1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah perusahaan terkemuka yang bergerak dibidang rekayasa teknik, pengadaan dan konstruksi yang mampu melaksanakan proyek besar di Indonesia. PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah perusahaan yang sudah bersertifikat ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, dan OHSAS 18001:2007. Sejak berdiri pada tahun 1974, PT. JFE Engineering Corporation Indonesia telah terlibat dalam pengembangan industri minyak dan industri gas serta menyediakan berbagai macam layanan EPC ( Engineering Procurement Construction ) di Indonesia.
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini sedang menangani proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline yaitu pembangunan jalur pipa guna pendistribusian gas dari Kalisogo sampai Waru untuk PT. PGN (persero) Tbk yang merupakan Klien dari PT. JFE Engineering Corporation Indonesia. Dalam penanganannya, PT. JFE Engineering Corporation Indonesia membutuhkan sistem informasi untuk pengelolaan material konstruksi.
material lebih cepat dan akurat. Pengelolaan material konstruksi yang akan digunakan untuk proyek pembangunan jalur pipa gas dari Kalisogo sampai Waru pada kantor proyek sendiri belum memanfaatkan sistem informasi secara optimal. PT. JFE Engineering Corporation Indonesia memiliki 2 cara penyimpanan data pengelolaan material konstruksi proyek, yaitu menyimpan data asli dalam bentuk arsip dan menduplikasi data dengan menggunakan perangkat lunak spreed sheet
dan word processing yang menyebabkan data ganda dan rawan hilang. Dalam
pengiriman data pengelolaan material konstruksi dari kantor proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ke pusat masih menggunakan email yang menyebabkan tidak efisien waktu. Selain itu belum ada fitur untuk pengelolaan laporan, verifikasi laporan serta pengiriman laporan. Sehingga laporan yang dibuat serta dikirim manual tidak efektif dan memunculkan kemungkinan terjadinya kesalahan.
terjadinya penyimpangan data serta kesalahan lain akibat keterbatasan kemampuan manusia dalam memecahkan persoalan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ?
2. Bagaimana mengolah dan menampilkan laporan permintaan material konstruksi untuk Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ?
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut:
1.3.1 Tujuan
1. Membuat Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia yang dapat mengurangi penggandaan data, kesalahan pendataan material konstruksi dan kesalahan pelaporan data.
2. Mengolah dan menampilkan data laporan pengelolaan permintaan material konstruksi proyek Kalisogo – Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
1.3.2 Manfaat
Pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia dapat memberikan manfaat, antara lain:
a. Dapat mempercepat dan mempermudah proses pengelolaan permintaan material konstruksi untuk proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline.
b. Dapat meminimalisir kesalahan dalam pendataan material konstruksi proyek Kalisogo – Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
d. Memberikan laporan pengelolaan material konstruksi proyek secara cepat, efisien, dan akurat.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dari perencanaan dan pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia terbatas pada:
1. Proses Permintaan Material Konstruksi Proyek. 2. Proses Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor. 3. Proses Pengelolaan List Persyaratan Dokumen Vendor. 4. Proses Pengelolaan Persyaratan Inspeksi.
BAB II
ANALISA KEBUTUHAN
2.1 Metode Analisa Kebutuhan
Analisa dan desain sistem informasi merupakan penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Dalam bab ini akan dibahas lebih detail tentang sistem yang digunakan saat ini. Metode yang digunakan sistem pada saat ini adalah dengan menggunakan pendekatan proses oriented. Adapun metode analisa, kebutuhan dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan aplikasi yaitu Metode Analisa dan Desain Sistem, Gambaran Umum Perusahaan dan Sistem Kerja.
2.1.1 Metode Analisa dan Desain Sistem
Analisa sistem terstruktur adalah pendekatan dalam analisa sistem yang bermula dari deskripsi sangat umum mengenai sistem tertentu dan kemudian di proses dengan rangkaian langkah-langkah logis yang semakin rinci. Untuk mendefinisikan kebutuhan data dalam suatu pendekatan
proses-oriented akan dijalankan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mendefinisikan masalah.
2. Mengidentiikasikan keputusan solusi yang dibutuhkan. 3. Menjabarkan kebutuhan informasi.
4. Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan. 5. Menentukan spesifikasi kebutuhan data.
Pendekatan proses process–oriented terkadang disebut pendekatan
problem-oriented karena dimulai dengan identifikasi suatu masalah. Masalah
dapat baik atau buruk atau dapat menjadi suatu ancaman bagi instansi atau peluang untuk dieksploitasi. Setelah masalah terindentifikasi, data dan pemrosesan yang berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan. Kekuatan dari pendekatan proses-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik.
A. Diagram Jenjang
Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input – Proses – Output
(HIPO), merupakan paket yang berisikan suatu set diagram yang secara garis menjelaskan fungsi suatu sistem dari tingkat umum ke tingkat khusus. Mula – mula tiap fungsi utama diindentifikasikan dan kemudian dibagi lagi kedalam tingkatan fungsi yang lebih. Contoh pembuatan Diagram Jenjang dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2. 1 Contoh Struktur Diagram Jenjang
Tabel 2. 1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram Simbol – Simbol
Utama
Gambar Penjelasan
Simbol Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer. Simbol Proses
Manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
Simbol Keputusan/Decision
Menunjukkan kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.
Simbol Penghubung a. Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama.
b. Menunjukkan penghubung ke halaman ini. Simbol huruf (alphabetical).
c. File non-komputer yang diarsipkan urut tanggal (chronological).
Simbol Garis Alir Menunjukkan arus dari proses.
Simbol Penjelasan a. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses. b. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
B. Data Flow Diagram.
Data Flow Diagram atau Diagram Alir Data merupakan suatu diagram
yang menggunakan simbol dalam menggambarkan aliran dari data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan aliran data. DFD sering juga disebut dengan nama Bubble chart,
Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. Simbol
dalam Data Flow Diagram adalah: (Jogiyanto, 1990).
Tabel 2. 2 Tabel Simbol – Simbol Data low Diagram (DFD)
Simbol Gambar Penjelasan
Terminator Terminator merupakan sumber atau tujuan data dilambangkan dengan persegi panjang.
Data Flow (arus Data)
Data Flow atau Arus Data menunjukkan keluar atau masuk ke suatu proses. Jadi sebagai alur data atau informasi dari suatu bagian kebagian lainnya dalam suatu sistem.
Process
(Proses)
Proses merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Data Store
(simpan Data)
Data Store digunakan sebagai sarana untuk
C. Conceptual Data Model (CDM)
CDM merupakan analisa struktur data dari sebuah sistem informasi untuk melakukan identifikasi entitas, atribut dan relasi antar entitas. CDM menguraikan hubungan konseptual dari sistem informasi tanpa memperhatikan struktur fisik sebenarnya (Jeffrey L.Whitten, 2004, dkk.).
