RESENSI PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI “MANAJEMEN PENDIDIKAN BERBASIS SEKOLAH”
Dosen pengampu: Widjiningdih,M.Pd
Disusun Oleh :
Nurul Muslimah 09513241032 Pendidikan Teknik Busana Reguler
Sumber Buku :
Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah Buku 3 Panduan Monitoring dan Evaluasi
Penyusun buku
Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Pendidikan Dasar dan Menengah Direktorat Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama
Tahun 2001 Digandakan melalui
Proyek Peningkatan Mutu SLTP Jakarta Dit.SLTP Ditjen Dikdasmen,Depdiknas
BAB I PENDAHULUAN
Buku ini merupakan penyempurnaan Buku 3 dari Seri Buku Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah (MPMBS) edisi 3 tahun 2001 dengan judul yang sama yaitu Panduan Monitoring dan Evaluasi. Berdasarkan masukan dan pengalaman pelaksanaan MPMBS selama ini, maka dilakukan penyempurnaan isi Buku 3. Tidak ada perubahan mendasar dari penyempurnaan Buku 3 dan karenanya penyempurnaan yang dilakukan semata-mata pengayaan dan penajaman isinya.
Buku ini ditujukan untuk penyelenggara pendidikan, Dinas Pendidikan tingkat Kabupaten/Kota, Propinsi, maupun Pusat (Departemen).
BAB II ISI RESENSI A. PENGERTIAN DASAR
Monitoring merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengawasi atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program sekolah. Fokus monitoring adalah untuk mendapatkan informasi mengenai pelaksanaan program sekolah, bukan pada hasilnya. Lebih spesifiknya, fokus monitoring adalah pada komponen proses pelaksanaan program, baik menyangkut proses pengambilan keputusan, pengelolaan kelembagaan, pengelolaan program, maupun pengelolaan proses belajar mengajar di sekolah. Monitoring dilakukan untuk tujuan supervisi, yaitu untuk mengetahui apakah program sekolah berjalan sebagaimana yang direncanakan, apa hambatan yang terjadi dan bagaimana cara mengatasi masalah tersebut. Dengan kata lain monitoring menekankan pada pemantauan proses pelaksanaan program dan sedapat mungkin tim/petugas memberikan saran untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan pelaksanaan program-program di sekolah.
maka program tersebut dianggap tidak efektif (gagal).Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program sekolah mencapai sasaran yang diharapkan. Evaluasi menekankan pada aspek hasil (output). Konsekuensinya, evaluasi baru dapat dilakukan jika program sekolah sudah berjalan dalam satu periode, sesuai dengan tahapan sasaran yang dirancang. Misalnya untuk satu tahun pelajaran.Dapat juga untuk satu catur wulan atau satu semester, jika memang programnya dirancang dengan tahapan catur wulan/semester.
Hasil M&E berupa informasi untuk pengambilan keputusan, sehingga informasi/datanya harus dapat dipertanggungjawabkan (valid dan reliable). Informasi dan simpulan hasil monitoring diharapkan dapat digunakan untuk mengambil keputusan tentang apa yang perlu dilakukan untuk membantu agar program sekolah berhasil seperti yang diharapkan. Informasi dan simpulan hasil evaluasi diharapkan untuk mengambil keputusan tentang program sekolah secara utuh, mulai dari kesesuaian dengan kebutuhan masyarakat dan tuntutan masa depan (konteks), input, proses, output yang ditargetkan maupun outcome yang diharapkan, dan juga untuk program-program tahun berikutnya.
1. Instansi yang bertugas melakukan M & E
a. Kepala sekolah melaksanakan M&E terhadap program-program yang dilaksanakan disekolahnya, baik yang fokusnya pada monitoring pelaksanaan program maupun pada evaluasi hasil program. M&E seperti ini disebut M&E internal. Dengan cara itu diharapkan kepala sekolah mengetahui perkembangan pelaksanaan program sekolah dan memberikan solusi jika terjadi masalah. M&E oleh kepala sekolah dilakukan secara periodik dan hasilnya dicatat sebagai dokumen. Dokumen tersebut digunakan sebagai bahan penyusunan laporan kemajuan dan untuk bahan konsultasi ketika ada M&E dari Dinas Pendidikan Kabupaten/kota atau Dinas Pendidikan Propinsi atau Direktorat.
b. Dinas Pendidikan Kabupaten/kota melaksanakan M&E sebagai bagian tugas fungsional pembinaan sekolah. Dengan demikian M&E yang dilaksanakan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten mencakup seluruh sekolah yang berada di kabupaten/kota yang bersangkutan. Bukankah M&E merupakan bagian dari pembinaan sekolah? Hasil M&E yang berupa rangkuman esensial sebaiknya disampaikan kepada Dinas Pendidikan Propinsi dan Direktorat SLTP, untuk bahan pengambilan keputusan di tingkat propinsi dan nasional. c. Dinas Pendidikan Propinsi juga melakukan M&E secara sampling untuk validasi hasil
d. Direktorat SLTP melaksanakan M&E secara sampling untuk validasi hasil-hasil monitoring yang dilakukan Dinas Pendidikan Kabupaten dan Propinsi, untuk keperluan pengembangan konsep dan program sekolah di tingkat nasional.
2. Komponen dan Indikator
Secara umum, M&E program sekolah mencakup lima komponen utama, yaitu: (a) konteks, (b) input, (c) proses, (d) output, dan (e) outcome.
a. Konteks
M&E komponen konteks pada dasarnya mempertanyakan apakah program sekolah sesuai dengan landasan hukum dan kebijakan pendidikan, tantangan masa datang, dan kondisi lingkungan sekolah. Komponen konteks mencakup indikator yang mempertanyakan apakah program sekolah sesuai dengan: (a) landasan hukum/kebijakan pendidikan yang berlaku, (b) kondisi geografis dan sosial ekonomi masyarakat, (c) tantangan masa depan bagi lulusan, (d) aspirasi pendidikan masyarakat sekitar, (d) daya dukung masyarakat terhadap program pendidikan.
