EVALUASI SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN
BAKU PADA PT. CHEN HSI JAYA
PERKASA
Razuko Anggayu
Jl. Keluarga No.39 b Jakarta Barat Remilia1992@gmail.com 081283685568Dosen Pembimbing : Aries Wicaksono, S.Kom.,M.Ak
Abstrak
PT. Chen Hsi Jaya Perkasa adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi atas sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang sedang berjalan serta memberikan kontribusi pada perusahaan, manakah yang perlu dipertahankan dan yang perlu ditingkatkan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif, pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung, wawancara dengan manager dan karyawan dari bagian terkait serta studi kepustakaan. Evaluasi berikutnya akan dilakukan dengan membuat daftar checklist yang akan diisi oleh bagian pembelian dan keuangan perusahaan serta evaluasi terhadap dokumen-dokumen yang digunakan perusahaan dalam siklus pembelian dan persediaan. Berdasarkan hasil dari penelitian terhadap sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang sedang berjalan di dalam perusahaan, telah ditemukan beberapa hal yang perlu ditingkatkan yaitu terjadinya perangkapan tugas di bagian pengeluaran kas sebagai bagian pencatatan, bagian gudang yang berperan juga sebagai bagian penerimaan dan tidak membuat kartu gudang, dokumen yang digunakan oleh perusahaan hanya dirangkap untuk beberapa fungsi saja seperti dokumen pemesanan pembelian hanya dibuat 1 rangkap saja, belum memiliki beberapa dokumen pendukung yang penting sebagai pembanding data dan pembantu pengambilan keputusan. Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, perusahaan disarankan agar memisahkan fungsi-fungsi menurut tugasnya masing-masing secara tertulis, merancang dan menggunakan dokumen seperti dokumen permintaan pembelian, penawaran harga, order pembelian, kartu gudang, surat permintaan bahan baku dan bukti pengeluaran bahan baku agar dapat meningkatkan efisiensi sistem akuntansi pembelian dan persediaan dalam perusahaan.
Kata kunci : Evaluasi, Sistem Akuntansi, Pembelian dan Persediaan.
Abstract
PT. Chen Hsi Jaya Perkasa is a manufacturing company. The purpose of this research is to do evaluation on purchasing and inventory accounting system and giving contribution to the company, which needs to be maintained and improved. The method that being use in this research is qualitative method, the data gathering is being done by doing direct observation, interview with manager and
employee in the related function along with literature study. Next evaluation will be done with make a checklist list that will be filled by purchasing and finance department and evaluation on the documents that being used by the company in purchasing and inventory cycle. Based on the result of the research on raw material purchasing and inventory accounting system that is running in the company, it’s been found a few things that need to be improved, it is the dual duty on the cash disbursement staff as part of the recording, the warehouse staff which also acts as the reception and did not make a warehouse card, the copy of documents used by the company is only for a few functions such as a purchase order document is only made 1 copies, still does not have several supporting documents that are important for comparison of data and decision-making helpers. Based on the evaluations that have been conducted, the company is suggested to make a written notes to separate the functions according to their respective duties, design and use of documents such as purchase requisition documents, price quotes, purchase orders, warehouse card, letter of demand for raw materials and evidence of expenditure of raw materials in order to improve the efficiency of purchasing and inventory accounting system in the company.
Keywords : Evaluation, Accounting System, Purchasing and Inventory.
PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan ekonomi yang semakin pesat, persaingan dalam dunia bisnis juga semakin ketat. Bukanlah suatu hal yang mudah bagi perusahaan untuk tetap dapat bersaing sebab dalam kenyataannya banyak perusahaan yang tidak dapat bertahan dari keterpurukan karena kurang menyadari bahwa pentingnya penerapan sistem akuntansi yang tepat dan memadai. Perancangan dan penerapan sistem akuntansi yang tepat dan memadai dapat berpengaruh terhadap keberhasilan strategi yang telah dibuat oleh perusahaan dan dapat meningkatkan performa perusahaan.