Berikut adalah objek-objek yang digunakan dalam CDM yang dikemukakan oleh Edi Winarko (Winarko, 2006) dijelaskan pada Tabel 2.3.
Tabel 2. 3 Tabel Simbol – Simbol Conceptual Data Model
No. Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Entitas Suatu objek yang dapat
diidentifikasi dalam lingkungan pemakai.
2. Relasi Menunjukkan adanya hubungan di
antara sejumlah entitas yang berbeda.
3. Atribut Mendeskripsikan karakter entitas (atribut sebagai key diberi garis bawah).
4. Kardinalitas Penghubung antara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut.
Tabel 2. 4 Tabel Simbol – Simbol Kardinalitas CDM.
No. Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Mandatory Relasi antara entitas pertama
dengan entittas kedua harus memiliki nilai.
2. Non Mandatory Relasi antara entitas pertama
dengan entitas kedua tidak harus memiliki nilai.
3. Dependent Entitas pertama keberadaanya
bergantung pada entitas kedua. Kardinalitas relasi dalam CDM dapat berupa:
a. Satu ke Satu (One to One)
Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas pertama. Kardinalitas satu ke satu (one to one) dijelaskan pada Tabel 2.5.
Tabel 2. 5 Tabel Kardinalitas Satu ke Satu
No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke satu non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke satu mandatory
3. Kardinalitas satu mandatory ke satu non
mandatory.
4. Kardinalitas satu non mandatory ke satu
b. Satu Ke Banyak (One to Many)
Hubungan one to many berarti setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen dari entitas pertama. Kardinalitas satu ke banyak (one to many) dijelaskan pada Tabel 2.6.
Tabel 2. 6 Tabel Kardinalitas Satu ke Banyak
No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyak
mandatory.
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak
mandatory.
4. Kardinalitas satu mandatory ke banyak non mandatory.
c. Banyak ke Satu (Many to One)
Tabel 2. 7 Tabel Kardinalitas Banyak ke Satu
No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak
non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyak
mandatory.
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak
mandatory.
4. Kardinalitas satu mandatory ke banyak non mandatory.
d. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua. Dan sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas pertama. Kardinalitas banyak ke banyak dijelaskan pada Tabel 2.8.
Tabel 2. 8 Tabel Kardinalitas Banyak ke Banyak
No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak
non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyak
mandatory.
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak
mandatory.
D. Physical Data Model (PDM)
1. Data Model
Data merupakan bentuk simbol yang mewakili, menggambarkan atau membuktikan keberadaan suatu benda, peristiwa atau fakta. Akan tetapi simbol simbol data tersebut tidak sama dengan kenyataannya, sehingga dapat dinyatakan bahwa simbol data tidak pernah lengkap mewakili kenyataan dan hal ini tergantung kepada siapa pemakainya. Konsep yang dipakai pada model penyimpanan data oleh komputer, data harus dikenali dan di kategorikan untuk mempermudah pengelolaannya seperti penyimpanan, perubahan, penyimpanan dan pemanggilan kembali untuk penyimpanan data. Oleh karena itu, bentuk dan pengertian struktur dari bagian data bagi mereka relatif sama untuk semua organisasi dan pemakai data dalam organisasi. Pengertian ini menyatakan sebuah model data. Sebuah model data adalah sebuah perwakilan abstrak dari data, dua kategori umum dari model data, yaitu:
1. Model Logika Data (Logical Data Model)
Logical Data Model yaitu konsep bagaimana data dapat merepresentasikan
2. Model Fisik Data (Physical Data Model)
Physical Data Model yaitu konsep bagaimana data disimpan pada
media penyimpanan (storage) dalam suatu susunan secara fisik. Aspek yang menentukan kualitas dari model dan arsitektur data adalah:
a. Structure
Menerangkan bagaimana data disusun secara hierarchical, network,
relational, atau object-oriented.
b. Integrity
Menunjukkan bagaimana data dapat dihubungkan sesuai aspek strukturnya.
c. Manipulation
Menunjukkan bagaimana data dapat diolah berdasarkan logika pengolahan data tertentu.
d. Querying
2.1.2 Metode Analisa Kebutuhan
Metode analisa kebutuhan sistem pengelolaan permintaan material konstruksi proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline menggunakan diagram fishbone . Diagram Fishbone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi permasalahan dan penyebab dari suatu masalah. Karena dari fungsinya tersebut, diagram fishbone sering juga disebut Cause and Effect
diagram. Didalam diagram fishbone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan yang akan diperbaiki dan permasalahan tersebut ditempatkan pada “kepala ikan”. Penyebab dari masalah kemudian diletakkan sepanjang “tulang”,
dan diklasifikasikan ke dalam tipe yang berbeda sepanjang cabang, sesuai dengan urutan penyebab.
Gambar 2. 2 Struktur Umum Diagram Fishbone
(Main cause) adalah penyebab utama dari permasalahan utama. Level 1 cause
adalah penyebab dari main cause dan seterusnya.
Untuk menganalisa kebutuhan sistem metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan analisa dokumen. Wawancara dilakukan dengan Manajer Konstruksi PT. JFE Engineering Corporation Indonesia. Tujuan wawancara untuk mengetahui permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja, dan untuk mendapatkan format-format data dalam proses transaksi tersebut.
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini antara lain :
a. Permintaan Material
Pada form ini menjelaskan mengenai dimana nantinya material akan dikirimkan, tanggal berapa material harus sudah ada di gudang proyek, status permintaan dan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam menyiapkan, memeriksa dan menyetujui permintaan material konstruksi proyek.
b. Revision Notes
dimintakan penawaran kepada Vendor atau telah dikeluarkan kembali untuk pembelian.
c. Daftar Item
Daftar Item memiliki dua form yang berbeda. Form pertama menjelaskan mengenai persyaratan untuk Vendor. Bahwa Vendor akan memberikan item atau material yang diminta dengan spesifikasi yang ditentukan oleh PT. JFE Engineering Corporation Indonesia, seperti : spesifikasi material yang diminta, pengujian dan inspeksi material yang nantinya akan dilakukan harus mengikuti persyaratan inspeksi yang telah ditentukan, dokumen yang terlibat nantinya harus sesuai dengan persyaratan dokumen untuk Vendor yang juga telah ditentukan, spesifikasi pengemasan, spesifikasi transportasi, asuransi dan jaminan. Serta contact person penanggung jawab untuk masalah teknis maupun komersial. Form kedua berisikan list dokumen yang terlampir pada permintaan material konstruksi proyek.
d. Persyaratan Dokumen untuk Vendor
Form ini menjelaskan tata cara pembuatan, penyerahan dan penyelesaian tiap-tiap dokumen yang nantinya harus disertakan oleh Vendor.