Indikator-indikator tersebut seharusnya menjadi landasan sekolah dalam merumuskan visi, misi, dan tujuan. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan M&E, yang dipertanyakan adalah: apakah visi, misi,dan tujuan serta sasaran yang dirumuskan telah sesuai dengan indikator-indikator eksternal tersebut di atas.
b. Input
Idealnya indikator-indikator input tersebut telah siap sehingga proses pendidikan yang diprogramkan dapat berjalan dengan baik.Di dalam pelaksanaan M&E dipertanyakan apakah sumberdaya manusia (guru, tata usaha, siswa), berbagai rancangan pembelajaran sebagai aplikasi kurikulum, berbagai sarana pendukung kegiatan pendidikan yang diperlukan (perpustakaan,ruang kelas, laboratorium dan sebagainya), anggaran operasional pendidikan, dan sebagainya telah disusun atau diadakan sesuai kebutuhan.
c. Proses
M&E komponen proses pada dasarnya mempertanyakan apakah proses pengolahan input telah sesuai dengan yang seharusnya. Artinya apakah proses tersebut telah sesuai dengan prinsip yang diyakini atau terbukti baik.Komponen proses dalam penyelenggaraan MPMBS mencakup antara lain indikator: (a) proses belajar mengajar yang efektif, (b) kepemimpinan sekolah yang kuat, (c) penciptaan lingkungan sekolah yang aman dan tertib, (d) pengelolaan tenaga kependidikan yang efektif, (e) pemilikan budaya mutu, (f) kerjasama tim kerja yang kuat, (g) kemandirian, (h) partisipasi yang tinggi dari warga sekolah dan masyarakat,(h) keterbukaan, (i) kemauan untuk berubah (inovasi), (j) evaluasi dan perbaikan secara berkelanjutan, (k) responsive dan antisipatif terhadap kebutuhan, (l) komunikasi yang baik, (m) akuntabilitas, dan (n) sustainibilitas.
Idealnya indikator-indikator dalam komponen proses tersebut berjalan sesuai dengan prinsip dan konsep yang dijadikan landasan berpikir. Oleh karena itu, dalam M&E dipertanyakan apakah proses-proses yang terkait dengan program yang diajukan telah berjalan seperti prinsip yang melandasi MPMBS.
d. Output
kerajinan, prestasi dalam olahraga, aktivitas keagamaan, kesenian dan sebagainya. Juga sangat mungkin ada output yang bersifat antara, misalnya intensitas kehadiran guru, intensitas belajar mengajar, dan sebagainya. Namun hasil antara tersebut harus benar-benar sebagai wahana untuk mewujudkan hasil belajar.
Idealnya output tersebut sesuai dengan yang dicantumkan sebagai sasaran program, misalnya peningkatan skor (gain score) evaluasi hasil belajar nasional dari 0 (nol) menjadi 0,5. Sebagai contoh di suatu SLTP, rata-rata nilai Matematika lulusan pada tahun lalu 6,0. Pada saat siswa tersebut lulus SD, rata-rata nilainya juga 6,0. Berarti peningkatan nilai (dari SD ke SLTP) Matematika 6,0-6,0 = 0. Pada tahun ini peningkatan nilai diharapkan naik menjadi 0,5. Artinya, jika rata-rata nilai Matematika SD dari siswa kelas tiga saat ini 6,2 maka diharapkan ketika lulus SLTP rata-rata nilai Matematikanya menjadi 6,7. Jadi yang dijadikan ukuran bukan perbedaan nilai tahun lalu dengan nilai sekarang, tetapi peningkatan nilai mereka saat lulus SD dan lulus SLTP.
Sasaran peningkatan prestasi olahraga dapat juga berupa peningkatan peringkat kejuaraan, yaitu dari juara ketiga menjadi juara kedua, atau jumlah artikel yang dihasilkan siswa meningkat dari 12 buah menjadi 15 buah setiap bulan.Jika memungkinkan, ukuran output tidak hanya terbatas pada ukuran kuantitatif, tetapi juga kualitatatif. Dalam evaluasi dipertanyakan apakah sasaran berupa output tersebut dapat terealisasi atau tidak.
Dalam M&E komponen output, ketercapaian sasaran itulah yang dilihat, termasuk masalah yang terjadi jika ternyata sasaran tidak tercapai. Dalam contoh di atas sasaranya peningkatan nilai (gain score).
e. Outcome
M&E komponen outcome pada dasarnya mempertanyakan dampak dari program sekolah. Dampak biasanya muncul setelah output terjadi beberapa lama. Dampak dapat terjadi pada siswa (tamatan), misalnya diterima-tidaknya diperguruan tinggi, waktu tunggu mendapatkan pekerjaan, gaji/ penghasilan setelah bekerja dan sebagainya. Dampak juga dapat mengenai sekolah, misalnya peningkatan popularitas sekolah, tingkat kepercayaan masyarakat kepada sekolah dan sebagainya.
a. M&E internal oleh kepala sekolah yang memfokuskan pada monitoring pelaksanaan program sekolah dilaksanakan secara periodik sepanjang tahun, misalnya setiap minggu.Dengan melaksanakan M&E setiap minggu diharapkan kepala sekolahmengetahui betul perkembangan pelaksanaan program sekolah yang sedang berjalan, dan sedini mungkin mengetahui kendala yang muncul sehingga dapat membantu penanggungjawabnya dalam mencari pemecahannya. Kepala sekolah dibantu oleh tim guru juga perlu melakukan M&E yang memfokuskan pada evaluasi hasil program sekolah pada akhir tahun akademik atau akhir pelaksanaan program sekolah. b. M&E oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/kota dilaksanakan minimal dua kali dalam satu
tahun pelajaran, dan tentu saja lebih baik jika lebih dari dua kali. Jika hanya dua kali, sebaiknya satu kali M&E dilakukan di saat KBM berjalan efektif yaitu antara agustus sampai dengan April, sedangkan yang kedua dilaksanakan pada saat hasil program sudah diketahui, yaitu antara bulan Juni dan Juli.
c. M&E oleh Dinas Pendidikan Propinsi dilaksanakan pada saat KBM efektif sedang berlangsung (Agustus-April), agar dapat mengetahui proses pelaksanaan program dan petugas dapat bertemu dengan siswa dalam keadaan KBM berjalan.Data hasil sekolah dapat juga diambil dari laporan sekolah dan laporan M&E yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/kota. Namun data dari laporan yang dibuat oleh sekolah perlu dicek kebenarannya di lapangan.
