serta kebutuhan non fungsional. Dari penerapan aplikasi diharapkan hubungan antara pihak lapangan dan pihak administrasi dapat terjalin dengan baik sehingga tidak terjadi miss comunication dalam pekerjaan yang akhirnya membawa keuntungan bagi perusahaan.
1. PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan informasi dan pertumbuhan tingkat kecerdasan
manusia. Saat ini telah banyak sistem atau aplikasi yang digunakan untuk menunjang dan menyelesaikan suatu permasalahan yang biasanya timbul dalam suatu organisasi, perusahaan atau instansi pemerintahan.
Sistem atau aplikasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja dari suatu organisasi ataupun instansi agar lebih efektif dan efisien serta mudah dalam penerimaan informasi yang ingin disampaikan. Begitu juga dalam bidang usaha dan bisnis, sistem informasi sangat dibutuhkan dalam upaya mempermudah pencatatan, penyimpanan, dan penyajian laporan.
Seperti halnya pada PT. Eppconindo Pilar Abadi, perusahaan bidang Kontruksi yang didirikan sejak tahun 1992 juga memerlukan sistem untuk menunjang kegiatan mereka dalam pembangunan sebuah proyek sehingga dapat memberikan pelayanan yang terbaik dan sesuai dengan target yang telah disepakati oleh
pihak client atau owner. Demi terwujudnya hal tersebut PT. Eppconindo Pilar Abadi memerlukan sebuah sistem yang dapat mencatat, menyimpan, dan menyajikan laporan mengenai permintaan material proyek
sehingga dapat memudahkan dalam memonitoring atau mengawasi material apa saja yang telah diminta oleh pihak lapangan. Selain itu, dapat mengurangi atau meminimalisir resiko akan membengkaknya
permintaan material yang tidak sesuai dengan rancangan yang telah disepakati sebelumnya.
Dengan meningkatnya pengguna internet saat ini, termasuk karyawan PT. Eppconindo Pilar Abadi yang mayoritas menggunakan internet dalam kehidupan sehari-hari. Oleh karena itu, sebagai upaya mempercepat pelayanan permintaan barang atau material yang dibutuhkan oleh proyek maka penulis bermaksud membuat sebuah Sistem Permintaan Material Proyek Secara Online Berbasis Web. Yang bertujuan untuk memudahkan pihak lapangan dan pihak adiministrasi dalam memonitoring penggunaan material sesuai dengan kebutuhan proyek.
Semakin berkembangnya teknologi komputer dan informasi dalam berbagai bidang kehidupan saat ini memotivasi manusia untuk berlomba-lomba memanfaatkan teknologi ini untuk membantu dan
1.2Rumusan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan oleh penulis diatas, maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu:
1. Bagaimana membuat sistem yang dapat
membantu para pihak lapangan dan pihak administrasi mudah untuk memonitoring penggunaan material sesuai dengan kebutuhan proyek yang selalu up to date.
2. Bagaimana mendesain aplikasi permintaan material proyek yang dapat mendukung pengambilan data yang cepat, memudahkan dalam peninjauan barang dan lebih efisien serta menghemat waktu.
1.3Batasan Masalah
1. Alur sistem hanya membahas Admin, Supervisor atau Manager Proyek, dan Barang.
2. Aplikasi hanya menggunakan PC atau Laptop dan Handphone atau Smartphone. 3. Proses permintaan material proyek hanya
dapat dilakukan oleh Admin, Supervisor atau Manager Proyek.
4. Proses pembelian material dan laporan hanya dapt dilakukan oleh Admin dan Manager Proyek
1.4Tujuan Penelitian
Membuat sebuah sistem untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat,
efektif dan efisien dalam pencatatan data permintaan material proyek, sehingga dapat digunakan dalam memonitoring material di lapangan. Serta dapat meminimalisir atau mengurangi biaya percetakan untuk Form
Permintaan Barang.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem
Sistem adalah sekumpulan kegiatan atau elemen yang saling bekerjasama yang dihubungkan dengan cara tertentu sehingga membuat satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai tujuan.
2.2 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3 Konsep Internet
Internet adalah suatu jaringan antar komputer yang saling dihubungkan. Media penghubung tersebut dapat melalui kabel,
sebuah nomor, dan berkomunikasi satu sama lainnya dengan bahasa komunikasi yang sama.