e. Tabel Persyaratan Dokumen untuk Vendor
f. Persyaratan Inspeksi
Pada form ini berisikan persyaratan pengujian dan inspeksi untuk material serta dokumen yang terlibat, seperti : oleh siapa pengujian dan inspeksi dilakukan serta penjelasan mengenai isi dari tabel persyaratan inspeksi. g. Tabel Persyaratan Inspeksi
Form ini berupa tabel persyaratan inspeksi dari form persyaratan inspeksi. h. Proforma Daftar Kemasan
Form ini digunakan untuk mencatat cara pengemasan atau pemaketan material, dimensi dari paket, jumlah paket serta komentar mengenai informasi tata cara memeperlakukan paket.
i. Persyaratan Umum
From ini digunakan untuk menjelaskan persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh Vendor.
j. MTO
Form ini digunakan untuk mencatat jumlah material yang diminta.
k. Subduct Typical Drawing
l. Shipping Document
Form ini digunakan untuk mencatat nama dokumen yang harus disertakan oleh Vendor nantinya, jumlah dokumen dan status dari dokumen serta catatan jika ada.
2.2 Analisa Permasalahan
Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan aplikasi sistem ini adalah sebagai berikut:
2.2.1 Sejarah Singkat
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah perusahaan terkemuka yang bergerak dibidang Rekayasa Teknik, Pengadaan dan Konstruksi yang mampu melaksanakan proyek besar di Indonesia. Perusahaan yang sudah bersertifikat ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, dan OHSAS 18001:2007. Sejak berdiri pada tahun 1974, PT. JFE Engineering Corporation Indonesia telah terlibat dalam pengembangan industri minyak dan industri gas serta menyediakan berbagai macam layanan EPC ( Engineering Procurement Construction ) di Indonesia.
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia senantiasa berusaha untuk mewujudkan target dan harapan pelanggan dengan melaksanakan pekerjaan secara terencana dan terkontrol, menggunakan material sesuai standart yang ditentukan pelanggan. Dalam kerjasama dengan JFE Engineering Corporation Jepang ( Kelompok Perusahaan ) telah berhasil menyediakan layanan desain perencanaan untuk pelanggan. Desain perencanaan dilakukan di kantor pusat Jakarta yang mana sebagian besar desain perencanaan utama dan berskala besar dilakukan di JFE Engineering Corporation Jepang. PT. JFE Engineering Corporation Indonesia dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan berupa desain dasar dan perencanaan detail yang diperlukan untuk merumuskan efektifitas pelaksanaan proyek.
2.2.2 Lokasi Instansi
Kantor Pusat PT. JFE Engineering Corporation Indonesia berlokasi pada Sentral Senayan III Building 13th Floor Jl. Asia Afrika No.8, Glora Bung Karno, Jakarta Pusat 10270.
Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini berlokasi pada Ruko Permata Regency R3-40, Tanggulangin, Sidoarjo.
2.2.3 Struktur Organisasi
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi PT. JFE Engineering Corporation Indonesia
2.3 Sistem Kerja Saat Ini
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:
2.4 Bagian Yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Walisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ini adalah:
1. Supervisor Construction
a. Menyiapkan dokumen permintaan material konstruksi dan dokumen lain yang terlibat.
c. Menyerahkan dokumen permintaan material konstruksi kepada
Warehouseman.
2. Warehouseman
a. Bertanggung jawab men-scan dan mengirimkan softcopy dokumen permintaan material konstruksi kepada Supervisor Construction. b. Memintakan persetujuan untuk dokumen permintaan material
konstruksi kepada Manajer Proyek.
c. Menyimpan dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi dalam bentuk arsip
d. Bertanggung jawab men-scan dan mengirimkan softcopy dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi kepada Divisi
Procurement.
3. Manajer Proyek
a. Memeriksa dokumen permintaan material konstruksi.
b. Verifikasi checked dokumen permintaan material konstruksi.
c. Bertanggung jawab men-scan dan mengirimkan softcopy dokumen permintaan material konstruksi verifikasi checked kepada Direktur Proyek.
4. Direktur Proyek
2.5 Proses Kerja
Proses kerja yang ada di Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini adalah sebagai berikut:
2.5.1 Proses Permintaan Material Konstruksi
Proses Permintaan Material Konstruksi adalah proses yang dilakukan untuk meminta material konstruksi yang dibutuhkan oleh kantor proyek kepada Divisi Procurement pusat. Pada proses permintaan material konstruksi akan menghasilkan dokumen permintaan material konstruksi, seperti : dokumen penerimaan, revision notes, daftar item, persyaratan dokumen Vendor, list persyaratan dokumen Vendor, persyaratan inspeksi, tabel persyaratan inspeksi, proforma daftar kemasan, daftar penyimpangan, persyaratan umum, MTO, foto material diminta dan shipping document yang disiapkan oleh Supervisor
Construction. Dokumen permintaan material konstruksi akan diverifikasi oleh
Supervisor Construction sebagai prepared, Manajer Proyek sebagai checked dan
Direktur Proyek sebagai approved.
2.6 Prosedur Kerja
2.6.1 Prosedur Permintaan Material Kontruksi
a. Supervisor Construction menyiapkan dokumen permintaan material
konstruksi yang terdiri dari dokumen permintaan material, revision
notes, daftar item, persyaratan dokumen Vendor, tabel persyaratan
dokumen Vendor, persyaratan inspeksi, tabel persyaratan inspeksi, proforma daftar kemasan, daftar penyimpangan, persyaratan umum, MTO, subduct typical drawing, shipping document.
b. Supervisor Construction melakukan verifikasi prepared dokumen
permintaan material konstruksi.
c. Supervisor Construction menyerahkan dokumen permintaan material
konstruksi verifikasi prepared kepada Warehouseman.
d. Warehouseman menduplikasi dokumen permintaan material
konstruksi verifikasi prepared.
e. Warehouseman menyerahkan duplikasi dokumen permintaan material
konstruksi verifikasi prepared kepada Supervisor Construction.
f. Warehouseman menyerahkan dokumen permintaan material
konstruksi verifikasi prepared yang asli kepada Manajer Proyek. g. Manajer Proyek melakukan verifikasi checked dokumen permintaan
h. Manajer Proyek men-scan dan mengirim softcopy dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared dan checked
kepada Direktur Proyek.
i. Direktur Proyek mencetak dan melakukan verifikasi approved
dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared dan
checked.
j. Direktur Proyek menyerahkan dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi kepada Divisi Procurement.