d. M&E oleh Direktorat SLTP juga dilaksanakan ketika KBM efektif berjalan di sekolah, yaitu antara Agustus-April. Data hasil pelaksanaan program sekolah dapat diperoleh dari laporan M&E oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/kota dan M&E yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Propinsi.
e. Setiap dua atau tiga tahun sekali dilakukan penilaian secara komprehensif terhadap sekolah sebagai school review.Jika diperlukan, school review dilaksanakan oleh institusi independen. Perlu dicatat bahwa M&E haruslah dilakukan oleh orang yang benar-benar mengerti tentang M&E dan telah mempelajari program-program yang dimiliki sekolah. Untuk Dinas Pendidikan Kabupaten/kota, M&E sebaiknya dilakukan oleh pengawas yang memang secara fungsional bertugas untuk pembinaan sekolah. Sebelum melakukan M&E sebaiknya petugas/pengawas mempelajari lebih dahulu rogram sekolah yang akan dikunjungi. Juga mempelajari laporan kemajuan yang disusun oleh sekolah pada setiap akhir catur wulan/semester (jika sudah ada) dan laporan akhir tahun sebelumnya.
Sumber data M&E adalah: (a) dokumen, (b) persepsi orang (responden) dan (c) hasil pengamatan.
a. Dokumen mencakup antara lain dokumen program sekolah, data sosial ekonomi orangtua siswa, jumlah siswa dan guru serta fasilitas yang dimiliki sekolah maupun yang ada di lingkungannya.
b. Orang (responden) akan memberikan data tentang persepsi mereka terhadap keterbukaan manajemen sekolah, kerjasama antara warga sekolah maupun sekolah dengan lingkungan, kemandirian sekolah dalam menyusun kebijakan, akuntabilitas program sekolah dicocokkan dengan kondisi siswa, serta sustainibilitas (keberlanjutan) program-program sekolah.
c. Hasil pengamatan akan memberikan data antara lain berupa keterlibatan warga sekolah dalam kegiatan di sekolah seperti KBM di sekolah, latihan olahraga atau kesenian, kondisi fasilitas yang dimiliki sekolah, dan antusiasme warga sekolah dalam suatu kegiatan tertentu. Sumber data M&E harus disesuaikan dengan data yang diperlukan. Ketiga sumber data tersebut dapat digunakan, sedangkan data apa yang perlu digali dari setiap sumber dapat dilihat pada instrumen/kuesioner dan panduan observasi, dokumentasi, dan wawancara.
5. Metoda Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada dasarnya dilakukan melalui:
a. Metoda dokumentasi untuk mencermati dokumen-dokumen program sekolah, kondisi sosial ekonomi orangtua siswa, fasilitas yang dimiliki sekolah, dan hasil-hasil yang dicapai oleh program sekolah seperti nilai hasil belajar nasional, hasil berbagai kejuaraan, dan sebagainya;
b. Metoda wawancara untuk menggali pendapat beberapa warga sekolah dan orangtua secara mendalam terhadap program sekolah, proses penyusunan program maupun pelaksanaannya;
c. Metoda observasi untuk menggali data yang terkait dengan kegiatan program sekolah yang sedang berjalan maupun hasil-hasilnya;
d. Metoda kuesioner untuk menggali pendapat warga sekolah yang terkait dengan program sekolah secara ekstensif.
mengantisipasi adanya data yang tidak sesuai atau bertentangan satu dengan lainnya.Demikian pula metoda observasi diharapkan dapat melengkapi atau pemeriksaan ulang dari data yang diperoleh dari data dokumen atau sebaliknya.
6. Instrumen M&E
Secara umum, panduan M&E dan instrumen dikembangkan oleh Direktorat SLTP. Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kabupaten/kota diharapkan mencermati panduan beserta instrumen tersebut dan diharapkan melakukan penyempurnaan sesuai dengan program-program sekolah dan kondisi daerahnya.Instrumen terdiri dari: kuesioner dan panduan observasi, dokumentasi dan wawancara. Kuesioner meliputi kuesioner untuk kepala sekolah,kuesioner untuk guru, kuesioner untuk siswa, kuesioner untuk tata usaha dan kuesioner untuk orangtua. Petunjuk penilaian, kisi-kisi instrumen, dan contoh Instrumen.
Perlu dipahami bahwa kondisi sekolah dan permasalahan yang dihadapi sangat bervariasi. Oleh karena itu, tidak mungkin disusun instrumen yang rinci untuk masing-masing sekolah. Instrumen pada panduan ini sifatnya umum, dan setiap petugas M&E diharapkan menyesuaikan dengan kondisi sekolah yang dikunjungi.
B. MONITORING DAN EVALUASI EKSTERNAL
Monitoring dan Evaluasi eksternal (yang dilakukan oleh orang luar) terbagi menjadi tiga tahap,yaitu (1) tahap persiapan,(2) tahap pelaksanaan,dan (3) tahap pelaporan.Berikut ini dilakukan oleh tim M&E di Propinsi atau kabupaten/kota.
