ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT. MJPF FARMA INDONESIA - Binus e-Thesis

(1)

iv

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Jurusan Komputerisasi Akuntansi Program Studi Strata-1 Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2007/2008

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA

PT. MJPF FARMA INDONESIA

NOVY SANDANITA 0800735596

KON SANDRA ESTHER 0800761083

Kelas / Kelompok : 07PAA / 01

Abstrak

Tujuan dari penulisan skripsi adalah untuk menganalisis sistem pembelian dan persediaan bahan baku yang berjalan serta mengidentifikasi kebutuhan dan merancang sistem baru sehingga dapat memperbaiki kelemahan yang ditemukan pada PT. MJPF Farma Indonesia. Metodologi penelitian yang digunakan untuk membangun perancangan sistem informasi ini adalah dengan metode analisis, metode perancangan berorientasi objek dan studi kepustakaan. Hasil penelitian yang ingin dicapai adalah agar menghasilkan suatu perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menghadapi permasalahan sistem yang sedang berjalan. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku yang baru membantu dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen karena laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu dan akurat. Dan dengan penggunaan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan selama ini.

Kata Kunci

(2)

v

PRAKATA

Dengan kerendahan hati, penulis mengucapkan segala puji dan syukur ke hadirat

Tuhan Yang Maha Esa atas segala bimbingan dan berkat-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu, di mana skripsi ini merupakan

syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar sarjana komputer pada Fakultas

Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.

Penulis menerima begitu banyak bimbingan, petunjuk dan dukungan baik secara

material dan moril dari berbagai pihak dalam penyusunan skripsi ini. Dan oleh karena

itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Alm. Ibu Dr. Th Widia Soeryaningsih, Ph.D., selaku mantan Rektor

Universitas Bina Nusantara.

2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina

Nusantara yang memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan

penulisan skripsi ini.

3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.ComSc., selaku Dekan Fakultas Ilmu

Komputer Universitas Bina Nusantara.

4. Ibu Yanti, S.kom., MM., selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Universitas Bina Nusantara.

5. Ibu Noerlina, S.Kom., MM., selaku Sekertaris Jurusan Komputerisasi

(3)

vi

6. Ibu Margaretha Endang P, Dra., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak memberi bimbingan, pemahaman dan masukan selama penyusunan

skripsi ini.

7. Bapak Min Sen, selaku Manajer PT. MJPF Farma Indonesia yang telah

memberi kesempatan dan informasi selama penyusunan skripsi.

8. Ibu Inggrid selaku staff bagian pembelian yang banyak memberikan bantuan

dan penjelasan mengenai proses bisnis berjalan perusahaan yang dibutuhkan

penulis untuk penyusunan skripsi.

9. Seluruh staff PT. MJPF Farma Indonesia yang telah membantu penulis

dalam penyusunan skripsi.

10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal

ilmu pengetahuan.

11. Seluruh anggota keluarga yang telah memberikan dukungan yang sangat

besar dalam segala hal.

12. Semua teman dan rekan-rekan lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu,

yang telah turut memberi dukungan moril dan doa pada penulis selama

penyusunan skripsi

Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca agar

mendapatkan sumbangan ide dan masukan yang berarti dari skripsi ini.

Jakarta, 9 Januari 2008

(4)

vii DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL LUAR_{... i}

HALAMAN JUDUL DALAM_{... ii}

HALAMAN PENGESAHAN HARDCOVER_{... iii}

ABSTRAK_{... iv}

PRAKATA_{... v}

DAFTAR ISI_{... vii}

DAFTAR TABEL_{... xii}

DAFTAR GAMBAR_{... xiv}

DAFTAR LAMPIRAN_{... xviii}

BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang... 1

Ruang Lingkup ... 2

Tujuan dan Manfaat ... 3

Tujuan... 3

Manfaat... 3

Metodologi Penelitian ... 4

Sistematika Penulisan ... 5

BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori – Teori Dasar / Umum ... 7