Document flow diagram proses permintaan material konstruksi pada sistem
2.6.2 Permasalahan Sistem Saat Ini
Pengelolaan data permintaan material konstruksi proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia memiliki beberapa proses yang harus dilakukan yaitu, proses permintaan material konstruksi proyek, pengelolaan persyaratan dokumen vendor, pengelolaan list persyaratan dokumen vendor, pengelolaan kebutuhan inspeksi, pengelolaan proforma daftar kemasan, pengelolaan daftar penyimpangan, pengelolaan dokumen pengiriman dan pengelolaan dokumen terlampir. Sistem penyimpanan data pengelolaan permintaan material konstruksi proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia belum menggunakan Database Management System tetapi masih menggunakan spreed
sheet dan word processing, hal ini menyebabkan terjadinya data ganda dan data
hilang. Dalam pengiriman laporan untuk verifikasi masih menggunakan email
yang menyebabkan tidak efisien waktu. Ketika verifikasi aktor yang terlibat harus melakukan cetak laporan sebelum melakukan verifikasi dan melakukan scan
laporan untuk mengirim kembali laporan. Pada penyimpanan laporan masih membutuhkan tempat yang cukup besar, karena laporan disimpan masih dalam bentuk arsip.
Masalah yang kedua adalah banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyimpanan laporan, verifikasi, dan pengiriman laporan. Pembuatan laporan yang masih manual yang terkadang membuat petugas bisa melakukan
Sistem Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek kurang maksimal
Pengulangan kerja saat Pengiriman dokumen
Pencarian dokumen Membutuhkan
Waktu lama
Penyimpanan dokumen Membutuhkan tempat besar
Peletakan dokumen masih belum terkoordinir
Penyimpanan dokumen dalam bentuk arsip Harus selalu melakukan
scan dan cetak dokumen Melakukan pengiriman
dokumen via email
Penyimpanan dokumen dalam bentuk arsip
Gambar 2. 5 FishboneSistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi
Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
2.7 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru
Kebutuhan sistem yang baru akan dilengkapi dengan fitur-fitur sebagai berikut:
1. Fitur Login
2. Fitur Permintaan Material Konstruksi
Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen permintaan material konstruksi dan memudahkan Manajer Poyek serta Diretur Proyek dalam melakukan verifikasi dokumen permintaan material konstruksi.
3. Fitur Persyaratan Dokumen Vendor
Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan persyaratan dokumen vendor.
4. Fitur List Persyaratan Dokumen Vendor
Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan list persyaratan dokumen vendor.
5. Fitur Persyaratan Inspeksi
Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen persyaratan inspeksi dan tabel persyaratan inspeksi.
6. Fitur Proforma Daftar Kemasan
7. Fitur Daftar Penyimpangan
Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen daftar penyimpangan material konstruksi proyek. 8. Fitur Dokumen Pengiriman
Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan shipping document.
9. Fitur Dokumen Terlampir
Fitur ini memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen terlampir.
10. Fitur Pembuatan Laporan
Fitur ini akan memudahkan Supervisor Construction untuk membuat laporan.
11. Fitur email gateway
33
BAB III
DESAIN SISTEM
Desain sistem adalah spesifikasi atau konstruksi solusi yang teknis dan berbasis komputer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasi dalam analisis sistem (Whitten, 2004). Desain sistem ini akan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain. Desain sistem juga dapat diartikan sebagai sebuah tahapan setelah analisa kebutuhan dari siklus pengembangan sistem yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Sedangkan desain sistem yang akan dijelaskan pada laporan berikut ini adalah menyangkut desain model, desain database serta desain input dan output.
3.1 Sistem Kerja Baru
Sistem kerja yang akan dibuat adalah sistem penyimpanan data pengelolaan permintaan material konstruksi proyek ke database sampai pembuatan laporannya.
3.1.1 Proses Kerja Baru
3.1.1.1Proses Permintaan Material Konstruksi Proyek
Proses permintaan material konstruksi proyek ini digunakan untuk merekap data permintaan material konstruksi untuk proyek, persyaratan-persyaratan yang bersangkutan dan dokumen-dokumen yang harus disertakan. Pada proses ini juga terdapat proses verifikasi dokumen permintaan material konstruksi proyek yang dilakukan oleh Supervisor Construction, Manajer Proyek dan Direktur Proyek. Yang dapat mengunakan fitur ini adalah Supervisor
Construction untuk menyiapkan serta verifikasi dokumen permintaan material
konstruksi, Manajer Proyek dan Direktur proyek untuk verifikasi.
3.1.1.2Proses Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor
Proses Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor ini digunakan untuk merekap data persyaratan dokumen vendor yang menjelaskan tata cara pembuatan, penyerahan dan penyelesaian tiap-tiap dokumen yang nantinya harus disertakan oleh Vendor. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor
Construction untuk menyiapkan persyaratan dokumen vendor dan Divisi
Procurement dapat mencetak persyaratan dokumen vendor.
3.1.1.3Proses Pengelolaan List Persyaratan Dokumen Vendor
untuk menyiapkan list persyaratan dokumen vendor dan Divisi Procurement dapat mencetak list persyaratan dokumen vendor.
3.1.1.4Proses Pengelolaan Kebutuhan Inspeksi
Proses Pengelolaan Kebutuhan Inspeksi ini digunakan untuk merekap data persyaratan inspeksi terhadap material konstruksi yang menjelaskan persyaratan pengujian dan inspeksi untuk material serta dokumen yang terlibat. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan kebutuhan inspeksi dan Divisi Procurement dapat mencetak kebutuhan inspeksi.
3.1.1.5Proses Pengelolaan Proforma Daftar Kemasan
Proses Pengelolaan Proforma Daftar Kemasan ini digunakan untuk merekap data daftar kemasan yang digunakan untuk mengemas material konstruksi saat di kirim ke situs proyek. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah
Supervisor Construction untuk merekap data daftar kemasan dan Divisi
Procurement dapat mencetak proforma daftar kemasan.
3.1.1.6Proses Pengelolaan Daftar Penyimpangan
3.1.1.7Proses Pengelolaan Dokumen Pengiriman
Proses Pengelolaan Dokumen Pengiriman ini digunakan untuk merekap data dokumen maupun sertifikat material yang harus disertakan oleh Vendor nantinya pada saat pengiriman material konstruksi ke situs proyek. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan dokumen pengiriman dan Divisi Procurement dapat mencetak dokumen pengiriman.
3.1.1.8Proses Pengelolaan Dokumen Terlampir
Proses Pengelolaan Dokumen Terlampir ini digunakan untuk me-list
dokumen yang terlibat dalam permintaan material konstruksi proyek. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan dokumen terlampir dan Divisi Procurement dapat mencetak dokumen terlampir.
3.1.1.9Proses Pembuatan Laporan
Proses ini digunakan untuk mengenerate laporan permintaan material. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Direktur Proyek untuk mendapatkan laporan permintaan material.