2.4 Konsep Permintaan Barang
Secara umum, permintaan dapat diartikan sebagai proyeksi kebutuhan dan keinginan
konsumen untuk memperoleh atau memiliki sejumlah barang/jasa pada tingkat harga tertentu dan dalam periode waktu tertentu.
2.5 Konsep Pengiriman Barang
Pengiriman Barang adalah Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari
gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya
2.6 Konsep Pembayaran
Sistem yang mencakup seperangkat aturan, lembaga dan mekanisme yang digunakan untuk melaksanakan pemindahan dana guna memenuhi suatu kewajiban yang timbul dari suatu kegiatan ekonomi. Sistem Pembayaran merupakan sistem yang berkaitan dengan pemindahan sejumlah nilai uang dari satu pihak ke pihak lain. Media yang digunakan untuk pemindahan nilai uang tersebut sangat beragam, mulai dari penggunaan alat pembayaran yang sederhana
sampai pada penggunaan sistem yang kompleks dan melibatkan berbagai lembaga berikut aturan mainnya. Kewenangan mengatur dan menjaga kelancaran sistem
pembayaran di Indonesia dilaksanakan oleh Bank Indonesia yang dituangkan dalam Undang Undang Bank Indonesia.
2.7 Konsep Penerimaan Barang
Penerimaan Barang adalah Menerima
fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya
2.8 Perangkat Pengembangan Sistem
2.8.1 Xampp
XAMPP adalah software web server apache yang di dalamnya tertanam server MySQL yang didukung dengan bahasa pemrograman PHP untuk membuat website yang dinamis. XAMPP sendiri mendukung dua system operasi yaitu windows dan Linux. Untuk linux dalam proses penginstalannya menggunakan command line sedangkan untuk windows dalam proses penginstalannya menggunakan interface grafis sehingga lebih mudah dalam penggunaaan XAMPP di Windows di banding dengan Linux.
2.8.1 Apache
Apache merupakan web server yang digunakan untuk menampilkan website di
pemrograman HTML maupun PHP yang mengambil suatu database yang dibangun di MySQL, sehingga terbentuklah sebuah website yang dapat di lihat di Mozilla fire fox dan kawan-kawannya. Apache sendiri bersifat
opensource sehingga dapat digunakan oleh siapa saja dan dikembangkan oleh siapa saj tentunya bagi yang mampu mengembangkannya.
2.8.2 PHP
PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan perangkat lunak open source yang diatur dalam aturan general purpose licences (GPL). Pemrograman PHP sangat cocok dikembangkan dalam lingkungan web, karena PHP bisa dilekatkan pada script HTML atau sebaliknya. PHP dikhususkan untuk pengembangan web dinamis. Maksudnya, PHP mampu menghasilkan website secara terus menerus hasilnya bisa berubah-ubah sesuai dengan pola yang diberikan, dan bergantung pada permintaan client browser. 2.8.3 MySQL
MySQL merupakan database yang menghubungkan script PHP dengan menggunakan perintah query dan escape character yang sama dengan PHP. MySQL
mempunyai tampilan client yang mempermudah user dalam mengakses database dengan kata sandi untuk mengijinkan
proses yang akan dilakukan. Kelebihan dari
MySQL dapat melakukan transaksi dengan mudah dan efisien serta mampu menangani jutaan user dalam waktu yang bersamaan (Firdaus 2007, h.56).
2.8.4 Adobe Dreamweaver
Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Dreamweaver memiliki fitur browser yang terintegrasi untuk melihat halaman web yang dikembangkan di jendela pratinjau program sendiri agar konten memungkinkan untuk terbuka di web browser yang telah terinstal.
3. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian ini, penulis akan
membangun aplikasi yang dapat memberikan
informasi dan pelayanan mengenai permintaan
material proyek. Penelitian ini diharapkan
sebagai salah satu solusi untuk memberikan
kemudahan dalam permintaan material terutama
pada saat proyek berada diluar kota.
3.1Alat dan Bahan Penelitian
3.1.1 Alat
1. Laptop HP G42 Intel(R) Core(TM) i3
CPU @2,53GHz
2. Sistem Operasi Windows 7 Ultimate
3. Xampp sebagai Web Server
4. PHP
5. Adobe Dreamweaver CS6 sebagai editor
PHP
6. MySQL sebagai DBMS
7. Mozilla Firefox sebagai Browser
3.1.2 Bahan
Alur sistem pemesanan dan permintaan
material proyek di PT. Eppconindo Pilar Abadi
3.2 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan
untuk mendapatkan sumber data yaitu:
3.2.1 Riset Lapangan
Riset lapangan yang dimaksudkan
untuk memperoleh informasi secara
langsung dari Perusahaan dan juga dunia
internet.