2.1.1 Pengertian Sistem... 7

2.1.2 Pengertian Informasi ... 7

(5)

viii

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 8

2.2 Analisa dan Perancangan Sistem ... 9

2.2.1 UML ... 9

2.2.1.1 Pengertian UML ... 10

2.2.1.2 Activity Diagram ... 10

2.2.1.2.1 Identifikasi Event ... 10

2.2.1.2.2 Pengertian Workflow ... 11

2.2.1.2.3 Pengertian Activity Diagram ... 11

2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram ... 12

2.2.1.2.5 Simbol Activity Diagram... 14

2.2.1.3 UML Class Diagram ... 15

2.2.1.3.1 Pengertian Class ... 15

2.2.1.3.2 Pengertian Attribut ... 16

2.2.1.3.3 Pengertian Behaviour ... 16

2.2.1.3.4 Pengertian Event ... 17

2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram ... 17

2.2.1.3.6 Hubungan-hubungan dalam class diagram... 17

2.2.1.4 Usecase Diagram ... 18

2.2.1.4.1 Pengertian Usecase... 18

2.2.1.4.2 Pengertian Actor ... 18

2.2.1.4.3 Pengertian Usecase Diagram ... 19

2.2.1.4.4 Simbol Usecase Diagram... 19

2.2.2 Rancangan Database ... 20

(6)

ix

2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database... 21

2.2.3 Rancangan Formulir ... 22

2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir ... 22

2.2.3.2 Jenis Tipe Input Form ... 23

2.2.3.3 Elemen penting Form... 23

2.2.4 Rancangan Layar... 24

2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar... 24

2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar ... 24

2.2.5 Rancangan Laporan... 25

2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan... 25

2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan... 26

2.2.6 Navigation Diagram ... 27

2.3 Teori Khusus ... 27

2.3.1 Pembelian ... 27

2.3.1.1 Pengertian Pembelian ... 27

2.3.1.2 Pengertian Sistem Informasi Pembelian ... 27

2.3.1.3 Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian ... 28

2.3.1.4 Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian ... 30

2.3.1.5 Pembelian Just In Time... 32

2.3.2 Persediaan... 33

2.3.2.1 Pengertian Persediaan ... 33

2.3.2.2 Jenis Persediaan... 33

2.3.2.3 Fungsi Persediaan ... 34

(7)

x

2.3.2.5 Metode Penilaian Persediaan ... 35

2.3.2.6 Pengendalian Fisik Terhadap Persediaan... 36

2.3.2.7 Persediaan Just In Time ... 38

2.3.2.8 Re-Order Point... 38

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 39

3.1.1 Sejarah Perusahaan... 39

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 42

3.1.3 Struktur Organisasi... 44

3.1.4 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab... 45

3.2 Sistem Yang Berjalan ... 70

3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan... 70

3.2.1.1 Prosedur Pembelian pada Sistem Berjalan ... 70

3.2.1.2 Prosedur Persediaan pada Sistem Berjalan ... 72

3.2.2 Overview Activity Diagram ... 76

3.2.3 Identifikasi Event/Event Table ... 77

3.2.4 Formulir dan Laporan pada Sistem berjalan... 80

3.2.5 Workflow Table Sistem Berjalan... 85

3.3 Analisis Temuan Hasil Survey ... 88

3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi... 92

BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Narasi (overview) sistem yang diusulkan ... 96