Sistem akuntansi merupakan kerangka akuntansi yang praktis karena menyediakan data dan informasi bagi manajer untuk mengetahui peristiwa-peristiwa yang terjadi di dalam perusahaan dan berkontribusi dalam pembuatan laporan keuangan. Penerapan sistem akuntansi yang efeketif dapat menjadi bahan pertimbangan bagi manajer dalam mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan, peningkatan pengendalian intern, peningkatan kualitas laporan keuangan dan berpengaruh dalam transaksi keuangan perusahaan.
Namun, organisasi sektor publik di Indonesia pada umumnya menerapkan sistem akuntansi yang tidak sepenuhnya berkualitas dan seringkali tidak dapat diandalkan. Terkait dengan kondisi tersebut, tampaknya peningkatan pada kualitas sistem akuntansi diperlukan. Sistem akuntansi adalah proses mengindentifikasi, menganalisis dan membuat catatan atau laporan sehingga menghasilkan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan. Hal ini memerlukan komitmen dari manajemen puncak dalam menentukan kualitas data dan implementasi sistem akuntansi.
Penelitian yang dilakukan oleh Fefi dan Ishajardi tahun 2012 dengan judul Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku secara Tunai guna menigkatkan efektifitas Pengendalian Intern pada PT. Dwi Mulyo Lestari Madiun. Pembelian bahan baku secara tunai yang diterapkan di PT. Dwi Mulyo Lestari guna meningkatkan efektivitas pengendalian intern. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik wawancaradan observasi. Analisis yang dilakukan adalah analisis
deskriptif kualitatif. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, peneliti dapat mengambil simpulan bahwa pelaksanaan sistem pembelian bahan baku secara tunai di PT. Dwi Mulyo Lestari belum mendukung efektivitas pengendalian intern. Adapun kelemahan tersebut antara lain belum ada format formulir memo permintaan pembelian, format formulir laporan penerimaan barang belum sesuai dengan prinsip dasar perancangan formulir, adanya perangkapan fungsi pada bagian gudang, formulir belum bernomor urut tercetak, serta tidak pernah dilakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap catatan akuntansi dengan kekayaan fisik perusahaan.
Penelitian yang telah dilakukan oleh Fardinal tahun 2013 menjelaskan pengaruh dari sistem pengendalian intern terhadap kualitas dari sistem informasi akuntansi dan kualitas dari informasi akuntansi. Hasil dari penelitian ini adalah secara khusus akan menampilkan komponen atau dimensi dari setiap sistem pengendalian intern yang menjadi penyebab utama dari lemahnya kontrol intern dari kementrian dan lembaga pemerintahan dari Negara Republik Indonesia dan dari temuan penelitian tersebut penulis dapat memberikan beberapa masukan untuk meningkatkan efektivitas sistem pengendalian intern sehingga kualitas sistem informasi akuntansi menjadi lebih baik. Dengan demikian laporan keuangan kementrian dan lembaga pemerintahan di Negara Republik Indonesia dapat disajikan dengan standar kualitas yang tinggi.
Oleh karena itu, peneliti menentukan 3 rumusan masalah utama yang ada dalam penelitian, yaitu apakah prosedur-prosedur sistem akuntansi siklus pengeluaran yang diterapkan perusahaan telah berjalan sesuai dengan prosedur dalam teori, apakah pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam sistem akuntansi siklus pembelian dan persediaan bahan baku yang berjalan telah sesuai dengan teori, apakah masih terdapat kelemahan dalam pelaksanaan sistem akuntansi siklus pengeluaran yang diterapkan perusahaan.