Adapun teknik pengumpulan data
yang digunakan adalah :
a. Pengamatan, yaitu pengumpulan data
dan informasi yang dilakukan dengan
cara mengamati langsung ke lapangan
dan juga menganalisa sistem permintaan
material yang sedang berjalan di
Perusahaan tersebut.
b. Wawancara, yaitu pengumpulan data
dengan cara melakukan tanya jawab
dengan pihak-pihak yang terkait.
3.2.2 Studi Pustaka
Data diperoleh melalui buku-buku
literatur yang berhubungan dengan masalah
yang akan diteliti sebagai bahan refrensi
bagi penulis.
3.3 Teknik Analisis
3.3.1 Studi Kelayakan
Untuk dapat mencapai rancangan sistem
yang diharapkan dalam penerapan sistem yang
baik yaitu :
a. Data sebagai bahan penyusunan struktur
data yang akan dibuat.
b. Mengevaluasi setiap rumusan yang
dibuat.
c. Memperkirakan kendala yang akan
terjadi dan menyiapkan alternatif.
3.3.2 Prinsip Kerja Aplikasi
Dalam pembuatan aplikasi ini, user akan
register terlebih dahulu bertujuan agar admin
mengetahui seberapa banyak user yang sudah
registrasi pada aplikasi. Dimana user tersebut
dibagi menjadi 3 bagian sesuai dengan jabatan,
yaitu : Admin, Superviseor (SPV) dan Manager
Proyek. Kemudian user login dengan mengisi
username dan password. Apabila user sudah
masuk dalam menu aplikasi, user akan dapat
melihat dan memesan material dengan mengisi
form permintaan barang secara online, dan data
yang masuk akan diterima oleh server yang
menyimpan data tersebut di database MySQL
dalam bentuk web PHP yang sudah terkoneksi
dengan internet. Setelah data pemesanan user
masuk dalam database admin juga akan
mengirimkan konfirmasi balasan kepada user
bukti bahwa barang yang di order sudah
diterima oleh admin.
Berikut prinsip kerja aplikasi secara
umum :
3.4Analisa Kebutuhan
3.4.1 Analisa Sistem
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu [9]. Sedangkan analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dari kebutuhan yangdiharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Hal-hal yang dilakukan pada tahap analisis sistem adalah analisis masalah, prosedur yang sedang berjalan, dokumen yang terlibat, analisis pengkodean, analisis kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional meliputi analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak serta analisis pengguna.
3.4.2 Analisa Fungsional
Ketika akan membangun sebuah program aplikasi, tahap pertama yang harus dilakukan yaitu dengan mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan. Analisis aplikasi pemesanan online berbasis android yang menggunakan web server untuk menghubungkan pihak client dengan server dan menggunakan database sebagai penyimpanan data pada PT. Eppconindo Pilar Abadi yang sedang berjalan saat ini akan digambarkan dalam flowmap.
Gambar 3.2 Flowmap Permintaan Barang
3.5Analisa Kebutuhan Non Fungsional
3.5.1.1 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah diagram yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem umum dan keluaran. Diagram ini merupakan
tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan.
3.5.1.2DFD Level 0
DFD Level 0 menggambarkan secara keseluruhan proses yang ada pada sistem, serta menggambarkan hubungan sistem dengan kesatuan yang ada pada sistem.
Gambar 3.4 Flowmap Pengiriman Barang
Gambar 3.5 Flowmap Penerimaan Barang
3.5.1.3DFD Level 1 Proses Permintaan
Barang
Merupakan hasil dekomposisi dari proses-proses yang ada di Data Flow Diagram (DFD) Level 0.
3.5.1.4DFD Level 2 Proses Order
Barang/Material
Merupakan hasil dekomposisi dari proses-proses yang ada di Data Flow Diagram (DFD) Level 1.
3.5.1.5Skema Relasi
Basis data adalah kumpulan file yang saling berkaitan. Pada model data relasional hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi (relation key), yang merupakan kunci utama dari masing- masing file.
Perancangan basis data yang tepat akan menyebabkan paket program relasional akan bekerja secara optimal.