1. Tahap Persiapan
Review di tingkat sekolah dilakukan oleh tim pelaksana M&E internal (Kepala sekolah, Guru, dan staf terkait). Review di tingkat kabupaten/kota/Propinsi dilakukan oleh pengawas dan atau staf Dinas Pendidikan Kabupaten/kota/Propinsi yang memahami manajemen sekolah dan jika perlu melibatkan ahli dari pihak luar (eksternal).Secara umum, beberapa komponen utama yang perlu ada dalam rancangan M&E antara lain: (a) penentuan fokus dan tujuan, (b) penentuan komponen dan indikator, (c) rancangan pengumpulan data dan pengembangan instrumen, (d) penyusunan rencana kerja.
a. Penentuan Fokus dan Tujuan
Fokus kegiatan M&E perlu ditentukan, yaitu apakah lebih menekankan pada kegiatan monitoring atau pada evaluasi. Seperti dikemukakan di muka, monitoring memfokuskan pada perolehan informasi mengenai pelaksanaan program sekolah, sedangkan evaluasi memfokuskan pada hasil program sekolah. Di samping itu, mengacu pada program-program sekolah yang sedang atau telah dilaksanakan, perlu ditentukan tujuan M&E secara jelas dan operasional sehingga kriteria pencapaiannya dapat diukur dan mudah diketahui. Berkaitan dengan hal tersebut, perlu dilakukan pencermatan terhadap program sekolah yang akan di M&E.
b. Pengembangan Komponen dan Indikator
Komponen dan indikator program sekolah yang akan di M&E perlu ditentukan. Penentuan komponen ini didasarkan pada tujuan diselenggarakannya M&E dan substansi program sekolah. Untuk kegiatan monitoring, komponen yang perlu dipantau terutama mengenai komponen proses pelaksanaan, termasuk kondisi masukan dan pengelolaannya dalam rangka proses pelaksanaan program sekolah tersebut. Adapun untuk kegiatan evaluasi program sekolah mencakup komponen konteks, masukan, proses, dan keluaran, serta dampak. Penentuan indikator dan kriteria yang digunakan untuk M&E sangat terkait dengan komponen yang akan di M&E. Indikator merupakan penjabaran dari komponen-komponen program yang akan di M&E. Dalam hal ini, setiap komponen dijabarkan menjadi indikator-indikator, termasuk kriteria pencapaiannya.
c. Rancangan Pengumpulan Data dan Pengembangan Instrumen
mengembangkan instrumen. Pengembangan instrumen dilakukan dengan mengacu pada komponen-komponen program yang akan di M&E. Penyusunan instrumen mencakup enentuan jenis instrumen dan isi instrumen. Isi instrumen hendaknya disusun berdasarkan kisi-kisi substantif dari komponen dan indikator, dan perlu dilakukan validasi serta uji coba untuk memperoleh instrumen yang valid dan reliable. Satu komponen dapat dijabarkan menjadi beberapa indikator. Sebagai gambaran, contoh instrumen M&E pada lampiran dapat digunakan sebagai acuan untuk dikembangkan sesuai program dan kondisi sekolah/daerah.
d. Penyusunan Rencana Kerja
Rencana kerja pelaksanaan M&E perlu disusun, mencakup berbagai kegiatan dalam M&E, terutama pengumpulan data, analisis data, pembuatan laporan, dan tindak lanjutnya. Dalam hal ini, perlu disusun jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, pelaksana atau evaluator, hasil yang diharapkan, instrumen dan metode yang digunakan, serta subyek atau sumber data.
2. Tahap Pelaksanaan
Sebagaimana disebutkan di bagian terdahulu, M&E oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/kota sebaiknya minimal dilakukan sebanyak dua kali. M&E yang pertama dilakukan antara bulan Agustus sampai dengan April, yaitu ketika kegiatan pembelajaran efektif sedang berlangsung. M&E yang kedua dilakukan pada bulan Juni atau Juli, yaitu ketika kegiatan pembelajaran telah selesai dan hasil-hasilnya dapat diketahui. Jika M&E dapat dilakukan lebih dari dua kali, maka yang ketiga dan seterusnya dapat dilakukan pada waktu lain selama proses pembelajaran efektif sedang berlangsung, misalnya satu kali pada setiap catur wulan atau dua kali pada setiap semester. Perlu diperhatikan bahwa waktu pelaksanaan M&E juga terkait dengan fokus M&E. Jika M&E dilakukan untuk melakukan evaluasi komprehensif terhadap suatu program sekolah, maka waktu pelaksanaannya pada akhir pelaksanaan program tersebut (misalnya pada akhir tahun pelajaran/akademik).
wawancara untuk kontrolnya. Juga hasil observasi dapat dicek dengan data dokumen. Responden pengisi kuesioner terdiri dari kepala sekolah, guru, tata usaha, siswa dan orang tua. Oleh karena itu, kedatangan tim M&E ke sekolah perlu diatur agar dapat bertemu langsung dengan responden tersebut.
Sebaiknya tim M&E memilih sendiri responden yang ingin diminta mengisi kuesioner atau diwawancarai, dan tidak meminta kepala sekolah untuk menunjuk orang/siswa. Mengapa? Agar diperoleh informasi yang objektif, jujur dan tidak cenderung membaik-baikan atau sebaliknya menjelek-jelekkan. Namun harus diupayakan responden yang mengetahui kondisi atau program-program sekolah, sehingga dapat memberikan penilaian. Sebagai contoh, ketika memilih orangtua sebagai responden, sebaiknya yang aktif dalam kegiatan sekolah. Orangtua yang tidak pernah hadir jika diundang rapat, tentu tidak mengetahui kegiatan sekolah.
Responden untuk wawancara pada dasarnya sama dengan responden pengisi kuesioner dengan maksud mengecek isian mereka.Atau responden lain untuk mengecek isian kuesioner teman mereka. Misalnya isian kuesioner dari seorang guru dicek melalui wawancara dengan guru lain. Yang penting, arahnya untuk mencari informasi yang sebenarnya. Jika terjadi perbedaan perlu dilakukan trianggulasi, yaitu menanyakan ke orang ketiga untuk mendapatkan informasi sebenarnya.
A. Pengisian Kuesioner.
a. Responden untuk setiap sekolah terdiri dari: kepala sekolah, 3 orang guru, 2 orang staf TU, 3 orang siswa, dan 1 orang pengurus BP3. Instrumen untuk setiap responden terlampir.
b. Pemilihan responden diupayakan bukan orang yang ditunjuk oleh kepala sekolah, tetapi dipilih oleh petugas M&E dari guru/staf TU/siswa secara acak. Khusus untuk guru sebaiknya satu orang dari wakil kepala sekolah, satu orang guru senior dan satu orang guru yunior. Untuk responden dari tata usaha, satu orang dipilih KTU atau bendahara dan satu orang lainnya dari staf tata usaha biasa. Untuk siswa, seorang responden diambil dari pengurus OSIS dan dua lainnya dari siswa yang bukan pengurus OSIS.
c. Usahakan agar responden mengisi kuesioner secara terpisah/tidak saling mencontoh dan tidak dilihat oleh kepala sekolah, sehingga dapat bebas mengisinya.
meyakinkan bahwa isian semata-mata untuk penyempurnaan program sekolah dan tidak akan berpengaruh kepada karier pengisi atau nilai siswa yang mengisinya. e. Pengisian kuesioner harus selesai pada hari itu juga dan hasilnya dibawa pulang oleh
petugas yang datang ke sekolah. Isian kuesioner seorang responden tidak boleh dilihat oleh responden lain dan juga oleh kepala sekolah.