(8)

xi

4.1.2 Prosedur Sistem Persediaan yang Diusulkan... 98

4.2 Overview Activity Diagram sistem yang diusulkan... 102

4.2.1 Workflow Tabel sistem yang diusulkan... 103

4.2.2 Detail Activity Diagram sistem yang diusulkan ... 108

4.3 UML Class Diagram ... 127

4.4 Usecase Diagram ... 128

4.5 Rancangan Database ... 129

4.6 Rancangan Formulir ... 138

4.7 Rancangan Layar ... 149

4.8 Rancangan Laporan ... 177

4.9 Navigation Diagram... 188

4.10 Matriks Rencana Penerapan Sistem... 189

4.10.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data ... 192

4.10.2 Jadwal Implementasi ... 193

4.10.3 Matriks Distribusi Laporan... 194

4.10.4 Matriks Level Access ... 195

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ... 196

5.2 Saran ... 198

DAFTAR PUSTAKA_{... 199}

RIWAYAT HIDUP_{... 201}

(9)

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Antibiotik ... 41

Tabel 3.2 Anticocci & Anthelmintik... 41

Tabel 3.3 Vitamin... 41

Tabel 3.4 Desinfektan... 41

Tabel 3.5 Event Table Pembelian dan Persediaan ... 77

Tabel 3.6 Workflow Table Pembelian dan persediaan... 85

Tabel 4.1 Workflow Sistem Yang Diusulkan... 103

Tabel 4.2 Rancangan Database Ms Bahan Baku ... 129

Tabel 4.3 Rancangan Database Ms Supplier ... 129

Tabel 4.4 Rancangan Database Ms Karyawan ... 130

Tabel 4.5 Rancangan Database Tr Header Bukti Permintaan Barang ... 130

Tabel 4.6 Rancangan Database Tr Detil Bukti Permintaan Barang... 130

Tabel 4.7 Rancangan Database Tr Header Surat Permintaan Penawaran Harga... 131

Tabel 4.8 Rancangan Database Tr Detil Surat Permintaan Penawaran Harga... 131

Tabel 4.9 Rancangan Database Tr Header Purchase Order... 131

Tabel 4.10 Rancangan Database Tr Detil Purchase Order ... 132

Tabel 4.11 Rancangan Database Tr Header Bukti Penerimaan Bahan Baku... 132

Tabel 4.12 Rancangan Database Tr Detil Bukti Penerimaan Bahan Baku ... 132

Tabel 4.13 Rancangan Database Tr Header Bukti Pemberitahuan Retur ... 133

Tabel 4.14 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pemberitahuan Retur... 133

Tabel 4.15 Rancangan Database Tr Header Surat Retur Pembelian... 133

Tabel 4.16 Rancangan Database Tr Detil Surat Retur Pembelian ... 134

Tabel 4.17 Rancangan Database Tr Header Bukti Pengambilan Bahan Baku ... 134

Tabel 4.18 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengambilan Bahan Baku ... 134

(10)

xiii

Tabel 4.20 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengeluaran Bahan Baku... 135

Tabel 4.21 Rancangan Database Tr Header Surat Terima Produksi... 135

Tabel 4.22 Rancangan Database Tr Detil Surat Terima Produksi... 136

Tabel 4.23 Rancangan Database Tr Tanda Terima Faktur... 136

Tabel 4.24 Rancangan Database Tr Bukti Pengeluaran Kas ... 137

Tabel 4.25 Rancangan Database Tr Jurnal Pembelian... 137

Tabel 4.26 Matriks Jadwal Pengolahan Data... 192

Tabel 4.27 Matriks Jadwal Implementasi Sistem ... 193

Tabel 4.28 Matriks Distribusi Laporan ... 194

(11)

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi ...44

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Pembelian dan Persediaan Bahan Baku ...76

Gambar 4.1 Overview Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan ...102

Gambar 4.2 Detail Activity Diagram Event Membuat BPB...108

Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi BPB...109

Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Event Mencetak BPB ...109

Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Event Membuat SPPH...110

Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Event Membuat PO ...111

Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi PO ...112

Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Event Mencetak PO...113

Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Event Menerima Bahan Baku ...114

Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Event Membuat BPR...115

Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Event Membuat SRP ...116

Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Event Membuat BPnB ...117

Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Pembelian ...118

Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Event Membuat BPBB ...119

Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Event Mengeluarkan Bahan Baku...120

Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Event Membuat STP...121

Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Persediaan...122

Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Event Membuat TTF ...123

Gambar 4.19 Detail Activity Diagram Event Membuat BPK...124

Gambar 4.20 Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran...125

Gambar 4.21 Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian...126

(12)

xv

Gambar 4.23 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan...128

Gambar 4.24 Rancangan Formulir Bukti Permintaan Barang ...138

Gambar 4.25 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga...139

Gambar 4.26 Rancangan Formulir Purchase Order...140

Gambar 4.27 Rancangan Formulir Bukti Pemberitahuan Retur ...141

Gambar 4.28 Rancangan Formulir Surat Retur Pembelian...142

Gambar 4.29 Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Bahan Baku ...143

Gambar 4.30 Rancangan Formulir Bukti Pengambilan Bahan Baku ...144

Gambar 4.31 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Bahan Baku ...145

Gambar 4.32 Rancangan Formulir Surat Terima Produksi...146

Gambar 4.33 Rancangan Formulir Tanda Terima Faktur...147

Gambar 4.34 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Kas ...148

Gambar 4.35 Rancangan Layar Login ...149

Gambar 4.36 Rancangan Layar Menu Utama ...149

Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Utama File ...150

Gambar 4.38 Rancangan Layar Menu Utama View ...150

Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Utama _Master...151

Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Utama Transaksi ...151

Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama Laporan...152

Gambar 4.42 Rancangan Layar Menu Utama _Jurnal ...152

Gambar 4.43 Rancangan Layar Menu Utama _Windows...153

Gambar 4.44 Rancangan Layar Menu File Change Password ...153

Gambar 4.45 Rancangan Layar Menu ROP...154

Gambar 4.46 Rancangan Layar Menu _Message Inbox ...154

Gambar 4.47 Rancangan Layar ViewInbox ...155

Gambar 4.48 Rancangan Layar Menu Master _Karyawan ...155

(13)

xvi

Gambar 4.50 Rancangan Layar Menu Master Supplier ...156

Gambar 4.51 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Permintaan

Barang ...157

Gambar 4.52 Rancangan Layar Menu Transaksi _Transaksi Bukti Permintaan

Barang Otorisasi ...158

Gambar 4.53 Rancangan Layar Menu Transaksi _Transaksi Bukti Permintaan

Barang Cetak BPB...158

Gambar 4.54 Rancangan Layar Menu Transaksi _Transaksi Permintaan

Penawaran Harga...159

Gambar 4.55 Rancangan Layar Menu Data_Data Permintaan Penawaran

Harga...160

Gambar 4.56 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Purchase Order ...161

Gambar 4.57 Rancangan Layar Menu Data _Data Purchase Order Otorisasi ...161

Gambar 4.58 Rancangan Layar Menu Data _Data Purchase Order _Cetak PO..162

Gambar 4.59 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pemberitahuan

Retur...163

Gambar 4.60 Rancangan Layar Menu Data _Data Pemberitahuan Retur...164

Gambar 4.61 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Retur Pembelian ...165

Gambar 4.62 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Penerimaan

Bahan Baku ...166

Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Data _Data Penerimaan Bahan Baku ...166

Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pengambilan

Bahan Baku ...167

Gambar 4.65 Rancangan Layar Menu Data _Data Pengambilan Bahan Baku ...167

Gambar 4.66 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pengeluaran

Bahan Baku ...168

(14)

xvii

Gambar 4.68 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Terima Produksi...170

Gambar 4.69 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Tanda Terima Faktur ...171

Gambar 4.70 Rancangan Layar Menu Data _Data Tanda Terima Faktur ...172

Gambar 4.71 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Pengeluaran Kas ...173

Gambar 4.72 Rancangan Layar Menu Laporan _Laporan Pembelian...174

Gambar 4.73 Rancangan Layar Menu Laporan _Laporan Persediaan ...174

Gambar 4.74 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Retur ...175

Gambar 4.75 Rancangan Layar Menu Laporan _Laporan Penggunaan Bahan Baku ...175

Gambar 4.76 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Pengeluaran Kas ...176