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi atas siklus pembelian dan persediaan bahan baku telah berjalan dengan baik, untuk mengidentifikasi apakah masih terdapat kelemahan serta masalah yang dapat muncul dalam sistem akuntansi pembelian dan persediaan, memberikan usulan perbaikan kepada perusahaan atas hasil evaluasi jika masih terdapat kelemahan sehingga dapat meminimalisir terjadinya kecurangan, membuat rancangan dokumen baru yang diperlukan terkait dengan sistem akuntansi siklus pembelian dan persediaan.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif yang bertujuan untuk menerangkan dan memprediksi terhadap suatu gejala yang berlaku atas dasar data yang diperoleh di lapangan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:
a. Wawancara
Proses wawancara berlangsung di kantor PT. Chen Hsi Jaya Perkasa dengan mewawancarai direktur perusahaan dan karyawan yang terlibat langsung dalam siklus pengeluaran perusahaan yaitu bagain pembelian dan bagian pembayaran hutang bahan material. Dengan melakukan wawancara, dapat
diketahui sistem infomrasi akuntansi siklus pengeluaran yang sedang berjalan di perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan pengendalian yang dilakukan perusahaan.
b. Observasi
Pengamatan dilakukan di kantor PT. Chen Hsi Jaya Perkasa. Dalam proses ini, dilakukan pengamatan terhadap sistem akuntansi yang sedang berjalan dalam perusahaan, sehingga dapat mengetahui kondisi perusahaan dan dapat memberikan evaluasi serta usulan yang sesuai. Proses observasi dimulai dari bulan Maret-Juni 2014 dan peneliti melakukan observasi terhadap perusahaan melakukan penerimaan barang, proses pemilihan supplier, pembuatan purchase order dan pencatatan pembelian serta sampai pengeluaran kas.
HASIL DAN BAHASAN
Evaluasi Prosedur Pembelian
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada prosedur pembelian melalui proses wawancara dan observasi, perusahaan telah mempunyai prosedur pembelian yang berjalan dengan cukup baik, yaitu:
1. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian telah berurut nomor cetak. 2. Telah menggunakan beberapa formulir pendukung dalam proses pembelian 3. Perusahaan membuat laporan pembelian dan penerimaan bahan baku bulanan.
4. Setiap dokumen yang berhubungan dengan pembelian telah diotorisasi oleh bagian yang terlibat. 5. Fungsi atas pengeluaran kas dan pencatatan keuangan telah ada pada perusahaan.
6. Adanya pencatatan atas barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Terdapat beberapa permasalahan yang ada dalam prosedur pembelian yang harus diperbaiki, yaitu: 1. Perusahaan tidak memiliki flowchart pembelian.
Perusahaan tidak memiliki flowchart dari prosedur pembelian. Seharusnya semua prosedur pembelian digambarkan dalam bentuk flowchart dan diberikan penjelasan secara tertulis dengan tujuan untuk mempermudah bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut dan memperjelas tugas fungsi dari setiap bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian.
Tidak adanya penggunaan flowchart dalam prosedur pembelian dikarenakan perusahaan beranggapan belum pernah ada masalah yang terlalu serius. Sampai saat ini informasi mengenai bagaimana prosedur itu dijalankan disampaikan hanya secara lisan.
2. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur pembelian.
Perusahaan beranggapan komunikasi secara lisan atau melalui pelatihan karyawan telah cukup, lebih praktis dan mudahh dimengerti sehingga perusahaan merasa tidak perlu membuat pedoman secara tertulis dan hanya menyampaikan secara lisan kepada karyawan karena prosedur yang ada sekarang telah cukup berjalan dengan baik.
Prosedur pembelian yang dikomunikasikan hanya secara lisan dapat mengakibatkan pengendalian intern menjadi lemah dan kurang efektif. Hal ini juga diungkapkan oleh Isharijadi dan Fefi (2012), yang berpendapat bahwa suatu perusahaan harus mempunyai prosedur bisnis yang jelas sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan pengendalian dan pengecekan kinerja karyawan 3. Terjadi rangkap fungsi dalam prosedur pembelian.
Dalam melakukan proses pembelian, banyak terjadi perangkapan fungsi yang dilakukan perusahaan. Seperti pada saat sebelum melakukan order pembelian, pengecekan stok gudang dilakukan oleh bagian pembelian.