3.1.2 Prosedur Sistem Kerja Baru
3.1.2.1Prosedur Permintaan Material Konstruksi Proyek
Prosedur dalam permintaan material konstruksi proyek adalah sebagai berikut :
1. Supervisor Construction login, kemudian memilih menu transaksi
permintaan material konstruksi proyek.
2. Supervisor Construction mengisi form permintaan material konstruksi
proyek dan melakukan verifikasi prepared dengan mengisi data diri pada tabel verifikasi. Kemudian memilih tombol simpan untuk menyimpan data permintaan material konstruksi.
3. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data transaksi permintaan material konstruksi berhasil di simpan.
4. Manajer Proyek login, dan memilih menu verifikasi permintaan material konstruksi.
5. Manajer Proyek memilih tombol cari permintaan dan memilih permintaan material konstruksi proyek yang akan di verifikasi checked. Kemudian Manajer Proyek mengisi tabel verifikasi dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data verifikasi permintaan material konstruksi proyek.
6. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data permintaan material konstruksi proyek verifikasi checked telah berhasil di simpan.
8. Direktur Proyek memilih tombol cari permintaan dan memilih permintaan material konstruksi proyek yang akan di verifikasi approved. Kemudian Direktur Proyek mengisi tabel verifikasi dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data permintaan material konstruksi terverifikasi.
9. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data permintaan material konstruksi proyek terverifikasi telah berhasil di simpan dan hasil output form berupa form yang siap cetak.
3.1.2.2Prosedur Persyaratan Dokumen Vendor
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form
permintaan material konstruksi proyek untuk mengisi form selanjutnya yaitu form persyaratan dokumen vendor dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data persyaratan dokumen vendor.
2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data persyaratan dokumen vendor telah berhasil di simpan.
3.1.2.3Prosedur List Persyaratan Dokumen Vendor
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form
persyaratan dokumen vendor untuk mengisi form selanjutnya yaitu form list persyaratan dokumen vendor dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data list persyaratan dokumen vendor.
3.1.2.4Prosedur Kebutuhan Inspeksi
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form list
persyaratan dokumen vendor untuk mengisi form selanjutnya yaitu form kebutuhan inspeksi dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data kebutuhan inspeksi.
2. Sistem akan memberikan permberitahuan bahwa data kebutuhan inspeksi telah berhasl di simpan.
3.1.2.5Prosedur Proforma Daftar Kemasan
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form
kebutuhan inspeksi. Memilih nama Vendor dan memilih tombol cari material konstruksi untuk memilih material konstruksi yang akan di inputkan. Kemudian memilih tombol simpan untuk menyimpan data proforma daftar kemasan.
2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data proforma daftar kemasan telah berhasil disimpan.
3.1.2.6Prosedur Daftar Penyimpangan
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form
2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data daftar penyimpangan telah berhasil disimpan.
3.1.2.7Prosedur Dokumen Pengiriman
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form daftar
penyimpangan untuk mengisi form selanjutnya yaitu form dokumen pengiriman dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data dokumen pengiriman.
2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data dokumen pengiriman telah berhasil disimpan.
3.1.2.8Prosedur Dakomen Terlampir
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form
dokumen pengiriman untuk mengisi form selanjutnya yaitu form dokumen terlampir dengan memilih tombol cari dokumen untuk memilih dokumen yang akan di lampirkan pada dokumen terlampir. Kemudian memilih tombol simpan untuk menyimpan data dokumen terlampir.
2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data dokumen terlampir telah berhasil disimpan.
3.1.2.9Prosedur Pembuatan Laporan
1. Supervisor Construction memilih menu laporan. Dan memilih laporan
proyek, laporan penerimaan material konstruksi proyek dan laporan retur material konstruksi proyek. Kemudian memilih tombol generate laporan. 2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa laporan berhasil di
-generate dan tersimpan.
3. Direktur Proyek memilih menu laporan. Direktur Proyek memasukkan periode dan memilih tombol cari laporan. Maka laporan yang dipilih akan muncul.
3.2 Proses Kerja Baru
Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan dan mendistribusikan data antara sistem dengan lingkungannya dan diantara komponene sistem lainya. Memodelkan proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk mengumpulkan informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data, seperti : Data Flow
Diagram (DFD) sistem saat ini dan DFD sistem yang akan dibangun, Conceptual
Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM).
3.2.1 Hieracy Procces Output
Hieracy Procces Output (HIPO) pada Sistem Informasi Pengelolaan
0
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN MATERIAL KONSTRUKSI PROYEK PT. JFE ENGINEERING
CORPORATION INDONESIA
1 Permintaan Material
Konstruksi Proyek 1.1 Input data permintaan
material konstruksi proyek
1.2 Input Data Persyaratan
Dokumen Vendor 1.3 Input Data List Persyaratan Dokumen Retur Material Konstruksi
Proyek 3.1 Input Data Retur Material
Konstruksi 3.4 Reminder Verifikasi Retur
Material Konstruksi
3.3 Verifikasi Retur Material
Konstruksi Pembuatan laporan retur material konstruksi proyek 1.4
Input Data Kebutuhan Inspeksi
1.5 Input data proforma
daftar kemasan 1.6 Input data daftar
penyimpangan 1.7 Input data shipping
dokumen Cetak Retur Material Konstruksi Terverifikasi
Proses Pengelolaan Berita Acara
2.3.4 Tampil Berita Acara
Verifikasi Prepared Cetak Berita Acara
Terverifikasi Tampil Retur Material
Konstruksi Input Data Material
Receiving Report Input Data Berita
Acara
2.3.5 Tampil Berita Acara
Veirifkasi Prepared Witnessed
2.4.1 Input Data Transmittal
3.2 Tampil Retur Material
Konstruksi Verifikasi Checked
3.2.2 Data Flow Diagram
Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia disajikan dalam bentuk logika yang digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram
(DFD), yang sering digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem.
3.2.2.1Context Diagram
Context diagram adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan
memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. DFD aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ini mempunyai empat entitas pelaku dengan hak akses pada masing-masing bagian. Berikut ini adalah penjelasannya :
a. Supervisor Construction : Berhak menyiapkan dan melakukan verifikasi
prepared transaksi permintaan material
konstruksi proyek.
b. Manajer Proyek : Berhak melakukan verifikasi checked pada transaksi permintaan material konstruksi proyek, c. Direktur Proyek ; Berhak melakukan verifikasi approved pada
dan mengakses semua laporan yang ada pada Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
d. Divisi Procurement : Berhak melakukan cetak dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi, cetak persyaratan dokumen vendor, cetak list persyaratan dokumen vendor, cetak persyaratan inspeksi, cetak tabel persyaratan inspeksi, cetak proforma daftar kemasan, cetak daftar penyimpangan, cetak shipping document, cetak dokumen terlampir.