B. Penggalian Data Dokumen
a. Data dokumen yang perlu dicermati adalah: (1) rancangan program sekolah, (2) data latar belakang sosial ekonomi orangtua siswa, (3) program jangka panjang sekolah (jika ada), RAPBS tahun ini dan beberapa tahun yang lewat, (4) data tentang kegiatan sekolah dan prestasi yang dicapai, (5) data prestasi siswa khususnya yang terkait dengan capaian target dalam program sekolah, (6) laporan pelaksanaan program sekolah, jika sudah ada, serta (7) data lain yang diperlukan.
b. Ketika mencermati data dokumen harus selalu diingat data yang sebelumnya sudah ditemukan. Misalnya jika pada isian kuesioner disebutkan pelaksanaan suatu program mencapai 60%, perlu dicek apakah catatan-catatan yang ada sesuai dengan isian tersebut. Jika isian kuesioner mengatakan upaya peningkatan olahraga bola voly mencapai sasaran, dari juara ketiga menjadi juara kesatu, perlu dicek apakah data dokumen juga mendukung isian tersebut.
c. Ketika mencermati data dokumen perlu diarahkan untuk menjawab pertanyaan: (1) Apakah program sekolah sesuai dengan kebutuhan masyarakat (akuntabel)? Pertanyaan ini dijawab dengan cara mencocokan isi program-program sekolah dengan kondisi sekolah dan karateristik latar belakang sosial ekonomi orangtua.(2) apakah sasaran yang diajukan realistik? Pertanyaan ini dicermati dari data tentang kesiapan komponen fungsi-fungsi pendukung (komponen input) untuk mencapai sasaran tersebut, misalnya jumlah dann kualitas guru, ketersediaan alat dan sebagainya. (3) Apakah sasaran yang disebutkan pada program sekolah tercapai, dengan mencocokkan sasaran tersebut dengan dokumen tentang pencapaiannya di akhir tahun pelajaran. (4) Apakah dampak program sekolah tersebut terhadap kepercayaan masyarakat. Pertanyaan ini dijawab dengan melihat perkembangan jumlah calon siswa pendaftar dan peningkatan partisipasi masyarakat terhadap program-program sekolah. (5) Akuntabilitas keuangan, dengan mencermati bukti-bukti pembukuan sehingga diketahui apakah penggunaan dana sudah sesuai dengan program sekolah dan dapat dipertanggungjawabkan administrasinya.
a. Observasi dilakukan untuk mencermati kegiatan sekolah atau bukti fisik yang berkaitan dengan program sekolah,misalnya KBM, kegiatan olahraga, hasil pengadaan fasilitas tertentu, rapat guru dan sebagainya.
b. Ketika melakukan observasi sebaiknya telah dipastikan data apa yang ingin didapatkan. Di samping itu juga telah mencermati data awal, baik dari program sekolah maupun isian kuesioner, sehingga observasi dapat tearah.
c. Hasil observasi diharapkan dapat menjawab pertanyaan: (1) Apakah manajemen sekolah cukup terbuka? Pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan melihat apakah rapat guru berjalan dengan demokratis dan apakah program sekolah tersedia dan dapat dibaca oleh guru dan tatausaha bahkan orangtua siswa. (2) Apakah kegiatan yang diprogramkan berjalan dengan baik? Jawaban pertanyaan tersebut dicermati misalnya KBM yang diprogramkan, kegiatan diperpustakaan, kessuaian fasilitas yang diadakan dengan pengajuan pada program sekolah dan sebagainya.
D. Wawancara
a. Wawancara dilakukan untuk menggali persepsi responden terhadap proses pelaksanaan program sekolah di sekolah.Wawancara juga digunakan untuk mencek data lain yang sudah lebih dahulu diperoleh. Misalnya data dokumen tentang kondisi sosial ekonomi orangtua dapat dicek ketika wawancara dengan orangtua siswa. Data keterbukaan yang diperoleh dari kuesioner dapat dicek dengan wawancara dengan guru, tata usaha, siswa dan orangtua.
b. Hasil wawancara diharapkan dapat mengungkap pertanyaan: (1) Apakah betul bahwa penyusunan program sekolah dilakukan secara bersama-sama antara pimpinan sekolah, guru, tata usaha, wakil siswa dan wakil orangtua? (2) Apakah betul semua warga sekolah, khususnya guru mengetahui apa saja program sekolah? (3) Apakah betul bahwa alokasi anggaran diketahui oleh warga sekolah? (4) Apakah betul kerjasama antara warga sekolah semakin membaik? (5) Apakah betul kerjasama antara sekolah dengan masyarakat semakin meningkat? (6) Apakah penggunaan dana dilakukan secara terbuka? (7) Apakah program-program sekolah diyakini akan terus berlanjut, karena memang merupakan kebutuhan sekolah?
c. Semua yang ditanyakan pada butir (b) di atas juga ditanyakan pada kuesioner. Wawancara lebih banyak melakukan pendalaman atau pemeriksaan tentang isian kuesioner. Oleh karena itu sebaiknya sebelum melakukan wawancara isian kuesioner telah dibaca dan dipahami lebih dahulu.
Kabupate/Kota. Oleh karena itu, petugas M&E seharusnya membaca secara cermat program sekolah dan laporan kemajuan dari sekolah, sehingga telah memiliki gambaran cukup baik sebelum datang ke sekolah. Bahkan laporan itu juga dapat dipahami sebagai sumber data yang nantinya dicek (divalidasi) ketika mengunjungi sekolah.Jika sekolah sudah melaksanakan program sekolah selama satu tahun pelajara, maka di akhi rtahun pelajaran tersebut sekolah menyusun laporan akhir dan mengirimkannya ke Dinas Pendidikan Kabupate/Kota.