Perusahaan beranggapan adanya perangkapan fungsi dalam proses pembelian untuk menghemat tenaga kerja dan lebih efisien dalam melakukan pembelian. Mengacu pada pendapat Isharijadi dan Fefi (2012) adanya perangkapan fungsi dalam perusahaan dapat mengakibatkan terjadinya tingkat kecurangan dalam proses pembelian bahan baku dan dapat merugikan perusahaan. Perusahaan seharusnya tidak membuat rangkap fungsi dalam proses pembelian sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan.
4. Fungsi penerimaan barang dan gudang belum dipisahkan.
Bagaian gudang bertugas juga sebagai penerima barang yang dikirimkan oleh supplier dan juga bertugas sebagai penyimpanan barang hal ini dikarenakan perusahaan belum memiliki bagian penerimaan. Hal ini dapat menyebabkan terjadi penyalahgunaan wewenang yang dapat mengakibatkan terjadi kecurangan karena bagian penerimaan dan penyimpanan ditangani oleh bagian gudang.
Perusahaan beranggapan tidak perlu adanya pemisahan bagian gudang bahan baku dan bagian penerimaan barang karena bagian gudang bisa menjalani tugas sebagai bagian penerimaan dan juga pengeluaran karena perusahaan beranggapan apabila harus membuat bagian penerimaan yang terpisah dari bagian gudang akan menambah biaya operasional perusahaan. Melainkan dengan adanya bagian penerimaan akan meminimalkan terjadi kecurangan dalam penyimpanan bahan baku sehingga dapat melindungi aset perusahaan.
5. Terjadi keterlambatan produksi karena ketidaktersediaan bahan baku.
Penyebab terjadinya ketidaktersediaan bahan baku ini akibat dari adanya perangkapan fungsi di bagian pembelian karena bagian pembelianlah yang melakukan pengecekan stok bahan baku sebelum melakukan produksi dan kemudian bagian pembelian yang melakukan pemesanan.
Evaluasi Prosedur Persediaan
Prosedur persediaan barang yang berjalan di dalam perusahaan telah cukup baik. Hasil penelitian yang didapat terkait prosedur persediaan barang, yaitu:
1. Bagian gudang telah melakukan pencatatan atas barang yang keluar dari gudang. 2. Bagian gudang membuat laporan bulanan atas bahan baku yang dipakai untuk produksi. 3. Pengeluaran barang dari gudang diotorisasi oleh pihak yang terkait dengan prosedur tersebut. 4. Barang yang diminta akan langsung diberikan kepada bagian produksi apabila barang dalam gudang masih ada persediaannya.
Dalam prosedur persediaan barang yang telah berjalan dalam perusahaan telah cukup baik dalam pelaksanaannya, namun terdapat beberapa kelemahan yaitu:
1. Terjadi keterlambatan respon dari bagian gudang dalam mengeluarkan barang yang diminta akibat rangkap fungsi yang dimiliki bagian gudang sebagai bagian penerimaan barang.
2. Terjadi ketidaksesuaian pengeluaran barang atas permintaan dari bagian produksi akibat tidak ada permintaan tertulis yang jelas.
3. Belum terdapat dokumen-dokumen pendukung yang dapat menjadi bukti pernah terjadi permintaan barang dari bagian produksi.
Evaluasi Prosedur Pelunasan Hutang dan Pengeluaran Kas
Prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas telah berjalan dengan cukup baik. Hasil penelitian yang didapat terkait prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas, yaitu:
1. Perusahaan telah melakukan pengecekan terhadap semua dokumen yang terkait sebelum melakukan pelunasan hutang.
2. Bagian pengeluaran kas membuat laporan mengenai kas setiap bulan.
3. Perusahaan menggunakan kas kecil jika pembelian bahan baku secara tunai dan bernilai kecil. 4. Menggunakan dokumen bukti pengeluaran bank jika pelunasan hutang melalui rekening giro dan
bukti pengeluaran kas perusahaan jika secara tunai dan menggunakan kas perusahaan. 5. Dokumen yang digunakan telah diotorisasi oleh bagian yang terkait dalam pengeluaran kas.