Context diagram aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material
Dokumen dokumen material konstruksi terverifikasi
Dokumen Transmittal Terverifikasi Dokumen Berita Acara Terverifikasi Dokumen Material Receiving Report Terverifikasi
Tanggal verifikasi witnessed material receiving report
Dokumen Terlampir Dokumen Shipping Dokumen Daftar Penyimpangan Dokumen Proforma Daftar Kemasan
Dokumen Kebutuhan Inspeksi Dokumen List Persyaratan Dokumen Vendor
Dokumen Persyaratan Dokumen Vendor Dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi
Tanggal verifikasi approved dokumen permintaan material konstruksi
Verifikasi approved dokumen permintaan material konstruksi Tampil dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared checked
Tanggal verifikasi checked dokumen permintaan material konstruksi Verifikasi checked dokumen permintaan material konstruksi Tampil dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared
Tanggal verifikasi prepared dokumen permintaan material konstruksi Verifikasi prepared dokumen permintaan material konstruksi
Tampil Dokumen Permintaan Material Konstruksi
Tanggal vendor mengirim dokumen dokumen material Data retur material konstruksi
Dokumen retur material konstruksi
Tampil retur material konstruksi Data Penerimaan Material Konstruksi
Tanggal dokumen retur material konstruksi terverifikasi Verifikasi approved dokumen retur material konstruksi
Tampil retur material konstruksi verifikasi checked
Tanggal verifikasi checked dokumen retur material konstruksi
Verifikasi checked dokumen retur material konstruksi
Tanggal pembuatan dokumen retur material Tanggal verifikasi approved dokumen transmittal Verifikasi approved dokumen transmittal
Tampil Dokumen transmittal
Tanggal paraf dokumen kontrol
Paraf dokumen transmittal Paraf berita acara terverifikasi Paraf material receiving report terverifikasi
Tampil Dokumen transmittal Tampil Berita acara terverifikasi Tampil material receiving report terverifikasi
Data transmittal
Tanggal berita acara terverifikasi
Verifikasi acknowledged berita acara Tampil Berita acara verifikasi prepared witnessed
Tanggal verifkasi witnessed berita acara
Verifkasi witnessed berita acara Tampil Berita acara verifkasi prepared
Tanggal verifikasi prepared berita acara Verifikasi prepared berita acara
Data Berita Acara
Tanggal material receiving report terverifkasi
Material receiving report terverifkasi Verifkasi reviewed material receiving report PJIT Tampil Material receiving report verifikasi prepared witnessed reviewed
Tanggal verifikasi reviewed material receiving report
Verifikasi reviewed material receiving report Tampil Material receiving report verifikasi prepared witnessed
Verifikasi witnessed material receiving report Tampil Material receiving report verifikasi prepared
Tanggal verifikasi prepared material receiving report Verifikasi prepared material receiving report
Data material receiving report
Paraf dokumen dokumen material konstruksi Tampil Dokumen dokumen material konstruksi verifikasi received
Tanggal received dokumen dokumen material konstruksi
Verifikasi received dokumen dokumen material konstruksi Tampil dokumen dokumen material konstruksi
Data dokumen dokumen material konstruksi Data dokumen terlampir
Data shipping Data daftar penyimpangan Data proforma daftar kemasan
Data kebutuhan inspeksi Data list persyaratan dokumen vendor
Data persyaratan dokumen vendor Data permintaan material
0
Sistem Informasi Pengelolaan Material Konstruksi Proyek JFEEI
+
3.2.2.2DFD Level 0
DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. Pada DFD level 0 terdapat gambaran aliran data dari proses permintaan material konstruksi proyek dan proses pembuatan laporan. DFD level 0 diagram Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.3.
3.2.2.3DFD Level 1 Permintaan Material Konstruksi Proyek
J ob No
Data k ary awan [Da ta retu r m a terial k on s truk s i]
Data k ary awan [Da ta tran s m ittal] Data Berita Ac a ra
Data d eta il m a terial rec eiv in g rep o rt
Data k ary awan Data k ary awan
Data m aterial
Em ail Ga teway M a na jer
Gambar 3.4 DFD level 1 Proses Permintaan Material Konstruksi Proyek Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation
Indonesia.
Tanggal Verifikasi Approved Permintaan
[Gambar T ipikal Material] [MT O] [Daftar Item] [Dokumen Catatan Revisi] [Dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi]
No Permintaan [Data Verifikasi Approved Permintaan]
[Verifikasi approved dokumen permintaan material konstruksi]
Data Verifikasi Checked Permintaan
[Tampil dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared checked] [Tanggal verifikasi approved dokumen permintaan material konstruksi] [Tanggal verifikasi checked dokumen permintaan material konstruksi]
Tanggal Verifikasi Checked Permintaan
[Data Verifikasi Checked Permintaan]
[Verifikasi checked dokumen permintaan material konstruksi]
[Tampil dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared]
Data Permintaan Material Konstruksi
Data Verifikasi Prepared Permintaan [Tanggal verifikasi prepared dokumen permintaan material konstruksi]
Tanggal Verifikasi Prepared Permintaan Data Permintaan Material Konstruksi
[Data Material Diminta] [Data Material Konstruksi] [Data Detail Status]
[Data Status]
[Data Verifikasi Prepared Permintaan] [Data Permintaan Material]
[Data Karyawan] [Data Proyek]
[Verifikasi Prepared Permintaan Material Konstruksi] [Data permintaan material]
3 Permintaan Material Konstruksi Proyek
4 Verifikasi Permintaan Material
11 Status Permintaan
12 Detail Status
13 Material Konstruksi
22 Detail Material Diminta
Email Gateway
1.1
3.2.2.4DFD Level 1 Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor
DFD level 1 pengelolaan persyaratan dokumen vendor adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 pengelolaan persyaratan dokumen vendor terdapat 2 proses, yaitu : input data persyaratan dokumen vendor dan cetak persyaratan dokumen vendor. DFD level 1 pengelolaan persyaratan dokumen vendor pada Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.5.
[Dokumen Persyaratan Dokumen Vendor]
No Form Persyaratan [Data Persyaratan Dokumen Vendor]
[No Permintaan] [Data persyaratan dokumen vendor]
Supervisor Construction
Divisi Procurement
3 Permintaan Material Konstruksi Proyek
Gambar 3.5 DFD level 1 Proses Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering
Corporation Indonesia.
3.2.2.5DFD Level 1 Pengelolaan List Persyaratan Dokumen Vendor
persyaratan dokumen vendor pada Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.6.