Khusus untuk masalah keuangan diperlukan pencermatan tersendiri.Sebagaimana diketahui sekolah menerima dana untuk penyelenggaraan pendidikan, baik dari pemerintah maupun dari pihak non-pemerintah. Dana tersebut wajib dikelola dan diadministrasikan serta dipertanggungjawabkan sesuai dengan aturan yang berlaku.Administrasi dan pertanggungjawaban tersebut harus diwujudkan dalam bentuk tertulis dan siap diverifikasi.Untuk memudahkan dan melancarkankan pengadministrasian keuangan, sekolah hendaknya menyusun: (1) Laporan Realisasi Penggunaan dana, dan (2) Laporan Perkembangan Penggunaan Dana.Kelima laporan yang ada di sekolah perlu diverfikasi pada saat M&E untuk diperiksa kebenarannya. Kebenaran laporan keuangan tersebut merupakan bagian dari akuntabilitas program sekolah.
3. Tahap Pelaporan
1. Analisis Data
M&E pada dasarnya untuk masing-masing sekolah secara mandiri, sehingga unit analisisnya juga sekolah. Simpulan juga akan berlaku untuk masing-masing sekolah, sehingga tidak ada generalisasi. Jika ada keinginan generalisasi, sifatnya inferensi dari data atau simpulan yang telah diambil untuk masing-masing sekolah. Misalnya jika ingin mengetahui berapa persen jumlah sekolah yang berhasil mencapai sasaran yang dilakukan adalah menghitung dari simpulan masing-masing sekolah.
Analisis pada M&E dasarnya untuk menjawab pertanyaan pokok, antara lain:
a. Apakah visi, misi, dan tujuan telah sesuai dengan kondisi sekolah dan lingkungannya? b. Apakah sasaran yang diajukan dalam program sekolah realistik
c. Apakah program-program yang diajukan untuk mencapai sasaran tersebut sesuai? d. Apakah komponen input telah tersedia dan mendukung proses pelaksanaan program
e. Apakah program-program tersebut berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Misalnya apakah program MGMP Sekolah yang direncanakan dapat berjalan seperti yang diharapkan. Apakah program latihan kesenian yang diajukan dapat berjalan seperti yang direncanakan.
f. Apakah aspek-aspek manajemen sekolah (keterbukaan,kerjasama, kemandirian, akuntabilitas dan sustainibilitas) yang ingin dikembangkan dalam MPMBS sudah tumbuh? Pertanyaan penting tersebut dapat dirinci menjadi:
1) Apakah proses pengambilan keputusan di sekolah, baik menyangkut program maupun alokasi keuangan, semakin partisipatif dan terbuka? Misalnya dalam penyusunan program sekolah, rapat-rapat dan pengambilan kebijakan lainnya. 2) Apakah kerjasama antar warga sekolah maupun antara sekolah dengan
lingkungan masyarakat sekitar berjalan semakin baik?
3) Apakah kemandirian sekolah (secara kolektif), dalam mengambil kebijakan semakin baik? Artinya tidak sekedar mengikuti petunjuk dari atas.Juga apakah kemampuan sekolah dalam menumbuhkan partisipasi masyarakat semakin baik? 4) Apakah pelaksanaan program maupun penggunaan anggaran akuntabel, baik dari
aspek kegiatan maupun keuangannya?
g. Apakah program sekolah efektif, artinya apakah sasaran-sasaran yang diajukan dapat tercapai?
h. Apakah ada dampak positif atau negatif dari program-program MPMBS terhadap sekolah? Misalnya apakah ada peningkatan jumlah pendaftar calon siswa baru dan partisipasi masyarakat terhadap program sekolah, sebagai indikator peningkatan kepercayaan masyarakat terhadap sekolah.
Catatan:
- Pertanyaan (e) merupakan pertanyaan untuk komponen proses,(f) merupakan komponen output,(g) untuk komponen dampak.Pertanyaan (b)(c)(d) untuk selanjutnya diintegrasikan pada aspek akuntabilitas sasaran dan program pada komponen proses.
jawaban “terbuka” atau “tidak terbuka”, tetapi seberapa jauh peningkatan keterbukaan yang terjadi setelah adanya program sekolah tersebut.
Oleh karena itu, setelah mencermati data yang diperoleh, petugas M&E harus dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Sebagai contoh, bagaimana menyimpulkan bahwa sasaran yang diajukan sekolah realistik atau tidak. Perlu dicermati hasil identifikasi fungsi-fungsi untuk mencapai sasaran, hasil analisis SWOT, dan program untuk mengatasi komponen yang lemah dan ancaman. Setelah itu dicermati apakah memang program yang diajukan realistik, yaitu sesuai dengan kondisi dan kemampuan sekolah. Jika Anda menilai tidak mungkin program itu dapat terlaksana karena potensi yang ada tidak mampu mendukung, berarti sasaran tidak realistik.
Apakah hal seperti tidak subyektif? Jawabnya ya, jika petugas M&E benar-benar memahami konsep M&E dan mengerti kondisi sekolah, memiliki sikap jujur, maka simpulan tidak akan terlalu bias.Oleh karena itu tiga aspek itu (pemahaman konsep M&E, pemahaman kondisi sekolah, dan kejujuran) merupakan modal yang harus dimiliki oleh petugas M&E. 2. Penyusunan Laporan
Laporan M&E hendaknya memuat dua hal pokok, yaitu laporan teknis yang menyangkut program dan laporan keuangan. Laporan dibuat untuk setiap sekolah secara terpisah. Untuk M&E yang dilakukan oleh pihak di luar sekolah (eksternal), struktur laporan sebagai berikut: Bab I : A. Gambaran Umum Sekolah
B. Program-program Sekolah Bab II : A. Deskripsi Data
- Kondisi dan Dukungan Komponen Konteks - Ketersediaan dan Kesiapan Komponen Input - Proses Pelaksanaan/Keterlaksanaan Program - Ketercapaian Sasaran/Hasil
- Dampak Program Terhadap Sekolah
C. Pertanggungjawaban Keuangan Bab III : A. Simpulan
B. Rekomendasi Penjelasan:
Bagian Gambaran Umum Sekolah memuat gambaran singkat tentang:
1) jumlah siswa, jumlah rombongan belajar, jumlah dan tingkat pendidikan guru dan tata usaha, jumlah dan kondisi ruang kelas dan ruang-ruang lainnya, jumlah buku perpustakaan dan sebagainya
2) tingkat sosial ekonomi orangtua,
3) output (jumlah dan nilai hasil belajar nasional tamatan) dan prestasi yang pernah diraih sekolah. Dari bagian ini pembaca dapat membayangkan kondisi sekolah. Data untuk bagian ini dapat diambil dari profil sekolah pada program sekolah dan hasil observasi maupun wawancara.