Gambar 4.77 Rancangan Layar Menu Jurnal _Jurnal...176

Gambar 4.78 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Bahan Baku ...177

Gambar 4.79 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Purchase Order ...178

Gambar 4.80 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier ...179

Gambar 4.81 Rancangan Laporan Persediaan Bahan Baku ...180

Gambar 4.82 Rancangan Laporan Persediaan Berdasarkan Kategori ...181

Gambar 4.83 Rancangan Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Bahan Baku...182

Gambar 4.84 Rancangan Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Supplier ...183

Gambar 4.85 Rancangan Laporan Penggunaan Bahan Baku...184

Gambar 4.86 Rancangan Laporan Pengeluaran Kas ...185

Gambar 4.87 Rancangan Jurnal Umum ...186

Gambar 4.87 Rancangan Jurnal Khusus Pembelian ...187

(15)

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Dokumen Bon Permintaan Barang (Sistem Berjalan) ...L 1

Dokumen Purchase Order (Sistem Berjalan) ...L 2

Dokumen Bukti Penerimaan Barang (Sistem Berjalan) ...L 3

Dokumen Tanda Terima (Sistem Berjalan) ...L 4

Dokumen Form Pembayaran (Sistem Berjalan)...L 5

Dokumen Bukti Pengeluaran Bank (Sistem Berjalan)...L 6

Dokumen Surat Jalan dari supplier(Sistem Berjalan)...L 7

Dokumen Faktur dari supplier (Sistem Berjalan)...L 8

Dokumen Laporan Pembelian (Sistem Berjalan) ...L 9

Dokumen Laporan Pengeluaran Bank (Sistem Berjalan) ...L 10

Dokumen Laporan Produksi (Sistem Berjalan)...L 11

Dokumen Jurnal Pembelian (Sistem Berjalan)...L 12

Dokumen Cetak Bukti Permintaan Bahan Baku Sistem Usulan ...L 13

Dokumen Cetak Surat Permintaan Penawaran HargaSistem Usulan ...L 14

Dokumen Cetak Purchase Order

(khusus untuk Bagian Gudang)Sistem Usulan ...L 15

Dokumen Cetak Purchase Order _Sistem Usulan ...L 16

Dokumen Cetak Surat Retur Pembelian _Sistem Usulan ...L 17

Dokumen Cetak Bukti Penerimaan Barang Sistem Usulan ...L 18

Dokumen Cetak Bukti Pengambilan Bahan Baku _Sistem Usulan...L 19

Dokumen Cetak Bukti Pengeluaran Bahan Baku _Sistem Usulan...L 20

Dokumen Cetak Surat Terima Produksi_Sistem Usulan ...L 21

Dokumen Cetak Tanda Terima Faktur _Sistem Usulan ...L 22

Dokumen Cetak Bukti Pengeluaran Kas _Sistem Usulan...L 23

Dokumen Cetak Laporan Pembelian

Berdasarkan Bahan Baku _Sistem Usulan ...L 24

Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier _Sistem Usulan ...L 28

Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan No PO _Sistem Usulan ...L 31

Dokumen Cetak Laporan Persediaan

Berdasarkan Bahan Baku Sistem Usulan ...L 34

Dokumen Cetak Laporan Persediaan Berdasarkan Kategori Sistem Usulan ...L 35

(16)

xix

Dokumen Cetak Laporan Retur Berdasarkan Bahan Baku _Sistem Usulan ...L 38

Dokumen Cetak Laporan Retur Berdasarkan Supplier _Sistem Usulan...L 41

Dokumen Cetak Laporan Pengeluaran Kas_Sistem Usulan ...L 44

Dokumen Cetak Jurnal Umum Sistem Usulan ...L 46