No List Persyaratan
No Permintaan [Dokumen List Persyaratan Dokumen Vendor]
[Data List Perysratan Dokumen Vendor] [No Form Persyaratan]
[No Permintaan] [Data list persyaratan dokumen vendor]
Supervisor
3 Permintaan Material Konstruksi Proyek
6 List Persyaratan Dokumen Vendor 3.1
Input Data List Persyaratan Dokumen
Vendor
3.2
Cetak List Persyaratan Dokumen Vendor
Gambar 3.6 DFD level 1 Proses Pengelolaan List Persyaratan Dokumen Vendor Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering
Corporation Indonesia.
3.2.2.6DFD Level 1 Pengelolaan Kebutuhan Inspeksi
No Form Inspeksi
[Data Detail Kebutuhan Inspeksi] Supervisor
Construction
Divisi Procurement
3 Permintaan Material Konstruksi Proyek
Gambar 3.7 DFD level 1 Proses Pengelolaan Kebutuhan Inspeksi Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation
Indonesia.
3.2.2.7DFD Level 1 Pengelolaan Proforma Daftar Inspeksi
No Form Proforma [Dokumen Proforma Daftar Kemasan]
[Data Detail Proforma Daftar Kemasan] [Data Proforma Daftar Kemasan] [Data Material Konstruksi]
[Data Vendor] [No Permintaan]
[Data proforma daftar kemasan] Supervisor
Construction
Divisi Procureme
nt
3 Permintaan M aterial Konstruksi Proyek
10 Vendor
13 Material Konstruksi
14 Proforma Daftar Kemasan
15 Detail Proforma Daftar Kemasan 5.1
Input Data Proforma Daftar Kemasan
5.2
Cetak Proforma Daftar Kemasan
Gambar 3.8 DFD level 1 Proses Pengelolaan Proforma Daftar Kemasan Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation
Indonesia.
3.2.2.8DFD Level 1 Pengelolaan Daftar Penyimpangan
No Form Daftar Penyimpang an [Dokumen Daftar Penyimpang an]
[Data Material Menyimpang ] [Data Daftar Penyimpang an]
[Data Vendor] [Data Material Konstruksi]
[No Permintaan]
[Data daftar penyimpang an] Supervisor
Construction
Divisi Procurement
3 Permintaan M aterial Konstruksi Proyek
Input Data Daftar Penyimpang an
6.2
Cetak Daftar Penyimpang an
Gambar 3.9 DFD level 1 Proses Pengelolaan Daftar Penyimpangan Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation
Indonesia.
3.2.2.9DFD Level 1 Pengelolaan Dokumen Pengiriman
No Spesifikasi Peng iriman
[Shipping Document]
[Data Detail Dokumen] [Data Dokumen Peng iriman]
[Data Jenis Dokumen] [No Permintaan]
[Data dokumen peng iriman] Supervisor
Construction
Divisi Procurement
3 Permintaan M aterial Konstruksi Proyek
Input Data Dokumen Peng iriman
7.2
Cetak Dokumen Peng iriman
Gambar 3.10 DFD level 1 Proses Pengelolaan Dokumen Pengiriman Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation
Indonesia.
3.2.2.10 DFD Level 1 Pengelolaan Dokumen Terlampir
Nama Dokumen [Dokumen Terlampir]
[Data Dokumen Terlampir] [Data Dokumen Peng iriman] [Data Daftar Penyimpangan] [Data Proforma Daftar Kemasan]
[Data Kebutuhan Inspeksi] [Data Persyaratan Dokumen Vendor]
[No Permintaan]
3 Permintaan M aterial Konstruksi Proyek
5 Persyaratan Dokumen Vendor
8 Kebutuhan Inspeksi
14 Proforma Daftar Kemasan
16 Daftar Penyimpangan
Input Data Dokumen Terlampir
8.2
Cetak Dokumen Terlampir
Gambar 3.11 DFD level 1 Proses Pengelolaan Dokumen Terlampir Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation
Indonesia.
3.2.2.11 DFD Level 1 Pengelolaan Pembuatan Laporan
[Laporan Permintaan Material Konstruksi]
[Data Verifikas i Permintaan] [Data Detail Material] [Data Material Konstruksi]
[Data Permintaan]
[Laporan Permintaan Material Konstruksi] [Generate Laporan Permintaan Material Konstruksi]
Supervisor Cons truc tion
Direktur Proyek
3 Permintaan Material Kons truks i Proyek
7 Detail Material Diminta 6 Material Kons truks i
21 Verifikasi Permintaan Material 2.1
Pembuatan Laporan Permintaan Material Kons truks i Proyek
Gambar 3.12 DFD level 1 Pengelolaan Pembuatan Laporan Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia
3.3 Desain Database
Database adalah kumpulan file yang saling terkait dari bermacam-macam
record yang memiliki hubungan antar record untuk menyimpan atau merekam
serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Whitten, 2004).
3.3.1 Conceptual Data Model (CDM)
Desain database dari aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan menggunakan Conseptual Data
Model (CDM), yang digunakan untuk melakukan identifikasi entitas, atribut dan
List_Permintaan
Dilengkapi List Persyaratan Vendor
Status Permintaan Permintaan M aterial Konstruksi Proyek No_Permintaan Verifikasi Permintaan M aterial Tanggal_verifikasi
List Persyaratan Dokumen Vendor Kode_List Detail Proforma Daftar Kemasan
Package_style
Gambar 3.13 Diagram CDM Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline Pada Kantor Poyek PT. JFE
CDM Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia terdapat 23 entitas, yaitu : entitas master karyawan, entitas master jabatan, entitas master departemen, entitas master vendor, entitas master material konstruksi, entitas master persyaratan dokumen vendor, entitas master jenis inspeksi, entitas master kebutuhan inspeksi, entitas master jenis dokumen, entitas master status permintaan, entitas transaksi permintaan material konstruksi proyek, entitas transaksi list persyaratan dokumen vendor, entitas transaksi proforma, entitas transaksi daftar penyimpangan, entitas transaksi dokumen pengiriman, entitas transaksi detail kebutuhan inspeksi, entitas transaksi detail proforma daftar kemasan, entitas transaksi detail material menyimpang, entitas transaksi detail dokumen pengiriman, entitas transaksi status, entitas transaksi detail permintaan material, entitas transaksi verifikasi permintaan material konstruksi proyek, etitas transaksi dokumen terlampir.
Keterangan lebih rinci pada masing-masing entitas dijelaskan sebagai berikut : 1. Entitas Master Karyawan
konstruksi proyek. Relasi antara entitas karyawan dengan entitas verifikasi permintaan material konstruksi proyek adalah one to many, dimana
mandatory pada entitas karyawan.
2. Entitas Master Jabatan
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu : entitas karyawan dan entitas departemen. Relasi antara entitas jabatan dengan entitas karyawan adalah
one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas jabatan dan entitas
karyawan. Relasi antara entitas jabatan dengan entitas departemen adalah
many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas jabatan dan entitas
departemen.