Bagian Program-program Sekolah memuat sasaran yang ingin dicapai dan program-program yang diajukan sekolah untuk mencapai sasaran tersebut. Data untuk bagian ini juga dapat diambil dari program sekolah.Bagian Deskripsi Data M&E Aspek Teknis memuat data yang ditemukan dalam M&E. Data untuk setiap sub bagian dideskripsikan dan sekaligus dianalisis. Data hasil isian kuesioner, data dokumen, hasil observasi dan wawanara dideskripsikan secara terpadu, sehingga mudah untuk dianalisis.
Jika M&E dilakukan pada akhir tahun pelajaran, maka ketercapaian sasaran sudah dapat diketahui. Oleh karena itu harus dideskripsikan, apakah sasaran yang dicantumkan pada program sekolah dapat dicapai atau tidak. Jika M&E dilakukan sebelum tahun pelajaran berakhir, tentu saja ketercapaian sasaran dan dampak belum diketahui. Namun dari butir mengenai perkiraan responden terhadap pelaksanaan program dan hasil yang dapat dicapai, perlu dideskripsikan. Isian tersebut kemudian dilengkapi dengan hasil wawancara, sehingga dapat dibuat analisis tentang prediksi ketercapaian sasaran.
olah raga), dan aspek-aspek MPMBS, yaitu kemandirian, parrtisipasi, keterbukaan, akuntabilitas, kerjasama, sustainibilitas dan fleksibilitas.
Bagian pertanggungjawaban keuangan berisi deskripsi penerimaan, penggunaan dan pengadministrasian keuangan, khususnya yang digunakan untuk program-program sekolah. Deskripsi hendaknya sampai pada analisis apakah dana digunakan secara efisien dan sesuai dengan pedoman administrasi keuangan yang berlaku.
Bagian simpulan memuat simpulan dari hasil analisis yang telah disebutkan terdahulu. Bagian rekomendasi memuat saran-saran, baik untuk memperbaiki pelaksanaan program yang sedang berjalan dan untuk penyempurnaan program secara keseluruhan pada tahun-tahun berikutnya atau bahkan untuk penyempurnaan konsep-konsep MPMBS.
3. Pengiriman Laporan
Sebagaimana disebutkan pada bagian depan bahwa hasil M&E akan digunakan sebagai landasan pengambilan keputusan, terutama tentang pelaksanaan MPMBS di sekolah yang bersangkutan.Laporan pelaksanaan program sekolah hendaknya dikirim pada akhir catur wulan/semester oleh Kepala Sekolah kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota, sebagai bentuk laporan M&E internal. Laporan tersebut sebaiknya digunakan sebagai pertimbangan urgensi kunjungan ke sekolah. Artinya sekolah yang mengalami masalah perlu mendapat prioritas dikunjungi dengan maksud untuk memberikan bantuan pemecahan. Isi laporan juga digunakan sebagai data dasar kunjungan sehingga pelaksanaan M&E di sekolah yang bersangkutan lebih terarah dan lancar.
Laporan M&E yang disusun oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota, yaitu berupa rangkuman hasil M&E tingkat Kabupaten/Kota hendaknya dikirimkan kepada Dinas Pendidikan Propinsi. Laporan M&E pertama (yang mengarah pada monitoring) hendaknya dikirimkan paling lambat 1 bulan setelah M&E dilaksanakan, dengan maksud agar Dinas Pendidikan Propinsi dapat mengetahui hasilnya dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan guna membantu Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dalam melakukan pembinaan kepada sekolah. Untuk M&E kedua (yang mengarah ke evaluasi) yang dilaksanakan pada periode Juni-Juli, laporan paling lambat sudah dikirimkan pada akhir Agustus, sehingga dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan tahun pelajaran berikutnya.
M&E tersebut hendaknya diinformasikan ke Departemen Pendidikan Nasional Pusat sebagai bahan pengambilan keputusan di tingkat pusat guna melakukan pembinaan kepada sekolah, baik melalui Dinas Pendidikan Propinsi, Kabupaten/Kota, maupun langsung ke sekolah-sekolah yang bersangkutan.
BAB III
ANALISIS PEMANFAATAN HASIL DAN TINDAK LANJUT
Seperti disebutkan sebelumnya bahwa hasil M&E akan digunakan sebagai landasan pengambilan keputusan, baik keputusan pada tingkat sekolah yang bersangkutan, Dinas Pendidikan tingkat Kabupaten/Kota dan Propinsi, serta oleh Departemen Pendidikan Nasional Pusat.
A. Sekolah
Sekolah secara langsung dapat memanfaatkan hasil M&E, terutama yang berfokus pada monitoring pelaksanaan program yang dilakukan oleh tim internal sekolah. Dengan mencermati laporan hasil M&E dapat diidentifikasi berbagai hambatan dan kemajuan dalam pelaksanaan program-program sekolah. Hasil M&E tersebut berfungsi formatif, yaitu sebagai acuan untuk memperbaiki berbagai kelemahan dan kendala dalam pelaksanaan program sekolah agar hasilnya dapat lebih baik. Hal ini terutama menyangkut berbagai komponen dan ndikator pendidikan yang secara langsung mampu ditangani sekolah.