Dalam prosedur pelunasan hutang usaha dan pengeluaran kas perusahaan telah memiliki prosedur yang cukup baik dalam pelaksanaannya, namun prosedur tersebut memiliki kelemahan yaitu:
1. Terjadi perangkapan fungsi pencatatan dan pengeluaran kas.
Dalam melakukan prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas, perusahaan memiliki bagian pengeluaran kas yang selain bertugas dalam mengatur keuangan juga bertugas dalam mencatat hutang perusahaan. Perusahaan menganggap tugas tersebut cukup dilakukan oleh satu orang dan sampai saat ini belum ada masalah yang terlalu sulit.
Dengan adanya perangkapan fungsi, dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya tindakan kecurangan. Karyawan dapat melakukan manipulasi jumlah hutang yang dimiliki perusahaan karena bagian yang bertugas dalam mencatat hutang juga bertugas dalam mengurus keuangan dan kas perusahaan.
2. Adanya keterlambatan dalam pencatatan hutang dan pelunasan hutang
Dikarenakan adanya bagian yang merangkap fungsi, pencatatan hutang mengalami keterlambatan. Sehingga terkadang, ada beberapa transaksi yang seharusnya telah lunas belum dicatat oleh bagian yang bertugas dalam pencatatan.
Dengan adanya keterlambatan pencatatan, dapat berpengaruh terhadap keuangan perusahaan. Perusahaan dapat mengalami kerugian dikarenakan jumlah kas yang ada di dalam perusahaan tidak sesuai dengan laporan kas yang telah dibuat.
Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan
Dari hasil evaluasi yang dilakukan ditemukan hanya ada beberapa jenis dokumen yang digunakan perusahaan dalam prosedur siklus pengeluaran, yaitu:
1. Surat jalan.
3. Surat retur.
4. Dokumen purchase order.
5. Bukti pengeluaran kas dan bukti pengeluaran bank.
Perusahaan juga memiliki kelebihan dari dokumen yang digunakan berdasarkan evaluasi yang dilakukan, yaitu:
1. Perusahaan telah merancang sendiri dokumen bukti pengeluaran kas dan bank.
Perusahaan telah mempunyai rancangan yang baik pada dokumen pengeluaran kas atau bank. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi yang memadai seperti nomor dokumen,tanggal pembayaran, nama supplier, nama, tanda tangan pihak yang mengotorisasi dan jumlah atas barang yang harus dibayar, total pembayaran.
2. Dokumen penerimaan barang diurutkan berdasarkan nomor.
Perusahaan juga telah mempunya rancangan yang baik pada dokumen penerimaan barang. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi memadai seperti nomor dokumen, nama supplier, tanggal penerimaan, nama barang, jumlah barang yang diterima dan jumlah barang yang harus dibayar, total pembayaran. Serta telah dibuat rangkap atas dokumen tersebut untuk diberkan pada bagian yang lain.
3. Perusahaan telah merancang sendiri dokumen purchase order.
Perusahaan telah memiliki rancangan sendiri pada dokumen purchase order. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi memadai seperti nomor dokumen, nama barang, jumlah barang, satuan, jumlah harga dan total pembayaran.
Namun masih banyak kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penggunaan dokumen dalam perusahaan yang masih harus ditambah, yaitu:
1. Tidak ada dokumen permintaan pembelian bahan baku.
Pembelian dilakukan langsung oleh purchase Manager, namun tidak melalui dokumen permintaan pembelian atas bahan baku, purchase Manager yang akan melakukan pengecekan sendiri atas barang yang ada di gudang dan kemudian akan melakukan pembelian. Manager pembelian melakukan pembelian ke supplier melalui telepon dan mulai melakukan penawaran harga.