3. Entitas Master Departemen
Entitas ini berelasi dengan entitas karyawan. Relasi antara entitas departemen dengan entitas karyawan adalah one to many, dimana
mandatory terdapat pada entitas departemen dan karyawan.
4. Entitas Master Vendor
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu : entitas proforma daftar kemasan, entitas daftar penyimpangan dan entitas permintaan material konstruksi proyek. Relasi antara entitas vendor dengan entitas proforma daftar kemasan adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas vendor dan entitas proforma daftar kemasan. Relasi antara entitas vendor dengan entitas daftar penyimpangan adalah one to many, dimana
Relasi antara entitas vendor dengan entitas permintaan material konstruksi proyek adalah one to many, dimana mandatory berada pada entitas vendor dan entitas permintaan material konstruksi proyek.
5. Entitas Master Material Konstruksi
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu : entitas detail permintaan material, entitas detail material menyimpang dan entitas detail proforma daftar kemasan. Relasi antara material konstruksi dengan entitas detail permintaan material adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas material konstruksi dan entitas detail permintaan material. Relasi antara entitas material konstruksi dengan entitas detail material menyimpang adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas material konstruksi. Relasi antara entitas material konstruksi dengan entitas detail proforma daftar kemasan adalah one to man, dimana
mandatory terdapat pada entitas material konstruksi.
6. Entitas Master Persyaratan Dokumen Vendor
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu : entitas list persyaratan dokumen vendor dan entitas dokumen terlampir. Relasi antara entitas persyaratan vendor dengan entitas list persyaratan dokumen vendor adalah
one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas persyaratan
terlampir adalah one to many, dimana mandatory pada entitas persyaratan dokumen vendor dan dependent pada entitas dokumen terlampir.
7. Entitas Master Jenis Inspeksi
Entitas ini berelasi dengan entitas detail kebutuhan inspeksi. Relasi antara entitas jenis inspeksi dengan entitas detail kebutuhan inspeksi adalah one
to many, dimana mandatory terdapat pada entitas jenis inspeksi.
8. Entitas Master Kebutuhan Inspeksi
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu : entitas detail kebutuhan inspeksi dan entitas dokumen terlampir. Relasi antara entitas kebutuhan inspeksi dengan entitas detail kebutuhan inspeksi adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas kebutuhan inspeksi dan entitas detail kebutuhan inspeksi. Relasi antara entitas kebutuhan inspeksi adalah
one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas kebutuhan inspeksi
dan dependent pada entitas dokumen terlampir.
9. Entitas Master Jenis Dokumen
Entitas ini berelasi dengan entitas detail dokumen pengiriman. Relasi antara entitas jenis dokumen dan entitas detail dokumen pengiriman adalah
one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas jenis dokumen dan
10. Entitas Master Status Permintaan
Entitas ini berelasi dengan entitas detail status. Relasi antara entitas status permintaan dengan entitas detail status adalah one to many, dimana
mandatory terdapat pada entitas status permintaan dan entitas detail status.
11. Entitas Transaksi List Persyaratan Dokumen Vendor
Entitas ini berelasi dengan entitas persyaratan dokumen vendor dan entitas permintaan material konstruksi proyek. Relasi antara entitas list persyaratan dokumen vendor dengan entitas persyaratan dokumen vendor adalah many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas list persyaratan dokumen vendor dan entitas persyaratan dokumen vendor. Relasi antara entitas list persyaratan dokumen vendor dengan entitas permintaan material konstruksi proyek adalah many to many, dimana
mandatory terdapat pada entitas list persyaratan dokumen vendor dan
entitas permintaan material konstruksi proyek.
12. Entitas Transaksi Permintaan Material Konstruksi Proyek
mandatory terdapat pada entitas permintaan material konstruksi proyek dan entitas verifikasi permintaan material konstruksi proyek. Relasi antara entitas permintaan material konstruksi proyek dengan entitas karyawan adalah many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas karyawan. Relasi antara entitas permintaan material konstruksi proyek dengan entitas detail status adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas permintaan material konstruksi proyek dan entitas detail status. Relasi antara entitas permintaan material konstrukasi proyek dengan entitas detail permintaan material adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas permintaan material konstruksi proyek dan entitas detail permintaan material. Relasi antara entitas permintaan material konstruksi dengan entitas dokumen pengiriman adalah one to many, dimana
mandatory terdapat pada entitas permintaan material konstruksi proyek
antara entitas permintaan material konstruksi proyek dengan entitas list persyaratan dokumen vendor adalah many to many, dimana mandatory
terdapat pada entitas permintaan material konstruksi proyek dan entitas list persyaratan dokumen vendor. Relasi antara entitas permintaan material konstruksi proyek dengan entitas dokumen terlampir adalah many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas permintaan material konstruksi proyek dan entitas dokumen terlampir
13. Entitas Transaksi Proforma
Entitas ini berelasi dengan 4 entitas, yaitu : entitas vendor, entitas detail proforma daftar kemasan, entitas permintaan material konstruksi proyek dan entitas dokumen terlampir. Relasi antara entitas proforma daftar kemasan dengan entitas vendor adalah many to one, dimana mandatory
terdapat pada entitas proforma daftar kemasan dan entitas vendor. Relasi antara entitas proforma daftar kemasan dengan entitas detail proforma daftar kemasan adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas proforma daftar kemasan. Relasi antara entitas proforma daftar kemasan dengan entitas permintaan material konstruksi proyek adalah
many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas proforma daftar
kemasan dan entitas permintaan material konstruksi proyek. Relasi antara entitas proforma daftar kemasan dengan entitas dokumen terlampir adalah
one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas proforma daftar
14. Entitas Transaksi Daftar Penyimpangan
Entitas ini berelasi dengan 4 entitas, yaitu : entitas permintaan material konstruksi proyek, entitas vendor, entitas detail material menyimpang dan entitas dokumen terlampir. Relasi antara entitas daftar penyimpangan dengan entitas permintaan material konstruksi proyek adalah many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas daftar penyimapngan dan entitas permintaan material konstruksi proyek. Relasi antara entitas daftar penyimpangan dengan entitas vendor adalah many to one, dimana
mandatory terdapat pada entitas daftar penyimpangan dan entitas vendor.
Relasi antara entitas daftar penyimpangan dengan entitas detail material menyimpang adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas daftar penyimpangan. Relasi antara entitas daftar penyimpangan dengan entitas dokumen terlampir adalah one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas daftar penyimpangan dan dependent terdapat pada entitas dokumen terlampir.
15. Entitas Transaksi Dokumen Pengiriman
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu : entitas permintaan material konstruksi proyek, entitas detail dokumen pengiriman dan entitas dokumen terlampir. Relasi antara dokumen pengiriman dengan entitas permintaan material konstruksi proyek adalah many to one, dimana mandatory