Gambar 3.7 DFD Level 0
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Permintaan
3.6Desain Interface
Desain Interface adalah bagian yang penting
dalam aplikasi, karena yang pertama kali dilihat
ketika aplikasi di jalankan adalah tampilan antar
muka (Interface) aplikasi. Berikut ini adalah
gambar perancangan menu utama untuk user
dan admin.
3.6.1 Desain Antar Muka Halaman Menu
Utama User
3.6.2 Desain Antar Muka Halaman Menu
Utama Admin
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini akan dibahas mengenai hasil dan pembahasan Aplikasi Permintaan Material Proyek Secara Online Berbasis Web. Aplikasi ini bertujuan untuk memudahkan pihak lapangan dan pihak adiministrasi dalam memonitoring penggunaan material sesuai dengan kebutuhan proyek. Dengan aplikasi ini diharapkan dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat, efektif dan efisien dalam pencatatan data permintaan material proyek, sehingga dapat digunakan dalam memonitoring material di lapangan. Serta dapat meminimalisir atau mengurangi biaya percetakan untuk Form Permintaan Barang. 4.1 Implemetasi Sistem
telah dilakukan sesuai dengan konsep yang sudah dibuat, sehingga terwujud sebuah aplikasi yang diharapkan sesuai dengan tujuan. Pengujian juga berguna untuk mengetahui kekurangan serta
kelebihan dari aplikasi yang telah dibuat. 4.1.1 Tampilan Halaman Login
Halaman pertama saat kita (user) membuka aplikasi permintaan material adalah halaman login. Untuk mengakses halaman login, user terbagi menjadi 3 yaitu Supervisor, Admin dan Manager. Masukkan username dan password yang telah didaftarkan untuk login, kemudian klik login maka kita (user) sudah bisa menggunakan aplikasi sesuai keinginan kita.
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login
4.1.2 Tampilan Dashboard untuk
Supervisor
Gambar 4.2 Tampilan Dashboard untuk
Supervisor
Tampilan Dashboard untuk Supervisor hanya menampilkan menu Permintaan Barang dan Pengiriman Barang. Hal ini dikarenakan akses untuk Supervisor hanya terbatas mengisi Form Permintaan Barang dan melihat atau mereview Permintaan Barang dan Pengiriman Barang.
4.1.3 Tampilan Dashboard untuk
Admin/Manager
Gambar 4.3 Tampilan Dashboard untuk
Tampilan Dashboard untuk Admin/Manager berbeda dengan Tampilan Dashboard untuk Supervisor. Pada user Admin/Manager, dashboard menampilkan submenu yang lebih lengkap, mulai dari Data
Master hingga Laporan. Hal ini dikarenakan akses utama pada aplikasi ini berada pada Admin/Manager.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pengembangan aplikasi Sistem Permintaan Material Proyek Secara Online Berbasis Web dapat diambil kesimpulan yaitu :
1. Pengembangan media berbasis website ini memudahkan bagi pengakses website untuk memperoleh informasi mengenai permintaan barang yang telah diminta dan memudahkan user untuk mengelola data material proyek serta dapat mempercepat proses permintaan barang 2. Aplikasi web yang telah dibuat ini
berhasil menampilkan beberapa info seperti daftar permintaan barang, pengiriman barang serta pembelian material.
3. Berdasarkan hasil uji aplikasi, responden menyatakan dengan adanya madia aplikasi berbasis web ini, pengguna dapat dengan mudah untuk melakukan pemesanan material proyek serta dalam
mengontrol pembelian dan pengiriman barang yang telah dikirim ke proyek
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan Penulis atas penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1. Dengan adanya aplikasi yang saya buat untuk tugas akhir skripsi ini sya berharap agar perusahaan yang bersangkutan dapat memanfaatkan program ini dengan baik, agar perusahaan dapat berkembang dengan baik.
2. Agar website ini dapat ditampilkan dengan optimal maka diperlukan adanya dukungan perangkat keras dan perangkat lunak yang memadai
6. DAFTAR PUSTAKA
http://logistikindonesia.blogspot.co.id/2010/07 /pengiriman-barang.html diakses tanggal 29 Juni 2016
http://logistikindonesia.blogspot.co.id/2010/07 /penerimaan-barang.html diakses tanggal 29 Juni 2016
http://akholilashari.blogspot.co.id/2011/04/kon sep-permintaan.html diakses tanggal 29 Juni
Anhar. (2010). Panduan menguasai PHP & Mysql. jakarta: Media kita.
Hakim, R. (2010). Cara cerdas mengelola blog. jakarta: elex media komputindo.