2. Dokumen purchase order hanya dibuat 1 rangkap.
Setelah melakukan penawaran harga pada supplier, manager pembelian akan memberitahukan pada bagian staff gudang jenis barang dan jumlah barang yang akan dikirimkan oleh supplier. Kemudian staff gudang akan mencatat barang apa saja yang telah dipesan, kemudian bagian gudang akan membuat purchase order dan mensesuaikannya dengan barang yang telah dikirimkan nanti oleh supplier bersama dengan surat jalan dan membuat bukti penerimaan barang.
3. Dokumen penerimaan barang hanya dibuat 2 rangkap.
Setelah menerima barang yang dikirimkan oleh supplier, bagian gudang hanya akan membuat 2 rangkap dokumen penerimaan barang yang akan diberikan kepada bagian keuangan untuk diarsipkan.
4. Tidak ada dokumen permintaan penawaran harga.
Penawaran harga bahan baku dilakukan perusahaan dengan menelepon satu per satu supplier. Jika harga yang ditawarkan seusai dengan perusahaan, maka akan terjadi kesepakatan pembelian.
Perusahaan kemudian langsung melakukan order pembelian di telepon. Perusahaan tidak membuat dokumen penawaran harga karena beranggapan lebih efisien dan lebih cepat jika melalui lisan atau secara menelpon langung supplier.
Penawaran harga dilakukan langsung manager pembelian. Dengan tidak adanya dokumen penawaran harga dan dokumen permintaan pembelian, perusahaan akan mengalami kesulitan jika ingin menilai kinerja yang telah dilakukan. Selain itu, dapat terjadi perbedaan dengan supplier mengenai kesepakatan harga jika tidak mempunyai dokumen permintaan penawaran harga.
5. Tidak ada kartu gudang.
Setelah barang dikirimkan, staff gudang akan melakukan pengecekan atas kualitas dan kuantitas barang yang dikirmkan apakah telah sesuai dengan yang dipesan, apabila ada kualitas yang tidak sesuai maka barang tersebut akan dikembalikan pada supplier dan kemudian staff gudang akan melakukan pencatatan dalam bukti penerimaan barang dan membuat sebuah catatan pembukuan atas barang yang diterima dan juga keluar dari gudang, dimana dokumen kartu gudang dapat digunakan sebagai bukti barang masuk dan keluar dari gudang.
6. Dokumen bukti pengeluaran kas hanya dibuat 1 rangkap.
Setelah mendekati jatuh tempo pembayaran, perusahaan akan mendapat tanda terima dari supplier untuk segera melunasi hutang pembayaran. Bagian pengeluaran kas kemudian akan mengecek kembali dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian barang dan mensesuaikannya dengan tanda terima dari supplier. Kemudian, bagian pengeluaran kas akan melaporkannya ke manger keuangan mengenai jatuh tempo pelunasan hutang dan manager keuangan akan membuat cek. Cek yang telah ditandatangani akan langsung diserahkan ke supplier. Setelah itu, bagian pengeluaran kas akan membuat dokumen bukti pengeluaran kas hanya sebanyak 1 rangkap. Dokumen ini hanya sebagai bukti dan diserahkan langsung ke direktur untuk disimpan. Perusahaan beranggapan dokumen bukti pengeluaran kas cukup dibuat 1 rangkap saja karena hanya sebagai bukti untuk pembayaran dan merasa sampai saat ini tidak memiliki masalah yang cukup sulit dalam hal pembayaran.
7. Tidak terdapat surat permintaan bahan baku.
Pada saat manager produksi melakukan permintaan bahan baku ke bagian gudang, maka seharusnya bagian gudang menerima surat permintaan bahan baku yang akan menjelaskan bahwa manager produksi memerlukan sejumlah bahan baku untuk menjalankan sebuah produksi. Melainkan permintaan bahan baku tersebut dilakukan secara lisan dengan komunikasi langsung pada staff gudang.