Kepala Sekolah menggunakan hasil M&E sebagai acuan dalam melakukan pembinaan terhadap para guru dan staf lainnya, serta sebagai dasar dalam penyusunan program sekolah yang akan datang. Berkaitan dengan hal tersebut, sebaiknya sekolah secara rutin mengadakan pertemuan warga sekolah, termasuk BP3 guna membahas temuan-temuan M&E. Laporan hasil M&E yang disusun oleh sekolah juga digunakan sebagai bentuk laporan kemajuan dan akuntabilitas sekolah terhadap masyarakat luas dan pihak Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.
mengetahui kelemahan dan keunggulan sekolahnya dibanding sekolah-sekolah lain. Berkaitan dengan hal tersebut, sekolah yang hasil M&Enya kurang baik hendaknya tidak segan-segan untuk berkonsultasi atau bertukar pengalaman dengan sekolah lain yang lebih maju. Demikian pula, sekolah hendaknya perlu berkonsultasi dengan Pengawas atau staf Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota mengenai berbagai hal yang terkait dengan upaya untuk meningkatkan kinerja sekolahnya.
B. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota
Laporan pelaksanaan monitoring yang secara periodik dikirim pada akhir catur wulan/semester oleh Kepala Sekolah kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota merupakan bentuk laporan M&E internal. Laporan ini hendaknya digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan penilaian prestasi sekolah. Artinya sekolah yang secara teratur mengirim laporan dengan komprehensif (walaupun singkat) dinilai positif, sebaliknya yang tidak mengirim secara teratur perlu diperingatkan. Jika sekolah tidak mengirim laporan perlu ditegur dan jika perlu dicatat sebagai pertimbangan pada saat dilakukan penilaian akhir tahun pelajaran.
Laporan tersebut sebaiknya digunakan sebagai pertimbangan urgensi kunjungan ke sekolah. Artinya sekolah yang mengalami masalah perlu mendapat prioritas dikunjungi dengan maksud untuk memberikan bantuan pemecahan. Isi laporan juga digunakan sebagai data dasar kunjungan sehingga pelaksanaan M&E di sekolah yang bersangkutan lebih terarah dan lancar. M&E yang dilaksanakan pada saat KBM berjalan diarahkan sebagai monitoring dan lebih ditekankan untuk mengetahui penyimpangan yang mungkin terjadi serta hambatan pelaksanaan program sekolah.Laporan M&E ini digunakan sebagai landasan apakah diperlukan bantuan untuk memecahkan masalah yang terjadi atau diperlukan “peringatan” jika ternyata ada pelaksanaan yang menyimpang dari rancangan program sekolah. Akuntabilitas administrasi keuangan perlu mendapat perhatian khusus pada M&E ini, untuk memastikan apakah penggunaan dana dilakukan secara efisien dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Di samping itu laporan M&E saat KBM berlangsung juga digunakan sebagai bahan pertimbangan pada saat pengambilan keputusan di akhir tahun pelajaran (bersama hasil M&E akhir tahun pelajaran).
dilakukan Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dalam memanfaatkan hasil M&E adalah sebagai berikut:
1. Mengkaji hasil-hasil ME secara cermat, utamanya pada simpulan dan rekomendasi untuk cakupan Dinas Kabupaten/Kota
2. Membuat inventarisasi permasalahan yang akan digunakan sebagai pembinaan 3. Merumuskan tujuan, sasaran, strategi, dan program pembinaan berdasarkan skala
prioritas atau secara keseluruhan
4. Menentukan sekolah-sekolah yang perlu dilakukan pembinaan 5. Merumuskan langkah-langkah pembinaan
6. Melaksanakan pembinaan 7. Pembuatan laporan C. Dinas Pendidikan Propinsi
Pada prinsipnya, pemanfaatan dan tindak lanjut hasil M&E oleh Dinas Pendidikan Propinsi hampir sama dengan Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota. Perbedaannya terletak pada cakupan wilayah kerjanya, yaitu pada tingkat propinsi. Melalui koordinasi dengan dinas Kabupaten/Kota, Dinas Propinsi perlu mencermati hasil-hasil M&E sebagai bahan pembinaan kepada sekolah baik melalui Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota maupun secara langsung melalui program-program pembinaan atau kegiatan lain yang terkait. Hal lain yang perlu dilakukan kaitannya dengan hasil M&E adalah melakukan koordinasi dengan Departemen Pendidikan Nasional Pusat.
Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh Dinas Pendidikan Propinsi dalam memanfaatkan dan menindaklanjuti hasil-hasil M&E antara lain:
1. Mengkaji hasil-hasil M&E secara cermat, utamanya pada kesimpulan dan rekomendasi untuk cakupan Dinas Propinsi
2. Membuat inventarisasi permasalahan yang perlu dilakukan pembinaan
3. Merumuskan tujuan, sasaran, strategi, dan program pembinaan berdasarkan skala prioritas atau secara keseluruhan
4. Menentukan sekolah-sekolah/Dinas Kabupaten/Kota yang akan dilakukan pembinaan 5. Melaksanakan pembinaan
6. Pembuatan laporan
Hasil M&E yang telah disusun untuk tingkat nasional dapat dipergunakan untuk pembinaan secara nasional. Direktorat perlu merangkum hasil-hasil M&E baik yang berasal dari Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota maupun Propinsi. Berdasarkan hasil rangkuman akan dapat diketahui sejauhmana kemajuan pendidikan yang telah dicapai oleh sekolah, dan berbagai kendala yang dihadapinya.Direktorat kemudian dapat menyusun program-program pembinaan. Dalam hal ini perlu dicermati, program-program pembinaan apa saja yang secara langsung dapat dilakukan Direktorat ke sekolah-sekolah, dan program apa saja yang sebaiknya dilakukan melalui Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota atau Propinsi.
Berbagai proyek dan anggaran lain yang ada pada Direktorat hendaknya disinergikan secara terpadu dan diarahkan untuk mengatasi berbagai masalah yang ada di sekolah sesuai temuan dan rekomendasi dari hasil M&E. Di samping itu, berdasarkan hasil M&E Direktorat perlu melakukan pengembangan konsep-konsep dan praktik penyelenggaraan MPMBS yang lebih baik, yang dapat diaplikasikan, sesuai dengan permasalahan dan kondisi sekolah.
BAB IV PENUTUP