Manager produksi seharusnya membuat surat permintaan bahan baku sebagai bukti yang menunjukan permintaan bahan baku apa saja yang dibutuhkan dan disesuaian dengan pengeluaran yang dikeluarkan oleh staff gudang. Tanpa adanya surat permintaan bahan baku yang dikeluarkan manager produksi pada saat permintaan bahan baku untuk keperluan produksi akan mengakibatkan manager produksi akan sulit untuk menjamin kebenaran apabila bahan baku yang dikeluarkan oleh staff gudang berbeda dengan yang inginkan oleh manager produksi.
Jika bahan baku yang diminta oleh manager produksi tersedia di gudang, maka staff gudang akan langsung mengeluarkan bahan baku tersebut. Bersamaan dengan pengeluaran bahan baku tersebut, bagian gudang pun seharusnya membuat bukti pengeluaran bahan baku, tapi hal tersebut tidak dilakukan oleh staff gudang.
staff gudang sebagai bagian yang melakukan pengeluaran bahan baku seharusnya membuat bukti pengeluaran bahan baku untuk menyatakan bahwa bahan baku yang diminta telah diberikan kepada bagian produksi. bukti pengeluaran bahan baku juga berguna sebagai alat pengendalian yang dapat memastikan bahwa pengeluaran bahan baku telah sesuai dengan prosedur yang ada di dalam perusahaan.
Perusahaan beranggapan tidak perlu bukti pengeluaran bahan baku karena staff gudang tidak akan mengeluarkan bahan baku kalau manager produksi tidak melakukan permintaan bahan baku.
Tanpa adanya bukti pengeluaran bahan baku yang dikeluarkan staff gudang pada saat mengeluarkan bahan baku untuk keperluan produksi akan mengakibatkan staff gudang akan sulit untuk menjamin kebenarannya. Selain itu, tanpa bukti pengeluaran bahan baku juga mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengawasi proses pengeluaran bahan baku, sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan peusahaan.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil evaluasi atas pengendalian intern sistem akuntansi siklus pembelian dan pengeluaran yang dilakukan pada PT. Chen Hsi Jaya Perkasa dapat disimpulkan bahwa beberapa pengendalian intern telah sesuai dengan teori yaitu fungsi pembelian telah terpisah dari fungsi penerimaan, akuntansi dan penyimpanan barang, transaksi pembelian tidak dilakukan seluruhnya oleh satu fungsi, menggunakan formulir bernomor urut cetak, otorisasi pada dokumen penerimaan barang, bukti kas keluar dan penggunaan dokumen serta laporan untuk mendukung operasional pembelian dan persediaan bahan baku. Pengendalian intern yang belum sesuai adalah terdapatnya perangkapan tugas di bagian gudang dan keuangan, belum memiliki beberapa dokumen pendukung untuk membantu kegiatan pembelian dan persediaan bahan baku serta belum melakukan otorisasi pada beberapa dokumen.
Prosedur sistem akuntansi siklus pengeluaran perusahaan belum sesuai dengan teori karena prosedur pembelian, penawaran harga dan order pembelian belum menggunakan dokumen pendukung, prosedur penerimaan barang dan pencatatan hutang telah dilakukan sesuai dengan teori namun masih terdapat rangkap tugas pada fungsi yang menjalankan prosedur tersebut.
Masih terdapat kelemahan dalam pelaksanaan sistem akuntansi siklus pengeluaran yang diterapkan dalam perusahaan yaitu perusahaan belum memiliki standar operasional pembelian dan persediaan bahan baku secara tertulis, belum membuat flowchart siklus pembelian dan persediaan bahan baku, terdapat rangkap fungsi tugas pada bagian gudang serta pengeluaran kas, terjadi keterlambatan penginputan data transaksi dan pelunasan hutang, dokumen pendukung yang kurang dan rangkap dari dokumen pendukung tidak memadai.
Saran
Berdasarkan kesimpulan dan hasil analasis yang didapat, peneliti ingin memberikan saran yang mungkin dapat digunakan perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk memperbaiki sistem informasi akuntansi siklus pembelian dan persediaan bahan baku serta pengendalian intern, antara lain:
1. Membuat standar operasional secara tertulis.
2. Membuat flowchart dari siklus pembelian dan persediaan bahan baku.
3. Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan fungsi dalam melakukan prosedur pembelian, persediaan barang dan pelunasan hutang.
4. Manajemen puncak melakukan pemeriksaan mendadak terhadap semua kegiatan yang berlangsung dalam perusahaan seperti kinerja karyawan, ketaatan karyawan, kedisiplinan karyawan, penginputan transaksi pembelian, persediaan dan pengeluaran kas.
5. Menambah dan meningkatkan penggunaan dokumen-dokumen pendukung dalam pelaksanaan prosedur pembelian dan persediaan bahan baku seperti membuat dokumen permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat permintaan bahan baku, bukti pengeluaran bahan baku dan kartu gudang.
6. Dokumen-dokumen yang digunakan perusahaan ada baiknya dibuat beberapa rangkap untuk dapat diberikan pada bagian yang bersangkutan dalam siklus pengeluaran.
7. Mempertimbangkan untuk beralih dari pembuatan dokumen secara manual dan menggunakan komputerisasi dalam dokumen perusahaan.
REFERENSI
Al-Hazmi. (2013). Internal Control and Procedures Practices: An Instutional Perspective. Afcrican Journal of Business Management. 7(4): 285-297.
Bodnar, G. H dan Hoopwood, W.S. (2012). Accounting Information Systems. 9th Edition. New Jersey: Pearson Prentice-Hall.
Considine, B., et.al. (2012). Accounting Information System Understanding Bussiness Processes. 4th Edition. Australia: John Wiley & Sons.
Fardinal. (2013). The Quality of Accounting Information and The Accounting Informastion System Through The Internal Control System: A study on Ministry and State Agencies of The Republic of Indonesia. Research Journal of Finance and Accounting. 10(10): 1-14.
Gelinas, JR. U. J., & Dull, R. B. (2010). Accounting Information Systems (8th ed). South-Western: The Thomson Corporation.
Hall, J.A. (2011). Introduction to Accounting Information System. (7th edition). United States: South-Western College Pub.
Heripracoyo, S. (2009). Analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada PT. Oliser Indonesia. Paper dipresentasikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Yogyakarta.
Horngren, C.T., Harrison, W.T. & Bamber, S.L. Alih bahasa oleh Dewo, S.A., Utomo, S. & Secokusumo, T.H. (2002). Accounting jilid I (edisi 5). Jakarta:Penerbit Salemba Empta. Isharijadi., Fefi W.A. (2012). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku secara
Tunai Guna Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern pada PT. Dwi Mulyo Lestari Madiun. Jurnal Akuntansi dan Pendidikan. 1 (1): 77-88.
Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. (Edisi 3). Jakarta: Salemba Empat.
Puspitawati, L. & Anggadini, S.D. (2011) Sistem Informasi Akuntansi (Edisi 1). Yogyakarta: Graha Ilmu.
Reeve, J.M., Warren, C.S., & Duchac, J.E. ( 2010 ). Principles Of Accounting ( 23rd edition). Canada : South – Western Cengage Learning, Inc.
Romney J.M., & Steinbart P.J. (2009). Accounting Information System. (12th edition). London: Prentice Hall.
Tunji, S.T. (2013). Effective Internal Control System as Antidote for Distress in The Banking Industry in Nigeria. Journal of Economics and International Business Research. 1(5): 106-121. Warren, C.S., Reeve, J.M., & Fess, P.E. Alih bahasa oleh Farahmita, A., Amanugrahani, Hendrawan,
T. (2008). Pengantar akuntansi buku 1 (edisi 21). Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Weygandt, Jerry J, Kimmel, Paul D., Kieso, Donald E. (2011) Financial Accounting (IFRS
edition). USA : John Wiley & Sons.
Wicaksono, A. (2013). Evaluasi Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan pada PT. Unilab Perdana. Binus Business Review. 4(1): 197-206.
RIWAYAT PENULIS
Razuko Anggayu lahir di Kota Binjai, 12 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2014.
